Comunicación institucional y administrativa

Sitio: Aulas Virtuales Facultad de Filosofía y Letras - UNCuyo Imprimido por: Abril Damaris Fredes
Curso: Competencias Lingüísticas Día: jueves, 30 de noviembre de 2023, 12:25
Libro: Comunicación institucional y administrativa
 Tabla de contenidos

1. La carta formal

2. Estructura y diagramación

3. Registro, estilo y cortesía

 1. La carta formal

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q=im%C3%A1genes+de+cartas+formales+cortas&oq=im%C3%A1genes+de+notas+

Dentro de la vida del estudiante universitario, se presentan múltiples ocasiones en las que es necesario
realizar un pedido formal, es decir, solicitar algo a las autoridades universitarias, como por ejemplo pedir
una beca de ayuda económica, que consideren materias aprobadas en una carrera anterior y son
similares a las de la carrera actual (pedido de equivalencias), que eximan de cursar de modo presencial
una materia por motivos laborales, etc. Estas situaciones problemáticas de la vida universitaria son,
además, problemas retóricos dado que demandan la escritura de textos específicos para su resolución.
El hablante debe escribir una nota formal para formular su pedido, texto que pertenece al tradicional
género “epistolar” (del griego επιστολη, carta o misiva), es decir, el género de las cartas. Este género
pone en relación a los-las estudiantes con los sectores institucional y administrativo de la universidad,
por lo que son textos académicos de circulación administrativa o institucional. Antiguamente, estas
notas eran textos en papel que se enviaban por correo postal o se entregan de manera personal en la
oficina de la dependencia a la que se dirigían. En la actualidad, en su mayoría son digitales y se envían
por correo electrónico como adjunto de un correo como el visto en el bloque anterior.

Para producirlos adecuadamente, el escritor debe tener claro qué debe pedir, los datos institucionales y
formales que exige la institución para ese tipo de pedidos y, como vimos en el género correo electrónico,
pensar cuáles son los datos que debe incluir en su escrito para que pueda ser debidamente interpretado
por el interlocutor. Por ejemplo, para un pedido de equivalencia es necesario describir claramente la
situación (nombre del –la estudiante, carrera e institución anterior y actual, mencionar el espacio común
entre ambas e incluir el programa de asignatura aprobada autenticado por la institución en la que se
cursó y aprobó el espacio).

Las notas formales deben responder a una serie de requisitos en cuanto a su estructura, registro, estilo,
cortesía y diagramación como se describe a continuación.
 2. Estructura y diagramación

Por lo general, las cartas formales, tanto en papel como digitales presentan las siguientes partes

1. Lugar y fecha

2. Destinatario: a quién va dirigida la nota, por lo general es una autoridad por lo que su identificación
incluye colocar el nombre y apellido acompañado del título abreviado - Doctora, Dra.; Magíster, Mgtr.;
Licenciado, Lic.- y el cargo que desempeña en la institución.

3. Cuerpo: en el cuerpo se estila escribir dos o tres párrafos breves.

En el primero, se coloca habitualmente la puesta en contexto y el planteo del pedido. Aquí se deben
incluir los datos necesarios para que el destinatario pueda interpretar lo que le están solicitando (datos
del –la estudiante: nombre completo, DNI, carrera, año de cursado, etc.). En el segundo párrafo, realizar la
fundamentación del pedido y en el tercero, solamente saludar con cortesía. Es posible que los dos
primeros párrafos se unan en uno solo. Estas notas tienen trama argumentativa dado que la intención es
persuadir, para ello se hace uso de estrategias argumentativas como el argumento causal, de justicia, etc.

4. Puede tener una sección llamada Referencia en la que se sintetiza la solicitud por medio de una
estructura nominal. Sección optativa.

5. Puede incluir, también alguna documentación adjunta acorde con lo pedido como un certificado médico,
un programa de estudio, etc.

6. Firma

Diagramación

La diagramación es parte fundamental de este género textual, esto implica justificar el texto (marcar los
márgenes) , utilizar márgenes de entre 2,5 y 3 cm y organizar el texto en la hoja. Para ello existen dos
estilos: latino y anglosajón.

El estilo latino coloca lugar y fecha y firma en margen derecho; destinatario en el margen izquierdo y
cada párrafo comienza con sangría de media página.

El estilo anglosajón coloca todos los constituyentes en el margen izquierdo y los separa por medio doble
espacio o triple espacio.

Observen los ejemplos e identifiquen las distintas secciones, diferencias de estilo y diagramación:

Ejemplo de solicitud en primera persona y con diagramación latina

Ejemplo de solicitud en tercera persona con diagramación anglosajona
 3. Registro, estilo y cortesía

En cuanto al registro, se utiliza la lengua formal, es decir, el español estándar sin modismos regionales, ni
vulgares, ni expresiones coloquiales o propias de la conversación oral informal. En cuanto al estilo, el
español nos permite elegir entre dos posibilidades para la construcción discursiva del sujeto enunciador,
utilizar la primera o la tercera persona, de esta elección depende la organización del texto y la
distribución de los datos identificatorios. En primera persona, se escriben oraciones como: (yo) me dirijo
a usted, (yo) lo saludo. Por otra parte, usar la tercera persona implica hablar del yo como si fuera un él o
ella por medio de expresiones como (él/ella) se dirige a usted, (él/ella) lo saluda.

Es común en estos escritos usar fórmulas de cortesía que manifiestan el respeto hacia el receptor quien
tiene autoridad y poder, como las siguientes: me dirijo a usted para solicitarle, el que suscribe se dirige a
usted con motivo de, motiva mi pedido, lo saludo atentamente; sin otro particular, se despide
cordialmente, lo saluda con distinguida consideración.