CLASES DE DOCUMENTOS Documento de Archivo
Soporte Físico o Material: Formato Electrónico:
Este tipo de documento se
registra en un soporte
tangible, como papel,
pergamino, película
fotográfica o cualquier otro
medio físico.
DIFERENCIAS Gestión y Preservación
Histórica: Su conservación
requiere medidas
específicas para evitar el
deterioro físico a lo largo
del tiempo, como las
condiciones de
almacenamiento
controladas.
Consulta y Acceso
Limitado: Los documentos
de archivo físicos pueden
tener un acceso más
limitado debido a
restricciones de espacio
físico, medidas de
seguridad y preservación. A
menudo, su consulta se
realiza en lugares
específicos como
bibliotecas, archivos o salas
de lectura.
Documento Digital
Estos documentos existen
en formatos digitales, como
archivos de texto, imágenes,
videos, presentaciones,
correos electrónicos, bases
de datos, etc. No tienen una
forma física tangible y se
almacenan en dispositivos
electrónicos o en la nube.
Facilidad de
Reproducción y Respaldo:
La duplicación y el respaldo
son más simples y rápidos
en comparación con los
documentos físicos, ya que
se pueden crear copias de
seguridad digitales con
facilidad, reduciendo el
riesgo de pérdida o
deterioro.
Acceso Remoto y Amplio:
Los documentos digitales
permiten un acceso Pueden
ser consultados desde
múltiples ubicaciones a
través de dispositivos
conectados a internet, lo
que facilita la colaboración
y el intercambio de
información entre
individuos y
organizaciones.
 Uso de los Documentos de Archivo

1. Preservación de la Historia: Guardan registros importantes de eventos, decisiones,

y acciones pasadas. Son como piezas de un rompecabezas que nos ayudan a
entender cómo era la vida en el pasado.
2. Apoyo a la Investigación y el Aprendizaje: Estos documentos son fundamentales
para los historiadores, investigadores y estudiantes. Ofrecen información valiosa y
auténtica sobre la historia, la cultura, y el desarrollo de la sociedad, permitiendo
investigaciones más profundas y precisas.
3. Cumplimiento de Normativas Legales: Los documentos de archivo suelen tener
un valor legal. Son utilizados para respaldar derechos, demostrar propiedad, o
confirmar acuerdos. Algunos documentos tienen importancia legal para el gobierno,
las empresas, y la sociedad en general.
4. Conservación del Patrimonio Cultural: Ayudan a conservar la identidad cultural
y el patrimonio de una comunidad o un país. Al guardar tradiciones, costumbres, y
hechos relevantes, estos documentos preservan la riqueza cultural para las
generaciones futuras.
5. Registro de la Memoria Institucional: Estos documentos registran las acciones y
procesos internos, siendo útiles para recordar cómo se hacían ciertas cosas, aprender
de errores pasados y mantener un registro de la evolución de la organización.

Uso de los Documentos Digitales

1. Facilita el Acceso y Compartir Información: con los documentos digitales puedes

acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a internet y compartirlos
fácilmente con otras personas.
2. Simplifica la Organización: Con documentos digitales, ya no necesitas carpetas
abultadas. Puedes organizar tus archivos en carpetas virtuales, etiquetarlos y
encontrar lo que necesitas rápidamente con una simple búsqueda.
3. Agiliza los Procesos: En la escuela o en el trabajo, los documentos digitales hacen
que todo sea más rápido. Puedes editarlos, hacer cambios, corregir errores y guardar
nuevas versiones sin tener que arrugar la hoja y empezar desde cero.
4. Fomenta la Colaboración: Los documentos digitales son geniales para trabajar en
equipo. Varios compañeros pueden editar el mismo documento a la vez, agregar
comentarios, y trabajar juntos, aunque estén en lugares diferentes.
5. Respaldo y Seguridad: A diferencia de los documentos en papel que pueden
perderse o dañarse fácilmente, los documentos digitales pueden ser respaldados en
varios lugares, lo que garantiza su seguridad y evita perder información importante.