UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE SAN MARCOS

PLAN FIN DE SEMANA

Carrera: Profesorado de Enseñanza Media y Ciencias de la

Educación.

Curso: ORGANIZACIÓN ESCOLAR II.

Código:

Sección: ´´A´´

Tema: Compendio de Organización

Docente: JHONY MARTINIANO CAX RAMOS

Estudiantes: Carné:

Jaqueline Andrea Fuentes Méndez 201941613

Ursula Victoria López Joj. 201945623

Yeimy Leticia Gómez Ramírez 201944014

Candelaria Isabel López Joj 201944029

Ligda Jaqueline Ochoa López 201944849

Maybelin Alejandra de León Barrios 9313135

Sexto Semestre: 2,021

Investigado por: Ursula Victoria López Joj

1. Oficio:

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por

embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y

que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes,

consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos,

invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más

recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno

de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

 Existen dos tipos de oficio, el oficio múltiple y el de transcripción.

El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido

a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían

dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al

cual va dirigido. Asimismo, estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de

documentación. Generalmente, en el oficio múltiple se comunican órdenes,

instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas

y despachos de manera simultánea, siendo dirigido a subordinados o entre jefes que

mantienen mismos niveles de jerarquías. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de

oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se

distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución.

Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación, es el oficio que se

ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Todo los párrafos deben ir

transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. A través de este tipo

de documento, generalmente, se difunden resoluciones, circulares, directivas u otras

informaciones relativas al oficio original. Al igual que en el caso anterior, los

destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se

encuentran en un mismo nivel jerárquico.

PARTES DE UN OFICIO

  

1. MENBRETE

2. NOMBRE DE AÑO
3. LUGAR Y FECHA

4. NUMERACION

5. DESTINATARIO

6. ASUNTO

7. REFERENCIA

8. CUERPO O TEXTO

9. DESPEDIDA

10.            FIRMA Y POSFIRMA

11.            INICIALES

12.            ANEXO

13.            DISTRIBUCIO

MENBRETE: Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un

oficio.

NOMBRE DEL AÑO: Nombre que se le da al año actual.

LUGAR Y FECHA: Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año.

NUMERACION: En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.

DESTINATARIO: Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se

dirige.

ASUNTO: Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo.
REFERENCIA: Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo del asunto.

CUERPO O TEXTO: En esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el

mensaje de la comunicación en forma clara y precisa y muy breve.

DESPEDIDA: Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.

FIRMA Y POSFIRMA: Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el

documento y su cargo a la vez y el sello.

INICIALES: Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de la persona.

ANEXO: Es una página que constituye a un tipo de información relacionada con artículos.

DISTRIBUCION: Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se menciona el nombre

de la persona y a quienes va dirigido.

EJEMPLO DEL OFICIO

CIBER@CENTRO

Sr. Simón Bolívar 480 Huaraz-Ancash

Telefono.2323296122

        “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”

                                                                     Misantla, 30 de octubre de 2021

Señor:
Alfredo Vera Arana

Alcalde de Distrito de Independencia Huaraz  

Ciudad.

ASUNTO: Invitación a la inauguración del estadio de los olivos.

       Tengo el honor de dirigirme a usted  para invitarle a la inauguración del estadio de los

olivos de esta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte géneros de parte de su

persona y sus representantes como también la participación desinteresada de los moradores

de dicho lugar.

                Dicho evento se llevara a cabo el próximo 2 de marzo del presente  año a las 10

de la mañana en el mismo campo deportivo de los Olivos. Esperamos contar con su

presencia que dará realce a la ceremonia.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y

estima personal.

                                          Atentamente

                             Diana Beatriz Álvarez Escobedo

                                 Lic. En derechos humanos.

2. .Memorando. Investigado por Ursula Victoria López Joj

¿Qué es un memorándum?

Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas, generalmente

breves y de carácter oficial, a través de las cuales una instancia dentro de una

organización se comunica con otra para hacerle alguna solicitud, recordatorio, instrucción,

etcétera, y usualmente de parte de una instancia jerárquica superior a sus distintos

subordinados.

El nombre “memorándum” es una adaptación del latín (cultismo) que proviene del verbo

memorare, “recordar”, y utilizada en castellano desde 1824. Su sentido literal vendría a ser

algo como “que amerita recordarse” o simplemente “recordatorio”. Este tipo de

comunicaciones son comunes en el mundo corporativo, diplomático y oficial, siempre

revestidos de más formalidad que una simple nota o carta.

Características de un memorándum

En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:

 Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en

un papel con distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.

 Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una

decisión o instruir una orden a quien lo recibe.

 Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus

subordinados o agentes adscritos, o a las personas que pudieran estar interesadas

en la información que contiene.

  Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse

copias del mismo como parte de la historia burocrática de la organización.

 No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones

unidireccionales.

Partes de un memorándum

Las partes que componen un memorando son, generalmente, las siguientes:

 Membrete de la organización, o encabezado oficial y formal, en el que se detalla a

quién se dirige y de parte de quién.

 Una numeración interna, junto a la fecha y otros datos variables referentes al

momento de la emisión de la información (hora, lugar, etc.).

 La denominación del documento, es decir, el título que explica de qué se trata lo

comunicado.

 El texto de aquello comunicado, junto con una despedida y la firma del

funcionario o la autoridad oficial detrás del memorando.

Ejemplos de memorándum

Algunos ejemplos (hipotéticos) de memorandos son los siguientes:

 Memorando #1: comunicado de una empresa a su departamento de producción.

Los Ángeles, 7 de octubre de 2019

[Logotipo de la empresa]
Memorándum #00475

Para: Sector producción

De: Gerencia operativa

Recordatorio

La gerencia saluda afectuosamente a sus trabajadores del sector de producción, en

oportunidad de recordarles las instrucciones de seguridad industrial detalladas en el

memorando anterior de número #00438, cuyo propósito es asegurar el correcto manejo de

los materiales de trabajo y la protección mínima indispensable de la salud del personal.

Conviene recordar que en caso de no cumplirse estas medidas, la gerencia podría verse

obligada a tomar acciones disciplinarias para reforzarlas.

Sin otro particular al cual hacer referencia

Lic. William Shotgun

Gerente operativo

3. Carta de informe. Investigado por Ursula Victoria López Joj

Ejemplo de Informe Escolar

Existen dos tipos de informe escolar, el informe escolar en el que un alumno informa (da

a conocer) al educador o maestro, el resultado de una investigación o estudio (grupal o

individual) describiendo los pasos seguidos en la misma y las conclusiones a las cuales se

llegó.

Y el informe escolar realizado por el personal docente o administrativo de una escuela o

centro educacional, el cual va dirigido a las instancias educativas superiores o a los padres

de los alumnos, para informar del estado del aprendizaje, desempeño y actividades del

alumno del cual trate el informe.

Puntos esenciales que deben de existir en un informe escolar (dirigido por el alumno a un

maestro o educador):

 Título del trabajo.

 Nombre de la institución educativa.

 Materia del informe.

 Profesor (a quien está dirigido el informe).

 Nombre del alumno.

 Grado escolar.

 Tema tratado.

 Objetivo a realizar.

 Introducción.

 Desarrollo.
  Conclusión.

 Bibliografía o fuente de la información.

Puntos esenciales en  informe escolar realizado  por la institución educativa:

 Nombre de la institución Educativa.

 Nombre del alumno sobre quien se hace el informe.

 Nombre (del profesor o persona elabora el informe)

 Fecha.

 Destinatario del informe (si no se conoce, es “A quien corresponda”).

 Nombre del alumno y grado escolar que cursa.

 Materia del informe.

 Despedida y rúbrica.

Ejemplo de informe escolar (dirigido a los padres del alumno):

Escuela Secundaria robles del campo.

 
Juan Pérez López

Profesor de biología y asesor de grupo B.

Grado del alumno: Tercer año de secundaria.

Día Viernes 19 de octubre de 2021.

Informe para dar parte a los padres de familia, concerniente a

los avances académicos y de comportamiento escolar de su

hijo Juan Hernández Molina

Señor y señora Hernández Molina

Se les informa que en el último año escolar, su hijo juan Hernández Molina, ha tenido un

desempeño académico loable, teniendo un promedio de 9.4 en todas las materias.

Buen comportamiento en el salón de clases.

Ha tenido un buen desempeño en la clase de educación física, siendo un buen elemento en

el equipo de básquetbol de la escuela. También se ha destacado en el equipo de futbol de la

escuela, equipo del que también forma parte.

Se informa que en la última excursión, (visita hecha al Hospital General) demostró un serio

interés en el estudio de la medicina, así como en la posibilidad de una posterior práctica de

la medicina, lo cual se demuestra en la calidad de las notas e informe escolar que realizó,

referentes a dicha visita.

Reciban un atento saludo.

Atentamente:

Prof. Juan Pérez López.

Profesor de biología de la Escuela Secundaria robles del campo.

Asesor del Tercer Grado Grupo B

4. ACTA investigado por Ursula Victoria Lopez Joj

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona

presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han

sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado

adoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la

reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de

reuniones en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta

una asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que

recoge las actas labradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera

cronológica, y el orden está dado por una enumeración de sus páginas.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas

ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han

sido los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas

planteados, cuáles han sido los debates, y las conclusiones de los mismos,

determinando si tanto los convocantes como los convocados han arribado a un acuerdo,

o no, acerca de las cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna

persona que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea

conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en

general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de

organismo u organización de la cual estemos hablando.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto

bueno acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se

especifican cuáles han sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado.

Por eso, al finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta,

dejando así constancia de su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta

expresa.
 Los elementos de cualquier acta de reunión

 Datos para identificar la reunión. Fecha, lugar y asistentes.

 El orden del día. ...

 El diálogo sobre los temas a tratar. ...

 Las decisiones tomadas. ...

 El cierre y el pie de acta. ...

 Anexos
5. CONOCIMIENTO: Investigado por_ Ursula Victoria López Joj
Es un documento en el cual se deja constancia de algún acontecimiento o una
reunión para seguridad de la persona que hace entrega de algún documento por
ejemplo si es en una institución educativa se entregan papelería a un estudiante el
conocimiento se queda firmada por el estudiante que recibió su papelería conforme.

EJEMPLO DE CONOCIMIENTO:

Conocimiento N0. 205- 2021

El día de hoy miércoles 27 de octubre del año 2021 se presentó a esta oficina el
Bachiller Industrial y Perito en Dibujo de Construcción Biery Iván Lantan Morales
con el fin de recibir los siguientes documentos: Certificación de Nacimiento,
Certificado y Diploma de Sexto Primaria, Certificado y Diploma del Ciclo de
Educación Básica, Certificado, Diploma y Titulo del Ciclo de Educación
Diversificada, Constancia de evaluación Diagnostica, Constancia de Cierre de
Pensum y Certificación General de Cursos.

F______________________________
FIRMA.