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Apuntes básicos de Redacción y Estilo-Corrientes Literarias Latinoamericanas |

Redacción institucional

UNIDAD TEMÁTICA N° 2

REDACCIÓN INSTITUCIONAL
Introducción

La redacción de documentos institucionales no solo debe ser competencia de las secretarias,


sino también de los comunicadores sociales, teniendo en cuenta que tenemos formación para
expresarnos adecuadamente de forma oral y escrita.

En función a lo señalado, un comunicador social no solo debe tener habilidades para redactar
textos periodísticos, sino también textos literarios, documentos académicos, misivas,
informes y todo material en el que pueda contribuir desde el ámbito de su formación, porque
se supone que ha desarrollado habilidades para escribir todo tipo de textos.

En esta unidad se facilitará algunos indicadores para redactar algunos de los documentos más
utilizados en las instituciones.

1. Redacción de cartas
La redacción de cartas es una tarea muy común en las instituciones públicas y privadas,
pueden ser utilizadas para solicitudes de un subalterno a una autoridad o de una autoridad a
los funcionarios dependientes.

¿Qué es una carta?

Para fines institucionales o académicos, se define a la carta como un documento redactado


haciendo uso de un lenguaje formal y cordial, con el fin de solicitar algo, recomendar,
agradecer, reclamar, renunciar o dar a conocer una información de interés en concreto.

Estructura de una carta

Las partes de una carta formal son las siguientes:

1) El membrete: Se ubica en la parte superior de la página y comprende los datos del


remitente (generalmente el nombre de una institución o una repartición dependiente de ésta),
el número de teléfono, la dirección y el correo electrónico, entre otros datos). Las cartas
formales del personal a las autoridades jerárquicas no requieren de este formalismo.

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2) El lugar y la fecha en la que se redactó la carta: Se refiere a la ciudad donde se encuentra


el emisor al momento de escribir la carta, así también el día, el mes y el año de su redacción.

3) El nombre del destinatario: El remitente debe dirigirse a la persona a quien está dirigida
la carta, indicando en una primera línea si es señor o señora; en la segunda línea el grado
académico y su nombre y apellido correctos, en la tercera la función que desempeña, luego
escribir la palabra presente, como un formalismo.

4) La referencia: En una oración corta se debe facilitar la síntesis del tema a tratarse en la
carta.

5) El encabezado: Toda carta formal debe empezar haciendo uso de las fórmulas de cortesía
y respeto, como por ejemplo, de mi mayor consideración, a tiempo de saludarle, entre otras.

6) El cuerpo del mensaje: Es la parte más importante de la carta, porque se exponen los
motivos de ésta.

7) Despedida: Es el párrafo final de una carta, en la que el remitente refuerza la idea


principal, es decir el motivo de la carta y se despide cordialmente.

8) Firma: En esta parte, el remitente escribe todos sus nombres y apellidos, el cargo que
desempeña en la institución y posteriormente firma.

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Tipos de cartas institucionales

a) La carta al personal o circular

El profesor de la Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de


Chuquisaca Rodolfo Mérida Rendón (2018), la define como aquel documento que “está
destinado a difundir informaciones sobre resultados u objetivos de la empresa, cambios
de relevancia o puntualizaciones específicas, con la finalidad de iniciar o mantener desde
la cúpula directiva una relación informativa directa con los empleados”. (p.137)

¿Para qué sirve la circular?

Sirve para dictar órdenes y para informar respecto a un tema específico y de interés
general para los destinatarios.

Partes de una circular

Una circular consta de las siguientes partes:

1) Membrete: Que incluye los datos del remitente (generalmente el nombre de una
institución o una repartición dependiente de ésta), el número de teléfono, la
dirección y el correo electrónico, entre otros datos).
2) Numeración: En esta parte se escribe con mayúscula la palabra CIRCULAR y el
número correspondiente, debajo se hace referencia a la institución o dependencia
institucional
Ejemplo:
CIRCULAR 01/2020
SALA PLENA
TRIBUNAL SUPREMO DE JUSTICIA
3) Fecha: En esta parte se menciona el lugar, el día, el mes y el año de emisión.
Ejemplo: Sucre, 16 de marzo de 2020
4) Emisor de la información: En esta parte se debe mencionar a la instancia o
autoridad que emite el mensaje:
Ejemplo:
De: Presidencia y Sala Plena del Tribunal Supremo de Justicia.

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5) Destinatario: Generalmente el documento hace referencia a un grupo de personas.


Ejemplo:
Para: Magistrados, personal de apoyo jurisdiccional y personal administrativo del
Tribunal Supremo de Justicia del Estado Plurinacional de Bolivia.
6) Cuerpo o texto: En esta parte se desarrolla el mensaje que se desea transmitir,
puede constar de uno o más párrafos y para un mejor orden, se puede enumerar
cada párrafo.
Ejemplo:
Emitido el comunicado N° 08/2020 de la presente fecha por el Director General del
Trabajo del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social que determina la
jornada laboral continua extraordinaria para el sector público y privado y a fin de
establecer el horario de labores judiciales en coordinación con todas las entidades
estatales, la Sala Plena de este Tribunal Supremo de Justicia, dispone y rectifica:
La jornada laboral extraordinaria a ser cumplida en el Tribunal Supremo de Justicia,
Tribunales Departamentales de Justicia de los nueve departamentos del Estado
Plurinacional de Bolivia y los asientos judiciales en las provincias, será de lunes a
viernes de Hrs. 08.00 a 16.00., misma que regirá hasta la emisión de disposición
expresa y mientras dure la emergencia nacional de salud pública.
Los encargados de Recursos Humanos de los distritos judiciales son los
responsables del cumplimiento del indicado horario.
7) Nombre, cargo y firma del remitente: Al final del documento se imprime el
nombre completo de la autoridad que emite el mensaje, el cargo que ejerce y su
firma.

Fuente: Pagina web del Tribunal Supremo de Justicia del Estado Plurinacional de Bolivia.

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La orden de servicio
La orden de servicio es un documento por el cual una autoridad individual o colegiada, emite
instrucciones específicas de cumplimiento obligatorio al personal que presta sus servicios en
una institución o empresa.
Una orden de servicio consta de las siguientes partes:
1) Membrete: Se encuentra en la parte superior del documento e incluye los datos
del remitente (generalmente el nombre de una institución o una repartición
dependiente de ésta), el número de teléfono, la dirección y el correo electrónico,
entre otros datos).
2) Numeración: En esta parte se escribe con mayúscula la palabra ORDEN DE
SERVICIO, el número correspondiente y la referencia a la institución o
dependencia institucional
Ejemplo:
ORDEN DE SERVICIO VREC 046/20

3) Emisor de la información: En esta parte se debe mencionar a la instancia o


autoridad que emite el mensaje:
Ejemplo:
El Vicerrectorado de la Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco
Xavier de Chuquisaca.
4) Destinatario: Generalmente el documento hace referencia a un grupo de personas.
Ejemplo:
Docentes que adquirieron la continuidad laboral en la gestión 2019.
5) Cuerpo o texto: En esta parte se desarrolla el mensaje que se desea transmitir,
puede constar de uno o más párrafos y para un mejor orden, se puede enumerar
cada párrafo.
Ejemplo:
El Vicerrectorado de la Universidad solicita a los señores docentes que
adquirieron la continuidad laboral en el transcurso de la gestión

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2019…presentar en oficina de Escalafón Docente de Vicerrectorado hasta


horas 13.00 del viernes 06 de noviembre de 2020, la siguiente documentación:
-Nota al señor Vicerrector solicitando su inclusión en el Escalafón de
Docentes Extraordinarios con continuidad.
-Resolución Rectoral de años de servicio en la función docente.
-Original de su título de posgrado de mayor nivel o fotocopia legalizada y una
copia fotostática…
-Copia fotostática del memorando de designación como “Docente
Extraordinario con Contrato Indefinido”.
-Folder amarillo de la Universidad.
De igual forma las unidades facultativas que tienen programas académicos en
provincias, deben comunicar a los docentes el cumplimiento del presente
requerimiento.
6) Fecha: En esta parte se menciona el lugar, el día, el mes y el año de emisión.
Ejemplo: Sucre, 26 de octubre de 2020.
7) Nombre, cargo y firma del remitente: Al final del documento se imprime el
nombre completo de la autoridad que emite el mensaje, el cargo que ejerce y su
firma.
Fuente: Circular emitida por Vicerrectorado de la Universidad Mayor, Real y Pontificia de
San Francisco Xavier de Chuquisaca.

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El memorando
Aún conocido como memorándum que quiere decir “lo que debe recordarse”. Según el
diccionario Karten (1980, p.963), es una comunicación diplomática en que se recapitulan
razones o hechos que deben tenerse presentes. También lo define como una advertencia o
comunicado recordatorio.
Se trata de un documento de extensión breve cuya función es recordar el cumplimiento de
una acción, de una fecha o una actividad. Este documento suele elaborarse para emitir una
orden, realizar un pedido o para amonestar a cualquier persona que trabaje en la institución
o empresa.
1) Membrete: Que incluye los datos del remitente (generalmente el nombre de una
institución o una repartición dependiente de ésta), el número de teléfono, la
dirección y el correo electrónico, entre otros datos).
2) Numeración: En esta parte se escribe con mayúscula la palabra MEMORANDO
y el número correspondiente, debajo se hace referencia a la institución o
dependencia institucional
Ejemplo:
MEMORANDO 44/2020-IE “DT”
3) Emisor de la información: En esta parte se debe mencionar a la instancia o
autoridad que emite el mensaje:
Ejemplo:
De: Prof. Rubén Jirafales – Director de la institución Educativa “Divino Tesoro.”
4) Destinatario: Generalmente el documento hace referencia a un grupo de personas.
Ejemplo:
Para: Prof. Ramón Valdéz de Fernández.
5) Asunto: Debe facilitarse una síntesis de la carta
Ejemplo:
Encarga funciones de Dirección
6) Fecha: En esta parte se menciona el lugar, el día, el mes y el año de emisión.
Ejemplo: Guanajuato, 16 de diciembre de 2020

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7) Cuerpo o texto: En esta parte se desarrolla el mensaje que se desea transmitir,


puede constar de uno o más párrafos y para un mejor orden, se puede enumerar
cada párrafo.
Ejemplo:
Por medio de la presente me dirijo a Usted; con la finalidad de informarle que por
cumplir con tareas de coordinación y ejecución para el mantenimiento de la
infraestructura de la unidad educativa, me ausento al Distrito Federal por el lapso
de una semana, por tal motivo, se le encarga las funciones de dirección mientras
dure mi ausencia, informando al término de la misma las acciones significativas
ocurridas.
8) Nombre, cargo y firma del remitente: Al final del documento se imprime el
nombre completo de la autoridad que emite el mensaje, el cargo que ejerce y su
firma.

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2. Redacción de la hoja de vida


La hoja de vida es la presentación documental de una persona, cuando acude a una institución
en busca de una fuente laboral, ya que en ella da a conocer su formación profesional, su
experiencia de trabajo y su formación complementaria, con la finalidad de ser “la elegida”
para ser contratada.

Sin duda existen muchos formatos para su redacción, no obstante se mencionará algunos
elementos que suelen ser de interés de los potenciales empleadores y que no deben faltar en
una hoja de vida:

1) Datos generales:

En este punto se incluyen los siguientes datos:

Nombre(s) y apellido(s) completos. N° de documento de identidad. Lugar y fecha de


nacimiento. Domicilio. N° de teléfono(s). Cuenta de correo electrónico.

2) Formación académica:

Este acápite incluye información acerca de títulos académicos y profesionales obtenidos,


empezando con de menor grado (técnico superior) y finalizando con el de mayor grado
(doctor).

De cada título se debe especificar la universidad o instituto que otorgó y al menos el año de
emisión.

3) Experiencia profesional:

Debe mencionarse el o los cargo(s), identificando a la institución o las instituciones en las


que se prestó o prestaron los servicios y la fecha.

Se recomienda mencionar del cargo más reciente al más antiguo, señalando las fechas de
inicio y la de finalización de cada uno.

4) Formación complementaria:

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Se entiende por formación complementaria, todos aquellos congresos, seminarios, talleres o


cursos a los cuales el postulante a una fuente laboral, participó en calidad de asistente,
organizador o expositor y que no forman parte de la formación gradual.

Se sugiere referir del cargo más reciente al más antiguo, señalando las fechas de inicio y la
de finalización de cada uno.

5) Idiomas:

En este acápite se señala los cursos de aprendizaje de lenguas nativas (aymara, quechua,
mojeña o guaraní, entre otras) y de las extranjeras (inglés, francés, italiana, alemana, entre
otras), detallando las fechas de inicio y de finalización de cada curso, empezando por el más
reciente.

6) Publicaciones:

También es de mucha utilidad para el profesional, hacer conocer los trabajos del postulante
que fueron publicados en periódicos, revistas u otros documentos.

Debe mencionarse el título del trabajo, el medio en el que se publicó y la fecha.

7) Reconocimientos:

También es aconsejable añadir los méritos que distingue al postulante del resto, tales como
el reconocimiento al desempeño académico, concursos de conocimientos especializados,
olimpiadas deportivas o por cualquier contribución efectuada en el desempeño de sus
funciones.

La entrevista de trabajo y su relación con la hoja de vida

La entrevista es una de las técnicas más utilizadas para la selección y contratación de


personal. Su realización en muchos casos, se basa en la información que el postulante
presenta en su hoja de vida, por lo tanto ésta, no solo debe adecuarse al perfil técnico o
profesional que se busca para el puesto de trabajo, sino que debe ser honesta.

Cuando uno acude a una entrevista debe conocer respecto al cargo que postula y a la
institución en la que pretende prestar sus servicios, analizar sus argumentos en base a sus
fortalezas, mejorar en aquellos aspectos que evidencian sus debilidades y examinar la imagen

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que uno quiere transmitir, la apariencia externa suele ser un elemento de persuasión o
disuasión para el contratante.

3. Redacción de informes
Algunas instituciones exigen la presentación de informes a los funcionarios, como uno de
sus mecanismos de control del cumplimiento de su trabajo, complementarios a los de firma
de planillas o del reloj biométrico.

En la realización de la modalidad de Internado en la Carrera de Ciencias de la Comunicación


Social de la Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca,
su presentación es una de las exigencias para rendir cada una de las tres defensas, que
aprobadas, permiten optar por el diploma académico de licenciatura.

Teniendo en cuenta lo mencionado, se entiende por la presentación de un informe: “Dar


cuenta de las actividades realizadas en un determinado periodo de tiempo, en el desempeño
de la actividad laboral en una institución, de forma cronológica y honesta.”

Para su redacción y posterior presentación, es necesario tomar en cuenta los siguientes


elementos:

1) El título de Informe

2) Nombre de la persona a la que va dirigida el informe. (Incluye su título académico,


su nombre completo y el cargo que desempeña).

3) Nombre de institución en la que se presta los servicios.

4) Nombre de la persona que redacta el informe. (Incluye su título académico, su


nombre completo y el cargo que desempeña).

5) Fecha de inicio y de finalización del tiempo de trabajo referido en el informe.

6) Día y fecha y actividad realizada, de la siguiente forma:

Día y fecha Actividad realizada


Lunes 1 de marzo de 2021 Redacción de tres notas periodísticas.
Diseño de un afiche.
Martes 2 de marzo de 2021 Redacción del guión para la producción de una cuña
radiofónica.

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Grabación de la voz en off para la producción de una


cuña radiofónica.
Edición y difusión de la cuña radiofónica de aniversario
de la institución “…”.
Miércoles 3 de marzo de 2021 Redacción de un guión técnico para la producción de un
spot publicitario
Jueves 4 de marzo de 2020 Producción de giffs publicitarios para redes sociales en
coordinación con el director de Comunicación de la
institución.

La redacción como se muestra en el ejemplo debe ser impersonal.

Debe añadirse además los siguientes datos:

7) Nombre, apellido y firma del funcionario.

8) Nombre, apellido y firma del jefe inmediato superior del cual depende directamente el
funcionario.

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4. Redacción de las notas de prensa


Una nota de prensa es una información redactada por el personal de una institución para dar
a conocer una acción o hecho de la entidad, considerado de interés social y que es divulgada
a los periodistas de los medios masivos, con la finalidad de que la difundan a la ciudadanía.

La nota de prensa tiene una estructura parecida a la noticia, ya que consta de un titular, una
entradilla y un cuerpo.

Ejemplo:

PLENO DEL TSJ Y MINISTERIO DE JUSTICIA COINCIDEN EN


APLICACIÓN DE CRITERIOS QUE TRANSFORMEN LA JUSTICIA

Sucre, 19 de noviembre (AJN).- El Pleno del Tribunal Supremo de Justicia (TSJ),


sostuvo una reunión presencial con el Ministro de Justicia y Transparencia
Institucional, Iván Lima Magne, en este primer encuentro las autoridades pudieron
unificar criterios con respecto la necesidad de trasformar la justicia.

Al finalizar el Presidente del TSJ, Dr. Olvis Egüez Oliva, resaltó los resultados de la
reunión que trató temas estructurales, la incorporación de proyectos de Ley de
reformas sobre lo que representan las normas con relación a diferentes materias
justiciables, “Coincide el criterio que tenemos los nueve magistrados con el
Ministerio de Justicia, esto nos permite asumir una posición con respecto a proyectos
de Ley prioritarios y en ese sentido el poder establecer puntos de coincidencia en lo
que representa el cambio y transformación del Órgano Judicial”, enfatizó la máxima
autoridad.

Por su parte el Ministro de Justicia y Transparencia Institucional señaló la necesidad


del trabajo conjunto entre el Gobierno central y este Órgano del Estado, “El mensaje
es claro y contundente, esta gestión de Gobierno va a preservar la independencia

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judicial, siempre voy a acudir a él para darles las garantías a los jueces del país que
este Gobierno no intervendrá en casos concretos”, concluyó Lima.

Fuente: Pagina web del Tribunal Supremo de Justicia del Estado Plurinacional de Bolivia.

5. Redacción del boletín interno


Mérida (2018) define a los boletines internos como “informaciones periódicas que llegan al
empleado vía tradicional impreso o bien a través de correo electrónico (e-boletín)”, para dar
a conocer una información relevante y de interés general, así como anunciar la puesta en
marcha de proyectos, programas o resultados. (p.132)

Según Sánchez, Gallego y Osorio citado por Juan Felipe Uribe (2013):

En un boletín se debe utilizar un lenguaje directo, sencillo y amigable, que motive


constantemente al trabajador. Su presentación debe ser llamativa e institucional. Su
redacción debe ser comprensible y fácil de entender y sus contenidos deben
evidenciar las políticas, los objetivos, las normas y toda la filosofía corporativa de
la organización. (p.15)

No existe una regla universal respecto a su composición, sin embargo un boletín suele constar
de las siguientes partes.

1) Rótulo

Por lo general se encuentra en la parte superior de la primera página y se refiere al logo,


que identifica al nombre del boletín y a la institución que corresponde; puede ir
acompañado de un slogan o frase llamativa.

2) Datos referenciales
Se ubica debajo del rótulo y brinda detalles acerca de la fecha y el número de la
publicación.
3) Portada y sumario

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En la primera página del boletín se destaca la información principal de todo el boletín,


mediante los titulares de las principales informaciones y la página en la que podemos
encontrar el contenido de cada uno.
4) Equipo de trabajo o staff
Debe mencionarse clara y expresamente los nombres y apellidos de las personas que
redactaron las informaciones, que colaboraron con las fotografías y que participaron en
otras tareas inherentes a la elaboración del boletín.

5) Número de páginas
Se trata de la numeración de cada una de las páginas que conforman el boletín
informativo.
6) Titulares
Los titulares son el título de cada información que cumplen las funciones sintetizan el
contenido y de atraer al lector.
7) Los antetítulos y subtítulos
Son aquellos que acompañan al título para complementarlo.
8) El cuerpo
Es la parte que desarrolla la información anunciada por el titular y si lo ameritase y brinda
los datos que se desean compartir con el público receptor en relación a un tema específico.
9) La línea de continuación
Es una línea segmentada o punteada ubicada en la parte inferior de una página, diseñada
para establecer la continuidad de la información en una página siguiente.
10) Marca final
Esta parte indica la finalización del contenido de la publicación.

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Ejemplos:

Fuente: Internet.

6. La revista institucional
La revista institucional, también denominada revista de empresa, “es el medio a través del
cual se pueden comunicar noticias sobre las actividades y logros de la empresa y motivar
también a los empleados. Tiene carácter colectivo y es una herramienta de comunicación
interna”. (Mérida, 2018, p.133).

Tradicionalmente es presentada en formato impreso, aunque con la vigencia de las nuevas


tecnologías de la información y comunicación se tiende a digitalizarla. Su periodicidad como
señala Adair citado por Mérida, “varía en función del volumen de la información de
actualidad que se va a difundir” o bien “del tipo y del tamaño de la empresa, del presupuesto
y de la composición del equipo de redacción”, pudiendo ser semanal, quincenal, mensual,
trimestral, semestral o anual.

La información debe ser completa y gramaticalmente pulcra, porque en muchos casos pone
en juego la imagen institucional, ya que se constituye en su carta de presentación, además

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que los funcionarios de una entidad, esperan encontrar cierto tipo informaciones como las
que se menciona a continuación:

Informaciones sobre su trabajo.

Información sobre la empresa: política desarrollada por ésta, objetivos, filosofía,


desarrollo, estrategia comercial.

Información de los departamentos o unidades de la empresa, fomentando la puesta


en común y el intercambio de informaciones útiles de la empresa. (Ibíd).

Como señala Martha Contreras (2013, p. 42), las revistas institucionales cumplen
fundamentalmente tres funciones: Informar; ya que rinde cuentas de las actividades
desarrolladas en la institución, formar, porque genera empatía y adhesión de los funcionarios
dependientes a la misión, visión, objetivos y actividades institucionales y entretenimiento
porque permite el esparcimiento mental mediante la lectura.

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