PROCEDIMIENTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN EL MANEJO DEL SISTEMA SAP - BO

Johanna Hurtado Cndenas rea Contabilidad

AREA COMPRAS

Tener control de las rdenes de compra nacionales e importaciones generadas. Cancelar en el sistema aquellas rdenes de compra anuladas. Cerrar aquellas rdenes que no se completarn en el despacho al 100%. Coordinar el tema de faltantes o excedentes con los proveedores, y poner en conocimiento hacia las reas de contabilidad y almacn lo coordinado.

AREA DE PRODUCCION
Controlar todas las rdenes generadas; se deber mantener el sistema con informacin precisa y al da en cuanto a cambios en la designacin de los laboratorios o presentaciones del producto terminado. Cancelar las rdenes anuladas.

AREA DE PRODUCCION
Se deber realizar los consumos de cada orden de acuerdo a la informacin real segn reporte de laboratorios; dichos reportes debern ser enviados a las reas de produccin y contabilidad de costos antes que el producto terminado ingrese a nuestros almacenes. Una vez terminada y verificado el registro de los consumos reales por cada orden de produccin, el rea responsable deber informar y coordinar siempre con el rea de contabilidad de costos, para que este ltimo pueda completar y terminar el proceso para el ingreso del producto terminado en nuestros almacenes de cuarentena.

AREA ALMACEN
a)

Para despachos de pedidos de venta: Toda mercadera deber ser despachada con la hoja de picking y verificada con la impresin de la gua de remisin por el personal encargado de los despachos. Se deber tener un file con las guas de remisin (copias verdes control administrativo) de forma correlativa y con sello de recepcin del cliente.

AREA ALMACEN
b) Para devolucin de productos vendidos:

Una vez que se cumplan los requisitos necesarios para aceptar el ingreso de la mercadera al almacn segn procedimientos, el encargado de almacn de dichos productos deber reportar tem por tem, la descripcin de los productos, lotes, vencimientos, la cantidad y el estado de recepcin; y segn dicha informacin se deber proceder a registrar el ingreso al sistema por el mdulo Devolucin, en dicho registro se deber tener cuidado con la fecha de ingreso, pues con dicha fecha de ingreso de la devolucin se emitir la nota de crdito.

AREA ALMACEN
c) Para recepcin de compras nacionales:

Una vez recepcionada la documentacin de verificacin del encargado del almacn, se proceder al ingreso de la informacin al sistema, vinculando la orden de compra aprobada hacia el almacn CUARENTENA, en este proceso se deber tener en cuenta las cantidades a ingresar y los lotes si los tuvieran.

AREA ALMACEN

Si hubieran diferencias de cantidades entre la orden de compra y lo recepcionado, esta diferencia se deber poner en conocimiento al rea de compras para que procedan segn lo sucedido: 1. Excedente: Verificar si dicho excedente recibido esta aprobado por el rea de compras, si fuera el caso se deber emitir una orden de compra adicional para poder registrar el ingreso de dicho excedente.

AREA ALMACEN
2. Faltante: Se deber informar para poder cerrar la orden o caso contrario coordinar con el proveedor para completar el pedido.

Dichos registros debern estar al da, es decir toda mercadera que ingresa se deber realizar el registro el mismo da, en especial si hay cambio de perodo.

AREA ALMACEN
d) Para recepcin de compras importadas:

Una vez recepcionada la documentacin de verificacin del encargado del almacn, se proceder al ingreso de la informacin al sistema, vinculando la orden de compra aprobada hacia el almacn ALMIMP, en este proceso se deber tener en cuenta las cantidades a ingresar y los lotes si los tuvieran.

AREA ALMACEN

Si hubieran diferencias de cantidades entre la orden de compra y lo recepcionado, esta diferencia se deber poner en conocimiento al rea de compras para que procedan segn lo sucedido: 1. Excedente: Verificar si dicho excedente recibido esta aprobado por el rea de compras, si fuera el caso se deber emitir una orden de compra adicional para poder registrar el ingreso de dicho excedente. 2. Faltante: Se deber informar al rea de compras para que procedan con el reclamo al proveedor, coordinando adems con el rea de contabilidad, pues ya existe de por medio una factura del exterior registrada como mercadera en trnsito.

AREA ALMACEN

Dichos registros debern estar al da, es decir toda mercadera que ingresa se deber realizar el registro el mismo da, en especial si hay cambio de perodo.

AREA ALMACEN
e) Operaciones independientes: Todas las operaciones debern ser impresas y archivadas con la documentacin sustentatoria respectiva. Servicios de acondicionamiento; debern ser registradas y controladas, es decir la cantidad que sali para dicho servicio, deber ser comparada con el ingreso, y dichas diferencias si las hubieran, debern ser comunicadas al rea de contabilidad.

AREA ALMACEN

Pedidos de almacn, debern estar sustentados con el formato establecido debidamente visado por la gerencia del rea solicitante, el cul deber ser archivado como sustento de dicha operacin. Transferencias, todas las transferencias a los laboratorios debern estar sustentadas con la gua de remisin con el sello de recepcin.

AREA FACTURACION
a)

Para impresin de guas de remisin:

Debern tener ordenados los correlativos por cada serie, quedando archivado la copia EMISOR de forma consecutiva por cada emisin; solo en los casos de anulacin se deber archivar el original con todas sus copias. Cada vez que se requieran guas de remisin en blanco, estas debern ser solicitadas por el jefe responsable de la operacin y debern ser entregadas con cargo a la persona que se encargar de remitir la copia EMISOR para el archivo correspondiente. Una vez recibida la copia EMISOR, el encargado de facturacin deber de remitir una fotocopia hacia el almacn para que procedan con su registro en el sistema.

AREA FACTURACION
b) Para impresin de dems comprobantes de pago:

Toda comprobante de pago se deber archivar (copia EMISOR) de forma correlativa y cronolgica, teniendo en cuenta los comprobantes anulados, los cuales debern estar completos con el original y sus copias.

AREA FACTURACION

Tener presente siempre para la anulacin de facturas, lo siguiente:

DEVOLUCION DE UNA VENTA FACTURADA
1 PASO 2 PASO 3 PASO

Cobranzas deber reconciliar la nota de Si est dentro del mes, se crdito con la factura Tener en cuenta si la deber ingresar la emitida para que no Cuando el cliente no devolver devolucion de la mercaderia devolucin, y emitir la queden saldos por 1.- la factura, y se le emitir nota se efectu en el mismo mes nota de crdito; ambos en cobrar irreales, dicha de crdito real. o en el siguiente al de la el mismo mes; caso reconciliacin deber factura. contrario se registrarn efectuarse en el mes ambos al siguientes mes. que se gener la nota de crdito.

Como devolvern la factura,

Cobranzas deber reconciliar la nota de Si est dentro del mes, se crdito con la factura Tener en cuenta si la deber ingresar la emitida para que no Cuando el cliente no devolver devolucion de la mercaderia devolucin, y emitir la queden saldos por 1.- la factura, y se le emitir nota se efectu en el mismo mes nota de crdito; ambos en cobrar irreales, dicha de crdito real. o en el siguiente al de la el mismo mes; caso reconciliacin deber factura. contrario se registrarn efectuarse en el mes ambos al siguientes mes. que se gener la nota de crdito.

AREA FACTURACION
DEVOLUCION DE UNA VENTA FACTURADA
1 PASO 2 PASO

3 PASO

Cobranzas deber Como devolvern la factura, reconciliar la nota de Si est dentro del no se declarar dicha venta Cobranzas deber mes, se crdito con la factura ante SUNAT, es porla que reconciliar la nota de Tener en cuenta si ello deber ingresar la Cuando el cliente devolver la emitida para que no Cuando else le emitir nota de la devolucion yla mercaderia crdito con la emitir la cliente no devolver devolucion de emision de la devolucin, y factura 2.- factura, y queden saldos por nota de crdito ficticia se emitida para que no 1.- crdito ficticia con serie 999. deber ingresar dentro del queden saldos por cobrar la factura, y se le emitir nota se efectu en el mismo mes nota de crdito; ambos en cobrar irreales, dicha de crdito real. o en de siguiente alde la el la emision de la el mismo mes; caso mes irreales. reconciliacin deber factura. contrario se registrarn efectuarse en el mes ambos al siguientes mes. que se gener la nota de crdito.

Todo cambio de datos en los comprobantes de pago, debern ser coordinadas con el rea de contabilidad.
Como devolvern la factura, no se declarar dicha venta Cobranzas deber