Habilita a tu equipo de ventas para

que dedique más tiempo a vender

Video 1 Por qué es importante habilitar a tu equipo de

ventas
Hola, soy Juanita de HubSpot Academy.

Pon atención a la siguiente estadística: en promedio, los representantes de ventas solo dedican un
35% de su tiempo a vender. Eso equivale solamente a 14 de las 40 horas laborales de la semana.
Pero entonces, ¿qué hacen con el tiempo restante?

Una gran parte del tiempo de los equipos de ventas se invierte en tareas administrativas. De hecho,
un estudio reveló que el 27% de los representantes dedica una hora al día o más a la introducción
manual de datos.

Además, hay que tener en cuenta toda la investigación, las reuniones internas, la redacción de
propuestas y la planificación que hacen falta para el trabajo. Con todas estas tareas es muy
probable que tu equipo no esté dedicando suficiente tiempo a la tarea más importante que tiene:
vender.

Puede que estés pensando que esto son solo estadísticas y que seguramente tu empresa lo está
haciendo mejor que el promedio. Para saberlo puedes hacer lo que hizo Brian Halligan, CEO de
HubSpot. En varias ocasiones Brian se sentó con un cronómetro detrás de los representantes de
ventas, tratando de entender su flujo de trabajo y en qué invertían el tiempo.

Así descubrió que, para completar una tarea sencilla, los representantes debían hacer muchos clics,
esperar tiempos de carga eternos y abrir varias aplicaciones a la vez. Esto fue lo que inspiró a
HubSpot a crear Sales Hub y es un ejercicio que nuestro equipo de producto sigue haciendo con
algunos de nuestros clientes, para entender cómo podemos construir un producto optimizado para
lo que mejor saben hacer: vender.

Esto no significa que tienes que cronometrar a cada miembro de tu equipo. Más bien, analiza los
datos de ventas para identificar la parte del proceso que debes mejorar.

Como líder de ventas puedes ayudar a tus representantes eliminando los obstáculos que se
interponen entre ellos y los compradores. Aquí es donde entra en juego la etapa de habilitación del
modelo de ventas sin fricción.

Video 2 Habilitar a tu equipo para que dedique más tiempo a

vender
Como líder de ventas, tu objetivo debe ser habilitar a los miembros de tu equipo para que puedan
dedicarse a vender y no a realizar tareas administrativas y otras actividades que no los ayudan a
cumplir sus metas.
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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

Habilitar es la primera etapa del modelo de ventas sin fricción.

Hablemos sobre cómo puedes eliminar los obstáculos para que tu equipo pueda centrarse en
conectar con los leads más calificados.

Para empezar, evalúa todos los procesos y las herramientas que usas actualmente. Pregúntate qué
hacen los representantes durante los dos tercios del día que no se dedican a vender:

• ¿Están introduciendo datos manualmente?

• ¿Buscando contactos?
• ¿Redactando emails?
• ¿Asistiendo a varias reuniones?

Sea lo que sea, escríbelo en una lista.

Luego, para cada tarea que anotes, pregúntate:

• ¿Esta tarea brinda valor a los prospectos?
• ¿Por qué lleva tanto tiempo?

Si la respuesta a la primera pregunta es no, es decir, si la tarea no brinda ningún valor a los
prospectos, te puedes ahorrar la segunda pregunta. Basta con que les pidas a tus representantes
que dejen de hacerlo. Ahora, si la tarea es algo imprescindible, como redactar un contrato, busca a
otra persona para que lo haga.

Tus representantes solo deben realizar tareas que contribuyan a brindar una buena experiencia a
los prospectos.

Volvamos a la primera pregunta: la respuesta no siempre será un sí o un no rotundo.

Por ejemplo, ¿las reuniones individuales que tiene cada miembro del equipo con su mánager
aportan valor a los prospectos? Eso depende de lo que ocurra en la reunión. Si el objetivo es
entrenar al representante para que mejore su desempeño en las llamadas y reuniones, entonces sí.
De lo contrario, los mánagers tendrán que reevaluar estas reuniones.

Del mismo modo, los equipos de ventas suelen tener reuniones de revisión del pipeline para
evaluar su rendimiento en relación con los objetivos. Aunque pueda parecer que esta actividad no
aporta demasiado valor a los prospectos, es posible que sí. Estas sesiones son una oportunidad
para que el equipo revise todas las ventas en las que está trabajando e identifique las que tienen
menos potencial. Los representantes deben invertir su tiempo y energía en interactuar con leads
calificados, no con prospectos que nunca van a comprar.

Como ves, las reuniones de revisión del pipeline pueden brindar mucho valor a los leads. Con ellas
te aseguras de que todo el equipo se centre en las personas adecuadas.

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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

Ahora volvamos a la segunda pregunta: ¿Por qué toma tanto tiempo? Una vez que hayas eliminado
todas las actividades que no brindan valor a los prospectos, busca cómo reducir la cantidad de
tiempo que tu equipo dedica a las demás tareas.

Por ejemplo, puede que los representantes dediquen demasiado tiempo a tomar notas después de
las llamadas o los emails. Esta es una actividad valiosa porque les permite recordar lo que se ha
discutido, para no tener que preguntar lo mismo varias veces.

Pero, si comparas el tiempo que requiere la introducción manual de datos con el valor que le ofrece
a tu equipo, verás que no es un intercambio justo.

Las tareas que consumen demasiado tiempo y que ofrecen poco valor deberían automatizarse.

Las transcripciones y los registros automáticos de llamadas pueden ayudar a tu equipo a ahorrar
mucho tiempo, al igual que el registro automático de correos. Por eso, cuando veas a los
representantes haciendo alguna tarea relacionada con la introducción de datos, busca opciones
para automatizarla.

Ahora bien, esto no siempre será posible. Habrá situaciones en las que prefieras que los
representantes completen las tareas de forma manual para que tengan control total sobre ellas.

Si usas el CRM de HubSpot, instala la extensión de email para que todas las actividades del correo
se registren automáticamente. También puedes hacer que los representantes hagan llamadas y las
graben directamente desde el CRM. Así, les llevará menos tiempo registrar sus actividades y
tendrán menos sistemas que gestionar. Si no usas el CRM de HubSpot, comprueba si tu software
tiene funciones similares que puedan ayudarte.

Otra tarea en la que tus representantes pueden pasar mucho tiempo es en la redacción de correos
electrónicos.

Los representantes de ventas envían muchos correos: para programar reuniones, para hacer un
resumen de esas reuniones e incluso para hacer un seguimiento después de cada contacto. En
algunos de estos casos, la automatización podría no ser la mejor solución.

Recuerda que, si las actividades siguen en la lista, es porque aportan algún tipo de valor a los
prospectos, y no deberías poner eso en riesgo solo por intentar ahorrar tiempo.

Por ejemplo, podrías ahorrar mucho tiempo programando reuniones con un mismo correo para
varios contactos, pero eso podría afectar la experiencia de los que reciben el mensaje.

La personalización es clave si quieres que los contactos realicen una acción determinada. Así que,
hagas lo que hagas, no la pongas en riesgo.

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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

Hay distintas formas de acelerar el envío de emails sin comprometer la calidad de las
comunicaciones.

Si tus representantes redactan los correos electrónicos desde cero, podrían ahorrar mucho tiempo
utilizando plantillas, que contienen fragmentos comunes a todos los mensajes, pero permiten que
cada uno agregue su toque personal.

Además, si combinas varias plantillas en una secuencia de emails automatizada, los representantes
avanzarán mucho más rápido, sin comprometer la calidad.

Como ves, la automatización puede ayudarte a aumentar la velocidad y la calidad al mismo tiempo.
Esa es la mejor combinación posible.

Y si todavía te queda creatividad, puedes usar videos personalizados en tus correos.

La mayoría de las personas hablan más rápido de lo que escriben, así que una buena opción podría
ser grabar un video corto en lugar de redactar un mensaje. Esto les brindará a los prospectos una
experiencia totalmente personalizada y ayudará a tus representantes a destacarse entre la multitud.

Si usas HubSpot, ya cuentas con estas herramientas, así que asegúrate de que tu equipo las esté
usando. Si no usas HubSpot, procura que tu software ayude a tu equipo a avanzar rápidamente, sin
reducir la calidad ni la personalización de cada mensaje.

Hay muchas herramientas que puedes ofrecer a tu equipo para ayudarlos a trabajar mejor y más
rápido, pero hay algo que debes tener en cuenta.

Gestionar múltiples herramientas tiende a ralentizar el trabajo. Si tus representantes están todo el
tiempo cambiando de pestañas y ventanas para ir de una herramienta a otra, perderán mucho
tiempo.

Así que, a medida que evalúes la lista de tareas que tienen que hacer y empieces a pensar en las
distintas herramientas que pueden usar, asegúrate de simplificar sus procesos tanto como sea
posible.

Para eso, elige herramientas que te ayuden a completar varias actividades o selecciona una
plataforma integrada. De este modo evitarás que tus representantes tengan que introducir datos
adicionales para mantener todas sus herramientas sincronizadas.

Cuando hayas terminado de reasignar las actividades que no brindan valor y encuentres la forma de
automatizar las tareas de tus representantes, queda una cosa por hacer: analizar tu proceso de
ventas para ver qué más falta.

Empieza evaluando las ventas perdidas de tu equipo:

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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

• ¿Por qué se pierden?

• ¿En qué parte del proceso de ventas se pierden?
• ¿Esas ventas van a la competencia o los prospectos deciden que no quieren ninguna
solución?

Al hacer el análisis pregúntate qué otro proceso o herramienta podrías implementar para evitar esas
pérdidas.

Identifica si necesitas estándares de calificación más rigurosos al principio de tu proceso de ventas o

si los representantes necesitan acceso a información más detallada en etapas posteriores. Tal vez tu
oferta es inferior a la de la competencia.

Si quieres llevar la etapa de habilitación al siguiente nivel, empieza a buscar nuevas formas de
ayudar al equipo a superar estos problemas.

En ese proceso, ten en cuenta estas métricas clave:

• El tiempo para completar las tareas importantes: trata de reducir este número al mínimo
posible.
• El tiempo invertido en conectar con los clientes y vender: a esto deberían dedicarse los
representantes la mayor parte del tiempo.
• Las cuotas alcanzadas: si tienes éxito habilitando a tu equipo para que pueda dedicarse a
vender, este número aumentará.

Si al final no ves ningún cambio, será necesario reevaluar si se identificaron correctamente las
fuentes de fricción dentro de la organización.

Sigue investigando hasta encontrarlas. Cuando lo hagas, elimínalas y verás mejoras importantes en
la forma en la que los representantes invierten su tiempo y en los resultados que alcanzan.

Video 3 Cómo Hint habilita a su equipo de ventas

¡Hola! Yo soy Alejandra Tamayo y trabajo en Hint.

Hint es una agencia que ofrece servicios de inbound desde 2015, y que a partir de 2019 comenzó a
ofrecer el servicio de habilitación de ventas. Posteriormente integramos el servicio de
conversaciones, que ya existía, y la unión de estas fuerzas lo transformamos en Inbound Sales, el
departamento que coordino.

El proceso de habilitación de nuestros clientes está estructurado en grandes hitos pero con
acabados artesanales pensados específicamente en sus necesidades. Comenzamos con un taller de
onboarding en donde, durante una extensa entrevista investigamos sobre el proceso de ventas
actual, la comunicación con marketing, las herramientas que utilizan, si hay integraciones con otros
softwares, etc. El objetivo es comprender a profundidad qué está funcionando y qué podemos
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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

mejorar. Posterior a esto establecemos el plan de trabajo de habilitación, esto es una moneda de 2
caras:

• Primero la arquitectura del CRM: Es primordial tener un proceso completamente digital

que sea registrable, escalable y sencillo de compartir. Por lo que el primer paso es la
optimización del CRM con propiedades personalizadas, automatizaciones que faciliten los
procesos de los vendedores y de ser necesario, integraciones con otras plataformas para el
buen manejo de la información.

Aquí también es importante mencionar que si tu equipo de asesores lleva prospección con
un chat en línea realizamos la implementación de un chatbot, que facilite la atención de los
leads mientras estos son calificados a la par que interactúan con el bot. Además recopilamos
los datos que nos comparten para un futuro seguimiento por parte de un vendedor.

La importancia de una buena arquitectura de CRM es que nos dará la pauta para identificar a
los leads más calificados y así darles prioridad. Esto gracias a herramientas como el lead
scoring, en donde basado en una serie de criterios centrados en las cualidades e
interacciones de los leads, les damos una calificación para identificar qué tan preparados
están para hablar con el equipo de ventas.

De igual manera creamos una responsabilidad en los asesores, pues podemos definir de
manera sencilla quiénes serán los que deberán llevar la atención de los leads, mediante
asignaciones automatizadas basadas en particularidades de los contactos o un carrusel de
asignación para todos los leads en general.

• Después vienen las capacitaciones: Una vez que todo el proceso está optimizado y
digitalizado, debemos poner al día a nuestros vendedores en cómo operar el CRM, las
herramientas necesarias para una buena gestión de los leads y en general, las buenas
prácticas con respecto a la metodología inbound.

Luego, viene lo más importante: auditoría y refuerzo, auditoría y refuerzo, y así, una vez más. Es por
eso que tenemos una Especialista en habilitación de ventas que brinda el acompañamiento al
equipo de ventas en cuanto a la atención de los leads, uso del CRM y, en general, el desempeño de
las actividades implementadas en las capacitaciones.

Ojo, esto no es micromanagement, es una aliada para que los asesores cuenten con todas las
herramientas necesarias para su éxito. Especialmente, si consideramos que con la operación diaria
siempre surgen particularidades en las que tenemos que poner una atención extra y evaluar si esto
sería importante modificar a un nivel de arquitectura o si podemos solucionarlo con una
capacitación enfocada en el tema. En caso de requerir modificaciones, nuestra Especialista en
Arquitectura de CRM se encargará de simplificar el proceso para que en la menor cantidad de clics
y tiempo posible obtengamos los mejores resultados.

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 Habilita a tu equipo de ventas para
que dedique más tiempo a vender

Al acercarnos más al marco de venta sin fricción, pudimos mejorar varios aspectos de nuestros
servicios (como establecer KPIs específicos en cuanto a la productividad de los vendedores), para
esto ponemos una atención especial en:

• ¿Cuánto tiempo dura la conversión de un lead a cliente?

• ¿Cuál es el tiempo promedio de un negocio en el pipeline?
• ¿Cuántas son las actividades promedio de los vendedores por cada lead asignado?

Esto nos permite evaluar si los vendedores tienen cargas administrativas u otros tipo de actividades
que no están completamente enfocadas en brindar valor a los leads y así hacer los ajustes
pertinentes.

De igual forma, buscamos tener un análisis de toda la información en el CRM para evaluar si el
proceso actual está funcionando con nuestros vendedores, pero especialmente con nuestros leads.
Los negocios perdidos en el pipeline no necesariamente son un reflejo de la mala gestión de leads
y nos pueden dar mucha información sobre el por qué nuestras ventas no están finalizando en un
cierre ganado.

Lo más importante es que esta información esté siempre disponible para los vendedores en
tableros que, de manera unificada y consolidada, les muestren los avances obtenidos, áreas de
oportunidad y principalmente los resultados con respecto a sus metas.

Trabajamos bajo el mantra de “Herramientas para ventas más humanas”. Los cambios son radicales
cuando un equipo de ventas cuenta con una habilitación idónea para ellos. Los tiempos de atención
disminuyen hasta en un 50%, la atención de los leads generados por marketing es del 100% y
hemos generado un incremento de hasta 300% en el número de actividades de venta promedio.
Esto significa que todos nuestros leads son atendidos, y a tiempo, y que las conversaciones con
ellos se vuelven más significativas. Al mejorar la interacción que los asesores tienen con los
prospectos mejoramos las posibilidades de convertirlos en clientes, pues la atención que reciben se
vuelve personalizada, lo que les permite recibir respuestas y soluciones adecuadas a sus
necesidades.

Ha sido un viaje interesante alinear nuestros servicios al marco de ventas sin fricción y los resultados
han sido fantásticos, definitivamente nos impulsa a continuar con esta estructura para la habilitación
de nuestros futuros clientes.