TEMA 6

COMPORTAMIENTO
ORGANIZATIVO
TEMA 6 A.- INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA
EMPRESA.

1
La información y la
comunicación en la empresa
1. El valor de la información
2. Sistemas de gestión de la información
3. Elementos del proceso de
comunicación
4. Medios y flujos de comunicación en la
2 empresa
5. Plan de comunicación interna
6. Instrumentos de comunicación
interna
3 Objetivos

Conocer la importancia de la
información y la comunicación en
la empresa.
Analizar los elementos que
intervienen en el proceso de
comunicación .
Examinar las diferentes formas de
comunicación organizacional.
 I.- El valor de la información
4

• La sociedad evoluciona hacia un estadio de

desarrollo donde la información y el
conocimiento adquieren una importancia cada
vez mayor.
• https://www.elconfidencial.com/espana/cataluna
/2017-11-13/independencia-cataluna-rusia-
injerencia-propaganda_1476858/
• La empresa es una institución económica cuya razón de ser,
naturaleza y capacidad para generar rentas están muy
condicionadas por la cantidad y calidad de la información en los
mercados.
 I.- El valor de la información
5
• ¿Se puede medir el valor de la información en la empresa?
• ¿Qué pasaría si se pierde la información contable o los datos de
los clientes de una empresa? ¿y si se hace pública?
• ¿Quién controla y gestiona la información en la empresa?
• ¿Qué información se filtra desde el exterior o hacia el exterior?
• ¿Estamos en la sociedad de la información y el conocimiento?
¿Qué papel juega la tecnología?
• ¿Es la información el principal recurso intangible de las
empresas? ¿Cómo afecta a la organización empresarial?
 6.1. El valor de la información
6

Información= Datos + Contexto (añadir valor)

+ Utilidad (disminuir la incertidumbre)
7
6.1. El valor de la información

 Los datos son la mínima unidad semántica, y

se corresponden con elementos primarios de
información que por sí solos son irrelevantes
como apoyo a la toma de decisiones.
También se pueden ver como un conjunto
discreto de valores, que no dicen nada
sobre el por qué de las cosas y no son
orientativos para la acción.
8
6.1. El valor de la información

 La información se puede definir como un

conjunto de datos procesados y que tienen un
significado (relevancia, propósito y contexto), y
que por lo tanto son de utilidad para quién debe
tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre.
Los datos se pueden transforman en información
añadiéndoles valor: contextualizando,
categorizando, calculando, corrigiendo y
condensando.
 6.1. El valor de la información
9

 El conocimiento es una mezcla de experiencia,

valores, información y know-how que sirve
como marco para la incorporación de nuevas
experiencias e información, y es útil para la
acción. Se origina y aplica en la mente de los
conocedores. En las organizaciones con
frecuencia no sólo se encuentra dentro de
documentos o almacenes de datos, sino que
también esta en rutinas organizativas, procesos,
prácticas, y normas.
 6.1. El valor de la información
10

 El conocimiento se deriva de la información, así

como la información se deriva de los datos.
Para que la información se convierta en
conocimiento es necesario realizar acciones
como:
 Comparación con otros elementos.
 Predicción de consecuencias.
 Búsqueda de conexiones.
 Intercambio de información con otros portadores
de conocimiento.
 6.1. El valor de la información
11

TIPO Agregación Cantidad Estructura Precisión Fuente Alcance

Temporal

Nivel Superior CONDENSADA PREDICTIVA EXTERNA AMPLIA

INFORMACION

De La

POCO VOLUMEN

POCO PRECISA
Organización

Nivel Inferior DETALLADA GRAN HISTORICA INTERNA DEFINIDA

VOLUMEN
De La
DATOS

PRECISA
Organización
12
6.1. El valor de la información

Fuente: Claver et. al (1998)

6.2 Sistemas de gestión de la información
13

DONDE A DONDE
ESTAMOS QUEREMOS IR

PLANIFICACIÓN

SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
 6.2.- Sistemas de gestión de la
14 información

¿Para que necesitamos la información?

 Tomar decisiones
 Controlar operaciones (inventarios)
 Realizar estimaciones
 Establecer relaciones con proveedores
 Almacenar información
 Transformarla en conocimientos
 Estado del entorno
 Enfrentarse al rápido ritmo de cambio del mercado
 Mejorar la interdependencia de estructuras organizativas
 Mejorar productividad
 Etc.
 6.2 Sistemas de gestión de la información
15
El sistema de información es el conjunto de procedimientos que tratan de
gestionar la información y datos de la información
• Recogen datos externos e internos
• Procesan datos
• Transforman datos y filtran información válida
• Almacenan datos útiles, convertidos en información valiosa
• Proporcionan datos útiles para sujetos decisores

Elementos de un sistema de información

• Información y datos: material con el que se trabaja
• Usuarios: necesitan el sistema para desarrollar sus funciones y
responsabilidades
• Elementos de soporte: permiten recoger, elaborar, difundir, contener y
almacenar la información
• Retroalimentación: evaluación de la información por parte de los usuarios
 6.2. Sistemas de gestión de la información
16
Principales subsistemas de información en la empresa
• Contabilidad
M • Personal
A
Y • Flujo de materiales
O • Información periódica sobre planificación (control)
R
E • Informes especiales (cambio entorno, nuevas localizaciones, adquisiciones)
S • Observación (muestreos, métodos informales)

• Información sobre competencia M

E
• Investigación y Desarrollo (I+D) N
• Presupuestos de ventas O
R
• Sistemas especiales (situaciones extraordinarias en la empresa) E
S
 6.3 Objetivos perseguidos por
17
los sistemas de información

1960
EFICIENCIA
Bajar costos.
1970
Más por menos
EFICACIA
Más productividad

1980…..
VENTAJAS
COMPETITIVAS
Crecimiento del
negocio
 6.4 Calidad de la información
18

i. que recibe
un directivo

i. que necesita
i. que desea un directivo
un directivo
COMUNICACIÓN.
Elementos
19 del proceso de comunicación

“El proceso por el cual una fuente de información A

tiende a obrar sobre un receptor de información B, de
forma que provoque en éste la aparición de actos o
sentimientos que permitan una regulación de las
actividades de B o del grupo al que pertenecen A y
B” (Enríquez)

 Todo mensaje pretende influir en el comportamiento

actual o futuro del receptor
 La comunicación es un proceso de transmisión de la
información inherente al funcionamiento de las
organizaciones
 6.6 Elementos de la comunicación
20

EMISOR RECEPTOR
(IDEA) (PENSAMIENTO)
CANAL
Lenguaje Lenguaje
Envío del Reglas
Reglas Recepción del
MENSAJE DE
Actitudes (Medio técnico)
MENSAJE Actitudes
Finalidad Finalidad
COMUNICACIÓN
(deseada) (deseada)
Tipo de relación Tipo de relación

RUIDO
 6.6 Elementos de la
21
comunicación

 EMISOR: fuente (persona con deseo de transmitir)

 CODIFICACIÓN: traducción de inf. a un lenguaje
 MENSAJE: forma material en que se codifica la inf.
 CANAL: medio de transmisión
 DECODIFICACIÓN: proceso para interpretar la inf.
 RECEPTOR: persona que percibe el mensaje
 RUIDO: factor perturbador de la comunicación
 RETROALIMENTACIÓN: revisión del proceso de
comunicación (reacción del receptor)
 6.7 Etapas de un proceso
22 de comunicación

 Desarrollo de la idea o pensamiento que se desea

transmitir
 Codificación de la idea
 Transmisión del mensaje
 Recepción del mensaje por parte del receptor
 Decodificación del mensaje para su comprensión
 Utilización del mensaje una vez recibido y
comprendido
 Retroalimentación (comunicación en dos sentidos)
 Dificultades y barreras comunicativas
 De organización.- características del canal empleado,
fundamentalmente su longitud
 Semánticas.- proceden del sistema de cifrado y descifrado del
mensaje
 De actitud y conducta.- Discrepancias entre las actitudes del
emisor y el receptor, mal funcionamiento del modelo de relaciones
(dependencia, coordinación, cooperación); diferencias en la
interpretación de la finalidad del mensaje
 Físicas (entorno)
 De percepción
 Física (vista, oído,...)
 Intelectual (imposibilidad de comprensión del mensaje)
 Psicológica (resistencia interna a su cumplimiento)
23
IV.- Medios y flujos de comunicación
24

Comunicación formal e informal

Medios y canales establecidos
conscientemente por la
organización
Basada en las relaciones sociales
dentro de la organización
IV.- Medios y flujos de comunicación
25

Oral, no verbal y escrita

Rápida, económica, mayor
participación; no constancia precisa
de la información transmitida
Expresiones faciales y gestos
corporales
Permite un mayor volumen de
información, mayor tiempo de
disposición de información (manuales
de procedimientos...)
IV.- Medios y flujos de comunicación
26
 Comunicación descendente, ascendente y cruzada
 La última incluye flujos horizontales y diagonales

 Externa operativa, estratégica y de notoriedad

 Para el desenvolvimiento diario de la actividad (clientes,
proveedores...)
 Obtención de información relevante para la posición competitiva
 Muestra a la empresa como institución (publicidad, patrocinio)
 El control de la información
27
 Para comprobar si la información ha sido
recibida, comprendida y aplicada es necesario
ejercer algún control para verificar que ha
cumplido su función y se han superado las
barreras.
 Recomendaciones:
 Utilizar un lenguaje claro para el receptor
 Reforzar el lenguaje oral con la expresión corporal
 Emplear la repetición y varios canales
 Estructurar el mensaje
 Conocer el receptor y sus características
 Apoyo en la retroalimentación
 LA COMUNICACIÓN INTERNA
28
 Un concepto muy utilizado, tanto a nivel teórico
como en la práctica profesional, es aquél que
dice que la Comunicación Interna es contar a
la Organización lo que la Organización está
haciendo. Esta noción tiene un marcado
carácter informacional, ya que es una
perspectiva en la que se busca informar al
personal de las noticias que suceden en la
empresa. No se intenta la participación de los
miembros de la empresa, sino que solamente
se tiene la intención de transmitirles
información.
 LA COMUNICACIÓN INTERNA
29
 Por otra parte, podemos conceptualizar la Comunicación
Interna como contar con la Organización para lo que la
Organización está haciendo. Esta noción, aunque sólo cambie
una palabra (contar con en lugar de contar a), implica un
vuelco radical sobre el concepto anterior. En este caso, la idea
central es la participación, hacer partícipes a todos los
miembros de la organización de lo que la organización hace,
instándoles a colaborar, a sugerir, a comentar; en una palabra:
involucrar a todos los miembros de la organización en la
comunicación. De esta manera, el intercambio deinformación
se vuelve bidireccional, de forma ascendente, descendente y
horizontal, facilitando la interacción por medio del Diálogo -es
decir, la participación de las 2 partes en la comunicación-,
adoptando así un verdadero carácter comunicativo.
 Así pues, a partir de esta última idea, podríamos definir la
Comunicación Interna como el intercambio de información
entre todos los niveles de una organización.
6.4. Medios y flujos de comunicación
30
DESCENDENTE ASCENDENTE
 Orden verbal  Comité de empresa
 Memorandum o nota  Grupos de trabajo
interna
 Círculos de calidad
 Revista de empresa
 Buzón de sugerencias
 Álbum de prensa
 Atención de quejas y
 Cartas circulares al reclamaciones de
personal empleados
 Tablón de anuncios
 Manual de acogida
 Megafonía interna
 Charlas, conferencias y
reuniones informativas
 Cursos de formación
 Póster y carteles
 Emails (intranet)
Según la función de los flujos de información:
31

1. FLUJOS DE PLANIFICACION: elaboración

de planes, programas.
2. FLUJOS DE DECISION: elección que
consigue los objetivos
3. FLUJOS DE COORDINACION: coordinar
tareas que consigue la eficacia
4. FLUJOS DE CONTROL: que permite tomar
decisiones correctoras.
32 Redes de comunicación
b c
A A B
A

B c d e

ESTRELLA

C d
A

b b
D e

CADENA Y c c

CIRCULO
33 Redes de comunicación

b b

c c

RED TOTAL
34 V.- Plan de comunicación
institucional
 Ámbito de información definido según
objetivos de la empresa (visión,
objetivos y valores de la organizativos)
 Ámbito de divulgación representado
en novedades y elementos para
unificar la voluntad a los fines
organizativos
 Ámbito de formación y socialización
para reforzar la cultura institucional
(ajustado a identidad empresa, que
genere sinergia y sintetice contenido)
 Ámbito de participación (trabajo en
equipo, reconocimiento de iniciativas,
sugerencias, propuestas, etc)
 6.6. Instrumentos de comunicación interna
35
• Cartas y e-mail al personal
• Carteleras
• Trípticos de bienvenida
• Folletos informativos
• Publicación institucional
• Intranet
• Medios audiovisuales corporativos
• Reuniones
• Línea directa o línea abierta
• Buzón de sugerencias/Atención al trabajador
• Listas de distribución y foros de opinión
• Medios informales, comunidades de práctica, grupos de interés y círculos
de amistad
 36
¿A qué contribuye una buena
comunicación interna?
-Coordinación
-Flexibilidad
-Identificación con la organización
-Cohesión entre los equipos
-EFICACIA Y EFICIENCIA
37

Bibliografía:
-Fundamentos de administración de empresas (Guarnizo y Jiménez)
-Capítulo 13 del Manual Dirección de Recursos Humanos (Guarnizo et al).
-Capítulo 4 del Manual Dirección de Empresas (José Cabanelas Omil)
-Capitulo 10.Organizacion de empresas (Bueno)
-Capitulo 11. Teoría de la organización. Un enfoque estratégico. (Hogde et al.)
-Capitulo 8.4; Fundamentos de economía de la empresa, Claver et al.
-Capítulo 17; Elementos de administración, Koontz y Weihrich