Actualización Del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos PS06 Atención Al Ciudadano y Gestión Documentaria PDF

MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTARIA
MGPP-PS06
Versión N° 02
Rol Nombres Cargo Fecha y Firma

Analista de Archivo Firmado digitalmente por VEGA
CAJAMARCA Braulio FAU
20551178294 soft
de la Unidad de Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 29.09.2020 20:38:45 -05:00
Braulio Vega Cajamarca Atención al
Ciudadano y Gestión
Documentaria
Especialista de la
Unidad de Atención Firmado digitalmente por PERALES
Elaborado Lady Melina Perales VILCA Lady Melina FAU
al Ciudadano y 20551178294 soft
Motivo: Soy el autor del documento
por: Vilca Fecha: 29.09.2020 20:44:30 -05:00
Gestión
Documentaria
Jefe (e) de la Unidad

Firmado digitalmente por ARENAS
Pedro Joel Anthony de Atención al MELGAREJO Pedro Joel Anthony
FAU 20551178294 soft
Arenas Melgarejo Ciudadano y Gestión Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 29.09.2020 20:49:56 -05:00
Documentaria
Jefa de la Oficina de Firmado digitalmente por GARCIA

Norma Gladys García MOLINA Norma Gladys FAU
Planificación y 20551178294 hard
Molina Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 30.09.2020 11:32:29 -05:00
Presupuesto
Revisado
por:
Edgar Marlon Ardiles Jefe de la Oficina de Firmado digitalmente por ARDILES
CHACON Edgar Marlon FAU
20551178294 hard
Chacón Asesoría Jurídica Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 07.10.2020 19:52:04 -05:00
Aprobado Haydee Violeta Chacón

Secretaria Técnica
por: Cabanillas
Firmado digitalmente por

GUSHIKEN KISHIMOTO Silvia FAU
20551178294 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 29.09.2020 22:15:07 -05:00
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MGPP
“Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria”
Versión: 2
ÍNDICE
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO .......................................................................... 4
2. ALCANCE .......................................................................................................... 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................ 4
4. BASE LEGAL ..................................................................................................... 5
5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y
GESTIÓN DOCUMENTARIA .............................................................................. 8
6. INVENTARIO DE PROCESOS ..........................................................................10
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS................................................................11
7.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano 11
7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información en
general u orientación .......................................................................................12
7.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.02 Atención de acceso a la
información pública .........................................................................................14
7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos .........17
7.1.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.04 Atención de quejas por
defectos de tramitación ...................................................................................20
7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias ....23
7.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02 Administración del Sistema de Gestión
Documentaria ...................................................................................................25
7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria ..............26
7.2.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.01 Recepción documentaria
externa (mesa de partes física y/o virtual) .....................................................27
7.2.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.02 Recepción interna de
documentos......................................................................................................30
7.2.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.02 Emisión Documentaria...................32
7.2.2.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.01 Emisión de documentos
que inician expedientes ...................................................................................33
7.2.2.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.02 Emisión de documentos de
respuesta ..........................................................................................................35
7.2.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.03 Despacho de documentos para
la diligencia de mensajería ..............................................................................37
7.3 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03 Administración del Archivo Central ...40
7.3.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03.01 Planificación de Actividades
Archivísticas del Archivo Central ...................................................................42
7.3.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.01 Formulación del Plan Anual
de Trabajo Archivístico....................................................................................44
7.3.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.02 Seguimiento y Evaluación
del Plan Anual de Trabajo Archivístico ..........................................................47
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7.3.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.02 Transferencia de Documentos

Archivísticos ....................................................................................................50
7.3.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.03 Conservación de Documentos
Archivísticos ....................................................................................................54
7.3.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.04 Eliminación de Documentos
Archivísticos ....................................................................................................56
7.3.5 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05 Servicios Archivísticos.........59
7.3.5.1 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05.01 Servicios Archivísticos para
usuarios internos .............................................................................................60
7.3.5.2 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05.02 Servicios Archivísticos para
usuarios externos ............................................................................................63
8. INVENTARIO DE INDICADORES .....................................................................66
9. FICHAS DE INDICADORES ..............................................................................68
9.1 Ficha de Indicador PS06.01.01-I-1 ...................................................................68
9.2 Ficha de Indicador PS06.01.02 -I-1 ..................................................................69
9.6 Ficha de Indicador PS06.02.01.01-I-1 ..............................................................73
9.10 Ficha de Indicador PS06.03.03-I-01 .................................................................77
9.11 Ficha de indicador PS06.03.04-I-01 .................................................................78
9.12 Ficha de indicador PS06.03.05-I-01 .................................................................79
9.13 Ficha de Indicador PS06.03.05-I-02 .................................................................80
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS .................................................................81
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1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Determinar y describir las acciones que comprende cada uno de los procesos y
procedimientos del Macro-proceso de nivel 0 “Atención al Ciudadano y Gestión
Documentaria”, con la finalidad de que éste se desarrolle en forma eficaz y eficiente,
sirviendo como documento orientador e instructivo a los colaboradores que intervienen en
el mismo.
2. ALCANCE
El presente documento es de aplicación por todas las dependencias del Sineace, comprende
la Gestión de la Atención al Ciudadano, Administración del Sistema de Gestión Documentaria
y Administración del Archivo Central.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.1 Acumulación: Acción de registrar, agregar y agrupar diferentes documentos relacionados a
un solo expediente, siendo esta última generada desde el primer documento que originó el
expediente.
3.2 Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar
y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y
uso de los documentos provenientes de los Archivos de Gestión e intervenir en la
transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la
Nación. En el Sineace, el Archivo Central está a cargo de la Unidad de Atención al Ciudadano
y Gestión Documentaria (UAGED).
3.3 Archivo de Gestión: Son responsables de la organización, conservación y uso del documento
archivístico y de transferir la fracción de serie correspondiente al Archivo Central.
3.4 Asignación: Acción mediante la cual un documento es encargado a un personal del Sineace
para su atención.
3.5 Comité Evaluador de Documentos: Instancia de revisión, evaluación y suscripción de las
Fichas Técnicas de Series Documentales de las dependencias para la Formulación del
Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) del Sineace.
3.6 Dependencias: Direcciones, Oficinas y Unidades que conforman la estructura funcional del
Sineace y que actúan en el ámbito de su competencia.
3.7 Derivación: Acción de trasladar la documentación desde una dependencia a otra para su
tramitación.
3.8 Digitalización: Proceso en el cual se genera una copia electrónica del documento físico
mediante un dispositivo digitalizador ("escáner"). Dicha copia es almacenada en el SGD con
imágenes para su visualización y trámite correspondiente.
3.9 Distribución de documentos: Acción de entregar un documento original y/o copias; y sus
anexos al/los destinatarios(s).
3.10 Documento: Instrumento textual o gráfico que contiene determinada información o hecho
fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo. Para efectos del trámite se clasifica en:
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Documento Externo. - Documento proveniente de personas naturales o jurídicas, públicas o

privadas, organismos públicos e instituciones del Estado, recibidos por Mesa de Partes.
Documento Interno. - Documento cuyo origen y destino es una dependencia del Sineace
3.11 Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados correspondientes a un asunto
que se tramita en cualquiera de las dependencias del Sineace. El expediente puede iniciar
con un documento externo o interno, al que se agregan progresivamente los documentos
vinculados a éste en el transcurso del trámite, incluyendo los documentos de respuesta y
cargos de notificación, en los casos que corresponda.
3.12 Mesa de Partes: Unidad de recepción documental que se encarga y responsabiliza del
registro y derivación de la documentación externa.
3.13 Número de expediente o Código de Registro: Es el Número generado por el Sistema de
Gestión Documentaria (SGD) en el proceso de registro inicial de un documento o expediente
efectuado por la dependencia que registra el documento original. Dicho número será
señalado durante la vigencia del trámite tanto por el interesado como por los documentos
que lo refieren o resuelven.
3.14 Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignado a cada serie documental para
cada fase de archivo (gestión o central). Para el caso del Archivo de Gestión, el periodo de
retención inicia una vez que concluye el trámite que le da origen.
3.15 Responsable del Uso del SGD: Son los asistentes administrativos o a quien delegue cada
dependencia del Sineace, estarán encargados de recibir, registrar, derivar, y efectuar el
seguimiento de los documentos según corresponda.
3.16 Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen características comunes; el
mismo tipo documental o el mismo y que por consiguiente son archivados, usados,
transferidos y pueden ser eliminados como unidad.
3.17 Sistema de Gestión Documentaria (SGD): herramienta informática utilizada para automatizar
el trámite administrativo de los documentos con el fin de agilizar y optimizar su manejo y
control en el Sineace.
4. BASE LEGAL
4.1 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivo.
4.2 Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, modificada por la Ley N°27310 y su
Reglamento aprobado con DS N° 52-2008-PCM.
4.3 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y su reglamento
aprobado con Decreto Supremo N° 030-2002-PCM.
4.4 Ley N° 28740, Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la
Calidad Educativa y su reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 018-2007-ED.
4.5 Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
4.6 Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
4.7 Decreto Ley N° 19414, de la Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
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4.8 Decreto Urgencia N° 006-2020, que aprueba el Decreto de Urgencia que crea el Sistema
Nacional de Transformación Digital.
4.9 Decreto Urgencia N° 007-2020, que aprueba el Marco de confianza Digital y Dispone medidas
para su fortalecimiento.
4.10 Decreto Supremo Nº 022-75-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19414, Ley de
Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
4.11 Decreto Supremo N° 008-1992-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323, Ley del
Sistema Nacional de Archivo.
4.12 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27658, Ley
Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
4.13 Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27806, Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4.14 Decreto Supremo N° 018-2007-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 28740, Ley del
Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa.
4.15 Decreto Supremo N° 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de
Firmas y Certificados Digitales.
4.16 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de
la Gestión Pública.
4.17 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444
– Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.18 Decreto Supremo N° 021-2019-PCM, que aprobó el Texto Único Ordenado de la Ley Nº
27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
4.19 Decreto Supremo N° 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de reclamos
en las entidades de la Administración Pública.
4.20 Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación
administrativa.
4.21 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el
Modelo de Gestión Documental y modificatoria.
4.22 Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 002-2019-PCM/SEGDI, que aprueban
Estándares de Interoperabilidad de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE).
4.23 Resolución Ministerial N° 396-2014-MINEDU, que constituye el Consejo Directivo Ad-Hoc del
Sineace, y modificatorias.
4.24 Resolución Ministerial N° 087-2019-PCM, que aprueba disposiciones sobre la conformación
y funciones del Comité de Gobierno Digital
4.25 Resolución Jefatural Nº 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y
Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
4.26 Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva 001-2018-AGN/DAI
“Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo del Sector Público”.
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4.27 Resolución Jefatural Nº 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 001-2019-AGN/DDPA

“Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades
Públicas”.
“Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las Entidades
del Sector Público”.
“Lineamientos para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
4.31 Resolución Jefatural Nº 179-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva Nº 009-2019-AGN/DDPA
“Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública”.
4.32 Resolución Jefatural Nº 180-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva Nº 010-2019-AGN/DDPA
“Norma para la Organización Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.
“Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.
“Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”.
4.35 Resolución Jefatural Nº 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 001-2019-AGN/DC
“Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.
“Norma para Servicios Archivísticos en la entidad Pública”.
4.37 Resolución de Presidencia N° 000052-2020-SINEACE/CDAH-P, se aprueba el documento de
gestión denominado "Mapa de Procesos de nivel 0 del Sineace – Versión 3”.
4.38 Resolución de Presidencia N° 000096-2020-SINEACE/CDAH, que aprueba el Manual de
Servicios Archivísticos del Archivo Central del Sineace”.
4.39 Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N°
00001-2020-SINEACE/P-ST, denominada “Procedimientos que regulan el Gestión
Documentaria y Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación
y Certificación de la Calidad Educativa – Sineace”.
4.40 Resolución de Secretaría Técnica N° 000008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Directiva Nº
000003-2020-SINEACE/P-ST “Directiva de Transferencia de Documentos Archivísticos de los
Archivos de Gestión al Archivo Central del Sineace”.
4.41 Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el
adecuado funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
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5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN

DOCUMENTARIA
FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 0
Nombre Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria Clasificación Soporte
Código PS06 Versión 3
Regular, ejecutar, controlar y gestionar la Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria de documentos
Objetivo generados o recibidos en la institución, garantizando su integridad, confidencialidad y disponibilidad; así como, la
respuesta ágil, amable y efectiva a los requerimientos físicos y/o virtuales de información y atención al ciudadano
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
- Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
- Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
- Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública y modificatorias.
- Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y sus modificatorias, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27269, Ley
de Firmas y Certificados Digitales.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del
Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de
- Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las entidades
Base Legal/
de la Administración Pública
normativa
- Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión
aplicable
Documental y modificatorias.
- Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 002-2019-PCM/SEGDI, que aprueban Estándares de
Interoperabilidad de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE).
- Resolución Jefatural Nº 179-2019-AGN/SG que aprueba la Directiva Nº 009-2019-AGN/DDPA Norma para la
Administración de Archivos en la Entidad Pública.
- Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA Lineamientos para
la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas.
- Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Directiva Nº 000001-2020-
SINEACE/P-ST, denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y Comunicaciones Escritas
en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa – Sineace”.
- Memorándum Múltiple N° 000016-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba Lineamientos para el adecuado
funcionamiento de Mesa de Partes Virtual del Sineace.
Áreas
Dependencias involucradas en los procesos
Participantes
DESCRIPCION DEL PROCESO
Listado de Procesos Cliente o Destinatario de los
Proveedores Entradas Salidas
Nivel 1 bienes y servicios
- Consultas de los
usuarios - Ciudadanos atendidos
- Solicitud de - Información Pública
información pública entregada física o virtual
PS06.01 - Respuesta de Reclamo - SGP-PCM.
física o virtual
Gestión de la - Resolución que atiende - Ciudadano con trámite en el
Administrado del - Reclamo físico o virtual
Atención al la queja por defecto de Sineace.
Sineace. - Queja por defecto de
Ciudadano tramitación. - Alta Dirección del Sineace
tramitación física o
virtual - Informe de sugerencia
- Sugerencia física o
virtual
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Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
- Documentos externos
recibidos en Mesa de
- Persona Natural o partes presencial y/o
- Documentos y
Jurídica PS06.02 Virtual e ingresados al SGD
expedientes - Dependencias del Sineace.
- Entidades Administración del - Documentos derivados
- Persona Natural o Jurídica
públicas o privadas Sistema de Gestión por el SGD
- Solicitudes de opinión - Entidades públicas o privadas
- Dependencias del Documentaria - Documentos emitidos
técnica
Sineace .- Cargo de documentos
entregados en casos
determinados
- Documentación PS06.03 - Documentos en - Archivo Central del Sineace.

- Dependencias del
recibida y generada por Administración del conservación y custodia - Archivo General de la
Sineace.
la institución. Archivo Central Nación.
INDICADORES DEL PROCESO

Código de Denominación del
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Lady Melina Perales Vilca
Pedro Joel Anthony Arenas Melgarejo
Especialista de la Unidad de Silvia Gushiken Kishimoto
Jefe (e) de la Unidad de Atención al
Atención al Ciudadano y Gestión Jefa de la Unidad de Modernización
Ciudadano y Gestión Documentaria
Documentaria
9
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
6. INVENTARIO DE PROCESOS
Proceso Nivel
Procesos Nivel "1" Procesos Nivel "2" Procesos Nivel "3"
"0"
PS06.01.01 Atención de información en general u orientación
Gestión de la PS06.01.02 Atención de acceso a la información pública

PS06.01 Atención al
Ciudadano PS06.01.03 Atención de reclamos
PS06.01.04 Atención de quejas por defectos de tramitación
PS06.01.05 Atención de sugerencias

Recepción
documentaria
PS06.02.01.01 externa (mesa de
Recepción partes presencial y
PS06.02.01 virtual)
Documentaria
Recepción interna
PS06.02.01.02
de documentos
Administración
del Sistema de
PS06.02 Emisión de
Gestión
Documentaria PS06.02.02.01 documentos que
Emisión inician expedientes
PS06.02.02
Documentaria
Emisión de
PS06.02.02.02 documentos de
respuesta
PS06 Atención
PS06.02.03 Despacho de documentos para la diligencia de mensajería
al Ciudadano y
Gestión
Documentaria
Formulación del
PS06.03.01.01 Plan Anual de
Planificación Trabajo Archivístico
de Actividades
PS06.03.01 Archivísticas
del Archivo Seguimiento y
Central Evaluación del Plan
PS06.03.01.02
Anual de Trabajo
Archivístico
Administración
PS06.03 del Archivo
PS06.03.02 Transferencia de Documentos Archivísticos
Central
PS06.03.03 Conservación de Documentos Archivísticos
PS06.03.04 Eliminación de Documentos Archivísticos
Servicios
PS06.03.05.01 archivísticos para
Servicios usuarios internos
PS06.03.05
archivísticos.
Servicios
PS06.03.05.02 archivísticos para
usuarios externos
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Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS
7.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano

Nombre Gestión de la Atención al Ciudadano Clasificación Soporte
Código PS06.01 Versión 02
Garantizar una adecuada atención a los administrados que presentan consultas, reclamos, quejas por
Objetivo defecto de tramitación, sugerencias o que solicitan información pública.
- Ley N° 27806 - Ley de transparencia y acceso a la información pública.
- Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública modificado por Decreto
Base Legal/
Supremo N° 070-2013-PCM.
normativa
- Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General aprobado con
aplicable
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
- Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
Áreas
Dependencias involucradas en los procesos
Participantes
Código de
Listado de Responsable Cliente o
Procesos
Proveedores Entradas Procesos del Procesos Salidas Destinatario de los
Nivel 2, …N-
Nivel 2, … N-1 Nivel 2, …N-1 bienes y servicios
1
Atención de
Responsable
- Usuarios y público - Consultas de información - Ciudadanos - Usuarios y público
PS06.01.01 de atención al
en general los usuarios en general u atendidos en general
ciudadano
orientación
- Solicitud de Atención de Información
- Administrado del Responsable - Administrado que
información acceso a la Pública
Sineace. PS06.01.02 de presentó su solicitud.
pública física o información entregada
transparencia - SGP-PCM.
virtual pública física o virtual
Administrado del - Reclamo físico - Administrado que
Atención de Dependencias Respuesta de
Sineace. o virtual PS06.01.03 presentó el reclamo.
reclamos involucradas Reclamo
- Queja por Resolución que
Atención de
Administrado del defecto de atiende la
quejas por Dependencias - Administrado que
Sineace. tramitación PS06.01.04 queja por
defectos de involucradas presentó la queja
física o virtual defecto de
tramitación
tramitación
Administrado del
Informe de Administrado del
Sineace o Sugerencia Atención de Dependencias
PS06.01.05 Declaración de Sineace o ciudadanos
ciudadanos física o virtual sugerencias involucradas
la sugerencia
Código de
Denominación del indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador
N° de Consultas atendidas
Asegurar la atención oportuna de las
Porcentaje de consultas dentro del plazo x100
PS06.01.01-I-01 consultas realizadas por los
atendidas ------------------------------------
administrados y/o usuarios
Consultas recibidas
Especialista de la Unidad de Atención Silvia Gushiken Kishimoto
Jefe(e) de la Unidad de Atención al
al Ciudadano y Gestión Jefa de la Unidad de Modernización
Documentaria
11
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información en general u

orientación
FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Atención de información en general u orientación Clasificación Soporte
Código PS06.01.01 Versión 2
Establecer las acciones a seguir para la atención de consultas por partes de administrados y/o usuarios del
Objetivo
Sineace
Responsa-
Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
ble
- Decreto Supremo N° 072-2003-PCM y modificatoria, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27806, Ley
de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley del
Base
Legal/
- - Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las
normativa
entidades de la Administración Pública.
aplicable
Alcance Comprende desde la solicitud de información general u orientación hasta su respectiva atención.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Proveedor Cliente o Destinatario de los bienes y
Entradas Salidas
es servicios
- Usuarios - Protocolo de orientación y
y público atención al ciudadano del Sineace - Ciudadanos atendidos - Usuarios y público en general
en general - Consultas de los usuarios
Código de
Nombre del puesto Dependencia del
la Actividades Registro de ejecución
ejecutor Ejecutor
actividad
Recibe consulta, presencial, llamada
o virtual del Usuario/Administrado. Portal de Atención al
Asistente Administrativo
1 ¿Puede atender consulta? UAGED Ciudadano –
y/o Especialista
Si: Continuar actividad 02 Formulario de consulta
No: Continuar actividad 03
Atiende consulta y se registra Asistente Administrativo Mesa de partes - Reporte del Portal de
2
atención de la consulta y/o Especialista UAGED Atención al ciudadano
Recibe consulta. ¿Puede atender
consulta?
3 Jefe/Especialista UAGED
Si: Continuar actividad 04
Atiende consulta y se registra Reporte del Portal de
atención de la consulta Atención al ciudadano
Coordina la atención con la
dependencia correspondiente
6 Atiende consulta Especialista y/o Jefe (a) Dependencia
Reporte del Portal de
7 Registra atención de la Consulta. Fin Jefe/Especialista UAGED
Atención al ciudadano
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de
indicador
N° de Consultas atendidas
Asegurar la atención oportuna de las
PS06.01.01 Porcentaje de consultas atendidas dentro del plazox100
consultas realizadas por los administrados
-I-01 dentro del plazo -----------------------------------
y/o usuarios.
Consultas recibidas
Lady Melina Perales Vilca Pedro Joel Anthony Arenas Melgarejo
Silvia Gushiken Kishimoto
Especialista de la Unidad de Atención al Jefe(e) de la Unidad de Atención al
Jefa de la Unidad de Modernización
Ciudadano y Gestión Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria
12
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
13
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.02 Atención de acceso a la información pública
Nombre Atención de acceso a la información pública Clasificación Soporte

Objetivo Establecer protocolos para la atención de las solicitudes de acceso a la información pública.
Transparencia y Acceso a la Información Pública
Base Legal/
- Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General aprobado
normativa aplicable
con Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
Alcance Comprende desde que solicita la información el administrado hasta la entrega de información

Cliente o Destinatario de los bienes y
servicios
- Administrados del - Solicitud de acceso a Administrado que presentó su solicitud
Información Pública entregada física o
Sineace la información físico o física o virtual
virtual
virtual
Código de la Dependencia del Registro de
Actividades Nombre del puesto ejecutor
actividad Ejecutor ejecución
Recibir solicitud de
acceso a la
información pública.
Continua Proceso de Solicitud de
1 Asistente /Especialista o Jefe UAGED
Recepción acceso a la
documentaria externa información
(mesa de partes
presencial y virtual)
Revisa solicitud de
acceso a la
información pública.
Responsable de atención a la
2 ¿Lo solicitado UAGED
información pública
corresponde a
Sineace? Si: Ir a 3.
No Ir a 12
Remite a la
dependencia que
tiene la información
Responsable de atención a la SGD y/o Correo
3 solicitada. Continúa UAGED
información pública electrónico
Proced. Recepción
interna de
documentos
Jefe(a)/Director(a) / Asistente
4 Recibe solicitud Dependencia
Administrativo/
Revisa solicitud de la
información
¿Se encuentra la
5 Especialista/Asistente administrativo Dependencia
información?
Si: ir a 6.
NO: ir a 7.
¿Información en
Archivo de Gestión?
6 Especialista/Asistente administrativo Dependencia
Si: Prepara
documento de
14
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
respuesta para la
información
solicitada. Ir a 8
No: Continuar con
Proc. De Servicios
Archivísticos.
Prepara documento
comunicando la no
.7 existencia de la Especialista/Asistente administrativo Dependencia SGD
información solicitada
Ir a 8
Firma documento y
remite a UAGED.
Jefe(a)/Director(a) / Asistente
8 Emisión de Dependencia SGD
Administrativo
documentos de
respuesta
Ver Recepción interna
de documentos
¿Se tiene la Responsable de atención a la
9 UAGED
información? información pública
SI: Ir a 10.
No: Ir a 11.
Entrega la
información, en físico Responsable de atención a la
10 UAGED SGD
o virtual, al información pública
Administrado. Fin
Comunica que no se Reporte del
cuenta con la Responsable de atención a la Portal de
11 UAGED
información información pública Atención al
solicitada. Fin ciudadano
Remite la solicitud de
acceso a información Reporte del
pública a la institución Portal de
correspondiente y se Atención al
comunica al ciudadano
12 Responsable de atención a la UAGED
administrado. Información
información pública
Continúa Proceso Pública
Despacho de entregada
documentos para la física o virtual
diligencia de
mensajería. Fin
Denominación del
Código de indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador
indicador
(N° atenciones de solicitudes de
Porcentaje de
acceso a la información atendidas
solicitudes Asegurar el acceso y transparencia de
dentro del plazo establecido x 100)
PS06.01.02-I-1 información atendidas la información vinculada a los servicios
---------------------------------------------
dentro del plazo que brinda el Sineace.
N° total de atenciones de solicitudes
establecido
de acceso a la información
15
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
16
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos

Nombre Atención de Reclamos Clasificación Soporte
Atender los reclamos presentados por insatisfacción o disconformidad del administrado respecto de un
Objetivo
servicio de atención brindado por el Sineace.
Base Legal/ -Decreto Supremo Nº 007-2020-PCM, que establece disposiciones para la gestión de reclamos en las
normativa entidades de la Administración Pública.
aplicable - Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
Comprende desde la presentación del reclamo en el Libro de Reclamaciones físico o virtual hasta que este
Alcance
sea atendido por el responsable. Aplica a todas las dependencias del Sineace.

servicios
- Administrados Respuesta de
- Reclamo físico o virtual Administrado que presentó el reclamo
del Sineace Reclamo
Código de la Nombre del puesto Dependencia del Registro de
Actividades
actividad ejecutor Ejecutor ejecución
Presenta reclamo a través del libro de
reclamaciones y/o del formulario virtual Libro de
1 Administrado
del Portal de Atención al Ciudadano del Reclamaciones
Sineace y/o plataforma PCM
Revisa contenido del reclamo, ¿El
reclamo corresponde a Sineace?, Si: Ir al Responsable del
Libro de
2 paso 3, No: se deriva a la institución proceso de gestión de UAGED
Reclamaciones
competente y se comunica al reclamos
administrado.
Deriva a la dependencia responsable y/o
notifica al ciudadano por plataforma Responsable del
3 PCM. proceso de gestión de UAGED SGD
Continuar el procedimiento de Emisión reclamos
de documentos que inician expedientes
Jefe(a)/Director(a)/
5 Toma conocimiento del reclamo. Asistente Dependencia SGD
Administrativo
Elabora respuesta del reclamo y
medidas adoptadas para evitar hechos
6 Asistente Dependencia SGD
similares en el futuro, señalando si el
Administrativo
reclamo es: Aceptado o denegado.
7 Remite respuesta de reclamo Asistente Dependencia SGD
Administrativo
Responsable del
8 Recibe respuesta de reclamo proceso de gestión de UAGED SGD
reclamos
Remite física o virtual el reclamo
atendido al Administrado.
Nota: Por correo se solicita acuse de Responsable del
Respuesta de
9 recepción al Administrado. proceso de gestión de UAGED
Reclamo
Por físico. Ver procedimiento de reclamos
Despacho de documentos para la
diligencia de mensajería
17
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Responsable del Reporte del Portal

10 Registra atención del reclamo. proceso de gestión de UAGED de Atención al
reclamos ciudadano
indicador indicador
(N° reclamos atendidos dentro del
plazo establecido x 100)
Evaluar si se cumple con la atención del
Porcentaje de reclamos ----------------------------------------
PS06.01.03-I-1 reclamo dentro del plazo establecido
atendidos dentro del plazo N° de reclamos recibidos según
(Plazo legal 30 días hábiles)
normativa

18
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
19
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.1.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.04 Atención de quejas por defectos de
tramitación
Nombre Atención de Quejas por defecto de tramitación Clasificación Soporte

Subsanar los procedimientos que afectan los derechos o intereses de los administrados y que se encuentran
Objetivo
relacionados con la conducción y ordenamiento del procedimiento administrativo.
Base Legal/
- Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (D.S. N° 004-2019-JUS).
normativa
-Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales.
aplicable
Comprende desde la recepción de la queja por mesa de partes o módulo SIAC de atención al ciudadano
Alcance
(formulario virtual) hasta la atención del mismo (sea fundado o infundado).
servicios
- Administrado - Queja por defecto de tramitación Resolución que atiende la queja - Administrado que presentó la queja
del Sineace física o virtual por defecto de tramitación

Presenta queja en forma física o
virtual conforme requisitos de Formulario de
tramitación establecida en la Quejas por
1 Administrado
normativa aplicable, ver defecto de
Procedimiento de Recepción tramitación.
documentaria externa.
Revisa la queja para su atención,
Formulario de
¿requisitos completos?, Si: Ir al
Quejas por
2 paso 3, No: se solicita la Jefe (a) de la UAGED UAGED
defecto de
subsanación, de no presentarse, se
tramitación
archiva.
Deriva a superior jerárquico del
Jefe (a) y/o Especialista de la
3 quejado, continua Procedimiento UAGED SGD
UAGED
de Recepción Interna
Toma conocimiento de la queja, y
4 Superior jerárquico Dependencia SGD
deriva para su descargo.
5 Elabora informe de descargo. Servidor Quejado Dependencia SGD
Pronunciar declarando fundada o
infundada la queja. Continua
Procedimiento Emisión de
6 Documentos Superior jerárquico Dependencia SGD
Nota: Si es fundado informar al
Secretario Técnico del
Procedimiento Administrativo.
Reporte del
Toma conocimiento y registra Portal de
7 Jefe (a) de la UAGED UAGED
atención de la queja. Atención al
ciudadano
20
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Remitir el Informe / Resolución de

Declaración de la queja al
Resolución
Administrado (por correo o físico).
que atiende la
De corresponder continua
queja por
8 Procedimiento Despacho de Jefe (a) de UAGED UAGED
defecto de
documentos para la diligencia de
tramitación
mensajería
Nota: Por correo se solicita acuse
de recepción al Administrado.

Código de
indicador
Porcentaje de quejas por defectos (N° de quejas atendidas dentro Evaluar si se cumple con la atención de
del plazo establecido x 100)
PS06.01.04-I-1 de tramitación atendidas dentro las quejas por defecto de tramitación.
-------------------------------------------
del plazo N° de quejas recibidas según (Plazo legal 3 días hábiles)
normativa
21
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
22
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias

Nombre Atención de Sugerencias Clasificación Soporte
Atender las sugerencias de los administrados o ciudadanos, en forma individual o colectiva, de manera física o
Objetivo
virtual para mejorar la prestación de los servicios.
Base Legal/
- Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General (D.S. N° 004-2019-JUS).
normativa
aplicable
Comprende desde la recepción de la sugerencia por mesa de partes o en el módulo de atención al ciudadano
Alcance
(formulario virtual).
servicios
Administrado del
- Sugerencias física o virtual Informe para la viabilidad de las
Sineace o Administrado del Sineace o ciudadanos
sugerencias
ciudadanos
Actividades
Revisa el buzón de sugerencia o recepciona en Asistente administrativo
1 forma virtual por el Portal de Atención al y/o Especialista de la UAGED Sugerencias
Ciudadano UAGED
Jefe (a) y/o Especialista de
2 Toma conocimiento y evalúa la sugerencia. UAGED SGD
la UAGED
Se consolidan las sugerencias cada mes y se
sugiere a Secretaría Técnica la viabilidad de las Jefe (a) y/o Especialista de
3 UAGED Informe
mismas. Continua Emisión de documentos que la UAGED
inician expedientes.
Se otorga la respuesta pertinente, y se solicita
4 a la dependencia pertinente la Secretario(a) Técnico(a) Secretaría Técnica SGD
implementación correspondiente.
Recibe la sugerencia correspondiente, toma
5 conocimiento, analiza, implementa e informa a Jefe(a)/Director(a) Dependencia SGD
ST.
6 Toma conocimiento y deriva a UAGED Secretario(a) Técnico(a) Secretaría Técnica SGD
Continua Recepción interna de documentos
Reporte del
que inician expedientes.
Jefe (a) y/o Especialista de Portal de
7 Toma conocimiento y/o comunica al UAGED
la UAGED Atención al
ciudadano sobre la implementación de
ciudadano
sugerencia, según corresponda.
indicador indicador
Porcentaje de (N° sugerencias viables implementadas en el
Evaluar la implementación de las
sugerencias viables año x 100)
PS06.01.05-I-1 sugerencias viables, en relación a las
implementadas --------------------------------------------------------------
sugerencias recibidas en la Institución
N° sugerencias viables recibidas en el año
Especialista de Unidad de Atención al Jefe(a) de Unidad de Atención al
23
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
24
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02 Administración del Sistema de Gestión Documentaria

Nombre Administración del Sistema de Gestión Documentaria Clasificación Soporte
Código PS06.02 Versión 2
Objetivo Gestionar la documentación interna y externa para su recepción, emisión y despacho de los documentos.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestión
Documental y modificatoria.
Base Legal/ - Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos
normativa para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
aplicable - Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva Nº 000001-2020-
Áreas
Dependencias involucradas en la ejecución del proceso.
Participantes
Listado de Código de Responsable del Cliente o
Proveedores Entradas Procesos Procesos Procesos Nivel Salidas Destinatario de los
Nivel 2 Nivel 2 2 bienes y servicios
Documentos físicos - Documentos
- Dependencias del
y/o virtuales externos
- Usuarios / Sineace
(expedientes de recibidos en
administrados Jefe(a) de la - Usuarios/
acreditación, de Mesa de partes
- Entidades Unidad de administrados
solicitud de Recepción presencial y/o
Públicas PS06.02.01 Atención al - Entidades Públicas
información) Documentari Virtual e
- Proveedores de Ciudadano y - Proveedores de
- Solicitudes de a ingresados al
bienes y servicios Gestión bienes y servicio
opinión SGD
- Dependencias del Documentaria PS06.02.02
- Documentos para - Documentos
Sineace Emisión
conocimiento, derivados por el
Documentaria
revisión, etc. SGD
- Dependencia del
- Necesidad de
Sineace Jefe(a) de la - Dependencias del
información.
- Mesa de partes Unidad de Sineace
- Solicitudes de Emisión
presencial y/o PS06.02.02 Atención al Documentos - Entidades Externas
opinión técnica Documentari
Virtual Ciudadano y emitidos - PS06.02.03
- Documentos a
- PS06.02.01 Gestión Despacho de
derivados, etc.
Recepción Documentaria documentos
Documentaria
Jefe(a) de la
-Documentos Despacho de Cargo de - Usuarios /
Unidad de
- PS06.02.02 emitidos documentos documentos administrados
PS06.02.03 Atención al
Emisión - Documentos para la entregados en - Entidades Públicas
Ciudadano y
Documentaria dirigidos a otra diligencia de casos - Proveedores de
Gestión
entidad pública mensajería determinados bienes y servicio
Documentaria
Código de
indicador
Especialista de la Unidad de Atención al Jefe (e) de la Unidad de Atención al
Ciudadano y Trámite Documentaria Ciudadano y Gestión Documentaria
25
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria

Nombre Recepción Documentaria Clasificación Soporte
Objetivo Recibir los documentos internos o externos para su oportuna derivación y su respectiva atención.
- Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos para
Base Legal/
la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
normativa aplicable
- Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva Nº 000001-2020-
SINEACE/P-ST, denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y Comunicaciones Escritas en
el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa – Sineace”.
Áreas Participantes Dependencias involucradas en la ejecución del proceso.
Listado de Código de Responsable Cliente o
Proveedores Entradas Procesos Nivel Procesos del Procesos Salidas Destinatario de los
2 Nivel 2 Nivel 2 bienes y servicios
-Usuarios/ - Documentos Recepción -Documentos - Dependencias del
Jefe(a) de la
administrados (externos, documentaria externos recibidos e Sineace
Unidad de
-Entidades Públicas expedientes de externa (mesa PS06.02.01. ingresados al SGD - PS06.02.01.02
Atención al
- Proveedores de acreditación, de partes física 01 Recepción interna de
Ciudadano y
bienes y servicios certificación, de y/o virtual) documentos
Gestión
solicitud de
Documentaria
información)
- Dependencias del - Solicitudes de Jefe(a) de la Documentos Dependencias del
Sineace opinión técnica Unidad de derivados por el SGD Sineace
Recepción PS06.02.01.
- PS06.02.01.01 -Documentos para Atención al PS06.02.02
interna de 02
Recepción conocimiento, Ciudadano y Emisión
documentos
documentaria revisión, etc. Gestión Documentaria
externa Documentaria
Código de indicador Denominación del indicador Fórmula del indicador Objetivo del indicador

26
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.01 Recepción documentaria externa (mesa de
partes física y/o virtual)
Recepción documentaria externa (mesa de partes física y/o

Nombre Clasificación Soporte
virtual)
Código PS06.02.01.01 Versión 2
Revisar, recibir y registrar la documentación externa para su atención oportuna por la dependencia
Objetivo
correspondiente.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental y modificatoria.
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA
Base Legal/ normativa “Lineamientos para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
aplicable - Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva Nº 000001-
2020-SINEACE/P-ST, denominada “Procedimientos que regulan el Gestión Documentaria y
Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la
Calidad Educativa – Sineace”.
Comprende desde la recepción del documento en mesa de partes (física y/o virtual) hasta la entrega del
Alcance
mismo a la Dependencia correspondiente.
servicios
- Usuarios / administrados - Documentos (externos, -Documentos externos - Dependencias del Sineace
- Entidades Públicas expedientes de recibidos e ingresados al - Entidades Externas
- Proveedores de bienes y acreditación, de solicitud SGD - PS06.02.01.02 Proceso de Recepción
servicios de información) Interna de Documentos
Código de
Nombre del puesto Dependencia del Registro de
la Actividades
ejecutor Ejecutor ejecución
actividad
Verificar que documento cumpla con requisitos
Asistente de Mesa de
1 de admisión en Mesa de partes física o mesa de UAGED
Partes
partes virtual
¿Cumple requisitos?
Si: Continuar actividad 05.
2 No: Registrar documento generando un número UAGED
Partes
de expediente en el SGD y otorgar al
administrado 2 días para subsanar
Entregar cargo (físico) con las indicaciones para
subsanar o remite por correo electrónico el Asistente de Mesa de
3 UAGED
cargo virtual con las observaciones al Partes
administrado
En el plazo establecido
¿Subsanó? Asistente de Mesa de
4 UAGED
Si: Continuar actividad 05. Partes
No: Archivar documentos presentados.
Registro de
Registrar documento en el SGD y genera número Asistente de Mesa de recepción
5 UAGED
expediente Partes Documento en el
SGD
27
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Entregar el cargo físico del documento al Ticket de

6 Administrado o remite mediante correo UAGED registro de
Partes
electrónico el cargo virtual expediente
Registrar derivación de documentos, previa Asistente de Mesa de Registro de
digitalización, si es física la documentación. Si es Derivación
7 Partes UAGED
virtual, solo se carga en el SGD, ya está en Documento en el
formato PDF SGD
Consolidar los documentos recibidos y clasifica Asistente de Mesa de
8 UAGED
por dependencias Partes
Distribuir los documentos en casos
determinados a las dependencias
9 correspondientes. Continuar el Proceso de UAGED Reporte del SGD
Partes
PS06.02.01.02 Recepción Interna de
Documentos
Cargo de
Asistente de Mesa de Recepción de
10 Archivar cargo de recepción. UAGED
Partes documentos

indicador indicador
Porcentaje de documentos (N° documentos derivados dentro de las 24
PS06.02.01 recibidos por Mesa de horas) x 100 Evaluar si se cumple con la recepción y
________________________________________
.01.-I-1 Partes y derivados dentro Número de documentos recibidos por Mesa derivación oportuna de documentos
de las 24 horas de Partes del SGD
28
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
29
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.02 Recepción interna de documentos
Nombre Recepción interna de documentos Clasificación Soporte

Objetivo Recibir los documentos externos o internos para su derivación oportuna.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano, Gestión Documentaria y Archivo
- Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley
del Procedimiento Administrativo General
Base Legal/
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
normativa aplicable
Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 y modificatoria.
- Directiva N° 010-2018-SINEACE/P-ST, que regula el tramite Documentario en el Sineace
Comprende desde la recepción de los documentos en el Sistema de Gestión Documental hasta su
Alcance
derivación para su atención o archivo.
servicios
- Solicitudes de opinión
- Mesa de partes
técnica. Documentos - Dependencias del Sineace
- Dependencia del Sineace
derivados por el - PS06.02.02 Proceso de emisión
- PS06.02.01.01 Recepción
- Documentos para SGD Documentaria
documentaria externa
conocimiento, revisión, etc.
Código de la Nombre del Dependencia
Actividades Registro de ejecución
actividad puesto ejecutor del Ejecutor
Verificar bandeja de documentos derivados por Jefe(a) / Asistente
1 Dependencia SGD
el SGD Administrativo
Jefe(a) / Asistente
2 Recibir los documentos derivados por el SGD Dependencia SGD
Administrativo
¿Deriva para su atención?
Si: Derivar con proveído por el SGD, continuar Jefe(a) / Asistente Documentos derivados
3 Dependencia
actividad 04. Administrativo por SGD
No: Atender documentación o archivar.
Entregar en físico los documentos recibidos de
Jefe(a) / Asistente
4 los casos determinados. Continuar el PS06.02.02 Dependencia __
Administrativo
Proceso de emisión Documentaria
indicador indicador
30
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
31
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.02 Emisión Documentaria

Nombre Emisión Documentaria Clasificación Soporte
Generar documentos para atender la necesidad de información requerida por la dependencia o usuario
Objetivo
externo.
Base Legal/
- Resolución Jefatural Nº 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 006-2019-AGN/DDPA “Lineamientos
normativa
para la foliación de documentos de archivísticos de las Entidades Públicas”.
aplicable
- Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva Nº 000001-2020-
Áreas Comprende los procesos de Emisión de documentos que inician expedientes y Emisión de documentos de
Participantes respuesta.
Listado de Código de Cliente o
Responsable del
Proveedores Entradas Procesos Nivel Procesos Salidas Destinatario de los
Procesos Nivel 3
3 Nivel 3 bienes y servicios
- Dependencias del
Jefe(a) de la
Dependencia del Sineace
Emisión de Unidad de
Sineace. PS06.02.02 - Entidades
- Necesidad de documentos Atención al Documentos
- PS06.01.01 .01 Externas
información que inician Ciudadano y emitidos
Recepción - PS06.01.03
expedientes Gestión
Documentaria Despacho de
Documentaria
documentos
- Dependencia del - Solicitudes de Emisión de Jefe(a) de la - Dependencias del
Sineace opinión técnica documentos Unidad de Sineace
- Mesa de partes - Documentos de respuesta PS06.02.02 Atención al - Entidades
Documentos
- PS06.02.01 derivados, etc. .02 Ciudadano y Externas
emitidos
Recepción Gestión - PS06.02.03
Documentaria Documentaria Despacho de
documentos
Código de
indicador
Pedro Joel Anthony Arenas
Silvia Gushiken Kishimoto Melgarejo
Especialista de la Unidad de Atención
Jefa de la Unidad de Modernización Jefe (e) de la Unidad de Atención al
al Ciudadano y Gestión Documentaria
32
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.2.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.01 Emisión de documentos que inician
expedientes
Nombre Emisión de documentos que inician expedientes Clasificación Soporte
Generar un nuevo documento para solicitar información interna o externa a partir de la serie documental
Objetivo
correspondiente, con la finalidad de garantizar la trazabilidad del expediente único.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley
del Procedimiento Administrativo General.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N°001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental y modificatoria.
Base Legal/
- Resolución de Secretaria Técnica N° 000004-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva Nº
normativa aplicable
000001-2020-SINEACE/P-ST, denominada “Procedimientos que regulan el Trámite Documentario y
Comunicaciones Escritas en el Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la
Calidad Educativa – Sineace”.
Comprende desde la solicitud para la atención de las necesidades de las dependencias hasta la entrega
Alcance
del documento a la Dependencia o a la dependencia para su despacho
servicios
- Dependencia del Sineace - Dependencias del Sineace
- Necesidad de
- PS06.02.01 Recepción Documentos emitidos - Entidades Externas
información.
Documentaria - PS06.01.03 Despacho de Documentos
Actividades
Seleccionar opción nuevo expediente
único en el SGD, seleccionando el tipo Especialista / Asistente
1 Dependencia Documento emitido
documental que inicia la serie administrativo
documental
Registrar documento, carga archivo, y
adjunta archivos antecedentes y/o Especialista / Asistente
2 Dependencia SGD
registrar la referencia de los administrativo
documentos, de corresponder
Genera número de expediente en el Especialista / Asistente
3 Dependencia SGD
SGD administrativo
4 Firma documento en SGD Jefe(a)/Director(a) Dependencia Documento emitido
Especialista / Asistente
5 Derivar documento en el SGD Dependencia SGD
administrativo
Despacho es interno:
Si: Ir al Procedimiento de Recepción
Interna de Documentos.
6 Asistente administrativo Dependencia SGD
No: Ir al proceso Despacho de
Documentos para la diligencia de
mensajería
Código de
indicador
Documentaria
33
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
34
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.2.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.02 Emisión de documentos de respuesta

Nombre Emisión de documentos de respuesta Clasificación Soporte
Brindar respuesta a los documentos internos o externos recibidos registrando los documentos referentes con
Objetivo
la finalidad de garantizar la trazabilidad del expediente único.
- Decreto Supremo N° 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y
Certificados Digitales.
Base Legal/ - Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley del
normativa Procedimiento Administrativo General.
aplicable - Decreto Legislativo Nº 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
Comprende desde la recepción de los documentos entregados a través del Sistema de Gestión Documental
Alcance hasta la emisión de la atención del documento a otras unidades internas o externas del Sineace, garantizando
la trazabilidad del expediente único.
servicios
- Dependencia del Sineace - Necesidad de Documentos - Dependencias del Sineace
- Mesa de partes información emitidos - Entidades Externas
- PS06.02.01 Recepción - Solicitudes de opinión - PS06.02.03 Despacho de documentos
Documentaria técnica
- Documentos derivados,
etc.
Código de la Nombre del puesto Dependencia del
actividad ejecutor Ejecutor
Identificar el número del expediente único y Especialista /
1 seleccionar opción para su atención en el Asistente Dependencia SGD
SGD administrativo
Especialista /
Elegir tipo de documento e ingresa datos del
documento
administrativo
Cargar archivo en el SGD, adjuntando los
Especialista /
anexos del caso, verificando que el
documento se encuentre ordenado y
administrativo
referenciado al expediente de la actividad 1.
4 Firmar documento en el SGD Jefe(a)/Director(a) Dependencia Documento emitido
Derivar documento en el SGD, Despacho es
interno:
Especialista /
Si: Ir al Procedimiento de Recepción Interna
de Documentos.
administrativo
No: Ir al proceso Despacho de Documentos
para la diligencia de mensajería
Código de
indicador
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Jefe(a) de la Unidad de Atención al
Documentaria
35
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
36
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.03 Despacho de documentos para la

diligencia de mensajería
Nombre Despacho de documentos para la diligencia de mensajería Clasificación Soporte

Objetivo Garantizar la entrega de la documentación externa a los destinarios correspondientes.
Base Legal/ - Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 – Ley del
normativa aplicable Procedimiento Administrativo General.
Alcance Comprende desde la recepción del documento emitido hasta la entrega a la entidad/Administrado.

servicios
- Documentos emitidos - Cargo de documentos - Usuarios / administrados
- PS06.02.02 Emisión - Documentos dirigidos a otra entregados en casos - Entidades Públicas
Documentaria entidad pública determinados - Proveedores de bienes y servicios
- Dependencias del Sineace
Código de Nombre del puesto Dependencia
la actividad ejecutor de Ejecutor
Elaborar documento para remitir al exterior,
Jefe(a) / Director(a) /
consolida expediente, número documento y
remite a la UAGED o notifica virtualmente
Administrativo
documento
Verificar el aplicativo web de "Consulta
2 Técnico/Especialista UAGED Aplicativo Web
Mensajería" que esta enlazado con el SGD
3 Verificar la documentación física Técnico/Especialista UAGED
Entregar el expediente a ser despachado al
4 Técnico/Especialista UAGED
servicio de mensajería
Recibe expediente y busca dirección de Servicio de
5
despacho mensajería
¿Encuentra destinatario?
Si: Continuar actividad 09 Servicio de
6
No: Suscribir acta de no entrega, sellar y mensajería
devolver el documento
Remitir el documento no entregado y en físico
Documento remitido
7 por el aplicativo web de "Consulta Mensajería" a Técnico/Especialista UAGED
por Aplicativo Web
la dependencia.
Jefe(a) / Director(a) /
8 Recibir y tomar conocimiento. Fin Asistente Dependencia
Administrativo
Entregar documento y solicitar recepción de Servicio de Cargo sellado y
9
cargo mensajería firmado por receptor
Servicio de
10 Entrega cargo de documento
mensajería
Revisar y registrar el cargo de los documentos Cargo registrado en
despachados aplicativo Web
Entrega el cargo en físico a la dependencia Cargo de documentos
emisora entregados
Escanea y carga el cargo físico como anexo en el Jefe(a) / Director(a) /
Cargo de documentos
13 expediente único del SGD, y archiva físicamente Asistente Dependencia
archivados
el cargo Administrativo
37
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2

indicador indicador
N° documentos entregados al destinatario por
Porcentaje de el servicio de mensajería x100 Evaluar la eficacia de la entrega de los
PS06.02.03
cumplimiento de --------------------------------------------------------- documentos por el servicio de
-I-01
documentos entregados N° documentos recibidos para entrega al mensajería contratado
servicio de mensajería
Lady Melina Perales Vilca Pedro Joel Anthony Arenas
38
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
39
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03 Administración del Archivo Central
Nombre Administración del Archivo Central Clasificación Soporte
Código PS 06.03.01 Versión 2
Gestionar los documentos archivísticos del Sineace en todas las etapas de los procesos técnicos archivísticos:
administración, organización, descripción, transferencia, conservación, eliminación y brindar los servicios
Objetivo
archivísticos a los usuarios internos y externos de manera fiable y accesible para contribuir al acceso de
información pública y toma de decisiones oportunas.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la “Norma
para la conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
- Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Sanciones del
Sistema Nacional de Archivos.
- Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN-DAI denominada
“Norma para la eliminación de documentos de Archivo del Sector Público”
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas
para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
Base Legal /
Normativa
para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Aplicable
- Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público”.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019/AGN/DDPA,
“Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma
para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
- Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020/AGN/DDPA, “Norma
para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310 y modificatoria.
Áreas Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, Presidencia, Oficina de Planeamiento y
Participantes Presupuesto.
Cliente o
Listado de Código de Responsable
Destinatario de
Proveedores Entradas Procesos Nivel Procesos del Proceso Salidas
los bienes y
2 Nivel 2 Nivel 2
servicios
- Resolución de
Presidencia
- Plan Anual de
Trabajo Archivístico
del Sineace
-Cronograma Anual
de Transferencia de
Planificación
Documentos - Alta Dirección
- Proceso de de Actividades
- Plan Operativo Archivísticos - Archivo
Planeamiento Archivísticas PS06.03.01 Jefe de UAGED
Institucional - Informe mensual de General de la
Estratégico del Archivo
Avance de Nación
Central
Actividades del Plan
Anual de Trabajo
Archivístico.
Informe Técnico de
Evaluación de
Actividades
Archivísticas (ITEA)
40
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
- Inventario de
Registro de
- Cronograma
- PS06.03.01 Documentos –
Anual de - PS06.03.03
Administración Transferencia Archivo Central (F-
Transferencia de PS06.03.02 Jefe de UAGED Conservación
de Archivo documental AD-09)
Documentos de documentos
Central - Documentos
Archivísticos
transferidos al
Archivo Central
PS06.03.02 Documentos PS06.03.01
Informe sobre estado
Transferencia transferidos Conservación Administración
PS06.03.03 Jefe de UAGED de Documentos y
de Documentos anualmente al documental de Archivo
otros aspectos.
Archivístico Archivo Central Central
-PS06.03.03 - Inventario de - Alta Dirección
- Plan Anual de
Administración Eliminación de eliminación de - Archivo
Trabajo PS06.03.04 Jefe de UAGED
de Archivo documentos documentos General de la
Archivístico
Central archivístico Nación
- Informe mensual de - Alta Dirección
- Formulación
Avance de - Archivo
del Plan Anual - Plan anual de Servicios
PS06.03.05 Jefe de UAGED actividades del Plan General de la
de Trabajo trabajo aprobado archivísticos
Anual de Trabajo Nación
Archivístico
Archivístico -Administrados
Código de
Denominación del Indicador Fórmula del Indicador Objetivo del Indicador
Indicador
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
Braulio Vega Cajamarca
Analista de Archivo de la Unidad de Silvia Gushiken Kishimoto
Jefe(e) de la Unidad de Atención al Ciudadano y
Gestión Documentaria
Documentaria
41
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.03.01 Planificación de Actividades Archivísticas del
Archivo Central
Nombre Planificación de Actividades Archivísticas del Archivo Central Clasificación Soporte
Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como de la correcta conservación y uso de los documentos provenientes de los Archivos de
Objetivo
Gestión e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de
la Nación.
Base Legal / para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
Normativa - Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA “Normas
Aplicable para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público”.
- Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020/AGN/DDPA, “Norma para
Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.
Áreas
Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, Presidencia, Oficina de Planificación y Presupuesto.
Participantes
Cliente o
Código de Responsable
Listado de Procesos Destinatario
Proveedores Entradas Procesos Nivel del Proceso Salidas
Nivel 2 de los bienes
2 Nivel 2
y servicios
-Resolución de
- Alta
- PE.01.01 Presidencia
Formulación del Plan Dirección
Proceso de - Plan Operativo Jefe de - Plan Anual de
Anual de Trabajo PS06.03.01.01 - Archivo
Planeamiento Institucional UAGED Trabajo
Archivístico General de la
Estratégico Archivístico
Nación
aprobado
- Informe
mensual de
avance de
actividades del - Alta
- Formulación del - Plan Anual de
Seguimiento del Plan Plan Anual del Dirección
Plan Anual de Trabajo Jefe de
Anual de Trabajo PS06.03.01.02 Trabajo - Archivo
Trabajo Archivístico UAGED
Archivístico Archivístico General de la
Archivístico aprobado
-Informe Técnico Nación
de Evaluación de
Actividades
Archivísticas
42
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2

Fórmula del Indicador Objetivo del Indicador
Indicador Indicador
Porcentaje de
Actividades ejecutadas del Plan Anual de Trabajo
actividades
Archivístico x100 Evaluar la eficacia del
ejecutadas del
PS06.03.01-I-01 ------------------------------------------------------------------------ cumplimiento de las actividades
Plan Anual de
Actividades planificadas Plan Anual de Trabajo planificadas
Trabajo
Archivístico
Archivístico
Jefe (e) de la Unidad de Atención al Ciudadano y
Gestión Documentaria.
Documentaria
43
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.01 Formulación del Plan Anual de Trabajo
Archivístico
FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO
Formulación del Plan Anual de Trabajo Anual de Trabajo
Archivístico
Planificar las actividades archivísticas de manera anual que permitan fortalecer y consolidar la Gestión
Objetivo
Documental del Sistema Institucional de Archivos del Sineace.
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para
Base Legal /
la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
Normativa
aplicable
la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
- Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA “Lineamientos
para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector público”.
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para
la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
Comprende desde la revisión de los lineamiento del POI relacionados al/los objetivo(s) del Sistema Nacional de
Alcance
Archivo hasta la aprobación del Plan Anual de Trabajo Archivístico por Alta Dirección.
Cliente o Destinatario
de los bienes y servicios
-PE.01.01 - Resolución de
- Alta Dirección
Proceso de Presidencia
- Plan Operativo Institucional - Archivo General de la
Planeamiento - Plan Anual de Trabajo
Nación
Estratégico Archivístico aprobado
Código de la Nombre del puesto
Actividades Dependencia de Ejecutor Registro de ejecución
actividad ejecutor
Elaborar proyecto de Plan Anual de Analista de Archivo Proyecto del Plan Anual
1 UAGED
Trabajo Archivístico. de UAGED de Trabajo Archivístico.
Revisar el proyecto de Plan Anual

2 Jefe de la UAGED UAGED
de Trabajo Archivístico.
Informe que propone el

Elaborar informe que propone el Analista de Archivo
3 UAGED Plan Anual de Trabajo
Plan Anual de Trabajo Archivístico. de UAGED
Archivístico.
Revisar y elaborar informe que
sustenta el Plan Anual de Trabajo Informe del Plan Anual
4 Jefe de la UAGED UAGED
Archivístico y derivar a Secretaría de Trabajo Archivístico
Técnica
44
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Continuar el proceso PS05 Gestión

5 Proyecto de Resolución
de asuntos Legales y Jurídicos
Aprobar Resolución del Plan Anual Resolución

6 Presidente(a) Presidencia de CDAH
de Trabajo Archivístico Plan Anual de Trabajo
Enviar la Resolución del Plan Anual

de Trabajo Archivístico al AGN y a la
UAGED
7 Asistente Presidencia _
Nota: Se envía en el mes de
diciembre del año anterior a su
Ejecución
INDICADOR DEL PROCEDIMIENTO
Código del
Indicador
Braulio Vega Cajamarca Silvia Gushiken Kishimoto Pedro Joel Anthony Arenas Melgarejo
Analista de Archivo de la Unidad de Atención al Jefa de la Unidad de Jefe(e) de la Unidad de Atención al
Ciudadano y Gestión Documentaria Modernización Ciudadano y Gestión Documentaria
45
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
46
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.01.02 Seguimiento y Evaluación del Plan
Anual de Trabajo Archivístico
FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO

Seguimiento y Evaluación del Plan Anual de Trabajo
Archivístico
Realizar el seguimiento y evaluación técnica de la ejecución de la actividades mensuales archivísticas del
Objetivo
Plan Anual de Trabajo Archivístico del Sineace
para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
Base Legal /
Normativa aplicable
“Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del
sector público”.
- Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020/AGN/DDPA, “Norma
para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.
Comprende desde inicio de la ejecución de actividades y reporte de avances de manera mensual y la
Alcance
evaluación anual a través del Informe Técnico de Evaluación de Actividades Archivísticas Ejecutadas-ITEA.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Cliente o Destinatario
de los bienes y servicios
- Informe mensual de avance
de Actividades del Plan
Anual de Trabajo
- Formulación del -Alta Dirección
Archivístico.
Plan de Trabajo - Plan Anual de Trabajo Archivístico aprobado - Archivo General de la
-Informe Técnico de
Anual de Archivo Nación
Evaluación de Actividades
Archivísticas Ejecutadas-
ITEA
Código de la Nombre del
Actividades Dependencia de Ejecutor Registro de ejecución
actividad puesto ejecutor
Revisar el Plan Anual de Analista de

1 UAGED
trabajo de Archivo Archivo
Verificar la ejecución y
cumplimiento de las Analista de
2 UAGED
actividades del Plan Anual Archivo
- Informe mensual de
avance de actividades del
Elaborar el Informe mensual Plan Anual de Trabajo
de avance de actividades del Analista de Archivístico.
3 UAGED
Plan Anual de Trabajo Archivo -Proyecto de Informe
Archivístico. Técnico de Evaluación de
Actividades Archivísticas
Ejecutadas-ITEA
Revisar y remitir el Informe

4 de seguimiento a Secretaría Jefe(a) de UAGED UAGED
Técnica.
47
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Elaborar proyecto de
Informe Técnico de
Proyecto de Informe
Evaluación de Actividades
Analista de Técnico de Evaluación de
5 Archivísticas Ejecutadas. UAGED
Archivo Actividades Archivísticas
Plazo: 15 de enero posterior
Ejecutadas-ITEA
a la ejecución del Plan Anual
Revisar y derivar el Informe Informe Técnico de
Técnico de Evaluación de Evaluación de Actividades
6 Jefe(a) de UAGED UAGED
Actividades Archivísticas Archivísticas Ejecutadas-
Ejecutadas-ITEA ITEA
Revisar y aprobar Informe Informe Técnico de
Técnico de Evaluación del Evaluación de Actividades
7 Presidente(a) Presidencia de CDAH
Plan Anual de Trabajo Archivísticas Ejecutadas-
Archivístico. ITEA
Elaborar oficio y enviar
Oficio e Informe Técnico
Informe Técnico de
Asistente de Evaluación de
8 Evaluación de Actividades Presidencia de CDAH
administrativo Actividades Archivísticas
Archivísticas Ejecutadas-
Ejecutadas-ITEA
ITEA al AGN y a la UAGED
INDICADOR DEL PROCEDIMIENTO
Código del Denominación del
Indicador Indicador
Documentaria
48
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
49
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.02 Transferencia de Documentos Archivísticos

FICHA TECNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Transferencia de Documentos Archivísticos Clasificación Soporte
Descongestionar los archivos de Gestión para aprovechar la disponibilidad del espacio físico y garantizar la
Objetivo integridad y conservación de documentos para disponer la información al servicio de los usuarios internos y
externos.
Responsable Jefe (a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Base Legal/ “Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
normativa - Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma
aplicable para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
- Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 01-2019-AGN/DC sobre la
“Norma para la conservación de documentos archivísticos en la entidad pública”.
- Resolución de Secretaría Técnica N° 000008-2020-SINEACE/P-ST, que aprueba la Directiva N° 000003-
2020-SINEACE/P-ST, “Directiva de transferencia de documentos archivísticos de los Archivos de Gestión
al Archivo Central del Sineace”.
Comprende desde la elaboración del Cronograma Anual de Transferencia de Documentos Archivísticos,
Alcance organización de documentos y hasta su puesta en el repositorio del Archivo Central en las Unidades de
Conservación.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
servicios
Plan Anual de Trabajo - Inventario de Registro de
PS 06.02.01
Archivístico Documentos – Archivo Central
Administración Archivo Central
Cronograma Anual de F-AD-09
del Archivo PS06.03.03 Conservación de Documentos
Transferencia de Documentos -Acta de Transferencia de
Central
Archivísticos Documentos
Código de la Dependencia de Registro de
Elaborar informe que propone Informe que
el Cronograma Anual de propone el
1 Analista de Archivo UAGED
Transferencia de Documentos Cronograma Anual
Archivísticos de Transferencia
Revisa, elabora informe y
remite Cronograma Anual de Informe y
2 Transferencia de Documentos Jefe (a) de UAGED UAGED Cronograma Anual
Archivísticos a la Secretaría de Transferencia
Técnica
Revisa y aprueba el informe y
elabora Memorándum
Múltiple remitiendo Memorándum
3 Asistente Administrativo Secretaria Técnica
cronograma Anual de Múltiple
Transferencia de Documentos
Archivísticos
Memorándum
Recibir Cronograma Anual de Múltiple
Jefe o Director/Asistente
4 Transferencia de Documentos Dependencias adjuntando
Administrativo
Archivísticos Cronograma de
Transferencia
50
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Asistente Administrativo (a) /

Identificar el tipo documental
5 Encargado del Archivo de Dependencias _
que produce o recibe.
Gestión
FICHA TÉCNICA DE
SERIES
Identificar la serie documental DOCUMENTALES
en el Programa de Control de Asistente Administrativo (a) / (FTSD)(F-AD-16)
6 Documentos Archivísticos y Encargado del Archivo de Dependencias TABLA DE
Organizar la documentación Gestión RETENCIÓN DE
por series documentales. DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS (F-
AD-17)
Depurar los documentos no
archivísticos. Asimismo, retirar
7 las grapas, clips, micas, faster, Asistente Administrativo (a) Dependencias -
post it de los documentos a
transferir.
Ordenar la documentación de
acuerdo al sistema
8 cronológico, numérico, Asistente Administrativo (a) Dependencias _
alfabético y/o la combinación
de éstas.
Asignar signatura a la
9 Asistente Administrativo (a) Dependencias _
documentación.
Inventario de
Llenar el formato Inventario Registro de
10 Registro de Documentos del Asistente Administrativo (a) Dependencias Documentos –
Archivo Central Archivo Central
(F-AD-09)
Guardar la documentación en
11 Asistente Administrativo (a) Dependencias
las Unidades de conservación.
Enviar el inventario visado y la
documentación a transferir.
12 Continuar el proceso Asistente Administrativo (a) Dependencias -
PS06.01.02 Emisión de
Documentos
Memorándum
Elaborar el memorándum y el
para transferencia
13 acta de transferencia de Jefe(a)/Director(a) Dependencias
de documentos al
documentos archivísticos
archivo central
Firmar el memorándum y el
14 acta de transferencia de Asistente Administrativo (a) Dependencias
documentos archivísticos
Enviar el memorándum, el acta
de transferencia, el inventario
visado la documentación a
15 Asistente Administrativo (a) Dependencias
transferir. Continuar el proceso
Documentos
Revisar y validar el inventario
Asistente Administrativo de
16 con la documentación UAGED -
Archivo
transferida.
51
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Existe Observaciones:
Si: Elaborar informe solicitando
subsanar observaciones.
17 Continuar el proceso Analista de Archivo UAGED -
Documentos.
Asistente Administrativo (a) /
Subsanar las observaciones. Ir
18 Encargado del Archivo de Dependencias -
a la actividad 10.
Gestión
Hoja de envío que
adjunta Formato
de acta de
Dar conformidad al inventario transferencia de
de transferencia de documentos
Analista de Archivo/Jefe (a) de
19 documentos con la firma del UAGED
UAGED
Acta de Transferencia y su Inventario de
envío a la dependencia Registro de
Documentos –
Archivo Central
(F-AD-09)
Colocar en las unidades de
conservación. Ir al
Asistente Administrativo de
20 PS06.03.01.02 Proceso de UAGED SGD
Archivo
Recepción de Documentos
Internos. Fin
Código del
Indicador
Documentos transferidos Determinar la documentación necesaria a
Documentos transferidos en
PS06.03.02-I-1 trasladar para su custodia por el Archivo
metros lineales Documentos por transferir
Central.
Jefe (e) de la Unidad de Atención al
Ciudadano y Gestión Documentaria.
Documentaria
52
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
53
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.03 Conservación de Documentos Archivísticos

FICHA TECNICA DEL PROCEDIMIENTO
Nombre Conservación de Documentos Archivísticos Clasificación Soporte
Mantener la integridad física del documento y garantizar su conservación en el repositorio del Archivo Central
Objetivo
como se indica en el Tabla General de Retención de Documentos Archivísticos del PCDA.
Responsable Jefe (a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria.
Base Legal/
normativa
aplicable
- Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA “Norma para
la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”
Alcance Comprende desde la transferencia de la documentación al Archivo Central

servicios
Dependencias Documentos transferidos Informe sobre estado de
Archivo Central
del Sineace anualmente al Archivo Central Documentos y otros aspectos.
Código de la Nombre del puesto Registro de

Actividades Dependencia del Ejecutor
actividad ejecutor ejecución
Verificar que los ambientes, los
Asistente
documentos y la seguridad se encuentren
1 Administrativo de UAGED -
en las condiciones establecidas por el ente
Archivo
rector.
Asistente
Elaborar informe sobre las condiciones
encontradas
Archivo
Archivo Central en condiciones
establecidas:
Si: Tomar conocimiento del informe y
3 Analista de Archivo UAGED -
archivar
No: Establecer acciones para corregir o
prevenir riesgos.
4 Coordinar las acciones Jefe(a) de UAGED UAGED
5 Ejecutar las acciones. Ordenes de servicios
Código del
Indicador
Documentos Determinar la documentación para
PS06.03.03-I-1 Documentos archivísticos conservados archivísticos establecer acciones que ayuden a
conservados preservar su integridad.
Documentaria
54
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma
55
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.4 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.04 Eliminación de Documentos Archivísticos

Nombre Eliminación de Documentos Archivísticos Clasificación Soporte
Permitir la eliminación periódica de los documentos de acuerdo a lo establecido en la Tabla General de
Objetivo Retención de Documentos Archivísticos establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivísticos
del Sineace.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria,
Procedimiento Administrativo General
Base Legal/
normativa aplicable
Alcance Comprende desde la selección documental hasta la entrega de los documentos para su eliminación.

servicios
-Inventario de
eliminación
-Resolución de
autorización de
- Administración del - Plan Anual de Trabajo Archivístico Archivo General de la Nación
eliminación de
Archivo Central -Cronograma de Eliminación Archivo Central
documentos
-Acta de entrega de
documentos para su
eliminación
Código de la Nombre del puesto Dependencia de
actividad ejecutor Ejecutor
Asistente
Revisar el cronograma de eliminación
de documentos
Archivo
Asistente
2 Revisar y analizar el inventario Registro. Administrativo de UAGED -
Archivo
Requiere eliminación:
Asistente
Si: Seleccionar la documentación a
3 Administrativo de UAGED
eliminar. Ir a actividad 4
Archivo
No: Conservar documentación. Fin.
Asistente
Inventario de
4 Organizar documentos a eliminar Administrativo de UAGED
Eliminación
Archivo
Asistente
Inventario de
5 Llenar el Inventario de eliminación Administrativo de UAGED
Eliminación
Archivo
56
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Elaborar el informe que propone

Informe e Inventario
6 eliminación de documentos Analista de Archivo UAGED
de Eliminación
Archivísticos
Revisar y elaborar el informe de
Eliminación de Documentos
7 Jefe(a) de UAGED UAGED Informe Técnico
Archivísticos y derivar al Comité
Evaluador de Documentos (CED).
Evaluar inventario de eliminación.
Acta de Sesión
Si: Aprobar inventario. Ir a actividad 9 Comité Evaluador de
8 Sineace del Comité Evaluador
No: Solicitar subsanación de Documentos
de Documentos
inventario.ir a 5
Elaborar el Expediente de Eliminación Secretario Técnico del
Expediente de
9 para la autorización de eliminación por Comité Evaluador de UAGED
eliminación
el AGN Documentos
Solicitar autorización de eliminación de
documentos al AGN Comité Evaluador de
10 Sineace
Continuar el proceso PS06.01.02 Documentos
Emisión de Documentos
Acta de verificación de
Jefe(a) de metraje de
11 Recibir comunicación de visita de UAGED/Analista de UAGED documentación
supervisión Archivo propuesta
para Eliminación
Recibir informe Técnico de la visita.
Aprobado: Recibir resolución de Informe Técnico de
Secretario Técnico del
12 autorización de eliminación. Ir a Sineace autorización para
CED
actividad 13. eliminación
No: Archivar solicitud. Fin.
Elabora Memorándum solicitando la
disposición y/o eliminación de los Asistente Secretaria
13 Memorándum
documentos autorizados para su Administrativo Técnica
eliminación.
Acta de entrega de
Entrega la documentación aprobada Jefe(a) de UAGED /
14 UAGED documentos para su
para su eliminación Analista de Archivo
eliminación
Adjuntar el acta de entrega de
documentos para su eliminación al
expediente de eliminación y archivar.
15 Nota: La Ejecución de la eliminación de Analista de Archivo UAGED
los documentos innecesarios del
Sineace lo realiza un externo
contratado por Secretaría Técnica.
Código del Denominación
Indicador del Indicador
Documentos Documentos eliminados Medir los documentos que fueron

PS06.03.04-I-1 eliminados en -------------------------------------- eliminados de acuerdo a su tiempo de
metros lineales Documentos por eliminar retención.

Documentaria
57
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
58
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.5 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05 Servicios Archivísticos

Nombre Servicios Archivísticos Clasificación Soporte
Brindar un eficiente servicio de información y garantizar el uso adecuado del acervo documental, conservación e
Objetivo
integridad del documento archivístico.
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la
Base Legal /
Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”.
Normativa
- Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA “Normas para la
Aplicable
Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019/AGN/DDPA, “Lineamientos
para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
Áreas
Unidad de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria, dependencias y administrados.
Participantes
Cliente o
Responsable
Proveedo- Listado de Procesos Código de Destinatario
Entradas del Proceso Salidas
res Nivel 2 Procesos Nivel 2 de los bienes y
Nivel 2
servicios
- Documentos
-
- Solicitud de -Servicios prestados (original o
Dependenci Jefe de Dependencias
servicios archivísticos para PS06.03.05.01 digital).
as del UAGED del Sineace
archivísticos usuarios internos - Formato de Registro
Sineace
de Servicio Archivístico
-PS06.01.02
- PS06.01.02 - Informe Documentos
- Plan Anual de Atención de
Atención de -Servicios prestados (original o
Trabajo Jefe de acceso a la
acceso a la archivísticos para PS06.03.05.02 digital).
Archivístico UAGED información
información usuarios externos - Formato de Registro
aprobado pública
pública de Servicio Archivístico
-Administrados
indicador indicador
Tiempo promedio en
∑ (Fecha de devolución - fecha de entrega de Determinar el tiempo de retención de
PS06.03.05.01- préstamo de los
documento) los documentos para evitar deterioro u
I-01 documentos del Archivo
Número de préstamos de documentos otro daño.
Central
Porcentaje de
N° de documentos atendidos dentro del plazo Brindar una atención oportuna a las
PS06.03.05.02- cumplimiento de
x100 solicitudes de copias de documentos
I-01 servicios atendidos
N° de documentos solicitados bajo custodia del Archivo Central.
(copia física o digital )
Documentaria
59
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.5.1 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05.01 Servicios Archivísticos para usuarios
internos
Nombre Servicios Archivísticos para usuarios internos Clasificación Soporte
Brindar un eficiente servicio de información a los usuarios internos y garantizar el uso adecuado del acervo
Objetivo
documental, conservación e integridad del documento archivístico.
Base Legal/
normativa
aplicable
Comprende desde la solicitud de préstamo del documento en original o digital hasta la atención del mismo del
Alcance
documento.
servicios
- Documentos prestados (original
o digital).
- Dependencias - Solicitud de servicios
-Consulta de documentos - Dependencias del Sineace
del Sineace archivísticos
-Formato de Registro de Servicios
Archivístico
Elabora y visa solicitud de Especialista/Analista / Asistente Solicitud de Servicios
1 Dependencia
Servicios Archivísticos por SGD Administrativo Archivísticos
Revisa y firma solicitud de

2 Director(a)/jefe (a)de dependencia Dependencia SGD
Servicios Archivísticos por SGD
Toma conocimiento y deriva

3 Jefe (a) de UAGED UAGED SGD
para su atención
F-AD-07 Registro de
Analista de Archivo /Asistente
4 Registra el Servicio Archivístico UAGED Servicio Archivístico
Administrativo de Archivo
del Sineace
F-AD-09 Inventario
Revisa y realiza la búsqueda en
Analista de Archivo /Asistente de Registro de
5 los inventarios y en el UAGED
Administrativo de Archivo Documentos del
repositorio físico y virtual
Archivo Central
60
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
¿Se encontró el documento?

Analista de Archivo /Asistente
6 Si: Continuar actividad 8. UAGED
No: Continuar actividad 7.
Proyecta el informe de Analista de Archivo /Asistente
7 UAGED Informe
respuesta Administrativo de Archivo
¿Es consulta?
Analista de Archivo/Asistente
8 Si: Continuar actividad 9. UAGED SGD
Analista de Archivo/Asistente
9 Atiende a la dependencia UAGED SGD
Proyecta el proveído/Hoja de Analista de Archivo/Asistente

10 UAGED Proveído/Hoja de
envío de respuesta Administrativo de Archivo
Envío
Revisa y firma el documento

11 Jefe (a) de UAGED UAGED SGD
de respuesta
Recibe el documento de Especialista /Analista/ Asistente

9 Dependencia SGD
respuesta Administrativo
¿Es préstamo físico?

Especialista /Analista/ Asistente
10 No: Continuar actividad 11. Dependencia SGD
Administrativo
Si: Continuar actividad 12.
Comunica al Director (a)/jefe Especialista /Analista/ Asistente
11 Dependencia SGD
(a) de la atención. Fin Administrativo
¿Se solicita prorroga?
12 Si: Continuar actividad 13. Asistente Administrativo Dependencia SGD
Elabora y visa prorroga. Especialista /Analista/ Asistente Solicitud de servicios
13 Dependencia
Continuar con la actividad 2 Administrativo archivísticos
Proyectar el proveído de
14 Asistente Administrativo Dependencia Proveído
devolución de documentos
Revisa y firma el proveído de
15 Director(a)/jefe (a)de dependencia Dependencia SGD
devolución de documentos
Toma conocimiento y
16 Jefe (a) de UAGED UAGED
comunica al Archivo Central
Revisa la conformidad y Analista de Archivo/Asistente
17 UAGED
devuelve al repositorio. Fin Administrativo de Archivo
Código de
indicador
∑(Fecha de devolución - fecha de
Tiempo promedio en Determinar el tiempo de retención de los
PS06.03.05.01- entrega de documento)
préstamo de los documentos documentos para evitar deterioro u otro
I-01 Número de préstamos de
del Archivo Central daño.
documentos
Documentaria
61
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
62
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.3.5.2 Ficha Técnica del Procedimiento PS06.03.05.02 Servicios Archivísticos para usuarios
externos

Nombre Servicios Archivísticos para usuarios externos Clasificación Soporte
Brindar un eficiente servicio de información a los usuarios externos y garantizar el uso adecuado del acervo
Objetivo
documental, conservación e integridad del documento archivístico.
Base Legal/
normativa
aplicable
Comprende desde la solicitud de servicios archivístico hasta la atención del mismo al Responsable de Acceso a la
Alcance
Información o administrado de ser consulta o lectura de documentos.
servicios
- PS06.01.02
- Documentos en digital.
Atención de - PS06.01.02 Atención de acceso a la
- Solicitud de servicios -Consulta de documentos
acceso a la información pública
archivísticos -Formato de Registro de Servicios
información -Administrados
Archivístico
pública
Solicitud de acceso a
Presenta solicitud de acceso a
1 Usuarios externos Administrados la Información
la Información Pública
Pública
¿Es servicio de consulta de
documentos? Responsable de Acceso a la
2 UAGED
Si: Continuar actividad 5. Información Pública
Entrega la Información al Responsable de Acceso a la

3 UAGED SGD
administrado Información Pública
F-AD-07 Registro de
Registra Servicio Archivístico Responsable de Acceso a la
4 UAGED Servicio Archivístico
brindado. Fin Información Pública
del Sineace
63
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Coordina con el Archivo

Responsable de Acceso a la
5 Central sobre la fecha y hora UAGED
Información Pública
de la consulta y lectura
Entrega la información al Analista de Archivo /Asistente

6 UAGED
administrado para consulta Administrativo de Archivo
F-AD-07 Registro de
Registra en el SGD el Servicio Analista de Archivo /Asistente Servicio Archivístico
7 UAGED
Archivístico brindado. Fin Administrativo de Archivo del Sineace

Código de
indicador
N° documentos atendidos dentro
Porcentaje de cumplimiento Brindar una atención oportuna a las
PS06.03.05.02- del plazo x100
de servicios atendidos (copia solicitudes de copias de documentos bajo
I-01 N° documentos solicitados
física o digital) custodia del Archivo Central.

Braulio Vega Cajamarca Silvia Gushiken Kishimoto Pedro Joel Anthony Arenas Melgarejo
Analista de Archivo de la Unidad de Atención al Jefa de la Unidad de Jefe(e) de la Unidad de Atención al
Ciudadano y Gestión Documentaria Modernización Ciudadano y Gestión Documentaria
64
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Flujograma:
65
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
8. INVENTARIO DE INDICADORES
Implementado
(I) /
N° PROCESOS DE NIVEL 0 PROCESOS DE NIVEL 1 PROCESOS DE NIVEL 2 PROCESOS DE NIVEL 3 Código Indicador Nombre indicador Por
Implementar
(PI)
Atención de
Gestión de la
Atención al Ciudadano información en Porcentaje de consultas
01 PS06 PS06.01 Atención al PS06.01.01 PS06.01.01-I-01
y Gestión Documentaria general u atendidas dentro del plazo
Ciudadano
orientación
Atención de Porcentaje de solicitudes
Gestión de la
Atención al Ciudadano acceso a la información atendidas
y Gestión Documentaria información dentro del plazo
Ciudadano
pública establecido
Gestión de la
Atención al Ciudadano Atención de Porcentaje de reclamos
y Gestión Documentaria Reclamos atendidos dentro del plazo
Ciudadano
Atención de
Gestión de la Porcentaje de quejas por
Atención al Ciudadano quejas por
04 PS06 PS06.01 Atención al PS06.01.04 PS06.01.04-I-1 defectos de tramitación
y Gestión Documentaria defectos de
Ciudadano atendidas dentro del plazo
tramitación
Gestión de la
Atención al Ciudadano Atención de Porcentaje de sugerencias
y Gestión Documentaria sugerencias viables implementadas
Ciudadano
Administración Porcentaje de documentos
Recepción
Atención al Ciudadano del Sistema de Recepción PS06.01. recibidos por Mesa de
05 PS06 PS06.02 PS06.02.01 documentaria PS06.02.01.01-I-1
y Gestión Documentaria Gestión Documentaria 01.01 Partes y derivados dentro
externa
Documentaria de las 24 horas
Despacho de
Administración
documentos Porcentaje de
Atención al Ciudadano del Sistema de
06 PS06 PS06.02 PS06.02.03 para la PS06.02.03-I-1 cumplimiento de
y Gestión Documentaria Gestión
diligencia de documentos entregados
Documentaria
mensajería
66
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Implementado
(I) /
N° PROCESOS DE NIVEL 0 PROCESOS DE NIVEL 1 PROCESOS DE NIVEL 2 PROCESOS DE NIVEL 3 Código Indicador Nombre indicador Por
Implementar
(PI)
Planificación
Administración de actividades Porcentaje de actividades
Atención al Ciudadano
07 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.01 archivísticas PS06.03.01-I-1 ejecutadas del Plan Anual
y Gestión Documentaria
Central del Archivo de Trabajo Archivístico
Central
Transferencia
Administración
Atención al Ciudadano de Documentos transferidos
08 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.02 PS06.03.02-I-1 PI
y Gestión Documentaria Documentos en metros lineales
Central
Archivísticos
Administración Conservación
Atención al Ciudadano Documentos archivísticos
09 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.03 de PS06.03.03-I-1 PI
y Gestión Documentaria conservados
Central documentos
Administración
Atención al Ciudadano Eliminación de Documentos eliminados en
10 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.04 PS06.03.04-I-1
y Gestión Documentaria documentos. metros lineales
Central
Tiempo promedio en
Administración
Atención al Ciudadano Servicios préstamo de los
11 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.05 PS06.03.05.01-I-01
y Gestión Documentaria archivísticos documentos del Archivo
Central
Central
Porcentaje de
Administración
Atención al Ciudadano Servicios cumplimiento de servicios
12 PS06 PS06.03 del Archivo PS06.03.05 PS06.03.05.02-I-01
y Gestión Documentaria archivísticos atendidos (copia física o
Central
digital)
67
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
9. FICHAS DE INDICADORES
9.1 Ficha de Indicador PS06.01.01-I-1
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de consultas atendidas dentro del

Denominación: Código: PS06.01.01-I-1
plazo
Código y nombre del

PS06 Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
Proceso de Nivel 0 - N0

PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano

PS06.01.01 Atención de información en general u orientación
Medir el porcentaje de consultas que son atendidas por el personal del Sineace dentro
Descripción del Indicador
del plazo.
Unidad de Medida Porcentaje
Asegurar la atención oportuna de las consultas realizadas por los administrados y/o
Objetivo del Indicador
usuarios
N° de Consultas atendidas dentro del plazo x100
--------------------------------------
Forma de Cálculo Consultas recibidas
Plazo: 05 días hábiles
Fuentes de Información Reporte informático de consultas, extraído del Portal de Atención al Ciudadano.
Periodicidad de Medición
Mensual
(Frecuencia)
Responsable de Medición Especialista de la UAGED
Meta 95%
68
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
9.2 Ficha de Indicador PS06.01.02 -I-1
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de solicitudes información atendidas dentro
del plazo establecido
Proceso de Nivel 0 - PS06 Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria
N0
Proceso de Nivel 1 - PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano
N1
Proceso de Nivel 2 - PS06.01.02 Atención de acceso a la información pública
N2
Descripción del
Mide el cumplimiento de plazo en la entrega de la información solicitada.
Indicador
Asegurar el acceso y transparencia de la información vinculada a los servicios que brinda el

Sineace.
(N° atenciones de solicitudes de acceso a la información atendidas dentro del plazo
establecido x 100)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Forma de Cálculo
N° total de atenciones de solicitudes de acceso a la información

Fuentes de Reporte informático de solicitudes de acceso a la información, extraído del Portal de Atención
Información al Ciudadano.
Periodicidad de
Mensual
Medición (Frecuencia)
Responsable de
Especialista de la UAGED
Medición
Meta 95%
69
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Porcentaje de reclamos atendidos dentro del plazo Código: PS06.01.03.-I-1



PS06.01.03 Atención de Reclamos
Descripción del Indicador Indicador de eficiencia, mide los reclamos atendidos dentro del plazo.
Unidad de Medida Días hábiles
Objetivo del Indicador Evaluar si se cumple con la atención del reclamo dentro del plazo establecido.
(N° reclamos atendidos dentro del plazo establecido x 100)

---------------------------------------------------------------------
Forma de Cálculo
N° de reclamos recibidos según normativa
Fuentes de Información Reporte informático de reclamos. extraído del Portal de Atención al Ciudadano.
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
70
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de quejas por defectos de tramitación

atendidas dentro del plazo



PS06.01.04 Atención de Quejas por defectos de tramitación
Indicador de eficiencia, mide las quejas por defectos de tramitación atendidas dentro
del plazo.
Evaluar si se cumple con la atención de las quejas por defecto de tramitación dentro del
plazo establecido. (Plazo legal 3 días hábiles).
(N° de quejas atendidas dentro del plazo establecido x 100)
-------------------------------------------------------------------------------------
Forma de Cálculo
N° de quejas recibidas según normativa
Reporte informático de quejas por defectos de tramitación, extraído del Portal de
Fuentes de Información
Atención al Ciudadano.
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
71
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Porcentaje de sugerencias viables implementadas Código: PS06.01.05-I-1



PS06.01.05 Atención de sugerencias
Medir el porcentaje de sugerencias viables que son atendidas por el personal del Sineace,
según sea el caso.
Evaluar la implementación de las sugerencias viables, en relación a las sugerencias

recibidas en la Institución
(N° sugerencias viables implementadas en el año x 100)

Forma de Cálculo -------------------------------------------------------------------------
N° sugerencias viables recibidas en el año
Fuentes de Información Reporte informático de sugerencias, extraído del Portal de Atención al Ciudadano.
Mensual (acumulado)
(Frecuencia)
Meta 70% anual
72
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
9.6 Ficha de Indicador PS06.02.01.01-I-1
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de documentos recibidos por Mesa de

Denominación: Código: PS06.02.01.01-I-1
Partes y derivados dentro de las 24 horas


PS06.02 Administración del Sistema de Gestión Documental

PS06.02.01 Recepción Documentaria

PS06.02.01.01 Recepción documentaria externa (mesa de partes)
Descripción del Indicador Medir la eficiencia en la recepción y derivación oportuna de documentos
Unidad de Medida Número
Objetivo del Indicador Evaluar si se cumple con la recepción y derivación oportuna de documentos
(N° documentos derivados dentro de las 24 horas) x 100

Forma de Cálculo _______________________________________________________
Número de documentos recibidos por Mesa de Partes del SGD
Fuentes de Información Sistema de Gestión Documental
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
73
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de cumplimiento de documentos

entregados


PS06.02 Administración del Sistema de Gestión Documental

PS06.02.03 Despacho de Documentos
Medir el cumplimiento de documentos entregados por el servicio de mensajería

contratado.
Evaluar la eficacia de la entrega de los documentos por el servicio de mensajería

contratado
N° documentos entregados al destinatario por el servicio de mensajería x100

Forma de Cálculo --------------------------------------------------------------------------------------------------------
N° documentos recibidos para entrega al servicio de mensajería
Fuentes de Información Reporte del Sistema de mensajería institucional
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
74
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de actividades ejecutadas del Plan

Anual de Trabajo Archivístico


PS06.03 Administración del Archivo Central

PS06.03.01 Planificación de Actividades Archivísticas del Archivo Central
Descripción del Indicador Medir la ejecución de las actividades.
Objetivo del Indicador Evaluar la eficacia del cumplimiento de las actividades planificadas
Actividades ejecutadas del Plan Anual de Trabajo Archivístico x100

Forma de Cálculo -----------------------------------------------------------------------------------
Actividades planificadas Plan Anual de Trabajo Archivístico
Fuentes de Información Plan Anual de Trabajo Archivístico aprobado.
Mensual
(Frecuencia)
Responsable de Medición Analista de Archivo
Meta Según el Plan Anual de Trabajo Archivístico
75
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
PS06.03.02-I-
Denominación: Documentos transferidos en metros lineales Código:
1



PS06.03.02 Transferencia de Documentos Archivísticos
Descripción del
Medir los documentos transferidos.
Indicador
Unidad de Medida Metros lineales
Determinar la documentación necesaria a trasladar para su custodia por el Archivo

Central.
Documentos transferidos
Forma de Cálculo -------------------------------------
Documentos por transferir
Fuentes de Información Informe de avances de actividades del Plan Anual de Trabajo Archivístico
Periodicidad de
Anual
Medición (Frecuencia)
Responsable de
Analista de Archivo
Medición
76
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Documentos archivísticos conservados Código: PS06.03.03-I-01



PS06.03.03 Conservación de Documentos Archivísticos
Descripción del Indicador Medir los documentos archivísticos en conservación.
Determinar la documentación para establecer acciones que ayuden a preservar su

integridad.
Forma de Cálculo Documentos archivísticos conservados
Fuentes de Información Informe de avances de actividades del Plan Anual de Trabajo Archivístico
Trimestral
(Frecuencia)
77
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
9.11 Ficha de indicador PS06.03.04-I-01
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Documentos eliminados en metros lineales Código: PS06.03.04-I-01



PS06.03.04 Eliminación de Documentos Archivísticos
Medir la eliminación de documentos archivísticos en razón a los documentos por

eliminar
Objetivo del Indicador Medir los metros lineales de los documentos archivísticos eliminados.
Documentos eliminados
Forma de Cálculo ----------------------------------------
Documentos por eliminar
Inventario de Eliminación
Fuentes de Información
Informe Técnico de autorización para eliminación
Según periodo de eliminación
(Frecuencia)
78
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
9.12 Ficha de indicador PS06.03.05-I-01
FICHA DE INDICADOR
Tiempo promedio en préstamo de los documentos

del Archivo Central



PS06.03.05 Servicios archivísticos

PS06.03.05.01 Servicios archivísticos para usuarios internos
Proceso de Nivel 3 – N3
Medir el tiempo que las dependencias del Archivo Central retienen los documentos
prestados
Determinar el tiempo de retención de los documentos para evitar su deterioro u otro

daño.
∑ (Fecha de devolución - fecha de entrega de documento)

Forma de Cálculo ------------------------------------------------------------------------------
Número de préstamos de documentos
Fuentes de Información F-AD-07 Registro de Servicio Archivístico del Sineace
Mensual
(Frecuencia)
Meta 15 días hábiles
79
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
FICHA DE INDICADOR
Porcentaje de cumplimiento de servicios atendidos

(copia física o digital)



PS06.03.05 Servicios Archivísticos

PS06.03.05.02 Servicios Archivísticos para usuarios externos
Proceso de Nivel 3 – N3
Descripción del Indicador Medir la eficacia de la atención de los documentos solicitados.
Brindar una atención oportuna a las solicitudes de copias de documentos bajo custodia
del Archivo Central.
N° documentos atendidos dentro del plazo x100
__________________________________________
Forma de Cálculo N° documentos solicitados
Fuentes de Información F-AD-07 Registro de Servicio Archivístico del Sineace
Mensual
(Frecuencia)
Meta 95%
80
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Fecha del
Versión N° Ítem Descripción del Cambio
Cambio
Se actualizaron el Objetivo del
Objetivo del documento y el Alcance en virtud a la
documento denominación de los procesos y
2.0 23/09/2020 1
Alcance procedimientos del Macro-proceso
de nivel 0 “Atención al Ciudadano y
Gestión Documentaria”.
Términos y Se actualizaron Términos y
definiciones definiciones y Base legal según las
2.0 23/09/2020 2
Base Legal disposiciones de la Directiva de
Trámite Documentario vigente.
Se actualizó el formato de Ficha
Ficha Técnica del
Técnica del Proceso PS06, en
proceso PS06:
aspectos de forma correspondiente a
Atención al
2.0 23/09/2020 3 Objetivo, Responsable, Base
Ciudadano y
Legal/normativa aplicable y
Gestión
Descripción del proceso (entradas y
Documentaria
salidas).
Se actualizó el Inventario de Procesos
Nivel 0, 1 y 2, según las funciones de
la Unidad de Atención al Ciudadano y
Inventario del
2.0 23/09/2020 4 Gestión Documentaria, así como de
Procesos
las disposiciones normativas
respecto a atención al ciudadano y la
gestión documentaria.
Fichas técnicas de
Se actualizó el formato de Ficha
procesos
Técnica del Proceso: PS06.01 Gestión
de la Atención al Ciudadano,
7.1 Ficha Técnica
2.0 23/09/2020 5 correspondiente a Objetivo,
del Proceso:
Responsable, Base Legal/normativa
PS06.01 Gestión
aplicable y Descripción del proceso
de la Atención al
(actividades entradas y salidas).
Ciudadano
Se actualizó el formato Ficha Técnica
7.1.1 Ficha del Procedimiento: PS06.01.01
Técnica del Atención de información en general u
Procedimiento: orientación, correspondiente a
PS06.01.01 Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 6
Atención de Legal/normativa aplicable,
información en Descripción del proceso (entradas,
general u salidas, actividades, dependencia del
orientación ejecutor y registro de ejecución) y
Flujograma.
7.1.2 Ficha Se actualizó el formato Ficha Técnica
2.0 23/09/2020 7 Técnica del del Procedimiento: PS06.01.02
Procedimiento: Atención de acceso a la información
81
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
PS06.01.02 pública, correspondiente a Objetivo,

Atención de Responsable, Base Legal/normativa
acceso a la aplicable, Descripción del proceso
información (entradas, salidas, actividades,
pública dependencia del ejecutor y registro
de ejecución) y Flujograma.
del Procedimiento: PS06.01.03
7.1.3 Ficha
Atención de reclamos,
Técnica del
correspondiente a Objetivo,
Procedimiento:
2.0 23/09/2020 8 Responsable, Base Legal/normativa
PS06.01.03
aplicable, Descripción del proceso
Atención de
(entradas, salidas, actividades,
reclamos
dependencia del ejecutor y registro
de ejecución) y Flujogramas.
7.1.4 Ficha del Procedimiento: PS06.01.04
Técnica del Atención de quejas por defectos de
Procedimiento: tramitación correspondiente a
PS06.01.04 Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 9
Atención de Legal/normativa aplicable,
quejas por Descripción del proceso (entradas,
defectos de salidas, actividades, dependencia del
tramitación ejecutor y registro de ejecución) y
Flujogramas.
7.1.5 Ficha
Atención de sugerencias,
Técnica del
Procedimiento:
2.0 23/09/2020 10 Responsable, Base Legal/normativa
PS06.01.05
Atención de
sugerencias
7.2 Ficha Técnica Se actualizó el formato Ficha Técnica
del Proceso: del Proceso: PS06.02 Administración
PS06.02 del Sistema de Gestión Documentaria
2.0 23/09/2020 11 Administración del correspondiente a Objetivo,
Sistema de Responsable, Base Legal/normativa
Gestión aplicable y Descripción del proceso
Documentaria (entradas y salidas).
7.2.1 Ficha del Proceso: PS06.02.01 Recepción
Técnica del Documentaria, correspondiente a
Proceso: Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 12
PS06.02.01 Legal/normativa aplicable y
Recepción Descripción del proceso (entradas,
Documentaria salidas, actividades, dependencia del
ejecutor y registro de ejecución).
82
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
7.2.1.1 Ficha
Técnica del
del Procedimiento: PS06.02.01.01
Procedimiento:
Recepción documentaria externa
PS06.02.01.01
(mesa de partes física y/o virtual)
2.0 23/09/2020 13 Recepción
documentaria
externa (mesa de
aplicable, Alcance y Descripción del
partes física y/o
proceso (entradas y salidas).
virtual)
7.2.1.2 Ficha del Procedimiento: PS06.02.01.02
Técnica del Recepción interna de documentos
Procedimiento: correspondiente a Objetivo,
2.0 23/09/2020 14
PS06.02.01.02 Responsable, Base Legal/normativa
Recepción interna aplicable, Descripción del proceso
de documentos (entradas, salidas, actividades y
registro de ejecución) y Flujograma.
7.2.2 Ficha
del Proceso: PS06.02.02 Emisión
Técnica del
Documentaria correspondiente a
Proceso:
2.0 23/09/2020 15 Objetivo, Responsable, Base
PS06.02.02
Legal/normativa aplicable y
Emisión
Descripción del proceso (entradas y
Documentaria
salidas).
Técnica del Emisión de documentos que inician
Procedimiento: expedientes, correspondiente a
PS06.02.02.01 Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 16
Emisión de Legal/normativa aplicable,
documentos que Descripción del proceso (entradas,
inician salidas, actividades, dependencia del
expedientes ejecutor y registro de ejecución) y
Flujograma.
Técnica del Emisión de documentos de respuesta
Procedimiento: correspondiente a Objetivo,
2.0 23/09/2020 17 PS06.02.02.02 Responsable, Base Legal/normativa
Emisión de aplicable, Descripción del proceso
documentos de (entradas, salidas, actividades,
respuesta dependencia del ejecutor y registro
Técnica del del Procedimiento: PS06.02.03
Procedimiento: Despacho de documentos para la
2.0 23/09/2020 18
PS06.02.03 diligencia de mensajería,
Despacho de correspondiente a Objetivo,
documentos para Responsable, Base Legal/normativa
83
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
la diligencia de aplicable, Descripción del proceso

mensajería (entradas, salidas, actividades,
7.3 Ficha del Proceso: PS06.03 Administración
Técnica del del Archivo Central, correspondiente
2.0 23/09/2020 19 Proceso: PS06.03 a Objetivo, Responsable, Base
Administración del Legal/normativa aplicable y
Archivo Central Descripción del proceso (entradas y
salidas).
Técnica del del Proceso: PS06.03.01 Planificación
Proceso: de Actividades Archivísticas del
PS06.03.01 Archivo Central, correspondiente a
2.0 23/09/2020 20
Planificación de Objetivo, Responsable, Base
Actividades Legal/normativa aplicable y
Archivísticas del Descripción del proceso (entradas y
Archivo Central salidas).
Técnica del Formulación del Plan Anual de
Procedimiento: Trabajo Archivístico correspondiente
PS06.03.01.01 a Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 21
Formulación del Legal/normativa aplicable,
Plan Anual de Descripción del proceso (entradas,
Trabajo salidas, actividades, dependencia del
Archivístico ejecutor y registro de ejecución) y
Flujograma.
7.3.1.2 Ficha
del Procedimiento: PS06.03.01.02
Técnica del
Seguimiento y Evaluación del Plan
Procedimiento:
Anual de Trabajo Archivístico,
PS06.03.01.02
2.0 23/09/2020 22 Seguimiento y
Evaluación del
Plan Anual de
Trabajo
Archivístico
7.3.2 Ficha
Transferencia de Documentos
Técnica del
Archivísticos correspondiente a
Procedimiento:
Objetivo, Responsable, Base
2.0 23/09/2020 23 PS06.03.02
Legal/normativa aplicable,
Transferencia de
Descripción del proceso (entradas,
Documentos
salidas, actividades, dependencia del
Archivísticos
ejecutor y registro de ejecución) y
Flujograma.
84
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2

7.3.3 Ficha
Conservación de Documentos
Técnica del
Archivísticos correspondiente a
Procedimiento:
2.0 23/09/2020 24 PS06.03.03
Conservación de
Documentos
Archivísticos
Flujograma.
7.3.4 Ficha
Eliminación de Documentos
Técnica del
Archivísticos, correspondiente a
Procedimiento:
2.0 23/09/2020 25 PS06.03.04
Eliminación de
Documentos
Archivísticos
Flujograma.
7.3.5 Ficha
del Procedimiento PS06.03.05
Técnica del
Servicios Archivísticos
Procedimiento
2.0 23/09/2020 26 correspondiente a Objetivo,
PS06.03.05
Servicios
aplicable y Descripción del proceso
Archivísticos
(entradas y salidas).
7.3.5.1 Ficha del Procedimiento PS06.03.05.01
Técnica del Servicios Archivísticos para usuarios
Procedimiento internos, correspondiente a Objetivo,
2.0 23/09/2020 27 PS06.03.05.01 Responsable, Base Legal/normativa
Servicios aplicable, Descripción del proceso
Archivísticos para (entradas, salidas, actividades,
usuarios internos dependencia del ejecutor y registro
del Procedimiento PS06.03.05.02
7.3.5.2 Ficha
Servicios Archivísticos para usuarios
Técnica del
externos, correspondiente a
Procedimiento
2.0 23/09/2020 28 PS06.03.05.02
Servicios
Archivísticos para
usuarios externos
Flujograma.
Se actualizó la denominación de los
Inventario de
2.0 23/09/2020 29 procesos de nivel 1, procesos de nivel
Indicadores
2, procesos de nivel 3, código
85
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
indicador y nombre de indicador en

los casos que corresponda.
Código y nombre del Proceso de Nivel
0 - N0, Código y nombre del Proceso
de Nivel 1 - N1, Código y nombre del
Proceso de Nivel 2 - N2, Descripción
Ficha de Indicador del Indicador
2.0 23/09/2020 30
PS06.01.01-I-1 Unidad de Medida, Forma de Cálculo,
Fuentes de Información, Periodicidad
de Medición (Frecuencia),
Responsable de Medición y meta,
según corresponda.
2.0 23/09/2020 31
PS06.01.02 -I-1 Unidad de Medida, Forma de Cálculo,
según corresponda.
2.0 23/09/2020 32
según corresponda.
2.0 23/09/2020 33
según corresponda.
Ficha de Indicador
2.0 23/09/2020 34 Proceso de Nivel 2 - N2, Descripción
PS06.01.05-I-1
del Indicador
Unidad de Medida, Forma de Cálculo,
86
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
según corresponda.
2.0 23/09/2020 35
PS06.02.01.01-I-1 Unidad de Medida, Forma de Cálculo,
según corresponda.
2.0 23/09/2020 36
según corresponda.
2.0 23/09/2020 37
según corresponda.
2.0 23/09/2020 38
según corresponda.
Ficha de Indicador
2.0 23/09/2020 39 de Nivel 1 - N1, Código y nombre del
PS06.03.03-I-01
del Indicador
87
Código: MGPP-PS06
MGPP
Versión: 2
Unidad de Medida, Forma de Cálculo,

según corresponda.
Ficha de indicador del Indicador
2.0 23/09/2020 40
según corresponda.
Ficha de indicador del Indicador
2.0 23/09/2020 41
según corresponda.
2.0 23/09/2020 42
según corresponda.
88

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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTARIA

Rol Nombres Cargo Fecha y Firma

Jefe (e) de la Unidad

Jefa de la Oficina de Firmado digitalmente por GARCIA

Aprobado Haydee Violeta Chacón

Firmado digitalmente por

7.3.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.03.02 Transferencia de Documentos

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Documento Externo. - Documento proveniente de personas naturales o jurídicas, públicas o

4.27 Resolución Jefatural Nº 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 001-2019-AGN/DDPA

5. FICHA TÉCNICA DEL PROCESO PS06: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN

- Documentación PS06.03 - Documentos en - Archivo Central del Sineace.

INDICADORES DEL PROCESO

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

PS06.01.01 Atención de información en general u orientación

Gestión de la PS06.01.02 Atención de acceso a la información pública

PS06.01.04 Atención de quejas por defectos de tramitación

PS06.01.05 Atención de sugerencias

7. FICHAS TÉCNICAS DE PROCESOS

7.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.01 Gestión de la Atención al Ciudadano

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1

7.1.1 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.01 Atención de información en general u

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Atención de acceso a la información pública Clasificación Soporte

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.03 Atención de reclamos

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable del Reporte del Portal

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Atención de Quejas por defecto de tramitación Clasificación Soporte

Código de la Dependencia del Registro de

Remitir el Informe / Resolución de

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

7.1.5 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.01.05 Atención de sugerencias

FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1

7.2.1 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.01 Recepción Documentaria

Lady Melina Perales Vilca Pedro Joel Anthony Arenas Melgarejo

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Recepción documentaria externa (mesa de partes física y/o

Entregar el cargo físico del documento al Ticket de

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

7.2.1.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.01.02 Recepción interna de documentos

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Recepción interna de documentos Clasificación Soporte

7.2.2 Ficha Técnica del Proceso: PS06.02.02 Emisión Documentaria

7.2.2.2 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.02.02 Emisión de documentos de respuesta

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

7.2.3 Ficha Técnica del Procedimiento: PS06.02.03 Despacho de documentos para la

FICHA TÉCNICA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Despacho de documentos para la diligencia de mensajería Clasificación Soporte

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Planificación de Actividades Archivísticas del Archivo Central Clasificación Soporte

Código PS 06.03.01 Versión 2

INDICADORES DEL PROCESO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Revisar el proyecto de Plan Anual

Informe que propone el

Continuar el proceso PS05 Gestión