DOCUMENTO PLIEGO SGDEA

(Proceso Gestión Documental)

BOGOTA DC, ABRIL DE 2020

Proceso: Gestión Documental
DOCUMENTO PLIEGO SGDEA

I. GENERALIDADES

OBJETO:

Adquisición e Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

(SGDEA) para la Corporación Agencia Nacional de Gobierno Digital, modular, desarrollado en ambiente
web, intuitivo y amigable para sus usuarios.

ANTECEDENTES:

Información general Agencia Nacional Digital

La AND es una entidad descentralizada indirecta, con el carácter de asociación civil, de participación
pública y naturaleza privada, sin ánimo de lucro adscrita al MINTIC, que busca contribuir a la
construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, gracias al uso y aplicación de la
ciencia y las tecnologías de la información y las comunicaciones, articulando los servicios ciudadanos
digitales, para que a través de ellos se permita el acceso de los colombianos, extranjeros residentes en
Colombia y de las empresas a la administración pública a través de medios electrónicos.

A continuación, se detalla la estructura organizacional actualizada para el año 2018.

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ASPECTOS TÉCNICOS

Marco Legal

Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

Circular Externa 005 de 2012 “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel”

Acuerdo 02 de 2014 “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones”.

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Acuerdo 08 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para
prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y de más procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14
y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000”.

Decreto 2150 de 1995 “Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de
archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de información”.

Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo – MoReq 2da versión.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – Archivo General de la Nación, Colombia.

Guías 1-6 Cero Papel en la Administración Pública – Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.

Otras normas inherentes a un SGDEA – Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo en

Colombia.

Estado actual

Hasta el momento, la entidad no ha contado con una herramienta de software lo suficientemente

efectiva para tramitar y consolidar los procesos de gestión documental que se requieren en todas sus
dependencias. El único antecedente con el que se cuenta ha sido la adquisición de una solución
denominada Confluence, la cual funciona como una especie de repositorio de información relacionada
con los proyectos de tecnología y desarrollo realizados hacia clientes externos. Dicha herramienta no se
utiliza como gestor documental ya que su funcionalidad no lo permite, además de no cumplir con la
normatividad asociada a un SGDEA en Colombia. En la actualidad, se ha logrado identificar la
importancia, urgencia y necesidad institucional con las cuales se requiere la adquisición de una
plataforma tecnológica para llevar a cabo los procesos de gestión documental:

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De igual forma, durante la vigencia 2019 se ha contemplado la posibilidad de adquirir y utilizar una
herramienta tecnológica que facilite la gestión documental institucional, o por lo menos que tienda a
tecnificar los procesos documentales que se ejecuten, mencionando:

PQRSD

Actualmente en la entidad se cuenta con un apartado en su página Web para la gestión de PQRSD (Ruta:
https://and.gov.co/formulario-pqrsd/). Sin embargo, es el único medio de recibo de este asunto o serie
documental y no se conoce si se encuentra integrado con Sistema de Información alguno.

* Este apartado debe considerarse como parte del Módulo de Correspondencia, ya sea por migración o
integración de información.

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ESTRUCTURA GENERAL DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

La estructura ideal de un SGDEA se puede basar en el esquema anterior, el cual permite procesar
información física y electrónica de manera integral, modular y conectada entre ellos.

En el Módulo de Radicación (Correspondencia) se debe establecer una metodología efectiva de

radicación masiva de documentos de Entrada, Salida e Internos (entre dependencias), con tendencia al
incremento de radicados. Así mismo, considerar un apartado sobre Facturación Electrónica, PQRSD y
Mensajería, de forma tal que se pueda identificar y gestionar en el aplicativo.

Para el Módulo de Flujos de Trabajo (Workflow) los usuarios estimados serán entre 25 y 45, distribuidos
en personal de planta y contratistas autorizados. Debe existir conexión y/o trazabilidad con los módulos
1 y 3. La propuesta debe contemplar este módulo aunque su implementación deba realizarse a inicios de
2021, con el fin de realizar una sola negociación.

Módulo de Archivo: Las Tablas de Retención Documental de la AND variarán de acuerdo a la

actualización de las mismas. Número de dependencias/oficinas estimadas entre 15 y 20. En este módulo
debe incluirse la posibilidad de digitalización masiva de documentos (escaneo + indexación) sin perjuicio
hacia los dos módulos anteriores. No se estima una cantidad de documentos superior a los 10.000.

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Actualmente, en la entidad no se realiza radicación electrónica de documentos a través de aplicativo

alguno. Sin embargo, se espera que, entre otras funcionalidades, el Módulo de Radicación
(Correspondencia contemple los siguientes procesos y actividades:

 Radicación de correspondencia recibida

 Radicación de correspondencia interna
 Radicación de correspondencia despachada (enviada)
 Reportes de correspondencia.
 Actualización de información en el aplicativo referente a: dependencias, usuarios, cargos, entre
otros.
 Seguimiento a notificaciones enviadas a los usuarios.
 Seguimiento a recepción y/o envío de documentos.
 Generación de planillas de distribución de correspondencia.
 Revisión de permisos para revisión de correspondencia.
 Digitalización de documentos.

QUE SE PRETENDE

Teniendo en cuenta el punto anterior es interés de la AND que el aplicativo de software se pueda
implementar por fases (Fase 1 módulos de Ventanilla Única de Correspondencia y Archivo. Fase 2 la
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Trámites o flujos de trabajo) y KPI’s (Gestión de firmas),
de acuerdo a las necesidades inmediatas que se tienen actualmente y que fueron referenciadas
anteriormente, y obtener logros puntuales como:
- Reducir el soporte papel existente en la entidad (Archivos de Gestión) a través de la aplicación integral
de instrumentos archivísticos como lo son las Tablas de Retención Documental –TRD-, Formato Único de
Inventario Documental –FUID-. En este aspecto, es de vital importancia contar con un módulo de Archivo
en el que se digitalice, indexe y almacene información derivada de las disposiciones finales de los
instrumentos mencionados, permitiendo que la información física se reduzca de acuerdo a la
normatividad archivística.

- Contar con un Módulo de Correspondencia que consolide el inicio correcto de una gestión documental
basada en tecnología, y que permita determinar los procesos documentales a nivel físico en la Ventanilla
Única de Correspondencia.

- Implementar trámites o flujos de trabajo en todas las dependencias de la AND para la correcta creación
y gestión de expedientes electrónicos de archivo, de forma tal que estos se complementen en un
Módulo de Archivo, facilitando la gestión y consulta de los usuarios responsables de los distintos
trámites en cada oficina.

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3.1 Características de la solución:

El Sistema de Información que se adquiera en la Agencia Nacional Digital puede ser modular-escalable,
basado en tecnología WEB, que permita la administración de los documentos enviados y recibidos por el
cliente. Una herramienta flexible y parametrizable diseñada acorde a las normas y técnicas vigentes en
archivística en especial las establecidas por el Archivo General de la Nación - AGN. En general, la
construcción de estos Sistemas de Información es basada en el conocimiento de consultores expertos en
los temas de gestión documental, gestión electrónica de documentos, digitalización de imágenes y
profesionales en archivística. De igual forma, la herramienta debe tener su respectivo soporte técnico y
especificaciones técnicas para garantizar su adecuado funcionamiento en todas sus etapas, abarcando
aspectos de importancia como:

Módulo Ventanilla Única de Correspondencia (Comunicaciones Oficiales)

Se

radica el documento con adhesivos compuestos de códigos (stickers, estructura definida por la entidad)
indicando fecha, hora y número de consecutivo de radicación. Al momento de la radicación se clasifican
los documentos (cada uno tiene asignado un tiempo límite de respuesta) entre:

No requiere respuesta
Requiere respuesta

En general, el Módulo de Correspondencia además debe permitir:

 Capturar la estructura organizacional de la entidad

 Radicación de comunicaciones oficiales internas y externas, PQRSF físicas y vía e-mail, incluyendo
campos de indexación.
 Aseguramiento de trazabilidad
 Sistemas de alerta en todas sus etapas, incluyendo escalamiento de las mismas
 Seguimiento y control de comunicaciones

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 Informes y reportes
 Respuestas automáticas a correos electrónicos de entradas
 Correo electrónico certificado de comunicaciones enviadas (opcional)
 Control de envíos y devoluciones
 Aprobación a comunicaciones de salida
 Planillas físicas y electrónicas de distribución de comunicaciones recibidas
 Concepto de Expediente Electrónico de Archivo
 Mecanismo de registro de entradas y salidas en cada dependencia
 Módulo de consultas especializadas (integrado)
 Repositorio de imágenes
 Perfiles y usuarios
 Impresión de comunicaciones (Para Perfiles Autorizados)
 Digitalización de comunicaciones en Ventanilla Única de correspondencia
 Metadatos
 Clasificación de documentos digitalizados
 Indexación de documentos digitalizados
 Pistas de auditoria
 Firmas electrónicas y digitales (Según KPI)
 Conversión de documentos a formatos ISO 19005 – PDF/A versiones 1, 2 o 3
 Búsqueda, recuperación y presentación de documentos

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Trámites o flujos de trabajo, Archivo)

Para este componente se contemplan los siguientes aspectos de importancia:

 Conformación del expediente electrónico de archivo
 Elementos del expediente electrónico de archivo
 Cierre de archivos y expedientes electrónicos
 Eliminación de documentos y expedientes electrónicos (De acuerdo a Perfiles Asignados)
 Índice electrónico
 Documento electrónico
 Firma digital (A Usuarios Autorizados)
 Preservación a largo plazo
 Repositorios digitales de expedientes electrónicos
 Tablas de Retención Documental – TRD
 Archivo y Transferencias
 Conservación de expedientes electrónicos de archivo
 Eliminación de expedientes electrónicos e híbridos
 Préstamos
 Buscador

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 Gestión de reportes e informes

KPI´s (Gestión de firmas)

Componente de integración
El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA- puede disponer de un
componente de integración con diferentes sistemas Microsoft Office de tal manera que cada funcionario
pueda crear, guardar, editar, radicar y firmar documentos directamente desde Microsoft Office y
cargarlos al SGDEA si así lo desea. (De acuerdo a Perfiles y Usuarios Autorizados).

Requerimientos funcionales:

- Integridad archivística de los fondos

- Atención a los principios archivísticos
- Gestionar y controlar la eliminación de los documentos electrónicos de archivo
- Cubrir en su totalidad el Ciclo Vital de los Documentos
- Soportar instrumentos archivísticos tales como: TRD, Inventarios, Cuadros de Clasificación
Documental, etc.
- Determinar una metodología adecuada de conservación y eliminación de documentos
- Procesos de captura y registro
- Administración de todo el sistema
- Modelamiento de procesos
- Integración con otros sistemas
- Parametrización
- Aportar en las buenas prácticas de Cero Papel

Requerimientos técnicos para tener en cuenta:

El sistema de Gestión Documental referido, puede ajustarse en la mayor medida posible a los
estándares internacionales ISO 15489, MoReq2010, ISAD-G, ISAAR CPF, ISO 23081, lineamientos
establecidos por Archivo General de la Nación en materia de Sistemas de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo y los instrumentos archivísticos de la AND como Cuadros de Clasificación
Documental, Tablas de Retención Documental, etc. Para ello es preciso contar con los siguientes
requerimientos técnicos generales:

- Sistema de Gestión Documental Web - Enterprise Content Management para crear, procesar,
organizar, almacenar y valorar documentos de la entidad.

- Definir con la entidad si la instalación del producto debe darse On Premise u On Demand.

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- La plataforma de operación puede ser Web HTML5, permitiendo visualización de todos los tipos
de documentos desde el navegador que se almacenen en el Sistema de Información.

- Cumplir con el estándar de Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos – CMIS.

- Producción de nuevas actualizaciones o mejoras en la Gestión Documental, que no requiera de

la instalación de ningún tipo de software ni plug-in en los puestos de los usuarios y tampoco
modificación contractual alguna.

- El Sistema debe ser instalado y configurado en un Data Center de la entidad, en un ambiente

que soporte varias plataformas y tenga capacidad de operar con multiplicidad de sistemas
operativos, es decir que no dependa de un solo sistema operativo, por ejemplo:

- Plataformas de servidor
- Motor de base de datos SQL Server en sus últimas versiones disponibles en el mercado.
- Navegadores: Mozilla Firefox, Safari, Internet Explorer, Chrome en sus últimas versiones
disponibles en el mercado.
- Plataformas cliente: MacOS, Windows Vista, Windows 7, Windows XP o Windows superior.

- Infraestructura tecnológica en capas web, de aplicación y de base de datos.

- El aplicativo o sistema de información debe permitir usar base de datos para el almacenamiento de la
información de texto e índices, los datos de conexión son parametrizables en el pool de conexiones,
respecto a los repositorios de imágenes.

- El sistema debe manejar diferentes tipos de repositorios principales que pueden ser ubicados en
diferentes destinos que pueden ser discos virtuales o discos locales en el servidor de aplicación.

- Los requisitos de hardware para el correcto funcionamiento de la aplicación se podrían ajustar a los
computadores de la entidad. (ej. Core i3 o superior, RAM 4GB, 160D.D, Windows 7 o superior).

- Permitir exponer servicios web y permitir consumir servicios web de otros sistemas.

- El aplicativo de software debe permitir integrarse con el servidor de correo institucional para enviar
correos de alarma que se le presenten a los funcionarios en sus buzones de correo utilizando protocolos
estándares.

- La solución debe permitir la Integración con MS Office 2010 o superior.

- La solución debe permitir la Integración con Outlook 2010 o superior.

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- El sistema debe proveer una proforma para envío de correo que permite dirigirlo a funcionarios y
ciudadanos con etiquetas de radicación.

- Debe proveer una capa de servicios Web con al menos 7 acciones a realizar en el módulo de
correspondencia en caso de proveerse, por ejemplo: Consultar Expediente, serie, subserie, tipo
documental, Crear expediente, insertar documento.

- Debe permitir realizar copias de seguridad y respaldo de información.

- Debe realizar búsquedas libres por contenido de los índices o el texto de los documentos.

- Debe permitir la creación, edición, consulta y acceso de los documentos con restricciones por parte del
usuario administrador, a partir de los roles estipulados.

- Todas las comunicaciones de la solución tecnológica deben hacerse a través del protocolo TCP/IP, y no
debe depender de manera alguna del hardware y software utilizado.

Manuales: Se deberán entregar los siguientes manuales de operación de la solución: técnico, instalación,
usuario y Parametrización.

Componente de integración: El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA-

puede disponer de un componente de integración con Microsoft Office de tal manera que cada
funcionario pueda crear, guardar, editar, radicar y firmar documentos directamente desde Microsoft
Office y cargarlos al SGDEA si así lo desea.

Migración: La solución tecnológica de software debe tener la capacidad de llevar a cabo el proceso de
migración de la información existente a dicho sistema de gestión documental, manteniendo la
autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los documentos.

Se pueden migrar datos en archivos planos e imágenes en formato PDF, PDF/A ajustado a la ETL y ruta de
acceso suministrada por la entidad.

Licenciamiento y soporte: La entidad deberá definir este aspecto con el proveedor de la solución
tecnológica de software si así lo desea.

Actualización de versiones: En caso de presentarse actualizaciones de cualquier aplicación, base de

datos o sistema, mientras se mantengan compromisos de garantía, se deberá garantizar la producción
en las nuevas versiones en un plazo acordado con la entidad y brindar las capacitaciones necesarias
para la correcta operación de la nueva versión.

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Niveles de seguridad:

- Permitir la definición específica de permisos a usuarios

- Permitir administrar niveles de seguridad por grupos
- Administrar contraseñas encriptadas
- Contar con bloqueo automático de usuarios por intentos fallidos
- Controlar los intentos y reintentos de acceso fallidos.
- Sincronización con el directorio activo de la entidad.
- Acceso a la herramienta desde cualquier parte a través de internet.

Niveles de servicio: Estos deben ser establecidos entre el proveedor de software y la entidad.

Cronograma por fases: El proveedor de software entregará un cronograma de trabajo en el que será
detallado el tiempo máximo en el que se estimará la implementación del software en la AND, y para la
entrada en producción en ambiente real.

Talento humano: El proveedor de la solución deberá contar con el personal necesario para desarrollar la
implementación de la herramienta, a través de personal especializado y calificado en temas de índole
tecnológico, y quienes entre sus funciones realizarán:

- Ejecución de actividades de planeación

- Coordinar actividades de implementación
- Controlar los avances y finalización del proyecto

Capacitaciones: El eventual proveedor presentará a la entidad un plan de capacitaciones del proyecto y

entrenamiento necesario (funcional y técnico) para la fase de instalación en las oficinas de la entidad,
concertado previamente

Plan de Contingencia

El servicio que prestará un eventual proveedor de software en Gestión Documental, de servicios en la

nube para la implementación de la solución tecnológica, contemplaría las siguientes etapas del Plan de
Contingencia, el cual consta de:

- Plan de respaldo
- Plan de emergencia
- Plan de recuperación
Plan De Respaldo

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Este se realiza ante fallos en la plataforma tecnológica del cliente. El plan de respaldo considera
importantes los siguientes elementos en el proceso de virtualización de la solución y que determina la
alta disponibilidad, como son:

- Servidores: El proveedor dispondrá de una segunda máquina con el fin de realizar la

replicación en línea, en periodos de UNA (1) hora sin interrupción.

- Almacenamiento: La plataforma de trabajo de una solución ofrecida por un proveedor

deberá ser concertada con la entidad.

Lo anterior facilita el aprovisionamiento de recursos tecnológicos y la alta disponibilidad al interior del

ambiente virtualizado.

- Proveedor de internet: Es recomendable que la entidad que adquiere la solución cuente

con 2 proveedores de internet para satisfacer tanto las necesidades internas como los
compromisos con los clientes (correo electrónico, comunicación con el software para el
funcionamiento de la solución tecnológica). Este aspecto es un factor determinante cuando
se enfrentan fallos que involucran a la red.

Plan De Emergencia

Es el que se ejecuta al momento de presentarse un fallo, y por el cual se describirán las acciones
concretas a realizar en el momento de la emergencia:

Máquina Virtual: En el momento en que se presente la emergencia, lo primero a realizar es que la

máquina que sirve de soporte a los servicios involucrados de emergencia se pueda activar con el fin de
continuar con la operación normal del servicio:

Tiempo de respuesta según el tipo de falla:

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Falla no planeada: Las fallas no planeadas pueden suceder en cualquier momento y sin previo aviso,
siendo difíciles de controlar, colapsando la operación cuando estas se presentan. El tiempo de
restablecimiento del servicio para las fallas no planeadas será entre 20 y 40 minutos (o por definir),
tiempo estimado en que se activa la máquina virtual de respaldo.

Falla planeada: es una interrupción que se lleva a cabo con previo conocimiento tanto para los usuarios
como para el administrador. Estas interrupciones del servicio podrán realizarse en horas no laborales
previa notificación mediante correo electrónico al cliente. Se pueden dar para realizar Mantenimiento de
hardware (mantenimientos programados por Microsoft de la infraestructura Cloud) y/o software, o
actualizaciones de los complementos.

Plan De Recuperación: Este se ejecuta posterior a la emergencia presentada y tiene como

finalidad restablecer el funcionamiento normal del servicio (Radicación de correspondencia,
trámites y archivo). Una vez restablecido, debe realizarse el proceso inverso al plan de
emergencia, es decir, se migra de nuevo el contenido (encapsulado) de la máquina virtual que
se quiere restablecer en la maquina principal. Una vez se hayan llevado a cabo los correctivos
de hardware/software correspondiente. Esta actividad se realizará en horas no laborales, una
vez restablecido el servicio.

Equipos, personal e insumos: Para la operación requerida por la AND, se relacionan aquellos
elementos que podría incluir:

- Equipos de cómputo de escritorio para sus grupos de trabajo (colaboradores del proveedor)
- Escáneres para trabajos especializados de archivo (si aplica)
- Escáneres para trabajos de menor demanda (básico) (si aplica)
- Impresoras láser (si aplica)
- Impresoras térmicas (incluyen suministros por la duración del contrato) (si aplica)

Suministros para radicar con impresora de stickers

- Cinta térmica para impresora de stickers

- Adhesivos para impresora de stickers

Para las especificaciones del módulo de archivo, estas dependen de la estructura de la entidad a nivel de
gestión documental institucional.
Diego Fernando Bohórquez C.
Proceso de Gestión Documental AND
Abril de 2020

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