Vigente a partir del día siguiente de su

publicación: Código:
Contraloría General de la PR-GSCS-07
República Firmado digitalmente por PEREZ EFUS
Manuel Wilson FAU 20131378972 soft
Motivo: Documento publicado
Fecha: 19-09-2023 11:17:02 -05:00
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión:
00

PROCEDIMIENTO

VISITA DE CONTROL

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Firmado digitalmente por ROBAS
SANCHEZ Luis Alonso FAU 20131378972
Aprobado Luis Robas Vicecontralor de Control soft
Motivo: Soy el autor del documento
por: Sánchez Sectorial y Territorial Fecha: 15-09-2023 22:31:14 -05:00

Firmado digitalmente por PUENTE

GUTIERREZ Julio Cesar FAU
Subgerente de Control del 20131378972 soft
Revisado Julio Puente Motivo: Soy el autor del documento
Sector Transportes y Fecha: 14-09-2023 17:32:43 -05:00
por Gutiérrez
Comunicaciones (e)
Firmado digitalmente por DUEÑAS
Especialista de la CAVERO Luis Alfredo FAU 20131378972
soft
Elaborado Luis Dueñas Subgerencia de Control del Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 13-09-2023 17:38:30 -05:00
por: Cavero Sector Transportes y
Comunicaciones

Firmado digitalmente por LOAYZA

PARRAGA Gatsby FAU 20131378972 soft
Gatsby Loayza Subgerenta de Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 12-09-2023 17:14:58 -05:00
Párraga Modernización (e)

Firmado digitalmente por TRESIERRA

PAZ Elias Martin FAU 20131378972
Revisión Supervisor Técnico de soft
Elías Tresierra Paz Motivo: Soy el autor del documento
técnica por: Gestión por Procesos Fecha: 12-09-2023 16:10:22 -05:00

Firmado digitalmente por ECHEVERRIA

TAMAYO Luis Carlos FAU 20131378972
Luis Echeverría Especialista en Gestión por soft
Motivo: Soy el autor del documento
Tamayo Procesos Fecha: 12-09-2023 15:40:19 -05:00

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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1. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades y roles necesarios para realizar la visita de control, de manera
que permita identificar y comunicar situaciones adversas que afecten o puedan afectar la
continuidad, el resultado o el logro de los objetivos del proceso en curso, coadyuvando así a la toma
de acciones preventivas o correctivas oportunas, que aseguren el logro de sus objetivos en beneficio
de la ciudadanía.

2. ALCANCE

El proceso comprende las actividades desde el registro de la orden de servicio hasta la conclusión
de la orden de servicio, las cuales son realizadas por los órganos o unidades orgánicas de la
Contraloría General de la República u órganos del Sistema Nacional de Control, en lo que les
corresponda.

3. SIGLAS Y DEFINICIONES

3.1 Siglas

· CEA : Cargo de Envío al Archivo.

· CGR : Contraloría General de la República.
· N/A : No aplica
· OUO : Órgano o unidad orgánica de la CGR.
· OCI : Órgano de Control Institucional.
· SCG : Sistema de Control Gubernamental.
· SCS : Sistema de Control Simultáneo.
· SGD : Sistema de Gestión Documental.
· SPIC : Sistema de Publicación de Informes de Control

3.2 Definiciones

· Acciones correctivas: Medida o conjunto de medidas orientadas a corregir una o varias

situaciones adversas identificadas.

· Acciones preventivas: Medida o conjunto de medidas orientadas a prevenir la ocurrencia

de una afectación negativa a la continuidad, el resultado o el logro de los objetivos de un
proceso, en atención a una o varias situaciones adversas identificadas.

· Comisión de Control: Equipo de profesionales a cargo del servicio de control. Está

conformada por un Supervisor, un Jefe de Comisión e integrantes, y su labor es supervisada
por el OUO o el OCI, a cargo del servicio de control. La Comisión de Control puede contar
con la participación de expertos.

· Condición: Narración objetiva, concreta y cronológica de los hechos advertidos. Se redacta

empleando un lenguaje sencillo, preciso y claro, identificando la evidencia obtenida en forma
ordenada, detallada y vinculada a ésta. Puede ser complementada con gráficos, cuadros,
fotografías u otros instrumentos, que permitan su mejor comprensión.

· Consecuencia: Explicación concreta de cómo la condición afecta o puede afectar

negativamente, con relación a las características, oportunidad, calidad y precio, entre otros,
la continuidad o resultado de una o varias actividades o logro de los objetivos del proceso.
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· Controles antisoborno: Controles establecidos por la organización para controlar los

riesgos de soborno a los que está expuesto, estos pueden ser controles financieros y no
financieros.
· Criterio: Normativa, disposiciones internas, estipulaciones contractuales, términos de
referencia, bases administrativas u otra análoga aplicable a la condición.
· Debida diligencia: Proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del
riesgo de soborno y para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones en relación con
transacciones, proyectos, actividades, socios de negocio y personal específico.

· Diagrama de contexto: Representación gráfica que describe el contexto del proceso. Se

detallan los procesos que interactúan entre sí, así como las entradas y salidas

· Entidad: Entidad pública sujeta al Sistema Nacional de Control donde se ejerce la Visita de
Control.

· Firma Digital1: La firma digital confirma la identidad del firmante o suscriptor del documento
electrónico y garantiza que éstos no han sido modificados desde su emisión; se genera
haciendo uso del software de firma digital y tiene la misma validez y eficacia jurídica que la
de una firma manuscrita.

· Jefe OUO: Máximo representante del OUO.

· Periodo de evaluación: Periodo que comprende desde el inicio de la planificación de la

Visita de Control hasta la emisión del Informe de Visita de Control.

· Procedimiento: Documento normativo de cumplimiento obligatorio que contiene una

descripción integrada, sistematizada y secuencial de actividades y otros aspectos de detalle,
relativos a los procesos misionales, estratégicos o de apoyo de la CGR.

· Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.

· Propietario del proceso: Persona a quien se le asigna la autoridad para la gestión de un

proceso, cuya principal responsabilidad es lograr el cumplimiento de los objetivos del
proceso, además tiene la responsabilidad de diseñar el proceso, aprobar la documentación
el proceso, monitorear los indicadores de desempeño, promover la identificación de
oportunidades de mejora e impulsar su implementación. Asimismo, lidera las actividades
vinculadas a la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión
(procesos, calidad, riesgos, antisoborno, cumplimiento, entre otros) en su proceso.

· Reporte de avance ante situaciones adversas: Documento que contiene situaciones

adversas que requieren acción inmediata por parte de la entidad o dependencia, a fin de
evitar consecuencias negativas, asegurando la continuidad, el resultado o el logro de los
objetivos del proceso en curso.

· Sistema de Control Gubernamental: Es un sistema de información que opera utilizando

las diferentes plataformas tecnológicas de uso de la CGR que facilita el registro de las
actividades vinculadas a servicios de control y servicios relacionados. Tales como SCG web,
SCG interno.

· Situación adversa: Identificación de uno o varios hechos que luego del respectivo análisis
se determinan como situaciones que afectan o pueden afectar la continuidad, el resultado o

1
Tomado de la directiva n.° 009-2022-CG/DOC “Gestión documental de la Contraloría General de la República”
“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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el logro de los objetivos del proceso en curso. Para el caso del Visita de Control sólo se
considera como situación adversa aquellos hechos que permiten adoptar acciones
preventivas o correctivas por parte de la entidad o dependencia. Son elementos de la
situación adversa la condición, el criterio y la consecuencia.

· Situaciones adversas que requieren acción inmediata: Son aquellas cuya consecuencia
es de inminente materialización. Una vez advertidas por la Comisión de Control, se debe
elaborar un reporte de avance ante situaciones adversas, el cual debe comunicarse a la
entidad o dependencia para que tome acción inmediata a fin de evitar consecuencias
negativas.

· Titular de la Entidad: Máxima autoridad jerárquica institucional de carácter unipersonal o

colegiado en una entidad. En caso de órganos colegiados se entenderá por Titular a quien
lo preside.

· Visita de control: Modalidad de servicio de control simultáneo, en la cual se aplica

principalmente, las técnicas de inspección u observación de una actividad o un único hito
de control que forma parte de un proceso en curso, en el lugar y momento de su ejecución,
a efecto de constatar si se efectúa conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas
o estipulaciones contractuales u otra análoga que resulten aplicables, e identificar, de ser el
caso, alguna situación adversa que afecte o puede afectar la continuidad, el resultado o el
logro de los objetivos del proceso, y comunicarla a la entidad o dependencia a cargo del
proceso en curso, para la adopción de las acciones preventivas o correctivas que
correspondan.

4. MARCO CONTEXTUAL

· Ley n.° 27785 que aprueba la “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República” y sus modificatorias.
· Ley n.° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
· Ley n.° 30742, Ley de Fortalecimiento de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control.
· Normas Generales de Control Gubernamental, aprobada mediante Resolución de Contraloría
n.° 295-2021-CG y sus modificatorias.
· Directiva n.° 007-2022-CG/DOC "Notificaciones electrónicas en el Sistema Nacional de Control"
aprobada por Resolución de Contraloría n.° 102-2022-CG.
· Directiva n.° 013-2022-CG/NORM “Servicio de Control Simultáneo”, aprobada mediante
Resolución de Contraloría n.° 218-2022-CG y sus modificatorias, en adelante “Directiva”.
· Reglamento de Organización y Funciones de la CGR, vigente.

5. RESPONSABILIDADES

· La actualización, difusión, capacitación y verificación de la correcta ejecución del presente

procedimiento es responsabilidad del Propietario del Proceso.
· El personal de los OUO involucrados, de acuerdo a su rol, es responsable de cumplir con las
disposiciones establecidas en el presente documento y hacer uso de su última versión.
· El personal de los OUO involucrados, de acuerdo a su rol, es responsable de comunicar cualquier
debilidad identificada en el procedimiento que afecte al sistema de gestión antisoborno al Oficial
de Cumplimiento a través de los canales de comunicación pertinentes.
· Es responsabilidad de los colaboradores informar a sus Jefes inmediatos sobre los conflictos de
intereses que pudieran tener en el cumplimiento de las actividades del presente procedimiento.

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6. GENERALIDADES

6.1. De la interacción de los procesos

El proceso “Visita de control”, cuyo contexto se presenta en el gráfico n.° 1, forma parte del
proceso “Realización de los servicios de control simultáneo”, está conformado por los procesos
“Planificación de la visita de control”, “Ejecución de la visita de control”, “Elaboración del informe
de la visita de control” y “Cierre de la visita de control” e inicia cuando se prioriza un servicio de
control simultáneo en la modalidad de visita de control.

Gráfico n.° 1: Diagrama de contexto

6.2. De los controles antisoborno y debida diligencia

· En el numeral 6.5 “Del compromiso para transparencia” se registra la “Declaración jurada

de compromiso para transparencia y corrección en el accionar del personal de la
Contraloría General y los Órganos de Control Institucional”, que aplica como debida
diligencia del proceso.
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Las siguientes actividades son consideradas controles antisoborno:

· Las actividades 3 “Aprobar Plan de Visita de Control”, 4 “Suscribir el Plan de Visita de

Control” y 5 “Suscribir el Plan de Visita de Control” del 7.1 “Planificación de la visita de
control”.

· Las actividades 8 “Realizar reunión de coordinación” y 10 “Suscribir reporte de avance

ante situaciones adversas” del 7.2 “Ejecución de visita de control”.

· Las actividades 3 “Brindar conformidad del Informe de Visita de Control”, 4 “Suscribir el

Informe de Visita de Control” y 5 “Aprobar el Informe de Visita de Control” del 7.3
“Elaboración de Informe de Visita de Control”.

6.3. Del tratamiento de procesos cancelados o paralizados que se encuentren sujetos a visita
de control

En caso las entidades o dependencias decidan no continuar un proceso materia de una visita
de control y la Comisión de Control no pueda continuar desarrollando dicho servicio de control
por motivos ajenos a esta, la Comisión de Control debe elaborar una hoja informativa dirigida
al Jefe OUO, acreditando la decisión de la entidad y señalando las razones por las que no es
posible continuar con el servicio de visita de control, con lo cual se concluye la orden de servicio.

6.4. De la modificación del Plan de Visita de Control

De identificarse la necesidad de modificar el Plan de Visita de Control (ampliación de plazo,

modificación de procedimientos y otros que no afecten el objetivo general y la pertinencia de
su ejecución para el cumplimento de la finalidad del servicio), la Comisión de Control lo solicita
al OUO o al OCI. La respuesta a dicha solicitud debe darse en un plazo máximo de dos (2) días
hábiles de presentada, caso contrario se da por aprobada.

6.5. Del compromiso para transparencia

El servidor de la CGR presenta anualmente en el mes de febrero, la declaración jurada de

compromiso para transparencia y corrección en el accionar del personal de la Contraloría
General y los Órganos de Control Institucional, de acuerdo a lo establecido en la Directiva
n.° 010-2008-CG Normas para la conducta y desempeño de personal de la Contraloría General
de la República y de los Órganos de Control Institucional.

6.6. Del registro de avance de las actividades del proceso

Durante el desarrollo del presente proceso, se debe registrar las actividades correspondientes
en los aplicativos informáticos de seguimiento y monitoreo respectivos.

6.7. De la satisfacción del cliente

La percepción del cliente respecto a la prestación del servicio del proceso “Visita de control”
se mide de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Satisfacción del Cliente” PR-
MODER-03.

6.8. Del uso del SGD para la emisión de los documentos oficiales de la CGR

Los documentos oficiales de la CGR contemplados en la Directiva n.° 009-2022-CG/DOC

“Gestión documental de la Contraloría General de la República” mencionados en el
presente documento son emitidos mediante el SGD, salvo se indique textualmente lo contrario.

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Son considerados documentos oficiales: acta, carta, hoja de envío, hoja informativa, hoja
informativa profesional, memorando, memorando circular, oficio, oficio circular, proveído,
resolución, entre otros.

6.9. De los cambios organizacionales

De producirse cambios organizacionales posteriores a la aprobación de este procedimiento, las

actividades o responsabilidades asignadas a los OUO mencionados en este documento recaen
en las que hagan sus veces, según el Reglamento de Organización y Funciones de la CGR
vigente.

6.10. De la resolución de casos no previstos

Corresponde al Propietario del Proceso resolver los casos no previstos en el presente

procedimiento.

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7. DESARROLLO

7.1 Planificación de la visita de control

Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica2
Identificada la programación del servicio de control simultáneo en la modalidad de visita de
control, el Operador OUO/Operador OCI recibe la indicación del Supervisor OUO/Supervisor
OCI mediante correo electrónico con copia al Jefe OUO/Jefe OCI para la generación de la
orden de servicio.

Registrar Operador OUO Mediante el SCG genera la orden de servicio para la visita de control, registrando los datos
orden de Operador OCI generales del servicio de control:
1. 2 N/A
servicio - Integrantes de la Comisión de Control
- Plazo de las etapas del hito de control
- Monto de la materia de control
- Costos de horas hombre del equipo del servicio
- Un evento asociado u operativo, de corresponder

Comunica la orden de servicio al Jefe de Comisión, mediante correo electrónico.

El Plan de Visita de Control se elabora sobre la base de la información obtenida en las
acciones de planeamiento correspondiente al control.

El Plan de Visita de Control cuenta con el contenido siguiente:

- Origen: describe si el control se encuentra programado o no por el OUO/OCI.
Elaborar
- Información de la entidad o dependencia: indica el nombre de la entidad o dependencia,
Plan de Jefe de
2. así como el OUO/OCI a cargo del proceso en curso objeto de la visita de control, 3 ®
Visita de Comisión
menciona el sector y nivel de gobierno al que pertenece, e incorpora un gráfico que
Control
identifica a los órganos o unidades orgánicas que intervienen en el proceso.
- Datos del proceso: señala la denominación o identifica el proceso en curso objeto de la
visita de control, fecha de inicio y culminación.
- Alcance: define la actividad o hito de control del proceso en curso.

2 Donde ® señala una actividad crítica, © una actividad de control del proceso y ‫ ס‬una actividad de control antisoborno
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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica2
- Objetivos: según la naturaleza del proceso objeto de la visita de control, se debe
determinar el objeto general que se pretende lograr con el desarrollo de la misma y se
establecen los objetivos específicos que correspondan.
- Plazo y cronograma: el plazo debe considerar los 10 días hábiles previstos en la Directiva
contados desde la planificación hasta la elaboración del informe. El cronograma
comprende las fechas de ejecución del servicio de control del hito.
- Base normativa: precisa la normativa que la entidad o dependencia debe cumplir para la
ejecución del proceso en curso objeto de la visita de control.
- Procedimientos: se detallan los procedimientos a aplicar para el cumplimiento del objetivo
establecido.
- Información administrativa: se detallan los miembros de la Comisión de Control y los
costos directos estimados.
La necesidad de viáticos, pasajes aéreos y anticipos para la Comisión de Control lo
gestiona de acuerdo a los procedimientos "Gestión de viáticos" PR-ARGF-03,
“Gestión de pasajes aéreos” PR-LO-20 y “Gestión de anticipos” PR-EJPRE-05
respectivamente, donde se determinan sus costos relacionados.
- Documentos a emitir: se emite un informe como resultado de la visita de control.
El Plan de Visita de Control será suscrito por el Supervisor y el Jefe de la Comisión, así como
por el Jefe OUO o del OCI a cargo de la Visita de Control.
El plazo para elaborar, revisar, suscribir y aprobar el Plan de Visita de Control es hasta dos
(2) días hábiles de iniciada la etapa de planificación.
Remite el Plan de Visita de Control al Jefe OUO o Jefe de OCI, según corresponda, mediante
correo electrónico para su revisión y aprobación.

Revisar Revisa el Plan de Visita de Control, de estar conforme, lo remite al Jefe de Comisión mediante
Plan de Jefe OUO correo electrónico para su firma y la del supervisor. De tener observaciones coordina con el
3.
Visita de Jefe OCI Jefe de Comisión, la subsanación.
4 ©/ ‫ס‬
Control
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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica2
El plazo para elaborar, revisar, suscribir y aprobar el Plan de Visita de Control es hasta dos
(2) días hábiles de iniciada la etapa de planificación.
Suscriben el Plan de Visita de Control.
Suscribir Jefe de
Remite el plan suscrito al Jefe OUO o Jefe OCI, según corresponda. Mediante correo
el Plan de Comisión
4.
Visita de Supervisor
electrónico, cuando la firma es digital o en físico para firma manual. 5 ©/ ‫ס‬
Control
El plazo para elaborar, revisar, suscribir y aprobar el Plan de Visita de Control es hasta dos
(2) días hábiles de iniciada la etapa de planificación.
Aprueba el Plan de Visita de Control con su suscripción.
Aprobar 7.2
Remite el plan suscrito al Jefe de Comisión. Mediante correo electrónico cuando está firmado
el Plan de Jefe OUO Ejecución de
5.
Visita de Jefe OCI
digitalmente o en físico cuando las firmas son manuales.
la visita de
©/ ‫ס‬
Control control
El plazo para elaborar, revisar, suscribir y aprobar el Plan de Visita de Control es hasta dos
(2) días hábiles de iniciada la etapa de planificación.

7.2 Ejecución de la visita de control

Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Elabora en el SGD el proyecto de documento de
acreditación con el cual se da a conocer a la entidad o
dependencia el personal que desarrolla la visita de
Elaborar proyecto de control. El documento de acreditación es elaborado
documento de utilizando el anexo n.º 7 “Oficio de Acreditación de la
1. Jefe de Comisión 2 N/A
acreditación o Comisión de Control” de la Directiva. El documento
comunicación elaborado es remitido al Jefe OUO.
En caso la visita de control es realizada por un OCI,
elabora el documento de comunicación de inicio de la

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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Visita de Control al Titular de la Entidad utilizando el
anexo n.º 6 “Comunicación de inicio del servicio a
cargo del OCI” de la Directiva. El documento elaborado
es remitido al Jefe OCI.

La Comisión de Control recibe, según corresponda, los

pasajes aéreos, el desembolso por concepto de viáticos o
anticipos, de acuerdo a lo estipulado en los
procedimientos “Gestión de pasajes aéreos” PR-LO-
20, "Gestión de viáticos" PR-ARGF-03 o “Gestión de
anticipos” PR-EJPRE-05 respectivamente.
Revisa, suscribe y emite el documento de acreditación o
comunicación del inicio del servicio de la Comisión de
Control al Titular de la Entidad, mediante el SGD.

En el caso del OCI que cuente con SGD debe hacerlo por
dicho medio, de no contar con el mismo, puede emitirlo
mediante el sistema de gestión de documentos de la
entidad o el medio establecido en la entidad.

De tener observaciones al documento de acreditación o

Emitir documento de
Jefe OUO comunicación, coordina con el Jefe de Comisión la
2. acreditación o 3o5
Jefe OCI subsanación previa a la emisión.
comunicación
La acreditación podrá realizarla la Comisión de Control en
forma física en mesa de partes de la entidad o mediante
mesa de partes virtual, remitiendo el documento de
acreditación o comunicación al Titular de la Entidad,
siguiendo el proceso “Distribución de documentos y
valijas”.

Una vez recibido por la entidad, se comunica al Operador

OUO / Operador OCI, para su registro en el SCG, así
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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
también se remite copia del cargo, física o digital, al Jefe
de Comisión.
La etapa de ejecución de visita de control inicia con la
acreditación de la Comisión de Control ante el Titular de
la Entidad o el responsable de le dependencia. El plazo
máximo para la etapa de ejecución de la visita de control
es de 5 días hábiles.

¿Comisión de Control se constituye en la entidad?:

· Sí: Continúa con la actividad 3.
· No: Continúa con la actividad 5.
Presenta a los profesionales encargados de efectuar la
visita de control ante el Titular de la Entidad o a quien éste
designe; así también, brinda detalles sobre el objetivo, el
plazo y el alcance del servicio de control. Se da constancia
Presentar a la del cargo del documento de acreditación correspondiente,
3. Jefe de Comisión 4 ®
Comisión de Control para iniciar la etapa de ejecución.

Solicita mediante oficio dirigido al Titular de la Entidad la

asignación de los recursos necesarios para la instalación
de la Comisión de Control, de ser necesario.
Instala la Comisión de Control en el ambiente
Instalar la Comisión de
4. Jefe de Comisión proporcionado por la entidad o dependencia, a fin que 5 N/A
Control
pueda realizar la visita de control.
Solicita la información necesaria para el desarrollo de los
procedimientos contenidos en el Plan de Visita de Control.

5. Solicitar información Jefe de Comisión La solicitud de información la realiza mediante oficio 6 N/A
dirigido al Titular de la Entidad ingresado por Mesa de
Partes de la entidad. La misma debe indicar de manera
precisa los documentos o información requeridos, el

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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
formato de entrega (físico o digital), así como el plazo
máximo para la entrega de lo solicitado.

El incumplimiento de las disposiciones respecto a la

entrega de información o documentación requerida por la
Comisión de Control constituye infracción al ejercicio de
control sujeta a la potestad sancionadora de la CGR, de
conformidad con lo señalado en la Ley n.° 27785.
Evalúa el desarrollo del proceso de la entidad, obteniendo
la evidencia mediante el diseño y utilización de actas,
listas de verificación, formatos de entrevistas, para el
desarrollo de los procedimientos contenidos en el Plan de
Visita de Control, estas comprenden principalmente la
Evaluar desarrollo del
aplicación de técnicas de verificación física como la
6. proceso de la entidad Comisión de Control 7 N/A
inspección, indagación y observación, cuyo desarrollo y
materia del servicio
resultados deben constar en el anexo n.° 8 “Cédula de
Trabajo” de la Directiva.

La Comisión de Control puede desarrollar procedimientos

alternativos y complementarios, de estimarlo necesario.
Identifica las situaciones adversas que ameritan ser
comunicadas al Titular de la entidad, a través del Informe
de Visita de Control.

Si durante la etapa de ejecución de la visita de control se

identifican situaciones adversas que requieren acción 8, 9 o 7.3 Elaboración
Identificar situaciones
7. Comisión de Control inmediata por parte de la entidad o dependencia, debe del Informe de Visita de ®
adversas
emitir el anexo n.° 9 “Reporte de Avance ante Control.
Situaciones Adversas” de la Directiva, a fin de evitar
consecuencias negativas.

Para determinar si la situación adversa requiere acción

inmediata, se debe valorar si la acción inmediata de la
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Actividad Actividad
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entidad o dependencia podría evitar la materialización de
la situación adversa.

¿Existen situaciones adversas?:

· Sí: ¿Requiere reunión de coordinación?:
· Sí: Continúa con la actividad 8.
· No: ¿Situación adversa requiere acción
inmediata?:
· Sí: Continúa con la actividad 9.
· No: Continúa con 7.3 Elaboración del
Informe de Visita de Control.
· No: Continúa con 7.3 Elaboración del Informe de
Visita de Control.
De considerar pertinente, realiza una o varias reuniones
de coordinación previas a la elaboración del Informe de
Visita de Control con el Titular de la Entidad o con quien
éste designe, para brindar detalles de su evaluación y
obtener comentarios al respecto.
Estas reuniones deben ser coordinadas por el Jefe de
Comisión en las que deben participar no menos de dos 9 o 7.3 Elaboración del
Realizar reunión de Informe de Visita de
8. Comisión de Control profesionales por oportunidad integrantes de la Comisión ‫ס‬
coordinación Control.
de Control.

¿Situación adversa requiere acción inmediata?:

· Sí: Continúa con la actividad 9.
· No: Continúa con 7.3 Elaboración del Informe de
Visita de Control.

Elaborar reporte de Elabora el reporte de avance ante situaciones adversas

9. avance ante Comisión de Control una vez sean detectadas las situaciones adversas que 10 N/A
situaciones adversas requieren acción inmediata cuándo estas son

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n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
identificadas con la finalidad de que la dependencia
adopte las medidas correctivas.

El plazo máximo para su elaboración es de dos (2) días

hábiles de identificada la situación adversa, el
incumplimiento de dicho plazo genera responsabilidad por
parte de los miembros de la Comisión de Control.

Remiten el reporte al Supervisor o Jefe de Comisión.

Suscribir reporte de Supervisor
Revisan y suscriben el reporte de avance ante situaciones
10. avance ante
adversas.
11 ©/ ‫ס‬
situaciones adversas Jefe de Comisión
Comunica el reporte de avance ante situaciones
Comunicar reporte de adversas, mediante el anexo n.° 10 “Oficio de 7.3 Elaboración del
11. avance ante Jefe de Comisión Comunicación – Reporte de Avance ante Situaciones Informe de Visita de N/A
situaciones adversas Adversas” de la Directiva, presentado por mesa de Control
partes, dirigido al Titular de la Entidad.

7.3 Elaboración del informe de visita de control

Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Revisar resultados Revisan los resultados de la etapa de ejecución de la
1. generados en la fase Comisión de Control visita de control y verifican si existen o no situaciones 2 N/A
de ejecución adversas a incluir en el informe.
El Jefe de Comisión asigna a los integrantes de la
Elaborar proyecto de Comisión de Control el desarrollo de las situaciones
2. Informe de Visita de Comisión de Control adversas para el informe, de ser el caso, para luego 3 ®
Control consolidarlas en el proyecto de Informe de Visita de
Control, tomando en cuenta lo siguiente:

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
· Si se identificaron situaciones adversas, elabora el
Informe de Visita de Control en el que se expone de
manera concreta y objetiva los elementos de esta.
· El informe debe contener como mínimo, lo
siguiente:
- Origen
- Objetivos
- Alcance
- Información respecto del hito de control /actividad
- Situaciones adversas
- Documentación vinculada al hito de control /
actividad
- Información del reporte de avance ante
situaciones adversas
- Conclusión
- Recomendación
· Si no se identificaron situaciones adversas, se deja
constancia de ello, dando cuenta de la evaluación
realizada en el Informe de Visita de Control.

El Jefe de Comisión remite el proyecto de Informe de

Visita de Control mediante correo electrónico al Jefe
OUO / Jefe OCI, para su conformidad.

Mediante el SCS, registra el reporte de avances del

Informe de Visita de Control y solicita su aprobación al
Jefe OUO / Jefe OCI.
Revisa y da la conformidad al Informe de Visita de
Brindar conformidad Jefe OUO
Control, a efecto de continuar con su suscripción y
3. del Informe de Visita
comunicación a la entidad o dependencia a cargo del
4 ©/ ‫ס‬
de Control Jefe OCI
proceso.

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Aprueba el avance del Informe de Visita de Control en
el SCS, generándose en forma automática el número de
informe.

De tener alguna consulta u observación, coordina

directamente con el Supervisor o Jefe de Comisión la
absolución o subsanación respectiva.

El plazo para brindar conformidad es de dos (2) días

hábiles contados a partir del día hábil siguiente de
recibido. El Informe se da por aprobado al no contar con
una respuesta emitida dentro del plazo, sin perjuicio de
la responsabilidad que pudiera generar.

Remite al Jefe de Comisión o al Supervisor el proyecto

de Informe de Visita de Control mediante correo
electrónico, con la conformidad.
Firman el Informe de Visita de Control física o
digitalmente.
Suscribir el Informe de Supervisor
4.
Visita de Control Jefe de Comisión
Remiten el Informe de Visita de Control suscrito al Jefe 5 ©/ ‫ס‬
OUO o Jefe OCI, según corresponda. Mediante correo
electrónico, cuando la firma es digital o en físico para
firma manual.
Aprueba el Informe de Visita de Control con su
suscripción.
Jefe OUO
Aprobar el Informe de
5.
Visita de Control
Remite el Informe de Visita de Control suscrito al Jefe 6 ©/ ‫ס‬
Jefe OCI de Comisión. Mediante correo electrónico cuando está
firmado digitalmente o en físico cuando las firmas son
manuales.

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Elabora el proyecto de oficio de comunicación del
Informe de Visita de Control dirigido al Titular de la
Entidad y demás interesados según corresponda y lo
remite mediante el SGD al Jefe OUO, y en el caso de
Elaborar proyecto de
OCI lo remite vía correo electrónico al Jefe OCI para su
6. oficio de comunicación Jefe de Comisión 7 N/A
aprobación.
a la entidad
Adjunta el Informe de Visita de Control debidamente
suscrito y los documentos anexos que correspondan de
ser el caso.
Revisa, suscribe y aprueba los oficios de comunicación,
mediante el SGD.

En el caso del OCI que cuente con SGD debe hacerlo

por dicho medio, de no contar con el mismo, puede
emitirlo mediante el sistema de gestión de documentos
de la entidad o el medio establecido en la entidad de
acuerdo al anexo n.° 14 “Oficio de Notificación -
Informes de Servicio de Control Simultáneo” de la
Directiva.
Jefe OUO
Comunicar resultados
7. La notificación del Informe de Visita de Control al Titular 8 N/A
de la visita de control
Jefe OCI de la Entidad o al responsable de la dependencia lo
realiza siguiendo el proceso “Distribución de
documentos y valijas” y se debe dar hasta el día hábil
siguiente de su aprobación. La acreditación también
podrá efectuarse por la Comisión de Control en forma
física en mesa de partes de la entidad o mediante mesa
de partes virtual.

Remite una copia del informe para conocimiento, al

Titular del Sector, al Titular del Despacho Ministerial, al
presidente del Poder Judicial, al Titular del Organismo
“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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Sucesora control/critica
Constitucionalmente Autónomo, al gobernador
Regional o al alcalde del Gobierno Local, así como a los
consejeros regionales y regidores municipales
encargados de la fiscalización de la gestión regional o
municipal, según corresponda.

En el caso de las empresas del Estado que se

encuentren bajo el ámbito o dependan del FONAFE, se
remite una copia al presidente del directorio de la
misma.

Cuando la visita de control no es realizada por el OCI,

el Informe de Visita de Control es comunicado al jefe del
OCI para el seguimiento y evaluación de las acciones
preventivas y/o correctivas para la atención de las
situaciones adversas, de ser el caso.

En caso, la visita de control se realice en el marco de

un operativo de servicio de control, el informe de visita
de control también es comunicado al OUO responsable
del operativo, para seguir con el proceso “Operativo
de servicio de control simultáneo”.

Las situaciones adversas contempladas en el Informe

de Visita de Control son tratadas de acuerdo al
procedimiento “Seguimiento y evaluación de las
acciones preventivas o correctivas para la atención
a las situaciones adversas de los informes de
servicios de control simultáneo” PR-SEIRR-02.
Coordinar la Jefe OUO Coordina la publicación del Informe de Visita de Control
8. publicación del Informe en el SPIC siguiendo lo establecido en el 9 N/A
de Visita de Control Jefe OCI procedimiento “Publicación de los informes de
“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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Sucesora control/critica
servicio de control en el portal web de la Contraloría
General de la República” PR-COM-04, dentro de los
tres días hábiles siguientes a la notificación al Titular de
la Entidad.

Registra el Informe de Visita de Control en el SCS, así

como los cargos de los documentos de comunicación al
Registrar Informe de 7.4 Cierre de la visita de
9. Jefe de Comisión titular de la Entidad y Jefe de OCI de ser el caso. N/A
Visita de Control control
Además de reportar el avance del servicio al 100% en
el SCS

7.4 Cierre de la visita de control

Actividad Actividad
n.° Actividad Rol Descripción
Sucesora control/critica
Organiza la documentación generada del servicio de
Organizar la control realizado, la cual contiene, los procedimientos,
documentación de la la evidencia obtenida, informes, entre otros. Separado
1. Comisión de Control 2 N/A
visita de control en tres archivos correspondientes a cada etapa:
Planificación, Ejecución y Elaboración de Informe,
debidamente foliados.
Remite la documentación física y digital al archivo para
Remitir la su custodia, de acuerdo a las disposiciones del
documentación de procedimiento “Transferencia y Conservación de
2. Jefe de Comisión 3 N/A
visita de control al Documentos del Archivo Central o
archivo Desconcentrado” PR-TD-12, de lo cual se obtiene el
CEA.

Concluir orden de Concluye la orden de servicio en el SCG. una vez que

3. Operador OUO Fin del proceso N/A
servicio se haya reportado el avance del servicio al 100%

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

Ver el anexo n.° 1 de este documento.

9. REFERENCIAS DOCUMENTALES

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

PR-ARGF-03 Procedimiento "Gestión de viáticos"
PR-EJPRE-05 Procedimiento “Gestión de anticipos”
PR-LO-20 Procedimiento “Gestión de pasajes aéreos”
PR-MODER-03 Procedimiento “Satisfacción del Cliente”
Procedimiento “Publicación de los informes de servicio de control en el portal
PR-COM-04
web de la Contraloría General de la República”

Procedimiento "Transferencia y Conservación de Documentos en el Archivo

PR-TD-12
Central o Desconcentrado"
Procedimiento “Seguimiento y evaluación de las acciones preventivas o
PR-SEIRR-02 correctivas para la atención a las situaciones adversas de los informes de
servicios de control simultáneo”
Directiva n.° 010-2008-CG “Normas para la conducta y desempeño de
N/A personal de la Contraloría General de la República y de los Órganos de
Control Institucional”.
Directiva n.° 009-2022-CG/DOC “Gestión documental de la Contraloría
N/A
General de la República”

10.REGISTROS

NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

CÓDIGO RUTA/ UBICACIÓN
REGISTRO DEL REGISTRO CONSERVACIÓN FINAL
Orden de Operador OUO/
N/A SCG Permanente Backup
servicio Operador OCI
Carpeta Hasta un mes luego
Plan de visita de compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión
control Comisión de Inf orme de Visita de Central
Control Control
Of icio de Carpeta Hasta un mes luego
acreditación o compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión
documento de Comisión de Inf orme de Visita de Central
comunicación Control Control
File de palanca o
Cargo de
Carpeta Hasta un mes luego
(l)(los)document
compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A o(s) de Jef e de Comisión
Comisión de Inf orme de Visita de Central
requerimiento de
Control: Control
inf ormación
“Ejecución”
File de palanca o
Reporte de Carpeta Hasta un mes luego
Avance de compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión
Situaciones Comisión de Inf orme de Visita de Central
Adversas Control: Control
“Ejecución”
Cargo del of icio File de palanca o
de comunicación Carpeta Hasta un mes luego
del Reporte de compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión
Avance de Comisión de Inf orme de Visita de Central
Situaciones Control: Control
Adversas “Ejecución”
File de palanca o
Hasta un mes luego
Carpeta
Inf orme de Visita de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión compartida de la
de Control Inf orme de Visita de Central
Comisión de
Control
Control:

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

CÓDIGO RUTA/ UBICACIÓN
REGISTRO DEL REGISTRO CONSERVACIÓN FINAL
“Elaboración de
Inf orme”

File de palanca o
Carpeta
Of icio de Hasta un mes luego
compartida de la
comunicación de de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión Comisión de
Inf orme de Visita Inf orme de Visita de Central
Control:
de Control Control
“Elaboración de
Inf orme”
File de palanca o
Carpeta
Cargo de of icio Hasta un mes luego
compartida de la
de comunicación de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión Comisión de
de Inf orme de Inf orme de Visita de Central
Control:
Visita de Control Control
“Elaboración de
Inf orme”
File de palanca o
Carpeta Hasta un mes luego
Cédula de compartida de la de emitido el Envío al Archivo
N/A Jef e de Comisión
trabajo Comisión de Inf orme de Visita de Central
Control: Control
“Ejecución”
File de palanca o
Carpeta
compartida de la Envío al Archivo
N/A CEA Jef e de Comisión 1 año
Comisión de Central
Control:
“Ejecución”
Módulo de Trámite
Documentario del
N/A CEA digital Jef e de Comisión Permanente Backup
Sistema Integral
de la CGR

11.CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del(los) Cambio(s)

Versión inicial del documento.

00 Justificación:
Creación del procedimiento por necesidad de establecer y describir las actividades y
roles para realizar el servicio de control simultáneo en la modalidad de visita de
control.

12.CONSECUENCIAS POTENCIALES

Descripción de las consecuencias

Mejora en el desempeño del proceso debido a su estandarización mediante el presente
procedimiento.

13.ANEXOS

· Anexo n.° 01: Diagramas de flujo del proceso

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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ANEXO n.° 01
Diagramas de flujo del proceso

1.1 Planificación de la visita de control

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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1.2 Ejecución de la visita de control

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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1.3 Elaboración del informe de visita de control

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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1.4 Cierre de la visita de control

“Cualquier impresión no es válida para el SIG”

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