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Versin: 03
Fecha:24-11-2014
OFICINA DE TESORERIA
La ltima versin de cada documento ser la nica vlida para su utilizacin y estar disponible en el Portal Interno Hospital de Suba.
No haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una versin desactualizada
GF-S05-DI-PT-001
PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE
EFECTIVO
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Contenido
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3. Justificacin:
Se requiere el protocolo de manejo de efectivo con el fin de poder administrar y controlar los
dineros de la Institucin en forma efectiva, siendo de gran importancia para la verificacin y
revisin de los pasos contenidos en este protocolo.
A.
B
C.
D
Hospitalizacin-liquidadores
Auxiliar de caja
Elabora recibo de caja en esta caso es independiente UNICAMENTE SI TIENE COPAGO Y/O
PARTICULAR.
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PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE
EFECTIVO
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Una vez generada la factura y recibo de caja entrega orden al usuario para que solicite la orden
de salida, con estos documentos (recibo de caja, factura y orden de salida debidamente
firmados) se procede a la salida de la Institucin.
NOTAS: Para el caso de las facturas que generan copago o cuota de recuperacin una
vez generada la factura se enva al acompaante del usuario a las cajas del hospital en
los servicios de urgencia o consulta externa con el formato de pago debidamente
diligenciado.
El auxiliar de liquidacin del servicio genera solo las facturas, por ningn motivo genera
el recibo de caja ni recibe de dinero.
Auxiliar de caja
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debe ser diligenciado sin tachones ni enmendaduras de ningn tipo, con esfero de tinta
color negro).
Los ttulos valores se registran en el espacio de observaciones en forma individual.
Deposite el dinero en un sobre en presencia de un testigo (preferiblemente el testigo
debe ser de la empresa de seguridad).
Marque el sobre con su Nombre, Valor, Fecha y Nmero de caja, selle debidamente. Si
hay recibos de caja por pagare registre en el libro de efectivo en la parte de
observaciones y guarde copia del formato correspondiente.
El formato de pagars debe estar debidamente elaborado con firma y nombre completo
de quien se obliga y quien autoriza el pagare.
Las facturas que tengan copago y requieran ser anuladas se solicita la anulacin al
asistente del centro por intermedio del sistema y en forma verbal y escrita el mismo da
o al da siguiente antes de las 8:00am
El auxiliar de caja verificara en el sistema de informacin el reporte de facturas del turno
en donde no deben aparecer facturas por cobrar.
Imprime arqueo
Cuente el efectivo recibido.
Identifique formas de recibo de dinero (pagare, cheque o efectivo)
Genere listado de cuentas por cobrar
Genere listado de facturas con copago
Genere listado de recibos de caja
Puntee listado facturas vs listado de recibos de caja
NOTA: El valor debe coincidir y cualquier diferencia en caja es responsabilidad del auxiliar de
facturacin y/o caja
Auxiliar de caja con manejo de caja fuerte
Abra la caja fuete y los sobres en presencia de un testigo.
Entregue el dinero recaudado a la persona designada por la institucin para realizar la
consignacin en el banco y haga firmar en el libro la entrega del dinero.
Si por algn motivo debe retirarse del centro de atencin debe informar una vez que el
recaudador no recoge los dineros todos lo das.
La caja debe ser cuadrada en forma diaria y por ningn motivo se deben presentar
diferencias.
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El usuario que informe que no tiene dinero para el pago correspondiente se le enva
a atencin al usuario quienes hacen el estudio socioeconmico correspondiente y
autorizan el pagare.
El rea de atencin al usuario enva el responsable a el rea de cartera quienes
verifican y elaboran el pagare y hacen firmar por la persona responsable del pago
elaborando un formato de autorizacin de pago.
Con el formato autorizado el usuario se dirige a la caja y se elabora el recibo de caja
correspondiente. (si el formato no est bien elaborado o no tiene NOMBRE Y FIRMA
del responsable de cartera) no se elabora recibo de caja.
Se debe tener en cuenta que el formato debe estar debidamente diligenciado, sin
tachones ni borrones, que el valor coincida con el copago o valor a pagar, y
debidamente firmado por la persona de cartera en donde especifica que el pagare
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7. Bibliografa
Cdigo de Comercio
Documento Corporativo. Hospital de Suba. Gua de Gestin Documental.
Fecha
02
2010-04-30
Profesional de Tesorera
03
2014-11-24
Modificacin de documento
Lder de Tesorera
Elabor:
Descripcin de la modificacin
Revis:
Lder de Tesorera
Subgerente
administrativo y
financiero
Fecha: 2014-11-24
Fecha: 2014-11-24
Realizada por
Aval tcnico de
normalizacin:
Aprob:
Gabriel Enrique
Castilla Castillo
Profesionales Gestin
de Calidad
Gerente
Fecha: 2014-11-24
Fecha: 2014-11-24
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