INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DEL CORTE DE CAJA Y CONTROL DE

DOCUMENTOS

A) FACTURACION:

1. El arqueo deber reflejar desde la primera factura emitida en el da hasta la ltima

que se emita al momento del cambio de fecha en el sistema. La numeracin
indicada debe coincidir con el reporte de facturas correlativas. Si la cajera y/o
cajero detectan que el correlativo de la numeracin se pierde en algn momento,
debe comunicarlo al contador, para que el encargado del corte este sabido al
momento que realice el mismo. El total facturado reportado en el corte de caja
deber ser el mismo que el del reporte de facturas correlativas,

2. Si se anulara alguna factura deber ser rebajada del sistema, sellada y firmada por
el encargado (se cobra por anulacin de facturas segn sea el motivo de anulacin,
no se mandan a oficinas sin antes estar firmadas y autorizadas por el encargado, se
saca fotocopia para el archivo de tienda, si es factura anulada de das anteriores
deber anotrsele el nmero que la sustituye). Los encargados de corte no deben
realizarlo, hasta que todas las facturas anuladas del da se hayan registrado en el
sistema como tales.

3. La emisin de facturas manuales se hace cuando en caja no se puede emitir por

medio del sistema, las facturas manuales debern ser ingresadas al sistema el
mismo da de la emisin o ms tardar el da siguiente. El encargado de tienda es
quien autoriza la emisin de las mismas. Se debe usar la serie de facturas
especifica para emisin manual. Casos y procedimientos a seguir cuando se emita
una factura a mano:

Precios especiales, se debe solicitar al departamento de compras (Grethel Ortega)

que le den solucin lo antes posible.
Energa Elctrica, si por problemas de energa no se pueden emitir del sistema, se
deben registrar al sistema en cuanto esta regrese, de manera que no pasen ms de
dos das sin registrarse.
Orden de Compra, se debe solicitar al departamento de compras el cargo a la
misma para poder registrar al sistema las facturas (la solicitud debe hacerse a
Grethel Ortega)
No tener existencias en sistema y fsicamente si, se debe exigir al encargado de
inventarios que registre las entradas en su momento para emitir la factura. Los
motivos pueden ser: Traslados entre tiendas no operados, recepciones no operadas
y facturas manuales no operadas.

4. Reportes que debe imprimir el encargado de corte, para llenar el formato del corte
de caja impreso: Reporte de facturas correlativas, reporte de facturas anuladas y
reporte de recibos de caja, desgloce de pagos del corte de caja del sistema, el cual
debe coincidir con el reporte de detalle de operaciones.

5. Reportes que debe llenar el cajero/a:

REPORTE DE DETALLE DE OPERACIONES, es una hoja donde debe anotarse:
Detalle de facturas pendientes, detalle de facturas sobrantes, recibos de caja, y
varios.

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 CONTROL DE INGRESOS DIARIOS, En esta hoja se anota los nmero de
facturas que amparan la venta, el monto de las ventas se desglosa en depsitos
hechos a proval, directos, confirmaciones por correo de parte de oficinas centrales,
etc. Esta hoja tiene procedimientos especficos, los cuales se encuentran en
instructivo separado. El reporte debe adjuntarse al corte de caja y una copia a la
boleta de proval como respaldo de lo que s envi.

6. Cuando se recibe una exencin o Retencin de IVA se debe verificar los datos
siguientes:
i. El nmero de factura
ii. El valor de la factura (Precio Neto)
iii. El monto del Iva
iv. La fecha de la factura
v. Clculos aritmticos

Procedimiento de Clculos.
Si es una exencin de IVA, el monto de la misma es el valor del IVA de la factura
relacionada. (Valor de factura dividido entre 1.12, se determina la base de clculo
para el IVA, este valor por el 12% igual al IVA). Ejemplo: Valor factura Q.
250.00. 250/1.12=223.21, entonces 223.21*12%=26.79. el valor de la constancia
debe ser Q 26.79.
Si es una Retencin de IVA, se procede como el caso de las exenciones, solo que el
valor de este documento se determina as: El valor del IVA se multiplica por el %
de retencin que tiene derecho el agente retenedor, quien debe indicarlo. Ejemplo:
26.79*15%=4.02. el valor de la retencin es de Q 4.02.

La SAT califica como agentes de retencin a los siguientes contribuyentes quienes

tienen diferentes porcentajes de retencin.
Exportadores, tarifa de retencin sobre el valor del IVA 65%
Sector pblico (empresas estatales), tarifa de retencin sobre el valor del
IVA 25%.
Operadores de Tarjeta de crdito, tarifa de retencin sobre el valor del IVA
15%.
Contribuyentes especiales, tarifa de retencin sobre el valor del IVA 15%.
Otros agentes que la SAT los haya calificado como tales , tarifa de
retencin sobre el valor del IVA 15%.

B) DETALLE DE DOCUMENTOS:

1. Casos en los cuales se emite RECIBO DE CAJA:

Recuperacin de facturas al crdito (facturas sobrantes).
Recuperacin de cheques rechazados y cargos sobre los mismos.
Cobros por anulacin de facturas, cuando el cliente lo solicite.
Cancelacin de factura al contado.
Anticipos sobre futuras compras a liquidarse con la emisin de las facturas
respectivas.

2. Facturas pendientes de pago: Si por una u otra razn quedase una factura pendiente
de pago esta ser rebajada del total de facturacin ya que el dinero por la misma no
ha ingresado a la caja. (Debe estar en el detalle de facturas pendientes segn
reporte adjunto al corte). Estas facturas deben estar autorizadas por el jefe de

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 tienda por medio de una firma. Cuando el vendedor registra el pedido, es quien
debe colocarle el cdigo para que quede registrada en el sistema como pendiente
(cdigo 1). Si esta no es registrada de esta forma se extiende en ese momento la
llamada de atencin al vendedor, y se hace la anotacin en el corte de caja segn
SPC y en el corte manual.

3. Facturas sobrantes: Obligadamente debe emitirse el respectivo recibo de caja por

las facturas canceladas de das anteriores, estas debern sumarse al total de
facturacin con el fin de determinar el total de dinero a depositar. (En el reporte de
detalle de operaciones, debe hacerse un detalle de las facturas sobrantes, el cual
quedar adjunto al corte)

4. Anticipos (+): Existe en el formato del corte de caja un espacio para anotar los
anticipos que se reciben de un cliente, los cuales se suman al total de la facturacin
(anticipos +), estos anticipos se respaldan obligadamente por el recibo de caja que
se emite al recibirlos.

5. Anticipos (-): La liquidacin de anticipos se anota como (anticipos -), los cuales se
restan del total facturado, ya que no se recibe efectivo, nicamente se aplica el
anticipo a la factura o facturas del cliente que efectu el anticipo. El control de
anticipos se debe llevar como una cuenta corriente tanto en la tienda, por el
encargado de la misma y en oficinas centrales, por el encargado de cuentas por
cobrar.

6. Recuperacin y Recargos por cheques rechazados: Si hay recuperaciones por

cheques rechazados recargos de los mismos se deben de sumar los valores al total
de facturacin (Debe indicar el nmero de cheque que se esta recuperando, el
valor, el Nombre del cliente, el valor del recargo y la forma de pago del recargo),
por el valor del cheque y recargo se emitir un recibo de caja. Si el cliente
solicita factura por el recargo se le debe emitir indicando que se le cobrar el IVA
adicional al valor del recargo. Se debe elaborar una boleta de depsitos
especficamente por cada recuperacin de esta naturaleza.

7. Facturas anuladas de das anteriores:

a) Si la factura anulada fue cancelada en su momento, se resta del

total de facturacin, y se devolvera el pago hecho por el cliente
de acuerdo al procedimiento de devolucion de pago explicado
posteriormente.
b) si la factura anulada esta pendiente de pago, solamente se
anota como referencia pero no se rebaja del total de facturacin
ya que no ha ingresado el dinero.

A las facturas anuladas se deber colocarle el sello de anulacin,

debe estar firmada y autorizada por el encargado de tienda, si es
sustituida por otra anotar el nmero de la factura vigente. Adjuntar al
corte factura original y copia que posee la tienda. El encargado del
corte en las tienda 1 y 2 de didelasa, debe sacar fotocopia de la factura
anulada para adjuntarla al corte donde quedo anulada y la factura

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 original y sus copias (juego completo) debe quedar en el archivo
correlativo de facturas. Causas por las cuales se anular una factura:

Falta de existencias en inventario.

Cambio de producto.
Cliente no realizo la compra.
Cambio de precio.

Procedimiento de devolucin del pago por anulacion de facturas.

El jefe de tienda tiene como responsabilidad agotar las ultimas instancias

para que no se devuelva efectivo o se tramite cheque, sino que se entregue
otros productos con monto total equivalente a la operacin original.
Agotando la instancia anterior y no se pueda evitar la entrega en efectivo o
cheque , el jefe de tienda procedera a solicitar autorizacin escrita por
correo electronico, a oficina central quienes giraran las instrucciones de la
operacin a realizar para la devolucion, tomando en cuenta el tipo de pago
como cancelo el cliente. Segn la operacin original, se le puede hacer la
devolucion en efectivo, por tramite de cheque o acreditarle directamente al
cliente.

8 Varios, (otros documentos): Se anotan datos principales de los documentos que

respaldan efectivo, Ejemplo: Exenciones, Retenciones de IVA, Negocios RO, etc.

C) CONTROL DE INGRESOS DIARIOS :

La forma de llenar este reporte es de la manera siguiente :

LUGAR DONDE SE APLICAR:

Se deber llevar en todas las tiendas de las empresas, Didelasa, Delacasa,
Mafesa e Inmobiliaria.

PERSONAS RESPONSABLES:
Las cajeras y/o cajeros. Esta persona debe llenar el formato indicado de
acuerdo a las operaciones realizadas en caja.

Encargado del corte. Esta persona debe revisar, verificar documentos contra
datos y adjuntar al corte del da.

Tesorero. Esta persona debe firmar las boletas despus de hacer el recuento del
efectivo antes de introducirlos al buzon . Asimismo debe de cuadrar las boletas
sacadas del buzon para enviarse al banco por medio de PROVAL, y debe dejar
evidencia en este formato del total de sobres enviados enumerando en la
columna del No. Correlativo el numero de deposito correspondiente.

PROCEDIMIENTO:

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 Se debe llenar los encabezados del formato establecido.

Nmero correlativo del formato por cada documento. Llenar por separado una
hoja por facturas, facturas CR, IR (movimientos), etc.).

Nombre de la Empresa a que corresponde, nmero de tienda, documentos que

lo respaldan (facturas, facturas CR, IR, etc.).

Las cajeras deben llenar a cada hora el formato, de manera de hacer un corte
parcial de la facturacin emitida y operaciones realizadas con facturas
pendientes o sobrantes, as como anulacin de facturas que correspondan al
correlativo tomado en cada hora. Estas operaciones se registran en el formato,
en forma VERTICAL.

Las cajeras, del correlativo tomado en cada hora deben, deben de determinar :
El monto total de la ventas segn correlativad de facturas, de este monto y en
forma vertical, debe de restar las facturas anuladas, las facturas pendientes, y
determinar el monto neto recibido por los diferentes tipos de pago : Tarjetas,
depositos enviados a proval, depositos directos y confirmaciones dadas por
oficina por medio de correo electronico. En este reporte deben quedar
reflejados las diferentes boletas de deposito hechas en el sistema financiero, y
la forma forma de deposito si fue en efectivo o cheque, o si el pago fue con
tarjeta de credito.

En casos donde amerite hacer corte porque se ha acumulado un fondo

de Q. 20.000.00 se debe realizar corte aunque no haya pasado una hora.

Se debe llenar el formato y/o hacer corte antes del cambio de cajero,
especialmente en la hora de entrada de la cajera, hora de almuerzo y casos
especiales donde deba cubrir otra persona la caja.

Los encargados de hacer los cortes, deben revisar si el formato esta llenado
correctamente, as como verificar que los documentos de respaldo estn
completos y nmero correlativo del formato.

Al final del corte diario, adjuntar al mismo el reporte del control de ingresos
diarios.

El tesorero amparado a la informacin contenida en el control de ingresos

diarios llenara el voucher para el envio de fondos por medio de proval.
Dlares. Si un cliente paga en dlares se le reciben al tipo de cambio que
mandan de oficinas centrales. Los depsitos se hacen en las cuentas bancarias
en dlares y en el corte de caja se anota los datos de la boleta, solo que en la
columna del monto se anota el valor en quetzales al tipo de cambio indicado.

Cobros con tarjetas de crdito o dbito. El cobro mnimo que se hace con
tarjeta es de Q50.00. En el sistema se digitan los ultimos 4 digitos de la tarjeta
de credito , nmero de voucher, nombre de la tarjeta de crdito, fecha , monto y
fecha de vencimiento de la tarjeta. Se verifica que el total de los cobros

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 coincida con el cierre de las tarjetas de crdito. Se adjunta al corte los vouchers
originales y cierre. En forma global el dato de cobros por tarjeta se anota en el
control de ingresos diarios, un detalle se emite del reporte del sistema.

D) FALTANTES Y SOBRANTES DE CAJA :

1. La determinacin de sobrante o faltante deber ser la diferencia entre Suma

total de valores o equivalentes recibidos y la suma total de ingresos, el cual no
deber ser mayor a Q5.00, si supera este monto, se descuenta al cajero/a el
faltante, el encargado del corte debe dar aviso de cualquier faltante a la persona
encargada de reportar quincenalmente los faltantes a nminas para que
elaboren la hoja de descuento del respectivo faltante y por supuesto descontarlo
de la planilla de sueldos.

2. Los faltantes de un da no son compensables con sobrantes de otro da, a menos

que se por las causas siguientes:

Faltante y sobrante en las diferentes series de documentos emitidos por

la tienda el mismo da, por que el cliente dejo un solo cheque por todas
sus compras.
Por casos donde la Gerencia autorice no descontar. ( Se necesita firma
de autorizado en el corte ).
Por cobros de facturas de otra empresa de la corporacin, por ejemplo
en una tienda quedar un sobrante y en otra faltar.

E) LLENADO DEL FORMATO DE CORTE DE CAJA

El formato manual tiene dos partes una que llena la cajera y/o cajero y otra que llena el
encargado del corte de caja. El encargado del corte es quien debe exigir a la cajera que
este llena la parte que le corresponde. El encargado del corte debe llenar todo los rubros
indicados en el mismo en base a los procedimientos descritos anteriormente, as como
adjuntar los reportes requeridos en el mismo. El encargado del corte debe verificar que
tanto el corte manual como el generado en el sistema SPC coincidan los rubros y valores.

Es importante recalcar que :

el ultimo deposito del corte de caja debe de contarse y por ningun motivo debe de
dejarse fuera de ingreso al buzon.
El fondo fijo para cambio debe de contarse y cuadrarse, asi como otros fondos que
se manejen en caja.
Que este formato de caja estara evolucionando de acuerdo a los controles
emigrados al sistema SPC y por ende estara sujeto a cambios, los cuales seran
notificados oportunamente a los usuarios.

CONTROLES INTERNOS:

1. Los procedimientos descritos en este manual se deben aplicar en la realizacin de

cortes de caja de todas las series que manejan las tiendas de las empresas de la
corporacin.

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2. Todos los cobros que se realicen con tarjeta de crdito debern ser tomados en
cuenta en el corte de la empresa donde se realice el mismo. Posteriormente el
departamento de contabilidad debe realizar los registros de cuentas por cobrar y
por pagar entre compaas de la corporacin. Este punto es vlido cuando se hace
cobro de otra tienda por fallas del POS

3. Se envan a oficina los documentos siguientes:

vi. Boletas originales (cuando se manda a depositar directo). Cuando

es el cliente quien deposita y solo la manda copia de la boleta,
obligadamente se tiene que adjuntar la confirmacin por correo
electrnico de oficinas centrales, para tomar como vlido el
depsito, de lo contrario ser un faltante de caja.
vii. Corte original de las diferentes series que manejan en cada tienda.
viii. Exenciones y Retenciones de IVA originales y copias
ix. Copias de facturas (sin hacer falta ninguna excepto las pendientes
de pago). Esto para todas las series que maneje la tienda.
x. En los casos de IR o movimientos, el encargado del corte debe velar
porque todo el juego completo este sin faltar ninguna copia. De
estos documentos no se entrega al cliente nada ni original ni
copias de los documentos.
xi. Facturas originales y copias de facturas anuladas.
xii. Fotocopia de boletas de proval.
xiii. Si hubiesen recibos por anticipos (adjuntar fotocopia al corte)
xiv. Reportes del sistema: Reportes de facturas correlativas, facturas
anuladas, reporte de recibos de caja. Reportes manuales: reporte de
control de ingresos diarios y Reporte de detalle de operaciones.

1) Cuaderno de cheques: Se anotan todos los cheques recibidos durante el da (estos

deben estar AUTORIZADOS POR INFOCHEQUE, en caso contrario el encargado
de la tienda lo deber autorizar)

2) Reporte de cheques autorizados por infocheque: Deber anotar todos los cheques
del da autorizados por infocheque, este reporte contiene:

a) Numero de cheque
b) Numero de cuenta
c) Nombre de la cuenta
d) Valor
e) Cdigo de vendedor
f) Nmero de autorizacin de infocheque
g) Nmero de operador Infocheque
h) El reporte debe totalizarse.