PROCEDIMIENTO DE

Edición 3
COMPRAS
Fecha Elaboración
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Abril 05 de 2006

1. OBJETIVO:
Invertir recursos en productos y servicios que optimicen la productividad, la rentabilidad de
Comertex S.A. y logren un almacenamiento eficaz para las ventas.

2. ALCANCE:
Desde que se realiza la planeación de compras hasta que se realiza la entrada de la
mercancía en el sistema y el almacenamiento de la misma.

3. DEFINICIONES:

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto

Productividad: Son los productos y servicios que satisfacen las necesidades de los clientes
con relación a los recursos utilizados inteligentemente.

La productividad óptima: Es el nivel de eficiencia para el cual fue pretendido el proceso.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Rentabilidad: La rentabilidad es la relación que existe entre la utilidad generada y las ventas
realizadas.

4. DESARROLLO:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Leidy Johanna Lizarazo Barrios Ramiro Humberto Nova Jaimes Comité de calidad
Asistente de calidad Coordinador de calidad
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DIAGRAMA DE DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSAB DOCUMENTOS /

FLUJO ACTIVIDAD LE REGISTRO
Director de línea
Verificar el inventario en el sistema Administrador de Informe de inventario
ventas Control D&D siglo
Fuerza de ventas 2021
de franquicias
Informe de
inventario.
Se evalúa la necesidad del producto de Informe de rotación
acuerdo con: el informe de inventario de los productos.
Director de línea
semanal, el informe de rotación del Informe de
Administrador de
producto mensual, las necesidades del productos
ventas
cliente, y en Franquicias, visita a la disponibles de la
casa matriz, o informe de disponibles casa matriz.
Aplicación D&D
Master de productos

Director de línea
¿Hacer el requerimiento? Administrador de
ventas

Se diligencia la orden de compra.

Orden de compra
Director de línea
Correo electrónico
Administrador de
Formato de
ventas
proveedores

¿Es un nuevo proveedor o un nuevo

producto?
Director de línea
Administrador de
ventas

Se solicitan cotizaciones a los

Director de línea
proveedores (tres en cuanto sea
Administrador de
posible). No aplica a productos de
ventas
franquicias.
Se evalúan los proveedores de acuerdo
a los criterios establecidos en el
instructivo SIGC-IN-02
Formato de
Director de línea
evaluación de
Administrador de
proveedores
ventas
SIGC-FR-16

Formato de
evaluación de
Director de línea proveedores
Administrador de SIGC-FR-16
Se selecciona el proveedor de acuerdo
línea Formato de
a los criterios establecidos.
inscripción del
proveedor.
SIGC-FR-18

DIAGRAMA DE DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTOS /

RESPONSABLE
FLUJO ACTIVIDAD REGISTRO
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¿Necesita aprobación administrativa

y financiera?
Director de línea
No aplica a franquicias
Administrador de
línea

Gerente
Se realiza la evaluación
Director
administrativa y financiera del
administrativo y
requerimiento
financiero
Gerente
Orden de Pedido
¿Se aprobó el requerimiento o Director
Autorizada por
pedido? administrativo y
Gerencia.
financiero
Gerente
Director Visto bueno en la
Autorización de la orden de compra
administrativo y orden de compra
financiero
Director de línea
Se envía la orden de compra donde administrador de
Orden de compra
se relaciona los despachos directos ventas
con visto bueno.
necesarios. Secretaria de línea

Director de línea
¿Confirmación de existencias del
Administrador de
proveedor?
ventas
Realizar una programación de
acuerdo a la producción del
Director de línea Orden de
proveedor.
Administrador de programación
ventas

¿El despacho es directo al cliente?

No aplica a franquicias

Se realiza el despacho directamente

al cliente.

Se confirma con el cliente la llegada

del pedido, se realiza y envía la
respectiva factura siendo posible Secretaria de línea, Registro de la
variar el vencimiento de la factura a representante de confirmación.
partir de la fecha de confirmación de ventas. Factura
la recepción de productos.
No aplica a franquicias

DIAGRAMA DE DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLE DOCUMENTOS

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FLUJO ACTIVIDAD / REGISTRO

Recepcionar factura firmada por el
cliente revisando anomalías en la
entrega
No aplica a franquicias

Secretaria de línea

El Director de línea informa al Comunicado vía

director logístico o administrador correo electrónico .
de almacén, sobre el proveedor, Director de línea Copia de orden de
las referencias, cantidades, la Administrador de pedido impresa
fecha de la orden del pedido y la ventas (franquicias)
fecha de llegada de la mercancía Master de
solicitada. productos
Recibir la mercancía según
procedimiento GL-PR-01
Personal de logística

Se realiza la reevaluación
semestral de los proveedores
según los criterios establecidos.
Formato de
Director de línea reevaluación de
proveedores

Archivar proceso según lo Tablas de

establecido en las tablas de retención
Secretaría de línea
retención documental que aplican documental
al área. GD-FR-03
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Observaciones

Hay actividades que no aplican en Franquicias, por el modelo de negocio.