POLICIA NACIONAL DEL PERÙ

DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA

TEMA: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES-SIGE.

DOCENTE: MAYOR PNP Henry ATAUCHI MASIAS.

CURSO: HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS.

INTEGRANTES:

1. CAP PNP PAREDES RUIZ Carla Giuliana.

2. ALFZ PNP PEREZ CONDOR Henry.
3. ST3 PNP SANCHEZ JULCA Mirian.
4. S1 PNP HEREDIA JULCA Darwin.
5. S2 PNP CARDENAS ROMERO Juan Gustavo.
6. S2 PNP CRUZ HUESA Zury Saday.
7. S3 PNP MARIN CCONISLLA Yenifer Katerin.

LIMA 2024
 DEDICATORIA

La presente investigación lo dedico a Dios Padre

todo poderoso, a la virgen María en su advocación
de Madre del Amor hermoso, a nuestro docente
MAYOR PNP Henry ATAUCHI MASIAS del curso
Herramientas Tecnológicas.

A nuestros padres, hermanos y amigos, por su

aliento, apoyo y la confianza depositada en nuestra
persona.

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 INDICE

DEDICATORIA........................................................................................................ 2

INTRODUCCION..................................................................................................... 4

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES....................................5

BASE LEGAL.......................................................................................................... 7

DEL USO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES (SIGE).

................................................................................................................................. 8

DEL USO DE LA HOJA DE TRÁMITE....................................................................9

DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LAS MESAS DE PARTES DEPENDENCIA

ENCARGADA........................................................................................................11

CONCLUSIONES.................................................................................................. 14

RECOMENDACIONES..........................................................................................15

BIBLIOGRAFIA..................................................................................................... 16

ANEXOS................................................................................................................ 17

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INTRODUCCION

El Estado peruano ha decidido impulsar un proceso de modernización de la

gestión pública a través de la transformación digital de las actividades que realizan
las entidades de la Administración Pública, específicamente en la tramitación de
procedimientos administrativos y la prestación de servicios a favor de los
ciudadanos.

Dentro de las medidas destinadas a modernizar la gestión en las entidades de la

Administración Pública, el Poder Ejecutivo, a través de la Secretaría de Gestión
Pública y de la Secretaría de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de
Ministros, ha venido desarrollando una serie de acciones orientadas a la
simplificación administrativa de las actividades de dichas entidades, entre las que
podemos mencionar la eliminación de requisitos innecesarios para la tramitación
de procedimientos administrativos, la implementación de la interoperabilidad y la
implementación progresiva del procedimiento administrativo electrónico y la mesa
de partes virtual.

Para el presente trabajo se analizarà la implementación del Sistema Integrado de

Gestión de Expedientes - SIGE MININTER, fue desarrollado por el Ministerio del
Interior para la administración y seguimiento de documentación interna y externa.
Permite la generación de Hojas de Tramite (HT).

El Área de Tecnología de Información y Comunicación de la Unidad de Tramite

Documentario de la Policía Nacional del Perú, encargada de la administración de
usuarios, Unidades y Sub Unidades PNP en el Sistema Integrado de Gestión de
Expedientes - SIGE MININTER.

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 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Según Tornos Mas (2000), la Simplificación Administrativa se trata de un conjunto

de principios y acciones orientadas a identificar, analizar, clasificar y realizar
propuestas que buscan la mejora de los procesos de forma continua. Por su parte
Muñoz (2011) la define como la reducción de trámites engorrosos, cargas
administrativas innecesarias, elevados costos financieros en la carga económica
que representa para el aparato administrativo de un país. Retortillo (2013) explica
la simplificación administrativa como la agilización de los trámites internos y la
desburocratización. La Simplificación Administrativa forma parte del tercer pilar de
la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, aprobada mediante
Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM. Este tercer pilar hace referencia a la “gestión
por 10 procesos, simplificación administrativa y organización institucional”. De
acuerdo con esta política, es importante continuar esfuerzos relacionados a la
simplificación administrativa debido a que ésta contribuye a mejorar la calidad, la
eficiencia y la oportunidad de los procedimientos y servicios que los ciudadanos
realizan ante alguna entidad de la Administración Pública. En la actualidad
muchas de las entidades públicas han implementado la simplificación
administrativa, esto desde que se aprobara el Decreto Supremo Nº 025- 2010-
PCM, Política Nacional de Simplificación Administrativa, y la Resolución Ministerial
Nº 228-2010-PCM. De acuerdo con estas normas, las entidades públicas tienen
plazo para la implementación de las políticas de simplificación administrativa, con
el propósito de llegar a la modernización administrativa, y con el objetivo de
brindar un mejor servicio al ciudadano, optimizando su funcionamiento y
eliminando las barreras burocráticas, duplicidades y actividades innecesarias, las
cuales se detallan en el TUPA de cada entidad.

Una de las manifestaciones de este proceso es la digitalización progresiva de los

servicios públicos existentes y, además, la creación de nuevos servicios digitales
que generen valor público a favor de los ciudadanos, facilitándoles el acceso a la
información de las entidades que conforman la Administración Pública y a los

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servicios que éstas brindan. Se trata de un proceso que cuenta con un marco
normativo que dispone la creación de diferentes sistemas y plataformas digitales,
con el propósito de simplificar los trámites a cargo de la Administración Pública, en
beneficio de la ciudadanía en su conjunto, fortaleciendo la relación entre el Estado
y los ciudadanos.

El proceso de simplificación administrativa es un proceso complejo, que abarca

varias dimensiones que deben ser consideradas por la entidad que implementa un
proceso de esta naturaleza. Se trata de dimensiones que están relacionadas entre
sí, lo cual genera como consecuencia que las acciones que se desarrollen y los
resultados que se obtengan respecto a cada una de ellas van a tener un impacto
en los resultados de este proceso. Así, cuando una entidad decide desarrollar un
proceso de simplificación administrativa, necesariamente deberá considerar estas
dimensiones y diseñar un plan que contemple las mismas, en la medida que se
trata de aspectos que necesariamente van a ser impactados con la
implementación de un proceso de esta naturaleza.

La Secretaría de Gobierno Digital ha elaborado la Política Nacional de

Transformación Digital, la misma que fue presentada por la Presidencia del
Consejo de Ministros el 30 de octubre de 2020. Esta Política es relevante por
tratarse de un elemento importante para orientar las actuaciones del Estado a fin
de generar las condiciones para que las personas podamos ejercer nuestros
derechos, mejorando las capacidades de las personas y de las entidades públicas,
considerando que la transformación digital es un medio para satisfacer las
necesidades de los ciudadanos y, de esta forma, otorgar valor público y contribuir
a la construcción de ciudadanía.

La Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado Peruano,

señala en su artículo 1 que la finalidad del proceso de modernización del Estado
Peruano es “mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del ciudadano”. El artículo 4 de esta ley complementa
esta disposición indicando que la finalidad fundamental de este proceso es “la

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obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se
logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los
recursos públicos”.

El Sistema Integrado de Gestión de Expedientes, fue desarrollado por el Ministerio

del Interior para la administración y seguimiento de documentación interna y
externa. Permite la generación de Hojas de Tramite (HT).

BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú.

 Decreto Legislativo Nº 604 del 30ABR90, que precisa que el Sistema
Nacional de Informática tiene por finalidad asegurar que sus funciones y
actividades se desarrollen en forma integrada, coordinada, racionalizada y
bajo una normatividad técnica común.

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  Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y sus
modificatorias del 10ABR2001.
 Ley N° 27658 – Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, del
17ENE2002.
 Decreto Supremo N° 002-2012-IN del 22JUN2012, que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del Interior.
 Decreto Supremo N° 027-2007 – PCM del 25MAR2007, que establece
políticas y normas de cumplimiento obligatorio para las entidades del
gobierno nacional, en lo referente a la ciencia y la tecnología, la
simplificación administrativa, la lucha anticorrupción, entre otros aspectos,
en el marco de una visión integral del desarrollo nacional, regional y local.
 Decreto Supremo N° 025-2010 – PCM del 12FEB2010, que modifica el
numeral 10 del artículo 2° del Decreto Supremo N° 027-2007-PCM que
define y establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para
las entidades del Gobierno Nacional.

DEL USO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE EXPEDIENTES (SIGE).

Enmarcado dentro de los alcances de la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento

Administrativo General y sus modificatorias, y del DS. N° 027-2007–PCM, que
define y establece las Políticas Nacionales de obligatorio cumplimiento para las
entidades del Gobierno Nacional y que, en materia de simplificación
administrativa, permite la promoción del uso intensivo de las Tecnologías de la
Información y Comunicación en las distintas entidades públicas para brindar más y
mejor atención a la ciudadanía.

La documentación observará la agilización del trámite de acuerdo al contenido del

mismo hasta su culminación (constancia de enterado del recurrente y/o archivo).

El Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE) es el sistema informático

administrativo documentario que asigna a todos los documentos de los órganos
policiales y no policiales un número de identificación mediante la Hoja de Trámite y

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nos permite realizar procedimientos de derivación, respuesta, archivo, consultas,
reportes, entre otros, en el diligenciamiento de los expedientes.

El SIGE genera un documento denominado Hoja de Trámite (HT), el cual es

utilizado para registrar todos los movimientos efectuados por el expediente en el
sistema.

La Oficina de Telemática de la Secretaría General PNP (SECGEN PNP) estará a

cargo de la administración del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes, así
como de su instrucción y capacitación al personal de los órganos policiales. •

El uso correcto del Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE) se

encuentra normado por el Manual de Usuario y los procedimientos de uso de la
H/T dispuestos por la Superioridad a través de la Dirección de la Secretaria
General PNP; dicho manual deberá actualizarse permanentemente.

El uso del SIGE es obligatorio solo para el Sector Interior, es decir los órganos
policiales y no policiales, mas no así para las instituciones externas y organismos
que no pertenezcan al MININTER, que, si bien tienen vínculos con la labor
administrativa policial, no son parte de la estructura del Ministerio del Interior.

En tal caso las mesas de partes de las dependencias policiales que recepcionan el
documento, procederán a registrarlo en el sistema y generar la Hoja de Trámite
(H/T) respectiva.

DEL USO DE LA HOJA DE TRÁMITE.

El SIGE genera un documento denominado Hoja de Trámite (H/T), el mismo que

se define como un documento único y administrativo de trámite interno del
MININTER entre los órganos policiales y no policiales, mediante el cual se emitirán
en forma breve disposiciones y/o acciones que deben cumplirse respecto al
documento fuente y cuyo archivamiento se realizará en la unidad donde se originó,
salvo en aquellos casos que por su naturaleza deban archivarse en la última

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unidad de destino. En los casos en el que se acuse recibo de documentos, se
archivaran en las dependencias policiales y no policiales que recepcionen la H/T.

Toda Hoja de Trámite (H/T), deberá ser firmada por el Director o Jefe de la
dependencia y/o encargado del trámite. Obligatoriamente todo expediente tendrá
una única Hoja de Trámite (H/T) generada por el sistema; en los casos que existan
diferentes H/T sobre un mismo tema, pasarán a formar parte de un expediente
único, con una única HT, anexándose las demás a la HT más antigua del
expediente, registrando en el sistema la indicación “GUARDA RELACION CON LA
HT….”.

La recepción, derivación o respuesta de las H/T se deben hacer en tiempo real,

queda prohibido modificar la fecha en la H/T, que difiera de lo registrado en el
SIGE.

La H/T debe ser respondida a la unidad de donde se dispuso se realice la acción

requerida, con el documento de acción (informe, parte, constancia de enterado,
etc.). Y en cuanto corresponda dar cuenta al escalón inmediato superior mediante
una copia de la HT.

El llenado de la H/T se hace mediante el uso de un bolígrafo de color negro, en

los campos de Destino, Indicación, Folios, Fecha de Transacción; en el campo
Nombres y Apellidos se colocará el sello del jefe de la dependencia o encargado
del trámite, y en el siguiente campo su firma.

El SIGE, para el cumplimiento de su misión, tiene dos funciones principales al

momento de diligenciar un documento como son derivar y responder:

DERIVAR. - Es la función mediante la cual se procede a emitir en forma breve

disposiciones y/o acciones que deben cumplirse respecto al documento fuente.
Esta acción reemplaza a los documentos conocidos como proveídos (Guía de
Destino, Elevación, Devolución, Pase y Decreto), siendo obligatorio en el campo
OBSERVACIONES de la H/T consignar el motivo por el cual se deriva el
expediente.

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RESPONDER. - Es la acción mediante la cual se registra un documento de
respuesta al documento fuente. Ésta puede realizarse mediante un documento de
acción (informe, parte, etc.) o un documento de atención (Oficio).

DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LAS MESAS DE PARTES DEPENDENCIA

ENCARGADA

Las Secretarías de los órganos policiales, a través de sus mesas de partes, son
las encargadas del inicio del trámite documentario, para lo cual utilizarán el SIGE
como único sistema informático de trámite documentario conjuntamente con los
órganos no policiales del MININTER. DE LA RECEPCIÓN.

Las Mesas de Partes de las Secretarías de las Direcciones del Sector,

recepcionarán física y virtualmente las Hojas de Trámite en el SIGE, en tiempo
real, debiendo verificar que lo indicado en ellas sea igual a lo registrado en el
sistema.

En la recepción de otros documentos, las Mesas de Partes, orientarán al

administrado en la presentación de sus documentos, solicitudes y/o formularios,
quedando obligadas a recibirlos y darles ingreso mediante la creación de la H/T,
para iniciar o impulsar los procesos administrativos respectivos, de acuerdo a las
disposiciones de la Ley 27444.

Las Mesas de Partes, recepcionarán y registrarán en el SIGE todos aquellos

documentos que cumplen con las disposiciones legales de la Ley 27444. Los
documentos o solicitudes referentes a procedimientos administrativos entre
órganos policiales o no policiales, se registrarán en el SIGE, generando para tal
efecto una Hoja de Trámite (H/T) por cada expediente.

Las solicitudes, que por su contenido son atendidos directamente por la

dependencia policial correspondiente, no serán registrados en el SIGE. • El
personal de la Mesa de Partes, previa evaluación del documento presentado y de
sus anexos, si los hubiere, calificará el mismo según su naturaleza, y procederá a

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su registro en el SIGE, respetando el origen (externo o interno), orden de llegada,
y digitará los datos solicitados por el SIGE (de acuerdo al manual de usuario).

En un solo acto y por única vez, la Mesa de Partes realizará las observaciones por
incumplimiento de requisitos que no puedan ser corregidas de oficio, invitando al
administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles, no
registrando el documento en el SIGE.

La Observación deberá anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la

copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las
hubiera, indicando que, si así no lo hiciere, se tendrá por no presentada su
petición y se devolverá al interesado los documentos presentados por éste.

Quien reciba los documentos, solicitudes y formularios, deberá anotar en un lugar

visible del escrito, bajo su firma, lo siguiente:

 La hora, fecha y lugar de recepción.

 El número de fojas que contenga.
 La mención de los documentos acompañados y de la copia presentada.
Como constancia de recepción, se entregará la copia presentada,
diligenciada con las anotaciones respectivas y registrada, sin perjuicio de
otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente
extender.

Recibido el documento, el personal de la Mesa de Partes, procederá a revisar los

documentos respetando el orden de ingreso o salida, haciendo énfasis en los
siguientes datos del documento:

 Tipo de Documento.
 Número del Documento (si no tuviese se consigna “s/n”).
 Remitente del Documento, anotándose apellidos y nombres. - DNI o Carné
de extranjería del administrado, y en su caso, la calidad de representante y
de la persona a quien represente.
 Número de Folios.

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  Asunto o naturaleza del mismo.
 Lugar, fecha y firma. En caso de no saber firmar o estar impedido, colocara
su huella digital.

En caso que el expediente carezca de todos o algunos de los datos consignados

en el párrafo anterior, se le orientará para que subsane la deficiencia para su
recepción.

Todos los procedimientos de trámite documentario contemplarán los plazos

establecidos en la Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General y
sus modificatorias. • Concluido el trámite de un expediente, éste deberá
devolverse a la dependencia que generó la H/T adjuntando:

 El documento fuente que dio origen a la H/T.

 El documento de acción que se formuló de acuerdo al requerimiento.
 El documento (oficio o constancia) mediante el cual se hizo conocer al
recurrente el resultado de su gestión.
 Si dicha información es solicitada dentro de una misma Dependencia PNP,
ésta se archivará en ella.
 Si la información es solicitada por otra Dependencia PNP, ésta se derivará
o se dará respuesta con el documento de acción respectivo.
 Si la Información es solicitada por la Dirección General PNP, se responderá
con los documentos de atención y acción correspondientes.

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CONCLUSIONES

 La utilización de herramientas tecnológicas buscan la digitalización de los

servicios teniendo en consideración que éste sea lo más amigable posible,
mayor será la repercusión positiva en alcanzar la simplificación
administrativa; tal como se ha visto con la utilizaciòn del Sistema SIGE.

 Es necesario un cambio cultural tanto en la Administración Pública como en

los ciudadanos, que les permita conocer los beneficios que la
transformación digital tiene en relación a la prestación de los servicios de
parte de las entidades estatales, así como de las mejoras que esta
transformación puede tener al interior del organismo público.

 Para garantizar la sostenibilidad en el tiempo se requiere cerrar las brechas

identificadas y fortalecer el rol de la Secretaría de Gobierno Digital de la
Presidencia del Consejo de Ministros; además de tener bien claras las
funciones que cumplirán las entidades públicas relacionadas con el
funcionamiento de los diferenten sistemas que imlementan las instituciones
públicas.

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RECOMENDACIONES

 Es necesario que la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la

Secretaría de Gobierno Digital, apruebe las normas reglamentarias, guías y
lineamientos que están pendientes de ser emitidos y cuya demora en su
promulgación dificultan la implementación de los procesos de
transformación digital.
 Siendo que la propuesta planteada busca optimizar la funcionabilidad y
usabilidad de las mesas de partes virtuales; es decir, el proceso de
recepción documental a cargo de las entidades públicas, a fin de que los
usuarios puedan realizar el seguimiento virtual del trámite presentado, a
htraves de la hoja de tràmite (HT) se recomienda que las entidades públicas
lleven a cabo de manera progresiva la digitalización de los servicios que
brindan.

 La Direcciòn de Telemàtica y Comunicaciones DIRTIC PNP, debe contuniar

con la creaciòn de sistemas que permita disminuir tiempo de espera, para
quese brinde un major servicio a los ciudadanos.

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BIBLIOGRAFIA

 Constitución Política del Perú.

 Decreto Legislativo Nº 604 del 30ABR90, que precisa que el Sistema
Nacional de Informática tiene por finalidad asegurar que sus funciones y
actividades se desarrollen en forma integrada, coordinada, racionalizada y
bajo una normatividad técnica común.
 Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y sus
modificatorias del 10ABR2001.
 Ley N° 27658 – Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, del
17ENE2002.
 Decreto Supremo N° 002-2012-IN del 22JUN2012, que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio del Interior.

 https://sistemaspnp.com/info/que-es-sige-mininter.php

 https://sistemaspnp.com/assets/docs/sige/manual-sige-pnp.pdf

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ANEXOS

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