(PR-ARCH-02) 00 Reconstrucción de Documentos

Contraloría General de la República Código: PR-ARCH-02
Versión: 00
Vigencia: 16/12/2022
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO
RECONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Firmado digitalmente por SALAZAR
Subgerente de la LAGUNA Ana Maria FAU 20131378972
Aprobado Ana María soft
Subgerencia de Gestión Motivo: Soy el autor del documento
por: Salazar Laguna Fecha: 07-12-2022 14:18:39 -05:00
Documentaria
Firmado digitalmente por GONZALES
LOPEZ Gonzalo Luis FAU 20131378972
Gonzalo Supervisor del Archivo soft
Motivo: Soy el autor del documento
Gonzales López Central Fecha: 06-12-2022 12:03:45 -05:00
Revisado
Firmado digitalmente por BERRIOS
Por: RODRIGUEZ Aleida Noemi FAU
Aleida Noemi 20131378972 soft
Gerencia de Motivo: Soy el autor del documento
Berrios
Administración Fecha: 13-12-2022 17:22:18 -05:00
Rodríguez
Firmado digitalmente por USQUIZA
Analista de Subgerencia VILCA Alan Arturo FAU 20131378972
Alan Usquiza soft
de Gestión Motivo: Soy el autor del documento
Vilca Fecha: 12-12-2022 11:43:45 -05:00
Documentaria
Elaborado
por: Firmado digitalmente por MACHICAO
Especialista legal de la SONCO Jimmy Alan FAU 20131378972
Jimmy Machicao soft
Subgerencia de Gestión Motivo: Soy el autor del documento
Sonco Fecha: 14-12-2022 14:57:48 -05:00
Documentaria
Firmado digitalmente por ARCINIEGA

MUÑOZ Adriana Del Rocio FAU
Adriana Subgerente de 20131378972 soft
Arciniega Muñoz Modernización Fecha: 02-12-2022 18:14:46 -05:00
Firmado digitalmente por TRESIERRA

PAZ Elias Martin FAU 20131378972
Revisión Elías Tresierra Supervisor Técnico de soft
técnica por: Paz Gestión de Procesos Fecha: 02-12-2022 17:17:15 -05:00
Firmado digitalmente por VILLANUEVA

Gustavo SALVADOR Gustavo Adolfo FAU
Especialista de Gestión 20131378972 soft
Villanueva Motivo: Soy el autor del documento
por Procesos Fecha: 02-12-2022 17:07:32 -05:00
Salvador
“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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1. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades y roles necesarios para la reconstrucción de documentos

que coadyuven a la conservación íntegra del acervo documentario de la institución.
2. ALCANCE
El proceso comprende las actividades desde la comunicación del extravío o pérdida del
documento hasta la comunicación de la finalización de la reconstrucción de documentos, las
cuales son aplicables a todos los órganos y unidades orgánicas de la Contraloría General de
la República.
3. SIGLAS Y DEFINICIONES
3.1. Siglas
• CGR : Contraloría General de la República.

• DOC : Subgerencia de Gestión Documentaria.
• FOSE : Formato de Seguimiento del Expediente.
• GAD : Gerencia de Administración.
• HI : Hoja Informativa.
• MTD : Módulo de Trámite Documentario.
• N/A : No Aplica.
• OUO : Órganos y unidades orgánicas de la CGR.
• SEG : Oficina de Seguridad y Defensa Nacional.
• SGD : Sistema de Gestión Documental.
• SICGR : Sistema Integrado de la CGR.
3.2. Definiciones
• Administrado: Persona natural o jurídica que promueve un procedimiento

administrativo como titular de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos
ante la administración o aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean
derechos o intereses legítimos que pueden resultar afectados por la decisión a
adoptarse.
• Deterioro: Menoscabo parcial o total del documento, debido al desgaste u otras

circunstancias.
• Denuncia: Es el acto mediante el cual se pone en conocimiento de la autoridad

competente un hecho irregular contrario al ordenamiento. La denuncia debe contener
la identidad del denunciante, una narración detallada y veraz, de ser posible
individualizar al presunto responsable.
• Documento: Toda información registrada en cualquier tipo de soporte (textual,

informático, digital, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros) que la CGR
recibe o produce y que se utiliza en las tramitaciones internas o externas. Para efectos
de la presente Directiva, los documentos comprenden los expedientes y los
documentos internos generados en el aplicativo o sistema informático dispuesto por la
CGR, cuya finalidad es su conservación como parte del acervo documentario de la
institución.

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
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• Documento Electrónico: Unidad básica estructurada de información, es susceptible

de ser clasificada, transmitida, procesada o conservada utilizando medios electrónicos,
sistemas de información o similares. Contiene información de cualquier naturaleza, es
registrado en un soporte electrónico o digital, en formato abierto y de aceptación
general, a fin de facilitar su recuperación y conservación en el largo plazo. Asimismo,
tiene asociado datos que permiten su individualización, identificación, gestión y puesta
al servicio del ciudadano.
• Documento extraviado: documento físico, electrónico o digital que no ha podido ser

ubicado en los archivos de la CGR. El extravío del documento puede ser total o parcial,
producto del deterioro o siniestro, o delitos contra el patrimonio tales como robo, hurto
(denuncia), entre otras causas.
• Documento interno: Es aquel generado en la CGR en el aplicativo o sistema

informático dispuesto por la CGR, que responden a las funciones asignadas en el
Reglamento de Organización y Funciones de la CGR.
• Expediente: Documento o conjunto de documentos registrados en cualquier tipo de

soporte (actuaciones, solicitudes, recursos, escritos, entre otros) recibidos a través de
mesa partes de la CGR a nivel nacional, relacionados a procedimientos administrativos,
servicios de control, servicios relacionados u otros remitidos por los ciudadanos, en
ejercicio de sus facultades conforme a lo previsto en el Texto Único de Procedimientos
Administrativos - TUPA y en las demás normas correspondientes. El expediente está
compuesto para el caso del MTD por el FOSE, y los documentos que lo conforman; y
para el caso del SGD la documentación que ingresa por mesa de partes y en ambos
casos, las actuaciones complementarias efectuadas dentro de la CGR, su numeración
se genera en el MTD y SGD de corresponder.
• Expediente electrónico: El expediente electrónico es el conjunto organizado de

documentos electrónicos que respetando su integridad documental están vinculados
lógicamente y forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en
exclusividad en una determinada entidad de la Administración Pública, conforme a lo
establecido en el artículo 31 del TUO de la Ley No 27444 – Ley del Procedimiento
Administrativo General. Asimismo, todas las actuaciones del procedimiento se registran
y conservan íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico. El
expediente electrónico está compuesto por la documentación que ingresa por mesa de
partes y las actuaciones complementarias efectuadas dentro de la CGR; su numeración
se genera en el SGD.
• Extravío: Pérdida total o parcial de un documento o expediente.
• Gestor Documentario OUO: Colaborador que tiene la responsabilidad de ejecutar las

labores de gestión de expedientes, documentos internos, informes de auditoría y
documentación de auditoría en cada OUO. Esta labor es realizada por el operador
(expedientes y documentos internos), asistente de gerencia (documentos internos),
responsable de la ejecución del servicio de control o servicio relacionado (informes y
documentación de auditoría) o el colaborador que designe el Responsable del OUO.
• Hurto: Delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento ilegítimo de bienes

ajenos (documentos), sustrayéndolos del lugar en que se encuentran, sin mediar
violencia o amenaza en las personas.

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
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• Línea de Producción de Microformas con valor legal: Conjunto de actividades,

recursos humanos, software y hardware integrados como una unidad de producción
para elaborar microformas.
• Módulo de Trámite Documentario - MTD: Componente autónomo de software que

forma parte del SICGR y comprende el control de todo documento registrado por las
OUO, así como de los documentos que ingresan a través de las mesas de partes de la
CGR, en la sede central u órganos desconcentrados hasta su conclusión; y la
administración de los documentos que recibe el Archivo Central o Desconcentrado a
través de los Cargos de Envío al Archivo (recepción, préstamos, eliminación). Los
documentos registrados en el MTD se realizan según sus tipos documentales que
pueden ser expedientes, papeles de trabajo, informes de acción de control,
memorandos, hojas informativas, oficios, legajos judiciales, entre otros.
• Reconstrucción de documentos: Es el procedimiento administrativo mediante el cual

se repone el documento de la CGR que ha sufrido un siniestro, extravío, robo o hurto a
través de los medios disponibles para tal fin.
• Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento ilegítimo de bienes

ajenos (documentos), sustrayéndolos del lugar en que se encuentran y empleando
violencia contra la persona o amenazándola con un peligro inminente para su vida o
integridad física.
• Siniestro: daño o destrucción del documento por caso fortuito o fuerza mayor.
• Sistema de Documentos Administrativos - Chasqui: Aplicativo informático que

permite el registro, seguimiento y control de documentos internos de correspondencia
generados por las unidades orgánicas. Los documentos internos generados en el
Chasqui pueden ser: memorandos, memorandos circulares, hojas de recomendación,
hojas informativas, oficios, oficios circulares, cartas, entre otros.
• Sistema de Gestión Documental: Es un software automatizado de gestión

administrativa y de uso interno de la CGR, el cual permite el reconocimiento de los
documentos emitidos mediante la incorporación del certificado digital y el registro de la
firma digital, en los documentos electrónicos emitidos a través de los órganos y
unidades orgánicas correspondientes.
• Sistema Integrado de la CGR (SICGR): Herramienta informática de apoyo a la gestión

documental de la CGR. Es un software automatizado de gestión administrativa y de uso
interno (dentro de la Entidad).
4. MARCO LEGAL
• Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General
de la República, y sus modificatorias.
• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado con
Decreto Supremo N° 008-92-JUS.
• Resolución Ministerial N° 010-93-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado del Código
Procesal Civil.

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• Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°

27444.
• Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Decreto Supremo 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N°
1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital y establece disposiciones
sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el
procedimiento administrativo.
• Resolución de Contraloría N° 173-2015-CG, que aprueba el Reglamento Interno de
Trabajo de la Contraloría General de la República.
• Resolución de Contraloría N° 169-2022-CG, que aprueba la Directiva N° 009-2022-
CG/DOC “Gestión Documental de la Contraloría General de la República en el Sistema de
Gestión Documental – SGD”.
• Resolución de Contraloría N° 179-2021-CG, que aprueba el Reglamento de Organización
y Funciones de la CGR y sus modificatorias.
5. RESPONSABILIDADES
• La actualización, difusión, capacitación y verificación de la correcta ejecución del presente

procedimiento es responsabilidad de la DOC.
• El personal de los OUO involucrados, incluido aquél asignado a un OCI, de acuerdo a su
rol, es responsable de cumplir con las disposiciones establecidas en el presente
documento y hacer uso de su última versión.
• El personal de los OUO involucradas y de los OCI, de acuerdo a su rol, es responsable de
comunicar cualquier debilidad identificada en el procedimiento que afecte al sistema de
gestión antisoborno al Oficial de Cumplimiento a través de los canales de comunicación
pertinentes.
6. GENERALIDADES
6.1. De la interacción del proceso
El proceso de reconstrucción de documentos se encuentra conformado por el proceso

de “Reconstrucción de documentos recibidos o producidos en la CGR” e inicia
cuando en el desarrollo de los procesos que realiza la CGR se identifica la necesidad de
reconstruir un documento, tal como se presenta en el Gráfico N° 1.

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PROCEDIMIENTO
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Gráfico N° 1: Diagrama de contexto
6.2. Atribución de la CGR y funciones de las unidades orgánicas
La CGR dotada de autonomía administrativa tiene como atribución dictar la normativa que
regule el funcionamiento de la institución, en cuanto a la elaboración de su estructura
organizativa y sobre aspectos logísticos y de recursos humanos, conforme al artículo 16°
y la Novena Disposición Final de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Control y de la CGR.
La reconstrucción de documentos y expedientes se rige por lo dispuesto en el numeral

164.4 del artículo 164 del Texto Único Ordenado de la Ley del Procedimiento
Administrativo General – Ley N° 27444, que dispone: “Si un expediente se extraviara, la
administración tiene la obligación, bajo responsabilidad de reconstruir el mismo,
independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicarán, en lo que
le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artículo 140 del Código Procesal Civil”.
La DOC tiene entre sus funciones, cautelar, gestionar y supervisar la conservación del
archivo documentario de la Institución, archivos de gestión, archivos desconcentrados,
archivo central y microarchivo, ejecutando los procesos técnicos concernientes a su
organización, descripción, conservación y servicio archivístico, en el marco del Modelo de
Gestión Documental y en concordancia con la normativa del Archivo General de la Nación
y otros.
En ese sentido, realiza el seguimiento de la documentación a través del MTD o el que haga
sus veces, emitiendo el reporte general de los documentos que cumplieron el plazo de
retención en la unidad orgánica o que por normativa interna deben remitirse al archivo para
su conservación. Luego, la DOC comunica a la unidad orgánica que remita al Archivo
Central o Desconcentrado aquellos documentos que en su oportunidad no fueron remitidos
para su custodia y conservación. En caso se advierta que dicha documentación haya
sufrido extravío, deterioro, siniestro, hurto, robo, los OUO deben iniciar el proceso de
reconstrucción de documentos.

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Los OUO de la CGR, tienen entre sus funciones, evaluar y resolver los expedientes y/o
documentos correspondientes a su competencia funcional y efectuar su seguimiento, con
observancia de las políticas, normas y procedimientos establecidos. Y si se advierte que
la documentación a su cargo ha sufrido extravío, deterioro, siniestro, robo o hurto, debe
iniciar el proceso de reconstrucción.
6.3. Responsabilidad del personal a cargo de los documentos
El personal de la CGR es responsable de la generación de los documentos que le hayan

sido asignados, debiendo otorgar previamente su conformidad de recepción física o digital
cuando haya una derivación previa en el sistema informático correspondiente.
En caso de que el responsable del documento ya no tenga vínculo laboral o contractual

con la CGR u otro supuesto similar, dicho documento físico es asignado a otro colaborador
de la OUO por el responsable del OUO. Asimismo, el responsable del OUO encarga la
ubicación del documento para que se realice las acciones que ameriten (concluir, derivar,
transferencia al archivo, entre otros). Cuando se trate de un documento recibido en digital,
el responsable del OUO encarga a otro personal continuar la evaluación hasta su
conclusión, el cual se mantendrá en ese estado hasta su transferencia a un módulo de
archivo digital destinado para tal fin.
6.4. De la aplicación del proceso de reconstrucción
Considerando los sistemas informáticos utilizados y la naturaleza de los documentos que

los OUO en cumplimiento de sus funciones evalúan y resuelven, el presente
procedimiento de reconstrucción es aplicable para aquellos expedientes recibidos por
los canales de recepción documental de la CGR y/o documentos internos vinculados con
el desarrollo de los servicios de control gubernamental en los órganos de línea y órganos
desconcentrados y a la gestión administrativa de la CGR, documentos relacionados a la
gestión estratégica del Sistema Nacional de Control, el fortalecimiento de la integridad
pública, la lucha contra la inconducta funcional y la promoción ciudadana y control social,
entre otros. Asimismo, comprende a los documentos generados en el Módulo de Trámite
Documentario – MTD, Sistema de Documentos Administrativos (Módulo de Documentos
Internos) y los emitidos en el Sistema de Gestión Documental (SGD) vigente.
6.5. De los cambios organizacionales
De producirse cambios organizacionales posteriores a la aprobación de este

procedimiento, las actividades o responsabilidades asignadas a los OUO mencionados
en este documento recaen en los que hagan sus veces, según el Reglamento de
Organización y Funciones de la CGR que se encuentre vigente.
6.6. De la resolución de casos no previstos
Corresponde a la DOC o quien haga sus veces resolver los casos no previstos en el
presente procedimiento. La reconstrucción de documentos digitales o electrónicos se
sujetará por las disposiciones que emita la Gerencia de Tecnologías de la Información.
6.7. Consideración final
En los casos en que no haya sido posible obtener documentos que permitan reconstruir
el (los) documento (s) materia del presente procedimiento, se dará por finalizado el mismo;

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
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no obstante, ello no impedirá que con posterioridad se pueda presentar los documentos
que permitan la reconstrucción del (de los) documento (s).

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
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7. DESARROLLO
Actividad Actividad
N° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Identifica el extravío de un documento asignado bajo
su responsabilidad o no, informa dicha situación a su
inmediato superior mediante correo electrónico,
adjuntando el formato “Comunicación de no
hallazgo de documento -1” (Para el responsable del
documento) F01(PR-ARCH-02) o “Comunicación
de no hallazgo de documento - 2” F02(PR-ARCH-
02) (Para personal designado como responsable del
documento extraviado por excolaborador); en donde
expresa la situación por la cual se extravió el
Comunicar extravío o documento.
1. Colaborador 2o6 N/A
pérdida de documento
En caso de que el documento haya sufrido un robo o
hurto se debe presentar una denuncia ante la
comisaría de la jurisdicción donde ocurrió el hecho,
adjuntando la denuncia.
Situación presentada:
• Extravío, deterioro, siniestro: Continuar con la
actividad 2.
• Robo o hurto: Continuar con la actividad 6.
Toma conocimiento del extravío, robo o hurto del
documento y designa mediante correo electrónico a
Designar responsable
un colaborador que cuente con accesos a los
2. de búsqueda de Responsable del OUO 3 N/A
sistemas de gestión documental, como responsable
documento
de búsqueda del documento.
Realiza la identificación de la documentación en los

Realizar búsqueda en
Responsable de sistemas de gestión documental a fin de conocer la
3. los sistemas 4o5 ®
búsqueda del OUO trazabilidad de los documentos y orientar la búsqueda
informáticos
hacia los lugares por donde circuló el documento,

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Actividad Actividad
tanto en los ambientes físicos del OUO como en los
archivos de la CGR a nivel central y desconcentrado.
¿Se encontró documentación perdida?:

• Sí: Continuar con la actividad 4.
• No: Continuar con la actividad 5.
Entrega la documentación física de acuerdo con los
siguientes supuestos:
• Si la documentación se encuentra en evaluación:
se remite al colaborador que comunicó el
extravío, hurto o pérdida para la continuación de
la evaluación si es que está pendiente de
conclusión. En caso la responsabilidad del
expediente recaiga en otro colaborador se le
hace entrega de este; o a quien se designe en
caso se trate de un excolaborador.
• Si la documentación se encuentra en estado
Entregar concluido: se remite al gestor documentario de
Responsable de
4. documentación a OUO para su transferencia al Archivo Central o Fin N/A
búsqueda del OUO
colaborador Desconcentrado.
• En caso de ubicar la documentación adjunta a

otro tipo documental en los archivos de la CGR a
nivel central y desconcentrado, debe coordinar
con la DOC la actualización de la situación de los
documentos en el Módulo de Trámite
Documentario – MTD.
Asimismo, comunica la remisión de los documentos

encontrados mediante correo electrónico al
responsable del OUO.

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Actividad Actividad
Comunica los resultados de la búsqueda al
responsable del OUO mediante HI elaborada en el
Comunicar resultados Responsable de
5. SGD (documento profesional), exponiendo las 6 N/A
de búsqueda búsqueda del OUO
acciones que se realizaron y que tuvieron como
resultado que no se hallara el documento.
Con proveído generado desde la HI dispone la
elaboración del memorando en el SGD dirigido a la
GAD, mediante el cual solicita que dé inicio del
procedimiento de reconstrucción del documento,
adjuntando los siguientes documentos, debidamente
llenados y suscritos por quienes corresponda:
• Extravío, deterioro, siniestro:
✓ Formato “Comunicación de no hallazgo de
documento - 1” F01(PR-ARCH-02) (para el
responsable del documento) o “Comunicación
de no hallazgo de documento - 2” F02(PR-
ARCH-02) (para personal designado como
responsable del documento extraviado por
Solicitar la
excolaborador).
6. reconstrucción del Responsable del OUO 7 N/A
✓ HI de resultados de búsqueda.
documento
✓ Proyecto de resolución.
• Robo o hurto:
✓ Formato “Comunicación de no hallazgo de
documento – 1” F01(PR-ARCH-02) (para el
responsable del documento) o “Comunicación
de no hallazgo de documento - 2” F02(PR-
ARCH-02) (para personal designado como
responsable del documento extraviado por
excolaborador)
✓ HI de resultados de búsqueda.
✓ La denuncia respectiva y el proyecto de
resolución.

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Actividad Actividad
El proyecto de resolución de inicio debe precisar la
materia del documento interno o expediente objeto de
reconstrucción, el nombre, razón o denominación
social del administrado (Ver Anexo N° 01
“Resolución de inicio de Reconstrucción”).
De ser el caso, incorporar una disposición para que

los administrados presenten copias de los escritos,
solicitudes, recurso, actas y demás componentes del
expediente que conserven en su poder.
Adicionalmente, elabora un memorando dirigido a

SEG para que efectúe las indagaciones por el
extravío o la pérdida de documento. Este proceso
indagatorio no afecta el procedimiento de
reconstrucción, puesto que se realiza en mérito a su
condición de custodio de la seguridad interna de la
CGR. El resultado de esta pesquisa se informa a la
Secretaría General con copia a la GAD y al
responsable del OUO.
Revisa el memorando y los documentos adjuntos y de
corresponder dispone el inicio de la reconstrucción
del documento mediante resolución debidamente
motivada.
La mencionada resolución está dirigida al OUO

Disponer el inicio de
solicitante para el inicio de las acciones de
7. la reconstrucción del Gerente de la GAD 8 N/A
reconstrucción, con copia a la Secretaría General.
documento
En el supuesto que en el procedimiento que se
pretende la reconstrucción hubiera intervenido un
tercero (administrado) se le solicita mediante carta
copias de los documentos que tuviere en su poder
para incorporarlos en el procedimiento de

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Actividad Actividad
reconstrucción del documento extraviado. Al
administrado se le otorga el plazo de (5) cinco días
hábiles, vencido el plazo, con la respuesta o sin ella
se continúa con el trámite de reconstrucción.
La comunicación al administrado se realiza de

acuerdo con lo establecido en el procedimiento
“Atención del servicio de mensajería” PR-TD-03.
Recibe la resolución en el SGD y solicita con
Solicitar memorando dirigido a la DOC la documentación que
8. documentación Responsable del OUO se encuentre disponible en medios de conservación 9 N/A
relacionada física o digital o información relevante que permita su
ubicación.
Remite la documentación obtenida al responsable del
Remitir información
9. Subgerente DOC OUO mediante memorando de respuesta elaborado 10 N/A
relacionada
en el SGD.
Recibe el memorando y lo deriva en el SGD
Recibir
conjuntamente con la documentación obtenida al
10. documentación Responsable del OUO 11 N/A
responsable de búsqueda para completar el
obtenida
procedimiento de reconstrucción del documento.
Acumula, compagina los documentos obtenidos en
orden cronológico, siendo que esta reconstrucción
puede efectuarse con documentos originales, copia
autenticada por fedatario institucional, copias simples
o impresión de microformas o de otro medio de
Compaginar Responsable de conservación digital.
11. 12 ®
documentos búsqueda
En caso se reciba documentación por parte del
administrado, la recepción de la documentación se
realiza de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento “Generación de expedientes” PR-
TD-01.

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Actividad Actividad
Se considera reconstrucción de documentos de
forma:
• Total: cuando se haya conseguido hallar el íntegro
del documento.
• Parcial: cuando se haya encontrado u obtenido
parte del documento.
• No reconstruido: Contempla el supuesto que se
inició el procedimiento de reconstrucción de
documento; pero no ha sido posible obtener ningún
documento que permita su reconstrucción.
Con el memorando de respuesta de la DOC elabora

proyecto de HI en el SGD, indicando las acciones
realizadas para la reconstrucción de documentos y su
resultado, dirigido a la GAD; asimismo, elabora y
adjunta el proyecto de resolución (Anexo N° 02
“Resolución de Finalización de Reconstrucción –
Reconstrucción Total o Parcial” o Anexo N° 03,
“Resolución declarando la finalización del
procedimiento de reconstrucción cuando no se
reconstruyó el documento”
Revisa la HI y el proyecto de resolución pudiéndose

presentar las siguientes opciones:
Aprobar los ¿Está conforme con los resultados de la

resultados de la búsqueda descritos en la HI?:
12. acumulación y Responsable del OUO • Sí: Aprueba la HI en el SGD y se continúa con la 11 o 13 ©
compaginación de actividad 13.
documentos
• No: Observa la HI y deriva en el SGD al
responsable de búsqueda y retorna a la actividad
11.

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 15 de 24
Actividad Actividad
Revisa la HI y el proyecto de resolución y de estar
conforme emite la resolución en el SGD, resolviendo:
• Declarar reconstruido el documento (de forma
total o parcial), dándose por finalizado el
procedimiento.
Declarar la • Declarar finalizado el procedimiento de
reconstrucción del documento al no haberse
13. reconstrucción del Gerente de la GAD 14 ©
obtenido los documentos o medios que permitan
documento
la reconstrucción total o parcial del documento.
En caso exista alguna observación a la HI o proyecto

de resolución se deriva al responsable del OUO para
la subsanación correspondiente.
Dispone la comunicación de la resolución mediante

memorando dirigido al OUO con copia a la DOC con
el resultado del procedimiento de reconstrucción del
documento solicitado y sus efectos a través del SGD.
Se copia el memorando a la Gerencia de Capital

Humano o la que haga sus veces para que evalúe los
hechos que ameritaron el procedimiento de
Comunicar la
reconstrucción y proceda conforme a sus
finalización de la Gerente de la GAD
14. atribuciones. Fin de proceso N/A
reconstrucción de
documentos
En el supuesto que en el procedimiento hubiera
intervenido un tercero (administrado) comunica
mediante carta al administrado el resultado del
procedimiento de reconstrucción del documento
adjuntando la resolución emitida. La comunicación al
administrado se realiza de acuerdo con lo establecido
en el procedimiento “Atención del servicio de
mensajería” PR-TD-03.

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 16 de 24
8. DIAGRAMA DE FLUJO
Ver Anexo N° 4 de este documento.
9. REFERENCIAS DOCUMENTALES
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

PR-TD-01 Generación de expedientes
PR-TD-03 Atención de servicios de mensajería
10. REGISTROS
Comunicación
de no hallazgo Archivo
Hasta que culmine
F01(PR-ARCH- de documento - Aplicativo de correo Central o
Colaborador Procedimiento de
02) 1 (Para el electrónico Desconce
Reconstrucción
responsable del ntrado
documento
Comunicación
de no hallazgo
de documento -
2 (Para personal Archivo
Hasta que culmine
F02(PR-ARCH- designado Aplicativo de correo Central o
Colaborador Procedimiento de
02) como electrónico Desconce
Reconstrucción
responsable del ntrado
documento
extraviado por
excolaborador)
Archivo
Hasta que culmine
HI de resultados Responsable de Central o
N/A de búsqueda búsqueda
SGD Procedimiento de
Desconce
Reconstrucción
ntrado
Archivo
Solicitud de Hasta que culmine
Responsable del Central o
N/A reconstrucción
OUO
Desconce
de documentos Reconstrucción
ntrado
Resolución que
Archivo
dispone el inicio Hasta que culmine
Gerente de la Central o
N/A de
GAD
Desconce
reconstrucción Reconstrucción
ntrado
de documento
Archivo
Carta Hasta que culmine
N/A solicitando
GAD
Desconce
documentos Reconstrucción
ntrado
Memorando de Archivo
Hasta que culmine
solicitud de Responsable de Central o
N/A documentos OUO
Desconce
Reconstrucción
relacionados ntrado
Documento de Archivo
Hasta que culmine
remisión de Central o
N/A documentación
Subgerente DOC SGD Procedimiento de
Desconce
Reconstrucción
solicitada ntrado
Archivo
Hasta que culmine
HI de Responsable de Central o
N/A recomposición búsqueda
Desconce
Reconstrucción
ntrado
Archivo
Resolución de Hasta que culmine
N/A reconstrucción
GAD
Desconce
de documento Reconstrucción
ntrado
Memorando Archivo
Hasta que culmine
comunicando la Gerente de la Central o
N/A reconstrucción GAD
Desconce
Reconstrucción
de documento ntrado

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 17 de 24
Carta de
comunicación
Archivo
de Hasta que culmine
N/A reconstrucción
GAD
Desconce
de documento Reconstrucción
ntrado
(de
corresponder)
11. CONTROL DE CAMBIOS
Control de Cambios
Versión Fecha Descripción del(los) cambio(s)
Versión inicial del procedimiento
Justificación de creación
00 16/12/2022 Creación del procedimiento a fin de establecer y describir las
actividades y roles necesarios para que, los OUO puedan
solicitar la reconstrucción de los documentos a su cargo que
por algún motivo hayan sufrido extravío o hurto.
12. CONSECUENCIAS POTENCIALES
Descripción de las consecuencias
La creación del presente procedimiento va a permitir que no existan documentos con condición
de perdido y contar con un archivo actualizado.
13. ANEXOS
• Anexo N° 01: Resolución de Inicio de Reconstrucción
Resolución de Finalización de Reconstrucción “Resolución de

• Anexo N° 02: Finalización de Reconstrucción – Reconstrucción Total o Parcial”
Resolución declarando la finalización del procedimiento de

• Anexo N° 03: reconstrucción cuando no se reconstruyó el documento.
Diagrama de flujo del proceso “Reconstrucción de documentos

• Anexo N° 04: recibidos o producidos en la CGR.

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 18 de 24
Anexo N° 01
“Resolución de Inicio de Reconstrucción”
Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN DE GERENCIA N° -2022-CG/GAD
VISTOS:
La Hoja Informativa N° *****-año-CG/(UOU) que da cuenta del
extravío/pérdida del documento/expediente; y,
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82° de la
Constitución Política del Perú, la Contraloría General de la República es una entidad
descentralizada de derecho público que goza de autonomía conforme a las disposiciones previstas
en la Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
la República, y sus modificatorias;
Que, el artículo VIII del Título Preliminar del Texto Único Ordenado
(TUO) de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, establece que supletoriamente cada entidad puede recurrir a
normas de otros ordenamientos que sean compatibles con su naturaleza y finalidad;
Que, en el numeral 164.4 del artículo 164° del Texto Único Ordenado
de la Ley del Procedimiento Administrativo General – Ley N° 27444, que dispone: “Si un expediente
se extraviara, la administración tiene la obligación, bajo responsabilidad de reconstruir el mismo,
independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicarán, en lo que le fuera
aplicable, las reglas contenidas en el artículo 140° del Código Procesal Civil”.
Que, el Procedimiento de Reconstrucción de Documentos de la

Contraloría General de la República, en su “Alcance” señala que el proceso de reconstrucción
“comprende las actividades desde la comunicación de la pérdida del documento hasta la
comunicación de los resultados de la reconstrucción, las cuales son aplicables a todos los órganos
y unidades orgánicas de la Contraloría General de la República”.
Que, mediante la Hoja Informativa N° ******-año**-CG/** del (OUO

responsable) informa a la Gerencia de Administración y solicita dar inicio al procedimiento de
reconstrucción del documento/expediente; asimismo informa las acciones previas de búsqueda de
dicho documento/expediente (señalar las acciones).
Que, en la actividad 7 del Procedimiento de Reconstrucción de

Documentos de la Contraloría General de la República se señala que la Gerencia de
Administración “Revisa la solicitud y la HI y de corresponder, dispone el inicio de la reconstrucción
del documento mediante resolución debidamente motivada”, y comunica el inicio del procedimiento
de reconstrucción del documento al órgano o unidad orgánica solicitante, con copia a la Secretaría
General. Asimismo, [cuando corresponda], comunica mediante carta al administrado el inicio de la

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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reconstrucción del documento y solicita copias de los documentos que tuviere en su poder para
incorporarlos en el procedimiento de reconstrucción.
Que, en uso de las facultades previstas en el artículo 60° del

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Contraloría General de la República
aprobada por Resolución de Contraloría N° 179-2021-CG del 02 de setiembre de 2021 y sus
modificatorias; y conforme al Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento
Administrativo General, aprobado mediante Decreto Supremo N° 004-2019-JUS; así como del
Procedimiento de Reconstrucción de Documentos de la Contraloría General de la República;
SE RESUELVE:
Artículo 1.- INICIAR el procedimiento de reconstrucción del
documento/expediente que se señala a continuación, a partir de la expedición de la presente
resolución:
Cantidad de Nombre del

Tipo
OUO responsable del Responsable del folios o administrado
Documento/expediente de
documento/expediente documento/expediente imágenes
trámite
reconstruidas
Artículo 2.- Disponer que la presente resolución sea comunicada al

OUO y a la Secretaría General.
Artículo 3(*). - Notificar al administrado para que en el plazo de (05)

días hábiles remita copias de los documentos que tuviere en su poder para incorporarlos en el
procedimiento de reconstrucción.
Artículo 4.- Publicar la presente Resolución en el Portal del Estado

Peruano (www.peru.gob.pe)y en la Intranet de la Contraloría General de la República, en la misma
fecha de su emisión.
Regístrese y comuníquese.
(*) Este artículo se incluirá en el supuesto que un tercero deba intervenir en el procedimiento
de reconstrucción.

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Anexo N° 02
Resolución de Finalización de Reconstrucción
“Resolución de Finalización de Reconstrucción – Reconstrucción Total o Parcial”

RESOLUCIÓN DE GERENCIA N° -2022-CG/GAD
VISTOS:
La Resolución de Gerencia N° *****-año-CG/GAD que dispone el inicio
de la reconstrucción del documento/expediente, la Hoja Informativa N° ******-año-CG/(OUO) sobre
el procedimiento de reconstrucción del (documento/expediente); y,
CONSIDERANDO:
(TUO) de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante

Que, mediante la Resolución de Gerencia N° 000**- año-CG/GAD la

Gerencia de Administración dispuso el inicio del procedimiento de reconstrucción del
documento/expediente (describir el documento o expediente).
Que, mediante la Hoja Informativa N° ******-año-CG/** del (OUO

responsable) se comunicó a la Gerencia de Administración las acciones realizadas para la
reconstrucción del documento/expediente (señalar las acciones).

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 21 de 24
Que, en las actividades 13 y 14 del numeral 7 del Procedimiento de

Reconstrucción de Documentos de la Contraloría General de la República se señala que la
Gerencia de Administración “(...) declara reconstruido el documento – en la forma que corresponda
ya sea total o parcial – o no reconstruido”, y comunica al órgano o unidad orgánica con copia a la
Subgerencia de Gestión Documentaria la reconstrucción de documentos. Asimismo, [cuando
corresponda], comunica mediante carta al administrado la reconstrucción del documento.
Que, en el presente caso corresponde declarar reconstruido el

documento [total o parciamente] por las razones (…);

SE RESUELVE:
Artículo 1.- DECLARAR RECONSTRUIDO [total o parcialmente] el
documento que se señala a continuación, a partir de la expedición de la presente resolución,
dándose por finalizado el procedimiento de reconstrucción:
Cantidad de Nombre del

Tipo administrado
OUO responsable del Responsable del folios o
Documento/expediente de
documento/expediente documento/expediente imágenes
trámite
reconstruidas
************

OUO, la Subgerencia de Gestión Documentaria y Secretaría General.
Artículo 3.- Notificar al administrado la finalización del procedimiento

de reconstrucción del documento.
Artículo 4.- Notificar a la Gerencia de Capital Humano para que evalúe

los hechos que ameritaron el procedimiento de reconstrucción.

Peruano (www.peru.gob.pe) y en la Intranet de la Contraloría General de la República, en la misma

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Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Anexo N° 03
Resolución de Finalización de Reconstrucción
“Resolución declarando la finalización del procedimiento de reconstrucción

cuando no se reconstruyó el documento”

RESOLUCIÓN DE GERENCIA N° -año-CG/GAD
VISTOS:
La Resolución de Gerencia N° *****-año-CG/GAD que dispone el inicio
de la reconstrucción del documento/expediente, la Hoja Informativa N° ******-año-CG/(OUO) sobre
el procedimiento de reconstrucción del (documento/expediente); y,
CONSIDERANDO:
(TUO) de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante

Que, mediante la Resolución de Gerencia N° 000**- añoCG/GAD la

Gerencia de Administración dispuso el Inicio del procedimiento de reconstrucción del
documento/expediente (describir el documento o expediente).
Que, mediante la Hoja Informativa N° ******-año-CG/** del (OUO

responsable) se comunicó a la Gerencia de Administración las acciones realizadas para la
reconstrucción del documento/expediente (señalar las acciones).
Que, en las actividades 13 y 14 del numeral 7 del Procedimiento de

Reconstrucción de Documentos de la Contraloría General de la República se señala que la

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
Página: 23 de 24
Gerencia de Administración “(...) declara reconstruido el documento – en la forma que corresponda

ya sea total o parcial – o no reconstruido”, y comunica al órgano o unidad orgánica con copia a la
Subgerencia de Gestión Documentaria la reconstrucción de documentos. Asimismo, [cuando
corresponda], comunica mediante carta al administrado la reconstrucción del documento.
Que, en el presente caso corresponde declarar no reconstruido el

[documento o expediente] por las razones (…);
Que, pese a las actividades realizadas para la reconstrucción del

documento/expediente, a través de la Hoja Informativa ******-año-CG/** del (OUO responsable) se
informa que el resultado ha sido infructuoso; por lo que, habiendo agotado las actividades descritas
corresponde declarar dar por finalizado el proceso de reconstrucción del documento/expediente.
Que, el numeral 6.7 del punto 6 Generalidades reguladas en el

Procedimiento de Reconstrucción de Documentos de la Contraloría General de la República señala
que “En los casos en que no haya sido posible obtener documentos que permitan reconstruir el
(los) documento (s) materia del presente procedimiento, se dará por finalizado el mismo; no
obstante, ello no impedirá que, con posterioridad se pueda presentar los documentos que permitan
la reconstrucción del (de los) documento (s).”

SE RESUELVE:
Artículo 1.- DECLARAR FINALIZADO EL PROCEDIMIENTO DE
RECONSTRUCCIÓN al haber sido infructuoso recabar los documentos que permitan la
reconstrucción del documento que se señala a continuación, a partir de la expedición de la presente
resolución:
Nombre del
Tipo de OUO responsable del Responsable del administrado
Documento/expediente
trámite documento/expediente documento/expediente

OUO, la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional, la Subgerencia de Gestión Documentaria y
Secretaría General.
Artículo 3.- Notificar al administrado la finalización del procedimiento

de reconstrucción del documento.
Artículo 4.- Notificar a la Gerencia de Capital Humano para que evalúe

los hechos que ameritaron el procedimiento de reconstrucción.

Peruano (www.peru.gob.pe) y en la Intranet de la Contraloría General de la República, en la misma

F04(PR-NORM-02)01
Código: PR-ARCH-02
PROCEDIMIENTO
Versión: 00
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Anexo N° 04
Diagrama de flujo del proceso

F04(PR-NORM-02)01

(PR-ARCH-02) 00 Reconstrucción de Documentos

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(PR-ARCH-02) 00 Reconstrucción de Documentos

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Contraloría General de la República Código: PR-ARCH-02

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Firmado digitalmente por ARCINIEGA

Firmado digitalmente por TRESIERRA

Firmado digitalmente por VILLANUEVA

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

Establecer y describir las actividades y roles necesarios para la reconstrucción de documentos

• CGR : Contraloría General de la República.

• Administrado: Persona natural o jurídica que promueve un procedimiento

• Deterioro: Menoscabo parcial o total del documento, debido al desgaste u otras

• Denuncia: Es el acto mediante el cual se pone en conocimiento de la autoridad

• Documento: Toda información registrada en cualquier tipo de soporte (textual,

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

• Documento Electrónico: Unidad básica estructurada de información, es susceptible

• Documento extraviado: documento físico, electrónico o digital que no ha podido ser

• Documento interno: Es aquel generado en la CGR en el aplicativo o sistema

• Expediente: Documento o conjunto de documentos registrados en cualquier tipo de

• Expediente electrónico: El expediente electrónico es el conjunto organizado de

• Extravío: Pérdida total o parcial de un documento o expediente.

• Gestor Documentario OUO: Colaborador que tiene la responsabilidad de ejecutar las

• Hurto: Delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento ilegítimo de bienes

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

• Línea de Producción de Microformas con valor legal: Conjunto de actividades,

• Módulo de Trámite Documentario - MTD: Componente autónomo de software que

• Reconstrucción de documentos: Es el procedimiento administrativo mediante el cual

• Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento ilegítimo de bienes

• Sistema de Documentos Administrativos - Chasqui: Aplicativo informático que

• Sistema de Gestión Documental: Es un software automatizado de gestión

• Sistema Integrado de la CGR (SICGR): Herramienta informática de apoyo a la gestión

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

• Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°

• La actualización, difusión, capacitación y verificación de la correcta ejecución del presente

6.1. De la interacción del proceso

El proceso de reconstrucción de documentos se encuentra conformado por el proceso

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

Gráfico N° 1: Diagrama de contexto

6.2. Atribución de la CGR y funciones de las unidades orgánicas

La reconstrucción de documentos y expedientes se rige por lo dispuesto en el numeral

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

6.3. Responsabilidad del personal a cargo de los documentos

El personal de la CGR es responsable de la generación de los documentos que le hayan

En caso de que el responsable del documento ya no tenga vínculo laboral o contractual

6.4. De la aplicación del proceso de reconstrucción

Considerando los sistemas informáticos utilizados y la naturaleza de los documentos que

6.5. De los cambios organizacionales

De producirse cambios organizacionales posteriores a la aprobación de este

6.6. De la resolución de casos no previstos

6.7. Consideración final

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

Realiza la identificación de la documentación en los

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

¿Se encontró documentación perdida?:

• En caso de ubicar la documentación adjunta a

Asimismo, comunica la remisión de los documentos

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

De ser el caso, incorporar una disposición para que

Adicionalmente, elabora un memorando dirigido a

La mencionada resolución está dirigida al OUO

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

La comunicación al administrado se realiza de

Que, mediante la Hoja Informativa N° **-año-CG/ del (OUO

Que, mediante la Hoja Informativa N° ****-año-CG/ del (OUO

Que, mediante la Hoja Informativa N° ****-año-CG/ del (OUO