COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Y ADMINISTRATIVA

Dentro de la vida del estudiante universitario, se presentan múltiples ocasiones en las

que es necesario realizar un pedido formal, es decir, solicitar algo a las autoridades
universitarias, como por ejemplo pedir una beca de ayuda económica, que consideren
materias aprobadas en una carrera anterior y son similares a las de la carrera actual
(pedido de equivalencias), que eximan de cursar de modo presencial una materia por
motivos laborales, etc. Estas situaciones problemáticas de la vida universitaria son,
además, problemas retóricos dado que demandan la escritura de textos específicos
para su resolución. El hablante debe escribir una nota formal para formular su pedido,
texto que pertenece al tradicional género “epistolar” (del griego επιστολη, carta o
misiva), es decir, el género de las cartas. Este género pone en relación a los-las
estudiantes con los sectores institucional y administrativo de la universidad, por lo que
son textos académicos de circulación administrativa o institucional. Antiguamente,
estas notas eran textos en papel que se enviaban por correo postal o se entregan de
manera personal en la oficina de la dependencia a la que se dirigían. En la actualidad,
en su mayoría son digitales y se envían por correo electrónico como adjunto de un
correo como el visto en el bloque anterior.

Para producirlos adecuadamente, el escritor debe tener claro qué debe pedir, los
datos institucionales y formales que exige la institución para ese tipo de pedidos y,
como vimos en el género correo electrónico, pensar cuáles son los datos que debe
incluir en su escrito para que pueda ser debidamente interpretado por el
interlocutor. Por ejemplo, para un pedido de equivalencia es necesario describir
claramente la situación (nombre del –la estudiante, carrera e institución anterior y
actual, mencionar el espacio común entre ambas e incluir el programa de asignatura
aprobada autenticado por la institución en la que se cursó y aprobó el espacio).

Las notas formales deben responder a una serie de requisitos en cuanto a su

estructura, registro, estilo, cortesía y diagramación como se describe a continuación.
2. Estructura y diagramación

Por lo general, las cartas formales, tanto en papel como digitales presentan las
siguientes partes

1. Lugar y fecha
2. Destinatario: a quién va dirigida la nota, por lo general es una autoridad por lo
que su identificación incluye colocar el nombre y apellido acompañado del
título abreviado - Doctora, Dra.; Magíster, Mgtr.; Licenciado, Lic.- y el cargo que
desempeña en la institución.
3. Cuerpo: en el cuerpo se estila escribir dos o tres párrafos breves.
En el primero, se coloca habitualmente la puesta en contexto y el planteo del pedido.
Aquí se deben incluir los datos necesarios para que el destinatario pueda interpretar lo
que le están solicitando (datos del –la estudiante: nombre completo, DNI, carrera, año
de cursado, etc.). En el segundo párrafo, realizar la fundamentación del pedido y en el
tercero, solamente saludar con cortesía. Es posible que los dos primeros párrafos se
unan en uno solo. Estas notas tienen trama argumentativa dado que la intención es
persuadir, para ello se hace uso de estrategias argumentativas como el argumento
causal, de justicia, etc.

4. Puede tener una sección llamada Referencia en la que se sintetiza la solicitud

por medio de una estructura nominal. Sección optativa.
5. Puede incluir, también alguna documentación adjunta acorde con lo pedido
como un certificado médico, un programa de estudio, etc.
6. Firma

Diagramación

La diagramación es parte fundamental de este género textual, esto implica justificar el

texto (marcar los márgenes) , utilizar márgenes de entre 2,5 y 3 cm y organizar el texto
en la hoja. Para ello existen dos estilos: latino y anglosajón.

El estilo latino coloca lugar y fecha y firma en margen derecho; destinatario en el

margen izquierdo y cada párrafo comienza con sangría de media página.

El estilo anglosajón coloca todos los constituyentes en el margen izquierdo y los

separa por medio doble espacio o triple espacio.

Observen los ejemplos e identifiquen las distintas secciones, diferencias de estilo y

diagramación :Ejemplo de solicitud en primera persona y con diagramación latina
Ejemplo de solicitud en tercera persona con diagramación anglosajona

3. Registro, estilo y cortesía

En cuanto al registro, se utiliza la lengua formal, es decir, el español estándar sin

modismos regionales, ni vulgares, ni expresiones coloquiales o propias de la
conversación oral informal. En cuanto al estilo, el español nos permite elegir entre dos
posibilidades para la construcción discursiva del sujeto enunciador, utilizar la primera o
la tercera persona, de esta elección depende la organización del texto y la distribución
de los datos identificatorios. En primera persona, se escriben oraciones como: (yo) me
dirijo a usted, (yo) lo saludo. Por otra parte, usar la tercera persona implica hablar del
yo como si fuera un él o ella por medio de expresiones como (él/ella) se dirige a usted,
(él/ella) lo saluda.

Es común en estos escritos usar fórmulas de cortesía que manifiestan el respeto hacia
el receptor quien tiene autoridad y poder, como las siguientes: me dirijo a usted para
solicitarle, el que suscribe se dirige a usted con motivo de, motiva mi pedido, lo saludo
atentamente; sin otro particular, se despide cordialmente, lo saluda con distinguida
consideración.