MACROPROCESO DESARROLLO DE LA CÓDIGO: DC-P11-PR03

COMUNIDAD EDUCATIVA
PROCESO EJECUCIÓN DE PROGRAMAS VERSIÓN: 3
Y ACTIVIDADES QUE APORTAN A LA
FECHA: Enero de 2011
FORMACIÓN

PROCEDIMIENTO

REMISIÓN DE CONSULTANTES DESDE Y HACIA EL

CENTRO DE ASESORÍA PSICOLÓGICA

REVISADO POR APROBADO POR

Psicólogo Director del Centro de Asesoría Psicológica

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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REMISIÓN DE CONSULTANTES DESDE

VERSIÓN: 3
Y HACIA EL CENTRO DE ASESORÍA
PSICOLÓGICA FECHA: Enero de 2011

1. OBJETIVO

Tramitar la remisión de consultantes desde el Centro de Asesoría Psicológica hacia

otras instituciones o profesionales así como dar respuesta a las solicitudes de
servicio de las Facultades y/o Dependencias de la Universidad.

2. ALCANCE

Inicia con la evaluación de la pertinencia de realizar una remisión y finaliza con el

archivo de la carta de respuesta de las remisiones.

3. DEFINICIONES

Psicoterapia breve: frecuencia de atención una vez a la semana, procesos

psicoterapéuticos de hasta 15 sesiones.

4. CONDICIONES GENERALES

Remisiones

Se entiende por remisión cuando un consultante es derivado a otro profesional,

cerrándose el proceso psicoterapéutico que lleva en el Centro de Asesoría
Psicológica. Se diferencia de la interconsulta, en tanto que ésta implica la derivación
del consultante a otro profesional, continuando el proceso psicoterapéutico en el
Centro.

Se considera remisión de igual manera, cuando una persona es enviada desde las
Facultades o alguna dependencia de la Universidad hacia el Centro de Asesoría
Psicológica.

Criterios para remisión desde el Centro a otras Instituciones y/o

Profesionales.

Consultantes que se encuentran en una situación de riesgo y que requieren una

atención que excede las condiciones de intervención psicoterapéutica,
establecidas para el servicio de consulta del Centro de Asesoría Psicológica, en
tanto que:
a. Requieren una intervención psicoterapéutica distinta a la ofrecida por el
Centro en el marco de la psicoterapia breve.

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b. Requieren de una intervención interdisciplinaria que no se encuentra en

el marco de la interconsulta.

Consultantes que sin encontrarse en riesgo requieren de una remisión.

Consultantes que solicitan el servicio de consulta y las expectativas que tienen no
corresponden con las condiciones de intervención psicoterapéutica establecidas
para el servicio de consulta del Centro de Asesoría Psicológica.
Consultantes que se encuentran en el proceso de asesoría a casos particulares de
estudiantes.
El Centro de Asesoría Psicológica cuenta con un directorio de remisiones que
contiene: Listado de EPS por urgencia psiquiátrica y centros de atención,
universidades, instituciones y profesionales.
En caso de existir una urgencia médica o psiquiátrica, se tiene a disposición la
Línea de Emergencia 123, de la Secretaría Distrital de Salud (desde cualquier
extensión del Centro, después de solicitar línea con el número 9). La línea
telefónica ofrece: Asesoría Médica y Atención de Urgencias Psiquiátricas las 24
horas, regulación médica en los servicios de urgencias de los hospitales públicos y
privados, servicio de ambulancia para transporte de pacientes y comunicación
permanente con instituciones de la Red de emergencias (Policía Nacional, Cruz
Roja, Defensa Civil, Policía Cívica de Tránsito, Alcaldía Mayor, Empresas de
servicios públicos, Empresa de energía eléctrica, Empresa de gas natural y con la
DEPAE - (Dirección para la Prevención y Atención de Emergencias del Distrito
Capital). Así como, el servicio de consultores en psicología de la Pontificia
Universidad Javeriana, quienes brindan atención psiquiátrica. Dicha atención, es
realizada por los residentes de psiquiatría de la Universidad.
La remisión de un consultante se realiza considerando la base de datos de
instituciones y profesionales con la que cuenta el Centro de Asesoría Psicológica
al día de hoy

Criterios para remisión hacia el Centro

El centro de Asesoría Psicológica cuenta con el procedimiento de “Seguimiento a

Procesos Psicoterapéuticos considerados en riesgo” (DC-P11-PR04), el cual
puede contribuir a los Directivos, Profesores y Administrativos de la Comunidad
Educativa Javeriana en la toma de decisión frente a la necesidad de realizar una
remisión al servicio de Consulta Psicológica.
Es importante que los criterios que se encuentran en dicho procedimiento, sean
leídos de manera articulada.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 REMISIÓN DE CONSULTANTES DESDE EL CENTRO DE ASESORÍA

PSICOLÓGICA

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Centro de
1 Evalúa la pertinencia de la remisión. Asesoría Psicólogo
Psicológica
Realiza la solicitud de la remisión en el
módulo de historia clínica de Dinámica Centro de
2 Gerencial.Net, ingresando la solicitud de Asesoría Psicólogo
procedimientos no quirúrgicos e imprime la Psicológica
misma antes de salir del Sistema.

Centro de
3 Entrega la remisión al consultante. Asesoría Psicólogo
Psicológica

Realiza seguimiento a las remisiones cuyo

proceso psicoterapéutico sea considerado en
riesgo, conforme al Procedimiento Centro de
5 Seguimiento a procesos psicoterapéuticos Asesoría Psicólogo
considerados en riesgo (DC-P11-PR04). Psicológica

En este momento finaliza el procedimiento

5.2 REMISIÓN DE CONSULTANTES HACIA EL CENTRO DE ASESORÍA

PSICOLÓGICA

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Recibe al consultante que viene derivado de
Centro de
la facultad o alguna dependencia con carta
1 Asesoría Auxiliar
de solicitud de atención en consulta
Psicológica
psicológica.
Registra al usuario en el formato
Centro de
“seguimiento a cartas enviadas por Facultad”
2 Asesoría Auxiliar
y diligencia el campo de fecha de llegada de
Psicológica
la carta.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Identifica en el Sistema la disponibilidad de
horarios que correspondan con los del
usuario:

Si hay disponibilidad:
Centro de
Remítase al procedimiento Asignación a
3 Asesoría Auxiliar
Consulta Psicológica (DC-P11-PR01)
Psicológica
Si no hay disponibilidad:

Entrega al usuario el formato de horarios y lo

registra en lista de espera hasta cuando
exista la disponibilidad para la asignación.
Entrega la carta de remisión al psicólogo
asignado el día de la realización de la
primera consulta y diligencia en el “formato
Centro de
de seguimiento a cartas enviadas por
4 Asesoría Auxiliar
Facultad”, los siguientes campos:
Psicológica
Fecha de Asignación
Nombre del Psicólogo asignado

Una vez el consultante ha iniciado el proceso

Centro de
psicoterapéutico, responde la carta de
5 Asesoría Psicólogo
remisión imprimiendo dos copias y
Psicológica
entregándolas a la secretaria del Centro.

Centro de
Envía las cartas y diligencia la planilla de
6 Asesoría Secretaria
correspondencia.
Psicológica

Recoge las cartas, las radica y entrega al

destinatario correspondiente. Una vez tiene
Universidad Mensajero de
7 las cartas con la firma de recibido, entrega la
Javeriana Correspondencia
copia a la secretaria del Centro de Asesoría
Psicológica.

Centro de
8 Entrega la copia a la auxiliar. Asesoría Secretaria
Psicológica

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Archiva la copia con la firma de recibido, la
grapa a la original que fue enviada por la
Centro de
facultad o dependencia y registra en el
9 Asesoría Auxiliar
“formato de seguimiento a cartas enviadas
Psicológica
por Facultad” el campo correspondiente a la
fecha de respuesta por parte del psicólogo.

Realiza el cierre del proceso y envía la carta Centro de

10 informando del mismo a la instancia que ha Asesoría Psicólogo
remitido. Psicológica

Archiva la copia de recepción de la carta

informando cierre de proceso, y registra en Centro de
11 el formato la fecha de cierre. Asesoría Auxiliar
Psicológica
En este momento finaliza el procedimiento

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “REMISIÓN DE CONSULTANTES DESDE Y HACIA EL CENTRO DE
ASESORÍA PSICOLÓGICA”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las
siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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5.1 REMISIÓN DE CONSULTANTES DESDE EL CENTRO DE ASESORÍA PSICOLÓGICA

INICIO

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica

Evalúa la pertinencia de la remisión.

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica
Realiza la solicitud de la remisión en el módulo de
historia clínica de Dinámica Gerencial.Net,
ingresando la solicitud de procedimientos no
quirúrgicos e imprime la misma antes de salir del
Sistema.

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica

Entrega la remisión al consultante.

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica

Realiza seguimiento a las remisiones cuyo proceso

psicoterapéutico sea considerado en riesgo, conforme
al Procedimiento

Procedimiento Seguimiento a procesos

psicoterapéuticos considerados en riesgo
(DC-P11-PR04).

FIN

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5.2 REMISIÓN DE CONSULTANTES HACIA EL CENTRO DE ASESORÍA PSICOLÓGICA

INICIO

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica
Recibe al consultante que viene derivado de la
facultad o alguna dependencia con carta de solicitud
de atención en consulta psicológica.

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica

Registra al usuario en el formato “seguimiento a

cartas enviadas por Facultad” y diligencia el campo
de fecha de llegada de la carta.

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica

Identifica en el Sistema la disponibilidad de horarios

que correspondan con los del usuario:

SI ¿Hay disponibilidad de horarios? NO

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica
Procedimiento Asignación a
Consulta Psicológica (DC-P11- Entrega al usuario el formato de horarios y lo registra en lista
PR01) de espera hasta cuando exista la disponibilidad para la
asignación.

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica
Entrega la carta de remisión al psicólogo asignado el
día de la realización de la primera consulta y
diligencia en el “formato de seguimiento a cartas
enviadas por Facultad”, los siguientes campos:
Fecha de Asignación
Nombre del Psicólogo asignado

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica

Una vez el consultante ha iniciado el proceso

psicoterapéutico, responde la carta de remisión
imprimiendo dos copias y entregándolas a la
secretaria del Centro.

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5.1 ASIGNACIÓN A CONSULTA PSICOLÓGICA

Secretaria
Centro de Asesoría Psicológica

Envía las cartas y diligencia la planilla de

correspondencia.

Mensajero
Centro de Asesoría Psicológica
Recoge las cartas, las radica y entrega al
destinatario correspondiente. Una vez tiene las
cartas con la firma de recibido, entrega la copia a la
secretaria del Centro de Asesoría Psicológica.

Secretaria
Centro de Asesoría Psicológica

Entrega la copia a la auxiliar.

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica

Archiva la copia con la firma de recibido, la grapa a

la original que fue enviada por la facultad o
dependencia y registra en el “formato de seguimiento
a cartas enviadas por Facultad” el campo
correspondiente a la fecha de respuesta por parte
del psicólogo.

Psicólogo
Centro de Asesoría Psicológica

Realiza el cierre del proceso y envía la carta

informando del mismo a la instancia que ha remitido.

Auxiliar
Centro de Asesoría Psicológica

Archiva la copia de recepción de la carta informando

cierre de proceso, y registra en el formato la fecha de
cierre.

FIN

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO

INTERNO

EXTERNO

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