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“AÑO DELA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU”

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PUNCHANA


GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE


IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA PARA LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE PUNCHANA

I. DATOS INICIALES
NOMBRE DEL ÁREA: UNIDAD DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.
RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN: ING. ENRIQUE J. VILCA SALAZAR.
CARGO: JEFE
FECHA: 21 DE ENERO DE 2016
Objetivos del Proyecto.
Objetivo General
Desarrollar e implantar el Sistema de Trámite Documentario Web para la
Municipalidad Distrital de Punchana, el cual realzará la eficiencia en los
procesos de ingresar los documentos, búsqueda y dar respuesta a ello
mediante un entorno amigable e interactivo.

Objetivo Específicos

1. Recolección de los requerimientos del procedimiento administrativo


y la interacción de los usuarios de las áreas de la Municipalidad
Distrital de Punchana
2. Definir los requerimientos de software y hardware del Sistema.(QUE
TIPO DE COMPUTADORA LO PODRA LEVANTAR )
3. Elaborar el análisis y diseño del sistema, utilizando XP como proceso
de desarrollo.
4. Implantar el sistema de información en la municipalidad Distrital
de Punchana.
5. Lograr la integración de las áreas periféricas de la Municipalidad de
Punchana, desarrollando el sistema en web(DERROGANDO LIMITES
COMO LA DISTANCIA)

II. JUSTIFICACIÓN:
La Secretaria General quien está a cargo de las funciones de Trámite Documentario (MESA
DE PARTES) solicita la Implementación de un Sistema de Trámite Documentario para la
atención automatizada de los diversos trámites internos y externos del Municipio de
Punchana, nosotros como Unidad de apoyo en la informática fomentamos el uso de la
documentación electrónica de los documentos asociados a los diferentes trámites, según
las recomendaciones de las normativas sobre Plan de Gobierno Electrónico 2012 – 2017
que dicta la ONGEI-PCM (Guía Técnica sobre evaluación de software para la Administración
Pública, Metodología – Parte 3, R.M. 139-2004-PCM), y en apoyo a la ecología sostenida
mediante la reducción del uso de papel.

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El sistema deberá de facilitar la atención de los diversos trámites internos de las diversas
áreas del Municipio de Punchana, y externo con las diversas Instituciones y Organismos
Públicos y Privados, mejorando los tiempos de atención y posibilitando la implementación
de canales de atención virtuales que puedan ser desplegados en las provincias, lo cual
redundará en mejorar paralelamente la imagen y percepción del Estado por parte de los
usuarios en los servicios.
El producto en materia de esta convocatoria debe ser a la medida de la organización,
cubriendo todas las necesidades de los usuarios.

Justificacion2 La Municipalidad Distrital de Punchana necesita dar un mejor servicio


a su ciudadanía. Esta implementación del Sistema de Trámite Documentario dentro del
Portal Web de la Municipalidad es necesaria}

Porque es la herramienta más adecuada para informatizar y digitalizar los


expedientes y documentos que sustentan los actos de la entidad. La
implementación la hacemos de forma rápida y fácil.

Produce los mejores resultados al cero costo. Consideramos que el Sistema de


Trámite Documentario es la mejor solución para la institución por la transparencia
y eficiencia, elevando la atención del administrado por medio del uso del sistema

El Sistema de Trámite ha sido diseñado para ser la pieza central del sistema de
información para la gestión y control de documentos internos y externos de las
entidades públicas que brindan múltiples servicios a la entidad .

III. Alternativas
La Ley 28612, Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la
administración pública indica en su artículo 5º que el informe previo de evaluación de
software debe contener…”un análisis comparativo de valores de mercado, así como los
costos y beneficios en el corto, mediano y largo plazo de las licencias existentes. En el caso
de existir un solo tipo de software, el informe se limitará a certificar este hecho”….

Por otro lado, el reglamento de la ley Nº 28612, aprobado mediante el Decreto Supremo
Nº 024-2006-PCM, en su artículo 2.- Ámbito de Aplicación, señala que “El presente
reglamento es aplicable a todas las adquisiciones del software y servicios informáticos que
realicen las entidades del Estado bajo el ámbito del Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado”…

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El presente proyecto está orientado a desarrollar e implementar un sistema de trámite en


software libre, a medida de las necesidades en materia de gestión documentaria. Por lo
tanto, el servicio no incluye la adquisición de ningún tipo de licencias de software. Bajo esa
premisa y el enfoque de desarrollo de un nuevo sistema inexistente, no es posible hacer
referencias a licencias de software existentes en el mercado.

Finalmente, en referencia al Reglamento de Ley Nº 28612 y su artículo 2 el cual señala que


el reglamento es aplicable a adquisiciones de software, se debe indicar que al tratarse de
un desarrollo de software, no es posible su aplicación ya que según las características
particulares y únicas del sistema (servicio a medida), no es posible encontrar alternativas
que se ajusten a lo requerido, dado que no cumplen con las características del presente
proceso.

PROBLEMÁTICA
En la actualidad la Municipalidad Distrital de Punchana Que para ubicación
de un documento o la ruta se consulta folios de manera física y el tiempo de
ubicación es prolongada y quita tiempo al empleado de estar buscando esa
documentación y no es eficiente en el proceso. Lo que se necesita es una
herramienta que permitirá ordenar y controlar un activo importante de la
Institución y recursos influyentes en el proceso de productivo. Desde esta
perspectiva, el enfoque de optimización y automatización de procesos
conduce a replantear los distintos requerimientos de los usuarios, dado que
aumenta el número de ellos y nacen nuevas necesidades. Antes de comenzar
el análisis de la problemática que persigue este proyecto.

Muchos gastos en recursos como los papeles, lapiceros, archivadores, etc.

El uso del tiempo buscando documentos de manera física es ineficiente.

Tomando en cuenta, que el control de documentos ingresados no es el


adecuado pues muchas veces hay incidentes que se extravían los
documentos

IV. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO


Teniendo en consideración los precedentes descritos, el informe se limitará a establecer los
criterios mínimos a cumplir por el sistema considerando la Guía Técnica Sobre Evaluación
de Software para la Administración Pública. Por ello, se ha definido el modelo de calidad
que deberá cumplir el sistema a desarrollar:
1. MODELO DE CALIDAD
1.1. CALIDAD INTERNA Y EXTERNA
a) Funcionalidad
 Adecuación
El software debe ser amigable, rápido, en un entorno cliente Web. Debe
evitar la complejidad y a la vez debe mantener las opciones que el
usuario deba utilizar. El software debe proporcionarle las herramientas
adecuadas para administrar objetivos, indicadores e iniciativas.

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 Exactitud
El sistema debe garantizar la exactitud de la información de salida y
procesada, los cuales deben tener una correlación con los indicadores
establecidos.

 Compatibilidad de bases de datos


El software a desarrollar debe ser compatible con bases de datos
relacionales u objetos de Tipo Oracle 11g o SQL Server 2005 o superior.
Se deben considerar los mecanismos de respaldo de información.

 Interoperatibilidad
El sistema debe ser capaz de interoperar a través de lenguajes XML o
Servicios Web para intercambiar información con los sistemas
transaccionales.

 Seguridad
El sistema debe brindar mecanismos de seguridad a todo nivel,
considerando la administración de usuarios y accesos a todo nivel. Se
debe considerar la encriptación de claves así como el registro de sucesos
y transacciones.

b) Fiabilidad
 Madurez
El software debe ser estable para el buen desarrollo del trabajo de los
usuarios de la Municipalidad Distrital de Punchana. El software deberá
evitar caídas por un manejo inadecuado de las funciones por parte del
usuario o una mala interacción con el sistema operativo del software.

 Tolerancia a errores
La posible aparición de errores debe ser controlada y manejada con
mecanismos y avisos amigables y entendibles. No debe cerrar ninguna
aplicación del software o dañarlo en casos extremos. La aparición de
esos errores no debe dañar el funcionamiento del sistema operativo.

 Recuperabilidad
De ocurrir una caída inesperada, la información registrada en el sistema
debe permanecer intacta. No se aceptará perdida de información en
ninguna condición.

c) Usabilidad
 Entendimiento

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El entorno de las aplicaciones del software de ofimática debe ser


intuitivo de tal manera que no se haga difícil al usuario adaptarse al
nuevo software.
El usuario debe ver en el software de ofimática una herramienta que
apoye su trabajo.
El software no debe complicar el trabajo del usuario por el contrario
debe facilitarlo.

 Aprendizaje
El software debe proporcionar información necesaria y sencilla para
entender el funcionamiento por parte de los usuarios de la
Municipalidad Distrital de Punchana. La empresa desarrolladora del
software debe proporcionar un manual adecuado para la aplicación del
software.

 Operabilidad
El software deberá ser de fácil manejo y fácil configuración. Los usuarios
de la Municipalidad Distrital de Punchana no deben necesitar tener
grandes conocimientos en dicho software para poder manejarlo.

 Atracción
El software debe proporcionar un entorno visual atractivo, ordenado y
coherente con la finalidad que el usuario pueda ser atraído hacia el uso
del software.

d) Eficiencia
 Comportamiento en Tiempos
El software debe realizar sus procesos internos de manera ágil, ligera y
rápida sin afectar notablemente al rendimiento de la computadora o el
servidor donde se encuentre alojado.

 Utilización de recursos
Bajo condiciones normales el software debe utilizar los recursos de
computación definidos en sus especificaciones.

e) Capacidad de mantenimiento
 Capacidad de ser analizado
El software debe proporcionar información a través de registros “log”
de todas las transacciones o errores que puedan ocurrir. Esta
información debe ser visualizada en un módulo de administración con
los accesos necesarios.

 Cambiabilidad

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La empresa desarrolladora debe proporcionar actualizaciones o parches


como parte del mantenimiento con la finalidad de mejorar el
funcionamiento del software.

 Estabilidad
Las actualizaciones o parches del software no afectarán la estabilidad
del software o el rendimiento del equipo.

f) Portabilidad
 Adaptabilidad
El software de ofimática debe adaptarse a la plataforma Windows
Server 2003 o 2008 de 64 bits. Debe soportarse en plataformas de
servidores de aplicativos específicamente el Jboss o el IIS de Microsoft y
trabajar con bases de datos relacionales específicamente MySql, Oracle
o SQL Server.

 Facilidad de instalación
El software debe ser capaz de instalarse mediante un asistente que
mantenga las opciones básicas por defecto.

 Coexistencia
El software no debe generar conflictos técnicos con otras aplicaciones
que se encuentre en el sistema operativo.

 Reemplazabilidad
El software deberá tener la capacidad de ser reemplazado por otra
versión superior sin traer mayores consecuencias como la perdida de
información o incompatibilidad de versiones.

1.2. CALIDAD DE USO


INDICADORES CON EL CUAL PODREMOS EVALUAR DESDE UN ESPECIALISTA HASTA OTRO
GERENTE DE OTRA AREA RIGIENDONOS A ESTOS:

 Disminuir el tiempo de registro de los documentos ingresados y así


mismo agilizar el tiempo de respuesta a ello.
 Disminuir el número de documentos extraviados.
 Agilizar el proceso de búsqueda de los documentos.

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a) Eficiencia
El software en su pleno uso no debe afectar la funcionalidad o rendimiento
del equipo donde se realizan trabajos en paralelo.

b) Productividad
El software deberá minimizar el tiempo de uso reduciendo la complejidad
para optimizar el trabajo que realiza el usuario.

c) Seguridad
El software debe minimizar el riesgo de pérdida de información susceptible
o critica, dicho criterio se debe considerar además en las actualizaciones o
mantenimientos del sistema.

d) Satisfacción
En un contexto especificado de uso de las funciones para un usuario, este
debe satisfacer sus requerimientos funcionales mediante el cumplimiento de
sus objetivos a través de la herramienta.

V. ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO DE COSTO BENEFICIO


Teniendo en consideración los precedentes descritos, el informe se limitará a establecer los
criterios mínimos a cumplir por el sistema considerando la Guía Técnica Sobre Evaluación
de Software para la Administración Pública.
5.1. Alcance
 Implementación de un sistema de gestión documentaria considerando la
funcionalidad descrita más adelante.
 Implementación de un “Framework” de flujos de trabajo “Workflow” estándar
del mercado según lo establecido en la sección tecnologías.
 Implementación de un “Framework” de Gestión de Contenido “Content
Management” estándar del mercado según lo establecido en la sección
tecnologías.
 La solución deberá soportar la digitalización, gestión y almacenamiento de
archivos en formato MS Office, PDF y archivos propietarios.
 Inclusión de alarmas y controles en los flujos de trabajo para documentación y
expedientes en los procesos definidos y no definidos.
 La solución deberá estar integrada con los frameworks de gestión de contenido
y flujos de trabajo (workflow).
 El sistema debe permitir el envío de correos electrónicos de manera automática
para las notificaciones que se designen.
 La digitalización de documentos y el contenido creado debe almacenarse en la
plataforma “Enterprise Content Management”, y utilizar su base de datos para
administrar la metadata.
 El sistema debe manejar el concepto de expedientes que agrupen documentos.
 Se debe contar con mecanismos de búsqueda con indización parametrizable,
inclusive búsqueda en documentos de tipo OCR almacenados en el gestor de
contenido.

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 El sistema debe administrar las numeraciones de expedientes y documentos de


manera automática.
 El sistema deberá brindar la posibilidad al administrado, a través del Portal Web
de la Institución, de consultar el estado de un trámite (trazabilidad de los
expedientes).
 El sistema debe permitir el manejo de plantillas basadas en las herramientas de
MS Office.
 Historial y trazabilidad detallado de un documento o expediente, el cual podrá
ser consultado en cualquier momento.
 Permitir el registro detallado de documentos basados en el TUPA de la
institución. Permitir definir y controlar la lista de requisitos por cada
procedimiento administrativo.
 Visualizar el documento virtual o escaneado en cualquier etapa del flujo
correspondiente, teniendo en cuenta los niveles de acceso establecidos.
 Posibilidad de establecer accesos a expedientes definidos dentro de procesos
reservados o privados para visualización de usuarios establecidos.
 Permitir la definición de series documentales los cuales podrán ser usados para
la definición y archivamiento de documentos.
 El servicio deberá incluir la migración de los datos de trámite documentario del
sistema actual de la Municipalidad Distrital de Punchana para los 2 años
anteriores a la implementación, La Municipalidad Distrital de Pucnahan brindará
la información necesaria para la migración en el nuevo sistema de trámite
documentario en el formato que solicite el proveedor.
 Mantenimiento y asistencia presencial por un periodo de 3 meses posteriores a
la implementación.

5.2. Tecnologías
Según los estándares y mejores técnicas de construcción de sistemas se requiere lo
siguiente:
a) Modelamiento: UML.
b) Plataforma Operativa: Microsoft Windows 2003 Server.
c) Plataforma de Base de Datos: MySQL.
d) Plataforma de Worflow: Intalio BPMS.
e) Plataforma de Enterprise Content Management: Alfresco Content Manager.
f) Plataforma de Correo Electrónico: Microsoft Exchange Server 2003 o superior.
g) El sistema deberá ser una aplicación Web con la arquitectura estructurada de
manera idónea para la correcta ejecución de su funcionalidad.
Lenguaje y Software para Programación
a) El aplicativo debe estar desarrollado en un Lenguaje PHP
b) Contenedor de Aplicaciones APACHE
c) El software debe ser testeado para funcionar con Internet Explorer 6.0 y
versiones superiores.
d) Los reportes a ser emitidos deberán soportar formatos en Excel, PDF, HTML,
TXT.

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Almacenamiento de Datos
a) En la base de datos se debe almacenar los registros transaccionales
b) La metadata se almacenará en el Gestor de Contenidos.
c) La base de datos a utilizar será MySQL.
d) Como medio de envío para los documentos de notificación (e-mail), usará el
SMTP.

5.3. Metodologías
Se deberá utilizar el ciclo de vida correspondiente al Proceso Unificado de Desarrollo
(Rational Unified Process) y su correspondiente lenguaje UML (Lenguaje Unificado
de Modelado) para lo cual deberá incluir los siguientes modelos:
a) Modelo de Negocio
 Diagrama y especificación de Casos de Uso del Negocio.
 Diagrama y especificación de Actores y Trabajadores del Negocio.
b) Modelo de Requerimientos
 Diagrama y especificación de Actores y Trabajadores del Sistema.
 Diagrama de Casos de Uso del Sistema por Paquete Especificaciones de
cada Caso de Uso de Sistema
c) Modelo de Análisis
 Modelo Conceptual (Clases con atributos).
 Modelo de Datos.
d) Modelo de Diseño
Diagrama de Subsistemas de Diseño.

VI.
VII. Conclusión
Es necesario adquirir la solución de Tramitación electrónica en cualquiera de sus
alternativas, ya que cumplen con los requerimientos de los usuarios, generando valor para
la institución, asi como posibilita el que la Municipalidad Distrital de Punchana pueda
implementar en el medio plazo este sistema en las demás unidades ejecutoras y de esta
forma trabajar automatizada y coordinada todas las instancias del sector público.
VIII.

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