Monografia de Secretaria Ejecutivo

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO “CIPERMUM”
Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO
PERFIL PROFESIONAL DE LA
SECRETARIA
CURSO:
 SECRETARIADO EJECUTIVO
DOCENTE:
 KAREN L. VILCA
ALUMNOS:
 ABARCA RIMAYHUAMAN YAJAIDA

 BOLIVAR GAMARRA YOLANDA
 HUAYTA MAMANI NELI
 RIMAYHUAMAN GALLEGOS NORMA
 SENCIA QUISPE DEZZY
CUSCO- 2015
Secretaria Ejecutiva Pá gina 1

PRESENTACION
En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria presentaremos las

relaciones humanas dentro de la oficina, funciones básicas y específicas de la
secretaria, y su gran avance debido a la era tecnológica actual además de estar
presente en la toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus increíbles
equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que estas les brinda
a la secretaria actualizar información de la empresa con ayuda de páginas web y
programas de finanzas.
El presente trabajo se realizó con mucho esmero y dedicación esperando colmar

las expectativas del docente.
Las alumnas.

INTRODUCCION
Según la Investigación el trabajo se ha desarrollado mediante el Internet, libros e

bibliotecas son el tema de PERFIL DE LA SECRETARIA es una función esencial
en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios
como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al
eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y
metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que
escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los
asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos
tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a
ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de éste con credibilidad.1
1
http://perfildelasecretaria-delia.blogspot.pe/2012/04/introduccion.html

Índice
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA.............................................................................................5
1.2. OBJETIVOS.........................................................................................................................................5
1.2.1. OBJETIVOS GENERALES......................................................................................................5
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................................5
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA................................................................................6
2.2. LA HISTORIA DE LA SECRETARIA..............................................................................................7
2.2.1. Remington y el Día de la Secretaria....................................................................................7
2.2.2. La Secretaria en el Mundo....................................................................................................8
2.2.3. La Historia del Día de la Secretaria.....................................................................................9
2.3. DESCRIPCION DE CARGO...........................................................................................................10
2.3.1. Misión o Propósito del Cargo.............................................................................................10
2.3.2. Funciones Específicas..........................................................................................................10
2.4. CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA...............................................................................12
2.5. VOCACIÓN DE SECRETARIA......................................................................................................13
2.6. COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA SECRETARIA....................................................13
2.6.1. La Importancia Significativa del Conocimiento.............................................................13
2.6.2. Rol de las Comunicaciones.................................................................................................14
2.6.3. Funciones Especificas..........................................................................................................14
2.6.4. Funciones Administrativas..................................................................................................14
2.6.5. La Secretaria en la Empresa Moderna.............................................................................15
CAPITULO III
RELACIONES HUMANAS EN EL ASPECTO SOCIAL
3.1. RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA...............................................................................17
3.2. CUALIDADES DE LA SECRETARIA...........................................................................................17
3.3. IMAGEN Y ATENCIÓN AL CLIENTE...........................................................................................19
3.4. TIPOS DE CLIENTES......................................................................................................................19
3.5. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE....................................................................................................21
3.6. PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL LOGRO DE BUENAS
RELACIONES DEL TRABAJO...................................................................................................................22
3.7. COMO VENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL....................................................................23
3.8. COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA...........................23
3.9. ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?................................25

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA.

Desempeño Actual como secretaria ejecutiva de una empresa y no tiene el
mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del
mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un
trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos
formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está
lejos de lograrlo.
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVOS GENERALES
Conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la
secretaria ejecutiva moderna Dando a conocer las características básicas y
específicas para el buen desarrollo profesional y actualizada con los
beneficios de las redes sociales para la satisfacción de clientes, y las
relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el área
laboral, y la construcción de una buena imagen secretarial y empresarial.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Llevar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna evitando
así disgusto por parte de un cliente
 Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias de la
secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.
 Buena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus superiores o
clientes en un trabajo profesional mal desempeñado.

CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA.

 Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que
se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior
jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los
documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele
conocerse como auxiliar administrativo.
 La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e
imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la
empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo
cuentas a su superior.
 Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las
visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo
algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
 A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos

tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener
absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la
de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información
que sea requerida acerca de su departamento u oficina.
 Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente

estas funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar
administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la
contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital
que maneje a la perfección programas tales como procesadores de
textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de
bases de datos.
 Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos
días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así
arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria

para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y

me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.
2.2. LA HISTORIA DE LA SECRETARIA

La imagen de la secretaria está asociada a las máquinas de escribir, de la
misma manera que el origen de esta profesión se relaciona con este
instrumento que revolucionó la escritura.
El origen del ingenioso invento se ajusta al año 1714, cuando un inglés de

nombre Henry Mill patentó una rudimentaria “maquina artificial, capaz de
volcar cualquier escrito en papel. Pero, la historia indica a Cristopher
Latham Sholes como inventor de la máquina de escribir, patentó en EUA
en 1868.
Después de muchos modelos y mejoras en su invento, Sholes, el 1 de

marzo de 1873 decide firmar un contrato con un armero al borde de la
bancarrota para que reprodujera el modelo, el visionario se llamaba
Remington quien fue el primero en intentar la utilidad comercial de la
maquina creada por Sholes, a la que rebautizó como “REMINGTON”. Fue
por ese tiempo que Liliam Sholes y una de las hijas de Rémington, se
dedicaron a promocionar el nuevo invento, convirtiéndose en pioneras de
las secretarias actuales.
El 23 de junio de este mismo año, es decir de 1873, Liliam Sholes fue la

primera SECRETARIA que registra la historia, luego de dar al fin el uso
comercial a la máquina inventada años antes.
2.2.1. Remington y el Día de la Secretaria

En la década del 60, la empresa Remington tuvo la iniciativa de instaurar
un día especial para las secretarias. La fecha fijada fue el 23 de junio,
como un recuerdo al día en Liliam Ssholes dio uso a la primera máquina de
escribir.

Sin embargo en la década de los 60 fueron tiempos de ensueños, los 70

fueron años de la lucha, las mujeres latinoamericanas comenzaron a
reclamar posiciones de trabajo, salarios más justos e igualdad de
oportunidades.
En ese ambiente, a inicios de los 70 se realizó en Argentina – Buenos Aires

el primer Congreso interamericano de Secretarias, donde se acuerda entre
otras cosas fijar, el día 26 de abril, Día de la Secretaria en los 26 países
que asistieron a dicha asamblea, en memoria del primer encuentro de
países americanos y se crea la Federación Interamericana de Asociaciones
de Secretarias "FIAS".
En las últimas décadas el papel de la secretaria ha sido más relevante y su

imagen ya no está asociada más a lo de una máquina de escribir, sino a la
pantalla de una computadora. Con cibernética, otra histórica de la
secretaria de hoy, dejó el papel de la que “escucha, escribe y calla”. Para
cumplir un papel cada vez más activo en las diversas empresas donde se
desenvuelve.
2.2.2. La Secretaria en el Mundo

Las primeras secretaria en el mundo fueron mujeres que tuvieron que lidiar
con unos de los problemas más grande del mundo, las guerras, hasta ese
entonces estaban acostumbrado a las tareas del hogar, los hijos, los
esposos cuando llegó la guerra se alistaron para pelear, las esposas se
armaron de valor y se dedicaron a las comunicaciones telegrafía,
mecanografía, y taquigrafía a las par hicieron las tareas de los varones
medios de transportes urbano, fabricas, etc.
Fue en esa época que la situación económica exigía participación activa

por parte de los miembros de la familia, mientras que los hijos varones
hacían lo imposible para adquirir educación superior, las hijas que aún no
fueron casadas tuvieron de aliada a uno de los más grandes inventos la
máquina de escribir.

La invención de la máquina de escribir ayudo a la mujer obtener puestos de

secretaria, también fue la aparición del método taquigráfico de Jhon Robert
Gregg, este sistema se arraigó en el mundo a la par que la máquina de
escribir con el tiempo ambos inventos crecieron al ritmo del desarrollo de la
historia lo que hizo más complejo, requiriendo por ello mayor
especialización del personal que habría de manejarlas.
Dentro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. Algunos

dicen por ahí que las mecanógrafos eras suplantadas por las
mecanógrafas, porque ellas poseían más rapidez en los dedos, sin
embargo otros opinan que preferirían a las mujeres porque eran más
serias, honradas y guapas.
2.2.3. La Historia del Día de la Secretaria

Existen dos historias sobre el origen del Día de la Secretaria. Una de ellas,
sin comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución
Industrial, en el siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de
escribir. Su hija Lilian Sholes fue una de las primeras personas en
comprobar la eficacia del invento. De esta manera, se convirtió en la
primera mujer que se presentó en público escribiendo a máquina.
En Estados Unidos, en homenaje al centenario de su nacimiento, el 30 de

septiembre de 1850, los fabricantes de máquinas de escribir realizaron en
1950 diversas actividades para conmemorar la fecha. Entre ellas, un
concurso para elegir la mejor dactilógrafa, que se repitió año a año el 30 de
septiembre con la participación de muchas secretarias. Los exitosos
festejos llevaron a que la asociación que nuclea a las secretarias en ese
país fijara un "Día de la Secretaria". Luego, en el mundo las organizaciones
que reúnen a las secretarias en cada país fijaron una fecha diferente para
cada festejo.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el evento anual fue
organizado por la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida
como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos) en

1952 en Estados Unidos. El festejo se llamó la "Semana Nacional de las

Secretarias", y fue creado en conjunto con el ejecutivo de relaciones
públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes de productos de
oficina.
El objetivo era reconocer las contribuciones de las secretarias en el lugar

de trabajo, y atraer más gente hacia los puestos administrativos y de
secretaria. En 2000, la Asociación Internacional de Profesionales
Administrativos cambió el nombre de la celebración por la Semana de los
Profesionales Administrativos, la tercera semana de abril, y el Día de los
Profesionales Administrativos, el 21 de abril, como una forma de reconocer
los cambiantes nombres de los puestos dentro de las empresas y las cada
vez mayores responsabilidades de la fuerza de trabajo administrativa.
Si bien en la historia, esta fecha cambió varias veces de nombre, en la
actualidad, la celebración para los profesionales del secretariado es
conocida como el Día de la Secretaria.2
2.3. DESCRIPCION DE CARGO

2.3.1. Misión o Propósito del Cargo
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en
cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la
organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de
papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le
correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en
la entidad.
2.3.2. Funciones Específicas

1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
2. Mantener en orden el archivo de la oficina.
3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y
demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo
correcto por parte del destinatario.
2
http://es.slideshare.net/zacks/la-historia-de-la-secretaria

4. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se

presentan a la oficina.
5. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
6. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
7. Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.
8. Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
9. Colabora en la elaboración y programación del presupuesto de egresos
e ingresos.
10. Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su
dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en
los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
11. Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el
Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de
control, entre otros.
12. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones
en caso de emergencia.
13. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o
anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que
se encuentran bajo su responsabilidad.
14. Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es
personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las
transacciones realizadas a través de ella.
15. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones
interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las
instalaciones de la Tránsito como en la vía pública.
16. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas,
asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus
funciones.
17. Apoyar al Secretario en los análisis, estudios y reportes requeridos,
igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades
que comprometan al despacho.
18. Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de
apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.

19. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los

Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos
Internos de la corporación Municipal.
20. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los
planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del
cargo.
21. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia
a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que
interviene en razón del cargo.
22. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos
requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la
entidad.
23. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del
sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del
mismo.
24. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre
Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y
Conflicto de Intereses.
25. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean
asignadas por su jefe inmediato3
2.4. CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA

El o la técnico de nivel medio en Secretariado puede desempeñarse en
empresas, tanto públicas como privadas de diversos tamaños y sectores,
donde se desarrollen procesos administrativos y de gestión,
desempeñándose como secretaria/o o asistente administrativo de jefaturas,
ejecutivos o directivos de dichas empresas o de otros profesionales
independientes.
 Empresas Públicas: Municipalidades, Gobiernos Regionales etc.
 Empresas Privadas: Empresas Industriales, Empresa de Servicios,
etc.
3
http://www.envigado.gov.co/Secretarias/SecretariaAdministrativa/Comisin%20Servicio
%20civil/nivelAsistencial/FUNCIONES%20DE%20SECRETARIA%20EJECUTIVA.pdf

 Consulados: es la representación de la administración pública de un

país en otro distinto, que colabora con sus propios nacionales en las
funciones
 Secretarias de Colegios Fiscales, Municipales, Particulares
 Organizaciones no gubernamentales
 Microempresas Propias Secretarias de Agencias de Viajes
 Agencias de Publicidad
 Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
 Aeropuertos
 Empresas de Telecomunicaciones
2.5. VOCACIÓN DE SECRETARIA

Creo que generalizáis demasiado en cuanto a las secretarias. Cierto que
cuando se habla de ellas, el público se imagina el tópico del bloc de notas,
teléfono y café. Nada más lejos de la realidad diaria y del pensamiento de
la mayoría de los ejecutivos. El tiempo de ningunear a las secretarias ha
pasado, no lo pongamos sobre el tapete de nuevo. Las secretarias de hoy
somos unas profesionales increíblemente preparadas para resolver
cualquier cuestión. Y esto los ejecutivos lo saben y lo cultivan. Ya basta de
que desde los medios se cultive esa imagen de mujer (que no siempre lo
son, también hay secretarios) sacrificada y victimizada que no se puede
realizar profesionalmente. Somos secretarias por vocación y porque nos
gusta esta senda profesional. No somos profesionales de segunda. 4
2.6. COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA SECRETARIA

2.6.1. La Importancia Significativa del Conocimiento
 Competencia nacional
 Competencias internacionales
 Innovaciones Tecnológicas
 Esferas socioculturales
4
Araceli Bundó. 16.11.2005

2.6.2. Rol de las Comunicaciones

 Aperturas a internet
 Manejo de herramientas digitales
 Alcance de la competencia.
 La forma de llegada de información a los ciudadanos y relaciones
externas
 Inspección de programas
 Coordinación en la organización de eventos
2.6.3. Funciones Especificas

SON DE VITAL IMPORTANCIA EN LOS SECTORES DE DESARROLLO
EMPRESARIAL:
 Mecanografía.
 Ofimática.
 Ortografía y gramática.
 Caligrafía.
 Archivo.
 Idiomas extranjeros.
 Matemática financiera.
 Contabilidad.
2.6.4. Funciones Administrativas

 La redacción y la gestión de correspondencia.
 Los trabajos de toma de nota.
 Elaboración las actas de reuniones
 Archivo de los documentos de la oficina
 Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y
de los archivos.
 Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones,
seminarios y convenciones.

 Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra

de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los
visados, etc.
 Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.
SECRETARIA TRADICIONAL:
 Sus tareas no son administrativas o ejecutivas sino que solo son
orientadas a tareas concretas.
 conocimientos más de mecanografía u ortografía que de conocimientos
modernos.
 software común, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de
textos o gráficos.
 publica artículos o eventos en una página web.
 salario fijo básico a sus conocimientos.
SECRETARIA EJECUTIVA
 Sus tareas son de negociación o administrativas y pueden tomar
decisiones de forma independiente.
 Conocimientos superiores de gramática aplicaciones modernas, dos o
más idiomas.
 conocimiento total del mundo virtual programas de software avanzados,
equipada con equipos de oficina modernos.
 diseña páginas web y las administra para su mayor organización.
 su salario aumenta cada vez más conforme vaya avanzando.
 Representa personalmente a su jefe o empresa.
2.6.5. La Secretaria en la Empresa Moderna

La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia
de la mujer en este mundo de los negocios.
Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en

el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.

La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando

la empresa; y no sabemos especificar hasta qué punto dicha evolución se
deba a ella.
La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como
ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

CAPITULO III
RELACIONES HUMANAS EN EL ASPECTO SOCIAL
3.1. RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA

Se dedican a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales,
vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y,
fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la
personalidad humana.
Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos

claves para tener buenas relaciones humanas en la oficina:
 Ayudar a que los demás se conozcan e integren.
 Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.
 Pensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo.
 Ser leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las críticas y
comentarios negativos para hacérselos a la persona en forma privada.
 Ser discreta en los asuntos de la empresa.
 La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones
humanas esto se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben
utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presión.
 Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es
decir, sociales.
 Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la
mecánica del trabajo.
3.2. CUALIDADES DE LA SECRETARIA

 PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la oficina.
Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia. Estereotipada por
muchos, generalmente joven y que pocos ven como una secretaria.
 EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la

empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero apoyo

para un gerente en proceso de cambio permanente, asistiéndolo con

ideas y manejando una agenda propia.
 CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una

especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los
problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por miedo a
herir a sus compañeros.
 TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni cinco

minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre la mesa.
 CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso se

considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-trabajo en
equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe, atiende el
teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.
 MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de

misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a distancia
de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los entretelones de la
oficina.
 GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes y constituye el

guardián de seguridad del templo del jefe y no deja que nadie se le
aproxime. Cree que mantenerlo inmune a las personas es señal de
estatus y prestigio, e inconscientemente, lo va aislando y
desinformando.
 SUPERMADRE: Manifiesta la impresión de pasar el día entero

pensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en la alimentación de
los hijos, en los carretes (salidas en la noche) de los hijos, etc... Les da
decenas de telefonazos a sus "guaguas"(recién nacidos) durante el día
y mantiene así el total control de su casa...... Pero sólo de su casa.
 AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a día
acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar una

fuente de persuasión. Crea un imperio, donde ella es la reina y el resto

súbditos.
 SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con

todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños, recolección de
fondos para los funcionarios problemas, visita enfermos, maneja los
matrimonios, nacimientos etc.
3.3. IMAGEN Y ATENCIÓN AL CLIENTE

En el desarrollo de una carrera profesional existen otros componentes que
tienen más impacto en tu imagen personal y están relacionados con su
desempeño personal y la relación con sus clientes. Demostrar una actitud
positiva con una clara idea de mejorar continuamente y adaptarse a los
cambios sin inconvenientes de la decisión del cliente.
3.4. TIPOS DE CLIENTES

 El Cliente inseguro
Estos clientes están inseguros de sí mismos y la manera de
manifestarlo es mostrándose inseguros y nerviosos ante la idea de
fracasar o quedar mal.
Como actuar con un cliente inseguro?
Crear más confianza y reducir la percepción de riesgo. Esto significa
invertir más tiempo en el cara a cara, transmitiéndoles seguridad con
respecto a tu producto o prestación de tus servicios, estableciendo
diferentes etapas clave de compromiso, incrementando cada vez más la
comunicación, y demostrándoles absoluta formalidad y coherencia.
 El invasor de fronteras
Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna barrera, ni
contigo ni con tu trabajo
Como actuar con un cliente invasor de fronteras?
Lo mejor es dejar bien claros tus límites desde el comienzo de la
relación, especialmente si sospechas que esto puede llegar a ser un
problema

 El sabelotodo
Este es el tipo de cliente que cree saber más de tu trabajo que tú mismo
y que te está indicando constantemente cómo hacer las cosas.
La solución:
Restablecer las funciones respectivas entonces es el momento de dar
un golpe sobre la mesa ante un cliente sabelotodo
 El Cliente Insaciable
Este cliente considera que el trabajo nunca es lo suficientemente bueno,
y también te controla de manera excesiva- aunque por diferentes
razones que el cliente inseguro. Su comportamiento te puede llegar a
vencer completamente por razones de cansancio.
La solución:
calibrar cuidadosamente las expectativas al comienzo de cada
compromiso o transacción. Las empresas de TLC cuentan con
“acuerdos de nivel de servicio”– tal vez tengas que profundizar en
detalles específicos sobre el tipo, la calidad y el formato de tu
producto para este cliente.
 El callado.
Este tipo de cliente parece difícil de tratar porque es complicado saber
en qué piensan. Su silencio obedece a su temperamento y sólo compra
una vez que esté convencido del beneficio que le ofrece el producto o
servicio.
¿Cómo actuar con un cliente callado?
o Mantener la calma.
o Ser breves y precisos.
o No meterles prisa porque se le podremos perder.
o Nunca tratarlos con familiaridad.
o Pedirle su opinión en determinados temas.
o
 El crítico.

A este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar

impaciente y agitado. Mira con frecuencia el reloj.
¿Cómo actuar con un cliente crítico?
o Escuchar lo que nos pide.
o Ser rápidos y breves.
o No hablar demasiado.
o No se dejar que nos dominen los nervios.
 El violento.
Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. Utiliza el
insulto o la agresión como medio de expresión para conseguir lo que
pretende. Pondrán a prueba tu paciencia. Suelen tener una
personalidad fuerte y dominante.
¿Cómo actuar con un cliente violento?
o Prestarle atención inicial sin arrogancia ni hostilidad.
o Mantener la calma en todo momento.
o No discutir o adoptar la misma actitud del cliente.
o No interrumpirle.
o No pedirle o insinuarle que se calme.
o Soporte impasibles su agresividad.
3.5. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Existen diversas formas de encarar esta recopilación de información acerca
de la experiencia de los clientes, y una de ellas consiste en realizarles una
serie de preguntas inmediatamente después de haberles brindado un
servicio o de haber concluido una transacción.
Muchos de estos procesos se hacen por medio de encuestas.

Otro recurso que muchas compañías utilizan es dar un pequeño regalo de
cumpleaños a sus clientes, similar a los bonos, la secretaria es la
encargada de llevar el orden de todos estos datos para que se envíen los
regalos en las fechas indicadas y a la persona correcta.

3.6. PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL LOGRO DE

BUENAS RELACIONES DEL TRABAJO
1. Amor al prójimo como a nosotros mismos.
2. Darle importancia a las aspiraciones de la gente.
3. Respetar las diferencias individuales.
4. Escuchar: queremos que nos escuchen, pero hay que escuchar al otro.
5. Aceptar a los demás como son.
6. Nos discutir jamás.
7. Ir conociendo los sentimientos del otro.
8. No ser dominante tratar siempre de persuadir.
9. Usar frases de cortesía.
10. Trata a los demás como te gustaría que te traten.
11) Ponerse en el lugar del prójimo.
12) Estudiar los gustos ajenos.
13) Pensar bien de todos.
14) Cultivar la simpatía.
15) Ser generoso en el elogio.
16) Corregir con cariño y en privado.
17) Dar confianza y animar.
18) Mostrarse agradecido.
19) Perdonar y olvidar.
20) Saludar y sonreír.
La imagen es muy importante por lo cual es muy importante respetar

estos principios:
 Evitar usar sandalias con medias
 Evitar los escotes
 En la oficina no deben llevarse minifaldas
 Evitar las transparencias en la ropa
 No se recomiendan las medias.
 Procurar usar un maquillaje discreto

 Siempre debe conservar un buen peinado

 El perfume debe ser ligero
 Evite comer en tu espacio de trabajo
3.7. COMO VENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL

La forma más adecuada de buscar empleo es haciendo un buen Marketing
personal.
Vender la imagen secretarial.

“Depende que ésta profesional vende sus ideas, experiencias,
conocimientos, y habilidades”, es decir, que un buen marketing personal se
relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que se genera en los
demás, que obedece a la actitud del mismo y se debe mercadear de la
mejor forma.
Presentación personal:
Vestuario adecuado.
Profesionalismo.
Expresión verbal o gestual.
Utilizar diversas técnicas laborales.
Los gestos.
Forma de conducirse.
El vocabulario.
El aseo e higiene personal.
El tono y volumen de voz.
3.8. COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA

1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que
todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal
saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas,
Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la

máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter,
personalidad... es clave para que exista una relación de confianza
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la
empresa.
3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para

un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder
atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena
forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección

que tuve la suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía
la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal
maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la
empresa.
5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de

los más altos directivos de América que su secretaria era la garantía de
la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.
6. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita

aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es
importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque
sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología
financiera especializada.
7. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda

la información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones
smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el
trabajo.
8. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación. Sobran

explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe

contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a

la que antes nos referíamos.
9. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas

las personas tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la
marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a
través de Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales
profesionales. Y hay que saber hacerlo.
3.9. ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?

La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite quién
es, qué es, qué hace y cómo lo hace.
Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena
imagen puede tener resultados inesperados en su negocio.
Algunos de los aspectos que permiten transmitir una buena imagen
empresarial, independiente del tamaño de su negocio
1. Un buen servicio al cliente: Una atención de calidad, centrada en

satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen.

2. Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los
negocios, existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando
una empresa es profesional o no.
3. Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus

productos: Contar con catálogos tanto físicos como virtuales,
presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentación y todo
lo que permita apoyar visualmente a su empresa son factores que dan
profesionalismo y seriedad a su negocio.
4. Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con

sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son
factores que inciden en una buena imagen empresarial.

5. Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos,

pueden generar una imagen única en la mente del cliente. Un diseño
atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede
marcar la diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención
de su cliente: la presentación, el tamaño, etc. En cuanto al diseño
interno del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad, la
iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
6. Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o

servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen
empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o
encuestas donde se compruebe la preferencia de sus clientes.
7. Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen
cuando actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus
productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas
características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Por ello,
existen empresas que se especializan en manejo de crisis. Ser siempre
transparente y reconocer los errores en el momento y lugar
adecuados hablarán de una empresa lo suficientemente profesional
como para seguir creyendo en ella.5
5
DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Investigado en la Universidad Nacional de San
Antonio Abad de Cusco, de la Carrera Profesional de Administración.

CONCLUSIONES
En conclusión una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su

jefe frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene que
cuidar su imagen y todos los aspectos que la componen, de este modo siempre
conseguirá dar una buena impresión al entorno.
La preocupación básica es aumentar la eficiencia de la empresa a través de la

forma y disposición de los órganos componentes de la organización
(departamentos) y de sus interrelaciones estructurales.
Predomina la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la

administración, y con los principios generales de ésta, con la
departamentalización. Con esta síntesis y con una visión global se permite una
manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal.
Podemos decir que es una corriente eminentemente teórica y
“administrativamente orientada”.
Podemos definir que el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir,

coordinar y controlar, aclara lo que son las funciones administrativas.
Por lo general las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los

conceptos dados por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las
empresas comprueban que la calidad y el servicio son uno de los factores más
importantes para lograr la alta productividad en la misma; de ahí que se necesite
una combinación de las teorías clásicas y de la teoría moderna administrativa,
para lograr eficiencia en la empresa.

RECOMENDACIONES
Dicen que detrás de todo gran jefe, hay una excelente secretaria. Y no es para
menos, porque aparte de ser la mano derecha de éste, ella ejerce funciones
fundamentales en el día a día de la empresa, de las que depende su correcto
funcionamiento.
A continuación algunas de las características que distinguen a una buena
secretaria.
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.
Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad son clave para
que exista una relación de confianza absoluta.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin
estrés y en buena forma es fundamental el apoyo de una secretaria
intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y
anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa
perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la
que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede
descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad será
mayor.
Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día
de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas,
aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos
especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor diaria.
Las seis funciones más representativas de las secretarias son:

1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
2. Buscar información a través de la Internet y gestionar los correos electrónicos.
3. Gestionar el archivo.

4. Filtrar llamadas.
5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
6. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
 Bendezú, M. (1990). ABC de la secretaria ejecutiva computarizada, Perú:

Lima S.A.
 Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva, (Vols. 1). España: Cultural
Ediciones.
 Días, J. (1980), Temas diversos de utilidad para secretarias, Perú: Libros
Técnicos.-Enciclopedia de la Secretaria (1996). México: Grupo Editorial
Océano.
 Ensenyat, L. (1981), El libro de la secretaria, España: Hispano Europea
S.A.
 Gamboa, J. (2005), Cómo ser una secretaria de gerencia, Perú: Grijley.
 Llabrés, A. y CORTÉS, A. (1988), Técnicas y prácticas de oficina México:
Mc GrawHill.
 Lowe, B. (1992).La recepcionista. México: Patria.
 Mora, V. (2008). Perfil de la nueva secretaria ejecutiva

ANEXOS
Equipos de la secretaria ejecutiva.
APLICACIONES DE FINANZAS PARA PEQUEÑAS EMPRESAS O USO

PERSONAL
ICE MONEY LITE

CONTAMONEY
MICROSOFT EXCEL

BENEFICIOS DE LAS REDES SOCIALES EN LA EMPRESA.
UNA IMAGEN EXITOSA PARA LA SECRETARA MODERNA
PERFIL CORRECTO
1.USA MÁXIMO 3 2. USAR UN
COLORES A LA VEZ. MAQUILLAJE
3.CUIDA MUCHO TU
DISCRETO
HIGIENE EN CABELLO Y
MANOS.

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2.1. CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA.

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2.3.2. Funciones Específicas

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2.5. VOCACIÓN DE SECRETARIA

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3.1. RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA

Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos

3.2. CUALIDADES DE LA SECRETARIA