i ali Codigo: PR-ACONT-03,
Contraloria General de la Repiiblica ey
Vigencia: 9/1 091202.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
O
LA CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA DEL PERU
PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS
POR MONTOS QUE NO SUPERAN LAS OCHO
(8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS
(UIT)
;
i wowene canco | | sau reonn
cee | ho 2.05.2
mnt 1
grim [erence | commen nde ts | ay os.22
Seton | arse Le | 24.95. 22
| Seleccisn
Adriana Arciniega | Subgerente de
Manor Mogemzacon
JReviion | cuss trestera | SupentorTérico do
P GestoneProcesos
por:
|
Especialsta de Gestion |
‘Ana Tupa Pardo | Gspecialita
*Cualquier impresién no es valida para el SIG"
Foa(PR-NORM.02}01 PROCEDIMIENTO ]
CONTRATACIONES DE BIENES Y Codigo: PR-ACONT-03
SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Versién: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES Pagina: 2 de 23
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
1. OBJETIVO,
Establecer y describir las actividades y roles necesarios para realizar las contrataciones de bienes
y Servicios cuyos montos sean iguales 0 inferiores a las ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias,
Vigentes al momento de la transaccion, siendo que estas se encuentran excluidas del ambito de
aplicacion de la Ley de Contrataciones del Estado, con la finalidad de atender de manera oportuna
a los requerimientos de las areas usuarias, y asi contribuir al cumpiimiento de los objetivos,
institucionaies,
2. ALCANCE
El proceso comprende todas aquellas actividades, desde la realizacion de indagacién de mercado,
Por parte de la Sudgerencia de Abastecimiento hasta la remision del expediente de contratacion a
la GAD para la gestion del pago.
3. SIGLAS Y DEFINICIONES
34
32
Siglas
+ ABAS : Subgerencia de Abastecimiento,
© EETT : Especificaciones Técnicas.
* GAD : Gerencia de Administracién,
° NIA + No Aplica,
* OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
* oUo Organo u érgano desconcentrado o unidad organica.
+ PLPREPI Subgerencia de Planeamiento Presupuesto y Programacién de
Inversiones.
© RNP Registro Nacional de Proveedores.
= RUC Registro Unico de Contribuyente.
+ SEACE Sistema Electrénico de Contrataciones del Estado.
* sco Sistema de Gestion Documental
= SIAF Sistema Integrado de Administracion Financiera,
+ SIGAMEF Sistema Integrado de Gestion Administrativa,
* SUNAT 1 Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administracién Tributaria,
= TAR Términos de Referencia,
-uT Unidad impositiva Tributaria,
Definiciones
+ Area Técnica Especializada: OUO que de acuerdo a sus funciones tiene la capacidad
necesaria para validar los requerimientos de bienes o servicios,
* Certificacién del Crédito Presupuestario: Es el documento expedido por el Subgerente
de Planeamiento Presupuesto y Programacién de Inversiones o quien haga sus veces en la
Unidad ejecutora, con el cual se garantiza la existencia de crédito presupuestal disponible y
libre de afectacién para asumir las obligaciones con cargo al presupuesto del respective ano
fiscal.
+ Expediente de Contratacién: Conjunto de documentos que respaldan las actuaciones
realzadas desde la formulacién del requerimiento del area usuaria hasta el cumplimiento
total de las obligaciones derivadas de la contratacién, cuya custodia, archivo y preservacién
se encuentra a cargo de la ABAS,
+ Expediente de Pago: Es el conjunto de documentos, incluyendo la conformidad de la
contratacién, que tiene como fin reconocer obligaciones pecuniarias asumidas por la
Entidad
“Cualquier impresion no es valida para el SIG"
Fos{R-NoRM-02)01 PROCEDIMIENTO
rel CONTRATACIONES DE BIENES Y Cédigo: PR-ACONT-03
cee SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Versién: 01
on SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES Pagina: 3 de 23
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Ficha Unica del proveedor: Documento que proporciona informacion relevante para
conocer quiénes son los proveedores de las entidades publicas, su experiencia, desempeno
y si se encuentran habilitados para contratar con el Estado, al cual se puede acceder a
través del Buscador de Proveedores.
+ Indagacién de Mercado: Sobre la base del requerimiento, la ABAS realiza indagaciones
en el mercado para determinar el valor estimado de la contratacién. Asimismo, contiene el
andlisis respecto de la pluralidad de marcas y postores,
+ QUO solicitante: CUO cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada
contratacién 0, que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos
formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificacién de las,
contrataciones, y realiza la verificacion técnica de las contrataciones efectuadas a su
requerimiento, para su conformidad
‘+ Sistema Integrado de Administracién Financiera: Es la herramienta tecnologica que ha
sido disefiada para dar soporte informatico a la gestién financiera del Tesoro Publico.
MARCO CONTEXTUAL,
‘* Decreto Supremo N° 082-2019-EF, que aprueba el TUO de la Ley N° 30225, Ley de
Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.
‘+ Decreto Supremo N° 344.2018-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus
modificatorias, en adelante el Reglamento,
© Cédigo Civil
Directiva N° 0005-2021-EF/54.01, Directiva para la Programacién Multianual de Bienes, Servicios
y Obras.
RESPONSABILIDADES.
+ La actualizacién, difusién, capacitacién y verificacién de la correcta ejecucién del presente
procedimiento es responsabilidad del Subgerente de ABAS.
‘+ El personal de los QUO involucrados, de acuerdo @ su rol, es responsable de cumplir las
disposiciones establecidas en el presente documento y hacer uso de su ultima versién.
+ Elpersonal de los OUO involucrados, de acuerdo a su rol, es responsable de comunicar cualquier
debilidad identificada en el procedimiento que afecte al sistema de gestion antisoborno al Oficial
de Cumplimiento a través de los canales de comunicacion pertinentes,
‘+ Es responsabilidad de los colaboradores informar a sus jefes inmediatos sobre los conflictos de
intereses que pudieran tener en el cumplimiento de las actividades del presente procedimiento.
GENERALIDADES
6.1. De la interaccién de los procesos
El proceso "Contrataciones de bienes y servicios cuyos montos no superan las ocho (8)
Unidades Impositivas Tributarias (UIT)’, cuyo contexto se presenta en el grafico N° 1, esta
conformado por los procesos "Actos preparatorios y selecci6n del proveedor’ y “Ejecucién
ntractual"; € inicia con la recepcion del requerimiento de contratacién de bienes y servicios
verificado y catalogado como fuera de la norma proveniente del proceso "Formulacién de
requerimiento de bienes y servicios
“Cualquier impresién no es valida para el SIG’
Fos(PRNORM.02)0% PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y Codigo: PR-ACONT-03
SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Versién: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES. Pagina: 4 de 23
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Grafico N°
: Diagrama de contexto
6.2. De los controles antisoborno y debida diligencia
En el presente procedimiento se han identificado los siguientes controles:
Todas las consideraciones establecidas en el numeral 6.5 y 6.7 como control no financiero,
Los lineamientos del numeral 6.3 para el uso de caja chica son controles financieros.
Numeral 6.9 controles asociados a evitar el fraccionamiento en las contrataciones
La actividad 4 indica los criterios de debida diligencia a verificar al socio de negocio “antes
de la contratacién* de "7.1 Actos preparatorios y seleccidn del proveedor
‘+ Las actividades 3, 11, 12, 16 y 17 son actividades de control no financieros de "7.1 Actos
preparatorios y seleccién del proveedor’.
«Las actividades 1,10 y 11 son actividades de control no financieros de "7.2 Seguimiento
contractual de bienes y servicios"
6.3. De las compras por caja chica
Se atenderan por caja chica aquellos requerimientos que por su naturaleza demanden su
cancelacién inmediata 0, que, por su finalidad, caracteristica 0 urgencia, no puedan ser
programados y contratados, de acuerdo a lo establecido en la normativa de contrataciones del
Estado vigante y de acuerdo a lo establecido en el procedimiento "Gestién del Fondo de Caja
Chica" PR-FI-O1
6.4, De las excepciones del procedimiento
+ El pago de los arbitros de os inmuebles propios, se tramitan remitiendo un memorando a
ta GAD sustentado en el cronograma de pago correspondiente.
+ Elpago de los servicios de las Entidades Prestadoras de Salud, se tramitan generando una
orden de servicio sustentado en el requerimiento remitido por la Subgerencia de Bienestar
y Relaciones Laborales o la que haga sus veces,
‘+ Elpago de los servicios basicos se tramita generando una orden de servicio sustentado en
él recibo correspondiente
Servicios de publicaciones que se realicen en el diario oficial E! Peruano.
La contratacién de los servicios de defensa legal, conforme a lo sefialado en el presente
documento.
+ Cuando se trate de bienes y servicios, que por su naturaleza y exclusividad la prestacién
esté a cargo de un proveedar tnico,
“Cualauir improsién no ee valida para el SIG*
FOs(PR.NORM-02)01 PROCEDIMIENTO
c CONTRATACIONES DE BIENES Y | R-ACONT-03,
aconeuoan | SERVICIOS POR ONTOS UENO | Version: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES Pagina: 5 do 23
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
6.5, De las cotizaciones necesarias para la seleccién del proveedor:
+ Los requerimientos iguales o menores a tres (3) UIT, deben contar como minimo con una
cotizacion
+ Los requerimientos mayores a tres (3) UIT, deben contar como minimo con dos
cotizaciones.
‘+ Las siguientes contrataciones pueden ser atendidas con una sola cotizacién, independiente
del monto a contratar:
= Contratacién de bienes y servicios urgentes requeridos por la Alta Direccién
+ Contrataciones con proveedor tinico
- Contratacien de locadores de servicios.
= Contrataciones de servicios de mantenimiento correctivo o de reparacién de bienes
muebles e inmuebles que requieran ser atendidos de manera urgente.
= Contrataciones de servicios de defensa legal
= Contrataciones de bienes y servicios que se requieran con cardcter de urgente, previa
justificaci6n del rea usuaria 0 area técnica especializada, segiin corresponda; 0 de
interés institucional
6.6. De la aplicacién de penalidades
Las penalidades por mora seran determinadas, calculadas y deducidas de conformidad con lo
establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado vigente, en lo que
corresponda
Asimismo, se pueden aplicar otras penalidades distintas a las de mora, que se aplicaran de
‘acuerdo con lo previsto en el requerimiento y el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado vigente.
6.7. De la resolucién de las contrataciones.
Corresponde a la ABAS resolver las contrataciones en los casos en que el contratista
+ 2} Incumplainustiicadamente oblgaciones contractuales, legales o reglamentarias @ su
(4 cargo, pese a haber sido requerido para ello.
b) Haya ilegado a acumular el monte maximo dela penalidad por mora oe! monto maximo
6 para otras penalidades, en la ejecucion de la prestacion a su cargo. 0
©), Paralce o reduzca inusiicadamente la ejecicion de la prestacion, pese a haber sido
requerido para corregir tal situacion,
4) Incumplimiento de la cldusula anticorrupci6n establecida en el requerimiento de la
contratacién, la misma que forma parte del contrato, orden de compra u orden de
servicio,
La resolucion del contrato © la orden de servicio/compra, requiere previamente de la emisién
de un informe del area usuaria 0 drea técnica especializada, segin corresponda.
En caso de incumplimiento de obligaciones por parte del contratista, el area usuaria informa a
las ABAS indicando claramente el sentido de estas y el plazo que se otorgara al contratista
para subsanar, el cual, en ningun caso sera menor de dos (2) ni mayar de ocho (08) dias. La
ABAS, comunica al proveedor las observaciones, otorgdndole el plazo de subsanacién
informado por el area usuaria.
‘Cualquier impresién no es valida para el SIG"
Foa(PR-NORN.02)01 PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y || Codigo: PR-ACONT-03
SERVICIOS POR MONTOS QUENO Version: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES Pagina: 6 de 23
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
638.
69.
6.10.
La Entidad comunicaré mediante documento al proveedor, la resolucién contractual de forma
total o parcial, la misma que queda resuelta de pleno derecho a partir de la recepcién de dicha
‘comunicacion,
La resolucién parcial solo involucra a aquella parte de la contratacién afectada por el
incumplimiento y siempre que dicha parte sea separable e independiente del resto de las.
obligaciones contractuales, siempre que la resolucién total de la contratacién pudiera afectar
los intereses de la Entidad.
En caso de haberse suscrito contratos, la resolucién de los mismos correspondera a la GAD.
De la evaluacién de los proveedores.
De acuerdo con el articulo 46 de la Ley, el Registro Nacional de Proveedores (RNP) es el
sistema de informacién oficial Unico de la Administracion Publica que tiene por objeto registrar
y mantener actualizada durante su permanencia en el registro, la informacion general y
relevante de los proveedores interesados en participar en las contrataciones que realiza el
Estado, asi como implementar herramientas que permitan medir el desemperio de los
proveedores que contratan con el Estado,
Del fraccionamiento de contrataciones
Se encuentra prohibido fraccionar la contrataci6n de bienes y servicios para dar lugar a
Contrataciones iguales 0 inferiores a ocho (8) unidades impositivas trbutarias,
De los casos no previstos
Corresponde a la ABAS determinar el procedimiento para los casos no previstos.
‘Cualquier impresién no es valida para el SIG
Fo4(PR.NORM-02)01 7. DESARROLLO
PROCEDIMIENTO
CONTRATAGIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
7.4 Actos preparatorios y seleccién del proveedor
NP Actividad Rol Deserip«
Reslzara | Eapcisi
1 REBRRg EEGRSRST “MPReACOMT 9) aa entlacnal conc bola moda ce
1d la ABAS :
4 Danie aa - Formato “Oferta Econémica — Locadores” F09(PR-ACONT-03)
Una vez recibido el requerimiento verificado del procedimiento “Formulacion
del requerimiento para la contratacion de bienes y servicios” PR-ACONT-
01, inicia la indagacion de mercado, invitando a cotizar a los proveedores, a
través de correo electronico. Asimismo, podra obtener precios de la
contratacién, consultando otras fuentes (Precios historicos 0 del SEACE,
paginas web, etc.)
Cuando invite a cotizar, adjunta los siguientes documnentos:
- Formato “Cumplimiento del requerimiento y otras condiciones” F01(PR-
ACONT-03),
- Formato “Oferta Econémica” F02(PR-ACONT-03).
- Formato “Autorizacién para abono en cuenta” F03(PR-ACONT-03).
- Formato “Cumplimiento del requerimiento - Locacién de Servicios”
FO5(PR-ACONT-03), para la contratacién del servicio bajo la modalidad de
locacién.
~ Requerimiento del bien o servicio a contrater.
El numero de cotizaciones necesarias depende de lo sefialado en el numeral
6.5 del presente documento,
Para el caso de las contrataciones de servicios de defensa legal, el Especialista
‘en Contrataciones de la ABAS, invita a cotizer, via correo electrénico, al
profesional propuesto por el trabajador 0 ex trabajador que solicité la
contratacién del servicio de defensa legal y evalia el cumplimiento de los TAR
y requisitos por parte de dicho profesional
* Donde ® sefala una actividad critica y © una actividad de control
“Cualquierimpresién no es valida para el SIG"
- Formato “Declaracién Jurada para la gestién de conflicto de intereses”
Cédigo: PR-ACONT-03,
etividad
Sucesora
204
Versién: 01
Pagina: 7 de 23
‘Actividad
| sontrolieritica’
Fo4(PR-NORM.02}01 2
c
Actividad
Solicitar
validacion de la
cotizacion
Validar
cotizaciones
Rol
Especialista en
Contrataciones de
la ABAS
QUO solictanter
Area Técnica
Especializada
PROCEDIMIENTO
| CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO__
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Descripeién
2Es una contratacién de servici
* Si: Continua con la actividad 4
+ No: Continda con la actividad 2
de defensa legal?
Recibida las cotizaciones, la ABAS, a través del SGD, solicta la validacién de
la(s) cotizacién(es) a la OUO solicitante 0 al Area Técnica Especializada,
cuando las EE.TT 0 TaR han sido visadas por ésta ultima,
Cuando se trate de contrataciones bajo la modalidad de locacion de servicios,
el especialista de la ABAS, requiere al responsable de la OUO solicitante, la
validacién de las cotizaciones a través de correo electrénico institucional
En caso de la contratacién de servicio defensa legal no aplica las actividades
de validacion.
Revisa y evaliia las cotizaciones, veriicando si estas cumplen con lo solicitado
en el requerimiento, debiendo comunicar 2 la ABAS los resultados de la
‘evaluacion, por el mismo medio a través del cual le fue solicitado,
Cuando se trate de contrataciones bajo la modalidad de locacién de servicios,
el responsable de la QUO solicitante o el personal indicado por este, valida las
cotizaciones y remite al especialista ABAS a través de correo electronico
institucional. En el supuesto que la validacién sea realizada por el personal de
la QUO, debera copiar el correo electronico al responsable de la QUO,
Cuando el requerimiento ha sido canalizado a través del area técnica
especializada, ésta es responsable de validar la(s) cotizacidn(es).
Para la validacién de las cotizaciones, el QUO solicitante podra considerar el
siguiente formato:
Formato “Cuadro de validacién de cotizaciones” F06|PR-ACONT-03)
Este formato de validacién no es aplicable para las contrataciones bajo la
modalidad de locacién de servicios.
‘Cualquier impresién no es valida para el SIG’
Cédigo: PR-ACONT-03 |
Versién: 01
Pagina: 8 de 23
‘Actividad ‘Aetividad
Sucesora __controlleritica’
3 NA
104 ¢
FOs(PR-NORM-02)01 PROCEDIMIENTO Cédigo: PR-ACONT-03
CONTRATAGIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Version: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT) | Pagina: 9 de 23
‘Actividad ‘Actividad
Sucesora __controlleritica’
|
|
J
N Actividad Rol Descripcién
ZExiste al menos una cotizacién validada?
* Si: Continda con la actividad 4.
+ No: Retorna a la actividad 1, previa actualizacién del requerimiento por parte
del area usuaria, de ser el caso,
Cuando el valor estimado es mayor a un (1) UIT, el especialista ABAS verifica
que el proveedor cuente con el RNP vigente en el objeto de la contratacién y la
A informacién de la Ficha Unica de Proveedor en la pagina de! OSCE.
De existir mas de una cotizacién valida, elaborara un cuadro comparativo a fin
de determinar la oferta ganadora, considerando las mejores condiciones de
oportunidad y precio de la contratacién, debiendo emitir el informe de
indagacién de mercado, indicando el nombre o razén social del proveedor
seleccionado y recomendando solicitar la certificacién de crédito presupuestario
ylo previsién presupuestal, segiin sea el caso,
G El expediente de contratacién y el informe de indagacién de mercado es
f- elevado al Subgerente de la ABAS, quien lo remite al Especialista ABAS en
Especialista en | Programacién, a fin de solicitar la cerificacién de crédito presupuestario y/o
ioapas previsién presupuestal, segin sea el caso, considerado el precio de la oferta
ganadora.
J || selena
|) provesor
En el caso de contrataciones bajo la modalidad de locacion de servicios, se
remitira mediante correo electrénico al Especialista ABAS en programacién, los,
siguientes documentos que forman parte del expediente de contratacién: i)
Memorando del rea usuaria con pedido SIGA MEF y TAR; y, ii) cotizacion
validada, a fin de solicitar la certficacion de crédito presupuestario y/o la
previsiGn presupuestal, segun sea el caso.
Para el caso de contrataciones de defensa legal, el Especialista ABAS emite
Hoja Informativa profesional al Subgerente ABAS, quien lo deriva al
Especialista ABAS en programacion, para solicitar la cerlficacion de crédito
presupuestario y/o previsién presupuestal, segin sea el caso.
“Cualquier impresion no es valida para el SIG”
Foa(PR-NORM-02)01 SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO |
Descripcion
Recibe el expediente de contratacién y verifica en el SIGA MEF y SIAF si se
Ne] Actividad Rol
Gestionar pect
5. disponibildad —prestpuestoy
Presupuestal | Contrataciones
Solitaria
fg, 2PrObacién dela Subgerente dela
propuestade BAS
nota modificatoria
Solicitar
certficacién del
7, oédito Subgerente dela
presupuestario ABAS
ylo prevision
presupuestara
x
cuenta con disponibilidad presupuestal
De existir la disponibilidad presupuestal:
= Genera la certinicacion del crédito presupuestario en el SIGA MEF, para su
posterior interfase automatica entre el SIGA MEF y SIAF.
= Si la prestacién llega a superar el afio fiscal registra la prevision
presupuestaria en el SIGA MEF.
Caso contrario solicita la aprobacién de la propuesta de nota modificatoria.
2Existe disponibilidad presupuestal?
Contin con la actividad 7.
+ No: Continda con la actividad 6.
Solicita mediante memorando a la PLPREP! Ia habiltacion presupuestal. Una
vez recibida la habiltacién presupuestal, se solcita la certificacion del crédito
presupuestario, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Certificacion
y previsién presupuestaria” PR-EJPRE-O1
El memorando es elaborado por el Especialista en Programacién, Presupuesto
y Contrataciones de la ABAS y suscrito por el Subgerente de la ABAS,
Solita mediante memorando a la PLPREPI ta cettificacién del crédito
presupuestario y/o previsién presupuestaria, La prevision presupuestaria se
solicita cuando la ejecucién de la contratacién supera el ejercicio fiscal, de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Certificacién y prevision
presupuestaria” PR-EJPRE-O1
Elmemorando es elaborado por el Especialista en Programacién, Presupuesto
y Contrataciones00 de la ABAS y suscrito por el Subgerente de la ABAS.
‘Cualquier impresion no es valida para e! SIG*
607
Cédigo: PR-ACONT.03 |
\Versién: 01
Pagina: 10 de 23,
~Aetividad
| controlicriticat
NIA
NA
Fo4(PR-NORW-02}01 ]
PROCEDIMIENTO. |
i CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
NO Actividad Rol
Comunicar
certficacion del Especialsta en
a. crite Programacisn,
9 presupuestario _Presupuesto y
yo prevision _Contrataciones
presupuestaria
eu
- Determinar si
\ corresponde
Ln emitrorden de | Especialista en
/ 9. compracde —_Contrataciones de
servicio, 0 [a ABAS
iB elaborar el
(f contrato
a
Elaborar contrato Ee shecieleta Ga.
10. y gestionar firma Ejeoucion
yigestonay frm | Contrectusl de la
ABAS
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Descripcién
Una vez recibida ta certificacion del crédito presupuestario y/o previsin
presupuestaria, se remite el expediente al Especialista en Contrataciones de la
ABAS,
En los casos de contratacion de servicios de defensa legal, se remite el
expediente al Especialista de Ejecucién Contractual.
ZEs una contratacién de servicio de defensa legal?
‘© Si: Continda con la actividad 10,
‘+ No: Continia con la actividad 8.
Recibe el expediente de contratacion y verifica si la ejecucién de la prestacion
superard el ejercicio fiscal; de ser asi, proyecta el documento y lo deriva al
Equipo de Ejecucién Contractual para la elaboracién del contrato
correspondiente,
Si la prestacién no llegara a superar el ejercicio fiscal, se podra emitir la orden
de compra o servicio, segun corresponda,
zExiste la necesidad de generar un contrato?
* Si: continua con la actividad 10,
+ No: continua con la actividad 15,
Recibe el expediente de contratacién y solicita mediante correo electronico al
proveedor adjudicado, la presentacién de los documentos para la suscripcion
{del contrato en el plazo maximo de cinco (05) habiles,
Elabora informe sobre la procedencia de suscribir el contrato,
Elabora el contrato? conforme a la informacién contenida en el expediente de
contratacién y remite al Coordinador de Ejecucién Contractual de la ABAS para
Su revisién. Posteriormente remitira el contrato por correo electronico al
proveedor para su suscripcién,
La eausula anticorupcion deberd estar includa en el contrat,
*Cualquier impresion no es valida paral SIG"
Codigo: PR-ACONT.03
Version: 04 |
Paginas de 23 |
‘Aetividad
Sucesora
8010
10015
"
Actividad
controlleritica’
NA
Foe(PR-NORW-02)01 Rol Descripeién
‘Actividad ‘Actividad
Sucesora_controlicritica’
nN
Recibe el contrato suscrito por el proveedor y procede a visatlo y gestiona el
visado del Coordinador de Ejecucién Contractual. Luego, deriva el expediente
de contratacién al Subgerente de la ABAS.
Para el caso de contrataciones del servicio de defensa legal, elabora el proyecto
de contrato, el cual debe consignar su visto, el visto del Subgerente de la ABAS.
y la firma del contratista, para posteriormente ser remitido a la GAD para su
respectiva evaluacién y firma
Recibe el expediente de contratacion y revisa que el contrato esté conforme a
la informacién contenida en el mismo, procediendo a visarlo y remitilo a la
Revisar y viser Subgerente dela GAD. 12
contrato ABAS
En el caso de no estar conforme coordina con el Especialista de Ejecucion
Contractual, la subsanacién correspondiente,
Revisa que el contrato esté conforme a la informacién contenida en el
Gerente dela _-expediente de contratacién, procediendo a firmario y remitirlo a la ABAS.
Suseribir contrato | GAS 13 ©
En caso no estar conforme, formula observaciones y lo devuelve a la ABAS
para le subsanacién correspondiente, y posterior firma
Recibe el contrato firmado y lo deriva al Especialista de contrataciones de la
AABAS encargado. Sin embargo, en el caso de contrataciones de servicios de
defensa legal, lo deriva al Especialista de Ejecucién Contractual de la ABAS
Derivarcontrato Subgerente dels para eltramite correspondiente. 14015 NIA
2ES una contratacién de servicio de defensa legal?
I: Continda con la actividad 14.
+ No: Continda con la actividad 15,
Gaus Especialista de
jaar Ejecucion Recibe del Subgerente de la ABAS, el contrato suscrito para su administracién
Expediente de Gontractual de la_ el expediente de contratacién para su custodia, : Oe
Contratacin | Kan
‘Cualquier impresién no es valida para el SIG"
F04(PR-NORW-02}01 16.
17.
~~
LA CONTEALORIA
Actividad
Generar orden de Especialista en
Contrataciones de
compra o de
servicio
Visar orden de
compra o de
servicio
‘Suscripcién orden
de compra o de
servicio
PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Rol Descripeién
la ABBAS
Coordinador de
Programacion y
Entrega al contratista, un ejemplar en original del contrato suscrite 0 remite una
versién digital de! mismo al contratista via correo electrénico,
Genera la orden de compra o de servicio’, para ello, registra en el SIGA MEF a
orden de compra o de servicio y solicita mediante correo electrénico al
Especialista en Programacién, Presupuesto y Contrataciones de la ABAS el
registro del compromiso anual y mensual en el SIAF.
ABAS.
Finalmente, imprime la orden de compra o de servicio, la suscribe y la remite al
Coordinador de Programacién y Procedimientos de Seleccién de la ABAS,
adjuntando el expediente de contratacién,
Procedimientos _ Subgerente de la ABAS.
de Seleccién de
la ABAS
de la ABAS, la subsanacién correspondiente.
Revisa la orden de compra o de servicio y de encontrarlo conforme la suscribe.
De existir observaciones la devuelve al Coordinador de Programacién y
Subgerente dela Procedimientos de Seleccién de la ABAS para su correccion
ABAS
Coregida la orden de compra o de servicio la suscribe y la deriva al Especialista
Luego, realiza la interfase automética entre el SIGA MEF y SIAF del
compromiso anual y mensual, y comunica mediante correo electrénico la
asignacién del N° de expediente SIAF al Especialista en Contrataciones de la
Revisa la orden de compra o de servicio que esté conforme con la informacion
contenida en el expediente de contratacién, procediendo a firmarlo y remitiro al
En el caso de no estar conforme coordina con el Especialista en Contrataciones
‘en Contrataciones de la ABAS para la notificacion al proveedor adjudicado.
» Lalpusula anticomupcin debers estar incluida en fa orden de compra o de servicio,
“Cualquier impresién no es valida para el SIG”
Cédigo: PR-ACONT-03,
Versién: 07
Pagina: 13 de 23 |
|
‘Actividad ‘Actividad
Sucesora _controlicrticat
6
7
18
Fo«(PR-NORM-02)0% N Actividad Rol
4 i Especialista en
18, Notficar al Contrataciones de
Pr la ABAS
€
i\ Pubicar écdenes Especalistaen
PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Doseripcién
Notifica la orden de compra o de servicio mediante correo electrénico al
proveedor adjudicado, con copia al QUO solicitante y de corresponder al Area
‘Técnica Especializada. En el caso de bienes se notifica la orden de compra al
Equipo de Control Patrimonial y al Equipo de Almacén de la ABAS.
Registra en el SIGA MEF la notificacién de la orden de compra o de servicio.
Remite el expediente de contrataciones al Equipo de Ejecucién Contractual,
para la gestion de pago.
Registra y publica en el SEACE las érdenes de compra y de servicio emitidas y
notificadas a los proveedores adjudicados, dentro del plazo de cinco (05) dias
habiles del mes siguiente, de acuerdo a lo establecido en la Directiva N° 003-
2020-OSCEICD DISPOSICIONES APLICABLES PARA EL ACCESO Y
REGISTRO DE INFORMACION EN EL SEACE.
‘Cualquier impresion no es valida para el SIG"
Cédigo: PR-ACONT-03
Version: 01
Pagina: 14 de 23,
Actividad [Actividad
‘Sucesora __controllritica*
19 NA
Fin del proceso
y72
Seguimiento
contractual de a)
bienes y
servicios
Foa(PR-NORM-02)01 PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
7.2 Seguimiento contractual de bienes y servicios
Ne Actividad Rol
Durante la vigencia de la orden de compra o servicio ylo contrato, supervisa el
XQ Ccumplimiento de las obligaciones contractuales. Cuando el requerimiento ha
sido canalizado a través de un Area Técnica Especializada esté es responsable
Supenisarl uo soletantel de ctegalaconformided
1 delas Arcateenca Gabe seflar que, el ngreso de benes y sumiistos se realize conforme alo
obligaciones es establecido en el procedimiento “Gestion de Almacén” PR-GALM-01.
) cones eCumple prestacion?
# Si: Conn con la actividad 2.
: 5 No: Contin eon a seca 3
Remite mediate memorende ala ABAS, la “Conformidad de bine y
servicios” FO7[PRLAGONT.03) 0 el formato "Conformidad de servicio ~
Locedores” FOS(PRLACONT-02) seguncoresponda
: Los entregables se remiten en original adjunto al memorando; caso contrario,
(j come oud slant) S© debe nformar su justtesclon
(2 Em gag Atsatéenca”” _Elmemarando emitendo cnformiad es elaborado pore personal desigrado
especielzada por el OUD y suse pre esponsable cel OU.
La confomidad de ingreso de benesy sumises se realize confome a lo
estalecico ene procedminto "Gestion de lmacén” PR-GALMOt
El plzo para emir conforidad es de siete (7) ais clendario de productia
la erireps cal eno sence
QUO scictate!__Comunica mediante menorando a la ABAS el ncumplinientoobigecones
5, Comunicar Area Técnica” cantatualen, asjuntando el Informe que fo susteta. El lace aus se clorgara
incumplimiento | Espevaizeda _ al canvatsa ara subsanar ol ncumplmiento de obigecones on ingun sae
sera menor de dos (2) ni mayor de acho (08) dias.
Cédigo: PR-ACONT-03,
Version: 01
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|
Actividad Actividad
Sucesora___controlleritica
203
10 ®
4 NA
FOs(PR-NORM.02)01 a PROCEDIMIENTO (Cédigo: PR-ACONT-03
eer CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE No Version: 01
a SON SUPERAN LAS OCHO (6) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT) Page ode
ins i = | Aetivdad 7 Aetvidad
Pipettes a os Deseret | Sucesora__controlicritica
EI memorando informando el incumplimiento es elaborado por especialsta de
la OUO y fmado por el responsable dela OUD.
A soicta al povedornedante cata en ol SGD, qo loan sbeae la
observaciones formuladas por la QUO solicitante o el Area técnica
especializada, respecto a la ejecucién de la prestacion.
La carta solicitando al Contratista la subsanacién de las observaciones sera
notiicada via correo electronico. Dich carta es elaborada por el Especialista
de Ejecucion Contractual de la ABAS y suscrito por el Subgerente de la ABAS.
Solctaral —gupseramte ela Pa el caso de const de servicios de defensa legal. se suctré a la
Contratstala | S26 Drewtva Nr O1E2000.06/AI."Defonsa yfo asesor par colaboradores y &X 5 7yp _
subsenecin de colaoradores dela COR y sus modticaoras, 7
———
2Esun bien o suministro?
Si: gProveedor entregé los bienes o suministros?
i: Continda con la actividad 8.
‘= No: Continda con la actividad 7.
‘+ No: gProveedor remitié subsanacién de observaciones?
* Si: Continua con la actividad 5
+ No: Continua con la actividad 7.
Especialista de | Recibe el documento del proveedor mediante el cual, se levantan o subsanan
Bem scion de | Elecucion las observaciones y lo remite a través de SGD al OUO solicitante o el Area . A
Subsanacionde Goniractual dela | teniea expeciaizade, a fin que evalie el documento presentado por el
servaciones ABAS contratsta
Evaluar (QUO solictantey
levantamientoo Area técnica Evalia el documento que contiene el levantamiento y/o subsanacion de 708
subsanacion de especializada observaciones por parte del contratista
observaciones
‘Cualquier impresion no es vélida para el SIG"
Foa(PR-NORW.02}01, 7
UA CONTRALORIA
Actividad
Resolver la
relacién
contractual
PROCEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
Rol
Subgerente de la
ABAS
Descripeién
De estar conforme, remite a la ABAS Ia conformidad de la prestacién a través
del formato “Conformidad de bienes y servicios” F07(PR-ACONT-03) 0 del
formato “Conformidad de servicio — Locadores” FO8(PR-ACONT-03),
segtin corresponda,
De no estar conforme, emite un informe a la ABAS precisando los
incumplimientes incurridos por el contratista y recomendando la resolucion de
la relacién contractual
Esta conforme?
i: Continua con la actividad 8.
‘+ No: Continda con Ia actividad 7.
Recibe el informe del QUO solicitante 0 del area técnica especializada, en el
‘ual se sustenta y recomienda la resolucién de la relacién contractual
Notifica mediante carta ditigida al contratista, resolviendo la relacién
contractual, que puede ser parcial o total, La resolucion de la relacién
contractual debe ser comunicada a la QUO solicitante o el area técnica
especializada
La carta de resolucién de la relacién contractual, es elaborada por el
especialista de ejecucién contractual de las ABAS y suscrta por el Subgerente
de ABAS,
En el caso de resolucién parcial, se pagara la parte ejecutada previa
conformidad del QUO solicitante o el area técnica especializada y se aplicara
la penalidad que correspondan.
Para el caso de contratos de servicios de defensa legal, se sujetara a la
Directiva N° 011-2020-CGIAJ, “Defensa y/o asesoria par colaboradores y ex
colaboradores de la CGR” y sus modificatorias.
28e realizara pago?
+ Si: Continia con la actividad 8,
= No: Fin,
‘Cualquier impresién no es valida para el SIG
Cédigo: PR-ACONT-03,
Versién: 01
Pagina: 17 de 23
‘Actividad ‘Actividad
Sucesora controlleritica
8 oF in NIA
Fos(PR-NORM.02)01 PROCEDIMIENTO.
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
(Cédigo: PR-ACONT-03
‘Version: 01
Pagina: 18 de 23,
NP) Actividad
Veriticar si es
2, necesario
aplicar
penalidad
Elaborar
9, _ informe de
aplicacion de
penalidad
Notificar
10.| aplicacion de
penalided
Verificar y
remitir
‘expediente de
ago
Especialista de
Ejecucion
Contractual de ta
ABAS.
Especialista de
Ejecucien
Contractual de la
ABAS
Subgerente ABAS.
Analista de pago de
Ejecucién
Contractual de la
ABAS
Descripeién
Sobre la base de la informacion remitida por el OUO solictante 0 e! Area
técnica especializada, verifica si es necesario aplicar alguna penalidad.
2Es necesario aplicar penalidad?
* Si: Continda con la actividad 8
+ No: Continda con la actividad 11
Sobre la base de la informacion del QUO solictante o el Area técnica
especializada, elabora el informe de aplicacién de penalidad, y proyecta la carta
de notificacién de la penalidad al contratsta.
Notifica mediante carta en el SGD al contratista la penalidad aplicada,
La Carta es elaborada por el Especialista de Ejecucién Contractual y suscrita
por el Subgerente de la ABAS.
El Especialista de Ejecucién Contractual de la ABAS, notifica mediante correo
electrénico la carta de aplicacién de penalidad
Verifica la documentacién recibida a fin de determinar si cumple con lo
establecido en el contrato, la orden de compra, de servicio y requerimiento.
De estar conforme la documentacién, registra la conformidad en el SIGA MEF
y remite el expediente de pago al Unidad de Contabilidad de la GAD, de
‘acuerdo a lo establecido en el proceso “Ejecucién financiera de gastos”,
adjuntando los siguientes documentos:
- Pedido SIGA MEF
- Memorando de requerimiento,
= Proveido de la GAD.
+ TaR/ EET,
= Cotizacion de proveedor.
- Ficha RUC SUNAT ~ RNP.
~ Cédigo de Cuenta Interbancario,
-_Certiicacién de Crédito Presupuestal
‘Cualquier impresion no es valida para el SIG’
Actividad ‘etividad
Sucesora____controlicritica
gutt
10
" ©
Fin del proceso
Fo4(PR-NORN.02)01 _ . CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Version: of
nme | SUPERAN EAS OcHo (@) UNIDAGES imPostTivas TRIBUTARIAS (OT) Pagina 19 e 23
° . e Actividad Actividad
Ne) Actividad Rel Deseripetén een eal
= Formato “\Conformidad de bienes y servicios" FO7(PR-ACONT.03) 0
formato “Conformidad de servicio ~ Locadores” F08(PR-ACONT-03),
ssegin corresponda.
~ Guia de remision, de corresponder.
= Suspension de renta de ta categoria, de corresponder.
= Comprobante de pago.
ay ~ Contrato, orden de servicio u orden de compra, segin corresponda.
~ _Notificacion de la orden de servicio/ orden de compra
~ Formato de aplicacion de penalidad, de corresponder.
Previo a la remisién del expediente de pago, digitaliza todos los documentos
del expediente debidamente foliado y los archiva en la carpeta compartida de
Abastecimiento,
De existir observaciones al expediente de pago, la subsanacién de los
documentos observados, debe coordinar con el OUO solicitante o el Area
técnica especializada o contratista, segtin correspond.
‘Subsanada la observacién continua con la gestién de pago,
KX “Cualquierimpresion no es valida para el SIG’
FO6(PR-NORN.02)01 PROGEDIMIENTO
CONTRATACIONES DE BIENES Y (Cédigo: PR-ACONT-03
SERVICIOS POR MONTOS QUE NO Version: 01
SUPERAN LAS OCHO (8) UNIDADES Pagina: 20 de 23,
IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS (UIT)
8, DIAGRAMA DE FLUJO
Ver el anexo N° 1 de este documento,
9, REFERENCIAS DOCUMENTALES
cévico | NOMBRE DEL DOCUMENTO
[PR-GALM-O1 Gestién de almacén.
pRaconr-or emulsion dl requeimano para We conatacén de Benes y
PREJPREO1 _Cerficacién y prevision presupuestaria
aE Direciiva N° 003-2020-OSCEICD Disposiciones aplcables para el
acceso y registro de Informacion en el SEACE.
j a ‘Direciva’ N’ 011-2020-CG/AJ, ‘Defensa y/o asesoria par
L colaboradores y ex colaboradores de la CGR"
10.REGISTROS
‘cooigo | NOMBREDEL | RESPONSABLEDEL]——RUTA, “eupo 8POSIEION
neasTno mean UBISMION __CONSERYAGION PAL
our. | curplmienoani | "pelea ABAS’ | aowvode | 1 eho ational de
requesimentoy Breau fesiende | terminado e! ‘schivo Centra
‘ACONT-03) | Gtras condiciones Gone Apastecimiento | conitato/ 1 ano
i Contractat
Especialsta ABAS! | yerivo de | 1 ano adiconal de
AEERPR., otetaeconomica | Fseceeiad® gestion de | tomatoe ‘tive Cena
: een, | steomien | conrato/ tate
Especalsta ABAS! | chivode | 1 afo adicional de
FOuPR. Autonzacin para Especalstaae civode aa acco oe
ACONTHI3) bono en centa Ejecucin 4 geatonde, | teminado el
anactat
eearaeon
ronpn. | meanporaie | EBEERIEABAS! | privy ge 1 ano aclona de
AEQAER Ganon eal geslonge | emnadoel | Arctwo Conta
ij | font de Eiseuclon”—apastecmieto|corvto/ 1 ao
2 ‘Cumplimiento det evan nee T “Archivo de
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