Lima, 03 de febrero de 2023

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

Estando aperturadas las cajas chicas del año 2023, se pone en conocimiento algunos
puntos importantes en la presentación de las rendiciones a fin de evitar observaciones.

HAY QUE CONSIDERAR QUE:

SECTORISTA DE CAJA CHICA: Los diferentes servicios están distribuidos en 07

zonas y cuentan cada una con un sectorista a cargo, con el cual deben comunicarse al
correo y celular correspondiente. Dicha distribución se le estará comunicando a la
brevedad posible.

SECTORISTA ADMINISTRATIVO: Son los sectoristas designados por UAS, UAP y

UP, responsables de brindar las autorizaciones para realizar el gasto de los clasificadores
de gasto: 2.3.1.99.1.99 otros bienes, 2.3.2.7.11.99 servicios diversos, permitidos para el
Fondo Fijo de Caja Chica.

Las autorizaciones deben solicitarse vía correo electrónico al sectorista administrativo

asignado, antes de realizar el gasto. Las autorizaciones NO son anuales.

Así mismo, frente a la ausencia de Coordinador y/o responsable titular – suplente de Caja
Chica en el servicio, los sectoristas administrativos encargados de realizar las gestiones
necesarias para designación del personal, con la finalidad de que, pueda asumir dicho
cargo, puesto que la designación se realiza mediante Memorando para el caso de
Coordinación o Resolución de Unidad de Administración en el caso de Responsables de
caja chica. Las designaciones no pueden delegarse de forma interna.

RENDICIÓN DE CAJA CHICA: Las rendiciones de Caja Chica deben presentarse por
un monto máximo equivalente al 60% del monto de su apertura. Por ningún motivo se
debe presentar una rendición por un monto mayor. (Pero si puede ser menor al 60%)
Las rendiciones no son mensuales, estas deben presentarse de acuerdo con el gasto y hasta
el monto permitido en el ítem anterior. Así mismo, se puede reponer hasta tres veces su
monto de apertura independientemente del número de rendiciones.
La rendición debe presentarse con fastener, sin necesidad de folder, además debe estar
foliadas y con el fin de contribuir con las políticas ambientales se pueden emplear hojas
recicladas.
Sobre la Presentación correcta de la rendición de Caja Chica:

Para la rendición del Fondo de Caja Chica se deberán utilizar los formatos en el siguiente orden:
 Anexo 01: “Informe para presentación de rendición”
 Anexo 07: “Carta de autorización de descuento” (Solo en la primera rendición)
 Anexo 02: “Rendición del Fondo Fijo para caja Chica”
 Anexo 09: “Libro caja y bancos”
 Comprobantes de pago (Facturas, boletas de venta, tickets, recibos por honorarios)
 Anexo 03 por profesional, junto a las declaraciones juradas (Anexo 04-B), con su
debido sustento.
 Tarifario del servicio
Hay que recordar que el anexo 1, es el documento de presentación. Por lo tanto, no es
necesario presentar un documento adicional a este.

COMPROBANTES DE PAGO: Todos los comprobantes de pago deben contener de

forma obligatoria en la condición de adquirente; la razón social del Programa Nacional
AURORA y el RUC. La omisión o dato incorrecto de alguno de los presentes datos
invalida el reconocimiento del gasto efectuado; siendo este descontado de la rendición.

Denominación o Razón Social: "PROGR NAC PARA LA PREVENC Y

ERRADIC DE LA VIOLENCIA CONTRA LAS
MUJERES E INTEG DEL GRUP FAM-
AURORA” o “PROGRAMA NACIONAL
AURORA”
Número de RUC: 20512807411

En el anverso del comprobante de pago se debe colocar el sello de pagado con la fecha
en la cual se desembolsó el dinero de la Caja Chica, evitando cubrir algún dato relevante.
En la parte posterior de los comprobantes de pago debe colocarse la justificación de la
compra, la cual debe estar bien fundamentada explicando el motivo del gasto.
Así mismo, se debe colocar el sello y firma del coordinador, del responsable de caja y
de la persona que realizó el gasto.
Cada comprobante debe adjuntarse con su consulta ruc, verificando que el
proveedor está ACTIVO y HABIDO, y que la actividad corresponda al tipo de gasto.

Solo se aceptarán Boletas de Venta si el proveedor (Vendedor) pertenece al RUS.

Según lo indicado en la Directiva. Es decir, si en la consulta RUC dice que puede
emitir Factura deben de emitir factura. (Cuando sea física debe adjuntar la captura
pantalla de no estar en el padrón de obligados a emitir comprobante de pago
electrónico).

Los comprobantes de pago NO deben contener ningún borrón, ni enmendadura, caso

contrario serán descontados de la rendición.
 REPOSICIÓN DE GASTOS: Solo se repondrán los gastos que cumplan con todos los
requisitos y lineamientos de la Directiva Específica N° 01-2023-MIMP-AURORA-UA.
Solo se reconocerán los comprobantes de pago y/o declaraciones juradas en cada
rendición que no superen los 30 días calendarios posteriores a su emisión o en el caso de
la declaración jurada desde la realización del gasto. Excepción de la primera rendición en
la cual se regularizarán los gastos desde el 01 de enero hasta la apertura del Fondo de Caja
Chica.

TARIFARIO: Deben ser elaborados considerando los lugares recurrentes y las diferentes
unidades de trasporte de forma clara, debe estar debidamente firmado por todo el equipo
de profesionales que conforman el servicio. Posteriormente debe colocarse en cada una de
las rendiciones la copia visada por los profesionales.

GASTOS:

- Movilidad: Todo gasto efectuado por movilidad local debe reflejarse en el

tarifario del servicio.
A la declaración jurada por movilidad local (Anexo 4B) se debe adjuntar la
papeleta de salida o documento que evidencie la necesidad del gasto; como
copia del oficio, correo, invitación, evento, programa de supervisión u otro
documento que evidencie la necesidad del gasto.
El uso de taxi solo es contemplado para situaciones de carácter de urgencia,
circunstancias que lo ameriten y bajo entera responsabilidad de el/la
Coordinador/a.

- Servicios básicos: Para el pago de servicios básicos debe adjuntarse el recibo

original junto al contrato u orden de servicio que indique que el gasto no se
encuentra contemplado dentro del mismo y que por tanto el pago debe ser
efectuado por caja Chica. Adjuntado al anexo 6.
En el caso de los servicios que compartan el alquiler con otras instituciones, lo
que conlleva a pagar un cierto porcentaje del gasto, y no tengan acceso al recibo
original deberán presentar la copia del recibo y convenio junto al informe por
parte del sectorista administrativo, el cual deben colocar en cada rendición.
En el caso del servicio de agua potable que se brinda por cisterna, deben solicitar
a su sectorista administrativo la autorización mediante informe del gasto
indicando de forma clara el porcentaje y/o monto a reembolsar de forma
mensual, el cual deben colocar en cada rendición.

- Comisiones de servicio: Deben ser autorizadas mediante correo por su

sectorista y adjuntar el mismo en la rendición. También recordar que el gasto
debe ser austero, sobre todo en lo que corresponde al consumo de alimentos si
fuera el caso. Los gastos por comisiones se presentan con los anexos 11 y 12 de
rendición de viáticos.
MONTOS Y PLAZOS: El monto máximo a presentar por rendición por gastos de
movilidad local de cada profesional no debe exceder el 8% de la UIT vigente (S/ 396.00)
y el plazo para presentar las declaraciones juradas por movilidad local al responsable de
caja chica es de 09 días hábiles posteriores a la ejecución de su primera salida. Ante el
incumplimiento del plazo el responsable de caja tiene la potestad de no recepcionar
dichos documentos.
Así mismo, el monto máximo para cada adquisición de bienes y/o servicios no debe
exceder el 8% de una UIT (S/ 396.00), es decir ningún comprobante debe presentar un
monto mayor a lo indicado.

RESPONSABILIDADES:

- Es responsabilidad del Coordinador, autorizar los gastos efectuados por el

Fondo Fijo de Caja Chica para la rendición salvo los clasificadores antes
mencionados. Así como también comunicar inmediatamente al sectorista
administrativo cuando uno de los responsables sea titular y/o suplente no pueda
continuar con sus funciones por diferentes motivos.
- Todos los profesionales son responsables de presentar la documentación de
forma correcta. La adulteración de algún comprobante será informado mediante
un informe a las unidades orgánicas a fin de tomar las acciones y/o sanciones
administrativas correspondientes.
- Es responsabilidad de todo el personal cumplir con los plazos establecidos,
puesto que por ningún motivo habrá reconocimiento de gastos de ejercicios
anteriores.

OBLIGACIONES DE LAS PERSONAS RESPONSABLES DEL MANEJO DEL FONDO FIJO DE

CAJA CHICA:

c) Recibir y presentar los documentos y comprobantes de pago dentro de los plazos

establecidos en la presente directiva.
d) Verificar permanentemente que el Fondo Fijo de Caja Chica esté debidamente
sustentado con dinero en efectivo, comprobantes definitivos de gastos y los Recibos
de Egresos Provisionales en los casos que corresponda.
e) Verificar permanentemente que el Fondo Fijo de Caja Chica esté debidamente
sustentado con dinero en efectivo, comprobantes definitivos de gastos y los
Recibos de Egresos Provisionales en los casos que corresponda.
j) Cautelar que la Caja cuente con los recursos financieros suficientes para atender
los gastos menudos y urgentes.

Solo se han tomado unos puntos de las obligaciones que tienen los responsables del
manejo del fondo. Las obligaciones completas se encuentran en el numeral 7.3. de la
Directiva N° 001-2023-MIMP-AURORA-UA de caja chica 2023.
 RELACION DE CLASIFICADORES DE GASTO USADOS FRECUENTEMENTE

PARA EL USO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA 2023

TOPES MÁXIMOS POR

CLASIFICADOR DETALLES DESCRIPCIÓN DEL GASTO COMPROBANTE DE
PAGO S/.
Alimentos y bebidas
2.3.1.1.1.1 Agua mineral. 8% UIT ó S/ 396
para consumo humano
La adquisición de este bien solo procede
2.3.1.3.1.1 Combustible cuando se cuenta con un vehículo 8% UIT ó S/ 396
institucional a cargo del servicio.
papel bond, archivadores, lapiceros,
Papelería general, útiles papelografos, cartulinas, tijeras,
2.3.1.5.1.2 8% UIT ó S/ 396
y materiales de oficina engrapadoras, perforadoras, clips,
tajadores, borradores, sellos entre otros
Jabón, papel higiénico, desinfectante,
2.3.1.5.3.1 Aseo, limpieza y tocador detergente, entre otros. (pasta dental, 8% UIT ó S/ 396
champú solo para los HRT)
En este clasificador, previa autorización, se
puede contemplar ciertos gastos como:
2.3.1.99.1.99 Otros bienes 8% UIT ó S/ 396
Mascarillas, guantes, alcohol, tachos, Kit de
botiquín básico, entre otros.

Gastos de pasajes y transporte pagados a

Pasajes y gastos de Empresas de Trasporte o a agencias de
2.3.2.1.2.1 8% UIT ó S/ 396
transporte viajes interprovinciales, los cuales No son
programados.
Gastos personales que les ocasionan para
el desempeño sus funciones, los cuales No
Viáticos y asignaciones
programadas (Alimentación, Hospedaje,
2.3.2.1.2.2 por comisión de 8% UIT ó S/ 352
movilidad local dentro de la comisión de
servicios
servicio). Requieren autorización de
sectorista Administrativo.
Movilidad local cuando el servidor se
Otros gastos (Movilidad desplaza fuera de su centro de trabajo. La
2.3.2.1.2.99 8% UIT ó S/ 396
local) movilidad Local se refiere al traslado dentro
de una provincia.
Correos y servicios de Gastos por los servicios de envío de
2.3.2.2.3.1 8% UIT ó S/ 396
mensajería documentos y gastos de encomienda.

Gastos por los servicios de impresiones

2.3.2.7.11.6 Servicio de impresiones 8% UIT ó S/ 396
copias, anillados.
En este clasificador, previa autorización, se
puede contemplar ciertos gastos como:
Servicio de limpieza, Servicio desinfección,
2.3.2.7.11.99 Servicios Diversos 8% UIT ó S/ 396
Servicio de Fumigación, servicio de
formateo de equipos de cómputo entre
otros.

CONTROL DE CAJA CHICA - SUBUNIDAD DE CONTABILIDAD