PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LA PAPELERÍA OPERATIVA

1. OBJETIVO Establecer la metodología para la compra, utilización de papelería, pagos de formularios vía Internet (VUCE), en la papelería operativa. 2. ALCANCE / POLÍTICAS Este procedimiento se aplica a todos los departamentos de la compañía.  Será responsabilidad directa del Gerente de Sucursal, el pedido, la compra, utilización e inventario necesario de la papelería operativa para cumplir con las operaciones.  En caso de presentarse un faltante en la papelería operativa, este será cobrado en su totalidad (100%) al Gerente de la Sucursal.

 El control y uso de los sellos se realizará según lo indicado en el PROCEDIMIENTO USO DE SELLOS DE SEGURIDAD. siempre y cuando exista evidencia de esto. pero sin respuesta de la organización en la no asignación de los recursos oportunamente para la solución (en caso de necesitarse). Para tal efecto o en caso de efectuarse alguna operación que requiera de este manejo debe tener la autorización escrita de la GERENCIA GENERAL.  Debe existir evidencia escrita de las solicitudes de arreglo de Infraestructura que se le realicen al proceso de Sistemas y que sean prueba para soportar los daños de formularios generados. ya que si no existe respuesta oportuna de este proceso.  Mensualmente el Auditor Interno con base al análisis mensual de los reportes de papelería dañada. . los costos de los daños de los formularios serán asumidos en el 100% por la empresa.  Si existe reporte de solicitud de arreglo de la infraestructura para sustentar el daño de formularios por causa del empleado. el formulario dañado será cobrado al Jefe de Sistemas de acuerdo a la política anterior. En caso de ser la causa del daño imputable al trabajador se le descontará el 70% del costo de los formularios dañados (Electrónicos y Físicos).  El Gerente de la Sucursal debe reportar al Auditor Interno en el formato de “Relación de Papelería Operativa Dañada u Obsoleta” la papelería operativa obsoleta. La empresa asume el 30% restante. indicando el saldo del mes anterior. Se dejará evidencia de las compras realizadas en el formato de orden de compra/servicios o en el formato que arroja Ctanet. El reporte enviado debe tener anexo la nota contable de castigo de formas valoradas dañadas y las respectivas formas físicas que lo soportan cuando aplique. una vez sea actualizada por los entes reguladores de Comercio Exterior.  Debe mantenerse un stock de seguridad del 20% de papeleria operativa (promedio de gasto mensual). y respuesta del proceso de sistemas para tratar la queja interna. Este reporte debe ser enviado al Auditor Interno el primer día hábil de cada mes.  Está prohibido la entrega de papeleria operativa a personas ajenas a nuestra organización.  El Gerente de Sucursal debe realizar el ÚLTIMO día de cada mes el inventario físico de formularios no utilizados (formato Inventario de Papelería Operativa) y dañados (formato Relación de papelería dañada u obsoleta). solicitará a la gerencia general la autorización del descuento por nómina del costo de las formas a quien corresponda.  Las compras de papelería operativa se realizan siguiendo lo establecido en el proceso de compras.

hoja principal adicional. declaración de exportación. Se imprime el comprobante de entrada y se firma. FORMULARIOS: Registro o Licencia de Importación. SERIAL: Número único que identifica a cada uno de los elementos definidos como papelería operativa y de igual manera son ingresados al sistema. hoja anexa a la exportación. Importación. PROCEDIMIENTO ETAPA 1 Pedido de Papelería Operativa Recibo de Papelería Operativa DESCRIPCIÓN El Gerente de Sucursal.3. finalización de régimen Plan Vallejo. modificación al registro.1 COMPRA Y UTILIZACION DE PAPELERIA OPERATIVA 2 3 Entrada de Papelería Operativa Auxiliar Administrativa / Comprobante de Entrada (Ctanet) . entrada a zona franca y Anexo zona franca. según el Instructivo de Administración y Control de Papelería Operativa. certificados de origen. verifica el presupuesto de operaciones y las existencias para determinar la cantidad a solicitar Se comparan las cantidades recibidas contra lo solicitado y se verifica que los seriales estén discriminados en la remisión. hoja descriptiva. Sellos de Seguridad o Precintos y estampillas. luego se procede a archivar dicho comprobante en orden numérico en la carpeta de entrada de formularios. declaración de tránsito aduanero. valor. salida a zona franca. Ingresar el pedido de la papelería operativa en el sistema de información. 4. RESPONSABLE Gerente de Sucursal Auxiliar Administrativa / REGISTRO Pedido de Papelería Operativa Remisión de los artículos 4. DEFINICIONES PAPELERIA OPERATIVA: Está conformada por los siguientes artículos: Formularios.

Operativa / Auxiliar MANUAL: Se realiza el descargue de Administrativa inventario de manera manual según la solicitud del usuario a través del diligenciamiento del formato de Solicitud de Descargue Manual. ETAPA REGISTRO Relación de Asignación de Seriales Formulario en Original Solicitud de Descargue Manual . la Auxiliar Administrativa debe verificar en el inventario que el Ejecutivo de Cuenta tenga el saldo de formularios en CERO Asignación (Tener en cuenta formularios utilizados Auxiliar de Papelería y dañados) antes de realizar la Administrativa / Operativa asignación de formularios nuevos. Se imprime la relación que genera el sistema al momento de la asignación. Salida de Ejecutivo de Cuenta de manera que se cargue Papelería / automáticamente al DO. para lo cual se debe imprimir en ORIGINAL los respectivos formularios en los módulos operativos del sistema. la cual debe ser firmada por el Ejecutivo de Cuenta para luego ser archivada. AUTOMATICA: Se descarga de inventario los artículos por número de serie.4 5 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE De acuerdo a la cantidad solicitada por el Ejecutivo de Cuenta.

.Ctanet Comprobante de Salida .Ctanet Entrega de papelería operativo por Usuario .Ctanet .Ctanet Comprobante de Entrada .Ctanet Seriales entregados pendientes de Uso.5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Pedido de Papelería Operativa Instructivo de Administración y Control de Papelería Operativa Solicitud de Descargue Manual Relación de Papelería Operativa Dañada u Obsoleta Orden de Compra .Ctanet Seriales pendientes de entregar .

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