Ficha de proceso FP-04 - GESTIÓN DE COMPRAS

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NOMBRE DEL
PROPIETARIO Responsable de
NOMBRE DEL PROCESO / SUPROCESO Gestión de Compras PROCESO -
DEL PROCESO compras
PADRE
MISIÓN, OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL PROCESO ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PROCESO

Acorde al capítulo 8.4 de la norma ISO 9001:2015,  Identificación de necesidades de compra.

gestionar el control de los procesos, productos y  Transmisión de necesidades de compra.
servicios suministrados externamente.  Evaluación de proveedor.
 Realización de compra.
 Lanzamiento de pedido o compra vía: Teléfono, fax o mail, agente y mostrador.
 Verificación de pedido o compra vía: Teléfono, fax o mail, agente y mostrador.
 Almacenamiento de Materias Primas o Recepción de Servicio.
ENTRADAS SALIDAS

 Identificación necesidades de compra  Almacenamiento materia prima

 Recepción servicio prestado

RECURSOS
Recursos humanos Infraestructura

 Responsable del Sistema de Gestión

 Responsable de producción y compras  Software SAP donde se indica la lista de proveedores y se hace el almacenamiento
 Responsable de administración de facturas y control del almacén.
 Gerencia

INFORMACIÓN DOCUMENTADA APLICABLE

Procedimientos y manuales Registros Indicadores Riesgos
 Cotización de compras
 Roturas de stock en aprovisionamientos
 Ficha de Proceso 04 de Gestión de  Ficha de proveedor  Indicador de nº de No Conformidades
críticos
Compras  Lista de proveedores detectadas en recepción de compras.
 Entrada de materia prima en mal
 MS Manual del Sistema  Hoja de pedido
estado
 Recepción de materiales
SUBPROCESOS
ORDEN NOMBRE SUBPROCESO
1 Gestión del Sistema de Evaluación de Proveedores

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DIAGRAMA DE FLUJO
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ACTIVIDADES
ORDEN ACTIVIDAD DESRIPCIÒN RESPONSABLE
Cualquier trabajador de la organización, puede identificar necesidades de
Identificación de compra, resultado de su actividad permanente. Todos los empleados
Inicio necesidades de
Compra

El trabajador de PLASTINOR, que ha detectado dicha necesidad de

compra, debe transmitirla al responsable de área, quien se responsabiliza Todos los empleados
1 Transmisión de de la adecuada identificación del requerimiento de compra.
Necesidades de
Compra. En caso de necesidades de compra relativas a materia prima, equipos y
herramientas, será el encargado de producción y compras la persona
responsable de realizar las compras.

En caso de necesidades de compra relativas a oficina será la asistente de

finanzas y gerencia general la responsable de realizar la compra.

En caso de necesidades de compra relativa a maquinaria, e infraestructura,

será Gerencia general el responsable de efectuar la compra.

Desde PLASTINOR, se evalúa y reevalúa a los proveedores y

subcontratistas, en función de la capacidad de suministrar los productos o Responsable del sistema y
2 Evaluación de servicios, de acuerdo a los requisitos especificados. Así, se tienen definidos Responsable de compras
Proveedor unos criterios para la evaluación y reevaluación de proveedores y
subcontratistas, y se guardan registros de estas acciones y de otras que
deriven.
La organización lleva a cabo un Sistema de Evaluación de Proveedores
(SEP), el cual le permite efectuar la evaluación y reevaluación de dichos
proveedores, tal y como se describe en el subproceso documentado (FP-
04-01 GESTIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACÓN DE PROVEEDORES).
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En PLASTINOR, se pueden distinguir tres tipos de sistemáticas para la

realización de compras, dependiendo del grado de importancia y coste de Responsable de compras,
3 Realización de las mismas. Gerencia General o Asistente
Compras  Grandes compras. Pueden corresponder con compras de de Finanzas
infraestructuras para la organización (vehículos, maquinaria,
servicios, etc…).Estas compras son gestionadas por la
administración superior de la empresa. En ocasiones se requerirá la
opinión del encargado de compras.

 Compras habituales: Compras de materia prima (plástico reciclado

y plástico virgen) herramientas, equipos, serán gestionadas por el
encargado de producción y compras y autorizadas por
administración superior de la empresa.

 Compras menores. Corresponden con pequeñas cantidades,

generalmente de consumibles, material de oficina, calzado de
seguridad etc. Serán gestionadas por asistente de finanzas y
autorizadas por subgerente General.

Independientemente de la tipología de la compra, el personal responsable

de la compra, contacta con un proveedor de los que figura en la relación de
proveedores aprobados, según LISTA DE PROVEEDORES y las FICHAS
DE PROVEEDOR U OTROS PROVEEDORES PRESENTES EN EL
MERCADO. Posteriormente elaborará el registro COTIZACIÓN DE
COMPRAS, donde indicará el Ítem cotizado, el mejor precio y la fecha de
recepción. Una vez autorizado, se procederá a la solicitud del pedido.

Tanto la solicitud de grandes compras como la de compras menores, y

compras habituales puede llevarse a cabo de manera Telefónica. Lo Responsable de compras,
4 Teléfono: cotizado y otras condiciones pactadas con el proveedor se evidenciará en el Responsable de bodega,
Lanzamiento de formato COTIZACIÓN DE COMPRAS. Responsable Administrativo,
pedido y verificación Responsable de producción.
Cuando llega el pedido, hay que realizar la verificación de las mismas:

Verificación:
Se verifica que lo que hemos recibido se corresponde con lo que
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consta en la factura aportada (o albarán en otros casos)

comprobando cantidades y características de la mercancía. Es decir,
se realizará una verificación técnica y una verificación
administrativa:

Técnica:
Esto lo hace el responsable de bodega (junto con encargado de
producción), que recibe el producto y lo evidencia a través del
formato RECEPCIÓN DE MATERIALES en la sección de
verificación bodega.

Administrativa:
El responsable de bodega entregará la factura al encargado de
administración, el cual comprueba que la recepción se corresponde
con lo pactado previamente con el proveedor y que el plazo de
entrega se ajusta al establecido, y el material corresponde con el
pedido inicial. Esta comprobación se hace en oficina, y se evidencia,
por medio de la figura del Responsable de administración, quien
muestra evidencia de la verificación de la compra, haciendo uso del
registro RECEPCIÓN DE MATERIALES, en la sección
verificación administrativa.

Posteriormente el responsable de administración asignará en el

software SAP la factura con el centro de costo asociado al proveedor.

En todos los casos, en el supuesto de que se detecte que alguno de los

productos sea no conforme, se sigue el proceso descrito en el FP-05
GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS,
para su apertura, seguimiento y cierre.

En PLASTINOR la solicitud de compras habituales y la de compras

menores, puede llevarse a cabo por email donde se definen las Responsable de administración
5 Email: Lanzamiento características del material o subcontrata solicitado. Las cotizaciones o en su defecto asistente de
de pedido y efectuadas por email, se pasarán al formato COTIZACIÓN DE COMPRAS, Finanzas.
verificación hasta que se autorice la misma.

La evidencia de la verificación será realizada al igual que en las compras

telefónicas.
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Posteriormente el responsable de administración asignará en el software

SAP la factura con el centro de costo asociado al proveedor.

En todos los casos, en el supuesto de que se detecte que alguno de los

productos sea no conforme, se sigue el proceso descrito en el FP-05
GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS,
para su apertura, seguimiento y cierre.

Compras directas, normalmente compras menores, en las instalaciones

del proveedor, en cuyo caso no es necesario dejar evidencia del pedido ya Cualquiera de los empleados
6 Mostrador: que directamente podemos comprobar que lo solicitado se ajusta a lo de PLASTINOR.
Lanzamiento de entregado por nuestro proveedor, dejando evidencia de ello en la factura
compra y verificación entregada al responsable de administración.

Una vez las compras han sido recepcionadas, se procede a su

almacenamiento en las zonas delimitadas en Bodega de recepción de Responsable de bodega
Fin Almacenamiento MP materiales e insumos. En el caso de las materias primas plásticas, el
Liberación del servicio responsable de bodega, tras elaborar el registro RECEPCIÓN DE
contratado MATERIALES procederá a identificar cada saco o big-bag con su nombre,
fecha de recepción, peso, color y proveedor, colocando una pegatina
adhesiva en zonas visibles de la mercancía. Éste adhesivo será importante
para mantener posteriormente la trazabilidad durante el proceso.

Con el fin de llevar a cabo un control de Stock en Bodega y no romper el

control durante la semana de producción, el responsable de bodega pasará
diariamente al responsable administrativo la hoja de RECEPCIÓN DE
MATERIALES para mantener el stock en el sistema SAP. La actualización
de este stock, estará disponible para el responsable de compras y
producción, con la finalidad de ayudar a la planificación o a posibles
cambios en la misma.

En el caso de servicios, se procede a la liberación final del servicio

contratado al suministrador externo. Se solicitará al proveedor boleta de
servicios realizados o informe, donde se detalle lo realizado.

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