TITULO DEL ROYECTO

OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA

MUNICIPAL DE VILLETA, CUNDINAMARCA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Alcaldía Municipal de Villeta, tiene una baja calidad de sus procesos

documentales. Como parte de los procesos de Gestión Administrativa, la Alcaldía
Municipal atiende comunicaciones oficiales, quejas, reclamos, informes, peticiones
y sugerencias, que se constituyen en el medio de comunicación e información
directa entre la Alcaldía, las diferentes dependencias que la conforman,
ciudadanía y las partes interesadas.

Actualmente, toda la documentación que ingresa, es recibida, clasificada,

distribuida y controlada de manera manual, mecanismo que no permite una
efectiva y eficiente gestión de la trazabilidad de los documentos, considerado el
alto porcentaje de manejo de documentos físicos. Lo anterior, hace que la
Alcaldía Municipal presente problemas con su gestión documental y se vea en la
necesidad de optimizar el sistema de gestión documental existente y se disminuya
la ocurrencia de situaciones como la pérdida de documentos, la demora en la
tramitación de respuestas y asuntos y la congestión por represamiento de
documentos en las diferentes dependencias de la Alcaldía.

JUSTIFICACIÓN

El desarrollo del proyecto contribuye de manera significativa a mejorar las

condiciones actuales de la Gestión Documental en la Alcaldía Municipal, lo
anterior considerando que las técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo
de documentos generados y que ingresan a la Alcaldía, es realizado de manera
manual, usando algunas herramientas para su organización y control. Es
importante señalar que las técnicas y prácticas de manejo y administración
documental actual, son insuficientes teniendo en cuenta el alto porcentaje de los
documentos físicos externos e internos que forman parte de los procesos
administrativos de cada una de las dependencias que conforman la Administración
Central.

El no contar con herramientas tecnológicas que aporten a la mejora de los

procesos de gestión documental institucional, disminuye la eficiencia y eficacia de
la gestión administrativa municipal y en aras de mejorar la Gestión Documental en
la Alcaldía Municipal, el municipio a través del proyecto "OPTIMIZACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCADÍA MUNICIPAL DE
VILLETA, CUNDINAMARCA", se adoptará una herramienta informática conocida
como ORFEO, que permitirá facilitar la gestión documental, brindar mejoras
importantes en su control y aportará considerablemente a la reducción de tiempos
de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos en los procesos administrativos.

Implementar el Sistema de Gestión Documental ORFEO, le permitirá a la Alcaldía

Municipal garantizar el buen manejo y administración de los flujos documentales y
archivísticos a través de internet o intranet, evitando así en un gran porcentaje el
manejo de documentos físicos.

OBJETIVO GENERAL

Mejorar la calidad del Sistema de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal

de Villeta, Cundinamarca a través del uso de herramientas informáticas que
permitan la automatización de los procedimientos asociados a la gestión de
documentos institucional.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Implementar el Sistema de Gestión Documental (SGD) - ORFEO, como

herramienta administrativa para la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida en la Alcaldía Municipal,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.