ESCUELA DE POSGRADO

PROGRAMA ACADÉMICO DE MAESTRÍA EN

PSICOLOGÍA EDUCATIVA

Aplicación del trámite documentario virtual en la mejora del sistema

administrativo de la Dirección Regional de Educación de Ancash 2021

AUTOR:
Yuri Fernando Ardiles Toledo

ASESOR(A):
Mg. Ana Maritza Boy Barreto

LÍNEA DE
INVESTIGACIÓN:
Reforma y modernización del Estado

LIMA — PERÚ
2021

P á g i n a 8 | 37
CONTENIDO

I. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA: ......................................................... 3

1.1 REALIDAD PROBLEMÁTICA: ................................................................. 3

1.2 PROBLEMAS: .............................................................................................. 4

II. FUNDAMENTO TEÓRICO ............................................................................. 4

2.1 MARCO REFERENCIAL: ........................................................................... 4

2.2.1 INTERNACIONAL:............................................................................... 4

2.2.2 NACIONAL: .......................................................................................... 5

2.3 MARCO TEÓRICO: ..................................................................................... 6

2.4 MARCO NORMATIVO: ............................................................................. 6

2.5 MARCO CONCEPTUAL: ........................................................................... 7

III. BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 8

2
 I. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA:

1.1 REALIDAD PROBLEMÁTICA:

Desde la década de los noventa, el desarrollo tecnológico inició una gran trasformación

en el comportamiento de nuestra sociedad, proporcionando una nueva forma de trabajar,

de producir bienes y servicios, de comunicarse, de entretenerse, de relacionarse e

intercambiar ideas con otras personas sin limitaciones de tiempo y distancia. De este

modo, se puede comunicar con una persona vecina al igual como con otra en un país muy

distante al propio, inclusive al mismo tiempo, es así como deberíamos aplicar también la

tecnología en los sistemas de enseñanza. (Cardona, 2002)

Desde el año 2020, el mundo está pasando por una crisis sanitaria que llevó a que todas

la personas pasen en confinamiento en sus casas, llevando consigo que el sistema

administrativo en las diferentes entidades se detengan, retrasando varios trámites

documentarios importantes, por lo que se tuvo que adaptar al sistema virtual para seguir

con el trabajo, en la Dirección Regional de Educación de Ancash no fue ajeno a esta crisis,

por lo que se requirió implementar una herramienta para mejorar la gestión actual; para

poder lograr que los usuarios tengan acceso a la información de manera oportuna y

segura; ayudando en la reducción de tiempo.

Se implemento un sistema de tramites Web, con el fin de evitar la aglomeración en la

misma entidad, así evitar los contagios del personal que labora y de los mismos usuarios,

así que luego de casi un año de haber implementado dicho sistema de tramites en la

entidad pública se tiene como objetivo analizar qué tan eficiente y eficaz es el proceso de

elaboración, emisión y recepción de documentos con la plataforma virtual, si es capaz de

satisfacer a los usuarios al momento de hacer un seguimientos de documentos, control de

3
ingreso y salidas de documentos, es accesible y simple para los usuarios, y el resguardo

de las documentación presentada.

1.2 PROBLEMAS:

PROBLEMA GENERAL:

¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora y agiliza el

sistema administrativo en el control de ingreso y salidas de documentos la Dirección

Regional de Educación de Ancash en el año 2021?

PROBLEMAS ESPECÍFICOS:

¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora y agiliza el

acceso a información solicitado a los usuarios de la Dirección Regional de Educación de

Ancash en el año 2021?

¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora el

seguimiento de los documentos solicitados por los usuarios de la Dirección Regional de

Educación de Ancash en el año 2021?

¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora el resguardo

de los documentos solicitados por los usuarios de la Dirección Regional de Educación de

Ancash en el año 2021?

II. FUNDAMENTO TEÓRICO

2.1 MARCO REFERENCIAL:

2.2.1 INTERNACIONAL:

Juan Ghersinich Eckers (2020), los resultados que se obtuvo en argentina al aplicar las

estrategias de simplificación y digitalización; es que se generaron ahorros para el sector

productivo por un total de USD 2.100 millones y en cuatro años se digitalizaron

4
187.867.625 documentos y 8.810.479 expedientes. Con ello se demuestra que hay una

mejora significativa.

Tirenti Claudia Elizabeth (2019), concluye que la introducción del sistema GDE como

estrategia gobierno electrónico, ha conllevado significativos aportes en beneficio de la

transparencia de la gestión pública y se cuenta con condiciones para concretar importantes

oportunidades de mejora, particularmente en materia de acceso a la información y de

control externo.

Benjamin Roseth, Angela María Reyes, Karla Yee Amézaga (2019), concluyen que las

instituciones públicas, a partir de un cuestionario del gobierno digital y seis breves

estudios de caso. Se encontró que, ante la crisis, muchos países digitalizaron un número

importante de servicios, a veces en cuestión de días, logrando una mejor eficiencia y

eficacia en los trámites del sector público.

2.2.2 NACIONAL:

Ore Laurente Christian (2018), concluye que las mediciones obtenidas luego de aplicar

el sistema virtual en la gestión documentaria, es que el tiempo empleado en el registro de

expedientes hubo una reducción de 13,00 minutos a 2,391 minutos con ellos se demostró

que hay mejora en el tiempo de registro de expedientes.

Quispe Pérez Ricardo (2018), concluye que, el desarrollo del sistema de web de trámite

documentario administrativo en el hospital Sub Regional de Andahuaylas, facilita y

optimiza los procesos en la institución brindando una mejor toma decisiones en sus

procesos, con el fin de dar servicio a los usuarios como a los trabajadores, al hacer el

análisis se concluye que el sistema mejora el tiempo de registro y seguimiento de los

documentos en el hospital Sub Regional de Andahuaylas.

5
Zully del Rosario Alcántara Guevara (2018), concluye que, a medida que se implementa el

sistema de gestión documentaria esta mejora correlativamente ya que sirve como un

apoyo para realizar los trámites con eficiencia y eficacia.

2.3 MARCO TEÓRICO:

TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL

Es la manera de presentar documentos sin tener que interactuar con las personas de

manera presencial, evitando los contagios por la actual crisis sanitaria que se está viviendo

en el país.

Se puede visualizar el estado del trámite que cada persona tiene para hacer el seguimiento

correspondiente en la institución en la que se presentó el documento que se necesita la

información, el trámite y/o ejecución correspondiente.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

El sistema administrativo es donde los funcionarios públicos de cada oficina dan trámite

a un documento y/o expediente presentado por un usuario del exterior.

Es el esquema de la institución pública por donde pasa cada expediente presentado por el

usuario, con que eficiencia y eficacia lo logra tramitar cada oficina para llegar al objetivo

de dar la información solicitada por el usuario.

2.4 MARCO NORMATIVO:

Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado LEY Nº 27658

El Estado peruano se encuentra en proceso de modernización en sus diferentes instancias,

como dependencias, entidades públicas, organizaciones privadas y procedimientos

administrativas, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado

democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.

6
RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 064-2020

Decreto Legislativo Nº 1412, se aprobó la Ley de Gobierno Digital, la cual tiene por

objeto establecer el marco de gobernanza del gobierno digital para la adecuada gestión de

la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad

digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías

digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de

las entidades de la Administración Pública.

2.5 MARCO CONCEPTUAL:

TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL

Simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y área de trabajo, envía

avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar solo

sobre ellas. La seguridad del trámite documental impide accesos no autorizados a los

documentos y accesos de solo lectura o modificación cuando se requiera. Si los tiempos

de atención son excedidos puede configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes.

(Sistemas, 2020)

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los

cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser

realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los organismos

Constitucionales y los niveles de gobierno. (Especialización, 2020)

7
 III. BIBLIOGRAFÍA

Ore Laurente, C (2018). Aplicación web para gestión documentaria en la Comisión

Permanente de Grados de la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán
y Valle (TITULO PROFESIONAL). Universidad Cesar Vallejo, LIMA.
Recuperado de:
https://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12692/38641/Ore_LCD.p
df?sequence=1

Quispe Pérez, R (2018). Desarrollo de un Sistema Web para mejorar el proceso de trámite
documentario administrativo del hospital Sub Regional de Andahuaylas (TITULO
PROFESIONAL). Universidad Nacional José María Arguedas –, Apurímac.
Recuperado de:
https://repositorio.unajma.edu.pe/bitstream/handle/123456789/353/Ricardo_Tesi
s_Bachiller_2018.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Alcántara Guevara, Z (2018). Propuesta de sistema informático para implementar

mecanismos de apoyo a la gestión documentaria en la municipalidad de
Cochabamba (MAESTRO). Universidad Cesar Vallejo, Cajamarca. Recuperado
de:
https://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12692/31796/alcantara_g
z.pdf?sequence=1&isAllowed=y