AYUDA MEMORIA:

DISCURSO SOBRE IMPLEMENTACION PROYECTO CERO PAPEL

GOBIERNO REGIONAL DE LORETO

Las campañas de tipo cultural para la reducción del consumo de papel en la

administración pública, ofrecen importante oportunidades en la generación de
buenos hábitos en el uso del papel en organizaciones privadas y públicas, lo cual
promueve la eficiencia y productividad, reduciendo costos, tiempo y espacios de
almacenamiento.
Los trámites y actividades que realiza la administración pública son registrados
en documentos de archivo tales como actas, resoluciones, órdenes
administrativas, oficios y demás documentos de apoyo. Un alto porcentaje de
estos documentos tienen como soporte físico el papel desde su creación o
recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias
de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran.
Cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se
impriman hasta dos y tres borradores para su revisión. En la mayoría de estos
casos solo se utiliza una cara de la hoja y no se aprovechan con eficacia las
herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los sitios
web internos, repositorios de documentos entre otros, que constituyen
alternativas a la utilización del papel.
Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública basa gran parte
de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología,
también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que
actualmente disponen las entidades. La formación de una cultura que usa
racionalmente los recursos se verá reflejada en una mejor y más fácil adaptación
a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización
de archivos en formatos electrónicos.
El Gobierno Nacional a través de la Secretaria de Gobierno Digital SEGDI,
promueve la implementación de oficinas Cero Papel como un proyecto que
permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración
pública con las buenas prácticas ambientales.
El Gobierno Regional de Loreto es la primera región en la implementación del
Proyecto Cero Papel impulsada por el Estado, basado en tecnologías de
información, que permite la mejora de los servicios a los administrados, los
procedimientos de gestión documental. Para ello, se han hecho denodados
esfuerzos en la implementación de procesos documentales electrónicos basado
en “Firmas Digitales y Certificados Digital” y control racional del papel y de los
recursos materiales asociados a ello.

Esta iniciativa se implementó en el GORE Loreto por una acción decidida del
gobernador, Lic. Fernando Meléndez Celis, la entidad regional, mediante la
implementación de este servicio, contribuye en el proceso de modernización y
simplificación de la gestión pública, efectuando un gobierno regional ágil y más
inclusivo.

Dicho proceso ha constado de dos etapas, la de las firmas digitales y la etapa

del sistema de gestión documental con firmas digitales. “Hace un año vimos que
hay leyes que facultan a las instituciones firmar digitalmente para la gestión
documental y como el GOREL es una burocracia grande y donde el uso de papel
es considerable y también de tóner (tinta), se vio necesario realizar este proyecto
en el Gobierno Regional de Loreto, con la decisión y aprobación del Gobernador
Regional”.

Es de precisar que “a través de la ley de Eco Eficiencia que ha sacado la PCM y

los decretos supremos de simplificación administrativa del año pasado,
prácticamente nos induce que tenemos que seguir ese camino y que debemos
garantizar el ahorro de papel, entrando para ello a la era digital.