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2016

MANUAL
INTEGRADO DE
CALIDAD y
OPERACIONES
Sistema de Gestión de Calidad NTCGP
1000:2009- Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005

Manual de Calidad, Procesos y Procedimientos Versión: 4.1 - 2016

Grupo de Planeación y Sistemas

INSTITUTO CARO Y CUERVO

22/04/2016
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................2
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................5
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN .......................................................................................6
1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES .................................................................................7
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL .................................................................................................7
1.2 ALCANCE .........................................................................................................................7
1.3 EXCLUSIONES .................................................................................................................7
1.4 ESTRUCTURA DEL MANUAL ..........................................................................................7
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................8
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO .......................................................8
2.2 MISIÓN .............................................................................................................................9
2.3 VISIÓN ..............................................................................................................................9
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................................ 10
2.4.1 Estructura Formal ..................................................................................................... 10
2.4.2 Estructura Informal.................................................................................................... 11
2.4.3 Estructura Funcional ................................................................................................. 12
2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES.................................................................................... 12
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA ........................................................................................................ 12
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................. 14
3.1 POLÍTICA DE CALIDAD .................................................................................................. 14
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................................. 14
3.3 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................... 14
4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........ 16
4.1 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................ 16
4.2 CONTROL DE LOS REGISTROS ................................................................................... 17
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ........................................................................... 18
5.1 ENFOQUE AL USUARIO ................................................................................................ 18
5.2 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ............................................... 18
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5.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN .................................................................................... 18


6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS........................................................................................... 19
6.1 PROVISIÓN DE LOS RECURSOS ................................................................................. 19
6.2 CAPACITACIÓN Y AMBIENTE DE TRABAJO ................................................................ 19
6.3 INFRAESTRUCTURA ..................................................................................................... 19
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ................................................................ 20
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ................... 20
Del Producto y/o servicio: .................................................................................................. 20
De Ley: .............................................................................................................................. 20
Del Cliente: ........................................................................................................................ 20
7.2. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS .................................................................... 20
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ....................................................................................... 21
8.1 SATISFACCIÓN DEL USUARIO ..................................................................................... 21
8.2 AUDITORÍAS INTERNAS ............................................................................................... 21
8.3 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y/O DE MEJORA: ................................... 21
8.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS: ..... 21
8.5 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME .............................................................. 21
9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .......................................................................................... 23
9.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .......................................................................... 23
9.2 PROCESOS MISIONALES: ............................................................................................ 34
9.3 PROCESOS DE APOYO: ............................................................................................... 50
9.4 PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN: .................................................................. 73
10. CARACTERIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO ....................................... 76
10.1 PROCESOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................... 77
10.1.1 Procedimientos de Planeación Institucional ............................................................ 77
10.1.2 Subproceso Sistemas ............................................................................................. 87
10.1.3 Procedimientos de Sistema Integrado de Gestión................................................. 103
10.1.4 Procedimiento de Relaciones Interinstitucionales ................................................. 148
10.1.5 Procedimientos de Comunicaciones y Prensa ...................................................... 155
10.3.2 Procedimientos de Gestión del Talento Humano .................................................. 170
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10.2 PROCESOS MISIONALES ......................................................................................... 238


10.2.1 Procedimiento de Investigación ............................................................................ 238
10.2.2 Procedimientos de Formación Seminario Andrés Bello ......................................... 250
10.2.3 Gestión Editorial.................................................................................................... 286
Subproceso de Publicación..................................................................................................... 302
10.2.4 Biblioteca .............................................................................................................. 309
10.3 PROCESOS DE APOYO ............................................................................................ 354
10.3.1 Procedimientos de Gestión Financiera .................................................................. 354
10.3.3 Proceso de Recursos Físicos................................................................................ 399
10.3.4 Proceso Gestión Documental................................................................................ 419
10.3.5 Proceso Gestión Contractual ................................................................................ 457
10.3.5 Proceso de Gestión Jurídica ................................................................................. 527
10.4 PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN ..................................... 548
10.4.1 Procedimientos de Control Interno ........................................................................ 548
10.4.2 Procedimientos de Control Interno Disciplinario .................................................... 557
10.4.3 Procedimientos de Atención al Ciudadano ............................................................ 563
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INTRODUCCIÓN

Desde las dos últimas décadas, el país viene desarrollando esquemas administrativos que
enfocado a la atención efectiva y eficiente de los clientes o usuarios de los bienes y servicios
de las entidades públicas. Estos esquemas aportan y plantean escenarios en donde el
funcionario público realiza sus actividades partiendo del Autocontrol, por tal razón la Ley 87 de
1993 establece los criterios básicos para constituir en las entidades públicas del orden Nacional
un Sistema de Control Interno basado en este principio.
Estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional
de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda de la excelencia en las diferentes
entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) Enfoque basado en
procesos, 2) Enfoque de la entidad hacia la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Y
3) Un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es así, como la legislación colombiana
plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma técnica de Calidad para
las entidades públicas NTCGP 1000:2009.
Teniendo en cuenta los requerimientos de la modernización administrativa se proyecta el
presente manual de calidad en su cuarta versión donde se realiza ajustes a la caracterización
de los procesos y procedimientos del Instituto Caro y Cuervo, con la participación de los
funcionarios, usuarios, proveedores y contratistas del Instituto.
Este manual es una herramienta de gestión y control que permite a la entidad direccionar las
acciones hacia un sistema funcional de procesos, determinando roles y responsabilidades de
los funcionarios. Con esta herramienta se podrán detectar las desviaciones de los procesos y
así, realizar las acciones preventivas o correctivas que correspondan.
Corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el modelo estándar de
control interno MECI 1000:2005 de acuerdo al Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema de
Control De Gestión para el componente de Actividades de Control.
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COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Dirección General del Instituto Caro y Cuervo como responsable de la gestión y del
desarrollo de todos y cada uno de los procesos que definen la calidad de su servicio, pondrá a
disposición del personal que la conforma su compromiso, respaldo y los recursos necesarios
para el logro de los objetivos propuestos en este manual.
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1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL


Establecer el conjunto de especificaciones, relaciones y tareas requeridas para cumplir con las
actividades de los procesos. De esta manera controlar las acciones que requiere la operación
del Instituto.
Describir la estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto a través de la
documentación y divulgación de la política y los objetivos de calidad, el mapa de procesos y los
procedimientos específicos del sistema, implementados bajo los lineamientos de la norma
NTCGP 1000:2009

1.2 ALCANCE
Las disposiciones de este manual se aplican a todas las áreas del Instituto Caro y Cuervo. El
alcance da cubrimiento a todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de
evaluación de la entidad.

1.3 EXCLUSIONES
Dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se
excluye el siguiente numeral de la norma NTCG 1000:2009.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición, contenido
en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar
dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos
utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los
mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones
exactas.

No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informática requerida


para efectuar seguimiento y medición de las políticas emitidas, en cumplimiento de su misión,
mediante el mantenimiento de la infraestructura, políticas de seguridad y recurso humano
idóneo.

1.4 ESTRUCTURA DEL MANUAL


Este manual se estructura de la siguiente manera: la primera parte corresponde a las
disposiciones generales en torno al Sistema de Gestión de Calidad; en segundo lugar
desarrolla el esquema del mapa de procesos y la caracterización de los procesos del Instituto
identificado sus interrelaciones, entradas, clientes y resultados. Por último se plasma la
información correspondiente a cada uno de los procedimientos.
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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO

El Instituto Caro y Cuervo es un establecimiento público de orden nacional, adscrito al


Ministerio de Cultura, de altos estudios de Investigación Científica, dotado de personería
jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio e independiente, creado por
la Ley 5 de 1942 el cual se reorganiza conforme a las disposiciones establecidas por la ley 489
del 29 de diciembre de 1998 y decretos reglamentarios vigentes, organizada en principio como
dependencia de la sección de Extensión Cultural y Bellas Artes del Ministerio de Educación
Nacional e inició sus actividades, en el mes de mayo de 1944, con un núcleo primigenio de
destacados profesores e investigadores, bajo la dirección del Padre Félix Restrepo S.J.,
miembro de la Academia Colombiana y de la Real Española, con la finalidad de “continuar el
Diccionario de Construcción y Régimen de la Lengua Castellana y preparar la reedición crítica
de las Disquisiciones Filológicas de Cuervo, y cultivar y difundir los estudios filológicos”. En el
año 1947, por medio del Decreto 726 del 28 de febrero, se reorganizó el Instituto, para obrar
con autonomía operativa supeditado al Ministerio de Educación Nacional.

El 24 de agosto de 1949 se constituyeron las secciones de Lexicografía, encargada de la


continuación del Diccionario de Cuervo, y de Dialectología, para investigar el estado actual del
castellano en Colombia. En 1952 fue creada una nueva sección, Historia Cultural, con la
finalidad de investigar científicamente la historia cultural de Colombia e Hispanoamérica. El 13
de diciembre de 1950 fue creada la sección de Bibliografía.
El gobierno del General Rojas Pinilla promulgó un nuevo Decreto orgánico del Instituto Caro y
Cuervo que le dio sólidas bases de autonomía administrativa y capacidad patrimonial. “El
Instituto Caro y Cuervo, anexo al Ministerio de Educación Nacional, funcionará en adelante
como organismo descentralizado con personería jurídica y patrimonio propio, de acuerdo con
las normas de la constitución y las disposiciones del presente Decreto”. Se precisaron las
finalidades del Instituto así: la continuación del Diccionario de Cuervo; la preparación de un
Atlas Lingüístico-Etnográfico de Colombia; la elaboración de un Diccionario de Americanismos;
la formación de una bibliografía de la cultura nacional e hispanoamericana; la publicación de las
obras y epistolarios de Caro y Cuervo; la formación de especialistas en materias mencionadas.

La Ley 30 de 1992 en su Artículo 137, reconoce el régimen especial del Instituto Caro y Cuervo
y le permite ofrecer programas de Educación Superior. El literal b) del artículo 6° del Acuerdo
002 del 08 de Julio de 2010, por el cual se adoptan los Estatutos del Instituto Caro y Cuervo,
establece como una de las funciones y facultades del Instituto Caro y Cuervo “crear desarrollar
y administrar programas de educación superior (nivel de postgrado) y programas de formación
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para el trabajo (no formal) a través del “Seminario Andrés Bello” dependencia del Instituto
dedicada a la docencia.

La constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y,
desde el año 2002 el nuevo Ministerio de Cultura integra a los ciudadanos en la construcción
de un proyecto plural y democrático de cultura. Desde 2003 el Instituto Caro y Cuervo es
adscrito a este ministerio y en su misión propone ejecuta políticas para salvaguardar y
enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la
investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de la
literatura y de la cultura hispanoamericana”; por otra parte, la visión del Instituto Caro y Cuervo
contempla que “en el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su
reconocimiento como centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la
apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes
significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para
la convivencia en la diversidad.

2.2 MISIÓN
El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el
patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la
docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en los
campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.

2.3 VISIÓN
En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento
como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación
social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al
reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia
en la diversidad.
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2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

2.4.1 Estructura Formal

Oficina Asesora de
Planeación

Fuente: Decreto 2712 del 28 de julio de 2010, por el cual se aprueba la estructura del Instituto
Caro y Cuervo
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2.4.2 Estructura Informal

Fuente: Resolución 0241 del 2014


Consejo
Directivo
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2.4.3 Estructura Funcional1

Fuente: Elaboración propia

2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES


1. Promover y desarrollar la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las
lenguas del territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con
base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo
asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento
conservación del patrimonio inmaterial de la Nación.

2. Preservar, compilar, publicar y distribuir documentos escritos y audiovisuales, así como


elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la
cultura colombiana. (Artículo 4, Acuerdo 002, 2010)

2.6 CÓDIGO DE ÉTICA


Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que
soportan una cultura armónica y que propician el desarrollo organizacional.
Nuestro código de ética adoptado a través de la Resolución 0351 de 2014, expresa y refleja las
convicciones compartidas de todos los miembros del equipo humano del Instituto Caro y
Cuervo, siendo el medio a través del cual se construyen y se viven la cotidianidad y la identidad
institucionales. Por lo tanto, nos orientamos por los siguientes valores:

1
Entendida como la estructura que visualiza los grupos formales e informales que existen actualmente en la entidad.
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 Equidad
 Participación
 Transparencia
 Inclusión
 Respeto
 Responsabilidad
 Compromiso
 Servicio
 Solidaridad
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3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación se han


definido en el Mapa de Procesos y son los identificados como: Direccionamiento Estratégico,
Misionales, de Apoyo y Control y Evaluación.
La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el documento identificado como
“Caracterización de Procesos”, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.

Para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces, se han
definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos también son los
mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efectúa la
medición y análisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.

3.1 POLÍTICA DE CALIDAD


El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos
tendientes a optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el
patrimonio idiomático de la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de
interés en términos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva.

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD


 Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos
institucionales.
 Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y
oportuna las necesidades de los clientes internos y externos.
 Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los
resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el ICC.
 Gestionar los recursos financieros del ICC, teniendo como criterios su asignación
oportuna y la racionalización en el gasto.
 Implementar políticas de gestión del talento humano del ICC orientadas a su desarrollo
integral.
 Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la
entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.
 Trabajar con calidad, impulsando la innovación, efectividad,
mejoramiento continuo de los procesos y racionalización de
trámites.

3.3 MAPA DE PROCESOS


El Instituto Caro y Cuervo desarrolla su misión a través de los procesos estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación y control, lo que permite ejecutar de manera eficaz sus
funciones y generar mayores sinergias e interacciones eficaces entre procesos y colaboradores
para el logro de los objetivos de la entidad. A continuación se esquematiza el Mapa de
Procesos identificado para el Instituto y a partir del cual se fundamenta la base para la
documentación de los Procedimientos de las diferentes áreas.
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4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El presente documento representa la obligatoriedad de documentar el manual de calidad, el


cual cumple lo establecido por la norma NTCGP1000:2009, relacionado con el alcance del
Sistema Integrado de Gestión, incluidos los detalles y la justificación de las exclusiones, la
referencia a los procedimientos documentados y la interacción entre los procesos.

Anualmente la Alta Dirección, a través del líder del área de Planeación y Sistemas efectuará la
revisión del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los parámetros definidos en normas
NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.

4.1 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS


En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su
Sistema de Gestión de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los
requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación.
El Proceso de Gestión Documental en la entidad está bajo responsabilidad de la Subdirección
Administrativa y Financiera, en coordinación con el área de Gestión Documental, quienes
establecen y ejecutan las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por el Instituto Caro y
Cuervo con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones
legales vigentes en la materia.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son administrados por el grupo de
Planeación y Sistemas, el cual define las actividades de aprobación, actualización,
identificación de cambios, disposición de las versiones vigentes, legibilidad de los documentos,
control de los documentos externos y la prevención de documentos obsoletos manteniendo la
copia controlada de todos los documentos actualizados del Sistema en la “Carpeta de Calidad”
que se encuentra en los computadores de Planeación así como en la intranet y en el espacio
que se disponga para el Sistema Integrado de Gestión en la página web. Esta información es
actualizada por el profesional del área cada vez que se producen cambios. Aquellos
relacionados con la gestión de cada área y/o proceso reposarán en los archivos de cada área,
respectiva conforme a la normatividad vigente.
El equipo de calidad apoyado en el grupo de gestión documental realizará las actividades de
control, seguimiento y verificación del cumplimiento de la información registrada en los Listados
Maestros de Documentos, y de Registros periódicamente.

Por último, se ha establecido para el debido control de los documentos que éstos llevarán el
código asignado por el profesional de calidad del Grupo de Planeación, la versión vigente, la
fecha en la cual es emitido, al mismo tiempo, la frase en marca de agua de cada documento
que dice: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo
tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad”,
con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia y garantizar
así el debido manejo de los mismos.
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Igualmente se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas
que elaboran, revisan y aprueban los documentos. Esta característica solo aplica a los
siguientes documentos: Manual integrado de Calidad y Operaciones, caracterizaciones de
procesos, procedimientos, instructivos y otros manuales (Los formatos no tienen establecido
pie de página). El pie de página contiene los siguientes aspectos:
Realizo: Revisó: Aprobó:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

 Realizó: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que puede ser
diferente a quien lo digita ó elabora, el cargo y la fecha.
 Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicación del
documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.
 Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó en la
Institución, lo faculta para aprobar el contenido del documento.
 Fecha de emisión: Fecha en la que el documento empieza a formar parte del sistema
de gestión de la calidad (fecha de vigencia).

4.2 CONTROL DE LOS REGISTROS


El Instituto Caro y Cuervo implementa y realiza el mantenimiento de los registros con el objetivo
de evidenciar el cumplimiento de los requisitos así como la operación eficaz de las Tablas de
Retención Documental donde se establecen cuáles son los registros que se generan y se
controlan de acuerdo con lo establecido en los procedimientos de Gestión Documental.
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 ENFOQUE AL USUARIO


Los objetivos de calidad establecidos por el Instituto Caro y Cuervo están enfocados a
satisfacer no sólo las necesidades de los usuarios externos (instituciones públicas, servidores
públicos y ciudadanos) sino de los usuarios internos y de las partes interesadas (sociedad,
proveedores, organismos de vigilancia y control, medios de comunicación).

Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes definición


de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripción de los
proyectos de la entidad.

5.2 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN


La responsabilidad por el Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto Caro y Cuervo es
compartida por la Dirección General, las Subdirecciones, y los líderes de los procesos
representados en el Comité Directivo. Para facilitar su ejecución se ha designado al
Coordinador (a) de planeación, como representante de la alta dirección, quien ejerce la
coordinación del Sistema.

La Dirección asegura a través de los Comités la comprensión y el compromiso de los


servidores por medio de la asistencia de los subdirectores y líderes de los procesos al interior
de cada área, quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del Sistema de
Gestión de Calidad con sus respectivos grupos de trabajo.

Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de


la página web, intranet, boletines, correos electrónicos, carteleras, talleres y/o capacitaciones,
entre otros.

El área de Planeación es la responsable de la implementación apropiada y oportuna del


Sistema de Gestión de la Calidad y tiene además la autoridad para asegurar su efectiva
continuidad.

5.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN


La Dirección del Instituto Caro y Cuervo realiza una revisión periódica del avance del Sistema
de Gestión de Calidad, analizando los resultados que arroja el proceso de medición y análisis, y
realizando reuniones periódicas con los líderes de procesos durante los Comités respectivos.
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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE LOS RECURSOS


La Dirección es la responsable de la adquisición y ejecución de los recursos para la
implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad.

El representante de la alta dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean


incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.

6.2 CAPACITACIÓN Y AMBIENTE DE TRABAJO


La entidad garantiza a través de los procedimientos de ingreso, calificación de servicios y
permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los
requerimientos de inducción y capacitación serán obtenidos de las evaluaciones anuales de
desempeño, del informe del plan institucional de capacitación.

La planeación dependerá de las ofertas externas de capacitación, el ingreso de nuevos


profesionales y las necesidades detectadas durante la gestión. El área de talento humano es
responsable de coordinar las alternativas de capacitación al personal en general para el
mejoramiento continuo de la calidad y desempeño de los servidores.

6.3 INFRAESTRUCTURA
La entidad ofrece a sus servidores la infraestructura adecuada para su labor a través del
proceso de gestión administrativa coordinado por la Subdirección Administrativa y Financiera
de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigente.
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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO


Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad definen las actividades a
realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del cliente, del
producto y de Ley.

En este sentido, la entidad documenta los requisitos, los recursos, el desarrollo y la verificación,
de los proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la
Dirección. Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, son transversales a todos los
productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son:

Del Producto y/o servicio:


 Coherencia: Relación y sincronización entre las políticas generales (PND), los principios
y valores de la administración pública y el Sistema de Gestión de Calidad del ICC.

 Recursos: Disponer del talento humano e insumos necesarios que se requieren para la
realización del producto y/o servicio.

 Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el
cliente.

 Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos
preestablecidos.

De Ley:
 Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones
vigentes.

Del Cliente:
 Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.

 Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de
manera sencilla y clara

7.2. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


El Instituto Caro y Cuervo cuenta con los procedimientos de contratación ajustados a la
normatividad vigente que garantizan el suministro de bienes y servicios conforme a lo
establecido

Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratación de la entidad todos los requerimientos,


procesos, procedimientos y demás información necesaria para realizar esta actividad dentro de
la entidad. (Ver. Manual de Contratación ICC-GC-06-V4).
Código: ICC-SIG-11
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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

El área de Control Interno tiene por objeto realizar el seguimiento, la verificación y la evaluación
de los programas, procesos y Sistema de Gestión de Calidad institucionales, por medio de la
ejecución de auditorías internas, con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión
de la entidad.

Por otra parte, es responsabilidad del área de Planeación consolidar la información realizada
por las áreas sobre el seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o
servicios de competencia del Instituto Caro y Cuervo por medio de la recopilación de los
productos y servicios no conformes.

Tendiente a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional, se determina la


medición de:

8.1 SATISFACCIÓN DEL USUARIO


Por medio de las encuestas de satisfacción realizadas al usuario interno y al usuario externo,
en el desarrollo de diferentes eventos como: capacitaciones, talleres, entre otros, así como la
evaluación de servicios prestados por canales como los telefónicos, presenciales y virtuales a
través del área de atención al ciudadano y de talento humano.

8.2 AUDITORÍAS INTERNAS


Se establece que la entidad realizará auditorías internas mínimo una (1) vez al año, siguiendo
los procedimientos indicados y la programación de auditorías establecida al comienzo de año.

8.3 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y/O DE MEJORA:


Las acciones correctivas se evidenciarán en el formato ICC-SIG-04 “Formato preventivas,
correctivas y de mejora” indicando la causa, el responsable de la acción y el plan de acción
respectivo.

8.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS:


Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema están establecidos en la
ficha de indicadores por proceso, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores por
proceso, revisiones periódicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos,
evaluaciones externas y el informe consolidado de la información, generado por el área de
planeación para la Dirección.

8.5 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME


El Control del Producto No Conforme define que la entidad ejerce la verificación del producto
y/o servicio prestado a través del adecuado desarrollo de los procedimientos y controles
establecidos, de la revisión por la Dirección, y la generación de Acciones Correctivas y/o
Preventivas, si se requiere.

El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al usuario
sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se
revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso.
Código: ICC-SIG-11
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Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta más de tres (3) registros de
Producto No Conforme en una misma actividad, se generará una Acción Correctiva, la cual se
documentará en el formato establecido para tal fin.
Código: ICC-SIG-11
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9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Procesos Estratégicos
Son el conjunto de procesos a través de los cuales el Instituto, gerencia el diseño y desarrollo
de los demás procesos, se logra el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Procesos Misionales
Entendidos como el conjunto de procesos y actividades estratégicas y relevantes de la entidad
pública que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto
social o de la razón de ser de la entidad, misión institucional y la obtención de los resultados,
productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que al actuar de manera
interdependiente, determinan la forma más económica, eficiente y eficaz para lograrlo.

Procesos de Apoyo
Son el conjunto de los procesos que no están directamente relacionados con la generación de
los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte
para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen.

Procesos de Evaluación
Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos de
apoyo y misionales.
La caracterización de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual. A
continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos.

9.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, políticas de operación, plan
estratégico y plan de comunicaciones para el cumplimiento de la misión institucional.

Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y
eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política de
calidad, los requisitos de la organización y la debida comunicación de todos estos elementos al
interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta
el Código de Ética y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional.

El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el (la) Director (a) de la entidad,


debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia, quien coordina la labor
frente al Sistema de Gestión de Calidad con el equipo conformado por el área de Planeación.

La descripción del Macro-proceso de Direccionamiento Estratégico ES-01 se encuentra


relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver
proceso) y cuenta con:
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PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: mediante el cual se establecen las


actividades para la formulación y seguimiento del plan de acción anual dando cumplimiento
a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional, también alude a la
implementación del modelo de mejora continua.

01. PSIS-01: Formulación del Plan de acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.
02. PSIS-02: Formulación Plan Estratégico Institucional
03. PSIS-P11: Adquisición de hardware y Software
04. PSIS-P12: Soporte Técnico a usuarios finales
05. PSIS-P13: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo
06. PSIS-P14: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores
07. PSIS-P15: Administración de servidores

PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: a través del cual monitorea y controla


la ejecución de la implementación del sistema de gestión de calidad en el Instituto Caro y
Cuervo.

08. SIG-01: Elaboración y Control de Documentos


09. SIG-02: Control de registros
10. SIG-03: Producto no conforme
11. SIG-04: Acciones Correctivas y Preventivas
12. SIG-05: Administración del riesgo

PROCESO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: a través del cual gestiona,


administra y monitorea los convenios interinstitucionales.

13. DG-RI-01: Gestión de Convenio Interinstitucionales

PROCESO DE COMUNICACIONES Y PRENSA: mediante el cual se difunden las políticas,


estrategias, acciones de comunicación interna y externa, que permiten obtener la
retroalimentación de los Clientes Internos y Externos para garantizar el cumplimiento del
Direccionamiento Estratégico de la entidad y materializado a través de un Plan de
Comunicaciones.

14. DG-CM-01: Comunicación interna y externa


15. DG-CM-02: Administración página web
16. DG-CM-03: Administración de redes sociales institucionales
17. DG-CM-04: Emisora

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO2: Mediante el cual se gestionan las diferentes fases de


la administración de talento humano mediante políticas y acciones que garanticen el
cumplimiento de la misión y la visión del Instituto.
2
Se trasladó la Gestión de Talento Humano al direccionamiento estratégico del Instituto, ubicándola en los procesos estratégicos
de la entidad, de acuerdo a los parámetros que se establecieron en Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

El Líder del proceso de Gestión del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal,
los procedimientos relacionados son:

18. TH-01: Selección, vinculación y nombramiento.


19. TH-02: Capacitación y bienestar.
20. TH-03: Liquidación de nómina
21. TH-04: Desvinculación
22. TH-05: Evaluación del desempeño.
23. TH-06: Situaciones administrativas
24. TH-07: Vacaciones
25. TH-08: Permiso remunerado
26. TH-09: Reporte accidente de trabajo
27. TH-10: Inducción y reinducción
28. TH-11: Atención a solicitudes

Estado Colombiano MECI 2014, en el cual se establece al Talento Humano como uno de los componentes del Módulo de
Planeación y Gestión.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Código: PR-ES-01
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 4.0
Fecha: Mayo de 2014
OBJETIVO Definir las políticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE Comprende la planificación, dirección, seguimiento y evaluación del ICC.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad de cada uno de los coordinadores de áreas, el/la director(a) y el área de
Planeación y Sistemas
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP 1000:200, MECI, Ley 873 de 2003 N.A
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Dirección
General
Área de
Planeación
Subdirección
Plan Nacional de
Académica
Desarrollo, Plan
Subdirección PSIS-P01:
estratégico
Administrativa y Formulación del Avances Plan Usuarios externos e internos de los
sectorial e
Financiera Plan de Acción y/o Estratégico servicios ICC Dependencias o áreas,
Institucional, PV
Todos los Plan Operativo Institucional Planes de Subdirección Académica, Organismos
Informes de
procesos Anual de Acción externos, Dirección.
gestión, planes de
Control Interno Inversiones.
mejora de los
Comunidad
procesos
académica e
investigativa
Organismos
externos y
usuarios
Dirección Planes PSIS-P02: PVA Plan Estratégico Usuarios externos e internos de los
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Subdirección estratégicos por Formulación Plan Institucional servicios ICC, Dependencias o áreas
Académica área Estratégico Subdirección Académica, Organismos
Subdirección Plan estratégico Institucional externos
Administrativa y anterior
Financiera Plan de acción
Líderes de
Proceso
SIG-P01: Control de
Documentos
SIG-P02: Control de
Dirección registros
Acciones de mejora
Todas las áreas SIG-P03: Producto Usuarios externos e internos de los
No conformidades Mapa de riesgos
Usuarios no conforme servicios ICC
Nuevos Política de
Líderes de SIG-P04: Acciones PHVA Dependencias o áreas
procedimientos o administración de
proceso Preventivas y Subdirecciones
acciones riesgo
Equipo MECI- Correctivas a los Organismos externos.
TRD
Calidad Sistemas
SIG-P05.
Administración del
riesgo
Área de
planeación Proyectos de
Subdirección investigación
DG-RI-P01: Gestión Usuarios externos de los servicios del
académica Actividades
de Convenio PHV Convenios marco, ICC
Líderes de académicas
Interinstitucionales Entidades públicas y privadas
proceso Proyectos
Coordinadores interinstitucionales
de investigación
Usuarios Noticias, DG-CM-P01: Información referente Toda la comunidad usuaria de
H
externos e comentarios, Comunicación al Instituto de Interés servicios y demás organismos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

internos del ICC resultados interna y externa general interesados


investigaciones,
información
general, Plan de
comunicaciones
Noticias,
Usuarios editoriales, DG-CM-P02: Toda la comunidad usuaria de
Página web
externos e opiniones, blogs. Administración H servicios y demás organismos
institucional
internos del ICC Estrategia de página web interesados
gobierno en línea
Toda la
información,
editoriales y
Todas las documentos DG-CM-P03:
dependencias, susceptibles de Administración de Toda la comunidad usuaria de
H Redes sociales
Facultades de publicarse. redes sociales servicios
humanidades Lineamiento institucionales
Estrategia de
Gobierno en
Línea
Noticias,
comentarios,
Todas las
resultados DG-CM-P04: Toda la comunidad usuaria de
dependencias,
investigaciones, Emisora H Emisora virtual servicios así como la red de radio
Facultades de
información universitaria de Colombia
humanidades
general, Plan de
comunicaciones
Recursos Documentos Registros Requisitos
Talento Humano Ver Listado Ver Listado Maestro de NTCGP-1000:2004; 4,1 (d)
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016

Infraestructura Maestro de Registros 4,2,3, 4,2,4, 6,1 7,1 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 1,2; 1,3 2,1
Hardware y Documentos 3,3
Software-Red
Papelería
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajustan nombres de procedimiento
01/12/2012 Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se ajusta la codificación de los Cristian Armando Velandia
26/05/2014 Paola Gaitán
procedimientos Mora
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Código: PR-AP-02
PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Versión:4.1
Fecha: Mayo de 2015
OBJETIVO Gestionar las diferentes fases de la administración de Talento humano mediante políticas y acciones que
garanticen el cumplimiento de la misión y la visión del Instituto
ALCANCE Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcionarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad del Líder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las áreas
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 909 de 2004 Ley 909 de 2004
Decretos reglamentarios Ley 909 Decretos reglamentarios Ley 909
Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998
Código único disciplinario Código único disciplinario
Resoluciones internas por las cuales se adopta el
programa de capacitación, bienestar, estímulos e
incentivos para cada vigencia.
Resoluciones internas que establecen políticas en
torno a las situaciones administrativas en la entidad.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Actos
TH-01 Selección, administrativos de Dependencia o área
Hojas de vida de aspirantes vinculación y vinculación, de la vacante.
Todas las áreas PHVA
vacancias nombramiento contratos, ordenes Funcionarios
de servicios y vinculantes
nombramiento
Plan de capacitación Seguimiento plan Funcionarios y
Funcionarios y
necesidades de TH-02 Capacitación y anual de contratistas
contratistas vinculados a PHVA
capacitación. Resultados bienestar capacitación. vinculados a la
la entidad
evaluación del desempeño Evaluaciones de entidad
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

capacitación
Servidores Públicos,
Novedades registro Nominas por Ministerio de
Dependencias ICC Y presupuestal, actos TH-03 Liquidación de servicios Hacienda
HVA
Director (a) administrativos de nómina personales y pagos Presupuesto,
situaciones administrativas a terceros Tesorería y
Contabilidad.
Dirección,
Talento humano, Desvinculación, subdirección
Evaluación del desempeño,
subdirección TH-04 novedad, administrativa y
motivación para
administrativa y HVA liquidación de financiera,
insubsistencia, procesos
financiera, control Desvinculación personal, actos presupuesto,
disciplinarios, hallazgos
interno administrativos contabilidad,
tesorería
Concertación de objetivos Evaluaciones,
TH-05
indicadores,
Subdirecciones.
Todas las áreas Manual de funciones PHVA acciones
Evaluación del Entes externos
correctivas,
desempeño
Nombramientos capacitaciones
Concertación de objetivos Evaluaciones,
TH-05
indicadores, Subdirecciones
Todas las áreas Manual de funciones PHVA acciones
Evaluación del
correctivas, Entes externos
desempeño
Nombramientos capacitaciones
TH-06 Situaciones Nómina ajustes
Todas las áreas Solicitudes PHVA Funcionarios
administrativas prestaciones
Nómina ajustes
Todas las áreas Solicitudes TH-07 Vacaciones PHVA Funcionarios
prestaciones
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

TH-08 Permiso Nómina ajustes


Todas las áreas Solicitudes Funcionarios
remunerado prestaciones
PHVA
Solicitudes, situaciones de
TH-09 Reporte Reportes ARL,
Todas las áreas accidentes, planes de PHVA Funcionarios, ARL
accidente de trabajo atención
seguridad
Funcionarios y
Funcionarios y evaluación de
Actas de posesión y TH-10: Inducción y contratistas
contratistas vinculados a PHVA inducción y
contratos reinducción vinculados a la
la entidad reinducción
entidad
Funcionarios, Certificaciones, Funcionarios,
TH-11: Atención a
exfuncionarios, público Solicitudes HVA respuestas a las exfuncionarios,
solicitudes
en general solicitudes público en general
Recursos Documentos Registros Requisitos
Físicos Formato vinculación de Ver Listado maestro de NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
Ayudas audiovisuales personal administrativo registros 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2,
Talento humano Formato nómina 8.5.3.
Sistemas de información Reporte de situaciones Ley 100
Hardware y software administrativas Decreto 2400/68
Formato de solicitud da Decreto 1950/73
vacaciones
Plan de capacitación
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso Ricardo Francisco Daza N.A
Se ajustan nombres de procedimientos
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia Paola Andrea
proceso. Mora Sánchez
29/05/2015 Se ajusta el soporte legal interno
Se incluye el procedimiento TH-10 Inducción y
Camilo Andrés Rodriguez Paola Andrea
reinducción en el proceso. Díaz Sánchez
Se incluye el procedimiento TH-11: Atención a
solicitudes en el proceso.
Código: ICC-SIG-11
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OPERACIONES Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016

9.2 PROCESOS MISIONALES:


Los procesos misionales hacen realidad la misión organizacional. A través de ellos es posible
satisfacer las necesidades de los clientes (Internos y Externos).
La descripción de los procesos misionales se encuentra relacionada a continuación y cuenta
con:
 MS-01 (Proceso de Gestión de Investigaciones) : mediante el cual se proponen,
evalúan, viabilizan y monitorean los proyectos de investigación incluidos dentro de
las líneas institucionales de investigación establecidas.
 MS-02 (Proceso de formación): mediante el cual se desarrollan cursos de extensión,
y formación de postgrado en la modalidad Maestría.
 MS-03(Proceso de Gestión editorial): a través del cual se da a conocer los proyectos
misionales por medio de ediciones.
 MS-04 (Proceso de Biblioteca): mediante el cual se adquiere el material bibliográfico
(como libros, revistas, bases de datos, audiovisuales, entre otros), para responder a
las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos de formación e
investigación del Instituto.

De los procesos anteriormente citados se definen los siguientes procedimientos:

PROCESO DE INVESTIGACIÓN
29. IN-01: Gestión de Investigaciones

PROCESO DE FORMACION
30. SAB-01: Programas de posgrado
31. SAB-02: Formación de extensión.
32. SAB-03: Trámites y servicios.
32. SAB-04: Contratación y evaluación docente.
34. SAB-05: Reporte de información a entidades de control
35. SAB-06: Atención al usuario
36. SAB-07: Asistencia a eventos académicos
37. SAB-08: Actividades FOCALAE
38. SAB-09: Fomento a la producción de materiales didácticos ELE
39. PD-SAB-10: Miércoles ELE

PROCESO GESTIÓN EDITORIAL


40. GE-01: Coordinación del Comité Editorial
41. GE-02: Traducción
42. GE-03: Edición de novedades, novedades en coedición y reimpresiones
43. GE-04: Revista indexada
44. GE-05: Página Web
45. GE-06: Impresión Linotipo Imprenta Patriótica, Impresión Offset, Digital
46. GE-07: Divulgación

BIBLIOTECA
47. BBT-01: Adquisición de material bibliográfico
Código: ICC-SIG-11
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48. BBT-02: Préstamo de material bibliográfico


49. BBT-03: Inventario de material bibliográfico
50. BBT-04: Procesamiento técnico de material bibliográfico
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
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Código: PR-MS-01
PROCESO DE GESTIÓN DE INVESTIGACIONES Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de
OBJETIVO
estudios
ALCANCE Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigación
RESPONSABLE Subdirección Académica / Coordinadores de proyectos de investigación
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

 Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, por el cual se


organiza el servicio público de la Educación Superior y Decreto
Reglamentario 2904, N.A
 Ley 23 de 1982 Derechos de Autor –
 Decreto 586 de 1991
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS

Plan estratégico Dirección,


Institucional Informes Investigadores,
Coordinadores de los Planeación,
finales
equipos de trabajo. Planes de Egresados,
Productos
Estudiantes de las Acción de los IN-P01 Gestión de Investigaciones PHVA Profesores,
de
Maestrías. equipos de
Investigación Decanatura,
Subdirección académica investigación SAB,
Trabajos de
Planeación. Subdirección
Plan de estudio grado
académica.
de las
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Maestrías

RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS


Equipos: Audiovisual y 7,1. Planeación de la
de laboratorio, realización del producto
conectividad 7,2. Procesos relacionados
Financieros: con el cliente
Humanos: Personal, 7,2,1. Determinación de los
profesional, técnico y requisitos del producto
especializado 7,2,2. Revisión de los
Materiales: De oficina requisitos relacionados con el
(papelería, escritorio producto.
etc.) Ver Listado 7,2,3. Comunicación con el
Técnicos: Acceso de Maestro de Ver Listado Maestro de Registros cliente.
bases de datos Documentos 7,3. Diseño y desarrollo.
especializadas, software 7,5. Producción y prestación
licenciado. del servicio
7,6. Dispositivos de
seguimiento y medición
8,2. Seguimiento y medición
8,3. Control producto No
conforme
8,4. Análisis de datos
8,5. Mejora
MEDICIÓN
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Consultar Matriz indicadores de gestión


FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo
Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco
01/12/2012 Se aclara el alcance del proceso
Daza
Se ajustan los nombres de procedimientos
10/04/2014 Cristian Armando
Se ajusta la codificación de los procedimientos Paola Gaitán
Velandia Mora
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016

Código: PR-MS-02
PROCESO DE FORMACIÓN Versión: 4.1
Fecha: Julio de 2015
Desarrollar procesos de formación académica en los campos de la lingüística, la filología, la literatura,
OBJETIVO las humanidades y la historia de la cultura colombiana. Dotar de los recursos necesarios para su
ejecución.
ALCANCE Desde la creación de los programas académicos hasta la titulación post-gradual de profesionales.
RESPONSABLE Subdirección Académica, decanatura SAB.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

 Ley 30 de 1992
 Ley 115 de 1994
 Ley 1188 de 2008
 Decreto 2566 de 2003
 Decreto 1001 de 2006
 Resolución MEN 1036 DE 2004
 En el año 2012, el actual Presidente Juan Manuel Reglamento académico SAB
Santos, a través de la iniciativa número 61 de su Buen Gobierno para la
Prosperidad Democrática, le confió al Instituto Caro y Cuervo la siguiente
tarea: “uniremos la fuerza y la reputación del Instituto Caro y Cuervo con
las universidades y la empresa privada, para convertir a Colombia en el
mayor destino en América Latina para aprender español como segunda
lengua.” Con el fin de atender a esta petición, el ICC formuló el Programa
ELE Colombia y la estrategia Spanish in Colombia.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS

Estudiantes, subdirección Inscripciones, Registro PHVA Graduados. Estudiantes y


SAB-P01 Programas
académica, docentes estudiantes, control de Trabajos de grado docentes.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 40 de 584

Fecha: 22/04/2016

notas de Posgrado Subdirección


académica.
Entidades
externas.
Estudiantes y
Inscripciones, Registro SAB-P02 Formación docentes
Estudiantes, subdirección
estudiantes, control de informal diplomados y PHVA Graduados Subdirección
académica, docentes
notas. cursos. académica,
Entidades externas
Inscripciones, órdenes de
Estudiantes,
matrícula, calificaciones, SAB-P03 Trámites y Certificados.
Estudiantes H.V docentes y
solicitudes de servicios. Diplomas Cartas
egresados
certificados.
Subdirección
Plan de compras,
académica,
necesidades de Estudios previos,
Docentes, planeación, SAB-P04 Contratación contratación,
contratación, planes de H.V contratos, actas de
jurídica y evaluación docente. docentes, entes
estudio de diplomados, liquidación, otro si.
externos,
cursos.
estudiantes.
Subdirección
SAB-P05 Reportes de
Docentes, planeación, Datos de los docentes y Bases de datos, académica,
información a H-V
jurídica estudiantes. informes decanatura, entes
entidades de control.
externos
Solicitudes, necesidades SAB-P06 Atención al Bases de datos, Subdirección
Usuarios H-V
de los interesados. usuario. correos, académica,
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 41 de 584

Fecha: 22/04/2016

información decanatura,
usuarios del SAB.

Instituciones de educación Ponencias Estudiantes y


Invitaciones, solicitudes e SAB-P07 Asistencia a
superior, Subdirección V.A realizadas y/o docentes-
inscripciones. eventos académicos.
académica, SAB. artículos escritos. investigadores.

Convocatoria,
proceso de
selección,
Cronograma de corrección de
Entidades públicas, IES SAB-P08 Actividades Estudiantes y
actividades de ELE- PHVA pruebas,
colombianas. ELE-FOCALAE. docentes.
FOCALAE. asignación de
estudiantes a
universidades.

Programa Nacional de
Docentes de español Estímulos del Ministerio SAB-P09 Fomento a la
Estudiantes y
creadores de material de Cultura. Convenios y producción de Materiales
PHVA docentes-
didáctico, coordinadoras alianzas con IES materiales didácticos didácticos ELE.
investigadores.
general y académica. colombianas. ELE.

Lecturas y Estudiantes y
Equipo ELE Colombia Cronograma, plan de SAB-P10 Miércoles actividades en la docentes.
PHVA
(docentes-investigadores actividades ELE. red, y eventos Subdirección
y coordinadores). presenciales. académica.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 42 de 584

Fecha: 22/04/2016

Entidades
externas.
Recursos Documentos Registros Requisitos

7,1. Planeación de la realización del


Recurso humano producto
Recursos financieros 7,2. Procesos relacionados con el cliente
Infraestructura física y 7,2,1. Determinación de los requisitos del
tecnológica Definición de políticas producto.
Bases bibliográficas académicas. 7,2,2. Revisión de los requisitos
Software especializado Registro calificado de relacionados con el producto.
maestrías. Ver listado maestro de 7,2,3. Comunicación con el cliente
Definición de la oferta. de registros. 7,5. Producción y prestación del servicio
programas 7,6. Dispositivos de seguimiento y
Definición semestral de la medición
programación académica 8,2. Seguimiento y medición
8,3. Control de producto No conforme
8,4. Análisis de datos
8,5. Mejora

MEDICIÓN

Consultar la matriz de indicadores donde se encuentran definidos los respectivos indicadores de gestión.
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo Javier Fandiño Lizarraga
01/12/2012
Se aclara el alcance del proceso Decano SAB
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Se ajustan y se agregan
procedimientos
10/04/2014 Se ajusta la codificación de los
Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán
procedimientos
Se agregan cuatro procedimientos. Viviana Mogollón / Camilo Rodríguez Alejandra Olarte
SAB-P07 Asistencia a eventos Fernández / Juan
académicos Manuel Espinosa
08/07/2015 SAB-P08 Actividades ELE-FOCALAE
SAB-P09 Fomento a la producción de
materiales didácticos ELE.
SAB-P10 Miércoles ELE.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 44 de 584

Fecha: 22/04/2016

Código: PR-MS-03
PROCESO DIVULGACIÓN EDITORIAL Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos académicos y científicos
OBJETIVO
exigidos por el instituto y por los entes de regulación externos.
Este proceso inicia desde la formulación y aprobación del plan editorial hasta la ejecución del
ALCANCE
mismo
RESPONSABLE Líder del proceso de gestión editorial
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Derechos de autor
Ley General de Educación- Ley 115 de 1994
N.A
Ley de Cultura-Ley 397 de 1997
Ley 182 de 1995- Reglamento de TV
Estándares Internacionales de Calidad Técnica
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS

PD-GE-01: Coordinación
del Comité Editorial
Investigadores Temas de PD-GE-02: Traducción Resultados de
Escritores investigación, temas PD-GE-03: Edición de investigación, Estudiantes,
Estudiantes de interés novedades, novedades en obras literarias, usuarios
PHVA
necesidades de coedición y reimpresiones internos y
Docentes memorias
publicación y PD-GE-04: Revista externos.
Otros indexada Impresiones y
Interesado en publicar divulgación reimpresiones
PD-GE-05: Página Web
PD-GE-06: Impresión
Linotipo Imprenta
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 45 de 584

Fecha: 22/04/2016

Patriótica, Impresión
Offset, Digital
PD-GE-07: Divulgación
Recursos Documentos Registros Requisitos
Humanos Administrativos, 7,1. Planeación de la realización de
financieros, infraestructura producto
física y tecnológica, 7,2. Procesos relacionados con el
bibliográficos y de medios cliente.
audiovisuales, equipo Plan de 7,2,1. Determinación de los
automotor. comunicación informe requisitos del producto
auditoría- 7,2,2. Revisión de los requisitos
Planes de relacionados con el producto
Ver listado maestro de documentos 7,2,3. Comunicación con el cliente
mejoramiento y
Documentos 7,5. Producción y prestación del
maestros- Políticas servicio
editoriales 7,6. Dispositivos de seguimiento y
medición
8,2. Seguimiento y medición
8,3. Control producto no conforme
8,4 Análisis de datos
8,5 Mejora
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores de Gestión
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 46 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se ajusta el objetivo Ricardo


01/12/2012 Se aclara el alcance del proceso Zoe Castro Bohórquez
Francisco Daza
Se ajustan nombres de procedimiento
Se realizan los ajustes a la numeración de los Cristian Armando Velandia Paola Gaitán
10/04/2014
procedimientos Mora Martínez
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 47 de 584

Fecha: 22/04/2016

Código: PR-MS-04
PROCESO DE BIBLIOTECA Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
OBJETIVO Realizar la adquisición, procesamiento técnico, préstamo e inventario del material bibliográfico del Instituto
ALCANCE Este proceso inicia desde la solicitud hasta el préstamo del material bibliográfico
RESPONSABLE Subdirector Administrativo y financiero / Líder de proceso de biblioteca
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 30 de 1992 (Artículo 108)


Decreto 2566 de 2003. (Artículo 10)
Lineamientos del consejo nacional de acreditación
N.A
Ley General de Educación – Ley 115 de 1994
Ley de Cultura – Ley 397 de 1997
Ley 182 de 995 – Reglamentación de TV
Estándares Internacionales de Calidad Técnica
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Resultados de BBT-P01: Adquisición de material PH
investigación, bibliográfico
obras literarias, BBT-P02: Préstamo de material
HV
memorias, bibliográfico
Investigadores Estudiantes,
ensayos BBT-P03: Inventario de material Servicio
Escritores HV usuarios internos y
editoriales, bibliográfico
Estudiantes Bibliográfico
noticias, externos
Docentes
solicitudes de
adquisición, BBT-P04: Procesamiento técnico de
H
material bibliográfico
consultas,
préstamos
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 48 de 584

Fecha: 22/04/2016

Humanos 7,1. Planeación de la realización


Administrativos de producto
Financieros 7,2. Procesos relacionados con el
Infraestructura cliente.
Física y Plan de 7,2,1. Determinación de los
tecnológica comunicación requisitos del producto
Bibliográficos y Informe de 7,2,2. Revisión de los requisitos
de medios auditoría relacionados con el producto
audiovisuales Planes de 7,2,3. Comunicación con el
Equipo mejoramiento Ver Listado Maestro de Registros cliente
automotor Registros y 7,5. Producción y prestación del
Documentos servicio
maestros 7,6. Dispositivos de seguimiento
Políticas y medición
editoriales 8,2. Seguimiento y medición
8,3. Control producto no
conforme
8,4 Análisis de datos
8,5 Mejora
MEDICIÓN
Consultar Matriz de Indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajustan nombres de procedimiento Zoe Castro Ricardo Franciso
01/01/2012 Se ajustan numerales de la norma Bohórquez Daza
Se ajustan códigos de procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Se ajustan codificaciones Cristian Armando Paola Gaitán


30/04/2014 Se ajustan nombres de procesos y procedimientos Velandia Mora
Se ajustan códigos de procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Página 50 de 584

Fecha: 22/04/2016

9.3 PROCESOS DE APOYO:

Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los
Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratégico, a través de unos procedimientos
establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al
área responsable de estos procesos. La entidad ha establecido cinco (5) Procesos de Apoyo,
los cuales se describen a continuación:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Tiene como objetivo controlar los recursos financieros y administrativos. Producir la


información adecuada para la toma de decisiones de la alta dirección y apoyar los
requerimientos de las diferentes dependencias o áreas. Responder con la información
solicitada por los entes de control. Ver caracterización en AP-01.

Los procedimientos relacionados al proceso de Gestión Financiera son:

TESORERIA
51. GF-01: Operaciones de recaudo y colocación de recursos.

CONTABILIDAD
52. GF-02: Ejercicio Contable

PRESUPUESTO
53. GF-03: Ejecución presupuestal

54. GF-04: Manejo Caja Menor

RECURSOS FÍSICOS

El Proceso de Recursos Físicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los
bienes y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, mantiene y conserva la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de
acuerdo con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de
facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales
establecidas. Ver caracterización en AP-02.

SUBPROCESO ALMACÉN

55. RF-AL-01: Ingresos de Almacén


56. RF-AL-02: Egresos de Almacén
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Página 51 de 584

Fecha: 22/04/2016

57. RF-AL-03: Egresos (Baja) de almacén de elementos devolutivos


58. RF-AL-04: Ingresos de Publicaciones
59. RF-AL-05: Toma física de Inventarios
60. RF-AL-06: Traslados de elementos

SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES

61. RF-SG-P07: Supervisión de servicios generales

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Establecer en el Instituto Caro y Cuervo las directrices que permitan aplicar eficiente eficaz
y efectivamente los procesos archivísticos de organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original; el ciclo vital y la normatividad archivística. Ver caracterización en AP-04.

Los procedimientos relacionados al proceso de Gestión Documental son:

62. GD-01: Elaboración y actualización de TRD


63. GD-02: Organización de archivos de gestión
64. GD-03: Transferencias documentales
65. GD-04: Recepción de documentos
66. GD-05: Tramite de documentos
67. GD-06: Conservación de documentos
68. GD-07: Eliminación de documentos

GESTIÓN CONTRACTUAL

El proceso de gestión contractual tiene como objetivo, adquirir los bienes y servicios
requeridos para el desarrollo y cumplimiento de la misión y operación de la entidad, a
través de la celebración de contratos y/o convenios, acorde el procedimiento previsto en la
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y hacer el seguimiento a
la ejecución de los mismos. Ver caracterización en AP-05.

Los procedimientos relacionados al proceso de Gestión Contractual se incluyen en el


manual de contratación versión 4.0

69. GC-01 Procedimiento contratación directa prestación de servicios


70. GC-02 Procedimiento contratos interadministrativos y-o convenios
71. GC-03 Procedimiento selección de mínima cuantía
72. GC-04 Procedimiento selección abreviada de menor cuantía
73. GC-05 Procedimiento selección abreviada por subasta inversa
74. GC-06 Procedimiento acuerdo marco de precios
75. GC-07 Procedimiento licitación pública
76. GC-08 Procedimiento concurso de méritos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Página 52 de 584

Fecha: 22/04/2016

77. GC-09 Procedimiento radicación de informe de actividades para contratos de


prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

GESTIÓN JURÍDICA

Asesorar y apoyar a la alta dirección del Instituto Caro y Cuervo, brindando soporte,
análisis y concepto jurídico, en todas las actuaciones asignadas, bien de naturaleza
administrativa o misional. Ver caracterización en AP-06.

Este proceso cuenta con los siguientes procedimientos:

78. GJ-01: Representación Judicial y extrajudicial


79. GJ-02: Emisión de conceptos
80. GJ-03: Proyección y firma de actos administrativos
81. GJ-04: Resolución de recursos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 53 de 584

Fecha: 22/04/2016

Código:PR-AP-01
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:4.1
Fecha: Julio de 2015
OBJETIVO Controlar los recursos financieros y administrativos. Producir la información adecuada para la toma de
decisiones de la alta dirección y apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o áreas.
Responder con la información solicitada por los entes de control.
ALCANCE Desde la programación presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentación de informes a los
entes de control internos y externos. Desde la planeación de las actividades hasta el desarrollo de las
mismas.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad del Grupo de gestión financiera
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Código civil. Código de comercio. Ley 80 de 1993 Estatuto de contratación de la
Nación, respectivas leyes y decretos reglamentarios. Decreto 111/96 Estatuto Manual de Contratación del ICC
general de presupuestos.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Registro
Gestión contractual
programación
mensual PAC Contabilidad
Presupuesto, contabilidad,
tesorería, planeación, Órdenes de pago. PAC Registros SIIF Control Interno
bancos, supervisores de aprobado. Soportes
Consignaciones Coordinación
contratos, Talento contables, contratos, TESORERÍA PHVA
Humano, Librería, Gestión consignaciones. Plan financiera
Programación
contractual, Seminario Adquisiciones, nómina.
Andrés Bello. pagos mensuales MHCP, Dirección,
Presupuesto
Transferencias
Órganos de control
Reporte de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 54 de 584

Fecha: 22/04/2016

Ingresos

TES

Constitución CxP
Obligaciones, Dirección (a),
Informes, libros Contaduría General
contables estados de la Nación, DIAN,
Tesorería, presupuesto, Nómina, órdenes de pago, financieros Secretaria Distrital
Todas las áreas de la plan de adquisiciones, CONTABILIDAD PHVA de Hacienda,
Entidad demás soportes contables Declaraciones Ministerio de
tributarias Hacienda,
presupuesto y
tesorería.
CDP, CRP,
informe de
ejecución
Presupuesto, supervisores Solicitud de certificado de
presupuestal, Compras, jurídica,
de contratos, contabilidad, disponibilidad presupuestal,
tesorería, planeación, Plan actos administrativos; PRESUPUESTO PHVA informes a órganos dirección,
de control. contabilidad,
de Adquisiciones, Gestión contratos, CRP, CDP,
órganos de control.
Contractual ejecución presupuestal.
Constitución de
Reserva
Presupuestal
Resolución de constitución Todas las Áreas del
Presupuesto, Contabilidad, Adquisición de
de la Caja Menor CDP, Manejo Caja Menor PHVA Instituto
Tesorería, bienes y servicios
CRP Giros, Reembolsos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 55 de 584

Fecha: 22/04/2016

Control Interno

Ministerio de
Hacienda
Recursos Documentos Registros Requisitos
Sistemas de información Reservas presupuestales Ver Listado Maestro de NTC-ISO 9001:2000 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
CDP-CRP Registros 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.53, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
Recurso humano 8.4, 8.5
Ejecuciones
Normatividad vigente presupuestales- PAC-
Órdenes de pago – Estados
financieros –– Pliegos ––
Contratos – Informes de
interventoría – Estudios
previos – Actas de inicio –
Actas de Liquidación – Paz
y Salvos – Ingresos a
Almacén – Facturas de
venta
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajustan el objetivo Auris Margarita Mendoza Ricardo Francisco
Se aclara el alcance del proceso Daza
Se ajustan nombres de procedimiento
Se modifican procedimientos involucrando
actividades que se realizan en el aplicativo SIIF
NACIÓN II.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 56 de 584

Fecha: 22/04/2016

26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos Cristian Armando Velandia Auris Margarita
Mora Mendoza
09/07/2015 Se actualiza el proceso Camilo Andrés Rodriguez Auris Margarita
Se incluye el procedimiento de Manejo Caja Menor Diaz Mendoza
Código:PR-AP-03
PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión:4.0
Fecha: Mayo de 2014
OBJETIVO Administrar el uso de los recursos físicos e informáticos del Instituto
ALCANCE Desde la adquisición, mantenimiento, reparación de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el
proceso de dar de baja de los elementos pertinentes. Desde la producción hasta la conservación o
eliminación de archivos.
RESPONSABLE Subdirección Administrativa y financiera, líderes de proceso de almacén-Sistemas archivo
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la
rama ejecutiva del poder público y en otras instituciones prestadoras de servicios
Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la
Norma técnica de calidad en la gestión pública
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Comprobante de
Todas las Necesidades Funcionarios y/o RF-AL-01: Ingresos
HVA ingresos Almacén
dependencias contratistas de Almacén
Inventarios
Supervisores de Comprobante de
Elementos y bienes adquiridos RF-AL-02: Egresos Todas las
contratos de H egresos de
por el instituto de Almacén dependencias
adquisición de bienes inventarios
Egreso del bien
RF-AL-03: Egresos
Inventario anterior, facturas, Traslado o baja del
(Baja) de almacén Almacén
Gestión editorial ingresos, egresos, bajas y HV bien.
de elementos Comité de bajas
traslados Reporte de
devolutivos
inventario
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 57 de 584

Fecha: 22/04/2016

Paz y salvo
Comprobante de
Gestión editorial RF-AL-04: Ingresos ingreso Gestión editorial
Publicaciones VA
Almacén de Publicaciones Registro de Almacén
publicaciones ICC
Egreso del bien.
Traslado o baja del Contabilidad
Todas las Inventario necesidades de RF-AL-05:Toma bien. Tesorería
VA
dependencias bienes física de Inventarios Reporte de Presupuesto
inventario Almacén
Paz y salvo
Inventarios RF-AL-06: Traslados Egreso del bien
Todas las áreas PHVA Almacén
Necesidades de bienes de elementos trasladado
RF-SG-P07: Servicios Todas las
Áreas del Instituto, Servicio de vigilancia
Supervisión de PHVA prestados dependencias
empresa contratada Servicio de aseo
servicios generales Informes Usuarios externos
Recursos Documentos Registros Requisitos
Infraestructura Soporte técnico e informático Ver Listado Maestro de NTCGP 1000:2004
Recursos físicos Plan de mantenimiento Registros 6.1 Provisión de los recursos
Personal preventivo y correctivo 6.3 Infraestructura
Manuales de seguridad 6.4 Ambiente de trabajo
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Ricardo Francisco
Se ajustan nombres de procedimientos Zoe Castro Bohórquez
Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 58 de 584

Fecha: 22/04/2016

26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia María del Rosario
proceso. Mora Barros
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 59 de 584

Fecha: 22/04/2016

Código:PR-AP-03
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión:4.1
Fecha: Abril de 2015
OBJETIVO Establecer en el Instituto Caro y Cuervo las directrices que permitan aplicar eficiente eficaz y efectivamente los
procesos archivísticos de organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original; el ciclo vital y la normatividad archivística.
ALCANCE Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan documentos relacionados
con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro de las metas y objetivos propuestos.
RESPONSABLE Grupo de Gestión Documental.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
 Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y
del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones
 Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública
 Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Manual de Organización de Archivos
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
 Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Programa de Gestión Documental
Proceso y se dictan otras disposiciones
 Decreto 2609 de 2012. Por la cual se reglamenta el Título V de la Ley
General de Archivos, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las entidades del estado.
 Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 60 de 584

Fecha: 22/04/2016

de los Archivos del Estado.


 Decreto 0106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Titulo VIII de la Ley
General de Archivos
 Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor
histórico al Archivo General de la Nación, a los Archivos Generales de los
entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y
se dictan otras disposiciones
 Decreto 2578 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8 y los literales 5
y 6 del artículo 12 del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las
transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo
General de la Nación y a los archivos generales territoriales.
 Decreto 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la Administración Pública.
 Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de
la Ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica y se dictan otras
disposiciones
 Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y la gestión.
 Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos
generales de la estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta
parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras
disposiciones.
 Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.
 Acuerdo AGN 002 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de
los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 61 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los


Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, presentación e implementación de
las tablas de retención y valoración documental.
 Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan
otras disposiciones
 Circular Externa AGN - 003 de 2015. Directrices para la elaboración de
Tablas de Retención Documental.
 Circular Externa AGN- 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo
procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el
marco de la iniciativa
 Circular Externa AGN-002 de 2012. Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental
 Circular Externa AGN-004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de
administración de archivos y gestión de documentos electrónicos
 Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Archivo General de Acuerdos GD-01: Actualización de PHVA Tablas de Áreas del Instituto Caro
la Nación instrumentos archivísticos Retención y Cuervo
Manuales Documental de
cada área Usuarios externos
según la caracterización
Cuadros de de usuarios 2.0 del
Instituto Caro y Cuervo
Clasificación
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Documental

Bancos
terminológicos

Áreas del Instituto Caro


Tablas de Retención GD-02: Organización de Inventarios y Cuervo
Todas las áreas HVA
Documental archivos de gestión Documentales
Gestión Documental
Áreas del Instituto Caro
Tablas de Retención GD-03: Transferencias Cronograma de y Cuervo
Todas las áreas PHVA
Documental documentales Transferencias
Gestión Documental
Comunicaciones GD-04: Recepción de HVA Planillas de Gestión Documental
externas documentos comunicaciones
enviadas Áreas del Instituto Caro
Todas las áreas y Cuervo
Planillas de
comunicaciones
recibidas
Planillas de Gestión Documental
comunicaciones
enviadas Áreas del Instituto Caro
Comunicaciones GD-05: Trámite de y Cuervo
Todas las áreas HVA
externas documentos Planillas de
comunicaciones
recibidas
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 63 de 584

Fecha: 22/04/2016

Gestión Documental
Tablas de Retención GD-06: Conservación de Banco de
Todas las áreas PHVA
Documental documentos imágenes

Contratista

Tablas de Retención GD-07: Eliminación de Actas de


Todas las áreas PHVA Gestión Documental
Documental documentos eliminación

Recursos Documentos Registros Requisitos


Infraestructura Ver Listado Maestro de Registros NTCGP 1000:2004
Manual de
Hardware y software Organización de 6.1 Provisión de los recursos
de gestión Archivos
documental 6.3 Infraestructura

Personal competente 6.4 Ambiente de trabajo


MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Se ajustan nombres de procedimientos Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia Nora Garzón Morales
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 64 de 584

Fecha: 22/04/2016

proceso. Mora
27/04/2015 Se ajusta el objetivo
Se ajusta el soporte legal y el soporte externo
Se ajusta el soporte legal interno Camilo Andrés Rodríguez
Nora Garzón Morales
Se ajustan nombres de procedimientos Díaz
Se ajustan los proveedores, las entradas, salidas y
usuarios de los procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 65 de 584

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Código:PR-AP-05
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL Versión:4.0
Fecha: Mayo de 2015
OBJETIVO Adquirir los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de la parte misional y funcionamiento de la
parte administrativa del Instituto, a través de la celebración de contratos y/o convenios, acorde con el
procedimiento previsto en el Estatuto General de la Contratación Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de
2007, Decreto 1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios sobre la materia); y hacer el seguimiento a
la ejecución de los mismos.
ALCANCE Inicia con las necesidad de bienes y servicios definidas en el plan de acción del Instituto, la prestación de
servicios generales, y la entrega del bien o la disposición para el uso del servicio requerido por las
unidades estructurales y o funcionales del instituto.
RESPONSABLE Grupo de gestión contractual, áreas que requieren la contratación, Grupo de gestión financiera.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Constitución Nacional, Ley 1437 de 2011, Estatuto General de la Contratación
Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012, Decreto 1510 de Manual de Contratación del ICC
2013 y demás decretos reglamentarios sobre la materia)
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Plan de Procedimientos para el adelanto de
Invitación pública, Contratistas
contratación. procesos de selección, elaboración,
aviso de
perfeccionamiento y legalización de
convocatoria, pliegos Áreas que
Estudios previos y contratos o convenios del Instituto
Áreas que requieren la de condiciones requieren la
documentos Caro y Cuervo
contratación (según se requiera) contratación
anexos.
HVA
Grupo de gestión PD-GC-01 PROCEDIMIENTO Supervisión
Certificado de CONTRATACIÓN Actas
financiera DIRECTA
Disponibilidad PRESTACIÓN DE SERVICIOS Contrato Grupo de
presupuestal.
gestión
PD-GC-02 PROCEDIMIENTO Acta de inicio (según financiera
Registro CONTRATOS
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 66 de 584

Fecha: 22/04/2016

presupuestal. INTERADMINISTRATIVOS Y-O se requiera)


CONVENIOS
Acta de aprobación
PD-GC-03 PROCEDIMIENTO de garantía(según se
SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA requiera)

PD-GC-04 PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN ABREVIADA DE
MENOR CUANTÍA

PD-GC-05 PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN ABREVIADA POR
SUBASTA INVERSA

PD-GC-06 PROCEDIMIENTO
ACUERDO MARCO DE PRECIOS

PD-GC-07 PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA

PD-GC-08 PROCEDIMIENTO
CONCURSO DE MÉRITOS
Contrato Procedimientos para la supervisión Otrosí (Adición y/o
durante la ejecución del contrato y prórroga)
Informes del la liquidación del mismo Áreas que
Contratista
contratista requieren la
HVA Actas de cesión contratación
Supervisor (Cuando se PD-GC-09 PROCEDIMIENTO
requiera) RADICACIÓN INFORME DE Acta de liquidación
ACTIVIDADES PARA
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 67 de 584

Fecha: 22/04/2016

Certificados de CONTRATOS DE PRESTACIÓN


supervisión y DE SERVICIOS PROFESIONALES
documentos Y DE APOYO A LA GESTIÓN
anexos (facturas,
aportes seguridad
social, certificación
parafiscales)

Conceptos
técnicos para
novedades de
adición, prórroga
(cuando se
presente la
novedad y se
apruebe)
Recursos Documentos Registros Requisitos
HUMANO: Actas Ver listado maestro de registros Constitución Nacional
Profesionales y
asistenciales del Grupo Formatos
de gestión contractual y
de las diferentes áreas Archivos virtuales Ley 1437 de 2011 Código de
con la necesidad de de la actividad Procedimiento Administrativo y de lo
adquirir bienes y contractual Contencioso Administrativo
servicios.

FÍSICOS:
Puestos de trabajo, Expedientes Estatuto General de la Contratación
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 68 de 584

Fecha: 22/04/2016

archivos, materiales y contractuales Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de


suministros. 2007, Decreto 019 de 2012, Decreto
1510 de 2013 y demás decretos
TECNOLÓGICOS:
reglamentarios sobre la materia)
Equipos de cómputo con
el software adecuado

Manejo de programas de
contratación pública.

Impresoras

Internet

Teléfonos

Fotocopiadoras

Escáner
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso Ricardo
Se ajustan nombres de procedimientos Zoe Castro Bohórquez Francisco
Se ajustan numerales de la norma Daza
Se incluyeron nuevos procedimientos
06/05/2015 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Camilo Andrés Rodriguez Fernando
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 69 de 584

Fecha: 22/04/2016

proceso. Diaz Cortes Riaño


Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 70 de 584

Fecha: 22/04/2016

Código:PR-AP-06
PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Versión: 4.1
Fecha: Junio de 2015
OBJETIVO Asesorar y apoyar a la alta dirección del Instituto Caro y Cuervo, brindando soporte, análisis y concepto jurídico,
en todas las actuaciones asignadas, bien de naturaleza administrativa o misional.
ALCANCE Desde la proyección y revisión de los actos administrativos de las diferentes áreas a ser suscritos por la
Dirección General, hasta la elaboración de conceptos jurídicos que garanticen la estabilidad legal del Instituto
Caro y Cuervo.
RESPONSABLE Asesor jurídico externo del Instituto
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(ley 1437 de 2011). Actos Administrativos suscritos por la Dirección
Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012) General vinculantes y vigentes.
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la
gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto 1227 de 2005; Decreto
4968 de 2007.
Ley general de educación (ley 30 de 1992)
Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 71 de 584

Fecha: 22/04/2016

Reglamentario del Sector Educación”.


Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único
Reglamentario del Sector Cultura”.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Expedientes, DG-GJ-01 Apoderado en sede Dirección
Entes externos sentencias, REPRESENTACIÓN HVA administrativa y
jurisprudencia, fallos JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL judicial Todas las áreas
Dirección y todas DG-GJ-02 EMISIÓN DE Dirección o áreas
Solicitud HVA Concepto jurídico
las dependencias CONCEPTOS solicitantes
Proyecto de Acto
Administrativo.
DG-GJ-03 PROYECCIÓN,
Dirección General Lineamientos Dirección REVISIÒN Y FIRMA DE HVA Revisión de Actos Dirección General
ACTOS ADMINISTRATIVOS Administrativos a
suscribir por la
Dirección General.
Dirección,
Expedientes, Fallo segunda Partes interesadas
Autoridades sentencias, DG-GJ-04 RESOLUCIÓN DE instancia
VA
judiciales jurisprudencia, fallos RECURSOS Autoridades
primera instancia Apelación judiciales
Procuraduría
Recursos Documentos Registros Requisitos
Sistemas de Actos administrativos Ver listado maestro de registros NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
información 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
Recursos humanos Conceptos jurídicos 8.4, 8.5.
Normatividad
vigente
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 72 de 584

Fecha: 22/04/2016

MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Ricardo Francisco
01/12/2012 Se ajustan nombres de procedimientos Ricardo Francisco Daza
Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia
26/05/2014
proceso. Mora
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso Oscar Javier
17/06/2015 Camilo Andrés Rodriguez Diaz
Se ajusta el soporte legal Fonseca Gómez
Se ajustan numerales de la norma
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y
MODELO ESTANDAR DE CONTROL Página 73 de 584
INTERNO
Fecha: 22/04/2016

9.4 PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN:

Los Procesos de control y evaluación permiten realizar seguimiento, análisis y evaluación de


los procesos, productos y/o servicios de la entidad, tendientes a garantizar el mejoramiento
continúo de la gestión institucional es el objetivo del Proceso de Control y Evaluación.

CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN: Promover el cumplimiento de las normas, planes,


programas y procesos a través del seguimiento, verificación y evaluación de las
actuaciones institucionales con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión de
la entidad. El Líder responsable del Proceso es Profesional Especializado de control
Interno. Ver caracterización en CE-01.

Los procedimientos relacionados al proceso de Control interno de gestión son:

82. CI-CE-59: Auditoría interna

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO: Investigar de manera integral para absolver o


sancionar en primera y segunda instancia los servidores públicos del Instituto Caro y
Cuervo, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes en materia disciplinaria,
cuando incurran en falta.

El procedimiento relacionado al proceso de Control interno disciplinario es:

83. CD-D-01: Procedimiento Disciplinario

ATENCIÓN AL CIUDADANO: Interactuar con la ciudadanía mediante medios y estrategias


establecidas para la participación ciudadana con el fin de satisfacer las necesidades de los
ciudadanos y grupos de interés de forma eficaz, eficiente y efectiva.

El procedimiento relacionado al proceso de Atención al ciudadano es:

84. AC - Procedimiento de atención al ciudadano


85. AC - Atención derechos de petición
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Código: PR-CE-01
PROCESO DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN Versión: 3.0
Fecha: Abril de 2016
OBJETIVO Verificar y evaluar permanentemente el sistema de control interno de la entidad, presentando a la Dirección
General los resultados de la evaluación de la gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan al
mejoramiento y optimización del sistema.
ALCANCE Comprende la programación, ejecución de los planes de auditoría, el seguimiento a la autoevaluación institucional
y la formulación de recomendaciones o hallazgos encaminados a la optimización del sistema de control interno
hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones implementadas.
RESPONSABLE Profesional especializado grupo de control interno
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ver Normograma institucional Sistema de Control Interno implementado en el ICC
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Congreso de la Programa anual de
Normatividad legal vigente P
República auditoría
P Plan de auditoría
Planes, programas, procesos Informe preliminar de
H-V Todos los procesos,
CI-CE-01: Auditoría auditoría
Informe definitivo de entes de control y
Todos los interna H
auditoria auditores externos
procesos Resultados de las auditorías
Planes de
de la calidad y de control
mejoramiento
interno recomendaciones V-A
Informes de
seguimiento
Recursos Documentos Registros Requisitos Políticas de
operación
Físicos Ver listado maestro de Actas de comité de 4.2.3 Control de
Humanos documentos procesos de coordinación del Sistema de documentos Manual Integrado de
Financieros monitoreo, control y Control Interno 5.6.2 Información de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016

Tecnológicos evaluación Programa anual de auditoría entrada para la Calidad y Operaciones


Manual Integrado de Calidad aprobado revisión (Por la
y Operaciones dirección)
Plan de auditoría por proceso o Actos administrativos
Mapa de riesgos tema auditado 8.2 Seguimiento y del ICC
Matriz de informes y Informe preliminar e informe medición
seguimientos de control definitivo de auditoría 8.4 Análisis de datos
interno 8.5 Mejora
Modulo control de
Planes de mejoramiento
evaluación y
seguimiento:
Informe de seguimiento a los Componentes
planes de mejoramiento Auditoría Interna y
Papeles de trabajo auditoría Planes de
mejoramiento

MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Johanna Londoño / Bibiana
06/04/2011 Se ajustan nombres de procedimientos Bibiana Quesada Mora
Quesada Mora
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia
26/05/2014 Paola Gaitán Martínez
proceso. Mora
Se elimina el procedimiento: PD-CI-CE-02 Atención José Daniel Quilaguy
21/04/2016 Camilo Andrés Rodriguez Díaz
requerimientos de organismos externos Bernal
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Página 76 de 584

Fecha: 22/04/2016

10. CARACTERIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 77 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.1 PROCESOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

10.1.1 Procedimientos de Planeación Institucional


PROCESO: Planeación
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento Estratégico
Institucional
PROCEDIMIENTO: Formulación Plan de Acción y/o Operativo Anual de Inversiones CÓDIGO: PD-PSIS-01
PRODUCTOS: Plan de Acción y/o Operativo Anual
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer las actividades para la formulación, del Plan de Acción anual del Instituto Caro y Cuervo para dar
cumplimiento a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional.
ALCANCE: El presente procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto que proponen sus respectivos planes de acción para la
aprobación de la Dirección General.
DEFINICIONES:
Plan de Acción: herramienta de planeación en donde se compilan los diferentes proyectos de inversión que planeados para la
vigencia. Incluye proyectos de las áreas misionales y de las áreas administrativas y de apoyo.
Banco de Proyectos: se enmarca en el artículo 27 de la Ley 152 del 15 de julio de 1994, como un instrumento de planificación que
se debe utilizar en la ejecución del Plan de Acción de la entidad.
Ficha plan de acción. Formato donde se incluyen las actividades, fechas, presupuestos que hacen parte de los diferentes
proyectos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional – Plan de Acción
CONDICIONES GENERALES:
Todas las áreas del Instituto deben formular el plan de acción que contiene las actividades, tareas y proyectos por realizar en cada
vigencia. Relacionar igualmente presupuesto y metas.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 78 de 584

Fecha: 22/04/2016

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
N° ÁREA CARGO
Solicitud a los
líderes de
proceso de la
información
INFORMACIÓN correspondiente
Área de
1 INICIAL DE LOS a los proyectos, N.A
planeación Líder de proceso Oficio
PROYECTOS planes,
estrategias
necesarios para
la siguiente
vigencia.
Diligenciamiento
y envío de
formatos para la
PREPARACIÓN
2 respectiva Cada Área N.A
DE PROYECTOS
revisión
por parte de
planeación
CONSOLIDACIÓN Se realiza un Subdirección
ICC-SIG-01 ACTA DE
3 DEL PLAN DE comité para Administrativa Líderes de Proceso N.A
REUNION
ACCIÓN revisar y aprobar y Financiera,
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 79 de 584

Fecha: 22/04/2016

el plan de acción Dirección, y


anual. Oficina
 Punto de Asesora de
control Planeación y
Sistemas
Se envía el plan
de acción
Oficina
SOCIALIZACIÓN consolidado a
Asesora de
4 DEL PLAN DE cada líder de Líder de Proceso N.A
Planeación y
ACCIÓN proceso para su
Sistemas
revisión y
observaciones
Publicar en el
sitio web de Oficina
PROYECCIÓN
Colombia Asesora de
5 DEL PLAN DE Profesional de Planeación www.colombiacompra.gov.co N.A
Compra Eficiente Planeación y
ADQUISICIONES
el Plan Anual de Sistemas
Adquisiciones
Se proyecta un
documento que
CONSOLIDACIÓN
incluye los Oficina
DEL PLAN DE
objetivos Asesora de Profesional de la oficina Asesora
6 ACCIÓN Y Plan de Acción N.A
estratégicos de Planeación y de Planeación
GESTIÓN DEL
la entidad, los Sistemas
INSTITUTO
proyectos y
programas,
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 80 de 584

Fecha: 22/04/2016

responsables,
presupuesto,
actividades y
seguimiento.
En el sitio web
institucional se
publica el plan
PUBLICACIÓN de acción y el
DEL PLAN DE plan de Oficina Profesional de la Oficina Asesora
7 N.A
ACCIÓN Y adquisiciones Asesora de de Planeación y Sistemas Sitio web
GESTIÓN consolidado Planeación
antes del 31 de
enero de cada
vigencia.
En el aplicativo
destinado para
tal fin se
ACTUALIZACIÓN actualizan las Oficina Líder de proceso (Fichas)
SISTEMAS DE fichas y los Asesora de
8 Plataforma del DNP
INFORMACIÓN indicadores Planeación y Profesional del área de Sistemas
DNP correspondientes Sistemas (Indicadores)
a los proyectos
de inversión del
Instituto.
Cada tres meses Oficina Líder de proceso (Fichas) Ficha de seguimiento al plan
9 SEGUIMIENTO N.A
se realiza Asesora de de acción y reporte SPI
Código: ICC-SIG-11
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seguimiento a Planeación y Profesional del área de Sistemas


los avances de Sistemas (Indicadores)
las actividades
propuestas por
cada
dependencia en
el Plan de
Acción
Se realiza un
reporte mensual
de los
indicadores del
SPI
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Tener en cuenta los plazos establecidos por los portales públicos de información
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Ricardo Francisco Daza Gamba
Castro Bohórquez
Septiembre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Profesional especializado líder de
Planeación y Sistemas proceso de Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Diana Paola Gaitán Martínez
Profesional contratista oficina de Profesional especializada líder de Marzo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas proceso de Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha:
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 82 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realizó la actualización de actividades y sus descripción para la versión 4.0 del Marzo de 2014
4.0
Manual Operativo de Calidad y Operaciones
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACION DEL PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Planeación Institucional


PROCEDIMIENTO: Formulación Plan Estratégico Institucional CÓDIGO:PD-PSIS-02
PRODUCTOS: Plan Estratégico Institucional
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Formular y actualizar el Plan Estratégico del Instituto Caro y Cuervo para orientar el desarrollo y políticas de la entidad
en el mediano y largo plazo
ALCANCE: Inicia con la recolección y análisis de la información que dé cuenta de la situación actual del Instituto frente a sus
funciones, competencias, misión y visión, en el contexto del sector y termina con la socialización a todos los funcionarios y
contratistas del Plan Estratégico.
DEFINICIONES:
PEI: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones del Instituto para definir las estrategias, metas y políticas que
conduzcan la organización al logro de sus objetivos institucionales a mediano y largo plazo, identificando nuevas oportunidades,
valorando riesgos, respondiendo a los cambios externo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatutos del Instituto
CONDICIONES GENERALES: El Plan Estratégico de Desarrollo debe ser revisado y ajustado en cada vigencia visto desde las
políticas sectoriales y al Plan Nacional de Desarrollo.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Diagnóstico
CONTEXTO
Caracterizar la realizado
ACTUAL
situación actual Director (a) y con la
DEFINIDO EN Dirección General y Área
1 interna, el Asesor de vinculación a N.A
LAS de planeación
contexto estratégico Planeación Planes
PRIORIDADES
del Instituto Sectoriales y
DEL GOBIERNO
Nacionales
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 84 de 584

Fecha: 22/04/2016

Elaborar
Propuestas
PLANES propuestas de los Todos los
2 Cada Área de planes N.A
ESTRATÉGICOS planes estratégicos Funcionarios
estratégicos
de las Áreas
Para el seguimiento
del Plan Estratégico
Sectorial, recopilar,
y reportar
trimestralmente a la
SEGUIMIENTO A Oficina Asesora de Responsable
Oficina Asesora de
3 PLANES Planeación los de
planeación y Sistemas
ESTRATÉGICO avances de gestión Planeación
y resultados de las
metas de acuerdo
con los indicadores
 Punto de
control
Se reciben
Miembros del
observaciones al
Comité de desarrollo Comité de
4 OBSERVACIONES documento N.A N.A
administrativo desarrollo
preliminar de Plan
administrativo
Estratégico
Incluir las Responsable
Oficina Asesora de
5 AJUSTES observaciones de N.A N.A
planeación y Sistemas
aprobadas Planeación
Consolidar Responsable
CONSOLIDACIÓN Oficina Asesora de
6 documento Final de de N.A N.A
DE DOCUMENTO planeación y Sistemas
Plan Estratégico Planeación
7 APROBACIÓN Aprobación por Comité de desarrollo Miembros del Plan N.A
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 85 de 584

Fecha: 22/04/2016

parte del comité de administrativo Comité de Estratégico


desarrollo desarrollo Institucional
administrativo administrativo
Socializar el Plan Responsable
Oficina Asesora de
8 SOCIALIZACIÓN Estratégico de de N.A www.caroycuervo.gov.co
Planeación y Sistemas
Desarrollo Planeación
Realizar
seguimiento Anual
SEGUIMIENTO A al Planes
Oficina Asesora de Líder de
9 PLANES Estratégico N.A N.A
Planeación y Sistemas Proceso
ESTRATÉGICO Institucional
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Tener en cuenta los plazos establecidos por los portales públicos de información
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez – Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco
Daza Gamba
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas y Líder de proceso de Septiembre de 2012
Profesional de planta oficina de Planeación y Sistemas Planeación y
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán
Martínez Marzo de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Líder de proceso de
Planeación y
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 86 de 584

Fecha: 22/04/2016

4.0 Se modifica la codificación del procedimiento Marzo de 2014


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 87 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.1.2 Subproceso Sistemas


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento estratégico PROCESO: Planeación Institucional y Sistemas
PROCEDIMIENTO: Adquisición de Hardware y Software CÓDIGO: PD-PSIS-11
PRODUCTOS: Suplir las necesidades de hardware y software del Instituto.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar acompañamiento y apoyo técnico para la adquisición de software y hardware.
ALCANCE: Desde la identificación de la necesidad hasta la puesta en marcha del software y Hardware
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación, manejo de software y hardware y plan de adquisiciones
CONDICIONES GENERALES: La adquisición de software y hardware debe ajustarse a lo plasmado en el plan de compras de la
vigencia.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Todas Corre
Se reciben los requerimientos por parte de las o
IDENTIFICACIÓN DE Profesionales del Formulario
1 las dependencias. depende electr
LA NECESIDAD área de Sistemas de Solicitud
ncias ónico
Sistemas .
Se solicita a almacén si el requerimiento está Responsable de
en el inventario y se puede suministrar ( Almacén Almacén y
SE REVISA LA Correo
2 continua al paso 5), si no se evalúa la y Profesionales del N.A
EXISTENCIA electrónico.
adquisición ajustado al plan de compras Sistemas área de
 Punto de control Sistemas.
VIABILIDAD E Se viabiliza la necesidad presupuestal y Planeaci Jefe de Plan de
3 N.A
INCLUSIÓN EN EL técnica del requerimiento. De ser aprobado ón y Planeación y adquisiciones
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 88 de 584

Fecha: 22/04/2016

PLAN DE COMPRAS se incluye en el plan de adquisiciones de la Sistemas Responsable del .


vigencia. área de Sistemas
Profesional de
Se surte el procedimiento de adquisición de Área de
contratación.
4 ADQUISICIÓN los elementos incluidos en el plan de contratac Contrato N.A
Profesional de
compras. ión.
sistemas.
Verificar que equipos y software funcionen y
cumplan con las especificaciones técnicas
Check list
requeridas, si funciona entra a almacén sino Área de Asistentes de
5 PERITAJE TÉCNICO Acta de N.A
se comunica al proveedor. Sistemas sistemas
recibido
 Punto de control
Si el bien solicitado es para uso de la sede
ENVÍO DE Casa Cuervo se envía al almacén los
Área de Profesional de
ELEMENTOS documentos soportes del recibido para dar Contrato o
sistemas sistemas
ADQUIRIDOS AL ingreso al inventario. factura.
6 SAFI
ALMACÉN PARA Acta de
Área de Encargado del
INGRESO AL Si el bien solicitado es para uso en la sede recibido
almacén almacén.
INVENTARIO Yerbabuena se envía al almacén con los
soportes respectivos.
Aplic
ativo
Realizar la instalación y configuración Profesionales o de
INSTALACIÓN Y Área de Solicitud de
7 respectiva de los equipos en el puesto de técnicos de sopor
CONFIGURACIÓN. sistemas la instalación.
trabajo. sistemas. te
técni
co.
NOTIFICACIÓN DE LA Se envía al solicitante de la instalación la Área de Profesionales o
8 Notificación.
REALIZACIÓN DE LA notificación del proceso. sistemas técnicos de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 89 de 584

Fecha: 22/04/2016

INSTALACIÓN. sistemas.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Paola Gaitán Martínez-
Myriam Ruth Galvis
Nombre Fredy Rey Camacho-
Ricardo Francisco Daza Gamba
Jean Paul Granados Noviembre de 2012
Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación
Cargo
Sistemas y Sistemas

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez


Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación 25 Abril de 2014
Cargo
Sistemas y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se modifica la codificación del procedimiento 25 Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 90 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento estratégico PROCESO: Planeación Institucional y Sistemas


PROCEDIMIENTO: Soporte técnico a usuarios finales CÓDIGO: PD-PSIS-12
PRODUCTOS: Solución a los requerimientos.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Atender requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto a problemas técnicos de hardware y software
ALCANCE: Desde el requerimiento del funcionario hasta la solución del mismo
DEFINICIONES:
Escalamiento. Cuando el área no cuenta con las herramientas suficientes, las solicitudes se envían a los proveedores o demás
instancias que puedan intervenir en la solución de los inconvenientes de hardware.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y Manejo Software y hardware
CONDICIONES GENERALES:
Los usuarios de los equipos deben hacer uso adecuado de estas herramientas con el fin de no generar inconvenientes por mal uso,
deben ceñirse a los parámetros de seguridad y manejo dispuestos por el equipo de sistemas con el fin de evitar perjuicios en el
hardware y software.
Las solicitudes de servicio técnico deben hacerse a través del aplicativo diseñado para tal fin, de lo contrario las solicitudes no serán
atendidas.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Se recibe la solicitud de la dependencia Todas las Solicitante. Solicitud Aplicativ
a través del aplicativo de soporte áreas. o de
1 RECEPCIÓN técnico. Profesional y soporte
técnicos de técnico.
sistemas.
VALORACIÓN Y Se valora si el requerimiento necesita ir Área de Profesionales N.A N.A
2
CLASIFICACIÓN al puesto de trabajo o por asistencia sistemas y técnicos de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 91 de 584

Fecha: 22/04/2016

remota sistemas.
El profesional o técnico del área de Área de Profesionales N.A N.A
EN EL PUESTO DE sistemas se desplaza al puesto de sistemas y técnicos de
3
TRABAJO trabajo verifica el requerimiento y sistemas.
procede a su solución
De acuerdo con la valoración dada, el Área de Profesionales N.A N.A
requerimiento se soluciona a través del sistemas y técnicos de
4 ASISTENCIA REMOTA
aplicativo remoto. sistemas.

Si la solicitud se atendió efectivamente Área de Profesionales Reporte del N.A


se cierra. Si la solicitud no se puede sistemas y técnicos de aplicativo.
CIERRE
5 atender inmediatamente se realiza el sistemas.
REQUERIMIENTO
escalamiento de ésta.
 Punto de control
Cuando los equipos se encuentran en Área de Profesionales Hoja de vida N.A
garantía y requieren cambio de sistemas. y técnicos de del equipo.
ESCALAMIENTO DE repuestos, o en caso de que la garantía sistemas. Correo
6
SOLICITUDES. haya vencido la solicitud se remite al Proveedores electrónico
contratista que suministra las partes.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes repetitivas el área de sistemas realiza
capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados. Las observaciones realizadas por los profesionales y técnicos de
sistemas deben ser implementadas por los usuarios para evitar repetición en los procesos y demoras en la atención de las demás
solicitudes.

Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas por todos los usuarios y deben
implementarse los procedimientos especificados para solucionar inconvenientes simples.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 92 de 584

Fecha: 22/04/2016

Paola Gaitán Martínez-


Myriam Ruth Galvis
Nombre Fredy Rey Camacho-
Ricardo Francisco Daza Gamba
Jean Paul Granados Noviembre de 2012
Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación
Cargo
Sistemas y Sistemas

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez 12 de Febrero de


Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación 2014
Sistemas y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se modifica la codificación del procedimiento 25 Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 93 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento estratégico PROCESO: Planeación Institucional y Sistemas


PROCEDIMIENTO: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo. CÓDIGO: PD-PSIS-13
PRODUCTOS: Backup, Antivirus existente funcionando, plan de mantenimiento preventivo y correctivo de software y hardware.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Asegurar la información y el correcto funcionamiento de los equipos para mantener la continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la configuración de scripts y actualización de parches de seguridad, hasta el correcto funcionamiento de las
estaciones de trabajo.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades, respaldo de las bases de datos de las
diferentes aplicaciones.
Medios extraíbles: cintas de seguridad.
Script: Parametrización lógica basada en DOS.
Parches de seguridad: Liberación de actualizaciones de los sistemas operativos instalados en las estaciones de trabajo y software
en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para la creación y configuración de Scripts. Identificación de usuarios para el respaldo
selectivo (Documentos, imágenes, archivos de sonido, videos).
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información debe ser periódica e implementar todos los mecanismos que estén al
alcance para evitar la pérdida de información sensible para el Instituto, asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Se realiza la instalación del antivirus y se Correo
Profesionales
INSTALACIÓN verifica firmas de actualizaciones Área de electrónico y
1 y técnicos N.A
DE ANTIVIRUS sistemas matriz de
información.
2 ACTUALIZACIÓ Se actualizan los parches de seguridad Área de Profesionales Correo Servidor
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 94 de 584

Fecha: 22/04/2016

N DE PARCHES mediante el servidor de actualizaciones sistemas y técnicos electrónico y WSUS


DE SEGURIDAD (WSUS) o de manera manual. matriz de
información.
DESINFECCIÓN El antivirus realiza la desinfección de Consola de
Informes de
3 AUTOMÁTICA archivos en tiempo real y de manera N.A N.A administració
antivirus.
DE ARCHIVOS automática. n
El antivirus envía mensajes de alerta a la
consola de administración, si el archivo no Reportes de
REPORTAR fue desinfectado, el área de sistemas debe la consola de
PROBLEMAS DE informar esta anomalía a los administració
Consola de
RECONOCIMIEN administradores de la firma de antivirus Área de n de
4 Profesionales administració
TO DE NUEVAS para que esta variante de virus nueva sea sistemas. antivirus,
n.
VARIANTES DE reportada a los desarrolladores de las correo
VIRUS. vacunas, para la posterior actualización de electrónico y
las bases de datos. firmas
 Punto de control
Se realiza el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de cómputo,
escáneres e impresoras.
El mantenimiento preventivo y correctivo de Profesionales
MANTENIMIENT
las impresoras y los escáneres, se lleva a Área de , técnicos y Informes de
5 O DE EQUIPOS N.A
cabo por la empresa contratista, con la sistemas empresa actividades.
DE CÓMPUTO
supervisión del área de sistemas. La Contratista.
empresa contratista debe suministrar los
repuestos de los equipos de cómputo en
general.
COPIAS DE El sistema automatizado en RAID 1 Todos las Unidad F en Servidor de
Todos los
6 SEGURIDAD (configuración de dos discos duros que Dependen el equipo copias de
Funcionarios
AUTOMATIZADA generan copias idénticas), envía un cias. servidor seguridad.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 95 de 584

Fecha: 22/04/2016

S mensaje de alerta a los usuarios para


informar el día en que se copiara la
información en el servidor dispuesto para
ello.
 Punto de control
La oficina de sistemas procede a copiar
COPIA EN toda la información generada por el sistema Profesionales Servidor de
Área de Tape Back
7 MEDIOS de copia automatizada en el disco del y técnicos copias de
sistemas up
EXTRAÍBLES servidor al Tape Backup con capacidad de seguridad.
120 Gb.
Las cintas de respaldo se envían al área de Comunicado
a archivo en la sede de Yerbabuena para Profesionales, enviando
Área de
que sean almacenadas bajo las condiciones técnicos, Tape Servidor de
ENVÍO DE sistemas y
8 de almacenamiento adoptadas por esta y encargado Backup, copias de
CINTAS área de
área. del área de Tablas de seguridad.
archivo
 Punto de control archivo. retención
Documental
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Hacer revisiones periódicas en cada uno de los equipos para verificar que el
proceso se esté ejecutando correctamente.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Paola Gaitán Martínez-
Myriam Ruth Galvis
Nombre Fredy Rey Camacho-
Ricardo Francisco Daza Gamba
Jean Paul Granados Noviembre de 2012
Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación
Cargo
Sistemas y Sistemas

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 96 de 584

Fecha: 22/04/2016

Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación


Sistemas y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se modifica la codificación del procedimiento 25 Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 97 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento estratégico PROCESO: Planeación Institucional y Sistemas


PROCEDIMIENTO: Soporte técnico a la infraestructura. CÓDIGO: PD-PSIS-14
PRODUCTOS: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener el correcto funcionamiento de los servidores y la red WLAN de la intranet del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Desde el mantenimiento preventivo de los equipos, hasta la restauración de los mismos.
DEFINICIONES:
WLAN: Red inalámbrica de área local, para el uso de recursos compartidos, servicios de internet, y servicios cliente servidor.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general, para evitar paradas
inesperadas.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general, para corregir daños que
requieren el reemplazo de partes o el reemplazo de la misma máquina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Hojas de vida de los equipos servidores, información sobre la configuración de accespoint y
firewall.
CONDICIONES GENERALES: Mantener en pleno funcionamiento los servicios de la intranet.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Se realiza un mantenimiento Área de Profesionales, y Correo Correo
preventivo cada tres (3) meses, sistemas, y técnicos del área electrónico, electrónico y
realizando limpieza y ajuste de empresa de sistemas. reporte del aplicativo de
MANTENIMIENTO todos los elementos que contratista aplicativo de mesa de
1
PREVENTIVO componen el equipo de cómputo y mesa de ayuda
sus periféricos. ayuda, e
informe de
 Punto de control actividades
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 98 de 584

Fecha: 22/04/2016

de la
empresa
contratista.
El mantenimiento correctivo se Área de Profesionales y Correo Correo
realiza cada vez que se requiere, sistemas, y técnicos del área electrónico, electrónico y
ya sea por una parada inesperada empresa de sistemas. reporte del aplicativo de
o por el desgaste de suministros. contratista. aplicativo de mesa de
mesa de ayuda
MANTENIMIENTO
2 ayuda, e
CORRECTIVO
informe de
actividades
de la
empresa
contratista.
Realizar los ajustes requeridos Área de Profesionales del Hoja de vida Consolas de
para mantener en línea los sistemas. área de sistemas. de administració
servicios ofrecidos por servidores, n de Firewall,
determinado servidor. manuales de equipos
configuración cliente
CONFIGURACIÓN , servidor.
3
DE SERVIDORES configuracion
es de
Firewall,
registro de
dominios
públicos
CONFIGURACIÓN Habilitar puntos de red en nuevos Área de Profesionales del Matriz de Consola de
DE PUNTOS DE puestos de trabajo. sistemas. área de sistemas. información. administració
4
ACCESO A LA n de los
RED INTRANET. accespoint.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 99 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realiza la actualización de Área de Profesionales del Informes de Servicios


MANTENIMIENTO contenido y la carga de sistemas área de sistemas. actividades. Web.
5 DE LOS SITIOS información en los sitios web de la
WEB entidad.
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Las áreas que requieren la publicación de servicios deben informar al área de
sistemas con anticipación sobre estas necesidades para evitar contratiempos y expectativas que retrasen el alcance de objetivos.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Myriam Ruth Galvis
Paola Gaitán Martínez- Fredy Rey Camacho- Jean Paul
Nombre Ricardo Francisco Daza
Granados.
Gamba Noviembre de 2012
Líder de proceso de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez


Líder de proceso de Abril de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se modifica la codificación del procedimiento 25 Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 100 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento estratégico PROCESO: Planeación Institucional y Sistemas


PROCEDIMIENTO: Administración de servidores CÓDIGO: PD-PSIS-15
PRODUCTOS: Backup, Informe acerca de la información del software y hardware instalado en los servidores, Plan de mejoramiento
continuo, Manuales de instalación y configuración del software instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos
instalados en los servidores.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Asegurar el servicio, la información y el correcto funcionamiento de los servidores para mantener la continuidad del
negocio.
ALCANCE: Desde la instalación y configuración del sistema operativo y los aplicativos en los servidores hasta la configuración en el
firewall para poder publicar los servicios web.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades, respaldo de las bases de datos de las
diferentes aplicaciones.
Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos
necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados
hardware.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos,
electromecánicos y mecánicos.1 Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado;
contrariamente, el soporte lógico es intangible y es llamado software.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y configuración del software instalado en los servidores y Manual de
Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información de los servidores debe ser periódica y cada servidor y para cada
aplicativo instalado se deberá crear el respectivo manual de referencia, asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 INSTALACIÓN DE Se realiza la instalación del sistema Área de Profesionales Informe BELARC
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 101 de 584

Fecha: 22/04/2016

SISTEMA operativo y se verifica firmas de sistemas del área de acerca del


OPERATIVO actualizaciones sistemas. sistema
operativo
instalado.
Se realiza la instalación del Hardware Área de Profesionales Informe BELARC
requerido en los servidores sistemas del área de acerca de la
INSTALACIÓN DE
2 sistemas. información
HARDWARE
del software
instalado.
Se realiza la instalación del Software o Área de Profesionales Informe BELARC
aplicativos requeridos en los servidores. sistemas del área de acerca de la
INSTALACIÓN DE
3 sistemas. información
SOFTWARE
del software
instalado.
Se realiza la actualización del sistema Área de Profesionales Reportes de Consola de
operativo y de las firmas del antivirus si el sistemas. del área de la consola de administració
ACTUALIZACIÓN
servidor lo tiene. Además se realiza sistemas. administració n.
4 DE PARCHES DE
verificación del firewall nativo del servidor. n del servidor
SEGURIDAD
y del
 Punto de control antivirus.
Después de verificar manuales en internet Área de Profesionales Manuales Documentació
MANUALES DE
y en la documentación propia del sistemas del área de creados. n propia del
INSTALACIÓN Y
fabricante se procede a realizar la sistemas. fabricante del
5 CONFIGURACIÓN
instalación junto con los respectivos sistema
DEL SOFTWARE
manuales. operativo.
INSTALADO
 Punto de control
MANUAL DE Después de investigar acerca de los Área de Profesionales Manuales N.A
6 MANEJO DE LOS manuales existentes del aplicativo y sistemas del área de creados.
APLICATIVOS realizar las configuraciones pertinentes, se sistemas.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 102 de 584

Fecha: 22/04/2016

INSTALADOS procede a realizar los manuales de estas


configuraciones.
En el último trimestre del año se revisa Área de Profesionales Plan de N.A
los proyectos del actual año, se analiza sistemas del área de mejoramiento
los resultados de esto y teniendo en sistemas. para el año
PLAN DE
cuentas las futuras y actuales siguiente.
7 MEJORAMIENTO
necesidades de cada área del instituto se
CONTINUO
procede a realizar el Plan de
mejoramiento para el año siguiente.
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Capacitaciones en los aplicativos instalados en el Instituto y un sistema donde
cada área comunique al área de sistemas sus necesidades actuales y futuras.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Paola Gaitán Martínez- Fredy Rey Camacho- Jean Myriam Ruth Galvis
Nombre
Paul Granados. Ricardo Francisco Daza Gamba
Noviembre de 2012
Profesional contratista oficina de Planeación y Myriam Ruth Galvis
Cargo Ricardo Francisco Daza Gamba
Sistemas
Líder de proceso de Planeación
Nombre Cristian Armando Velandia Mora
y Sistemas Abril de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Paola Gaitán Martínez
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Líder de proceso de Planeación y
Sistemas
4.0 Se modifica la codificación del procedimiento 25 Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 103 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.1.3 Procedimientos de Sistema Integrado de Gestión


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCESO: Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO: Procedimiento de elaboración y control de documentos CÓDIGO: PD-SIG-01
PRODUCTOS: Listado maestro de documentos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización y retiro por obsoletos, de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión del
Instituto Caro y Cuervo (ver “Listado Maestro de Documentos”); así como para los documentos externos al Instituto que requieren control de
su distribución.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Aprobación: Aceptación a un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema
Integrado de Gestión.
Caracterización de proceso: Documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo,
alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.
Cliente: Organización, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o servicio.
Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular.
Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las
actualizaciones que se realicen.
Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de información. Estas
copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.
Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación.
Documento: Información y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de
origen externo; entre otros).
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y
procedimientos del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Caro y Cuervo. Entre los documentos externos se pueden considerar normas,
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códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.


Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción.
Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema específico.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas.
Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del Instituto Caro y Cuervo.
Manual Integrado de Calidad y Operaciones: Es el documento que describe en forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye
entre otros la política integrada del sistema y el alcance del mismo.
Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.
Política: Documento que define directrices.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan,
como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.
Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a
emplear para alcanzar dichos propósitos.
Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión,
para alcanzar unos objetivos establecidos.
SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del Instituto Caro y Cuervo, para orientar y
fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen.
Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno
(1.0), para la segunda versión correspondería al número dos (2.0).
CONDICIONES GENERALES:
La producción documental está organizada según lo dispuesto en el proceso Gestión Documental hace y respeta la normatividad
archivística emanada del Archivo General de la Nación.
Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del Sistema Integrado de Gestión como: correcciones de ortografía o de
redacción se podrán realizar sin que ello implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de
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modificación, ni la recolección de firmas.

Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el sitio web del Sistema Integrado de Gestión
del Instituto Caro y Cuervo. Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la responsabilidad
del uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público.

Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre-impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias del
formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se
trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el
Normograma.

En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en
la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG debe realizarse en el sitio web del Instituto, por lo tanto NO se debe realizar
la impresión de los mismos, salvo los formatos.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Todo servidor público
IDENTIFICAR puede manifestar a su jefe
NECESIDAD DE o responsable del
CREAR, proceso, los Todos los
Todos las áreas
1 MODIFICAR O requerimientos de servidores públicos Correo electrónico
RETIRAR elaboración, modificación
DOCUMENTO. o retiro de documentos del
Sistema Integrado de
Gestión.
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Analizar la viabilidad de
creación, modificación,
anulación o retiro de
documentos. Si el análisis
de la necesidad avala la
ICC-SIG-02
solicitud, esta se consigna
SOLICITUD DE
EVALUAR LAS en el formato (ICC-SIG-02
Responsable del CREACION,
NECESIDADES SOLICITUD DE
2 Todas las áreas proceso MODIFICACION
PRESENTADAS CREACION,
O ANULACION
MODIFICACION O
DE
ANULACION DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS),
justificando la solicitud; y
se envía al responsable
del proceso de
Administración del SIG
Recibe formato de
Solicitud para crear,
modificar o retirar
documento, evalúa la Profesional
ICC-SIG-02
AUTORIZAR LA pertinencia del Contratista de
SOLICITUD DE
ELABORACIÓN, requerimiento a la luz del Oficina Asesora de
Oficina Asesora de CREACION,
MODIFICACIÓN O cumplimiento de los Planeación y
3 Planeación y Sistemas MODIFICACION
RETIRO DE requisitos legales, de las Sistemas
O ANULACION
DOCUMENTOS normas soporte del SIG y coordinador del
DE
de su impacto con el SIG.
DOCUMENTOS
Sistema Integrado de
Gestión en general.
Si es avalado da
respuesta al responsable
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del proceso.
Continúa actividad 4.
Si no es avalado, incluye
la respectiva justificación.
Fin del procedimiento.
Si es una anulación o
retiro de obsoleto continúa
en la actividad 15.
En el caso de referirse a
documento externo
continua con la actividad
16.

El responsable de la
elaboración o modificación
del documento, lo elabora
o modifica según
corresponda. “Estructura y
Profesional
formatos de presentación
Contratista de
de los documentos del
ELABORAR O Oficina Asesora de Documento
Sistema Integrado de Oficina Asesora de
MODIFICAR LOS Planeación y Preliminar (medio
4 Gestión”. Planeación y Sistemas
DOCUMENTOS Sistemas electrónico)
El responsable de elaborar
coordinador del
o modificar el documento
SIG.
evalúa si hay otras
dependencias
involucradas con la
actividad ó si afecta otros
procesos, a fin de
garantizar la participación
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de sus responsables en la
elaboración y/o ajuste del
documento y hace un
levantamiento preliminar
de la información.
Si es una modificación se
registran en la sección
“control de cambios”, las
modificaciones
significativas.
Se identifican los
requisitos legales,
organizacionales o del
cliente específicos
aplicables a la elaboración
o modificación del
documento en estudio.
Una vez elaborado y/o
ajustado el documento, se
envía al responsable de su
revisión.
Revisar si el documento
Profesional
está acorde con las
Contratista de
directrices establecidas en Documento
Oficina Asesora de
REVISAR EL el Sistema Integrado de Preliminar
Oficina asesora de Planeación y
5 DOCUMENTO. Gestión, en la revisado (medio
planeación y sistemas Sistemas
normatividad vigente. electrónico)
coordinador del
Si no cumple se devuelve
SIG.
a la Actividad 4 a quien lo
elaboró para que realice
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los ajustes requeridos.


Se envía el documento al
coordinador del SIG para
su codificación.

Se revisa que el
documento cumpla con los
aspectos formales Profesional
establecidos en el Contratista de
presente documento. Se Oficina Asesora de
asigna el código, número
CODIFICAR EL de versión y fecha de Oficina asesora de Planeación y Documento
6 DOCUMENTO. acuerdo con las directrices planeación y sistemas Sistemas codificado
establecidas. coordinador del
Los códigos se asignan de SIG.
acuerdo con lo establecido
por el grupo de Gestión
documental. Utilización
codificación dependencias
del Instituto
¿El documento requiere Sitio web
acto administrativo para su
aprobación? Aprobación y
IDENTIFICAR SI
Revisión de documentos Oficina Asesora de
EL DOCUMENTO
7 del SIG vaya a la Planeación y Sistemas
REQUIERE ACTO
actividad 8.
ADMINISTRATIVO
Si no requiere acto
administrativo vaya a la
actividad 9
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Profesional
Contratista de
Se elabora acto
Oficina Asesora de
GESTIONAR administrativo para Oficina Asesora de Planeación y
ACTO aprobar el documento, se
planeación y Sistemas Acto
ADMINISTRATIVO solicita revisión jurídica.
8 sistemas/Jurídica/Dirección coordinador del administrativo
DE APROBACIÓN Se firma el acto
general SIG.
DE DOCUMENTO. administrativo. Va a la
/ Apoderada
actividad 9 para terminar
judicial Oficina
el trámite de aprobación.
Jurídica/

Profesional
El documento es aprobado Contratista de
y adoptado con las firmas Oficina Asesora de
correspondientes en la Planeación y
Oficina Asesora de
sección control de Sistemas
documentos. planeación y Documento
APROBAR EL coordinador del
9 Remitir documento al sistemas/Jurídica/Dirección firmado
DOCUMENTO SIG.
profesional de calidad general Responsable de la
para gestionar su Aprobación,
publicación. documentos del
SIG.

Profesional
Se actualiza el Listado Contratista de
ACTUALIZAR Listado Maestro
Maestro de Documentos Oficina Asesora de Oficina Asesora de
LISTADO de documentos
10 con el nuevo documento o planeación y sistemas Planeación y
MAESTRO DE actualizado
con la información del Sistemas
DOCUMENTOS.
documento modificado coordinador del
SIG.
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El documento original con


las firmas de los
responsables de su
elaboración, revisión y
aprobación se mantendrá
bajo custodia en el archivo
de gestión de la Oficina
Profesional
Asesora de Planeación.
Contratista de
No se mantendrán otras
ARCHIVAR Oficina Asesora de Oficina Asesora de
copias físicas del
11 DOCUMENTO planeación y sistemas Planeación y N.A
documento en
Sistemas
cumplimiento de los
coordinador del
lineamientos de la política
SIG.
“cero papel en la
administración pública”
De igual manera se
archivan en medio
electrónico, los archivos
fuentes del documento y el
archivo original escaneado
Una vez el documento se
Responsable Documento
PUBLICAR EL apruebe, se publica en el Grupo de comunicaciones
Proceso publicado en el
12 DOCUMENTO sitio web (Intranet del y prensa Comunicación sitio web
SIG).
Institucional determinado
Comunicar al responsable Profesional
DISTRIBUIR Y del proceso que realizó la Contratista de
Todas las áreas Correo electrónico
13 DIVULGAR solicitud, la publicación del Oficina Asesora de
documento. Planeación y
Identificar el personal Sistemas
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relacionado con el coordinador del


documento e informar vía SIG.
correo electrónico, los
cambios o modificaciones
en el mismo, así como si Líderes de proceso
se trata de una creación.
Hacer la divulgación de los
documentos en su
dependencia de trabajo
para asegurar su
entendimiento,
comprensión e
implementación inmediata,
e informar la localización o
ruta de acceso donde
pueden consultar el
documento.
En el caso de que el
documento genere gran
impacto en el SIG, se
puede considerar
fortalecer su divulgación
con una campaña que se
soporta en el
procedimiento de
comunicación interna.
Se hace la actualización Profesional Listado Maestro
RETIRAR EL Oficina Asesora de
en el Listado Maestro de Contratista de de documentos
14 DOCUMENTO Planeación y Sistemas
Documentos, se Oficina Asesora de actualizado
OBSOLETO
descargan los documentos Planeación y
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anulados u obsoletos del Sistemas


sitio web del SIG y al coordinador del
documento físico se le SIG.
imprime un sello OBSOLETO.
Se actualiza el Listado
Maestro de Documentos.
Una vez retirado el Profesional
documento del Listado Oficina Asesora de Contratista de
Maestro de Documentos, Planeación y Sistemas Oficina Asesora de
COMUNICAR
se debe informar al interior Planeación y Correo electrónico
15 DOCUMENTO
del Instituto acerca de su Todos los líderes de Sistemas
OBSOLETO
retiro para evitar su uso no proceso coordinador del
intencionado SIG.

Determinar si el
documento de origen
externo debe ser incluido
CONTROLAR o actualizado en el
Responsable de
DOCUMENTOS normograma. Todas las áreas Correo electrónico
16 cada proceso
EXTERNOS Si debe ser incluido se
envía la información para
actualización al
responsable del proceso
de gestión jurídica.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código alfanumérico de identificación dicha codificación de los
documentos se realizará así:
Codificación para procesos:
Se realiza así:
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Primera posición: PR que corresponde al tipo de documento “Proceso” según la Tabla1. Abreviaturas para la identificación de tipos de
documentos del SIG.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Ejemplo:
Abreviatura del Guion Abreviatura del Numeración
Tipo de proceso
documento
DV - DE

Codificación para documentos que están relacionados directamente con un procedimiento en particular:
Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso o específicamente con un procedimiento específico. En esta categoría
se incluye también la codificación de los procedimientos.
Se realiza así:
 Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 1. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
 Segunda posición: guión, símbolo “-”.
 Tercera posición: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento según Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de
procesos.
 Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
 Quinta posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento.

Abreviatura del documento Abreviatura de Proceso Consecutivo


Documento - -
Procedimiento 1 PD - DE 01
Procedimiento 2 PD - DE 02

Codificación para documentos que están relacionados directamente con los procesos (Formatos):
Se realiza así:
 Primera posición: Abreviatura de la entidad ICC correspondiente a Instituto Caro y Cuervo
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 Segunda posición: guión, símbolo “-”.


 Tercera posición: Abreviatura del proceso, según “Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos”.
 Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
 Quinta posición: Número consecutivo de dos cifras, correspondiente al proceso con el que se encuentra relacionado el documento
a codificar.

Ejemplo de codificación de un formato que está relacionado con el procedimiento cuyo código es ICC-GF-01

Abreviatura entidad - Abreviatura del Proceso - Consecutivo

ICC - GF - 01

En el espacio del encabezado que corresponde al Título del documento de los registros creados y/o modificados se establecerá el tipo de
registro que es: Manual, Proceso, Procedimiento, Tramite, Instructivo, Guía, Programas, Planes, Formatos e indicador.

La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Tabla 1. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG.

Tipo de documento Codificación


Proceso PR
Procedimiento PD

La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organización de acuerdo con la resolución 0265 de
2013 por la cual se implementa y se adopta la codificación de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo:

Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos del SIG.

PROCESO CODIFICACIÓN
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ES
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES RI
COMUNICACIONES Y PRENSA CM
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG
ATENCIÓN AL CIUDADANO AC
GESTIÓN JURÍDICA GJ
PLANEACIÓN Y SISTEMAS PSIS
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN CI
INVESTIGACIÓN INV
UNIDAD DOCENTE SEMINARIO ANDRÉS BELLO SAB
DIVULGACIÓN EDITORIAL DE
BIBLIOTECA BBT
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CD
GESTIÓN FINANCIERA GF
TALENTO HUMANO TH
GESTIÓN DOCUMENTAL GD
GESTIÓN CONTRACTUAL GC
RECURSOS FÍSICOS RF

Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión


Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a continuación, las cuales se
establecieron para lograr uniformidad en los documentos que se producen al interior del Instituto Caro y Cuervo.

Elementos comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado, márgenes, fuente, tamaño de letra y sección de
control de cambios en concordancia con la Guía técnica Colombiana 185 para la Documentación organizacional. Y como se determina a
continuación:
 Márgenes:
Se recomiendan las siguientes márgenes
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Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

 Encabezado
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
- Logotipo del Instituto Caro y Cuervo, al lado izquierdo de la página.
- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
- Código del documento al lado superior derecho de la página.
- Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
- Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
- Páginas del documento

Tamaño del logo Tipo de letra: Arial Tipo de letra: Arial


2.6 X 2.6 Tamaño: 12 Tamaño: 10

Ejemplo del encabezado:


Código:

PROCESO CONTROL DEL DOCUMENTO Versión: 1.0


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PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha: Marzo de 2014
Código: ICC-SIG-11
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 Contenido
El documento debe estar en tipo de letra Arial y tamaño 11

 Control de Cambios
Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener el control de documento que indica nombre y cargo de
quién elaboró y aprobó la presente versión, como se indica en el siguiente ejemplo:

CONTROL DE DOCUMENTOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo

3.CONTROL DE DOCUMENTO
Realizó Revisó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Castro Bohórquez
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación
Planeación y Sistemas y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Marzo de 2014
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación
Planeación y Sistemas y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Octubre de 2012
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014


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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO:DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS CÓDIGO: PD-SIG-02
PRODUCTOS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los registros, acorde con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable al control de los registros del Sistema Integrado de Gestión generados en el desarrollo de los servicios
suministrados por el Instituto Caro y Cuervo
DEFINICIONES:
Acceso: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del ICC cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo De Gestión: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias del Instituto Caro y Cuervo para dar
respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Ciclo Vital Del Documento De Registros: Diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta su disposición final.
Conservación: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo
establecido en la Tabla de Retención Documental del Instituto Caro y Cuervo.
Depósito De Archivo De Gestión: Lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de las series, sub-
series y tipos documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la
Tabla de Retención Documental (TRD).
Documento: Información y su medio de soporte.
Registro: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los resultados alcanzados.
Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la
revisión, para alcanzar unos objetivos Establecidos.
Soporte Del Documento: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico, físico, entre otros.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Tabla De Control De Registros: Índice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos del Sistema de Gestión de Calidad del
Instituto Caro y Cuervo|.
Tabla De Retención Documental: Es el instrumento que contiene la relación de: series, sub-series y tipos documentales de registros, con
sus correspondientes tiempos de retención, generados por el ICC.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Ley 594 de 2000.
 Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009, Numerales 4.1 – 4.2.1 - 4.2.4
 Subsistema: Control de gestión
 Componente: Información
 Elemento: Información primaria, Información secundaria,
 Sistemas de Información
 Subsistema: Control de Gestión
 Componente: Actividades de control
CONDICIONES GENERALES:
La producción documental está organizada según lo dispuesto en el proceso Gestión Documental hace y respeta la normatividad
archivística emanada del Archivo General de la Nación.
Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del Sistema Integrado de Gestión como: correcciones de ortografía o de
redacción se podrán realizar sin que ello implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de
modificación, ni la recolección de firmas.

Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el sitio web del Sistema Integrado de Gestión
del Instituto Caro y Cuervo.

Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la responsabilidad del uso de versiones
desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público.

Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre-impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias del
formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 122 de 584

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trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el
Normograma.

En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en
la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG debe realizarse en el sitio web del Instituto, por lo tanto NO se debe realizar
la impresión de los mismos, salvo los formatos.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000.
 Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009, Numerales 4.1 – 4.2.1 - 4.2.4
 Subsistema: Control de gestión
 Componente: Información
 Elemento: Información primaria, Información secundaria,
 Sistemas de Información
 Subsistema: Control de Gestión
 Componente: Actividades de control
 Componente: información
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
La identificación de los
Registros del SIG se
realiza con las iniciales
IDENTIFICACIÓN del Instituto (ICC) las
DE LOS letras que identifican el
1 Área que solicita Jefe de Proceso N.A N.A
REGISTROS proceso emisor del
registro de acuerdo con la
tabla de codificación de
dependencias y una
codificación de números
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 123 de 584

Fecha: 22/04/2016

que corresponde al orden


que lleva dentro del
proceso
ICC-PSIS-01
ICC: Instituto Caro y
Cuervo
PSIS: Planeación y
Sistemas
01: Formato 01
El responsable del
proceso y sus ejecutores
realizan la gestión de los
registros de acuerdo a lo
dispuesto en las Tablas
de Retención Documental
y el Manual de Gestión
RECOLECCIÓN documental , haciendo la
2 Área que solicita Jefe de Proceso N.A N.A
recolección de la
información la cual se
consigna en cada
registro, de acuerdo a lo
establecido en los
respectivos
procedimientos a los que
pertenecen los registros.
El líder de proceso de
ACCESO A LOS Planeación y el Listado Maestro
Planeación Profesional Área
3 REGISTROS encargado del proceso de de Control de
Planeación
Gestión Documental tiene Registros
acceso a todos los
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 124 de 584

Fecha: 22/04/2016

registros del Sistema


Integrado de Gestión.

El personal de cada
dependencia tiene N.A
acceso a los registros de
sus procesos, si
necesitan ingresar a un
registro de otra área
tienen que recibir el visto
bueno del jefe del área o
del responsable del
Proceso de Gestión
Documental.
El tipo de expediente en
el cual se archivan los
CLASIFICACIÓN DE registros del Instituto
Planeación Profesional Área
4 LOS REGISTROS Caro y Cuervo se N.A
Planeación
determina de acuerdo a N.A
lo dispuesto en las Tablas
de Retención Documental
Los Registros del SIG se
almacenan de acuerdo a
los procedimientos de
ALMACENAMIENTO Responsable archivo de
5 elaboración y control de Área quien solicita N.A N.A
gestión
documentos, y control de
registros establecidos en
Manual Integrado de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 125 de 584

Fecha: 22/04/2016

Calidad de Operaciones.
En cada dependencia del
ICC, se cuenta con un
archivo de gestión o
áreas de almacenamiento
apropiadas para
garantizar la integridad
física y la fácil consulta
de los mismos. (ver
Tablas de Retención
Documental –TRD y ICC-
GD-10 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DE
CONSERVACIÓN Y
ARCHIVOS)
PRESERVACIÓN Responsable archivo de
Área quien solicita
6 DE LOS gestión N.A N.A
El responsable de la
REGISTROS
recolección revisa
periódicamente el estado
en que se encuentran los
documentos. Si al revisar
el registro se encuentra
en mal estado el
responsable de su
recolección transcribe la
información que éste
contiene
Conservación de los
registros. El tiempo de
conservación de los
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 126 de 584

Fecha: 22/04/2016

registros se indica en las


Tablas de Retención
Documental -TRD.

DISPOSICIÓN Se procede de acuerdo


Dependencia quien
FINAL DE LOS con lo dispuesto en las Responsable archivo de
7 solicita N.A N.A
REGISTROS Tablas de Retención gestión
Documental – TRD

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE DOCUMENTO
Realizó Aprobó Fecha
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza Octubre de 2012
Nombre
Gamba
Profesional Contratista Grupo de Planeación y Sistemas Líder de proceso de
Cargo
Planeación y Sistemas
Luz Clemencia Mejía Cristian Armando
Nombre
Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista Mayo de 2014
Cargo de Grupo de Planeación
y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Octubre de 2012
2.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO


PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME CÓDIGO: PD-SIG-03
PRODUCTOS: No conformidades detectadas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr un
adecuado tratamiento y control de los servicios o productos que no cumplen con los requisitos establecidos en el Sistema Integrado
de Gestión de la Calidad.
ALCANCE:
Inicia con la detección del incumplimiento de los requisitos del producto y/o servicio y termina con aplicación de la corrección o de la
acción correctiva.
DEFINICIONES:
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
CLIENTE: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
PARTE INTERESADA: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 128 de 584

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PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la
entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: Una No Conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, que se detecta como
resultado del seguimiento y verificación en actividades o procesos, y que puede afectar a los clientes. Un producto no conforme
puede presentarse antes (en la preparación del servicio) o durante la operación, y puede ser detectado por un cliente interno o
externo.
Cuando se presente o detecte un servicio, producto o insumo no conforme, la persona que la detecta debe tratar de reparar
inmediatamente el error si es posible.
No obstante, la persona que detecta la no conformidad, debe iniciar inmediatamente el registro del producto No Conforme en el
Formato de Reporte de Producto No Conforme FOR-GC-010, para tomar las acciones necesarias y prevenir que vuelvan a ocurrir
en un futuro.

Aplica a todas las dependencias responsables de procesos misionales del Instituto Caro y Cuervo.

Este procedimiento aplica a los procesos misionales que hacen parte integrante del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad que
están directamente relacionados con la satisfacción de los clientes.

Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados por el personal responsable del proceso, en el momento en que
se detecten servicios o productos que no cumplan con alguna de las características especificadas, para su uso, proceso o entrega.
MARCO LEGAL:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 129 de 584

Fecha: 22/04/2016

NTC-ISO 9000: 2000 Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario


NTC-ISO 9001:2008 Sistema de gestión de calidad. Requisitos. Numerales 8.3 y 8.2.4.
NTCGP 1000:2009 Norma Técnica Colombiana para la Gestión Pública. Requisitos. Numeral 8.3.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Detectar durante el desarrollo de Todas Todos los funcionarios N.A.
sus actividades diarias el las del Instituto Caro y
Producto o servicio No Conforme áreas Cuervo
a partir del incumplimiento de los
DETECCIÓN DE NO
requisitos establecidos para el
CONFORMIDAD Y
1 proceso/Procedimientos del
SUSPENDER
Manual Integrado de Calidad y
ACTIVIDADES
Operaciones /Caracterizaciones
DESARROLLADAS
de los procesos y o
procedimientos; e informando al
responsable o líder del proceso,
tan pronto sea detectado.
REGISTRAR EL Registrar el Producto/Servicio no Profesional Contratista Formato “Control
PRODUCTO NO conforme en el formato “Control Planeac de Oficina Asesora de de
2 CONFORME EN EL
de Producto/Servicio No ión Planeación y Sistemas Producto/Servici
FORMATO
ESTABLECIDO Conforme” coordinador del SIG. o No Conforme”
TRATAMIENTO Tratar el Producto/Servicio no Todas Funcionario designado ICC-SIG-03
DEL conforme, el cual puede ser una las por el Líder del REGISTRO DE
3
PRODUCTO/SERVI corrección o un Reproceso. Para áreas Proceso. LAS NO
CIO NO la Ejecución de esta actividad se CONFORMIDAD
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CONFORME dispondrá (5) días hábiles. ES


Revisar el cumplimiento de los Todas Líder de Proceso Informe de la
requisitos establecidos para el las Conformidad del
proceso / Procedimiento en el áreas Producto o
manual Integrado de Calidad y Servicio
VERIFICACIÓN EL Operaciones, Caracterización de
PRODUCTO Procesos y/o procedimientos; ICC-SIG-12
/SERVICIO NO consignado en la información en FORMATO
CONFORME formato ICC-SIG-12 FORMATO
CONTROL DE
POSTERIOR AL CONTROL DE PRODUCTO
4 SERVICIO NO CONFORME y PRODUCTO
TRATAMIENTO SERVICIO NO
en un Informe de la Conformidad
PARA CONFORME
del Producto o Servicio
DETERMINAR E
CUMPLIMIENTO DE Nota. La información
LOS REQUISITOS consolidada de la conformidad
del producto y/o servicio se toma
como información de entrada
para la revisión por la dirección.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Tener en cuenta los plazos establecidos por los portales públicos de información
Gradualmente, se toman las acciones correctivas sobre cada uno de las no conformidades detectadas, como se explica en el
Procedimiento para las Acciones Preventivas y Correctivas
Nota: Toda queja o reclamo presentado por un cliente o usuario del Instituto Caro y Cuervo, de un producto no conforme, se tratará
de acuerdo con el procedimiento “Atención al ciudadano” por las opciones de peticiones, quejas y reclamos, sugerencias y
denuncias”
3.CONTROL DE DOCUMENTOS
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 131 de 584

Fecha: 22/04/2016

Realizó Aprobó Fecha


Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza Octubre de 2012
Nombre
Gamba
Profesional Contratista Grupo de Planeación y Líder de proceso de
Cargo
Sistemas Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Diana Paola Gaitán
Profesional
Profesional Contratista de Oficina Asesora de Coordinadora Oficina Marzo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas coordinador del SIG. Asesora de Planeación
y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Paola Gaitán Martínez Junio de 2015
Cargo Profesional Contratista de Oficina Asesora de Líder de proceso de
Planeación y Sistemas coordinador del SIG. Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Octubre de 2012
2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014
3.0 Se actualiza el procedimiento Junio de 2015
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


PROCEDIMIENTO: Acciones preventivas y correctivas a los sistemas CÓDIGO: PD-SIG-04
PRODUCTOS: Acciones preventivas, acciones correctivas, acciones de mejora.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer, evaluar y controlar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que deban implementarse con el fin de
asegurar la eliminación de las causas de las no conformidades potenciales o reales que se puedan presentar en cada uno de los
procesos del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Inicia con la recepción y/o diligenciamiento del formato de producto no conforme y finaliza con el seguimiento y la
formulación de las acciones respectivas para darle solución.
DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada, o situación no
deseable.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad potencial u otra situación
potencial no deseable.
Acción de Mejoramiento: Conjunto de acciones tomadas para mejorar una situación y llevarla a un estado superior.
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Autoridad: Poder con que se cuenta o se ha recibido por delegación.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva,
permiten determinar la conformidad del sistema de gestión de la calidad en los requisitos establecidos y que se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Característica de la Calidad: característica inherente de un producto, servicio, proceso o sistema relacionada con un requisito.
Corrección: acción tomada para eliminar una No conformidad detectada. Nota. Una corrección puede realizarse junto con una acción
correctiva.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Falla: Desviación de lo esperado.
Mejora Continua: acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el
desempeño.
Máquina: Un análisis de las entradas y salidas de cada máquina que interviene en el proceso, así como de su funcionamiento de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 133 de 584

Fecha: 22/04/2016

principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas.
Método: Proceso o camino sistemático establecido para realizar una tarea o trabajo con el fin de alcanzar un objetivo predeterminado.
No Conformidad: incumplimiento de un requisito.
Producto No Conforme: producto / servicio que no cumple con uno o varios de los requisitos.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias
de un hecho.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el
logro de sus objetivos.
Queja3: Expresión de insatisfacción hecha a un Servidor Público con respecto a la prestación del servicio. Es la protesta, censura o
descontento, realizada contra la conducta irregular de uno o varios Servidores Públicos en desarrollo de sus funciones. (La queja se
atiende a través del proceso de “Control Interno Disciplinario)
Reclamo: Cualquier expresión verbal o escrita, mediante la cual el ciudadano o cliente presenta una declaración formal por el
incumplimiento de un derecho o perjudicado, por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio.
Sugerencias: juicio de valor emitido a quien tiene autoridad para tomar acciones de mejoramiento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo Estándar de Control Interno)
CONDICIONES GENERALES:
 MARCO LEGAL: Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos
del estado y se dictan otras disposiciones; Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios; Decreto 4110 de 2004.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
DEPENDENCIA CARGO
DEFINICIÓN DE LA Cada responsable de proceso y/o Cada Área y Líder de Proceso ICC-SIG-04
1 subproceso deberá determinar la N.A
NECESIDAD DE Control Interno y Auditores ACCIONES
necesidad de formular y/o
3
NTC- ISO 10002:2005, Numeral 3.2. del literal 3.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

FORMULAR UNA diligenciar el formato Solicitud de Internos PREVENTIVAS,


ACCIÓN Acciones Preventivas, CORRECTIVAS Y
PREVENTIVA, Correctivas y de Mejora (ICC- DE MEJORA
CORRECTIVA O DE GC-F04) cuando se presenten
debilidades en los procesos y/o
MEJORA Subprocesos del Instituto Caro y ICC-SIG-03
Cuervo de acuerdo a las REGISTRO DE
siguientes situaciones: LAS NO
a. Quejas o reclamos de los CONFORMIDADE
clientes. S
b. Hallazgos de las auditorías
internas de calidad.
c. Resultados de la revisión por
la Dirección.
d. Hallazgos de auditorías
externas (Entes de Control –
Entidades de Certificación).
e. Recomendaciones de
Mejoramiento Entes de
Control – Entidades de
Certificación).
f. Hallazgos por autoevaluación
de la gestión.
g. Hallazgos por productos No
Conformes que se presenten
y sean repetitivos.
h. Análisis de Riesgos (causas).
i. Hallazgos de la
materialización de un Riesgo.
j. Incumplimiento de las metas
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 135 de 584

Fecha: 22/04/2016

planificadas.

Nota: Para las actividades,


productos o servicios que se
encuentran en óptimas
condiciones y desean mejorase,
se aplica el Formato Solicitud de
Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora ICC-SIG-
04
El líder del proceso convoca a su
grupo de trabajo y demás
dependencias que se requieran ICC-SIG-04
para identificar las causas ACCIONES
mediante el uso del presente PREVENTIVAS,
IDENTIFICACIÓN procedimiento. Sin embargo
CORRECTIVAS Y
LAS CAUSAS QUE existen muchos otros métodos Líderes y/o
tales como: DE MEJORA
GENERAN LAS NO responsables de
2 Cada Área N.A
CONFORMIDADES Proceso y/o
 Lluvia de ideas ICC-SIG-03
POTENCIALES O subproceso
 Diagrama de REGISTRO DE
REALES
interrelaciones. LAS NO
 Diagrama de Pareto. CONFORMIDADE
 Diagrama de causa y S
efectos
 Histograma
REALIZACIÓN DEL El líder de cada proceso con la Cada Área y Líderes y/o
3 N.A N.A
ANÁLISIS DE LA participación de todos los oficina Asesora responsables de
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 136 de 584

Fecha: 22/04/2016

CAUSA RAÍZ DE LA involucrados, realiza el análisis de Control Proceso y/o


NO de la causa raíz. Interno subproceso
CONFORMIDADES
Diligenciar el formato ICC-CI-06
PLAN DE MEJORAMIENTO
Teniendo en cuenta que estas Líderes y/o
ICC-CI-06 PLAN
acciones Correctivas, responsables de
4 Cada Área DE N.A
Preventivas y/o de Mejora Proceso y/o
eliminen la causa del problema y MEJORAMIENTO
subproceso
se asegure que no se vuelvan a
presentar.
EVALUAR LA La oficina de Control Interno
NECESIDAD DE recibe los formatos diligenciados
ADOPTAR “Solicitud de Acciones
ACCIONES PARA Preventivas, Correctivas y de
Mejora ICC-SIG-04” y “ICC-CI-06 Solicitud de
ASEGURAR QUE
PLAN DE MEJORAMIENTO” Acciones
LAS NO
para proceder a consolidar todas Preventivas,
CONFORMIDADES las acciones por proceso y en un Oficina Asesora Líderes y/o Correctivas y de
NO VUELVAN A único Plan formalizado y de Control responsables de Mejora ICC-GC-04 N.A
OCURRIR oficializado para la entidad.
Interno Proceso
Nota. Las acciones de mejora ICC-CI-06 PLAN
definidas por la Contraloría DE
General de la República se MEJORAMIENTO
controlan en el formato
suministrado por esta entidad y
su control es responsabilidad de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 137 de 584

Fecha: 22/04/2016

la Oficina de Control Interno.


Implementar las acciones
planificadas definidas en el
formato ICC-CI-06 PLAN DE
IMPLEMENTAR LAS MEJORAMIENTO, dentro de los Líderes y/o
ACCIONES DE términos allí establecidos. responsables de
5 MEJORAMIENTO EN N.A N.A
Proceso y/o
LOS TIEMPOS Los registros que evidencian su
acción son conservados por los subproceso
PLANIFICADOS
responsables de los procesos
conforme el procedimiento
archivo de gestión.
REALIZAR
Realizar seguimiento al
SEGUIMIENTO Y Profesional
cumplimiento de las actividades Oficina Asesora ICC-CI-06 PLAN
REGISTRAR LOS designado -
6 definidas en el Plan de de Control DE N.A
RESULTADOS DE Oficina de Control
Mejoramiento, en las fechas Interno MEJORAMIENTO
LAS ACCIONES Interno
planificadas.
TOMADAS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
El auditado deberá ejecutar en los tiempos establecidos las acciones de mejora definidas.
La Oficina de Control Interno de acuerdo al Plan de Acción definido en la vigencia respectiva aplica el Procedimiento de CI-CE-01:
Auditoría interna en donde cada uno de los dueños de los procesos auditados proceden a diligenciar el Formato de Solicitud de Acciones
Preventivas, Correctivas y de Mejora; se analizan las causas que lo generan y sobre ellas se definen las acciones de mejora que deberán
ser llevadas al formato Consolidado de Acciones de Mejora por Procesos Plan de Mejoramiento Funcional y por Procesos, para luego
remitirlas a la Oficina de Control Interno como lo establece el procedimiento en mención.

3.CONTROL DE CAMBIOS
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

Realizó: Revisó: Fecha:


Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Nombre
Bohórquez
Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación
Cargo
Planeación y Sistemas y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Diana Paola Gaitán
Profesional Contratista de Oficina Profesional Coordinadora
Marzo 2014
Cargo Asesora de Planeación y Sistemas Oficina Asesora de Planeación y
coordinador del SIG. Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Paola Gaitán Martínez Junio de 2015
Cargo Profesional Contratista de Oficina Asesora Líder de proceso de Planeación
de Planeación y Sistemas coordinador del y Sistemas
SIG.
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Octubre de 2012
2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014
3.0 Se actualiza el procedimiento Junio de 2015
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 139 de 584

Fecha: 22/04/2016

PROCESO: Direccionamiento estratégico SUBPROCESO: : SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


PROCEDIMIENTO: Administración del Riesgo CÓDIGO: PD-SIG-05
PRODUCTOS: Documento metodología para la gestión del riesgo, mapa de riesgos, plan de manejo de riesgos, política de
administración del riesgo.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Identificar, valorar y gestionar los riesgos asociados a los procesos del Instituto Caro y Cuervo que puedan afectar el
logro de los objetivos institucionales, con el fin de ejecutar las acciones necesarias para la mitigación y atención a los riesgos
identificados
ALCANCE: Inicia desde el establecimiento de la Metodología de Gestión del Riesgo; comprende las actividades periódicas de
identificación de riesgos que definen las causas (factores internos o externos) y efectos (consecuencias) de las situaciones de riesgo;
el análisis de riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; y la valoración de riesgos para medir la exposición de la entidad al
impacto de los mismos; finalmente la formulación e implementación de la Política de Gestión del Riesgo hasta la evaluación y
seguimiento de la gestión en la administración del riesgo.
DEFINICIONES:
 Gestión de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse permiten a la entidad evaluar aquellos
eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales, o los
eventos positivos, que permiten identificar oportunidades para el mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el
elemento de control que al interactuar sus diferentes elementos le permiten a la entidad auto controlar aquellos eventos que
pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.
 Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el
nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado.
 Fuente de riesgo: Elemento que por sí solo o en combinación tiene el potencial intrínseco para dar lugar a riesgo.
 Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
 Mapas de riesgos: Es la herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y
sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de éstos y las posibles consecuencias.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

 Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en términos de combinación de las consecuencias y sus probabilidades
 Plan de Gestión del riesgo: Régimen en el marco de gestión del riesgo especificando el enfoque, la gestión componentes y
los recursos que se aplicarán a la gestión del riesgo
 Política de Gestión del riesgo: Declaración de las intenciones y dirección generales de una organización relacionada con la
gestión del riesgo.
 Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que se debe medir a través de la
relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pueden ocurrir.
 Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
 Riesgo Residual: de riesgo restante después del tratamiento del riesgo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la Administración del Riesgo DAFP 2011, ISO 31000:2009
CONDICIONES GENERALES:
La administración del riesgo del Instituto Caro y Cuervo se regirá por los lineamientos de la Guía para la Administración del Riesgo,
elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

La Oficina de Control Interno acompañará las etapas de identificación, análisis y valoración del riesgo de los Mapas de Riesgo de los
Procesos. La Oficina de Control Interno guiará la etapa de monitoreo independiente del riesgo, el cual se realiza a través de los
Procedimientos de Acciones de Mejora, Auditoría Interna y Revisión por la Dirección. El Mapa de Riesgos contiene la Matriz de
Identificación, Clasificación y Valoración de Riesgos y la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta.

Se deben identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas las dependencias. Para ello se
deben evaluar aspectos internos y externos que puedan representar amenazas significativas para la conservación o debilidades para
el logro de los objetivos institucionales.

Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevención, detección y/o corrección de eventos o siniestros que afecten las
actividades, objetivos, misión o visión o el personal del Instituto Caro y Cuervo
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia de 1991: Constitución Política de Colombia 1991 Artículos 209. “La función administrativa está
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MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La
administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de
sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer
excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones.
Aplica el artículo 2 Literal a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos
que los afectan. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en
la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las Entidades del orden Nacional, se
expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
Artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la administración pública.

Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
Entidades prestadoras de servicios

LEY 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Artículo 73. Determinó que cada entidad del orden nacional,
departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano.
Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas
para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Igualmente.
Determinó en el Parágrafo de este artículo que en aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de
administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de
Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
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Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos
que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
Que en el parágrafo del Artículo 4º señala los objetivos del sistema de control interno (…) define y aplica medidas para prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviaciones…y en su Artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las oficinas de control
interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoración de riesgos. Así mismo establece en su Artículo 4º la Administración de
riesgos, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas (…).Decreto 188 de 2004,
por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones.

Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública.

Decreto 2913 de 2007: Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006.(Por el cual se modifica el Decreto 1599 de 2005 sobre el
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

Decreto 734 de 2012: Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras
disposiciones.
Artículo 2.1.2., -Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se
entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y
ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se
regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de
que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en
condiciones normales.
En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto de
pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y
cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la
circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.
Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia
convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de
selección en los que la entidad lo considere necesario, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión
acontecida.
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La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo, así como la justificación de
su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las
ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en el
respectivo pliego.

Resolución 0090 de 2006 crea el comité y modificado por la Resolución 167 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Planeación y Coordinador (a) de
La dependencia de Comité de Planeación
ESTABLECIMIENT Acta de reunión.
planeación presenta ante coordinación de
O,
el Comité de coordinación control interno Profesional de
ACTUALIZACIÓN Y Cartilla
1 de control interno la (*) Control Planeación
APROBACIÓN DE Metodológica para N.A
propuesta de la interno podrá
LA METODOLOGÍA la gestión del
metodología de gestión apoyar la Integrantes del
DE GESTIÓN DEL Riesgo aprobada
del riesgo para su construcción de Comité de
RIESGO
aprobación. la propuesta Coordinación de
metodológica Control Interno
Realizar jornadas de
socialización de la política Listados de
2 SOCIALIZACIÓN Y Planeación Profesional de
y la metodología de Asistencias a N.A
DIVULGACIÓN Equipo MECI Planeación
gestión del riesgo capacitaciones
aprobada
Se realizan las Todas las Áreas,
respectivas mesas de con el apoyo de Líder de proceso y Formato
3 IDENTIFICACIÓN trabajo en donde se planeación. Profesionales de Identificación del N.A
identifican y priorizan los planeación. Riesgo
riesgos asociados a cada *Control interno
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proceso, con sus posibles brindara


causas y consecuencias. asesoría
permanente
Se analiza el riesgo
identificado, teniendo en
cuenta, la frecuencia con
4 que se presenta el riesgo, Formato Análisis N.A
ANÁLISIS Todas las Áreas Líder de proceso
el impacto y del Riesgo
consecuencias que
tendría el riesgo si se
materializa.
Se evalúa la magnitud de
la incidencia del riesgo en Formato
5 EVALUACIÓN el Instituto. Se valora a Todas las Áreas Líder de proceso Valoración del N.A
partir de la escala Riesgo
definida.
Se identifica la mejor
forma de atender el riesgo
Todas las Áreas,
6 TRATAMIENTO a partir de su valoración y N.A
Área de control Líder de proceso N.A
DEL RIESGO la incidencia que tiene
Interno.
sobre la gestión del
Instituto.
Se consolida la
información obtenida de la Líder de proceso
7 identificación, análisis y Todas las con N.A
MAPA DE RIESGO Mapa de riesgos.
evaluación de los riesgos, Dependencias acompañamiento de
para la consolidación del Planeación.
mapa de riesgos.
8 FORMULACIÓN Y La dependencia de Dirección Director (a) Acto N.A
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APROBACIÓN DEL planeación realiza la Administrativo de


PLAN DE MANEJO Consolidación del Plan de Planeación Comité de Implementación de
DE RIESGO Manejo de Riesgo, para la Comité de Coordinación de la Política de
presentación y Coordinación de control Interno Administración del
aprobación, por parte de Control interno Riesgo.
la Dirección General y el
Comité de Coordinación
de control interno

 Punto de control
FORMULACIÓN
Dirección Acto administrativo
Y/O Formular y adoptar Director (a)
General de adopción de la
9 ACTUALIZACIÓN formalmente la política de Integrantes Comité
Comité de Política de Gestión N.A
DE LA POLÍTICA Gestión del riesgo del de Coordinación de
Coordinación de del riesgo
DE GESTIÓN DEL instituto control Interno
Control interno Acta de reunión
RESIGO
Socialización del mapa de Profesional
10 Estrategia de N.A
DIVULGACIÓN riesgos definitivo y la Planeación planeación y
divulgación.
política de riesgos. comunicaciones
Asegurar que las acciones
se están llevando a cabo y
evaluar la eficiencia en su
implementación Jefe del Área de
adelantando revisiones Área de Control Control Interno y
11 MONITOREO Y N.A
sobre la marcha para Interno Profesional de la N.A
REVISIÓN.
evidenciar los factores Todas las áreas Área de Control
que pueden estar Interno
influyendo en la aplicación
de las acciones
preventivas.
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 Punto de control
Realizar la revisión
Jefe del Área de
independiente a la Dependencia
Control Interno y Informe de
12 EVALUACIÓN Y operación de la de Control N.A
Profesional de la seguimiento
SEGUIMIENTO metodología de gestión Interno
Área de Control Papeles de trabajo
del riesgo y la gestión de
Interno
este
Con base en el informe
entregado de Control
interno, los líderes de Todas las
ELABORACIÓN
proceso con sus equipos dependencias
DEL PLAN DE
de trabajo, formularan un Dependencia de Plan de
13 MEJORAMIENTO
Plan de mejoramiento con Control interno Líderes de proceso mejoramiento de N.A
DE
el fin de subsanar los brindara Gestión del riesgo
ADMINISTRACIÓN
hallazgos y/o asesoría
DEL RIESGO
observaciones permanente
presentadas en el informe

La dependencia de control
interno realizara Dependencia Jefe del Área de
SEGUIMIENTO AL seguimiento a la ejecución Control Interno y Informe de
de Control
PLAN DE de las acciones de
14 Interno Profesional de la seguimiento N.A
MEJORAMIENTO
mejoramiento propuestas Área de Control Papeles de trabajo
DE GESTIÓN DEL
RIESGO por las dependencias en Interno
los planes de
mejoramiento para la
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gestión del riesgo

 Punto de control

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Noviembre de 2012
Bohórquez Gamba
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de
Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Diana Paola Gaitán Marzo 2014
Cargo Profesional Contratista de Oficina Profesional especializado(a)
Asesora de Planeación y Sistemas coordinadora del grupo de
coordinador del SIG. Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Noviembre de 2012
2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014
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10.1.4 Procedimiento de Relaciones Interinstitucionales


PROCESO: RELACIONES
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
INTERINSTITUCIONALES
PROCEDIMIENTO: Gestión de Convenios Interinstitucionales CÓDIGO: PD-DG-RI-01
PRODUCTOS: Convenio Marco y Suscripción de Capítulos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Gestionar y monitorear los convenio Interinstitucionales
ALCANCE: Desde la formulación de la estrategia de relaciones interinstitucionales, pasando por la firma de convenios.

DEFINICIONES:
Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en
forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes
comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. Con el fin de cumplir la misión de cada institución.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional
CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Políticas de Operación ICC
MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
La dirección y las áreas de la Director (a)
NECESIDAD entidad establecen la Líderes de proceso.
Dirección
1 DE necesidad de realizar Coordinadores de N.A N.A
Todas las áreas.
CONVENIOS convenios equipos de
interinstitucionales. investigación.
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CONTACTOS Se realizan contactos con la Profesional de


Relaciones
2 INTERINSTIT instituciones determinadas relaciones N.A N.A
Interinstitucionales
UCIONALES en consenso con la Dirección Interinstitucionales
Se revisa la preexistencia de
VERIFICACIÓ Profesional de
un convenio marco. Relaciones
3 N CONVENIO relaciones N.A N.A
Interinstitucionales
MARCO Interinstitucionales
 Punto de control
Si no existe el convenio
marco se procede a su
elaboración de acuerdo al
procedimiento de Gestión
contractual GC-P01 Director (a), Gestión
ELABORACIÓ Dirección, Gestión
Procedimiento para el Contractual y
N DE contractual y Proyecto
4 desarrollo de procesos de Profesional de N.A
CONVENIO Relaciones Convenio Marco
selección, elaboración, relaciones
MARCO Interinstitucionales
perfeccionamiento y Interinstitucionales
legalización de contratos o
convenios del Instituto Caro y
Cuervo, para su proyección y
firma de actos
REVISIÓN Y
El proyecto es revisado por la
AJUSTES
contraparte y se devuelve Entidad Representante o su
5 DEL TEXTO N.A N.A
para realizar los ajustes a Cooperante delegado
DEL
que haya lugar
CONVENIO
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Realizados los ajustes, se Dirección con visto


procede a firma del convenio bueno de Gestión
PERFECCION Director (a), Gestión Convenio
6 por parte de los Contractual y N.A
AMIENTO Contractual Perfeccionado
representantes legales de Relaciones
ambas entidades. Interinstitucionales
ACOMPAÑAM
IENTO Estructurado el convenio
Dirección,
DEFINICIÓN Marco y formalizado por las Director (a), y
Relaciones
PROYECTO partes se define y formula el Profesional de
7 Interinstitucionales N.A N.A
DE proyecto de cooperación, que relaciones
con Entidad
COOPERACI constituye el capitulo anexo Interinstitucionales
Cooperante
ÓN ENTRE al convenio.
LAS PARTES
PLANEACIÓN
A través de conversaciones Dirección y
Y
se estipulan las condiciones Relaciones
NEGOCIACIÓ Director (a) y Áreas
8 de desarrollo de los Interinstitucionales N.A N.A
N DE interesadas
proyectos formulados y con Entidad
CONDICIONE
definidos Cooperante
S
Gestión
ESTRUCTUR Contractual y Gestión Contractual y
Se formalizan las
ACIÓN DE Relaciones Profesional de
9 condiciones planteadas y Capítulo Anexo N.A
CONVENIO Interinstitucionales relaciones
negociadas
ESPECÍFÍCO con Entidad Interinstitucionales
Contratista
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SE
PROYECTA
ACTO Se verifica el CDP que Subdirección Subdirección
ADMINISTRA soporta contrapartidas y Administrativa y Administrativa y Acto
10 N.A
TIVO DE elabora el acto Financiera y Financiera y Gestión Administrativo
FIRMA DE administrativo. Si lo requiere Gestión Financiera Financiera
CONVENIOS
ESPECÍFICOS
Se envía el capítulo para Subdirección
revisión del acto Administrativa y
PERFECCION
11 administrativo a la Financiera y Gestión Contractual N.A
AMIENTO
contraparte y firma de la Gestión
misma Contractual
SEGUIMIENT
O A LA Seguimiento a las
Área de Profesional de
EJECUCIÓN actividades del cronograma Informes de
Relaciones relaciones
DE LAS del convenio, y seguimiento a Seguimiento por
Interinstitucionales Interinstitucionales,
12 ACCIONES la parte académica por parte parte de las N.A
y Jefes de Proceso Líderes de proceso,
PACTADAS de las áreas misionales. áreas
Misional Coordinadores de
EN EL misionales
Involucrados equipo de investigación
CONVENIO  Punto de control
ESPECÍFICO
ESTABLECE A partir de la revisión de los
Gestión
13 R informes y de común acuerdo Gestión contractual N.A N.A
Contractual
MODIFICACIO entre las partes y en vista de
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NES PARA la necesidad de modificar las


ELABORACIÓ condiciones del convenio
N DE OTRO específico, se perfeccionan
SI CUANDO las novedades respectivas
HAYA LUGAR

Si se realizan modificaciones
Resolución de
ELABORAR se elabora el respectivo Otro Gestión
14 Gestión contractual autorización de N.A
OTROSÍ sí al convenio específico del Contractual
Modificación
convenio

Dirección, Gestión
PERFECCION Revisión Jurídica de las Contractual,
Director (a), Gestión
15 AMIENTO DE partes y firma de los Representante Otrosí. N.A
Contractual
OTROSÍ representantes legales. Legal de la Entidad
Cooperante
Una vez terminadas las
PROYECCIÓN Gestión
acciones pactadas en el
DEL ACTA DE Contractual con
16 convenio específico se Gestión contractual N.A N.A
LIQUIDACIÓN Entidad
procede a proyectar el acta
CAPITULO Cooperante
de liquidación del mismo
PERFECCION Dirección con visto Acta de
AMIENTO bueno de Gestión Liquidación
Se suscribe el acta, por las Director (a), Gestión
17 DEL ACTA DE Contractual y Capítulo Anexo
partes Contractual.
LIQUIDACIÓN Entidad firmada por las
DEL Cooperante. partes
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CONVENIO
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha

Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Bohórquez
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación y
Planeación y Sistemas Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Marzo 2014

Cargo Profesional Contratista de Oficina Líder de proceso de Planeación y


Asesora de Planeación y Sistemas Sistemas
coordinador del SIG.
Nombre Camilo Andres Rodriguez Diaz Linda Celemín Reyes Abril de 2015

Cargo Profesional Contratista de Oficina Asesora de Relaciones


Asesora de Planeación y Sistemas Interinstitucionales
coordinador del SIG.
Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento Noviembre de 2012

2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014


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3.0 Se realizan cambios a las actividades del procedimiento Abril de 2015


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10.1.5 Procedimientos de Comunicaciones y Prensa


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento Estratégico PROCESO: COMUNICACIONES Y PRENSA
PROCEDIMIENTO: Comunicaciones Internas y Externas CÓDIGO: PD-DG-CM-01
PRODUCTOS: Organizacional: Boletines internos, circulares, noticias. Prensa: Boletines, Comunicados de Prensa y material
audiovisual. Emisora: Alimentación de la emisora CYC radio.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Comunicar una imagen renovada y actual del Instituto Caro y Cuervo como un centro de altos estudios dedicado a la
investigación, la docencia, la asesoría y la divulgación del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana; encargado de
custodiar el patrimonio idiomático de la Nación.
ALCANCE: Desde la compilación de la información hasta la confirmación del logro de objetivos de divulgación
DEFINICIONES:
Apropiación Social del Conocimiento: Publicar, divulgar y socializar el conocimiento acumulado en el Instituto a la comunidad
nacional e internacional.
Comunicación Organizacional: La interacción dinámica y multidireccional entre los miembros de la Entidad para la consecución de
los objetivos propuestos de acuerdo con la misión y visión estratégica del Instituto. Es instrumentada y flexible.
Prensa: El objetivo es proyectar una imagen positiva del Instituto a la sociedad e influir en la opinión pública, a través de los medios
de comunicación, comerciales y culturales, internet y las redes sociales.
Comunicaciones oficiales: información recibida o producida en el desarrollo de los procesos institucionales.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política Institucional de Comunicaciones, Plan Estratégico Institucional. Misión y visión
institucional. Política De comunicación organizacional y prensa.
CONDICIONES GENERALES: Todas las acciones de comunicación al interior del Instituto y de esta hacia entes externos deben
ceñirse a las directrices y lineamientos establecidos en la Política Institucional de Comunicación.
Todos los comunicados que tengan como receptor los medios de comunicación externos deben ser revisados y aprobados por el
Área de Comunicación Organizacional y Prensa.
Solicitar a las áreas el reporte de la información que es susceptible de ser publicada periódicamente.
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MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El área de Comunicaciones y
Prensa elaborará informaciones
PLAN DE de prensa de acuerdo con un Comunicaciones Líder de Plan de N.A
1.
INFORMACIÓN plan establecido por las y Prensa proceso comunicaciones
directrices de la Dirección
General
El área interesada en divulgar
ENTREGA DE LA información institucional interna o Líder de N.A
2 Todas las áreas Correo electrónico
INFORMACIÓN externa debe enviar al área de proceso
Prensa la información respectiva.
Al analizar la información, el área
Informes de
de Comunicaciones y Prensa Profesional
actividades de
DEFINIR MEDIOS Y establecerá los medios a los que Comunicaciones de
3 contratistas y N.A.
FUENTES se dirigirá, las fuentes con las que y Prensa Comunicacio
correos
complementará la información y nes y prensa
electrónicos
los recursos de apoyo.
REDACCIÓN, Se analiza y revisa la información Profesional
CORRECCIÓN Y recibida y se verifica redacción, Comunicaciones de N.A
4 N.A
DISEÑO DE LA corrección y estilo. y Prensa Comunicacio
INFORMACIÓN.  Punto de control nes y prensa
5 ENVÍO Hacer el envío o publicación de la Comunicaciones Área de N.A Web
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información a través de los y Prensa comunicacio Intranet


medios respectivos. nes y prensa Mail
Informe de
Periódicamente el área realizara Área de actividades de
INFORME DE LAS Comunicaciones
6 un informe de la gestión de comunicacio contratistas
ACTIVIDADES y Prensa
comunicaciones realizadas. nes y prensa O informes de
gestión
Recomendaciones para mejorar el procedimiento: Requerir a las áreas la información que es susceptible de ser publicada
periódicamente. Facilitar el acceso a la información para su divulgación. Coordinar la producción gráfica de los materiales y piezas de
comunicación.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Jaramillo Angulo
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación y
Planeación y Sistemas Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Marzo 2014

Cargo Profesional Contratista de Oficina Líder de proceso de Planeación y


Asesora de Planeación y Sistemas
Sistemas coordinador del SIG.
Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento Mayo de 2011


Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014


Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Direccionamiento Estratégico PROCESO: Comunicaciones y Prensa


PROCEDIMIENTO: Administración Página WEB CÓDIGO: PD-DG-CM-02
PRODUCTOS: Portal Instituto www.caroycuervo.gov.co
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener actualizada la página Web del Instituto para que sirva de sitio de consulta de la información que produce con el
propósito de crear un canal de comunicación entre el Instituto y la sociedad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de la publicación y termina con la actualización de la información de la página web
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional, Política Institucional de Comunicación, Plan de comunicación
Organizacional y Prensa.
CONDICIONES GENERALES: Cada área debe reportar periódicamente la información que será cargada a la página web, la
actualización y retiro de la misma cuando sea pertinente.
Toda información susceptible de publicación debe ser enviada por medio electrónico.
El diseño y administración de la página web se realizará de acuerdo a los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea.
El Webmaster asesora los desarrollos posteriores de la página web que sean solicitados por las diferentes áreas.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Manuales de Gobierno en línea.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Se recibe toda la Todas las áreas N.A N.A Correo
información a través de Involucradas electró
correos electrónicos nico
RECEPCIÓN
provenientes de las
DE
diferentes áreas del
CONTENIDOS
Instituto que son
susceptibles de ser
publicadas en el portal.
2 DEFINICIÓN Al analizar la información, Comunicaciones y Profesional de Documento N.A.
MEDIOS Y el área de establecerá los prensa Comunicaciones y
FUENTES medios a los que se prensa
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dirigirá, las fuentes con


las que complementará la
información y los
recursos de apoyo.
3 REVISIÓN DEL Se realiza una revisión y Área de Profesional de N.A N.A
CONTENIDO corrección a que haya Comunicaciones y Comunicaciones y
DE LA lugar de los contenidos prensa prensa
INFORMACIÓN  Punto de control
QUE SE VA A
PUBLICAR.
4 Convertir la información Área de Profesional de Sitio Web ICC N.A
CONVERSIÓN en los formatos Comunicaciones y Comunicaciones y
DE LA adecuados o prensa prensa
INFORMACIÓN correspondientes para
subirla a la web.
5 REDISEÑO Y Rediseña y actualiza la Área de Profesional de Sitio Web ICC N.A
ACTUALIZACI página web con la Comunicaciones y Comunicaciones y
ÓN. información a publicar. prensa prensa
6 COMUNICACIÓ Comunica al solicitante la Área de Profesional de Correo electrónico N.A
N AL publicación de la Comunicaciones y Comunicaciones y
SOLICITANTE información prensa prensa
ATENCIÓN DE LA PÁGINA WEB
7 Se analiza y selecciona Área de Webmaster Correo electrónico Sitio
FILTRO DE
los usuarios registrados Comunicaciones y web
REGISTROS Y
de la página y se les prensa
CLAVES
otorga una clave.
8 SEGUIMIENTO Realizar control y Área de Webmaster Registro de soluciones.
A LOS seguimiento de las Comunicaciones y
MECANISMOS herramientas de prensa Informe a sistemas.
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DE seguridad del. Revisar


SEGURIDAD las alertas.
DEL SITIO  Punto de control
WEB.
9 SUGERENCIAS Direccionar las diferentes Área de Webmaster Consultas
, PETICIONES consultas y peticiones Comunicaciones y Registro de envío.
Y que realizan los usuarios prensa
CONSULTAS. a las áreas competentes.
10 Realizar periódicamente Área de Webmaster Informe de estadísticas de
un informe con las Comunicaciones y visitas, registros y
ESTADÍSTICAS diferentes estadísticas prensa usuarios
del web site (usuarios,
consultas, registros)
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Revisó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Carlos Jaramillo Angulo Ricardo Francisco Daza Gamba
Cargo Profesional Contratista de Oficina Asesora de Coordinador del grupo de Mayo 2011
Planeación y Sistemas coordinador del SIG. Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Alejandro Sanchez Marzo de 2014
Cargo Profesional Contratista de Oficina Asesora de Coordinador del grupo de
Planeación y Sistemas coordinador del SIG. Comunicación y Prensa
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Mayo de 2011
2.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 162 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACION PROCESO: Direccionamiento Estratégico PROCESO: Comunicaciones y Prensa


PROCEDIMIENTO: Administración de los perfiles institucionales en redes sociales CÓDIGO: PD-DG-CM-03
PRODUCTOS: Interacciones en las redes sociales.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Mantener actualizada la comunicación entre el Instituto y los participantes de cada red de acuerdo con la estrategia que se
defina para cada una, con el fin de consolidarlas como canales de comunicación entre el Instituto y los seguidores.
ALCANCE: Desde la creación del perfil en las redes sociales hasta la realización del informe de seguimiento.
DEFINICIONES:
Redes sociales: servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades. Los servicios de red permiten a
los usuarios crear un perfil y compartir diferente tipo de información. Medios de comunicación que basan su modelo de construcción y
producción en una figura colaborativa, respaldada en la interacción social de redes y comunidades.
Comunidad virtual: No es simplemente un grupo el que genera comunidad, sino las interacciones dentro de ella, y esas interacciones y
el sentimiento de pertenencia que ellas producen.
Twitter: servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar entradas de texto (tweets) de una longitud máxima de 140
caracteres. El envío de estos mensajes se puede realizar tanto por el sitio web como vía SMS desde un teléfono móvil.
Facebook: sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una comunidad web donde las personas
comparten gustos y sentimientos.
Youtube: sitio electrónico en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos.
Perfiles institucionales: usuarios /perfiles creados para efectos de se difunda información de interés institucionales. Estos perfiles
constituyen canales de comunicación de información de carácter oficial.
Twitter @caroycuervo
Facebook Prensa ICC
Información institucional: información relativa al ejercicio de las funciones institucionales que sea de interés para la ciudadanía y
público interesados. (Servicios, ofertas académicas, eventos).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
La administración actualización y monitoreo de los perfiles sociales está bajo la responsabilidad del área de Comunicaciones. La
custodia de las claves de acceso a los perfiles estará a cargo del líder de proceso.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 163 de 584

Fecha: 22/04/2016

Los comunicados de prensa que se emitan serán colocados en los perfiles institucionales una vez sean aprobados.

MARCO LEGAL: Decreto


2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO
Community Manager
Monitoreo de los perfiles Comunicaciones y
1 MONITOREO (CM) (Dinamizador de N.A
institucionales de manera diaria Prensa
redes)

PUBLICACIÓN Se actualiza diariamente la Community Manager Redes


Comunicaciones y
2 DE información institucional que se (CM) (Dinamizador de social
Prensa
INFORMACIÓN postea en las diferentes redes. redes) es

Interno: A la percepción que sobre


redes tienen los miembros del
Instituto a través de: asistencia a
reuniones, actualización de políticas
de uso, gestión del trabajo diario y Community Manager
SEGUIMIENTO Comunicaciones y
3. generación de informes periódicos. (CM) (Dinamizador de
Y MEJORAS Prensa
Externo: Monitorear temas, términos o redes)
asuntos clave, de manera periódica y
generando reportes mensuales con
unos criterios definidos.
 Punto de control
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 164 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realiza un informe mensual con los Área de Profesional de Informe de N.A


datos correspondientes al Comunicaciones y Comunicaciones y estadísticas
seguimiento y evaluación de la prensa prensa de visitas,
4 INFORME
administración de los perfiles. Incluye registros y
variables cuantitativas, cualitativas y usuarios.
medios sociales.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Revisó Fecha

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Alejandro Sanchez Marzo de 2014

Cargo Profesional Contratista de Coordinador del grupo de


Oficina Asesora de Planeación y Comunicación y Prensa
Sistemas coordinador del SIG.

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento Marzo de 2014


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 165 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACION PROCESO: Direccionamiento Estratégico PROCESO: Comunicaciones y Prensa


PROCEDIMIENTO: Difusión y Emisión de CyC Radio Virtual del Instituto Caro y Cuervo CÓDIGO:PD-DG-CM-04
PRODUCTOS: Emisión y producción de productos radiales
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Crear, promover y fortalecer la comunicación entre el Instituto Caro y Cuervo y la ciudadanía interesada en los temas misionales
del Instituto en los cinco continentes.
ALCANCE: Desde la generación de contenidos, formatos, redacción y planes de programación en desarrollo del objeto social de la emisora
de Interés público C&C hasta la emisión de la programación.
DEFINICIONES:
Telecomunicación: Es toda emisión, transmisión o recepción de señales, escritura, imágenes, signos, sonidos, datos o información de
cualquier naturaleza, por hilo, radio, u otros sistemas ópticos o electromagnéticos.
Radio: Término general que se aplica al empleo de las ondas radioeléctricas.
Servicios de difusión: son aquellos en los que la comunicación se realiza en un solo sentido a varios puntos de recepción en forma
simultánea. Forman parte de éstos, entre otros, las radiodifusiones sonora y de televisión.
Radiodifusión sonora: es un servicio público de telecomunicaciones, a cargo y bajo la titularidad del Estado, orientado a satisfacer
necesidades de telecomunicaciones de los habitantes del territorio nacional y cuyas emisiones se destinan a ser recibidas por el público en
general
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Estilo para Radio Comunitaria y Radio de Interés Público del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las comunicaciones
CONDICIONES GENERALES:
Se respetaran los principios de programación, teniendo en cuenta los parámetros de la misma, y generando un contenido ético y cívico en la
comunidad en general.

La elaboración y difusión de los programas a través de la emisora del Instituto Caro y Cuervo se realizará con la observancia de los siguientes
principios:
 Fortalecer el derecho fundamental a la información y a la comunicación a través de la prestación eficiente del servicio de Radiodifusión
Sonora de Interés Público
 Aportar a la construcción de lo público propiciando la comunicación entre el Estado y la ciudadanía
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 166 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Contribuir a la formación de públicos radioescuchas activos y críticos


 Hacer efectiva la responsabilidad social de los medios de comunicación en cuanto a la veracidad e imparcialidad en las informaciones,
y la preeminencia del interés general sobre el particular.
 Asegurar el respeto al pluralismo político y la diversidad ideológica, religiosa, étnica, social y cultural, en la difusión de información y
opiniones, así como respetar los derechos y garantías fundamentales de la persona.
 Difundir la cultura, afirmar los valores esenciales de la nacionalidad colombiana y fortalecer la democracia.
 Promover el desarrollo humano en su dimensión política, económica, social, cultural y ambiental.
 Aportar a la formación de ciudadanos competentes para la convivencia pacífica, la solidaridad y el respeto mutuos.
 Garantizar que los derechos fundamentales de los niños: la vida, la integridad física, la educación, la cultura, la recreación y la libre
expresión de su opinión, prevalezcan sobre los derechos de los demás.
 Difundir los valores y símbolos patrios, contribuir a la defensa de la soberanía y de las instituciones democráticas y asegurar el ejercicio
ciudadano y la convivencia pacífica.
 Colaborar con las autoridades nacionales en la atención especial a poblaciones y sectores en situación de vulnerabilidad, dentro del
área de cobertura de la emisora.
 Generar programas relacionados con el contexto y el fortalecimiento de lo público.
 Brindar elementos para que los ciudadanos desarrollen criterios éticos para participar en los ámbitos de decisión de lo público y ejerzan
derechos y deberes de manera informada.
 Promover la gobernabilidad y la calidad del desempeño institucional, con programaciones que impulsen la responsabilidad pública, la
transparencia, la eficacia, la primacía de gustos e intereses colectivos, y la vigilancia ciudadana.
 Ser fuente fiable y oportuna de información, en particular en el caso de los programas noticiosos y de análisis.
 Promover la valoración y protección de los recursos naturales.
 Fortalecer el reconocimiento y el ejercicio del pluralismo, del diálogo y de la convivencia en la diversidad.
 Impulsar, de forma conjunta entre los sectores de comunicación y cultura, los proyectos conducentes a la preservación del patrimonio
sonoro de la Nación.
 Contrarrestar la apología al delito y la violencia.
 Ejercer los derechos de rectificación y réplica.
 No utilizar inadecuadamente el nombre de la institución ni realizar ACTIVIDADES comerciales a nombre de la emisora.
MARCO LEGAL: Ley 1341 de 2009 el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adoptó mediante la Resolución 415
de 2010 el Reglamento del Servicio de Radiodifusión Sonora, en donde se regula entre otros el servicio de radiodifusión sonora de Interés
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 167 de 584

Fecha: 22/04/2016

público, se desarrollan los alcances, objetivos, fines y principios de dicho servicio público; las condiciones para su prestación; los derechos y
obligaciones de los concesionarios.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Comité de
Programación
[Director(a) General,
[Director(a) General,
En función del producto a emitir, el Subdirector(a)
Subdirector(a)
comité de programación debe aceptar Académico(a),
DEFINICIÓN Y Académico(a),
las propuestas o proyectos de Coordinador de Plan de
APROBACIÓN DE Coordinador(a) de
contenidos propios o de difusión de Relaciones programación
1 CONTENIDOS Relaciones N.A
otras entidades para su emisión a Interinstitucionales y para la
PARA LA Interinstitucionales y
través de la emisora virtual CyC radio, Coordinador de la emisora CyC
PROGRAMACIÓN Coordinador(a) de la
estas deben ajustarse a los principios y Emisora CyC, y
Emisora CyC]
políticas de la emisora del Instituto Coordinador del
Grupo de
Comunicaciones y
Prensa]
Programación
al aire
Realizar la selección y producción de
(Actualmente
todos los contenidos propios del
reposan en los
Instituto para los programas de radio Grupo de Coordinador de la
PRODUCCIÓN DE discos duros
2 así como coordinar, supervisar y definir Comunicaciones y Emisora CyC y
CONTENIDOS de los
el enfoque de cada programa en prensa Productor de contenido.
computadores
cuanto información, redacción de
asignados por
contenidos y producción.
el Grupo de
Sistemas a la
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 168 de 584

Fecha: 22/04/2016

emisora)

Programación
al aire
A través de las herramientas con que (Actualmente
cuenta la emisora Caro y Cuervo, como reposan en los
Grupo de Coordinador de la discos duros
EMISIÓN DE las consolas y computadores garantizar
3. Comunicaciones y Emisora CyC y de los N.A
CONTENIDOS la emisión constante de la prensa Productor de contenido. computadores
programación de la Emisora. asignados por
el Grupo de
Sistemas a la
emisora)
(En el marco de la implementación de
la emisora CyC la gestión con emisoras
externas así como entidades ha sido
fundamental para la estabilidad en la
programación y gestión de contenidos
externos y su salida al aire)
Carta de
GESTION PARA
Grupo de Coordinador de la aprobación y
LA EMISIÓN DE Enviar las solicitudes necesarias por
4 Comunicaciones y Emisora CyC y suscripción a N.A
CONTENIDOS diversos medios (correo electrónico,
prensa Productor de contenido. emisoras
EXTERNOS correo tradicional) manifestando el
extranjeras.
interés para la difusión de contenidos
externos a que den lugar a través de la
emisora del CyC.

Con entidades del sector Cultura:


Gestionar la creación de contenidos
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 169 de 584

Fecha: 22/04/2016

propios para la emisión de programas,


mediante la cooperación entre
entidades
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Es fundamental que el conductor del programa proyecte credibilidad al tratar de comunicarse plenamente con la audiencia en sus capacidades
para jerarquizar la información, variando los tonos en los diferentes contenidos y proyectando siempre energía y dinamismo.
Coordinar, supervisar y definir el enfoque de cada programa en cuanto a información, redacción de contenidos y producción
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Víctor Oriástegui Junio de 2014
Cargo Profesional Contratista de Coordinador de la Emisora CyC
Oficina Asesora de Planeación y
Sistemas coordinador del SIG.

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento Junio de 2014


Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 170 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.3.2 Procedimientos de Gestión del Talento Humano


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Selección-Vinculación-Nombramiento CÓDIGO: PD-TH-01
PRODUCTOS: Resoluciones de nombramiento.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar la provisión oportuna de los empleos en vacancia.
ALCANCE: Desde la identificación de la vacante, proceso de selección y vinculación, hasta proceso de Inducción.
DEFINICIONES:
Vacante: Se dice que un empleo está vacante cuando no tiene un titular. Es posible hablar de vacancia temporal y vacancia
definitiva.
Vacante temporal. Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales quienes ostentan derechos de carrera sobre ellos
se encuentran en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos (En licencia, En permiso, En
comisión, Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, En vacaciones, Suspendido en ejercicio
de sus funciones).
Vacante definitiva. Teniendo en cuenta que la CNSC es responsable de la administración y vigilancia de las carreras, excepción
hecha de las especiales y por lo tanto sólo le compete lo pertinente a estas, la definición que se debería incluir es la de Vacante
Definitiva en empleo de carrera: Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales no hay servidor público con derechos
de carrea sobre los mismos.
SIGEP: El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al Sistema General de Información
Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las
entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el
SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización institucional y recursos humanos. El
SIGEP está orientado a cubrir los organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control, organización
electoral y organismos autónomos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de funciones. Circular de la Comisión Nacional del Servicio Civil No. 003 de 2014,
Circular Externa No. 100-11-2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, que regula la vinculación
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 171 de 584

Fecha: 22/04/2016

de los funcionarios públicos.

Se presenta nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remoción) y nombramientos provisionales para
desempeñar empleos de carrera administrativa. Los procedimientos para estos funcionarios tienen algunas variaciones
considerando la naturaleza del cargo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2004
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
IDENTIFICACIÓN Se identifica la
Líderes de
1 DEL EMPLEO necesidad de suplir las Todas las áreas N.A
proceso
VACANTE vacancias.
Para proveer un cargo
de carrera
administrativa mediante
encargo el grupo de
Talento Humano realiza
un estudio de las hojas
PROVISIÓN CARGOS de vida de los
DE CARRERA funcionarios inscritos Talento Humano Formato de estudio de
2 N.A
en carrera que cumplan hoja de vida
con los requisitos del
cargo a proveer,
indicando experiencia,
cargo actual del
funcionario, si presenta
o no sanciones
disciplinarias y la última
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 172 de 584

Fecha: 22/04/2016

evaluación de
desempeño, para dicho
estudio se cuenta con 5
días hábiles.
¿Existen funcionarios
de carrera que puedan
ser encargados?

Si. Pasa a actividad 3


No. Pasa a actividad 5
Con el estudio
realizado por la
TRÁMITE PARA coordinadora del Grupo
ACCEDER A UN de Talento Humano se
presentará un informe a
ENCARGO Talento Humano Coordinador de Informe, correo
3 la dirección y
FUNCIONARIOS DE Talento Humano electrónico institucional
posteriormente se
CARRERA publicará la verificación
de requisitos por el
término de tres (03)
días.
Se define el funcionario
que será encargado y
PROYECCIÓN DE Coordinador
se proyecta el acto
4 ACTO Talento Humano Grupo de Talento Acto administrativo
administrativo para la
ADMINISTRATIVO Humano
firma de la Dirección
General.
Proceso de divulgación Talento Humano Coordinador de Publicación de la Intranet.
DIVULGACIÓN DE
5 interna y externa de y Talento Humano vacante. Pág. web
LA VACANTE
la(s) vacante existentes Comunicaciones Correo electrónico Pág. de
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Profesional del institucional empleos


grupo de
comunicaciones
y prensa
Se reciben hojas de
vida con los soportes
de todos los
candidatos. Se realiza
un primer filtro por
parte de líder del Coordinador de
ICC-TH-01 FORMATO
proceso de Talento Talento Humano
PRESELECCIÓN DE INFORME DE HOJAS
6 Humano Talento Humano N.A
HOJAS DE VIDA DE VIDA
Líder del área
PRESELECCIONADAS
Un segundo filtro lo que presenta la
realiza el jefe de la vacante
dependencia
solicitante.

 Punto de control
Realización de las
pruebas respectivas
(pruebas de
competencia, Coordinador de
entrevistas). Cuando se talento humano ICC-SIG-08 LISTADO
PROCESO DE Talento Humano N.A
7 trata de un empleo de DE ASISTENCIA A
SELECCIÓN Área solicitante
libre nombramiento y Jefe de EVENTOS
remoción, se remiten dependencia.
las hojas de vida de los
aspirantes al
Departamento
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 174 de 584

Fecha: 22/04/2016

Administrativo de la
Función Pública para
su evaluación.
 Punto de control
Teniendo en cuenta los
resultados del proceso
de selección, se remite
una terna a la Dirección
del Instituto quien
realiza la selección y
Informe de selección y
elige al candidato
ELECCIÓN DEL Dirección documento remisorio y/o
8 definitivo. Director (a) N.A
CANDIDATO. general correo electrónico
institucional.
¿El empleo es de libre
nombramiento y
remoción?

Si: Pasa a actividad 9


No: Pasa a actividad 10
En la página web de la
presidencia de la
república se realiza por
tres (3) días la Talento Humano Coordinador de
9 PUBLICACIÓN DE LA publicación de la hoja talento humano
Publicación Web
HOJA DE VIDA de vida de la persona
seleccionada. Se
reciben las
observaciones a que
haya lugar.
10 NOMBRAMIENTO Proyección y firma de Talento Humano Coordinador de Acto Administrativo N.A
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 175 de 584

Fecha: 22/04/2016

la resolución de Dirección talento humano


nombramiento. Director (a)
Se comunica al
seleccionado que ha
sido nombrado.

La persona
seleccionada debe
aceptar el
nombramiento y cuenta
con diez (10) días
Memorando
hábiles para tomar
posesión.
Aceptación del
nombramiento
Si el designado dentro
Auxiliar
de los términos legales
11 NOTIFICACIÓN Talento Humano Administrativo, Oficio solicitud prorroga N.A
no puede tomar
Persona del término para tomar
posesión, bien sea
seleccionada posesión del empleo.
porque no residiere en
el lugar del empleo, o
Resolución que concede
por causa justificada a
la prórroga
juicio de la autoridad
nominadora, podrá
prorrogarse el termino
para tomar posesión;
pero en todo caso la
prórroga no podrá
exceder de noventa
(90) días y deberá
constar por escrito.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 176 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se habilita el perfil del Coordinador de


CREACIÓN DE funcionario nuevo en el Talento Humano
10. USUARIO EN EL SIGEP, para que éste Talento Humano Usuario y soportes SIGEP
SIGEP suba los soportes de la Funcionario
hoja de vida. Nuevo
Se solicitan y reciben Auxiliar
los soportes en físico Administrativo
para formalizar la
SOPORTES DE LA Oficio
vinculación y se valida Coordinador de
11. HOJA DE VIDA PARA Talento Humano Soportes SIGEP
que se haya Talento Humano
POSESIÓN
actualizado la
información en el Funcionario
SIGEP. nuevo.
Auxiliar
Administrativo
Cumplidos y surtidos
SUSCRIPCIÓN ACTA todos los trámites y
12. Talento Humano Coordinador Acta de Posesión N.A
DE POSESIÓN requisitos, se suscribe
Talento Humano
el acta de posesión.
Dirección
General
Se solicita que el
funcionario suministre
la información de
ICC-TH-02
seguridad social en los
DILIGENCIAMIENTO Auxiliar DECLARACIÓN SOBRE
13. formatos establecidos Talento Humano N.A
DE FORMATOS Administrativo ESTADO DE SALUD
para tramitar la
PERSONAL
afiliación y alimentar la
base de datos
institucional.
14. TRÁMITES DE Realizar las afiliaciones Talento Humano Auxiliar Formatos afiliación N.A
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 177 de 584

Fecha: 22/04/2016

AFILIACIÓN correspondientes a Administrativo


seguridad social y caja
de compensación
Se solicita al área de
comunicaciones y Talento Humano
Coordinador
EXPEDICIÓN DEL prensa la expedición
15. Grupo de Talento Carné Institucional N.A
CARNÉ del carné y se entrega Comunicaciones
Humano
al nuevo servidor y prensa
público.
Se reporta la novedad
REPORTE NOVEDAD Auxiliar Registro
16. de ingreso en el Talento Humano Software de nomina
EN LA NÓMINA Administrativo Nómina
software de nómina
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2015
Coordinador Grupo de Talento Humano
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 178 de 584

Fecha: 22/04/2016

4.0 Ajustes a la descripción de las actividades 2,5,6 y 17 así como a los responsables de dichas 25 de Febrero de
actividades. 2014
4.1 Se realizan ajustes a las actividades, descripciones, responsables y registros del 29 de Mayo de
procedimiento de acuerdo con la normatividad vigente. 2015
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 179 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Capacitación y bienestar. CÓDIGO: PD-TH-02
PRODUCTOS: Plan de Capacitación, Plan de bienestar, Plan de estímulos e Incentivos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitación y de Bienestar Social, que se requieren en las diferentes áreas del Instituto,
para mejorar la calidad en los procesos.
ALCANCE: Desde el diagnóstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los planes.
Inicia a partir de la normatividad vigente en materia de capacitación, bienestar, estímulos e incentivos, se desarrolla con la
formulación del Programa anual aprobado por el Comité responsable apoyo y la Comisión de personal, y finaliza con la ejecución y
evaluación del programa.
DEFINICIONES:
Plan de capacitación: herramienta de gestión que incluye las actividades de capacitación en el puesto de trabajo, educación formal
y formación para el trabajo.
Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la
informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial
mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la
comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación,
entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los
principios que rigen la función administrativa.
Programas de Inducción y re inducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de
inducción y de re inducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la
integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y
suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el
desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo
Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos
permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el
mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia,
efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labor
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 180 de 584

Fecha: 22/04/2016

Incentivos: Recompensa o estímulos pecuniarios o no pecuniarios otorgado con base al desempeño en el nivel sobresaliente de los
funcionario o de un equipo de trabajo.
Incentivos Pecuniarios: Reconocimiento económico en efectivo otorgado al equipo de trabajo seleccionado en el primer lugar en el
concurso “Mejor Equipo de Trabajo”, conforme a lo planteado en el Decreto 1567 de 1998 articulo 31.
Incentivos no Pecuniarios: Reconocimiento no monetario como: becas para educación formal, participación en proyectos
especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, reconocimiento público a la labor meritoria,
financiación de investigaciones y programas de turismo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Plan Nacional de Capacitación
Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP

 Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas y regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se
dictan otras disposiciones.
 Decreto 1567 de 1998, por el cual se reglamenta el Sistema nacional de Capacitación y al Sistema de Estímulos para los
empleados del Estado.
 Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
 Resolución emitida por la Entidad estableciendo el Programa Anual de Capacitación, bienestar institucional, estímulos e
incentivos.
CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitación de la entidad responden a estudios técnicos que identifican
necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.
Asimismo, de acuerdo con el parágrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento provisional (…) no podrán participar
de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y
entrenamiento en el puesto de trabajo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 DIAGNÓSTICO Se elabora un Talento Humano Coordinador de Encuesta de N.A.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Instrumento para talento humano opinión


establecer las
necesidades de Líderes de proceso
capacitación y de
bienestar. Estudiantes

a. Cada líder de proceso Funcionarios


diligencia el formato
correspondiente a las
necesidades de
capacitación.

b. Los funcionarios del


ICC y estudiantes del
SAB registran las
necesidades de bienestar.

2 Se analizan los Talento Humano Líder de talento Plan de N.A.


FORMULACIÓN DE
instrumentos aplicados y humano. capacitación,
PLAN DE
con el diagnóstico se bienestar
CAPACITACIÓN,
realiza el plan para la institucional,
BIENESTAR
vigencia. estímulos e
INSTITUCIONAL,
Se incluye en el plan de incentivos
ESTÍMULOS E
adquisiciones de la
INCENTIVOS
siguiente vigencia.
3 a. Se presenta el plan de Coordinador de ICC-SIG-01 N.A.
PRESENTACIÓN DEL capacitación, estímulos e Talento Humano talento humano. ACTA DE
PLAN PARA SU incentivos para la revisión REUNION
APROBACIÓN. por parte de la comisión Comisión de Integrantes del
de personal. personal comité
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

b. Por su parte se envía el Comité de apoyo Integrantes de la


plan de bienestar para la a bienestar comisión.
revisión y aprobación del
comité de apoyo a Comité de
bienestar. Bienestar Social
 Punto de control
4 Se ajusta el plan a partir Talento Humano Coordinador de N.A. N.A.
de las recomendaciones talento humano
AJUSTES AL PLAN
establecidas.

5 Se realiza la resolución Dirección Coordinador de Resolución.


APROBACIÓN DEL que reglamenta la General Talento -
PLAN. ejecución del plan para la Director (a)
vigencia respectiva.
6 Se realiza la publicación Talento Humano Coordinador de Intranet.
PUBLICACIÓN DEL de las actividades, y Talento Humano y Web
PLAN cronogramas y eventos Comunicaciones profesional de
del plan respectivo. comunicaciones
7 Se ejecutan las acciones Coordinador de Correo N.A.
establecidas en el plan Talento Humano talento humano electrónico,
siguiendo el esquema
propuesto en el ICC-SIG-08
cronograma e LISTADO DE
IMPLEMENTACIÓN incorporando los procesos ASISTENCIA A
contractuales. EVENTOS

Certificación de
asistencia a
eventos de
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 183 de 584

Fecha: 22/04/2016

capacitación
Archivo de los
programas
8 Se verifica mensualmente Talento Humano Profesional de Informe de N.A.
el cumplimiento de las Talento Humano Actividades
SEGUIMIENTO actividades. Desarrolladas

 Punto de control
9 Se analiza si las acciones Talento Humano Coordinador de Informe de N.A.
ejecutadas cumplen con talento humano. evaluación de
EVALUACIÓN DEL
las metas propuestas. las actividades
PLAN
realizadas del
 Punto de control Plan
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento 2015
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 184 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realizaron cambios a la descripción de las actividades 2 y 6


4.0 25 de Febrero de
Se ajustaron los nombres de los responsables de todas las actividades
2014
Se ajustaron los registros generados de las actividades 1,2,7 y 9
Se ajusta el alcance
Se ajustan las definiciones
4.1 29 de Mayo de
Se ajustan las condiciones generales
2015
Se ajustan los documentos de referencia
Se ajustan las actividades, responsables y registros
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 185 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Liquidación y Nómina CÓDIGO: PD-TH-03
PRODUCTOS: Pago de la nómina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes al área de Gestión Financiera
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nómina de acuerdo a estas, presentando la información respectiva.
ALCANCE: Desde la recepción de la novedad hasta la radicación de los informes de nómina a Gestión Financiera
DEFINICIONES:
SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia de Talento Humano para elaborar
la nómina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial,
CONDICIONES GENERALES:
Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nómina del siguiente mes.
Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte técnico externo al proveedor del software.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Se reciben las novedades Grupo de N.A
que afectan la liquidación Talento ICC-TH-04 REPORTE
mensual de la nómina Humano Auxiliar PARA LIQUIDACIÓN
(Ingreso, Egreso, administrativo de DE HORAS EXTRAS
RECEPCIÓN Vacaciones, horas extra). Talento humano
NOVEDADES En los cinco (5) primeros ICC-TH-26
días hábiles de cada mes. REMISIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
RETEFUENTE
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 186 de 584

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ICC-TH-24
SOLICITUD DE
VACACIONES
2 Registro de la información Grupo de Profesional de Cargue de la SAFI
en el aplicativo SAFI. Talento Talento humano información.
CARGUE DE LA Humano
INFORMACIÓN Registro de la información
en una copia de respaldo en
Excel.
3 Se realiza una comparación Grupo de Coordinador de N.A N.A
de la información Talento talento humano
consignada en el SAFI y en Humano
el archivo manual para Auxiliar
realizar las correcciones Administrativo de
respectivas. talento humano.
COMPARACIÓN DE
 Punto de control
INFORMACIÓN.
¿La comparación de la
información coincide?
SI: Pasa a actividad 5
 NO: Pasa a actividad
4
4 Por medio de correo Grupo de Auxiliar Correo electrónico N.A
SOLICITUD DE electrónico, mesa de ayuda Talento Administrativo de
SOPORTE A del proveedor y llamadas Humano talento humano.
PROVEEDOR DEL telefónicas, se solicita el Proveedor de
SOFTWARE soporte y ajuste Software
dependiendo de la novedad,
5 INFORMACIÓN El Auxiliar Administrativo del Grupo de Auxiliar Registro de la nómina SAFI
PARA EL ÁREA Grupo de Talento Humano Talento Administrativo generados desde el
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 187 de 584

Fecha: 22/04/2016

FINANCIERA genera los informes y Humano Talento humano. aplicativo SAFI


archivos (XML compatibles
con el SIIF – Nación) que se Área de Coordinador Archivo plano de
remitirán al Coordinador del Gestión Grupo de Talento carga masiva
área de gestión financiera Financiera Humano
por parte del Coordinador (Presupuesto
del Grupo de Talento
Humano en físico (el
resumen de devengados y
deducidos y los soportes
por tercero de las
deducciones de No Ley) y
por medio de correo
electrónico (el archivo plano
para carga masiva).
6 Se realiza por parte del área Área Gestión Profesional de N.A SIIF
PAGO DE NÓMINA financiera el pago financiera tesorería.
respectivo.
7 A través del software se Talento Auxiliar Correo electrónico
ENVÍO
envían por medio del correo Humano Administrativo de
DESPRENDIBLES
electrónico los talento humano
DE PAGO
desprendibles del mes.
8 Se realizan las operaciones Grupo de Auxiliar
SE LIQUIDAN necesarias en el software Talento Administrativo de
APORTES DE de nómina para la Humano talento humano
SEGURIDAD SOCIAL generación de los archivos
Y PARAFISCALES Y planos que serán
FONDO NACIONAL posteriormente cargados en
DEL AHORRO el operador de la planilla y
en el FNA
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 188 de 584

Fecha: 22/04/2016

9 Se realiza el cargue de Auxiliar N.A


información en el aplicativo Grupo de Administrativo de Soportes que arroja el
web para el pago de la Talento talento humano. aplicativo SAFI y
seguridad social, Humano copia de la planilla por
parafiscales. Igualmente se parte del operador
ingresa al portal web del
FNA para proceder al
CARGAR ARCHIVOS cargue del archivo plano.
PLANOS EN LOS
APLICATIVOS  Punto de control

¿Se carga correctamente el


archivo?
SI: Continua paso 11
NO: Pasar a actividad 10

10 Se realiza la solicitud vía Grupo de Auxiliar Correos electrónicos


telefónica o a través de Talento Administrativo de Soportes de mesa de
correo electrónico con el fin Humano talento humano. ayuda
de resolver los errores que
SOLICITUD DE
se puedan presentar en el
SOPORTE
cargue del archivo en las
aplicativos para el pago de
la seguridad social y
parafiscales y del FNA.
11 El Grupo de Talento Área Gestión Profesional de N.A SIIF y
PAGO DE
Humano informa mediante financiera tesorería. PLANILLA
SEGURIDAD SOCIAL
correo elec ASISTIDA
Y PARAFISCALES Y
Se realiza por parte del área
FNA
financiera el pago
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 189 de 584

Fecha: 22/04/2016

respectivo.
12 Se entrega la pre nómina Grupo de Auxiliar Pre nómina. Correo N/A
con la proyección de los Talento administrativo de electrónico
PRE NÓMINA gastos de nómina del Humano talento humano
siguiente mes al Grupo de
Gestión Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el soporte técnico necesario. En
ocasiones estos trámites demoran el procedimiento.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2015
Coordinador Talento Humano
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha

Se actualiza el marco legal


4.0 25 de Febrero de
Se actualiza la descripción de las actividades 1,4 y 6,8
2014
Se actualizan los responsables de las actividades 1,3,4,6,7 y 8 y los registros de los mismos.
4.1 Se actualizan las actividades, descripciones, responsables y registros del procedimiento 29 de mayo de
2015
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 190 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Desvinculación CÓDIGO: PD-TH-04
PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivación
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Aplicar la normatividad vigente en cuanto a la desvinculación de los funcionarios por las diferentes causales de retiro
señaladas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004
ALCANCE: Desde la causa de la desvinculación hasta la liquidación de los derechos al funcionario.
DEFINICIONES: Ver Artículo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: La desvinculación de un funcionario debe estar estrictamente soportado en un la normatividad legal
para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo modo se debe tener en cuenta el carácter y tipo de vinculación de funcionario
como la motivación a que da lugar la desvinculación.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El grupo de Talento
Humano es informado
por parte de la
Los que se Los que se
Dirección General,
nombran en la nombran en la
IDENTIFICACIÓN subdirectores, jefes
descripción descripción Grupo
1 DE LA CAUSAL inmediatos, entes de Oficio. N.A.
Grupo
DE RETIRO control, fondos de
Talento
pensión, juntas
humano
médicas de invalidez o
por el mismo
funcionario, sobre la
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 191 de 584

Fecha: 22/04/2016

causal que origina la


desvinculación
Se proyecta la
resolución de retiro
correspondiente a la Grupo de
Profesional del
causal identificada y Talento
grupo de Talento
se envía para revisión Humano
Humano
del Abogado. Concepto de
VIABILIDAD
2 ¿Es viable Asesor(a) de viabilidad N.A.
JURÍDICA Coordinador del
jurídicamente? gestión Jurídica Jurídica
Grupo de Talento
Humano
SI Pasa a la actividad
3
NO Pasa a la
actividad 4
El líder del proceso de
Talento Humano envía
una comunicación a Talento
los responsables de humano,
los procesos de Recursos
Coordinadorr
Recursos físicos, físicos,
talento humano,
Planeación y Planeación y Mensaje por
TRÁMITE DE responsables de
3 Sistemas, Biblioteca, Sistemas, correo
PAZ Y SALVO los procesos que
Gestión Documental y Biblioteca, electrónico
emiten paz y
Gestión Financiera Gestión
salvo
para el trámite del paz Documental y
y salvo, quienes Gestión
deben responder una Financiera.
vez la persona ha
hecho entrega de los
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 192 de 584

Fecha: 22/04/2016

bienes que tuvo a su


cargo o utilizó durante
su permanencia en el
Instituto.
 Punto de
control
Se informa al
interesado y al jefe
inmediato por escrito Notificación
sobre la resolución.
Oficio o correo
Auxiliar
Cuando la causal del electrónico
Grupo de Administrativo y
4 NOTIFICACIÓN. retiro es el que remite el N.A.
talento humano Coordinador de
reconocimiento de la acto
talento humano
pensión de vejez, esta administrativo
resolución debe ser al fondo de
también comunicada pensión
al fondo de pensiones
correspondiente
Se incorpora la
Auxiliar
INCLUSIÓN DE novedad para la
Grupo de Administrativo y
5 LA NOVEDAD liquidación de la Nómina SAFI
talento humano Coordinador de
EN LA NÓMINA nómina
talento humano
correspondiente.
La persona debe
presentar de acuerdo
ENTREGA DE Informe.
con la Ley 951 de Todas las Líderes de
6 DOCUMENTOS
2005 según el empleo dependencias Proceso
DE RETIRO
desempeñado un
informe de gestión con
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 193 de 584

Fecha: 22/04/2016

copia al jefe inmediato


para que repose en su
historia laboral.
 Punto de
control
Se reporta la novedad Auxiliar
a las entidades de Grupo de Administrativo y
REPORTE DE Correo SAFI
7 seguridad social y en Talento Coordinador
NOVEDAD electrónico SIGEP
el aplicativo SIGEP. Humano Grupo de Talento
Humano
Se liquidan los
derechos salariales
Auxiliar
del funcionario en
Administrativo,
procesos de Resolución de
LIQUIDACIÓN Grupo de Profesional
desvinculación y se liquidación de
8 DE Talento Especializado y N.A
expide el acto prestaciones
PRESTACIONES Humano Coordinador
administrativo que sociales
Grupo de Talento
ordena el pago al
Humano
grupo de Gestión
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación Líder Talento Humano
y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 194 de 584

Fecha: 22/04/2016

Cargo Profesional contratista oficina de Planeación de 2014


Líder Talento Humano
y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación 2015
Coordinador Talento Humano
y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se cambia la descripción de las actividades 1 y 2 así como sus responsables. 25 de Febrero
4.0
de 2014
Se actualizan las actividades, descripción y registros del procedimiento 29 de mayo
4.1
2015
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 195 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Evaluación del desempeño CÓDIGO: PD-TH-05
PRODUCTOS: Funcionarios evaluados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Efectuar seguimiento y evaluación a la calidad de los servicios prestados por los empleados de libre nombramiento y
remoción y carrera administrativa, en período de prueba y funcionarios que hacen parte del nivel directivo del Instituto, de acuerdo
con su perfil, sus responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones en el cargo asignado; con base en juicios objetivos sobre la
conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la evaluación de los servidores públicos. Definiendo y concertando objetivos para la evaluación de desempeño
y acuerdos de gestión hasta la elaboración de informes de gestión sobre calificación de servicios y resultados.
DEFINICIONES:
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Evaluación del Desempeño: Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona y el
cumplimiento de los requisitos establecidos, en el ejercicio de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo,
como aporte al logro de las metas institucionales y del valor agregado que deben generar las instituciones.
 Parte interesada: Organización, persona o equipo que tenga un interés en el desempeño de una entidad.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Ley 909/2004
CONDICIONES GENERALES:
Evaluación Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no son Gerentes Públicos: De acuerdo a la Comisión
Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuará exclusivamente con el propósito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la
entidad, utilizando el instrumento propio de Evaluación del Desempeño.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 196 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realizan evaluaciones parciales eventuales cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del calificador. Así mismo,
se adelantan evaluaciones durante el período de prueba y extraordinarias según las necesidades del servicio o por indicaciones de
la Dirección General del Instituto.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios. Decreto 2539 de 2005, Acuerdo 137 de 2010
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Se oficia a cada dependencia
o gerente público informando
el inicio de la fase de
evaluación con la definición
de los objetivos y
concertación de
COMUNICACIÓN Formatos de
compromisos laborales y se
DEL INICIO DEL evaluación
1 remiten los formatos Líder de talento N.A.
PROCESO DE Talento humano establecidos por la
respectivos según el caso. humano.
EVALUACIÓN CNSC.
 Punto de control

¿El funcionario es del nivel


directivo
SI: Continua en actividad 2
NO: Pasa a numeral 3
El empleado de nivel
directivo debe elaborar una Plan Operativo
PROYECCIÓN DEL Planeación,
propuesta de acuerdo de Jefe de Anual
2 ACUERDO DE Funcionario del
gestión, el cual incluye: un Planeación Plan Estratégico
GESTIÓN nivel directivo
objetivo general que refleje lo Institucional
que pretende alcanzar
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 197 de 584

Fecha: 22/04/2016

durante el año de vigencia


del acuerdo y los
compromisos (se sugiere que
no sean más de 4).
Los compromisos deben ser
claros, así como el puntaje,
resultados esperados, fecha
límite e indicadores.
Estos acuerdos deben
construirse con base en el
plan operativo anual que será
suministrado por la oficina de
Planeación.
Cada líder de proceso se
reúne con su equipo de
trabajo para concertar
objetivos, metas y tareas y
Formato de
diligencia cada uno de los
Concertación de
formatos establecidos.
objetivos y
Por su parte el gerente
compromisos
CONCERTACIÓN DE público en coordinación con Líderes de
laborales.
3 OBJETIVOS A el superior inmediato ajustan Todas las áreas procesos y N.A.
EVALUAR y aprueban la propuesta; se funcionarios
Formato de
analizan las competencias
acuerdo de
gerenciales establecidas
gestión
para el nivel directivo que se
consideren indispensables
para el logro de los
compromisos pactados.
Para el caso de los
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 198 de 584

Fecha: 22/04/2016

empleados de nivel directivo


que se encuentran ejerciendo
el cargo, la definición de
acuerdos de gestión se debe
formalizar entre 01 y el 28 de
febrero de cada año.
Para los empleados de nivel
directivo nuevos, la definición
de acuerdos debe realizarse
durante los primeros cuatro
meses contados a partir de
su vinculación.
Tanto el empleado directivo
como el Director del Instituto
consignan los acuerdos de
gestión en el formato de
“Acuerdo gestión”, el cual
debe ser firmado por las
partes. Se firma un solo
formato, el cual se conserva
en los archivos de gestión del
grupo de Talento Humano.
El Coordinador de Talento
humano se encarga de
brindar asesoría en caso de
ser necesario.
Las dependencias envían los
ENVIO DE LOS
formatos originales Coordinador de
4 FORMATOS Talento humano N.A N.A
totalmente diligenciados al talento humano.
DILIGENCIADOS
Grupo de Talento Humano.
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 199 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se revisan cada uno de los


formatos de concertación de
objetivos y acuerdos de
gestión y se informa
mediante oficio o correo
ICC-TH-10
electrónico en caso de que
FORMATO DE
haga falta alguno de ellos
REVISIÓN DE LOS SEGUIMIENTO
¿El formato se encuentra Coordinador del
FORMATOS DE AL PROCESO DE
5 correctamente diligenciado? Talento humano grupo de talento N.A.
EVALUACIÓN DEL EVALUACIÓN DE
humano.
DESEMPEÑO DESEMPEÑO
NO. Se regresan los
Oficio
formatos a la dependencia
Correo electrónico
respectiva con las
observaciones a que haya
lugar. Pasar a actividad 4
 SI. Pasar a actividad
6.
Se ingresa la información de Profesional
INGRESO DE Base de datos en
los formatos en una base de especializado y
6 INFORMACIÓN A Talento humano el grupo de N.A
datos para tal fin. Coordinador de
BASE DE DATOS. Talento Humano.
Punto de control talento humano
Una vez se han recibido Auxiliar
todos los formatos de Administrativo,
DEVOLUCIÓN DE
evaluación e ingresados a la Profesional
FORMATOS DE
base de datos, se envían especializado y Oficio.
7 EVALUACIÓN A Talento humano N.A
digitalizados al jefe inmediato Coordinador de Correo electrónico.
CADA
y al evaluador talento humano.
DEPENDENCIA

8 DESARROLLO DEL El evaluador se reúne Todas las áreas Líderes de N.A N.A
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 200 de 584

Fecha: 22/04/2016

SEGUIMIENTO AL periódicamente con el proceso


FUNCIONARIO evaluado, para revisar los
objetivos y metas
concertadas.

¿El evaluado es gerente


público?
SI. Pasa a actividad 11
No: Continua en paso 9
Cada responsable de
evaluar realiza la primera
Líderes de
evaluación parcial semestral
REALIZACIÓN DE proceso
del logro de los compromisos
(evaluadores) Formatos de
LA EVALUACIÓN a la mitad del periodo, es
Servidores Evaluación de
9 PARCIAL decir a los seis (6) primeros Todas las áreas
públicos de desempeño CNSC
SEMESTRAL meses del año,
carrera (Sistema tipo)
correspondientes al periodo
administrativa
comprendido entre el 1 de
(evaluados)
febrero y el 31 de julio de
cada año
El Coordinador del Grupo de
Talento
REALIZACIÓN Coordinador
Humano, revisa la planta de ICC-TH-10
DELSEGUIMIENTO A Grupo de Talento
personal y programa con FORMATO DE
Humano
LA EVALUACIÓN cada Jefe de área, la visita Talento SEGUIMIENTO
10 Evaluador
PARCIAL de seguimiento de la Humano AL PROCESO DE
Líderes de
SEMESTRAL evaluación de desempeño EVALUACIÓN DE
proceso
laboral, Fase II, con el fin de DESEMPEÑO
(evaluadores)
verificar que se ha realizado
la calificación
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 201 de 584

Fecha: 22/04/2016

correspondiente al primer
periodo y que se ha
socializado esta calificación
con el funcionario ICC-TH-10
FORMATO DE
SEGUIMIENTO AL
PROCESO DE
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO. La
información relacionada con
la visita de seguimiento
reposará en el ICC-TH-10
FORMATO DE
SEGUIMIENTO AL
PROCESO DE
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO. Seguimiento
a la Evaluación de
Desempeño.
Para el caso de los
empleados de carrera y de Formatos de
libre nombramiento y Evaluación de
remoción que no son del desempeño CNSC
EVALUACIÓN Y nivel directivo, la calificación (Sistema tipo)
Líderes de
11 CALIFICACIÓN debe producirse dentro de Todas las áreas Formato de N.A
procesos.
los 15 días siguientes al acuerdos de
vencimiento del periodo a gestión (DAFP) y
calificar. portafolio de
La calificación debe reflejar el evidencias.
cumplimiento de los objetivos
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y debe estar soportado con


registros verificables
consignados en el portafolio
de evidencias.

Para los gerentes públicos


en enero de cada año el
funcionario de nivel directivo
y el Director del Instituto
revisan el avance en el
cumplimiento de los
compromisos adquiridos,
plasmando las observaciones
necesarias en el formato. Se
firma un solo formato, el cual
se conserva en la historia
laboral del evaluado, este se
escanea y se envía por
correo electrónico al
evaluado.
El líder de proceso se reúne
NOTIFICACIÓN AL con el funcionario y le notifica
FUNCIONARIO DE la calificación obtenida.
LA CALIFICACIÓN
Formatos de
¿El funcionario se encuentra
12 Todas las áreas Líder de procesos. Evaluación de
(APLICA PARA conforme con la calificación?
desempeño
FUNCIONARIOS DE
CARRERA) NO. Pasar a actividad 13
SI. El funcionario firma el
formato de evaluación.
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El funcionario puede
interponer recurso de
reposición mediante
comunicación escrita, ante
quien efectuó la calificación,
con el fin de aclarar,
modificar o revocar su
INTERPOSICIÓN decisión.
DELRECURSO DE
REPOSICIÓN El calificador debe dar
respuesta a este recurso
13 Todas las áreas Funcionarios Recurso. N.A
(APLICA PARA mediante oficio dentro de los
FUNCIONARIOS DE 5 días hábiles siguientes a la
CARRERA) fecha de recibido, con copia
a talento humano para su
respectivo seguimiento.

¿El funcionario se siente


satisfecho con la respuesta?

NO. Pasar a actividad 14


SI. Pasar a actividad 16.
INTERPOSICIÓN El funcionario puede
DELRECURSO DE interponer recurso de Subdirector (a)
apelación, mediante oficio Subdirecciones
APELACIÓN
ante la Subdirección
14 Recurso N.A
(SOLO APLICA respectiva. El concepto se Coordinador
envía al funcionario y a Talento humano Grupo de talento
PARA
talento humano para su humano.
FUNCIONARIOS DE seguimiento.
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CARRERA)
¿El funcionario se siente
satisfecho con el concepto
emitido?

NO. Pasar a actividad 12


 SI. El funcionario
firma el formato de
evaluación.
El funcionario puede
interponer recurso de queja.
¿La decisión se ratifica?
INTERPOSICIÓN SI. Se notifica al funcionario
DELRECURSO DE y en caso de que el puntaje
QUEJA. sea inferior al mínimo
aprobatorio, se declara Líder de talento
15 Talento humano Recurso.
(APLICA PARA insubsistente el humano.
FUNCIONARIOS DE nombramiento. Se da inicio al
CARRERA) procedimiento de
desvinculación
PD-TH-04
NO. Se notifica al funcionario
el puntaje asignado
Cada evaluación del
Auxiliar
ARCHIVO desempeño se archiva en la Historias
16 Talento humano Administrativo de
correspondiente historia Laborales
Talento Humano
laboral.
Consolidar formatos de Profesional
17 ELABORACIÓN DE valoración al mérito en un Talento humano especializado y Informe
informe que incluya líder de Talento
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INFORME estadísticas con humano,


observaciones del proceso
de evaluación anual.
 Punto de control

¿El funcionario obtuvo el


nivel sobresaliente?

SI: Se incluye en los


programas de estímulos e
incentivos previstos para
cada vigencia
No: FIN.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Profesional contratista oficina de Planeación y Octubre de 2012
Cargo Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa
25 de Febrero de
Profesional contratista oficina de Planeación y
Cargo Líder Talento Humano 2014
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento 2015
Cargo
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha

4.0 Se realiza modificación a la codificación del procedimiento 25 de febrero de


Se realizan ajustes de forma 2014
Código: ICC-SIG-11
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Se ajusta el objetivo
Se ajusta el alcance
4.1 Se ajustan documentos de referencia 29 de Mayo de
Se ajustan las condiciones generales 2015
Se ajustan las actividades
Se ajusta la descripción de las actividades

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Situaciones Administrativas CÓDIGO: PD-TH-06
PRODUCTOS: Resoluciones
Código: ICC-SIG-11
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1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO


OBJETIVO: Tramitar las solicitudes de los funcionarios
ALCANCE: Desde la autorización de la situación Administrativa por parte de la Dirección General o su designado hasta la
notificación del acto administrativo correspondiente.
DEFINICIONES:
Situación Administrativa: Estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento
determinado. Estas pueden ser:
a) En servicio activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones del empleo en el cual ha sido
nombrado y posesionado.
b) En licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la
entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por
enfermedad y licencia ordinaria.
Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo,
por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73).
c) En permiso: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, respecto del cual el
Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3)
días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o
negar los permisos.
d) En comisión: De acuerdo con el artículo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados públicos se encuentran en la Situación
Administrativa de Comisión cuando por disposición de autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su
cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las
inherentes al empleo de que es titular.
e) Encargo: Forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de estos (art.23). La misma norma, en sus
artículos 34 a 36 disponen que “Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente,
las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”.
f) Prestando servicio militar
g) En vacaciones
h) Suspendido en ejercicio de sus funciones
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Decreto 1042 de 1978
Decreto 1045 de 1978
Decreto 2400 de 1968
Decreto 1950 de 1973
Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en Materia de Personal.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, que regula las situaciones
administrativas para los funcionarios públicos.
MARCO LEGAL:
Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto 1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978, Decreto 2197 de 1996, Decreto No.
1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de 1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de
2004, Decreto 1227 de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El funcionario presenta una
Memorando Interno con
solicitud sobre alguna de las
visto bueno del Jefe
siguientes situaciones
inmediato, formato de
administrativas: licencia no
IDENTIFICACIÓN Funcionarios del solicitud de permiso
1 remunerada, comisión de Todas las áreas N.A
DE LA SOLICITUD Instituto remunerado, formato de
servicios o comisión de
solicitud de vacaciones,
estudios, al despacho de la
formato de solicitud de
Dirección o a quien sea
comisión y viáticos
designado para tal fin
Una vez autorizado, se Dirección o Memorando interno con
REMISIÓN DEL remite al Grupo de talento Subdirección Director o visto bueno del Director
2 N.A
OFICIO humano para realizar el Administrativa y Subdirector o Subdirector o formato
trámite correspondiente. Financiera de solicitud de permisos
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Para vacaciones consultar


el procedimiento PD-TH-
07;para permisos
remunerados consultar el
procedimiento PD-TH-08
Se proyecta el acto Grupo de
ACTO administrativo de acuerdo Talento Coordinador
3 Acto Administrativo
ADMINISTRATIVO con la situación Humano Grupo de
administrativa Talento Humano
Se incluye la novedad en el
Grupo de
INCLUSIÓN DE LA aplicativo de nómina. Auxiliar
Talento
4 NOVEDAD EN EL Solamente aplica cuando se Administrativo Registro en el SAFI N.A
Humano
APLICATIVO trata de licencias no Talento Humano
remuneradas
Se notifica a los interesados Auxiliar
Grupo de
NOTIFICACIÓN DE la Resolución Administrativo y Memorando interno y
5 Talento N.A
LA RESOLUCIÓN Líder de talento correo electrónico
Humano
humano
Se incorpora a la historia
Grupo de Auxiliar
laboral la respectiva Memorando Interno y
6 ARCHIVO Talento Administrativo N.A
información. copia de la resolución
Humano Talento Humano
 Punto de control
Realizar el seguimiento a Coordinador
las fechas y plazos Grupo de
ICC-SIG-09 FORMATO
establecidos en el acto Grupo de Talento Humano
INFORME DE
7 SEGUIMIENTO administrativo que reconoce Talento Auxiliar
COMISIÓN DE
las situaciones Humano Administrativo
SERVICIOS
administrativas. Grupo de
Talento Humano
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Observaciones al procedimiento: (*)


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha

Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Andrea Sánchez Novoa


Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Andrea Sánchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa
29 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora Grupo de Talento
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha

Se realizaron ajustes a la codificación del procedimiento 25 de febrero de


4.0 Ajustes de forma 2014
4.1 Se actualizan las actividades, descripción, responsables y registros del procedimiento 29 de mayo de 2015
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Vacaciones CÓDIGO: PD-TH-07
PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones que los funcionarios tienen
derecho una vez han cumplido un (1) año de servicios e incluir la información respectiva para la liquidación en la nómina
mensual
ALCANCE: Desde la recepción de la programación de vacaciones hasta el archivo del acto administrativo en la historia
laboral.
DEFINICIONES:
VACACIONES: Las vacaciones son una prestación social que consiste en el descanso remunerado al que tiene derecho todo
trabajador que hubiere prestado sus servicios a un empleador, durante un año calendario, consistente en 15 días hábiles
consecutivos.
INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando de las mismas y el jefe de la
entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute. Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes
causales:
a. Por necesidades del servicio;
b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico
expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad
empleadora en el caso de que no estuviere
afiliado a ninguna entidad de previsión;
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos del ordinal anterior;
d. Por el otorgamiento de una comisión;
e. Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario
tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale
para tal fin.
Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse mediante resolución motivada
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad.
APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada por éste, habiendo otorgado
las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se
debe decretar por resolución motivada y todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del
funcionario o trabajador.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programación anual de vacaciones.
CONDICIONES GENERALES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de
vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos
cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de
vacaciones.
Los funcionarios establecen en coordinación con su jefe inmediato la programación de las vacaciones del año y envían este
formato a la dependencia de Talento Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto.
Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) días como mínimo, el funcionario debe enviar un oficio
dirigido a la Dirección General o a quien se delegue dicha función, con el visto bueno de su jefe inmediato, indicando fecha
exacta de inicio. Este oficio aprobado por el despacho de la Dirección, será trasladado a Talento Humano para iniciar el
proceso de liquidación.

MARCO LEGAL:
 Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se
regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.
 Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
 Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones
sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector Nacional.
 Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)
 Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del
sector privado y a
 los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.
 Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

 Decreto anual que fija las escalas de asignación salarial de los empleos que sean desempeñados por empleados
públicos de la rama ejecutiva del orden nacional,
 Resolución No. 0046 de 2014 por la cual se establecen las directrices para el disfrute de las vacaciones de los
servidores públicos del Instituto
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Durante el primer mes del año, ICC-TH-21
Auxiliar
PROGRAMACIÓN Talento Humano envía a cada PLANEACIÓN
administrativo y
DE VACACIONES dependencia el formato “planeación Talento DE
1 Coordinador de N.A
POR de vacaciones por dependencia” humano VACACIONES
talento humano
DEPENDENCIA para ser diligenciado. POR
 Punto de control DEPENDENCIA
Cada dependencia envía el formato ICC-TH-21
diligenciado y se procede a PLANEACIÓN
Todas Jefes de Área
consolidar la información. DE
las
CONSOLIDACIÓN VACACIONES
depende Coordinador de
2 DE LA POR N.A
ncias y talento humano
INFORMACIÓN DEPENDENCIA
Talento
Humano
Plan anual de
vacaciones
El plan anual de vacaciones es Coordinador de
divulgado a todas las dependencias Talento talento humano Plan anual de
3 DIVULGACIÓN N.A
humano vacaciones

SOLICITUD DE El funcionario, de acuerdo con el Todas Grupo de Talento ICC-TH-24


4 N.A
AUTORIZACIÓN Plan Anual de Vacaciones, envía el las áreas Humano SOLICITUD DE
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Fecha: 22/04/2016

DEL DISFRUTE formato diligenciado al grupo de VACACIONES


Talento Humano, señalando la fecha Funcionarios de
exacta de vacaciones. las áreas

Coordinadores de
grupo
La Dirección General o quien haga
ICC-TH-24
AUTORIZACIÓN sus veces autoriza la solicitud y Dirección Director(a)
5 SOLICITUD DE N.A
DEL DISFRUTE remite el formato con el visto bueno General General
VACACIONES
al Grupo de Talento Humano
Se realiza el acto administrativo para Profesional
REALIZACIÓN
la firma del Director o quien haga Talento especializado y
6 DEL ACTO Resolución N.A
sus veces. humano Coordinador
ADMINISTRATIVO
Talento Humano
Se incluye la novedad en la nómina
LIQUIDACIÓN DE del mes inmediatamente anterior al Talento Auxiliar Liquidación en el
7 N.A
VACACIONES disfrute. humano Administrativo SAFI

Se notifica al funcionario y su jefe Coordinador Memorando


inmediato sobre la Resolución. Talento Talento Humano interno
8 NOTIFICACIÓN N.A
Humano Auxiliar Correo
Administrativo electrónico
La documentación es incorporada Talento Auxiliar
9 ARCHIVO N.A
en la historia laboral del funcionario Humano Administrativo
Por necesidades del servicio se
puede aplazar el disfrute de las Coordinador
APLAZAMIENTO Talento
10 vacaciones, para lo cual el Talento Humano N.A
DE VACACIONES Humano
Coordinador del área deberá
solicitar a la Dirección General o
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Fecha: 22/04/2016

quien haga sus veces la


autorización.
Las vacaciones se aplazan
SI Seguir paso 13
NO Continúa 11
El funcionario inicia su periodo de
vacaciones.
INICIO DEL
11 ¿Es necesario interrumpirlo? N.A N.A N.A
DISFRUTE
SI: Paso 12
NO: Fin
El jefe inmediato presenta solicitud
escrita al Director o su designado
SOLICITUD DE
¿Se autoriza la interrupción o el Todas Coordinadores de Memorando
12 INTERRUPCIÓN O
aplazamiento? las áreas grupo interno
APLAZAMIENTO
SI: Paso 13
NO: Fin.
Se proyecta la resolución que
interrumpe o aplaza las vacaciones. Profesional
REALIZACIÓN DE
¿Los días por disfrutar son de la Talento especializado y
13 NUEVO ACTO Resolución N.A
vigencia siguiente? Humano Coordinador de
ADMINISTRATIVO
SI: Paso 16 Talento Humano
NO: Paso 14
Se notifica al funcionario y su jefe Coordinador Memorando
inmediato sobre la Resolución. Talento Talento Humano interno
14 NOTIFICACIÓN N.A
Humano Auxiliar Correo
Administrativo electrónico
La documentación es incorporada Auxiliar
Talento
15 ARCHIVO en la historia laboral del funcionario Administrativo de N.A N.A
Humano
Talento Humano
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

REAJUSTE AL Se re liquida el valor de las Auxiliar


Talento
16 VALOR DE LAS vacaciones y se calcula con base en Administrativo de SAFI N.A
Humano
VACACIONES el Decreto de ajuste salarial anual Talento Humano
DISFRUTE DE Se reanuda o inicia el disfrute.
17 DÍAS N.A N.A N.A N.A
PENDIENTES
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: N.A
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha

Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa


Octubre de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Talento Humano 2012
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y de 2014
Coordinador Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora Grupo de Talento de 2015
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha

4.0 Se realiza ajuste a la codificación del procedimiento 25 de Febrero


Se realizan algunos ajustes de forma de 2014
Se ajustan las definiciones
4.1 Se ajustan las condiciones generales 29 de Mayo
Se ajusta el marco legal de 2015
Se ajustan las actividades
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Fecha: 22/04/2016

Se ajusta la descripción y los de las actividades


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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Permiso remunerado CÓDIGO: PD-TH-P08
PRODUCTOS: Autorización del permiso remunerado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad.
ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicación escrita que lo autoriza.
DEFINICIONES:
PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, respecto
del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por
tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el
autorizar o negar los permisos”.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas que establecen y aclaran el procedimiento para la solicitud de permisos
remunerados.
CONDICIONES GENERALES:
Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo solicitado.
MARCO LEGAL:
- Decreto 2400 de 1968,
- Decreto 1950 de 1973
- Resolución No. 0202 de 2014 por la cual se dictan disposiciones sobre la administración del talento humano
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Mediante el formato establecido para tal ICC-TH-08 N.A
fin, el funcionario solicita el permiso ante SOLICITUD DE
SOLICITUD DE Funcionario Funcionario
1 su jefe inmediato quien autorizará el PERMISO
PERMISO interesado interesado
mismo hasta por un (1) día. REMUNERADO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

¿El permiso es superior a un (1) día?


SI: Continuar en actividad 2
No: FIN

Mediante un memorando interno, el


funcionario solicitante tramita su Memorando
Funcionarios
requerimiento ante la dirección, explicando Todas las interno
2 SOLICITUD A LA y Líderes de
los motivos del permiso. dependencias
DIRECCIÓN proceso
Este documento debe contener el visto
bueno de su jefe inmediato
El memorando de la solicitud es enviado al Auxiliar Memorando
Grupo de Talento Humano con la decisión Administrativ interno
de la dirección, la cual debe ser Grupo de oy
RESPUESTA A LA
3 comunicada al funcionario interesado Talento Coordinador
SOLICITUD
Humano Grupo de
Talento
Humano
Dentro de los primeros 5 días de la ICC-TH-09
semana del mes siguiente, el coordinador INFORME DE
de cada grupo deberá presentar al Grupo PERMISOS
PRESENTACIÓN de Talento Humano el informe que detalle Todas las Coordinadore REMUNERADOS
4
DE INFORME los permisos concedidos a sus dependencias s de grupo
colaboradores y remitirá los formatos de
solicitud con el respectivo soporte si lo
hubiere.
La documentación es incorporada en la Auxiliar
Talento
7 ARCHIVO historia laboral del funcionario Administrativ
Humano
o de Talento
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 220 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Punto de control Humano


Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha

Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Andrea Sánchez Novoa


Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Andrea Sánchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento 2014
Sistemas Humano
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento 2015
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha:

Se realiza ajuste a la codificación del procedimiento


4.0 25 de febrero de
Se realizan ajustes a los responsables de las actividades
2014
Se realizan ajustes a las actividades
Se ajustan documentos de referencia
4.1 Se ajusta el marco legal 29 de Mayo de
Se ajustan las actividades 2015
Se ajusta la descripción y registros de las actividades
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Reporte de accidente de trabajo CÓDIGO: PD-TH-09
PRODUCTOS: Formato de investigación de accidentes diligenciado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin de prevenir situaciones que
afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
ALCANCE: Desde la identificación de factores que afecten la salud física y/o emocional de los empleados hasta la intervención de
casos específicos.
DEFINICIONES:
Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador
una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de
órdenes del empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los
lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el empleador. (Art. 9, capítulo II, decreto 1295/94). Los
factores que causan accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos.
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la afiliación, el recaudo de las
cotizaciones, el pago de las prestaciones económicas, la venta de los servicios adicionales de salud ocupacional y la prestación del
servicio médico efectivo a través de las entidades promotoras de salud. En relación con los accidentes de trabajo están obligadas a
vigilar y controlar la aplicación de las normas, garantizar la prestación de los servicios de salud y reconocer las prestaciones
económicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de riesgos profesionales está obligada a realizar actividades de
prevención de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas.
Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren el soporte logístico del plan de
emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y alarmas. Estas personas serán entrenadas en extinción de
incendios, rescates y salvamentos. Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos:
Creatividad, productividad, resolución de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios de acción de la brigada de
emergencias son: unidad, racionalización y oportunidad, comando, seguridad y equilibrio.
Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y control de los factores de riesgo del
ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los
ambientes laborales mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, así como el estudio de la
toxicología industrial.
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Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los procesos, equipos, máquinas u
objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño.
Estas inspecciones deben obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de inspección. Las inspecciones se
deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene establecidas (métodos correctos
para operar máquinas, uso de equipos de protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, así como
de identificar nuevos factores de riesgo.
Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comité paritario de salud ocupacional, ya que a través de ellas se cumplen la
mayoría de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y
recomendaciones); mantener contacto con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas;
participar y proponer la solución a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o trimestral, según sea el caso.
La inspección se realiza a las instalaciones locativas, máquinas, equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas,
procesos industriales y operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su función es esencialmente preventiva y
por lo tanto debe hacer especial hincapié en detectar las causas no solo de accidentes sino de los incidentes, para eliminar los
agentes de éstos.
Investigación de accidentes: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de los acontecimientos que llevaron a producir el
accidente. Lo importante de la investigación de accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera
inmediata arrojando un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP), contemplando aspectos
como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la observación de las condiciones ambientales y la versión del
jefe inmediato. A la Entidad, a través del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para
investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigación de los accidentes de trabajo, se deben contemplar
las lesiones, enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comité
Paritario de Salud Ocupacional, como a los supervisores de la Entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnóstico de riesgo psicosocial, Plan de Emergencia, Panorama de
riesgos, Informe de exámenes periódicos ocupacionales, Diagnóstico estratégico de riesgos, informes ARL.
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia, 1991: Artículos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366.
Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones.
Resolución 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de Seguridad Industrial en
Establecimientos de Trabajo, en él se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares.
Decreto 614 de 1984. Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el país.
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Resolución 2013 de 1986. Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad
industrial en los lugares de trabajo.
Resolución 1016 de 1989. Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que
deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.
Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del sistema general de riesgos profesionales.
Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994.
Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican unos artículos del decreto 1833 de
1994.
Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del artículo 13 del decreto ley 1295 de 1994
Resolución 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se
dictan otras disposiciones.
Resolución 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
Ley 1562 de 2012.
Decreto 1443 de 2014.
Decreto 472 de 2015
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin de prevenir situaciones que
afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
REPORTE A LA Telefónicamente se informa el accidente a la
ARL E INFORME ARL y se informa al Grupo de Talento
Todas las
1 AL GRUPO DE Humano. Servidores N.A N.A
áreas
TALENTO  Punto de control Públicos
HUMANO
La línea efectiva dará el direccionamiento
Todas las Servidores
2 REMISIÓN adecuado indicando a qué IPS a donde se N.A
áreas Públicos
debe dirigir el accidentado para ser atendido.
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Trasladar al accidentado al lugar indicado por Todas las


3 TRASLADO N.A N.A
la ARL áreas
El reporte del accidente de trabajo es
ENVIAR Talento Profesional de Registro de
4 enviado a través de la página virtual de la N.A
REPORTE DE AT Humano Talento Humano AT
ARL
Los miembros del COPASO realizan la Talento Profesional de
investigación conforme a las directrices Humano Talento Humano Formato de
5 INVESTIGACIÓN N.A
legales Presidente AT
COPASO COPASO
Con la investigación del AT se prepara un
Presidente Memorando
6 INFORME informe y se presenta a las dependencias COPASO
COPASO interno
que intervengan en el proceso
Con base en el informe, se hace posible Subdirección
MEDIDAS Subdirección
implementar las medidas preventivas y Administrativa y Correo
7 CORRECTIVAS administrativ
correctivas que permitan evitar futuros áreas electrónico
Y PREVENTIVAS a y financiera
accidentes. participantes
Se hace seguimiento del caso. Talento Profesional de
8 SEGUIMIENTO N.A
 Punto de control Humano Talento Humano
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha

Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Andrea Sánchez Novoa


Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Andrea Sánchez Novoa
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora Grupo de Talento 25 de Febrero de 2014
Cargo
Sistemas Humano
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Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa


29 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha:
Se realizaron cambios en la codificación de los procedimientos y ajustes de forma, así
4.0 25 de febrero de 2014
como actualización de los responsables de las actividades
Se ajusta el marco legal
4.1 29 de Mayo de 2015
Se ajusta los responsables y registros de las actividades
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Inducción y reinducción CÓDIGO: PD-TH-10
PRODUCTOS: Evaluación del procedimiento
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Introducir a los nuevos servidores públicos que se vinculen a la entidad tanto por resolución de nombramiento y
posesión como por contratos de prestación de servicios profesionales y de gestión, a las políticas, dinámicas y estructura del
Instituto. Así mismo realizar actividades de actualización normativa, socialización de cambios institucionales y demás asuntos
de carácter general que deban ser comunicados a los funcionarios para el mejor desempeño de sus funciones.
ALCANCE: Desde la posesión y/o perfeccionamiento del contrato hasta la desvinculación y/o finalización del contrato.
DEFINICIONES:
Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional
Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos
en la entidad.
Servidor público: Los servidores públicos son las personas que prestan sus servicios al Estado a la administración pública. Según
el artículo 123 de la Constitución de 1991," los servidores públicos son los miembros de las corporaciones públicas, lo empleados y
trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios".
Funcionario público: La Corte Constitucional en la Sentencia C-681 de 2003, contempló la definición de funcionario público en los
siguientes términos:
"Las personas naturales que ejercen la función pública establecen una relación laboral con el Estado y son en consecuencia
funcionarios públicos. Desde el punto de vista general, la definición es simple. Sin embargo, existen diversas formas de relación y
por consiguiente diferentes categorías de funcionarios públicos. La clasificación tradicional comprende los empleados públicos y los
trabajadores oficiales. Esta clasificación se remonta a la ley 4a de 1913 la cual siguiendo el criterio finalista definió a los empleados
públicos como los que tienen funciones administrativas y los trabajadores oficiales aquéllos que realizan las obras públicas y
actividades industriales y comerciales del Estado. El decreto 3135 de 1968 siguió el criterio organicista para definir los empleados
públicos, quienes están vinculados a los Ministerios, departamentos administrativos y demás entidades que ejercen la función
pública".
Contratista: El artículo 6 de la Ley 80 de 1993, establece quienes tienen capacidad para contratar, entre ellos las personas
consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, los consorcios y uniones temporales, las personas jurídicas
nacionales y extranjeras previo cumplimiento de los requisitos allí previstos y en las normas contractuales.
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"Los contratistas, conforme a dicho estatuto, son las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, que asumen la ejecución de
una labor o actividad, o que deben asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del
contrato, a cambio de una contraprestación"
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas y regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se
dictan otras disposiciones.
 Decreto 1567 de 1998, por el cual se reglamenta el Sistema nacional de Capacitación y al Sistema de Estímulos para los
empleados del Estado.
 Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
CONDICIONES GENERALES: La inducción deberá impartirse dentro de los cuatro meses siguientes a su vinculación. El
aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de
dicho período. Por su parte, los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes,
en el momento en que se produzcan cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas
sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Consultar con el grupo de Talento Coordinador de Correo electrónico N.A.
SOLICITUD DE
gestión contractual las Humano Grupo de Talento
INFORMACIÓN AL
vinculaciones por orden de Humano
GRUPO DE GESTIÓN
prestación de servicios
CONTRACTUAL
realizadas semanalmente.
2 Teniendo en cuenta la Talento Coordinador de Cronograma de N.A.
PROGRAMACIÓN
información suministrada por Humano Grupo de Talento capaciones de
CRONOGRAMA DE
el grupo de gestión Humano. inducción, correos
INDUCCIÓN
contractual y las nuevas electrónicos
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vinculaciones a la planta de
personal se programan las
fechas para la realización de
la inducción.
3 Se expone a los asistentes la Talento Coordinador de N.A.
PRESENTACIÓN DE información general del Humano Grupo de Talento ICC-SIG-08
LAS Instituto como: antecedentes Humano. LISTADO DE
GENERALIDADES DE históricos, reconocimientos, ASISTENCIA A
LA ENTIDAD misión, visión, objetivos, EVENTOS
estructura formal e informal.
4 Solo se realiza con los Talento Coordinador de ICC-SIG-08 N.A.
PRESENTACIÓN DE funcionarios públicos, donde Humano Grupo de Talento LISTADO DE
MANUAL DE se hace lectura del Manual de Humano ASISTENCIA A
FUNCIONES Funciones y si les entrega en EVENTOS
medio fisco.
5 Se detalla el procedimiento a Talento Coordinador ICC-SIG-08 N.A.
seguir y los formatos que Humano Grupo de Talento LISTADO DE
tienen que ser diligenciados Humano ASISTENCIA A
para cada una de las EVENTOS
EXPLICACIÓN DE situaciones administrativas
SITUACIONES que se pueden presentar en el
ADMINISTRATIVAS Y Instituto.
DE NÓMINA
De igual manera se informa
acerca de los detalles del
procedimiento de nómina que
se maneja en el instituto.
6 PRESENTACIÓN DEL Se realiza la presentación y Talento Coordinador N.A. N.A.
SERVIDOR PÚBLICO recorrido al servidor público Humano Grupo de Talento
EN LAS SEDES DEL por las sedes del Instituto. Humano
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INSTITUTO
7 De acuerdo con el Decreto Talento Coordinador Invitación, N.A.
1567 de 1998 máximo cada Humano Grupo de Talento Presentaciones
dos años se deben hacer Humano expuestas,
procesos de reeindución a la Formato de
entidad convocando y evaluación de
REINDUCCIÓN actualizando a los servidores inducción y
públicos sobre aspectos reinducción
generales de la entidad y de
la normatividad estatal que
tengan relación al
funcionamiento del Instituto.
8 Se solicita que el servidor Coordinador de Formato de N.A.
EVALUACIÓN DE
público evalué el proceso de Talento Grupo de Talento evaluación de
INDUCCIÓN O DE
inducción Humano Humano inducción y
REINDUCCIÓN
reinducción
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Coordinador Grupo de Talento Humano 2015
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 29 de Mayo de


2015
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Atención y trámite de solicitudes CÓDIGO: PD-TH-11
PRODUCTOS: Informe de solicitudes atendidas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Responder dentro de los términos de ley a los requerimientos realizados por los usuarios internos y externos, entes de
control y demás organizaciones que presenten solicitudes al Grupo de Talento Humano del Instituto
ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta la respuesta al requerimiento
DEFINICIONES:
Certificación laboral: Es un documento emitido por la entidad, a petición de un particular que necesita dicho escrito, con el objetivo
principal de demostrar una información en un momento dado.
Formulario de pensión: Son los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda en los cuales se reporta la información
necesaria para los tramites pensionales.
FORMATO No. 1: CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL, Su fin primordial, es el de certificar los periodos de vinculación
laboral con entidades públicas, válidos para pensión y/o para bono pensional. El formato No. 1 es el formato que se debe expedir por
defecto para todos los casos pues es el que enmarca el periodo durante el cual el trabajador o ex trabajador prestó sus servicios a la
entidad.
FORMATO No. 2: CERTIFICACIÓN DE SALARIO BASE, se usa exclusivamente para certificar el salario base con destino a la
liquidación de bonos pensionales de las personas que seleccionaron régimen después de la entrada en vigencia de la Ley 100 de
1993.
FORMATO No. 3(A): CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES, para la liquidación y emisión de Bonos Pensionales tipo A
Modalidad 1, se expide con destino a los Fondos Privados de Pensiones y para las personas cuya primer vinculación laboral inició
con posterioridad al 30 de junio de 1992 y antes del 1° de abril de 1994. Las Administradoras de Pensiones podrán requerir este
formato para casos de personas que tengan derecho a bono pensional Tipo A modalidad 2, en casos de siniestros, cuando sea
requerido para el cálculo del IBL. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los tiempos cotizados al Instituto de
Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones.
FORMATO No. 3 (B): CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media
con Prestación Definida. Los salarios a certificar son los correspondientes a las vinculaciones laborales con entidades públicas u
oficiales; se expide con destino a COLPENSIONES, CAJANAL o cualquier otra caja o entidad pública u oficial que otorgue
pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los
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tiempos cotizados al Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones
Bono pensional: Es un título valor que se emitirá a nombre de la persona que estando afiliada al actual sistema pensional decida
trasladarse al nuevo sistema de ahorro pensional. Su propósito es contribuir a financiar, conjuntamente con los futuros ahorros del
afiliado, el pago de su pensión. Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital
necesario para financiar las pensiones de los afiliados al nuevo régimen pensional de ahorro individual con solidaridad o fondos
privados
Bono Pensional Tipo A: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto-Ley 1299 de 1994 que se expiden a aquellas
personas que se trasladen al régimen de ahorro individual con solidaridad.
Bono Pensional Tipo B: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto-Ley 1314 de 1994 que se expiden a servidores
públicos que se trasladen a Colpensiones (antes ISS) en o después de la fecha de entrada en vigencia del sistema general de
pensiones.
Acto administrativo: El Acto Administrativo es el acto normativo que por regla general lo emiten los funcionarios administrativos del
Estado, a nivel nacional, departamental, distrital, municipal y corregimental; y por excepción, lo emiten los demás servidores del
Estado pertenecientes a las otras ramas del poder público (legislativo y judicial), los “organismos de control” fiscal (Contraloría) y
conductal o Disciplinario (Procuraduría y la Defensoría del Pueblo), los “organismos electorales” y las personas particulares cuando
unos y otras funciones públicas
Notificación: La notificación es un instrumento jurídico que formaliza una comunicación.
De conformidad con la modificación a la forma de realizar la notificación de los actos administrativos de carácter particular y
concreto, consagrada en el artículo 69 en la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo.” Que señala: “Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra
del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad
por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente del retiro
del aviso”.
Certificación de inexistencia de personal: Es el documento que solicita un área para tramitar la contratación de servicios
profesionales o de apoyo a la gestión, con el fin de validar que en la planta de personal, de acuerdo con el manual específico de
funciones, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando
el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo
personal en la planta, éste no sea suficiente.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Guía para el diligenciamiento de las certificaciones de información laboral – Minhacienda
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 Documentos históricos de nómina que reposan en el archivo central o en el archivo de la oficina.


 Software de nómina
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, dando respuesta a los
requerimientos en los términos legales.
MARCO LEGAL:
- Ley 100 de 1993
- Decreto 1158 de 1994
- Decreto 691 de 1994
- Decreto 1748 de 1995
- Decreto 1513 de 1998
- Decreto 2209 de 1998
- Decreto 013 de 2001
- Decreto 3798 de 2003
- Decreto 19 de 2012
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 El usuario interno Talento Auxiliar Administrativo de talento Formato N.A.
o externo remite Humano humano “solicitudes
por medio de atendidas”
oficio o correo
electrónico la ICC-TH-14
RECEPCIÓN DE
solicitud, la cual SOLICITUD
LA SOLICITUD
es recepcionada CERTIFICADO
por el auxiliar LABORAL
administrativo del
Grupo de Talento
Humano y
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registrada en el
formato
“solicitudes
recibidas”.
¿La solicitud es
presentada en el
formato
destinado para
tal fin?
SI: Pasa a
actividad 2
NO: Cuando se
trata de un
certificado
laboral, este
debe venir en el
formato “solicitud
de certificación
laboral” en donde
se detalla el
contenido que
requiere el
usuario.
En los casos en
que se requiere
de una
certificación de
no existencia de
personal, se
solicita el
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diligenciamiento
del formato
“solicitud
certificado de no
existencia de
personal”.
Si el usuario no
remite el formato
necesario para el
trámite se le
indica esta
situación y se
solicita su
diligenciamiento.
Teniendo en Talento Auxiliar Administrativo de talento Correo N.A.
cuenta el tipo de Humano humano. electrónico
requerimiento, es Registro en el
trasladado al formato
responsable en el “solicitudes
área para su atendidas”
ENVÍO AL trámite oportuno.
RESPONSABLE ¿Es una solicitud
2
DE LA para la
ATENCIÓN expedición de un
certificado para el
trámite de
pensión?
SI: Continua en
actividad 3
NO: Pasa a la
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Fecha: 22/04/2016

actividad 4
Para los casos Talento Auxiliar Administrativo Correo N.A.
en los cuales se Humano Coordinador de talento humano. electrónico
requiere Gestión Software de
información documental nómina
previa al 2002, se
solicita
formalmente la
información al
COMPILACIÓN archivo central
3 DE LA con el fin de
INFORMACIÓN consultar las
nóminas de los
años requeridos;
de lo contrario,
se consulta la
información
directamente en
el software de la
entidad.
Dependiendo del Talento Auxiliar Administrativo Certificados N.A.
tipo de solicitud Humano diligenciados
EXPEDICIÓN
y/o documento,
4 DEL
se diligencia con
DOCUMENTO
la información
requerida
5 La coordinadora Talento Coordinador de Talento Humano N.A. N.A.
REVISIÓN DEL del Grupo de Humano
DOCUMENTO Talento Humano
revisa el
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documento antes
de la firma
¿Está
correctamente
diligenciado?
SI: Se pasa a
actividad 6
NO. Se regresa
al paso 4.
6 La coordinadora Talento Coordinador de Talento Humano N.A. N.A.
del Grupo de Humano
FIRMA DEL
Talento Humano
DOCUMENTO
firma el
documento.
7 Según sea el Talento Auxiliar Administrativo Grupo de Oficio N.A.
medio de envío Humano Talento Humano Radicado,
de la respuesta al Gestión Correo
requerimiento, se Documental electrónico
remite: Formatos
De manera digital diligenciados y
por correo firmados
ENTREGA DEL electrónico o
DOCUMENTO En medio físico,
para lo cual se
entrega al área
de gestión
documental para
que proceda al
despacho del
mismo.
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Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Camilo Andrés Rodriguez Paola Andrea Sánchez Novoa
Nombre
Díaz
Profesional contratista 29 de Mayo de 2015
Cargo oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento Humano
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 29 de Mayo de 2015


Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 238 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.2 PROCESOS MISIONALES

10.2.1 Procedimiento de Investigación

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Investigaciones


PROCEDIMIENTO: Gestión de Investigaciones CÓDIGO: PD-INV-01
PRODUCTOS: Resultados de las investigaciones.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Adelantar proyectos de investigación acordes con la misión y visión del Instituto y con los planes de estudio derivados
de ellas, que estimulen las actitudes críticas y la capacidad creativa de la comunidad académica en el cumplimiento del propósito de
salvaguardar, ampliar, mejorar y difundir el patrimonio cultural y lingüístico del país.
ALCANCE: La gestión de investigaciones incluye: la formulación de políticas que delimite el campo a investigar y establezcan la
forma de abordar dicha investigación; la búsqueda de financiación externa para desarrollar los proyectos de investigación; el
desarrollo de los proyectos investigación; la difusión de los productos resultados de la investigación; la provisión de los programas
académicos del Seminario Andrés Bello; el desarrollo de las líneas de investigación, la inscripción de los grupos de investigación en
el Sistema Nacional de Investigación, plataforma ScienTi de colciencias.
DEFINICIONES:
Formación para la investigación: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a favorecer la apropiación y desarrollo de
conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para que estudiantes, profesores e investigadores puedan desempeñar con éxito
actividades académicas asociadas a la investigación científica, el desarrollo tecnológico y la innovación. El objetivo es que las
actividades de formación surjan de los proyectos de investigación y que los alimenten.

Investigación: Conjunto de actividades de índole intelectual y experimental y de carácter sistemático cuyo objetivo es confrontar,
cuestionar e incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto; conjunto de estrategias para explorar, analizar y descubrir
relaciones o patrones ignorados, con el propósito de ampliar y profundizar la percepción del mundo que nos rodea.
Código: ICC-SIG-11
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Maestría de profundización: Programa de posgrado que busca el desarrollo avanzado de competencias que permitan la solución
de problemas o el análisis de situaciones particulares de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la
asimilación o apropiación de saberes, metodologías, y según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o artísticos (decreto 1295
de 2010).

Trabajo de investigación en la maestría de profundización: Está dirigido a la investigación aplicada, al estudio de caso, o la
creación o interpretación documentada de una obra artística, según la naturaleza del programa.

Maestría de Investigación: Programa de posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación
avanzada en investigación o creación que genera nuevos conocimientos, procesos tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas
de interés cultural, según el caso.

Trabajo de investigación en la maestría de Investigación: Debe evidenciar las competencias científicas, disciplinares o creativas
propias del investigador, del creador o del intérprete artístico.

Grupo de Investigación: Conjunto de académicos que se reúnen para proponer, planear y llevar a cabo procesos de investigación
científica en una disciplina o conjunto de disciplinas. Es responsabilidad del conjunto de académicos la identificación de problemas
relevantes para la investigación, y la propuesta de proyectos de investigación para abordar el problema definido, genreando
productos resultados de investigación verificables mediante el sistemas de medición de la producción de grupos de investigación
estipulados por Colciencias. Debe estar inscripto en el Sistema Nacional de investigación, el la plataforam ScienTi de Colciencais.
Se compone de líneas de investigación en las cuales se inscriben los proyectos de investigación. Consta de un director con
determinadas responsabilidades para con los miembros del grupo.

Línea de Investigación: Es un aglutinador que acota un objeto, problema y método de investigación. Orienta los límites, las
perspectivas teóricas, las disciplinas, la sistematización, el análisis o interpretación de los datos, y la metodología de la investigación.
La línea de investigación formula y ejecuta proyectos de investigación para lo cual se reúne periódicamente dejando actas de las
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reuniones; participa en redes de investigación con los productos resultado de la investigación de sus proyectos.

Comité de investigación: El comité de investigación es el organismo encargado de llevar a cabo los objetivos de la Institución en lo
relativo a la definición de las políticas de investigación. Su intervención en la selección, ejecución y evaluación de los proyectos de
investigación guia la adopción de programas de investigación, así como la articulación de la investigación con la docencia impartida
en el Seminario Andrés Bello. Garantiza la calidad, pertinencia, relevancia, productividad, visibilidad e impacto de la investigación del
Instituto, y su concordancia con los lineamientos dispuestos por el Sistema Nacional de Investigación.

El comité de investigación estará integrado por: el Director del Instituto Caro y Cuervo, el Subdirector académico, el Decano del
Seminario Andrés Bello, el Coordinador de investigación, el Jefe de la Oficina de Planeación, el Jefe de la Oficina de Relaciones
Interinstitucionales, los Directores de grupos de investigación ante Colciencias y los Directores de Maestrías del Seminario Andrés
Bello, o a quien estos designen en su representación.

Banco de proyectos: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigación formulados por los investigadores del
Instituto, en los momentos y con las condiciones que establezca el comité.

Proyecto de investigación: Es la planeación de una investigación donde se establecen aspectos constitutivos de la misma: Título,
resumen, palabras clave, planteamiento del problema, objetivo general, objetivos específicos, justificación, breve estado del arte,
breve marco teórico y delimitación conceptual, metodología, productos e impactos esperados, cronograma y referencias
bibliográficas. El proyecto es anual, con una extensión en el tiempo máxima de diez (10) meses, aunque puede ser parte de un
macro proyecto desarrollando una de sus fases. El proyecto se presenta al comité de investigación para su evaluación y aprobación.
En caso que el comité apruebe el proyecto el mismo se iniciará en enero al año siguiente a su aprobación.

Titulo: Debe ser representativo de la investigación; otorgar una idea de los aspectos fundamentales que delimitan y caracterizan el
proyecto.

Resumen: Es un párrafo inicial, de máximo 250 palabras, en el que el investigador articula el objetivo general del proyecto con la
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metodología, el marco conceptual y los productos esperados.

Palabras claves o marcadores temáticos: son palabras que delimitan el campo de la investigación en la cual se inscribe el
proyecto; deben hacer referencia a campos de conocimiento amplio que funcionen como clasificadores del proyecto en las diferentes
disciplinas, metodologías y saberes científicos que en él intervienen.

Problema de investigación: Es el planteamiento de la situación que se abordará a través del proceso de investigación. Incluye
delimitación y definición del objeto de estudio, el área de la investigación y las disciplinas que intervienen en el problema planteado.
Por último, se plantea la pregunta de investigación, a la cual estará contestando el desarrollo de la investigación en cada uno de
sus puntos de forma transversal.

Objetivo general: Se encuentra en íntima relación con la pregunta de la investigación expresada afirmativamente. Es el eje central
de la investigación, la meta a la que apuntan y de la que dan cuenta cada uno de los componentes del proyecto de forma articulada
y coherente.

Objetivos específicos: Es el fraccionamiento del objetivo general en metas más pequeñas alcanzables en períodos de tiempo más
cortos. Conforman las unidades de la investigación, las fases contempladas en un plan de acción que deberán ser descriptas
metodológicamente y estipuladas en el cronograma. Acciones concretas que serán llevadas a cabo en las diferentes fases del
proyecto a fin de alcanzar el objetivo general.

Marco conceptual: Nociones, conceptos y categorías de análisis que recortan el objeto de estudio, sostienen el abordaje del
problema de investigación, el planteo de los objetivos, la metodología del proyecto, las categorías de análisis y las variables
escogidas para el mismo.

Metodología: Explicitación de la forma en la que se llevarán a cabo las acciones concretas referidas en los objetivos específicos y
las opciones metodológicas escogidas para llevarlas a cabo.
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Cronograma: Organización de las unidades de la investigación, las fases o las acciones que se llevarán adelante para el
cumplimiento de los objetivos, en una línea temporal de máximo diez (10) meses de duración.

Resultados de investigación: Productos concretos esperados al finalizar el proyecto de investigación. Debe especificarse la
categoría del producto resultado de la investigación: a) generación de nuevo conocimiento, b) apropiación social del conocimiento, c)
formación del recurso humano, d) desarrollo tecnológico. Los productos resultados de la invstigación deben considerarse en el
cronograma del proyecto y encontrarse en relación con el presupuesto solicitado de acuerdo a la relación estabelcida entre
productos de investigación preguspuesto solicitado.

Presupuesto: Se determinan en el presupuesto el plan de gastos proyectados para llevar adelante el proyecto: personal, equipos,
software, materiales, salidas de campo, material bibliográfico, publicaciones y patentes, servicios técnicos, viajes, etc. El
presupuesto solicitado para el proyecto debe tener en consideración la relación presupuesto solicitado - productos resultados de
investigación, establecida por el comité de investigación.

Reformulación del Proyecto: La formulación del Proyecto de investigación puede cambiar durante su desarrollo. La vez que esto
ocurra debe escribirse un informe explicando y justificando el cambio al comité de investigación y entregarlo a la secretaría de
subdirección. Asimismo debe entregarse junto con el informe los formatos del proyecto de investigación con las modificaciones
pertinentes al cambio acontecido, debiendo modificar el presupuesto de ser necesario. El comité de investigación evalúa y aprueba
estos cambios.

Integrantes del proyecto: Personas que desempeñan alguna tarea relacionada con el desarrollo del proyecto. Se clasifican en
cuatro tipos: investigador principal o director, co-investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes.

Director del proyecto: Es la persona encargada de cada proyecto. Del desarrollo de sus fases, de la ejecución presupuestal y de la
entrega de los resultados de investigación estipulados en el tiempo determinado en el cronograma. Si consta de un equipo de
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investigación, es quien orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado funcionamiento y el cumplimento de los
objetivos del proyecto. Los miembros de su equipo de trabajo le reportan sus tareas periódicamente. A su vez, el director(a) presenta
periódicamente los avances del proyecto de investigación a su cargo en el informe trimestral de seguimiento a los avances de la
investigación. Es el encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales --con apoyo del área de
Relaciones interinstitucionales-- y solicitar fondos de financiación nacional e internacional. En tanto que académico(a) del Instituto,
realiza tareas de investigación, docencia, divulgación y asesoría relacionadas con su campo de investigación.

Informe trimestral de seguimiento a los avances de la investigación: El director de proyecto presenta los avances de la
investigación del proyecto a su cargo con una frecuencia trimestral, en un formato de seguimiento a la investigación. Este formato
será entregado al líder de la línea de investigación a la que pertenece el proyecto a fin de ser supervisado por el mismo. El líder de
línea de investigación aprueba o realiza objeciones sobre: los avances de acuerdo con el cronograma del proyecto, y el presupuesto
ejecutado de acuerdo al presupuesto solicitado. Firma y entrega el formato a la secretaría de subdirección académica que lo
archivará en sus registros, lo reenviará al coordinador de investigación y lo entregará a la oficina de planeación y presupuesto.

Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o entidades mediante los cuales las partes
establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada
actividades de interés y beneficio común del proceso investigativo. Los convenios podrán materializarse mediante convenios marco,
acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o capítulos anexos a los convenios existentes. Estos acuerdos se harán con
el apoyo del área de relaciones interinstitucionales y de la oficina jurídica.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A


CONDICIONES GENERALES:
El comité de investigación es el organismo encargado de llevar a cabo los objetivos de la Institución en lo relativo a la definición de
las políticas de investigación: responsable de recibir, seleccionar, evaluar y orientar los proyectos de investigación del Instituto.

Dentro de los programas académicos institucionales se establecen grupos de investigación, de los cuales se desprenden Líneas de
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investigación y a su vez, a ellas se adscriben los proyectos de investigación.

Los proyectos, dependiendo de la naturaleza de los mismos, pueden implicar la elaboración o ampliación de convenios
interinstitucionales, o la solicitud de becas nacionales e internacionales, así como de fondos nacionales e internacionales.

Los proyectos tienen un máximo de un año de duración –diez (10) meses de trabajo-- aunque pueden ser parte de un macroproyecto
de varios años de duración. En este caso, durante un año se desarrollará una fase de éste.

Los integrantes de un equipo informan sobre su trabajo al director del proyecto. El director del proyecto informa, mediante el formato
trimestral de seguimiento a la investigación, al líder de línea de investigación sobre los avances de su proyecto. El líder de línea
aprueba o realiza objeciones al formato de avance.

El proyecto, la línea, el grupo de investigación y los investigadores que lo llevan a cabo deben estar inscriptos en el Sistema
Nacional de Investigación, plataforma ScienTi de Colciencias.
MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN (*)

REDACCIÓN DE Formular proyecto Investigaciones Director del Formatos de N.A


1 PROYECTO de investigación proyecto proyecto

EVALUACIÓN Y Aprobar o sugerir Investigaciones N.A


2 Comité de Formatos de
APROBACIÓN DEL cambios al
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Fecha: 22/04/2016

PROYECTO proyecto. Los Investigación proyecto


cambios deben ser
atendidos a la Acta de comité de
brevedad investigación

Director del
Suscribir o proyecto
Investigaciones Convenio marco o
actualizar
ESTABLECIMIENTO capítulo anexo,
convenios, aplicar Líder de la línea
DE CONVENIOS, formato de
3 a becas y fondos
APLICACIÓN A Profesional de aplicación a
de financiación Relaciones
BECAS Y FONDOS relaciones becas o fondos
nacionales y interinstitucionales
interinstituciona- de financiación
extranjeros
les

Director del
Investigaciones Formato de
SEGUIMIENTO DE Entregar trimestral proyecto
seguimiento de
4 AVANCES DE de los avances de
Líder de la línea avances de
INVESTIGACIÓN la investigación
investigación

Socializar el Investigaciones Director del Registro de los N.A


FORMACIÓN DE proyecto y sus proyecto espacios de
productos al Seminario Andrés Bello socialización
5 COMUNIDAD
interior del Instituto Líder de la línea como los
ACADÉMICA
(Seminarios Decano Seminarios
internos, talleres,
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

etc.) Dirigir Seminario Registro de las


trabajos de grado Andrés Bello tutorías de trabajo
del SAB inscriptos de grado
en el proyecto inscriptas en el
proyecto

Entregar Investigaciones Director del Productos N.A


resultados proyecto definidos en el
ENTREGA DE
producto de la proyecto
PRODUCTOS Integrantes del
6 investigación
RESULTADO DE proyecto
establecidos en el
INVESTIGACIÓN
proyecto al comité Líder de la línea
de investigación

REVISIÓN Y DIVULGACIÓN DE PRODUCTOS

Supervisar el Investigaciones Comité de Acta de Comité N.A


cumplimiento de investigación de investigación
REVISIÓN DE LOS los objetivos del
7 PRODUCTOS DE proyecto e
INVESTIGACIÓN impulsar la
divulgación de
resultados

Realizar Investigaciones Director del Mecanismos de N.A


8 DIVULGACIÓN lanzamientos de proyecto visibilización y
libros, charlas Relaciones divulgación
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

sobre los interinstitucionales Líder de línea ejecutados


proyectos y sus
productos; difundir Gestión Editorial Director de grupo
los productos de
Comunicaciones
formación de
recurso humano y Sistemas
apropiación social
del conocimiento;
actualizar
proyectos y
productos en la
página web del
Instituto, etc.)

Enviar los Investigaciones Director del Productos


productos proyecto puestos a
bibliográficos Biblioteca disposición del
resultado de la Líder de línea público en la
DISPONER
investigación a la Área de biblioteca
8 PRODUCTOS EN
biblioteca para ser biblioteca
LA BIBLIOTECA
catalogados y
puestos a
disposición del
público

10 PARTICIPACIÓN EN Inscribir los Investigaciones Director del Evidencias de


Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

REDES DE proyectos en el Relaciones proyecto participación en


INVESTIGACIÓN Sistema Nacional interinstitucionales redes de
de Investigación, Profesional de investigación.
plataforma relaciones Plataformas
ScienTi, interinstitucionale digitales de las
Colciencias, al s redes, pago de
igual que los membresías
productos asociaciones
resultados de la como LASA,
investigación, MLA, ACLA, etc.
asociados a los
grupos de
investigación del
Instituto. Para esto
todos los
investigadores
deben tener su
CvLAC
actualizado.
3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Realizado por: Paola Gaitán Martínez, Nora S. Garzón Revisado por: septiembre de 2012
Morales, María Emilia Lleras Ronderos, Daniel Rudas
Nombre Ricardo Francisco Daza Gamba,
Burgos
Julio Alexander Bernal Chávez,
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 249 de 584

Fecha: 22/04/2016

Néstor Fabián Ruiz, Norman


Valencia López.

Cargo Profesional Contratista Grupo de Planeación y Sistemas, Líder de proceso de Planeación y


Sistemas
Camilo Andrés Rodriguez Diaz, Néstor Ruiz, Julio
Nombre Bernal, Alejandra Olarte, Juan Manuel Espinosa, Comité de investigación
Margarita Valencia y Ofelia Ros
Profesional Contratista Grupo de Planeación y Sistemas,
Director de la Maestría en Lingüística, Director del grupo agosto de 2015
de investigación en lingüística, Directora del Programa
Cargo ELE Colombia, Decano del Seminario Andrés Bello y Comité de investigación
Director del grupo de investigación en literatura,
Directora de la Mestría en Estudios Editoriales,
Coordinadora de investigación.
Versión Descripción del Cambio Fecha

4.1 Se actualiza el procedimiento agosto de 2015


Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

10.2.2 Procedimientos de Formación Seminario Andrés Bello


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación
PROCEDIMIENTO: Programas posgrados CÓDIGO: PD-SAB-01
PRODUCTOS: Graduados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Formar investigadores y producir investigación en el campo de las relaciones entre literatura y cultura.
ALCANCE: La actividad inicia con el funcionamiento gradual de la maestría a través de los procesos de matrícula, inicio de clases y
aprobación de los créditos parciales de cada semestre y termina con la aprobación de la totalidad de los créditos y otorgamiento del
título en Magister en Literatura y Cultura
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los estudiantes inician clases y emprenden su trabajo de investigación hasta aprobar la totalidad de
los créditos que hacen parte del programa de Maestría en Literatura y Cultura.
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA

1 OBTENCIÓN Y Solicitud de Subdirección Subdirector Documentos Actas Plan de


MANTENIMIENTO aprobación del Académica y Académico y de reunión y acción y
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

DEL REGISTRO registro calificado Seminario Decano Documento Maestro sustentación


CALIFICADO DE LOS por parte del MEN. Andrés Bello Seminario finalizado para
PROGRAMAS DE Conformación del Andrés Bello obtención
FORMACIÓN DE Grupo de ICC-SAB-05 GUÍA de registro
MAESTRÍAS Académicos PARA LA calificado
(cada 7 años) SOLICITUD
RENOVACIÓN DEL
REGISTRO
CALIFICADO Y
AUTOEVALUACIÓN
PRESENTACIÓN DEL Elevar la solicitud al Dirección, Decano y Documentos y actas Plan de
PROGRAMA DE MEN para la visita Subdirección Asesor de reunión acción
2 FORMACIÓN DE EN de Pares Académica y Académico vigencia
MAESTRÍAS Académicos y Seminario respectiva y
elaboración del Andrés Bello seguimiento
documento Maestro.
Programación de Seminario Decano y Calendario
ALISTAMIENTO fechas para la Andrés Bello Asesor Académico y
CONDICIONES DE cronología del académico Contratos de
3 INICIO proceso, intensidad docentes
horaria, duración y
selección de
profesores
ELABORACIÓN DE Se hace la Seminario Decano Documento de la
4 CONVOCATORIA convocatoria para Andrés Bello convocatoria
ser divulgada
DIVULGACIÓN Se hace la Seminario Secretaría Convocatoria y otros
5 divulgación de la Andrés Bello académica SAB comunicados
Maestría a través de y Oficina (registros de correos
correo electrónico, comunicaciones electrónicos
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

página web, y prensa enviados)


información
telefónica y
personalizada.
INSCRIPCIÓN DE LOS Se abren las Seminario Secretaria Formato de
ASPIRANTES inscripciones para la Andrés Bello académica SAB inscripción
6 Maestría por establecido
internet. Hay
atención y asistencia
personalizada.
PROCESO DE Revisión de Seminario Secretaria Programa
SELECCIÓN Y documentos y Andrés Bello académica SAB Academusoft
PUBLICACIÓN DE aprobación de
ADMITIDOS requisitos para el
7 ingreso a la Maestría
e información de
admitidos
 Punto de
control
PROCESO DE Asignación de cupos Seminario Secretaria Formatos de registro Archivos
MATRICULA I de acuerdo a los Andrés Bello Académica y control académico seminario
SEMESTRE parámetros de SAB pre- establecidos Andrés
8 selección , pago de Bello y
matrícula por valor Tesorería
establecido y
formalización de la
matricula
INICIO DE CLASES I Inicio de clases en Seminario Decano y Lista de Estudiantes Archivo
9 SEMESTRE las sedes acordadas Andrés Bello profesores y notas respectivas Seminario
y apoyos logísticos asignados Andrés
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

adecuados Bello y Base


de datos
PROCESO DE Pago de matrícula Seminario Secretaria Formatos de registro Archivos
MATRICULA II, III Y IV por valor establecido Andrés Bello Académica y control académico seminario
10 SEMESTRE y formalización de la SAB pre- establecidos Andrés
matricula Bello y
Tesorería
INICIO DE CLASES II, Inicio de clases en Seminario Decano y Lista de Estudiantes Archivo
III Y IV SEMESTRE las sedes acordadas Andrés Bello profesores y notas respectivas Seminario
11 y apoyos logísticos asignados Andrés
adecuados Bello y Base
de datos
CULMINACIÓN DE Terminación de Seminario Decano y Registro de notas en Archivo
CLASES PARA CADA clases y entrega de Andrés Bello profesores planillas o formatos Seminario
12 UNO DE LOS notas. Proceso de asignados establecidos Andrés
SEMESTRES evaluación. Bello y Base
 Punto de de datos
control
DESARROLLO DEL Entrega y Dirección y Director (a), Registro documental Archivo
PROCESO DE aprobación de la Seminario Decano y de la presentación y Seminario
13 INVESTIGACIÓN tesis de la maestría Andrés Bello jurados sustentación Andrés
COMO PARTE DE LA Bello y Base
TESIS de datos
ENTREGA DE TITULO Ceremonia de Dirección y Directora Registro de los Archivo
EN MAGISTER EN entrega de títulos Seminario General ICC Y graduandos y Seminario
14 LITERATURA Y Andrés Bello Decano resoluciones Andrés
CULTURA PREVIA Seminario respectivas Bello y Base
APROBACIÓN DE LA Andrés Bello de datos
TOTALIDAD DE LOS
Código: ICC-SIG-11
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CRÉDITOS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Adopción y capacitación en el manejo del software apropiado para todos los procedimientos académicos

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Marzo 05 de 2012
Cargo Profesional Universitario – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño 12 de Febrero de


Cargo 2014
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Decano - Seminario Andrés Bello
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Zoe Castro - Juan Manuel Espinoza
Cargo 06 de Abril de 2015
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Decano - Seminario Andrés Bello
Versión Descripción del Cambio Fecha

4.0 Ajustes a la descripción de las actividades 1 y 2 y a los registros arrojados en las actividades 1,3
06 de Abril de 2015
y7
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Programas de formación de extensión CÓDIGO: PD-SAB-02
PRODUCTOS: Aprobación de Diplomados y cursos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Socializar el conocimiento a través de cursos y ofrecer diplomados que sirvan de laboratorio para futuros programas de
maestría y especialización en lingüística y literatura en el ICC, con acreditación de la participación.
ALCANCE: La actividad comienza con el diseño de los contenidos de los diplomados y cursos y con la aprobación de los actos
administrativos, funcionamiento gradual de los mismos a través de los procesos de convocatoria, inscripciones, admisiones, inicio de
clases y aprobación de los módulos parciales de cada ciclo y termina con la aprobación de la totalidad de los módulos y
otorgamiento del diploma
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.
CONDICIONES GENERALES: Los participantes inician clases y emprenden su trabajo en cada uno de los ciclos y deben participar
como mínimo en el 80% de las sesiones de cada uno de los módulos y obtener una nota mínima de 3.0 (escala de 1.0 a 5.0) en
cada una de los temas de los módulos hasta aprobar la totalidad de los mismos
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA

1 DISEÑO DE LOS Solicitud de aprobación Seminario Decano Seminario Documentos de Archivo


CONTENIDOS DE LOS mediante acto Andrés Andrés Bello Y información Seminario
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Fecha: 22/04/2016

DIFERENTES DIPLOMADOS administrativo Bello Asesor Académico Histórica Andrés Bello y


O CURSOS Base de datos
PRESENTACIÓN DEL aprobación y firma del Dirección Director(a) Acto Archivo
RESPECTIVO ACTO acto administrativo General General y Administrativo Dirección
2 ADMINISTRATIVO CON LOS ICC y Profesional Área General,
CONTENIDOS Oficina Jurídica archivo SAB y
ACADÉMICOS Jurídica Pagina Web
Programación de Seminario Decano y Documentos y Plan de acción
fechas para la Andrés Asesor académico actas de reunión vigencia
3 cronología del proceso, Bello respectiva y
ALISTAMIENTO
intensidad horaria, seguimiento
CONDICIONES DE INICIO
duración y selección de
profesor (es)
Se hace la convocatoria Seminario Decano Documento de Archivo del
4 ELABORACIÓN DE
para ser divulgada Andrés la convocatoria Seminario
CONVOCATORIA
Bello Andrés Bello
Se hace la divulgación Seminario Secretaría Convocatoria y Archivo del
de los diplomados y Andrés académica SAB y otros Seminario
cursos a través de Bello Profesional Web comunicados Andrés Bello,
5 DIVULGACIÓN correo electrónico, máster (registros de Base de datos
página web, correos y página Web
información telefónica y electrónicos
personalizada. enviados)u
Se abren las Seminario Secretaria Formato de Archivo del
inscripciones para Andrés académica SAB inscripción Seminario
6 INSCRIPCIÓN DE LOS diplomados y cursos Bello establecido Andrés Bello y
ASPIRANTES por internet. Hay Base de datos
atención y asistencia
personalizada.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 257 de 584

Fecha: 22/04/2016

Revisión de Seminario Secretaria Formatos de Archivo del


documentos y Andrés académica SAB evaluación y Seminario
aprobación de Bello selección Andrés Bello y
requisitos para los establecidos y Base de datos
PROCESO DE SELECCIÓN
7 diplomados y cursos divulgación de
Y PUBLICACIÓN DE
según los criterios de admitidos
ADMITIDOS
admisión establecidos
en cada una de las
convocatorias
 Punto de control
Asignación de cupos de Seminario Secretaria Formatos de Archivos
acuerdo a los Andrés Académica registro y control seminario
PROCESO DE MATRÍCULA parámetros de Bello SAB académico pre- Andrés Bello y
8 PARA CURSOS Y PRIMER selección , pago de establecidos Tesorería
CICLO DE LOS matricula por valor
DIPLOMADOS establecido y
formalización de la
matricula
Inicio de clases en las Seminario Decano y Lista de Archivo del
sedes acordadas, en Andrés profesores Estudiantes y Seminario
9 INICIO DE CLASES los horarios Bello asignados notas Andrés Bello y
establecidos y apoyos respectivas Base de datos
logísticos adecuados
Pago de matricula por Seminario Secretaria Formatos de Archivos del
PROCESO DE MATRICULA
10 valor establecido y Andrés Académica registro y control seminario
SEGUNDO CICLO DE LOS
formalización de la Bello SAB académico pre- Andrés Bello y
DIPLOMADOS/CURSOS
matricula establecidos Tesorería
INICIO DE CLASES DE Inicio de clases en las Seminario Decano y Lista de Archivo del
11 PARA LOS DEMÁS CICLOS sedes acordadas, en Andrés profesores Estudiantes y Seminario
DE LOS los horarios Bello asignados notas Andrés Bello y
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 258 de 584

Fecha: 22/04/2016

DIPLOMADOS/CURSO establecidos y apoyos respectivas Base de datos


logísticos adecuados
Terminación de clases Seminario Decano y Registro de Archivo del
CULMINACIÓN DE CLASES
y entrega de notas Andrés profesores notas en Seminario
12 PARA CADA UNO DE LOS
Bello asignados planillas o Andrés Bello y
CURSOS O CICLOS DE LOS
formatos Base de datos
DIPLOMADOS
establecidos
ENTREGA DIPLOMA PARA Ceremonia de entrega Dirección y Directora General Registro de los Archivo del
EL CURSO Y EL de títulos Seminario ICC Y Decano graduandos y Seminario
13 DIPLOMADO CON NOTA DE Andrés Seminario Andrés resoluciones Andrés Bello y
APROBACIÓN DE LA Bello Bello respectivas Base de datos
TOTALIDAD DE LOS
CICLOS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Implantación de software apropiado para todos los procedimientos académicos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Profesional Universitario – Seminario Andrés Marzo 05 de 2012
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
12 de Febrero de
Profesional contratista oficina de Planeación y
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello 2014
Sistemas
Nombre Camilo Andres Rodriguez Diaz Zoe Castro - Juan Manuel Espinoza
Profesional contratista oficina de Planeación y 06 de Abril de 2015
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Cambio del formato 06 de Abril de 2015
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 259 de 584

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Cambio de nombre del procedimiento


Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 260 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Trámites y Servicios: Certificaciones de notas, constancias de estudio. CÓDIGO: PD-SAB-03
PRODUCTOS: Certificaciones y constancias a estudiantes egresados de las maestrías y de los diferentes cursos y diplomados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Responder a la necesidad del usuario
ALCANCE: Desde la solicitud hasta la entrega del documento
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES: Haber cursado mínimo un año en los programas de maestría.
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Se recibe de 3 formas: Formato de
Archivo
1- Vía telefónica Seminario solicitud de
1 RECEPCIÓN DE Secretaría académico
2- Correo electrónico Andrés certificados y
SOLICITUD Académica SAB y libro de
3- Presencial (entre lunes y Bello constancias
notas
jueves de cada semana) ICC-FM-02
Consignación en el Banco
2 Recibo original
PAGO SERVICIO Popular según tarifa N.A N.A
consignación
aprobada
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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REVISAR Ubicar en el archivo


Seminario Libro de notas y Libro de notas
3 INFORMACIÓN DEL académico los datos del Secretaria
Andrés base de datos y archivo
SOLICITANTE solicitante. Revisión en Académica
Bello Academusoft académico
(ACADEMUSOFT) Academusoft
ELABORACIÓN Archivo
Consulta de documentos Seminario
4 CERTIFICADOS (2 Secretaria Expedición académico
físicos (Academusoft) original Andrés
COPIAS) Académica certificados SAB y libro de
y copia firmada Bello
(ACADEMUSOFT) notas
Revisión por parte del
decano de la fidelidad del
Archivo
documento y aval a través de Seminario
5 VALIDACIÓN Y FIRMA académico
su firma. (esta acción se Andrés Decano Certificados
DE CERTIFICADOS SAB y libro de
realizara el día viernes de Bello
notas
cada semana)
 Punto de control
Entrega personal contra firma
Seminario
6 ENTREGA de copia (la entrega se hará Secretaria Copia del Archivo
Andrés
CERTIFICADO los días lunes de cada Académica certificado académico
Bello
semana)
INCORPORACIÓN AL Archivo Archivo
La copia se archiva en el libro Seminario
7 ARCHIVO ACADÉMICO Secretaria académico académico
de registro académico del Andrés
DEL SEMINARIO Académica Seminario Seminario
estudiante Bello
ANDRÉS BELLO Andrés Bello Andrés Bello
El formato de solicitud una Seminario Archivo lista
8 ARCHIVO DEL Secretaria formato
vez realizado el certificado se Andrés estudiantes
FORMATO SOLICITUD Académica diligenciado
archiva Bello SAB
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Actualización de las bases de datos en el software apropiado para los procedimientos académicos
3.CONTROL DE CAMBIOS
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 262 de 584

Fecha: 22/04/2016

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Marzo 05 de 2012
Cargo Profesional Universitario – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello
Actualizado por:
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
12 de Febrero de
Profesional contratista oficina de Planeación y
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello 2014
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Cambio del formato 12 de Febrero de
4.0
Se hace alusión a la incorporación del Academusoft para la realización de los trámites 2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Contratación y Evaluación Docente CÓDIGO: PD-SAB-04
PRODUCTOS: Contratos de prestación de servicios de docentes, informes de evaluación docente
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Aplicar mecanismos eficientes y transparentes de selección de personal docente. Realizar los estudios previos, tabular la
información de los formatos de evaluación docente y redactar informes como insumo para la obtención de registro calificado de los
programas académicos y prorroga en los contratos de PS.
ALCANCE: Desde la solicitud de personal docente, elaboración de estudios previos y contratos respectivos de prestación de
servicios, participación de los estudiantes en la evaluación docente, tabulación de la información y redacción del informe y
participación en la divulgación de las actividades de bienestar
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
SOLICITUD
Elaboración del
1 PRESUPUESTAL A Seminario Formato Archivo SAB y archivo
plan de compras Decano
TRAVÉS DEL PLAN Andrés Bello diligenciado Planeación
del SAB
DE COMPRAS PARA
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 264 de 584

Fecha: 22/04/2016

LA VIGENCIA
CORRESPONDIENTE
Aprobación del
presupuesto
para la Asesor de
Planeación y
contratación de Planeación y
2 APROBACIÓN DEL Subdirección Formato de Archivo SAB y archivo
docentes para Subdirector
PLAN DE COMPRAS Administrativa aprobación Planeación
los diferentes Administrativo y
y Financiera
programas Financiero
académicos del
ICC –SAB.
Redacción de
ELABORACIÓN Y
los estudios
APROBACIÓN DE
previos
LOS ESTUDIOS
necesarios para
3 PREVIOS PARA LA Seminario Profesional SAB Formato
la contratación Archivo SAB y archivo Jurídica
CONTRATACIÓN DE Andrés Bello y Decano SAB diligenciado
mediante los
DOCENTES Y
formatos dados
COMPRAVENTA Y
por planeación y
SUMINISTROS
la oficina jurídica
Diligenciamiento Profesional SAB
SOLICITUD DE LOS
de los formatos - Subdirector
REGISTROS DE SAB –
estipulados por Académico-
4 DISPONIBILIDAD Planeación y Formato Archivo Jurídica y archivo
planeación y Asesor de
PRESUPUESTAL Y Oficina diligenciado Financiera
recolección de planeación y
DE INICIO DE financiera
las firmas de Profesional Área
CONTRATACIÓN
aprobación Financiera
ELABORACIÓN Y Redacción y Oficina Director(a) documentos
5 FIRMA DE LOS firma de los Jurídica y Profesional de soporte y Archivo SAB y archivo Jurídica
CONTRATOS DE contratos de SAB Oficina Jurídica Contratos
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 265 de 584

Fecha: 22/04/2016

PRESTACIÓN DE prestación de Decano firmados


SERVICIOS DE LOS servicios de los
DOCENTES docente
Firma de las
ELABORACIÓN Y respectivas Supervisor del
6 FIRMA DE LAS actas de inicio SAB contrato y Actas de inicio Archivo SAB y archivo Jurídica
ACTAS DE INICIO del contrato contratista
respectivo
Se solicitan
informes
SEGUIMIENTO DEL periódicos de
Reportes de
7 CUMPLIMIENTO DE los avances en Supervisor del
SAB actividades Archivo SAB
LAS ACTIVIDADES cada una de las contrato
desarrolladas
PACTADAS actividades
relacionadas en
el contrato
Se evalúa a los
docentes por
Informe de
8 EVALUACIÓN parte de los
SAB Profesional SAB resultados de Archivo SAB
DOCENTE estudiantes
la evaluación
 Punto de
control
Se liquidan los
LIQUIDACIÓN DE contratos por Supervisor del
9 SAB - Informe final
CONTRATOS POR vencimiento del contrato y Archivo SAB y archivo Jurídica
Jurídica de actividades
VENCIMIENTO plazo pactado contratista

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 266 de 584

Fecha: 22/04/2016

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Profesional Universitario – Seminario Marzo 05 de 2012
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Andrés Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
Profesional contratista oficina de 12 de Febrero de 2014
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Cambio del formato 12 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 267 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Reportes de información a entidades de control académico (Ministerio de
CÓDIGO: PD-SAB-05
Educación Nacional – SNIES - SPADIES)
PRODUCTOS: Bases de datos organizadas para el cumplimiento de los reportes
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: cumplir oportunamente con los reportes de información académica y financiera a las plataformas implementadas por el
Ministerio de Educación Nacional en las fechas estipuladas para cada semestre
ALCANCE: inicia con la implantación de las plataformas locales, continua con el ingreso de los datos solicitados y termina con el
envió de la información a través de los mecanismos dados por las plataformas
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital
SNIES: Sistema Nacional De Información Para La Educación Superior
SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES: Verificación de la información en las bases de datos locales del ICC
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
IMPLANTACIÓN DE LAS Se implantan las SAB - Profesional SAB - Software Plataformas
1 PLATAFORMAS plataformas locales y se Sistemas Profesional implantado locales
LOCALES (SNIES – eligen los lideres Sistemas
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 268 de 584

Fecha: 22/04/2016

SPADIES) funcionales y técnicos


ALIMENTACIÓN DEL Se ordena y se sube la SAB Profesional SAB Copias de Plataformas
SISTEMA CON LA información a las seguridad de la locales
2 INFORMACIÓN plataformas locales información
REQUERIDA POR  Punto de control
PARTE DEL MEN
MIGRACIÓN DE LA Mediante las claves SAB Profesional SAB Copias de Plataformas
INFORMACIÓN A LAS asignadas de envía la seguridad de la local y central
3 PLATAFORMAS información a las información
CENTRALES DEL MEN plataformas centrales del
MEN
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Profesional Universitario – Seminario Andrés Marzo 05 de 2012
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
12 de Febrero de
Profesional contratista oficina de Planeación y
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello 2014
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Cambio del formato 12 de Febrero de
4.0
2014
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 269 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Atención a Usuarios CÓDIGO: PD-SAB-06
PRODUCTOS: Suministrar información confiable y oportuna
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Atender adecuada y oportunamente las solicitudes de información acerca de la oferta de programas educativos
formales y no-formales y las de elaboración de certificados y constancias de carácter académico.
ALCANCE: Recepción de comunicación (llamada, correo físico, correo electrónico), atención efectiva de la solicitud.
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad
de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos
escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de
utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Régimen Académico del Instituto Caro y Cuervo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Suministro de la
RECEPCIÓN DE
información al
LLAMADA Control de
1 usuario acerca de la Secretaría
PREGUNTANDO Seminario Andrés Bello llamadas con Archivo SAB
oferta académica del Académica
POR OFERTA base de datos
Seminario Andrés
ACADÉMICA
Bello
2 SOLICITUD DE Se solicita el correo Seminario Andrés Bello Secretaría Registro de los Archivo SAB
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 270 de 584

Fecha: 22/04/2016

NOMBRE Y electrónico para Académica datos en


CORREO hacer llegar Formatos
ELECTRÓNICO información a través
de este medio
 Punto de
control
RECEPCIÓN DE Se atiende la
Registro de la
SOLICITUDES DE solicitud, se
3 Secretaría información
CONSTANCIAS Y diligencia el formato, Seminario Andrés Bello Archivo SAB
Académica solicitada en
CERTIFICADOS se programa la
los Formatos
VÍA TELEFÓNICA respuesta
RECEPCIÓN DE
Se atiende la
SOLICITUDES DE Registro de la
solicitud, se
4 CONSTANCIAS Y Secretaría información
diligencia el formato, Seminario Andrés Bello Archivo SAB
CERTIFICADOS Académica solicitada en
se programa la
VÍA CORREO los Formatos
respuesta
ELECTRÓNICO
RECEPCIÓN DE
Información acerca
LLAMADAS
del estado de la Control de
5 INFORMACIÓN Secretaría
monografía de los Seminario Andrés Bello llamadas con Archivo SAB
SOBRE ESTADO Académica
estudiantes de la base de datos
DE
Maestría
MONOGRAFÍA
Se atiende e informa
a interesados que se En forma
ATENCIÓN
acercan a preguntar personal,
6 PERSONAL A Secretaría
por programas Seminario Andrés Bello correo Archivo SAB
LOS Académica
académicos electrónico en
INTERESADOS
ofrecidos base de datos
actualmente y a
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 271 de 584

Fecha: 22/04/2016

futuro
ENTREGA DE Se busca y hace
CERTIFICADOS, entrega de las
CONSTANCIAS, certificaciones
7 CARTAS Y solicitadas y se Secretaría Copia para
Seminario Andrés Bello Archivo SAB
DIPLOMAS solicita firmar en la Académica archivo
SOLICITADOS copia
CON  Punto de
ANTICIPACIÓN control
Información acerca
ATENCIÓN
del estado de la
8 PERSONAL A Secretaría
monografía de los Seminario Andrés Bello N.A. Archivo SAB
ALUMNOS DE LA Académica
estudiantes de la
MAESTRÍA
Maestría
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Publicación en web de la oferta de cursos y grabación en PBX. Registro y clasificación llamadas pidiendo información.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Decano - Seminario Marzo 05 de 2012
Cargo Profesional Universitario – Seminario Andrés Bello
Andrés Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
Decano - Seminario 12 de Febrero de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Andrés Bello
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Cambio del formato 12 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 272 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Asistencia a eventos académicos CÓDIGO: PD-SAB-07
PRODUCTOS: Producción académica. Directorio para realizar contactos con fines académicos. Convenios, estrategias, acuerdos
interinstitucionales.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Presentar los resultados de los trabajos de investigación sobre ELE y segunda lengua y del Programa ELE Colombia en
eventos académicos. Obtener contactos con las entidades participantes en cada evento que permitan desarrollar convenios y/o
actividades académicas que fortalezcan el Programa ELE Colombia.
ALCANCE: Inicia con la invitación por parte de las entidades organizadoras de cada evento académico o solicitud de aceptación
para que el Programa ELE Colombia del Instituto Caro y Cuervo dé a conocer las actividades y proyectos desarrollados por el
programa hasta la participación en el evento mismo.
DEFINICIONES:
Ponencia: Hace referencia a cualquier discurso o presentación que una persona realiza en un lugar determinado.
ELE: Enseñanza de Español como Lengua Extranjera.
Evento: Hecho o suceso que se da en un espacio determinado y que se realiza con objetivos previamente establecidos.
Memoria: Grabación visual o el record escrito del Conjunto de actividades y/o puntos desarrollados en un evento.
Convenios: Acuerdo entre dos o más partes con un fin específico.
Estrategias: Es el conjunto de acciones realizadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una
organización para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento
Acuerdos interinstitucionales: Es un convenio entre dos o más instituciones con unos objetivos comunes y de beneficio para las
partes.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES: Recepción de la invitación o de la carta de aceptación de manera física o electrónica.
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 273 de 584

Fecha: 22/04/2016

RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
RECEPCIÓN DE LA Coordinador
Se recibe la invitación o la Archivo ELE
INVITACIÓN O DE LA Programa general. Invitación o
1 aceptación de dos formas: Colombia
ACEPTACIÓN DE LA ELE Coordinador aceptación física
correo electrónico y/o carta físico o
PONENCIA Colombia académico y asesor o virtual.
presencial virtual.
académico.
VALIDACIÓN DE LA Revisión por parte del Programa Coordinador general Invitación o Archivo ELE
INVITACIÓN Coordinador general quien ELE y coordinador aceptación física Colombia
determinará, basado en el Colombia académico. o virtual. físico o
objetivo e importancia de la virtual.
2 invitación y/o de la ponencia
aceptada, la persona que
asistirá en representación del
Programa ELE Colombia y a
su vez del ICC.
PREPARACIÓN DE LA Se preparará la presentación Programa Coordinador Formato Registro de
PRESENTACIÓN POR y material necesario para el ELE general, asistencia de actividades
PARTE DE LA(S) desarrollo de las actividades Colombia coordinador eventos ICC- Programa
3 PERSONA(S) QUE del evento. académico, SIG-08 y/o ELE
ASISTIRÁN AL  Punto de control docentes- informe. Colombia.
EVENTO. investigadores y
asesor académico.
TRÁMITES PARA Se realizan los trámites Programa Profesional Correo Solicitudes
DESPLAZAMIENTO Y administrativos y financieros ELE administrativo y electrónico al y/o formatos
4 PERMANENCIA DE LA ante cada una de las áreas Colombia Coordinador asesor de la radicados en
PERSONA ASIGNADA pertinentes, con el fin de general. subdirección cada una de
cumplir con todos los académica sobre las áreas.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 274 de 584

Fecha: 22/04/2016

requisitos para su tiquetes y gastos


participación (presupuestales de permanencia.
y contractuales).
RESULTADOS DE LA Luego de participar en el Programa Coordinador Informe de Archivo
ACTIVIDAD EN LA evento, la persona asignada ELE general, actividades. oficina ELE
CUAL SE PARTICIPÓ deberá presentar un informe Colombia coordinador, Colombia.
5 de actividades y/o académico y asesor
resultados, En casos académico.
pertinentes, se plantea la
posibilidad de la publicación
de un artículo
SEGUIMIENTO DEL Se solicitan informes Programa Coordinador general Informe de Archivo
CUMPLIMIENTO DE periódicos de los avances en ELE y contratista y/o seguimiento oficina ELE
LES RESULTADOS cada una de las actividades Colombia persona(s) Colombia.
6 OBTENIDOS que resultaron del evento asistente(s) al
(acuerdos evento.
interinstitucionales) o
publicaciones
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Viviana Mogollón, Camilo Andrés Rodriguez Diaz Alejandra Olarte Fernández

Contratista Programa ELE Colombia, Profesional 08 Julio de 2015


Cargo Coordinadora general ELE Colombia
contratista oficina de Planeación y Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 275 de 584

Fecha: 22/04/2016

1.0 Se crea el procedimiento 08 Julio de 2015


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 276 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Actividades ELE-FOCALAE CÓDIGO: PD-SAB-08
PRODUCTOS: Becas completas para realizar estudios de español como lengua extranjera, dirigidas a guías turísticos y periodistas
especializados en turismo pertenecientes a países integrantes del Foro de Cooperación entre América Latina y Asia del Este
(FOCALAE).
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Enseñar español en Colombia a guías turísticos y periodistas especializados en turismo mediante el otorgamiento de
becas completas. La iniciativa, llevada a cabo por el Ministerio de Relaciones Exteriores, APC, ICETEX, el Instituto Caro y Cuervo y
un grupo de universidades colombianas se enmarca por el Foro de Cooperación FOCALAE cuyo propósito es el fortalecimiento de
las relaciones políticas, culturales, educativas, sociales, económicas y de ciencia y tecnología entre las dos regiones (América Latina
y Asia del Este).
ALCANCE: Inicia con las reuniones del Comité técnico de ELE-FOCALAE; continúa con la apertura de la convocatoria realizada por
el Ministerio de Relaciones Exteriores con apoyo de las entidades mencionadas anteriormente y finaliza con el cierre de las
actividades académicas de los estudiantes, terminando con el viaje de regreso a sus respectivos países.
DEFINICIONES:
Convocatoria: es un anuncio o un escrito con el cual se convoca a un determinado evento o acontecimiento que se realizará con
objetivo específico.
Beca: Aporte económico que se concede a aquellos estudiantes o investigadores con el fin de llevar a cabo sus estudios o
investigaciones.
Foro: Es un tipo de reunión donde distintas personas y/o entidades conversan en torno a un tema de interés común.
ELE. Enseñanza de español como lengua extranjera.
Cooperación: Es la realización de acciones coordinadas con recursos compartidos, buscando beneficios recíprocos.
FOCALAE: Foro de Cooperación América Latina y Asia del Este
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Convenio No 2013-0234 para el desarrollo de las iniciativas de cooperación entre el ICETEX y la
APC Colombia.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 277 de 584

Fecha: 22/04/2016

CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Documento Foro de Cooperación de América Latina y Asia del Este (FOCALAE)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Ministerio de
El Ministerio de
Relaciones
Relaciones Exteriores con
Exteriores,
apoyo de las entidades
Dirección de Convocatoria
PUBLICACIÓN DE LA que forman parte de esta
Asuntos virtual en la
CONVOCATORIA Y iniciativa, realiza la Ministerio de
1 Culturales y Dirección de página web de
PROCESO DE convocatoria en los Relaciones
Coordinación de Asuntos Culturales cada
SELECCIÓN. países seleccionados, a Exteriores.
Programas y Embajada.
través de las embajadas
Convenios de
colombianas, de acuerdo
Cultura,
a parámetros previamente
Educación y
establecidos.
Deporte
CORRECCIÓN DE El Programe ELE Programa ELE Coordinador Acta y/o Ministerio de
PRUEBAS DE Colombia corregirá las Colombia General y prueba Relaciones
CLASIFICACIÓN pruebas de clasificación Coordinador aplicada a Exteriores/
2 realizadas por los Académico cada aspirante. Oficina ELE
aspirantes que desean (Formato Colombia
tomarlas con el fin de Cancillería).
obtener su nivel de
español.
ASIGNACIÓN DE El comité técnico realizará Programa ELE Comité técnico. Carta física o Archivo
3 ESTUDIANTES A la asignación de los Colombia correo Oficina ELE
CADA UNIVERSIDAD estudiantes a cada electrónico Colombia.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 278 de 584

Fecha: 22/04/2016

institución universitaria dirigida a cada


con base en el nivel de institución.
dominio del idioma en el
que se encuentra cada
becado.
ACOMPAÑAMIENTO A A partir de su llegada al Dirección Asesor de Registro de Equipo de
LOS BECADOS país y durante su General relaciones llamadas, cómputo y
permanencia en el mismo, interinstitucionales. correo acta de
se realizará un electrónico, visitas.
acompañamiento (virtual, visita a las
telefónico y/o presencial) diferentes
4 con el fin de dar asesoría instituciones.
y apoyo en las diferentes
necesidades y
acontecimientos que
surjan en el desarrollo de
sus actividades
académicas.
ACTO DE CLAUSURA Ceremonia en la que se Programa ELE Coordinador Planilla de Archivo
5 hace entrega de los Colombia general. entrega de los Programa
certificados de estudios a certificados de ELE
cada uno los becados. estudios. Colombia.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 279 de 584

Fecha: 22/04/2016

Nombre Viviana Mogollón, Camilo Andrés Rodriguez Diaz Alejandra Olarte Fernández

Contratista Programa ELE Colombia, Profesional 08 Julio de 2015


Cargo Coordinadora general ELE Colombia
contratista oficina de Planeación y Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 08 Julio de 2015


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 280 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Fomento a la producción de materiales didácticos ELE. CÓDIGO: PD-SAB-09
PRODUCTOS: Materiales didácticos ELE.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Producir materiales didácticos propios con multimedia que permitan a los estudiantes a familiarizarse con los acentos,
las expresiones y la cultura del país en el proceso de enseñanza de español como lengua extranjera dentro y fuera del país.
ALCANCE: Se inicia con el planteamiento del proyecto, que surge de manera individual o a partir de encuentros académicos, a
través de convenios o alianzas con otras instituciones; hasta la edición y publicación de los mismos de manera impresa o digital.
DEFINICIONES:
Material didáctico: Material impreso, digital, audiovisual que contribuye el desarrollo de una actividad educativa.
Convenio: Acuerdo de voluntades, una convención o un contrato con fines comunes.
Estímulo: Apoyo que se concede a una institución o persona, con el fin de propiciar un trabajo creativo y/o investigativo en
diferentes campos del saber.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de acción 2015. Para establecer convenios y acuerdos se encuentra el Manual de
Contratación y el Código Único de Procedimiento Administrativo.
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Se programan reuniones Formato acta de
REUNIÓN CON LAS con las instituciones de reunión código:
Programa Coordinadores Archivo
1 ENTIDADES Y E educación y/o culturales ICC-SIG-01 y
ELE Programa ELE y Oficina ELE
INSTITUCIONES interesadas, con el fin de registro de
Colombia Asesor académico. Colombia.
APROPIADAS. evaluar y promover las compromisos.
iniciativas relacionadas
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 281 de 584

Fecha: 22/04/2016

con la producción de
material didáctico hecho
en Colombia.
PLANTEAMIENTO Si el proyecto es viable se Programa Coordinadores Formato acta de Redes de
DEL PROYECTO O firma el convenio y se da ELE Programa ELE y reunión código: divulgación.
DE LA paso a la realización del Colombia Asesor académico. ICC-SIG-01 y
CONVOCATORIA material didáctico. En caso divulgación a
2 de la Beca Estímulos de través de las
Mincultura e ICC, se diferentes redes
publican los requisitos en sociales.
una convocatoria y a
continuación se reciben las
propuestas.
ESCOGENCIA DE Se inicia la revisión del Programa Coordinadores Resultados de Archivo
LOS MATERIALES material realizado. Si se ELE Programa ELE y investigaciones y oficina ELE
DIDÁCTICOS ELE A trata de la Beca Estímulos, Colombia Asesor académico estudios de los Colombia.
3 DESARROLLAR los jurados expertos apoyados por el materiales
escogen un proyecto equipo de didácticos que
ganador o declaran investigación. existen a la fecha.
desierta la convocatoria.
DESARROLLO DE Se continúa con la revisión Programa Coordinadores Ejecución de Archivo
LOS MATERIALES de los materiales. Con ELE Programa ELE y materiales oficina ELE
4 DIDÁCTICOS A respecto a la beca Colombia Asesor académico didácticos Colombia.
DESARROLLAR estímulos, se hace el apoyados por el
seguimiento del proyecto equipo de
ganador. investigación.
EDICIÓN Si el producto final es Subdirección Coordinadores Libro o materiales Librerías en
5 satisfactorio, se lleva a académica Programa ELE y didácticos general
cabo el proceso de edición Colombia Asesor académico iniciando por
de los materiales apoyados por el el Instituto
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 282 de 584

Fecha: 22/04/2016

didácticos. equipo de Caro y


investigación. Cuervo
PUBLICACIÓN Y De ser publicado, se Programa Coordinador general Formato asistencia Archivo
ACTO DE realiza un acto de ELE y equipo ELE. a eventos código Programa
6 LANZAMIENTO lanzamiento del material Colombia Formato acta de ELE
didáctico en concreto. reunión código: Colombia
ICC-SIG-08
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Viviana Mogollón, Camilo Andrés Rodriguez Diaz Alejandra Olarte Fernández

Contratista Programa ELE Colombia, Profesional 08 Julio de 2015


Cargo Coordinadora general ELE Colombia
contratista oficina de Planeación y Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 08 Julio de 2015


Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 283 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Misionales PROCESO: Formación


PROCEDIMIENTO: Miércoles ELE CÓDIGO: PD-SAB-10
PRODUCTOS: Actividades académicas enfocadas al intercambio de experiencias y la capacitación de docentes e investigadores de
los programas ELE del país.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Fomentar el intercambio académico y pedagógico entre los docentes, investigadores y expertos en ELE y EL2 de las
distintas universidades del país. Este intercambio se realiza a través de su participación en los conversatorios virtuales, conferencias
y demás actividades que organiza el equipo académico y administrativo del Programa ELE Colombia durante 9 meses del año.
ALCANCE: Inicia a partir de la planeación de los temas a desarrollarse durante el año hasta la realización de las actividades y
eventos durante los miércoles de cada mes.
DEFINICIONES:
Investigación: Considerada una actividad humana, orientada a la obtención de nuevos conocimientos y su aplicación para la
solución a problemas o interrogantes de carácter académico.
Segunda lengua: es la capacidad de una persona para utilizar indistintamente dos lenguas en cualquier situación comunicativa y
con la misma eficacia comunicativa.
Conferencia: Reunión de personas en la que se debate o expone sobre un determinado asunto con un fin específico.
Conversatorio: Es una herramienta que estimula el intercambio de experiencias en un ambiente informal. Puede darse de manera
presencial o virtual.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de acción 2015
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
1 DEFINICIÓN Realizada la reunión Programa Docentes Programa Formato Acta de Archivo
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 284 de 584

Fecha: 22/04/2016

CRONOGRAMA Y académica de docentes, se ELE ELE y asistente de reunión código Programa


TEMAS A definen los temas a tratar los Colombia investigación. ICC-SIG-01 y ELE
DESARROLLAR cuatro miércoles del mes. cronograma Colombia
SELECCIÓN DE Se contactan los invitados
Archivo
LOS INVITADOS A expertos que tendrá cada Programa Docentes Programa
2 Carta o correo Programa
CADA JORNADA jornada de Miércoles ELE, ELE ELE y asistente de
electrónico ELE
teniendo en cuenta los temas Colombia investigación.
Colombia
previamente definidos.
DIVULGACIÓN DE Se realiza la divulgación del
CADA JORNADA evento a través de las redes
Programa Administradora Web y Redes sociales y
3 sociales, correos electrónicos y
ELE Asistente de correo
todos aquellos medios que
Colombia investigación. electrónico.
permitan dar a conocer el
evento a desarrollar.
Se coordina la logística
ALISTAMIENTO DE necesaria para el desarrollo del Programa
4 Asistente de Correo
LOGÍSTICA evento (Reserva de auditorio, ELE
investigación. electrónico
GENERAL registro de ingreso, equipo de Colombia
cómputo y sonido).
DESARROLLO DEL Se realiza el evento de acuerdo Formato Archivo
Programa
5 EVENTO a los objetivos establecidos. Asistencia a Programa
ELE Equipo ELE Colombia.
eventos código ELE
Colombia
ICC-SIG-08 Colombia
REUNIÓN DE Al final del mes y/o del año, se
EVALUACIÓN lleva a cabo una reunión para Coordinadora general, Archivo
Programa Formato Acta de
6 evaluar las actividades docentes Programa Programa
ELE reunión código
realizadas con el fin de mejorar ELE y asistente de ELE
Colombia ICC-SIG-01
las siguientes jornadas de investigación. Colombia
Miércoles ELE.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 285 de 584

Fecha: 22/04/2016

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Viviana Mogollón, Camilo Andrés Rodriguez Diaz Alejandra Olarte Fernández

Contratista Programa ELE Colombia, Profesional 08 Julio de 2015


Cargo Coordinadora general ELE Colombia
contratista oficina de Planeación y Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 08 Julio de 2015


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 286 de 584

Fecha: 22/04/2016

10.2.3 Gestión Editorial


Subproceso Edición e Imprenta

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN COMITÉ EDITORIAL Y CIENTÍFICO CÓDIGO: PD-GE-01
PRODUCTOS: DEFINICIÓN DEL PROYECTO EDITORIAL, EVALUACIÓN Y FORMATO DE PUBLICACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Definir el proyecto editorial a realizar, evaluar su publicación y el formato de divulgación.
ALCANCE: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos, científicos y repercusión exigidos por
el Instituto Caro y Cuervo.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que
la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Comité
científico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente.
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 287 de 584

Fecha: 22/04/2016

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Se recibe el texto
original y se procede a
verificar si la obra
cumple con los
siguientes criterios:
 Que se derive de
un proyecto
original de
RECEPCIÓN DE LOS investigación.
Gestión Líder del
1 TEXTOS  Que pertenezca Texto original N.A
editorial proceso
a una línea
editorial del
Instituto.
 Que sea
resultado de una
traducción o
forme parte de
un proyecto de
reimpresión.
EVALUACIÓN Y El original es presentado
APROBACIÓN POR al Comité para su
Gestión Comité
2 PARTE DEL COMITÉ revisión y aprobación. El Plan editorial N.A
comité avala la obra, si editorial editorial
EDITORIAL Y/O
CIENTÍFICO cumple con los
estándares de calidad y
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 288 de 584

Fecha: 22/04/2016

es acorde con la línea


editorial del sello.
 Punto de control
Se aprueba:
Si: Continúa paso 3
No: Continúa paso 4
Los autores y
traductores acogen las
observaciones o
correcciones propuestas Formato de revisión
REVISIÓN POR PARTE Gestión
en los procesos de Autores por parte de autores
3 DE AUTORES Y N.A
edición y corrección de editorial Traductores y traductores
TRADUCTORES
estilo (y del tutor, si (plantilla correo)
fuera el caso).

 Punto de control

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Juan Camilo González 30 de Julio de
2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Líder de Proceso Gestión Editorial
Versión Descripción del Cambio Fecha
30 de Julio de
1.0 Se crea el procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 289 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: PUBLICACIÓN DE TRADUCCIONES CÓDIGO: PD-GE-02
PRODUCTOS: LIBROS IMPRESOS Y/O DIGITALES
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar que la traducción que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos, científicos y de calidad exigidos
por el Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Desde la aprobación del manuscrito para la traducción hasta la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Edición de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que la
terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones,
entre otras.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y si fuera el caso por el Comité
Científico (pares).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente.
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 290 de 584

Fecha: 22/04/2016

RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Determinar a través
de qué fondo de
DETERMINAR recursos (Sello
ORIGEN DE LOS editorial o Becas del Gestión
1 RECURSOS QUE Ministerio de Editor General N.A
Editorial
FINANCIAN EL Educación) se
PROYECTO realizará la
financiación del
proyecto.
De acuerdo con las
características del
ASIGNACIÓN DE texto, se realizan los Gestión
2 Editor General N.A
TRADUCTOR estudios pertinentes Editorial
para contratar la
labor de traducción.
Cuando la traducción
se financia a través
de una beca del Gestión
3 ASIGNACIÓN DE Subdirección
Ministerio de Editorial N.A
TUTOR ACADÉMICO Académica
Educación, se asigna
un tutor que
supervisa el proceso.
Adelantar los
trámites necesarios Gestión
4 PAGO DERECHOS
para la cesión de los Editorial Editor General N.A
DE AUTOR
derechos de las
obras traducidas.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 291 de 584

Fecha: 22/04/2016

Las traducciones son


revisadas por el
editor y
posteriormente
EDICIÓN Y corregidas por los Gestión
6 Editor General y N.A
CORRECCIÓN DE correctores de estilo Editorial corrector de estilo
ESTILO quienes verifican y
unifican los criterios
formales y las
normas de edición
establecidas.
Los tutores y
traductores aprueban
o no las
REVISIÓN POR
observaciones o Tutores y
7 PARTE DE Gestión N.A
correcciones traductores
TRADUCTORES Y/O Editorial
propuestas por los
TUTORES.
correctores de estilo.
 Punto de
control
Diagramación del Gestión
8 DIAGRAMACIÓN libro resultado de la Editorial Diseñador editorial.
traducción.
Corrección orto
CORRECCIONES tipográfica sobre las Gestión
9 SEGUNDAS pruebas del libro Editorial Corrector de estilo.
diagramado.

10 Aparición de la Gestión
PUBLICACIÓN Editor general
edición en el formato Editorial
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 292 de 584

Fecha: 22/04/2016

IMPRESA O DIGITAL definido por el editor.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Fecha:
Coordinador de Grupo de Planeación Noviembre de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas y Sistemas 2012
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Juan Camilo González 05 de Febrero
de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Editor General
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 05 de Febrero
Se ajustan los registros a los nuevos formatos
de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 293 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: EDICIÓN DE NOVEDADES, NOVEDADES EN COEDICIÓN, REIMPRESIÓN CÓDIGO: PD-GE-03
PRODUCTOS: ORIGINALES DE PRODUCCIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos y científicos exigidos por el Instituto
Caro y Cuervo. Responder por la calidad editorial del texto.
ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos de investigación del Instituto, hasta
la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que
la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Consejo
Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 294 de 584

Fecha: 22/04/2016

RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
RECEPCIÓN DE LOS
TEXTOS Se recibe el texto por parte de los
1 Divulgación Líder del
SELECCIONADOS autores o compiladores (Impresa y Texto N.A
editorial proceso
POR EL COMITÉ en medio magnético)
EDITORIAL
Para reimpresiones se realiza
a adicionalmente un estudio Divulgación Líder del
REIMPRESIONES N.A
preliminar de la edición y se realiza editorial proceso
el establecimiento del prólogo.
Se hace la verificación del Originales con
cumplimiento de los criterios de correcciones
entrega, calidad mínima de
2 CORRECCIÓN DE Divulgación Corrector de Entrega de
escritura con la revisión por parte N.A
ESTILO editorial estilo trabajos para
de los correctores de estilo y así
unificar los criterios formales y las corrección de
normas de edición establecidas. Estilo
Los autores y traductores Formato de
REVISIÓN POR PARTE aprueban o no las observaciones o revisión por
Divulgación Autores
DE AUTORES Y correcciones propuestas por los parte de
3 correctores de estilo. editorial N.A
TRADUCTORES Traductores autores y
traductores
 Punto de control
(plantilla correo)
Se realizan los ajustes pertinentes Autor
Divulgación
4 AJUSTES por parte del autor y el corrector de N.A N.A
editorial Corrector de
estilo.
estilo
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 295 de 584

Fecha: 22/04/2016

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Cristian Armando Velandia Mora Juan Camilo González Galvis 19 de Agosto de
Líder de Proceso Gestión 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Editorial
Versión Descripción del Cambio Fecha

19 de Agosto de
1.0 Se crea el procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 296 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: EDICIÓN DE REVISTA ONLINE EN PROCESO DE INDEXACIÓN CÓDIGO: PD-GE-04
PRODUCTOS: REVISTA ONLINE EN PROCESO DE INDEXACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Coordinar la estructura necesaria para entrar en el proceso de indexación de la revista Thesaurus Nueva Época.
ALCANCE: Desde la recepción de originales, su revisión por pares, corrección y publicación estandarizada online.
DEFINICIONES:
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Comité
científico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 297 de 584

Fecha: 22/04/2016

A través del Open


Journal System, gestor
de contenidos instalado
en el dominio de la
revista Thesaurus
RECEPCIÓN DE Nueva Época, se Gestión
1 Editor General N.A
ORIGINALES reciben los originales y editorial
los datos de los autores
que someten sus
artículos a
consideración de pares
académicos.

Los originales son


APROBACIÓN DE revisados y
ORIGINALES Y ENVÍO seleccionados por el Gestión
2 editor para envío, por el Pares académicos N.A
A PARES editorial
ACADÉMICOS mismo gestor de
contenidos, a revisión
de pares académicos.
Terminada la revisión
de los pares, los
ENVÍO A AUTORES autores reciben de
3 Gestión
PARA REVISIÓN nuevo el texto para Editor General N.A
editorial
FINAL incluir ajustes y
correcciones
pertinentes.
Una vez tiene la
CORRECCIÓN DE Gestión Editor General y
4 revisión de los autores N.A
ESTILO editorial corrector de estilo
el artículo pasa a
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 298 de 584

Fecha: 22/04/2016

corrección de estilo.
La publicación del texto
se realiza a través del
PUBLICACIÓN DEL OJS, cuando concluye Gestión
5 Editor General N.A
TEXTO. la corrección de estilo y editorial
las últimas revisiones
tienen lugar.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Ricardo Francisco
Nombre Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Castro
Daza Gamba
Coordinador Grupo Noviembre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas de Planeación y
Sistemas

Juan Camilo
Nombre Cristian Armando Velandia Mora
González 05 de Febrero de 2014
Cargo Editor General –
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Sello editorial.
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 05 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 299 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: ASESORIA EDITORIAL PARA CONTENIDO WEB DE LAS LÍNEAS DE
CÓDIGO: PD-GE-05
INVESTIGACIÓN.
PRODUCTOS: PUBLICACIÓN DE TEXTOS ASOCIADOS AL TRABAJO DE LAS LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN EN LA PÁGINA
WEB DEL INSTITUTO.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar asesoría editorial a las publicaciones que por parte de las líneas de investigación tengan lugar en la página
web del Instituto.
ALCANCE: Documentos publicados en la página web del Instituto
DEFINICIONES:
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Comité
científico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 300 de 584

Fecha: 22/04/2016

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA

La coordinación del grupo de investigación


presenta al editor general los contenidos que
Asesoría considerados para publicación en la página
1 editorial web del Instituto. En conjunto determinan el tipo
de correcciones, el diseño y el formato de
publicación de acuerdo con criterios de
repercusión y accesibilidad.
El coordinador del grupo de investigación edita N.A
los textos para publicar en la página web y
solicita a los autores revisar los ajustes en
control de cambios y el contenido a publicar. Formato de
Revisión de Los autores aprueban o no las observaciones o Gestión revisión por parte
2 Autores de autores y
autores correcciones propuestas por el coordinador o editorial
los encargados de la edición en la línea de traductores
investigación. (plantilla correo)

 Punto de control

Se hace la verificación del cumplimiento de los N.A


criterios de entrega, calidad mínima de Originales con
escritura con la revisión por parte de los correcciones
correctores de estilo y unificación de los
3 Corrección Gestión Corrector de Entrega de
criterios formales y las normas de edición
de estilo editorial estilo trabajos para
establecidas. El coordinador del grupo de
investigación acepta la entrega del material, si corrección de
está conforme con las condiciones de calidad Estilo
para publicar en la página web del instituto.
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El coordinador envía el material listo para


Publicación
4. en la página publicar a la oficina de prensa, quienes Gestión
encargarán de subirlo a la página en el lugar y editorial
web
formato convenidos.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Juan Camilo González 05 de Febrero de
Cargo Líder de Proceso Gestión 2014
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Editorial e Imprenta
Versión Descripción del Cambio Fecha

05 de Febrero de
1.0 Se crea el procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
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Subproceso de Publicación
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: EDICIÓN E IMPRENTA
PROCEDIMIENTO: EDICIÓN LINOTIPO CÓDIGO: PD-GE-06
PRODUCTOS: ORIGINALES DE PRODUCCIÓN.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos, científicos y de calidad exigidos por
el Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos de investigación del Instituto, hasta
la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que
la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Consejo
Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
Código: ICC-SIG-11
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Se realiza la formulación del Plan editorial N.A
FORMULACIÓN DEL Divulgación Líder del
1 plan editorial a ejecutar
PLAN EDITORIAL. editorial proceso Fichas del plan
durante la vigencia
de acción
EVALUACIÓN Y El plan desarrollado se envía N.A
APROBACIÓN POR al Comité para su revisión y Comité Plan editorial
2 Comité editorial.
PARTE DEL COMITÉ aprobación. editorial.
EDITORIAL.
 Punto de control
Se recibe el texto por parte de N.A
RECEPCIÓN DE LOS
los autores. (Los originales
TEXTOS
3 para traducción y los textos Divulgación Líder del
SELECCIONADOS Texto
por parte de los compiladores editorial proceso
PARA EL PLAN
externos, en caso de las
EDITORIAL ANUAL
coediciones).
Originales con N.A
Revisión por parte de los correcciones
correctores de estilo para
4 CORRECCIÓN DE Divulgación Corrector de Entrega de
verificar, unificar los criterios
ESTILO editorial estilo trabajos para
formales y las normas de
edición establecidas. corrección de
Estilo
REVISIÓN POR Los autores y traductores Autores Formato de N.A
aprueban o no las Divulgación revisión por
5 PARTE DE AUTORES
observaciones o correcciones editorial Traductores parte de autores
Y TRADUCTORES
propuestas por los correctores y traductores
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de estilo. (plantilla correo)

 Punto de control

Se realizan los ajustes Autor


Divulgación
6 AJUSTES pertinentes por parte del autor N.A N.A
editorial Corrector de
y el corrector de estilo.
estilo
Diagramación y ajuste para Formato de
iniciar proceso de producción. Diagramador entrega de
7 Divulgación N.A
PRE PRENSA trabajo por parte
El texto producido es en editorial
del diagramador
formato PDF. (plantilla correo)
Revisión técnica
Corrector de
 Se realiza la revisión del texto
REVISIÓN DE LA PRE Divulgación estilo
8 técnica del texto armado. armado. N.A
ARMADA editorial
Punto de control Líder de
(Formato digital
proceso
de control)
Formato envío
Diagramador lo
de trabajo por
El texto en PDF se envía a Divulgación envía a
9 PRODUCCIÓN parte del N.A
producción. editorial impresión
diagramador
externa o
(Correo
imprenta
electrónico)
Procesamiento de planchas Diagramador lo
PLANCHAS Divulgación envía a la (Correo
10 metálicas para proceso de N.A
METÁLICAS editorial empresa de electrónico)
impresión offset.
impresión
11 REVISIÓN DE Revisión y aprobación de las Divulgación Diagramador e N.A N.A
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IMPOSICIONES planchas metálicas editorial impresor


Formato de
Líder de
12 IMPRESIÓN Y Se realiza la impresión del Líderes de Planilla Diaria de
Divulgación N.A
TERMINADO texto. proceso. Trabajo
editorial
ICC-GE-F05
ICC-GE-08
VALE DE
Gestión ALMACEN
13 Se envía al área de almacén editorial Líderes de N.A
DISTRIBUCIÓN Inventario Libros
para la distribución aprobada. proceso
Almacén
Formato de
entrega de libros
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Castro Ricardo Francisco Daza Gamba
Coordinador del Grupo de Fecha: Noviembre
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y de 2012
Sistemas Planeación y Sistemas

Nombre Cristian Armando Velandia Mora Cesar Buitrago 05 de Febrero de


Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de Proceso Gestión Editorial e 2014
Cargo
Sistemas Imprenta
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 05 de Febrero de
Se ajustan los registros a los nuevos formatos
2014
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: GESTIÓN EDITORIAL


PROCEDIMIENTO: Divulgación CÓDIGO: PD-GE-07
PRODUCTOS: Venta de libros producidos por el sello editorial del Instituto
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Dar a conocer las publicaciones a un grupo especializado sobre las áreas de investigación que realiza los
investigadores del Instituto Caro y Cuervo, o de los temas que son de interés académico para el Instituto
ALCANCE: Desde la definición del comité editorial de las publicaciones que se van a editar, delimitando la forma como va a ser
publicado y estableciendo la pertinencia de las investigaciones según el campo de acción, hasta recepción en el punto de venta
internas y externas que tenga el Instituto.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que
la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, sintaxis, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla
la unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Consejo
Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las norma MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la biblioteca
para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
Código: ICC-SIG-11
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Se realiza el cronograma de N.A
PLANEACIÓN DE LA Grupo de Cronograma de
ferias y actividades de Divulgación
1 OFERTA DE Gestión actividades de
divulgación y promoción de la editorial
DIVULGACIÓN Editorial divulgación
publicaciones

Se gestiona con entidades N.A


LOGÍSTICA DE comerciales o expositoras los
contratos y convenios que Grupo de
EJECUCIÓN Divulgación Contratos o
2 permitan la participación del Gestión
ACTIVIDADES DE editorial convenios
Instituto en eventos que manejen Editorial
DIVULGACIÓN
actividades de divulgación
editorial
Se establecen los precios Inventario, N.A
VENTA DE
promocionales y formas de pago remisiones de
PUBLICACIÓNES Divulgación Profesional de
3 de las publicaciones según el pedido, facturas
SEGÚN EL editorial Librería
stock que se registre en el de venta y
INVENTARIO DE
inventario de publicaciones. planillas por
PUBLICACIONES
 Punto de control divulgación
Se genera cuadro comparativo N.A
CONSOLIDACIÓN DE de remisiones de pedido con
RESULTADOS DE LA facturación de ventas, para Divulgación Profesional de Cuadro
4 editorial Librería
VENTA DE establecer por título la salida de comparativo
PUBLICACIONES las publicaciones.
 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Código: ICC-SIG-11
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3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Cesar Buitrago
Líder de Proceso Gestión Editorial Fecha: Marzo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2015
Sistemas e Imprenta

Versión Descripción del Cambio Fecha


1.0 Se crea el procedimiento de divulgación 17 de Marzo de 2015
Código: ICC-SIG-11
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10.2.4 Biblioteca
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Misionales PROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Adquisición de material bibliográfico CÓDIGO: PD-BBT-01
PRODUCTOS: Material bibliográfico adquirido o suscripción a títulos de revistas o bases de datos realizado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Adquirir el material bibliográfico (como libros, revistas, bases de datos, audiovisuales, entre otros), requerido por
profesores, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas
las colecciones de las dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos de
formación e investigación del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliográfico por parte de los Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario
Andrés Bello, como también del personal administrativo del Instituto, hasta la adquisición e ingreso al Sistema información
Bibliográfico Koha e incorporación a las colecciones.

DEFINICIONES:
 Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
 KOHA: Nombre del sistema de información bibliográfica (SIB) empleado en las bibliotecas del Instituto Caro y Cuervo para la
Administración de los recursos y servicios. Este sistema se compone de los siguientes módulos:
 Módulo Administración del Sistema / Parametrización: Mediante este módulo se administran todas las funciones del
sistema facilitando la flexibilidad en el cambio de políticas, configuración de las hojas de trabajo, definición de políticas de
préstamo, asignación de perfiles de usuarios y cuentas de usuarios Staff, definición de plantillas para el envío de mensajes
los usuarios de forma automática, entre otras.
 Módulo de Adquisiciones: Se controla de forma automática las solicitudes y adquisición de los recursos bibliográficos y el
presupuesto de adquisición de material bibliográfico.
 Módulo de Publicaciones Seriadas: Permite administrar y controlar la suscripción de las revistas, actualización de las
existencias de acuerdo con la periodicidad de la publicación y las entregas recibidas.
 Módulo Catalogación: A través de este módulo se ingresa a la base de datos la descripción bibliográfica de cada uno de los
Código: ICC-SIG-11
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títulos e ítems (volúmenes, ejemplares) que ingresan a la biblioteca, de acuerdo con las hojas de trabajo definidos para las
tipologías documentales en el formato MARC.
 Módulo Control de Autoridades: Permite el control de autoridades (Autor, tema, títulos uniformes, congresos, series y
lugares geográficos) y referencias cruzadas, con el fin de normalizar los puntos de acceso a la información y facilitar la
recuperación por parte de los usuarios.
 Módulo de Circulación y Préstamo: Permite controlar de forma automática el préstamo del material bibliográfico mediante
el registro de los ítems a los usuarios con el código de barras, facilitando la interacción de los usuarios a través del catálogo
en línea. El usuario puede ver el historial de préstamos, renovar los materiales desde la casa, enviar mensajes de solicitudes,
entre otros.
 Módulo de Catálogo en línea (OPAC): Es un catálogo automatizado de acceso público que permite la difusión de las
colecciones bibliográficas existentes en las bibliotecas. Permite realizar búsquedas por campos específicos (Título, Autor,
Materia, ISBN, Series y Signatura Topográfica), creación de listas Bibliográficas privadas y públicas, opción de guardar
referencias bibliográficas en ‘carrito’ y enviarlas al correo.
 Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
 Inventario: Opción que facilita el levantamiento del inventario de forma automática mediante la lectura del código de barras.
El sistema permite confrontar los materiales existentes en la estantería con los registrados en la base de datos a través de un
archivo plano o un xls.
 Parametrización: Políticas establecidas en el SIB que permiten el funcionamiento de cada uno de los módulos.
 Compra: Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio.
 Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propósito de intercambiar las publicaciones
producidas por ellas.
 Donación: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliográfico.
 Depósito institucional: Mecanismo mediante el cual se entregan las publicaciones editadas en la imprenta Patriótica, con el
fin de disponerlas en las Bibliotecas para el uso y consulta de la comunidad de usuarios internos y externos.
 Reposición: Sustitución de los materiales bibliográficos que han sido reportados perdidos por los usuarios internos que
tienen derecho a préstamo externo.
 Catálogo en línea: Módulo empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes entradas los recursos bibliográficos
existentes en las colecciones.
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 Identificación: Actividad que permite determinar si los materiales bibliográficos solicitados o recibidos en la biblioteca se
encuentran disponibles en las colecciones existentes.
 Número de Registro: Número que permite la identificación cada uno de los títulos incorporados al SIB, anteriormente de
denominaba MFN.
 Ítem: Termino mediante el cual se identifican cada uno de los ejemplares y volúmenes relacionados en las existencias de
cada registro bibliográfico.
 Código de barras: número mediante el cual se identificará secuencialmente los ejemplares y volúmenes recibidos en la
biblioteca.
 Proveedor: Persona natural o jurídica que provee un bien o servicio; en el caso de la Biblioteca corresponde a personas o
entidades que suministran material bibliográfico mediante los diferentes mecanismos de adquisición.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para el manejo de los módulos del Sistema de Información Bibliográfica (SIB) KOHA,
ayudas en línea, Formato MARC.
CONDICIONES GENERALES:
 El Subdirector Académico, Decano del Seminario, Profesores y responsables de las dependencias o proyectos de
investigación serán los encargados de realizar solicitudes del material bibliográfico a adquirir y para los casos de
actualización de nuevas ediciones la Biblioteca será la responsable de las solicitudes.
 La biblioteca recibirá las sugerencias de adquisición del material bibliográfico a través de los siguientes mecanismos: Formato
diseñado para la solicitud de adquisición de material bibliográfico, Correo electrónico y la opción que incluye el Catálogo en
línea para los usuarios internos del ICC.
 Las solicitudes de adquisición de material bibliográfico deberán ser remitidas al jefe de la Bibliotecas, dependencia encargada
de las adquisiciones del material bibliográfico, con el fin de llevar el control de las solicitudes realizadas, como también de los
materiales adquiridos

 Los tramites de adquisición de material bibliográfico con destino a la biblioteca se realizarán dos o tres veces en el año de
acuerdo el número de solicitudes y el presupuesto asignado anualmente; por lo cual el material bibliográfico requerido en el
primer semestre de cada año deberá ser solicitado en el trascurso el segundo semestre de cada año (entre los meses de julio
y noviembre), con el fin de realizar la solicitud entre enero y febrero del año siguiente.
 Las formas de adquisición de material bibliográfico establecidas son: “Compra, Donación, Canje, Depósito institucional y
Reposición.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 312 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Todo Material solicitado, deberá ser identificado en el SIB con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre
disponible en las bibliotecas del Instituto.
 Se compran máximo dos ejemplares de un mismo título, cuando este corresponda a material de alta consulta, de lo contrario
sólo se adquirirá un ejemplar por título o volumen de una obra.
 Se dará un plazo máximo de dos meses para que los proveedores entreguen la totalidad de los materiales bibliográficos
contratados, salvo excepciones debidamente justificadas.
MARCO LEGAL:
Ley 30 de 1992 (Artículo 108)
Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educación Nacional (Artículo 10).
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Subdirector
Académico /
Decano del Formato
Director, docentes,
Identificación de las Seminario / Solicitud de
estudiantes del
necesidades de material Profesores / material
SOLICITUD DE Seminario Andrés
1 bibliográfico a adquirir y se Responsables de bibliográfico. SIB
MATERIAL Bello
diligencia el formato con los las dependencias o ICC-BB-02, KOHA
BIBLIOGRÁFICO Jefe área y
datos de los documentos a proyectos de Correo
proyectos de
solicitar. investigación / electrónico,
investigación
Biblioteca / SIB KOHA
Estudiantes del
Seminario
Se recibe a través de Profesional Formato
2 RECEPCIÓN DE LAS correo electrónico los especializado, Solicitud de SIB
Biblioteca
SOLICITUDES formatos debidamente Profesional material KOHA
diligenciados con las Universitario o bibliográfico
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 313 de 584

Fecha: 22/04/2016

solicitudes del material Auxiliar ICC-BB-02, o


bibliográfico recomendado. administrativo Correo
electrónico , o
SIB KOHA
Se asigna el número de
Formato
solicitud y se compila el
Compilado
archivo con las solicitudes Auxiliar
3 COMPILACIÓN DE Solicitud de
realizadas durante el Biblioteca administrativo, o NA
LAS SOLICITUDES material
semestre. Técnico
bibliográfico
ICC-BB-F03
 Punto de control
Formato
Compilado
Se identifican en el SIB Auxiliar
4 IDENTIFICACIÓN DE Solicitud de
cada uno de los títulos Biblioteca Administrativo, o NA
LAS SOLICITUDES. material
solicitados. Técnico
bibliográfico
ICC-BB-03
Una vez compiladas todas
Comunicado a
las solicitudes de libros, se
través del correo
5 SOLICITUD DE procede a solicitar la Profesional
Biblioteca electrónico con NA
COTIZACIÓN cotización de los materiales especializado
la solicitud de
a los diferentes
cotización
proveedores.
Se recibe a través de Formato
Profesional
correo electrónico las comparativo
RECEPCIÓN DE LA especializado,
cotizaciones de los cotizaciones
6 COTIZACIÓN Y Auxiliar
proveedores con los datos Biblioteca adquisición de NA
COMPILACIÓN DEL administrativo, o
solicitados por la biblioteca material
ARCHIVO Técnico
y se procede a compilar en bibliográfico
el formato comparativo ICC-BB-04
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 314 de 584

Fecha: 22/04/2016

cotizaciones los datos


correspondiente
Se elabora el borrador del
ELABORACIÓN
estudio previo y se remite a
ESTUDIO PREVIO Y Formato
través del correo
7 REMISIÓN AL Profesional Estudios Previos
electrónico al Coordinador Biblioteca
COORDINADOR DE especializado para adquisición
de Gestión Contractual
GESTIÓN de bienes
para su revisión y
CONTRACTUAL
aprobación
RECEPCIÓN DEL Se imprime el estudio
Estudios Previos
ESTUDIO PREVIO previo, se firma, se solicita
aprobados,
8 APROBADO Y el CDP y se remite a Profesional
Biblioteca formato de NA
REMISIÓN A Gestión Contractual con las especializado
solicitud de
GESTIÓN cotizaciones recibidas por
CDP.
CONTRACTUAL parte de los proveedores.
Dependiendo las
condiciones y criterios de
Minutas, Anexo
PROCEDIMIENTO DE adquisición se remite al Auxiliar área de
9 Área de Gestión Técnico, SIGOB,
GESTIÓN área jurídica para que se Gestión
Contractual Términos de SICE
CONTRACTUAL realice el procedimiento Contractual
referencia
contractual de acuerdo a la
modalidad.
Profesional
10 INICIACIÓN DEL Elaboración del acta de Especializado Formato acta
Biblioteca NA
CONTRATO inicio del contrato Interventora del inicio Contrato
contrato
ENTREGA DEL Entrega los materiales
11 MATERIAL bibliográficos ofrecidos, en Proveedor Proveedor Factura NA
BIBLIOGRÁFICO el plazo estipulado.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

OFRECIDO
Se recibe el material
bibliográfico de cada uno
de los proveedores
contratados se revisa uno a Profesional
RECEPCIÓN DEL uno con el fin de garantizar especializado,
Formato acta de
12 MATERIAL que no tengan defectos de Auxiliar
Biblioteca finalización del NA
BIBLIOGRÁFICO impresión (paginas administrativo, o
contrato
ADQUIRIDO borrosas, mal paginado, Técnico
etc.) y se elabora el acta de
finalización del contrato.

 punto de control
Se remite a Recursos
Físicos carta con la orden Carta y acta de
ENTREGA DE LA Auxiliar
de remisión entregada por recibo del
13 REMISIÓN DEL administrativo, o
los proveedores, para que Biblioteca material NA
PROVEEDOR A Técnico
sean realizados los bibliográfico
RECURSOS FÍSICOS
registros de adquirido.
correspondientes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Cargo Coordinadora del grupo de Biblioteca - Profesional Coordinador del Grupo de Planeación
Contratista de Grupo de Planeación y Sistemas y Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas
Código: ICC-SIG-11
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Versión Descripción del Cambio Fecha


4.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Misionales PROCESO: Biblioteca


PROCEDIMIENTO: Préstamo de material bibliográfico CÓDIGO: PD-BBT-02
PRODUCTOS: Material bibliográfico prestado a los usuarios
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta en sala, préstamo externo e interbibliotecario a las diferentes tipologías de usuarios de
la Biblioteca (profesores, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, personal administrativo y personal externo), con
el fin de satisfacer sus necesidades de información.
ALCANCE: Inicia con la consulta del catálogo y solicitud del material bibliográfico por parte de los usuarios Docentes, investigadores
y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del personal administrativo del Instituto y usuarios externos hasta el
préstamo y ubicación en las colecciones.
DEFINICIONES:
 Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
 Módulo de Circulación y Préstamo: Permite controlar de forma automática el préstamo del material bibliográfico mediante
el registro de los ítems a los usuarios con el código de barras, facilitando la interacción de los usuarios a través del catálogo
en línea. El usuario puede ver el historial de préstamos, renovar los materiales desde la casa, enviar mensajes de solicitudes,
entre otros.
 Módulo de Catálogo en línea (OPAC): Es un catálogo automatizado de acceso público que permite la difusión de las
colecciones bibliográficas existentes en las bibliotecas. Permite realizar búsquedas por campos específicos (Título, Autor,
Materia, ISBN, Series y Signatura Topográfica), creación de listas Bibliográficas privadas y públicas, opción de guardar
referencias bibliográficas en ‘carrito’ y enviarlas al correo.
 Código de barras: “Lenguaje de codificación cuyos símbolos son barras verticales de distinto grosor y que se combinan
formando una secuencia de barras separadas por espacios en blanco. Se utilizan para codificar números y su objetivo es
proporcionar información a los lectores ópticos de códigos de barras”4.
 En la Biblioteca el código de barras permite reconocer el número de inventario asociado a cada uno de los ítems (volúmenes
o ejemplares) de los libros y el número de documentos de identificación de los usuarios.

4
. Diccionario enciclopédico de ciencias de la información. Madrid : Síntesis, 2004, p. 620
Código: ICC-SIG-11
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 Banda de seguridad: Dispositivo que se le asigna a cada uno de los ítems (volúmenes / ejemplares) para el control de la
perdida de los libros.
 Consulta en sala: Corresponde al préstamo interno dentro de las instalaciones de la Biblioteca.
 Colección estantería cerrada: Disposición de las colecciones bibliográficas en la cual el usuario no tiene acceso directo a
las mismas y se requiere de la intermediación de un funcionario de la biblioteca para la consulta de los materiales. La
Biblioteca de la sede Yerbabuena se dispone de acceso restringido.
 Colección estantería abierta: Disposición de las colecciones bibliográficas para que el usuario tenga acceso directo a los
documentos. En la Biblioteca de la sede Centro se dispone de acceso abierto a las colecciones.
 Guía a fuera: Mecanismo de señalización que se ubica en las colecciones, en el cual se indica que el libro no está
disponible.
 Préstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material bibliográfico de las instalaciones de la
Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en reglamento de servicios.
 Préstamo Interbibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y firma de un convenio,
obtiene de otra un material específico solicitado por sus usuarios internos y que no está disponible en su propio fondo.
 Registro de Usuario: Corresponde al conjunto de datos que se ingresan en el SIB para identificar a cada una de las
personas o instituciones que tienen derecho a préstamo externo. A través del registro de usuarios se controla de forma
automática el préstamo del material bibliográfico.
 Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad académica del Seminario Andrés Bello (profesores,
investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios externos interesados en consultar los fondos bibliográficos
especializados existentes en la Biblioteca.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Manuales para el manejo de los módulos del Sistema de Información Bibliográfica (SIB) KOHA, Reglamento de servicios.
CONDICIONES GENERALES:
 Los usuarios externos solamente podrán consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el material bibliográfico y previa
presentación del documento de identidad.
 Los usuarios habilitados para solicitar en préstamo externo el material bibliográfico son profesores, investigadores
estudiantes de los programas de maestría y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el Instituto.
 Los usuarios internos (profesores, investigadores, estudiantes, personal administrativo) que requieran hacer uso del préstamo
externo, deberán estar registrados en el SIB de las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevará el control del material
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prestado.
 El trámite para el establecimiento o renovación de los convenios de préstamo Interbibliotecario, se realizará de forma
centralizada por el profesional especializado responsable de la Biblioteca.
 Las instituciones con las cuales se establece convenio de préstamo Interbibliotecario se registrarán en el SIB módulo de
usuarios, con el fin de controlar la vigencia del convenio y los préstamos realizados.
 La oficina de Gestión contractual y el Seminario Andrés Bello, deberán enviar periódicamente al responsable de la biblioteca
el listado con los datos del (nombre y apellidos completos, número de identificación, tipo de contrato, dependencia y
plazo del contrato) personal que se ha vinculado con el Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores,
estudiantes, investigadores), con el fin de contar con la información para efectos de la apertura del registro de usuario en el
SIB, con el fin de controlar de los préstamos del material bibliográfico.
 Todos los materiales deberán tener asignada la banda de seguridad para el control de pérdida de los libros.
 Antes de registrar el préstamo del material bibliográfico a los usuarios autorizados, se deberá verificar en el SIB que el código
de barras corresponda con el ítem y desactivar el sistema de seguridad.
 El material bibliográfico devuelto por los usuarios deberá ser descargado del SIB de forma inmediata y activada la banda de
seguridad.
 Los libros consultados en la sala de lectura por los usuarios, antes de ser ubicados en los estantes deberán ser registrados
en el SIB para el control estadístico de uso en sala.
 Los materiales bibliográficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado y material audiovisual
solamente podrán ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas.
 Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrán ser consultados en el sede Yerbabuena
previa solicitud y autorización por parte de la Dirección del Instituto o el responsable de la Biblioteca; así mismo se exigirán
las medidas de seguridad para la consulta y manipulación de esta documentación (guantes y tapabocas).
 El personal responsable del préstamo del material bibliográfico, hará la revisión del estado del mismo antes de realizar el
préstamo.
 Cualquier daño o deterioro del material bibliográfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o aquel que este temporalmente
bajo su custodia (documentos del Préstamo Interbibliotecario), es responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya
sea dentro o fuera de las instalaciones de la Biblioteca.
 Los usuarios que reporten el deterioro o pérdida de los materiales prestados, deberán asumir el costo de reparación cuando
el daño sea posible de corregir y en el caso de pérdida se deberá hacer la reposición por el mismo título, año y edición; en
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caso de no ser posible, se solicitará la última edición o un título similar previa consulta con los profesores del Seminario
Andrés Bello.
 El trámite de los préstamos Interbibliotecario se realizará tanto en la Biblioteca de la sede Yerbabuena como del Centro, con
excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango, los cuales serán tramitados por el responsable del
servicio en la Biblioteca de la Sede del Centro.
 Únicamente se atenderán las solicitudes de préstamo Interbibliotecario de aquellas instituciones que anualmente han
renovado el convenio.
 Las solicitudes de préstamo Interbibliotecario tanto de los usuarios internos como de las bibliotecas con las cuales tenemos
convenio, se recibirán personalmente en las instalaciones de la Biblioteca, o a través de correo electrónico en la cuenta:
biblioteca@caroycuervo.gov.co y bibliotecasab@caroycuervo.gov.co
 El material bibliográfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena que sean solicitadas en
préstamo Interbibliotecario, se enviará a la Biblioteca de la Sede del Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los
usuarios de las otras bibliotecas.
 Los usuarios interesados serán los responsables de reclamar los materiales solicitados en préstamo Interbibliotecario, con
excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango que serán reclamados por la responsable del
servicio de la Biblioteca de la Sede del Centro.
 Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede del Centro revisarán la lista
de los materiales en préstamo Interbibliotecario, para determinar posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las
Bibliotecas que prestaron los libros. En caso que el material bibliográfico este próximo a vencer se contactará a los usuarios y
se les exigirá la devolución del material de forma inmediata.
MARCO LEGAL:
N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
ÁREA CARGO REGISTROS SIA
CONSULTA EN SALA
CONSULTA EN Identifica si el material bibliográfico NA Usuarios Ficha para NA
1
EL CATÁLOGO requerido se encuentra en las colecciones préstamo del
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EN LÍNEA EL de las bibliotecas y anota en la ficha de material


MATERIAL préstamo los datos correspondientes. bibliográfico.
REQUERIDO.
SOLICITA EL Entrega la ficha de préstamo a los NA Usuarios Ficha para NA
PRÉSTAMO DEL responsables del servicio en las bibliotecas. préstamo del
MATERIAL material
2 BIBLIOGRÁFICO, bibliográfico.
O RETIRA DEL
ESTANTE EL
MATERIAL.
Localiza el material en los estantes coloca la Biblioteca Responsables NA NA
“guía a fuera” del servicio -
Si el material no se encuentra en los Auxiliar
RECIBE LA
estantes verifica si se encuentra en los administrativo, o
SOLICITUD Y
carros del material pendiente por integrar a Técnico
BUSCA EL
3 las colecciones.
MATERIAL EN
Si está prestado informa al usuario
LAS
solicitante, en caso que el usuario lo
COLECCIONES
requiera con urgencia, se solicita en
préstamo Interbibliotecario.
 Punto de control
Coloca la ficha de solicitud de préstamo, la Biblioteca Responsables NA NA
ficha de registro de préstamo junto con el del servicio -
PRÉSTAMO DEL carne o documento de identificación Profesional,
4 MATERIAL correspondiente de los usuarios en el Auxiliar
BIBLIOGRÁFICO espacio definido para este fin, verifica el administrativo, o
estado del material y entrega el material Técnico
bibliográfico al usuario.
CONSULTA DEL Una vez ha consultado el material lo entrega Usuarios NA NA
5
MATERIAL a los responsables del servicio.
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BIBLIOGRÁFICO.
Si el usuario requiere el material
bibliográfico en préstamo externo, remítase
a la actividad 9 de este procedimiento.
Recibe el material y verifica su estado, Biblioteca Responsables Formato para SIB
devuelve el carné o documento de del servicio - registro de las KOHA
identificación correspondiente a los Profesional, estadísticas.
usuarios, compila las papeletas de solicitud Auxiliar Estadística
de préstamo, lee el código de barras de ítem administrativo, o Mensual de
consultado en el SIB para registro de las Técnico actividades ICC-
estadísticas y reubica el material en las BB-07
REUBICACIÓN
colecciones.
6 DEL MATERIAL
 Punto de control Estadística
BIBLIOGRÁFICO
mensual
consulta de
material
bibliográfico por
áreas y
colecciones.
ICC-BB-09
PRÉSTAMO EXTERNO
Verifica que el usuario solicitante tenga su Biblioteca Responsables Registro de SIB
respectivo registro en la Biblioteca. del servicio - Usuario KOHA
Profesional,
REGISTRO DE Si tiene el registro activo en la Biblioteca Auxiliar
7 pasa a la actividad 9. administrativo, o
USUARIO
Técnico
Si el usuario No cuenta con el registro en
biblioteca pasa a la actividad 8
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Verifica en la lista remitida por Gestión Biblioteca Responsables Listado del SIB
contractual y el Seminario Andrés Bello, si el del servicio - personal nuevo KOHA
nombre de la persona está incluido. Profesional, vinculado al
Si está incluida registra los datos del usuario Auxiliar Instituto
CONFIRMACIÓN en el SIB módulo usuarios. administrativo, o (Profesores,
8 DE LOS DATOS Técnico Investigadores,
DEL USUARIOS Si no está incluida, solicita al usuario los Estudiantes,
datos y confirma con la oficina de Gestión Personal
contractual y el Seminario Andrés Bello la Administrativo)
información y registra los datos del usuario
en el SIB módulo usuarios.
Verifica el estado del material a prestar e Biblioteca Responsables Registro de SIB
informa al usuario sobre el mismo, registra del servicio - Usuario KOHA
PRÉSTAMO DEL en el SIB – módulo de circulación el ítem de Profesional,
9 MATERIAL los títulos y entrega el material al usuario. Auxiliar
BIBLIOGRÁFICO. administrativo, o
Técnico

Entrega el material prestado al responsable Usuarios Usuarios / Registro de SIB


del servicio, quien verifica el estado del / Responsables Usuario KOHA
mismo en el momento de la devolución. Biblioteca del servicio -
Profesional,
DEVOLUCIÓN En caso que el material se encuentre en mal Auxiliar
10 DEL MATERIAL estado informa al usuario si debe cancelar el administrativo, o
BIBLIOGRÁFICO empaste o realizar la reposición del mismo. Técnico

Descarga del registro del usuario el material


devuelto, reubica el material en las
colecciones.
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA USUARIOS INTERNOS DEL ICC
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Identifica en catálogos de otras bibliotecas Usuarios Usuarios / Solicitud de NA


los materiales requeridos / Responsables préstamo inter-
Biblioteca del servicio - bibliotecario
CONSULTA DE
11 Profesional,
CATÁLOGOS
Auxiliar
administrativo, o
Técnico
Verifica en el catálogo de la biblioteca Biblioteca Responsables Formato NA
prestamista la disponibilidad del material del servicio - préstamo
bibliográfico, verifica si la Biblioteca del ICC Profesional, Interbibliotecario
tiene convenio de préstamo Inter- Auxiliar ICC-BB-12
bibliotecario. administrativo, o
Técnico Carta para la
VERIFICACIÓN
Si tiene convenio diligencia el formato de solicitud de
12 DE LA
Préstamo Interbibliotecario, lo firma y convenio de
DISPONIBILIDAD
entrega al Usuario e indica el proceso a préstamo inter-
seguir. bibliotecario

Si no existe el convenio, informa al


responsable de la biblioteca para tramitar el
convenio.
Se dirige a la biblioteca de la institución Usuarios Usuarios / Formato NA
prestamista a solicitar el material / Responsables Estadística
bibliográfico. Biblioteca del servicio - Mensual de
SOLICITUD DEL Profesional, actividades
13 MATERIAL Si la solicitud es para la Biblioteca Luis Auxiliar ICC-BB-07
BIBLIOGRÁFICO Ángel Arango el trámite y la solicitud la administrativo, o
realiza la responsable del servicio de la Técnico
Biblioteca de la sede del Centro; una vez el
libro esté disponible en la Biblioteca de la
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Sede del Centro informa telefónicamente y


mediante correo electrónico a usuario que
solicitó el material, registra la estadística y
guarda el formato en la carpeta
correspondiente.
Devuelve a la biblioteca prestamista el Usuarios Usuarios / Formato NA
material en la fecha indicada y entrega a la / Responsables Estadística
Biblioteca del ICC la copia del formato Biblioteca del servicio - Mensual de
debidamente firmado o sellado por el Profesional, actividades
responsable del préstamo de la otra Auxiliar ICC-BB-07
DEVOLUCIÓN institución para ser archivado y registrado en administrativo, o
14 DEL MATERIAL las estadísticas. Técnico
BIBLIOGRÁFICO
Los materiales solicitados a la Biblioteca
Luis Ángel Arango deben ser entregados a
la Responsable del servicio de la Biblioteca
de la Sede del Centro para su devolución.

PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA OTRAS INSTITUCIONES


Se recibe la solicitud de la Biblioteca Biblioteca Responsables Solicitud de NA
solicitante por medio del correo electrónico o del servicio - préstamo inter-
RECEPCIÓN DE personalmente el formato establecido por Profesional, bibliotecario
15 dicha biblioteca e donde se especifican los Auxiliar
LA SOLICITUD
datos (No. topográfico, autor y título) del administrativo, o
material requerido. Técnico

Revisa en el catálogo en línea y en las Biblioteca Responsables Solicitud de SIB


VERIFICACIÓN
colecciones la disponibilidad del material del servicio - préstamo inter- KOHA
16 DE LA
solicitado: Profesional, bibliotecario
DISPONIBILIDAD
Auxiliar
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Si el material no se encuentra disponible administrativo, o


informa a usuario o institución, con lo cual Técnico
finaliza el procedimiento.

Si el material se encuentra disponible y la


solicitud se recibió a través del correo
electrónico, informa a la biblioteca solicitante
con copia a la responsable del servicio de la
Biblioteca de la Sede del Centro, envía por
valija el material para que sea reclamado
por el usuario de la otra biblioteca en el
Centro.

Si la solicitud se recibió personalmente pasa


a la actividad 17 de este procedimiento.
Verifica el estado del material a prestar e Biblioteca Responsables Registro de SIB
informa al usuario sobre el mismo, recibe, del servicio - Usuario de KOHA
PRÉSTAMO DEL registra el préstamo y archiva el formato Profesional, Institución.
17 MATERIAL entregado por el usuario de la otra Auxiliar
BIBLIOGRÁFICO. institución, pone con el fechador la fecha de administrativo, o
devolución del material y lo entrega al Técnico
usuario.
Devuelve a la biblioteca el material en la Usuario / Usuario Registro de SIB
fecha indicada. Biblioteca Responsables Usuario de KOHA
del servicio - Institución.
DEVOLUCIÓN
Los responsables del servicio en las Profesional,
18 DEL MATERIAL
bibliotecas de la sede del Centro y Auxiliar
BIBLIOGRÁFICO
Yerbabuena, reciben el material, verifican su administrativo,
estado y devuelven la copia del formato de Técnico,
solicitud de préstamo interbibliotecario Profesional
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debidamente firmado y sellado. especializado


En caso que el material se encuentre en mal
estado, se indica al usuario y se informa al
profesional especializado responsable de la
Biblioteca para que notifique a la Biblioteca
solicitante y registre en el SIB-Usuario
correspondiente la novedad.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Cargo Coordinadora del grupo de Biblioteca - Profesional Contratista Coordinador del Grupo de
de Grupo de Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista de Abril de 2014
Cargo Grupo de Planeación y
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Abril de 2014
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Misionales PROCESO: Biblioteca


PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliográfico CÓDIGO: PD-BBT-03
PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliográfico existente en cada una de las colecciones de la biblioteca José Manuel
Rivas Sacconi, con el propósito de comparar la información registrada en el SIB KOHA, con las existencias físicas de los estantes
en cada una de las colecciones y obtener el índice de pérdida o extravío de los documentos, al igual que el porcentaje de
crecimiento de las colecciones.
ALCANCE: Inicia con la definición del cronograma de inventario, hasta la finalización y entrega del informe final.
DEFINICIONES:
 Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
 KOHA: Nombre del sistema de información bibliográfica (SIB) empleado en las bibliotecas del Instituto Caro y Cuervo para
la Administración de los recursos y servicios. Para la administración de inventarios se emplean los siguientes módulos:
 Módulo Catalogación: A través de este módulo se ingresa a la base de datos la descripción bibliográfica de cada uno de
los títulos e ítems (volúmenes, ejemplares) que ingresan a la biblioteca, de acuerdo con las hojas de trabajo definidos para
las tipologías documentales en el formato MARC.
 Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
 Inventario: Opción que facilita el levantamiento del inventario de forma automática mediante la lectura del código de barras.
El sistema permite confrontar los materiales existentes en la estantería con los registrados en la base de datos a través de
un archivo plano o un xls.
 Sistema de radio frecuencia (RFID): Tecnología que permite la identificación de cada ítem (volúmenes, ejemplares)
ingresados a las colecciones y facilita la obtención de datos remotamente por medio de ondas de radio. Funciona en base a
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un chip que contiene la información del producto, en nuestro caso los libros y otros medios, y éste envía la señal a un
receptor”5. Este sistema se compone de los siguientes equipos y dispositivos:
 Asistente digital portátil - Lector (Hand Held): Equipo con el cual se leen los tags o etiquetas de radio frecuencia que
identifican los libros.
 PAD Antena: Equipo que permite grabar los datos del número de inventario o código de barras asignado a cada ítem en las
etiquetas o tags RFID que se fijan en la pasta de cada libro.
 TAGS o etiquetas RFID: Dispositivo que se adhiere al libro y contiene el chip donde se almacena los datos del número de
inventario de cada uno de los ítems; a partir de este dispositivo se genera una señal de radiofrecuencia la cual puede ser
captada por un lector RFID.
 RFID: Sigla de Radio Frequency IDentification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de
almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID”6.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario, Manuales para el manejo de los módulos del Sistema
de Información Bibliográfica (SIB) KOHA.
CONDICIONES GENERALES:
 Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el fin de facilitar el
levantamiento de la información y posterior revisión de los listados generados a través del SIB KOHA con la relación del
material no inventariado.
 Antes de iniciar con el proceso de inventario todos los ítems de la colección a inventariar deberán tener asignado el tag
RFID.
 Antes de asignar la etiqueta RFID se deberá validar que el código de barras asignado al ítem corresponda con el asignado
en el SIB y el fijado físicamente al ítem.
 Cada uno de los ítems que conforman las colecciones de libros deberán tener asignado el tag RFID, y los datos
almacenados en este dispositivo deberá corresponder al código de barras asignado en la base de datos.
 Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las colecciones de libros que tengan
alta rotación.

5
. Maturana, Cristina. RFID: El código de barras inteligente para bibliotecas. Santiago de Chile: Departamento de Gestión de Información. En: Serie Bibliotecología y gestión de
Información Oct. 2006, No. 18. pág.
6
. RFID. [En línea] http://es.wikipedia.org/wiki/RFID. [Consultado Abril de 2014]
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 Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del mismo en el menor tiempo,
se procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a esta actividad.
 Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes, Empleados e instituciones
que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario activo) las fechas de realización del inventario.
 Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la devolución del material prestado
antes de la realización del inventario, salvo en aquellas situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda
esperar la finalización del proceso de inventario.
 Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo.
 Se marcará en el SIB cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los ítems inventariados y facilitar
el proceso de identificación de aquellos que no fueron inventariados.
 Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como: Tapabocas, guantes, lápices, entre
otros.
MARCO LEGAL: N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Programación de las fechas Biblioteca Profesional Cronograma NA
de realización del inventario, Especializado, de inventario
1 DEFINICIÓN DEL colecciones a inventariar,
CRONOGRAMA actividades a realizar,
personal que participará en
el inventario.
Distribución, señalización del Biblioteca Profesional Cronograma NA
IDENTIFICACIÓN
número de estantes y especializado, de inventario
2 DE LAS
disposición de los espacios Profesional,
COLECCIONES A
de trabajo con mesas Técnico
INVENTARIAR
auxiliares.
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Fecha: 22/04/2016

Instrucción al personal sobre Biblioteca Profesional Formato de NA


la metodología a llevar a especializado, asistencia a
cabo en el proceso del eventos,
levantamiento del inventario capacitaciones,
3 CAPACITACIÓN y entrega de los insumos inducciones,
DEL PERSONAL necesarios (tapabocas, conferencias
guantes, lápices, sellos, ICC-GC-F08
guías)

 Punto de control
Lectura con el asistente Biblioteca Profesional, NA NA
4 digital portátil de RFID de Auxiliar
cada uno de los ítems administrativo,
ubicados en los estantes. Técnico
Descarga en el computador Biblioteca Profesional, NA NA
del archivo en texto plano, Auxiliar
con los códigos de barras administrativo,
5 leídos de los ítems ubicados Técnico
en los estantes a través del
LEVANTAMIENTO sistema RFID de las
DEL INVENTARIO colecciones inventariar.
Cargar en el SIB KOHA el Biblioteca Profesional SIB KOHA NA
archivo en texto plano que especializado
contiene los datos de los Profesional,
códigos de barras leídos, Auxiliar
6 definición de la fecha de administrativo,
inventario y ejecución de los Técnico
reportes correspondientes
para la marcación de los
ítems inventariados.
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Fecha: 22/04/2016

Generación de los reportes Biblioteca Profesional SIB KOHA NA


con la lista de los ítems que especializado
7 no se encontraron en la Profesional,
colección. Auxiliar
administrativo,
Técnico
Revisión en la colección de Biblioteca Profesional SIB KOHA
la lista de los ítems que no especializado
8 se encontraron en la Profesional,
colección y señalización en Auxiliar
el SIB de los ítems administrativo,
extraviados o perdidos. Técnico
Elabora y entrega a la Biblioteca Profesional Informe final NA
dirección del Instituto el especializado resultados de
9 informe final de inventario de inventario
las colecciones a las cuales
se realizó el proceso.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Disponer de personal (profesional o técnico) capacitado que fortalezca el
proceso de revisión y ajuste de los registros bibliográficos en el SIB KOHA y colabore en la asignación de los TAGS RFID a cada
uno de los ítems existentes en la colección de libros de las dos bibliotecas.

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Coordinadora del grupo de Coordinador del Grupo de Planeación y
Cargo Biblioteca - Profesional Contratista Sistemas
de Grupo de Planeación y
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Biblioteca Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO:


PROCESO: Biblioteca
Misionales
PROCEDIMIENTO: Procesamiento técnico de material bibliográfico CÓDIGO: PD-BBT-04
PRODUCTOS: Material bibliográfico procesado y disponible en las colecciones
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Procesar (catalogar, clasificar, prepara físicamente) e ingresar al SIB KOHA – módulo de catalogación, el material
bibliográfico (en los diferentes soportes) adquirido por la biblioteca, de acuerdo con los estándares internacionales para la
descripción bibliográfica.
ALCANCE: Inicia con la recepción del material bibliográfico adquirido a través de los diferentes mecanismos de adquisición
(compra, canje y donación), hasta la entrega del material a las colecciones.
DEFINICIONES:
 Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
 KOHA: Nombre del sistema de información bibliográfica (SIB) empleado en las bibliotecas del Instituto Caro y Cuervo para
la Administración de los recursos y servicios. Para la administración del procesamiento técnico se emplean los siguientes
módulos:
 Módulo Administración del Sistema / Parametrización: Mediante este módulo se administran todas las funciones del
sistema facilitando la flexibilidad en el cambio de políticas, configuración de las hojas de trabajo, definición de políticas de
préstamo, asignación de perfiles de usuarios y cuentas de usuarios Staff, definición de plantillas para el envío de mensajes
los usuarios de forma automática, entre otras.
 Módulo de Publicaciones Seriadas: Permite administrar y controlar la suscripción de las revistas, actualización de las
existencias de acuerdo con la periodicidad de la publicación y las entregas recibidas.
 Módulo Catalogación: A través de este módulo se ingresa a la base de datos la descripción bibliográfica de cada uno de
los títulos e ítems (volúmenes, ejemplares) que ingresan a la biblioteca, de acuerdo con las hojas de trabajo definidos para
las tipologías documentales en el formato MARC.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 335 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Módulo Control de Autoridades: Permite el control de autoridades (Autor, tema, títulos uniformes, congresos, series y
lugares geográficos) y referencias cruzadas, con el fin de normalizar los puntos de acceso a la información y facilitar la
recuperación por parte de los usuarios.
 Módulo de Catálogo en línea (OPAC): Es un catálogo automatizado de acceso público que permite la difusión de las
colecciones bibliográficas existentes en las bibliotecas. Permite realizar búsquedas por campos específicos (Título, Autor,
Materia, ISBN, Series y Signatura Topográfica), creación de listas Bibliográficas privadas y públicas, opción de guardar
referencias bibliográficas en ‘carrito’ y enviarlas al correo.
 Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
 Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se definen los elementos informativos que permite establecer los puntos
de acceso y la identificación de un documento, para facilitar su recuperación.
 Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos de acceso los recursos
bibliográficos existentes en las colecciones.
 Clasificación decimal Dewey: Sistema de clasificación desarrollado por el bibliotecólogo Norteamericano Melvin Dewey, el
cual parte de la división de las ciencia en diez clase temáticas principales, las cuales se dividen jerárquicamente de diez en
diez. Emplea números arábigos del 0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al número básico de clasificación temática
se le agregan subdivisiones de forma, cronológicos, geográficos y de lengua.
 Clasificación Local: Sistema alfanumérico desarrollado por la Biblioteca para la organización de la colección de trabajos
de grado y Henry Luque Muñoz.
 Clave de autor (signatura librística): Código alfanumérico asignado mediante la tabla de Cutter, la cual representa el
autor de una obra.
 Banda magnética: Dispositivo que se le asigna a cada uno de los ítems de libros que ingresan a las colecciones de la
Biblioteca, con el fin de controlar a través del sistema instalado en la biblioteca de la sede centro, la pérdida de los
materiales en la colección abierta.
 Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las diferentes bibliotecas para la
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catalogación en línea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica del material bibliográfico, cuya
finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica.
 Ítem: Termino mediante el cual se identifican cada uno de los ejemplares y volúmenes relacionados en las existencias de
cada registro bibliográfico.
 LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado empleado por las bibliotecas o
centros de información para la asignación de los temas o descriptores en el análisis de los documentos y recuperación de la
información.
 Número de Clasificación: Código numérico o alfanumérico empleado para la organización del material bibliográfico en los
estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificación universales, o los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En
la Biblioteca del Instituto se emplea el Sistema de Clasificación Dewey y un sistema local.
 Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por las cuales se rige la tarea
de la descripción de los recursos bibliográficos en una unidad de información.
 Signatura Topográfica: Código alfanumérico compuesto por el número de clasificación y la clave librística, asignado a un
documento para indicar su ubicación en los estantes y permitir su localización.
 Sistema de radio frecuencia (RFID): Tecnología que permite la identificación de cada ítem (volúmenes, ejemplares)
ingresados a las colecciones y facilita la obtención de datos remotamente por medio de ondas de radio. Funciona en base a
un chip que contiene la información del producto, en nuestro caso los libros y otros medios, y éste envía la señal a un
receptor”7. Este sistema se compone de los siguientes equipos y dispositivos:
 Asistente digital portátil - Lector (Hand Held): Equipo con el cual se leen los tags o etiquetas de radio frecuencia que
identifican los libros.
 PAD Antena: Equipo que permite grabar los datos del número de inventario o código de barras asignado a cada ítem en las
etiquetas o tags RFID que se fijan en la pasta de cada libro.
 TAGS o etiquetas RFID: Dispositivo que se adhiere al libro y contiene el chip donde se almacena los datos del número de

7
. Maturana, Cristina. RFID: El código de barras inteligente para bibliotecas. Santiago de Chile: Departamento de Gestión de Información. En: Serie Bibliotecología y gestión de
Información Oct. 2006, No. 18. pág.
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inventario de cada uno de los ítems; a partir de este dispositivo se genera una señal de radiofrecuencia la cual puede ser
captada por un lector RFID.
 RFID: Sigla de Radio Frequency Identification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de
almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID”8.
 Tablas de Cutter: Lista de códigos universalmente empleada por las bibliotecas para la asignación de la clave librística
(clave de autor), la cual representa el autor de una obra.
 Tesauros: Lista alfabética de los términos empleados en una disciplina en particular, incluye las relaciones y equivalencias
entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la recuperación de la información.
 Autoridad: Corresponde un nombre, palabra o frase de forma estandarizada que adopta una agencia catalográfica para la
entrada de los asientos bibliográficos, de acuerdo con listas de encabezamientos de materia generales y tesauros
especializados. Los tipos de autoridad son: Autores personales, corporativos, títulos uniformes, congresos, series, nombres
geográficos y temas.
 Catálogo de autoridades9: Es el conjunto organizado de registros de autoridad que contienen los datos relativos a los
puntos de acceso de un catálogo bibliográfico.
 Descriptor10: Término de un vocabulario controlado que representa un concepto determinado. Puede ser una palabra
(descriptor simple o unitérmino) o de varias (descriptor compuesto o pluritérmino).
 Encabezamiento11: Punto de acceso de un registro bibliográfico que se usa tanto para la clasificación como para la
búsqueda en un catálogo, índice o bibliografía
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Instructivo para el procesamiento técnico del material bibliográfico, Manuales del SIB KOHA, Reglas de Catalogación
Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC , normas para la descripción bibliográfica ISBD, Directrices para entradas de autoridad
y referencia – GARE disponible en: http://archive.ifla.org/VII/s13/garr/garr-es.pdf, Repertorios y catálogos de autoridades a nivel

8
. RFID. [En línea] http://es.wikipedia.org/wiki/RFID. [Consultado Abril de 2014]
9
. Jiménez Pelayo, Jesús. et. al. El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Gijòn (Asturias): Trea, 2002. p. 39.
10
. López Yepes, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la información. España: Síntesis, 2004. v. 1, p.425
11
. López Yepes, José. Ibíd. v. 1, p.504.
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nacional e internacional: (p.ej. http://authorities.loc.gov/, http://aleph.csic.es/F?func=file&file_name=find-b&local_base=MAD10,


http://catalogo.bne.es./uhtbin/authoritybrowse.cgi
CONDICIONES GENERALES:
 La biblioteca de la Sede Yerbabuena, realizará el registro, procesamiento técnico y preparación de física de todos los
materiales bibliográficos, con excepción de los trabajos de grado, los cuales estarán a cargo de la responsable del servicio
de la Biblioteca del Seminario.
 Se procesará e integrará a las colecciones de las bibliotecas prioritariamente aquellos materiales que incluyan temáticas en
las áreas de interés del Instituto tales como: lingüística general y española, filología románica; literatura colombiana,
española, hispanoamericana, universal y crítica literaria, entre otras
 Antes de iniciar con el procesamiento técnico del material bibliográfico, se deberán identificar los documentos con el fin de
no crear registros duplicados de una misma obra ya existente en las colecciones de las bibliotecas del Instituto.
 El personal dedicado a las labores de procesamiento técnico, deberán conocer y emplear las herramientas tanto impresas
como electrónicas y los estándares internacionales como el formato MARC, RCAA2, ISBD, al igual que las políticas
internas.
 Antes de procesar el material bibliográfico, se deberá realizar la precatalogación en el SIB y asignar el número de inventario
de forma automática, e ingresar en el formato diseñado para este fin, sellar y diligenciar los datos de procedencia en cada
ítem.
 Para el procesamiento técnico, se dará prioridad a los materiales adquiridos por compra.
 Para el ingreso de los registros bibliográficos en el SIB KOHA – módulo de catalogación, se deberán emplear las hojas de
entrada de datos definidas para cada tipo de documento así: Monografías (Libros, tesis), Archivos de computador
(Recursos electrónicos, Bases de datos, etc.), Publicaciones seriadas (Revistas), Material audiovisual (Videos, Casetes de
audio, etc.), Precatalogación, Música (Partituras y Grabaciones musicales), Material cartográfico (Mapas, Planos, etc.),
Trabajos de grado, Analíticas (Artículos de revistas y capítulos de libros).
 Se aplicará el tercer nivel de catalogación para todo el material bibliográfico recibido en la Biblioteca y se tendrá en cuenta
las etiquetas, indicadores y campos estructurados en la base de datos a partir del Formato Marc.
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 El material a ser publicado por la Imprenta Patriótica se elaborará la catalogación en la fuente.


 Se elaborarán registros analíticos a cada uno de los artículos publicados en las revistas editadas por el Instituto.
 Se procesará, ingresará a la base de datos bibliográfica y se conservará en las colecciones de la Biblioteca tres (4)
ejemplares de toda la producción académica del Instituto.
 Para la ejecución de las labores de procesamiento técnico, se deberá adquirir las últimas ediciones de las herramientas
como: tesauros, listas de encabezamiento de materia general y especializada, tablas de Cutter, reglas de catalogación,
entre otros.
 Los números sueltos de títulos de revistas que lleguen a la biblioteca y de las cuales no se tenga suscripción, se registraran
como libros.
 Los trabajos de grado de otras instituciones que lleguen a la Biblioteca, se ingresarán como libros.
 Para la identificación de los materiales, en la preparación física se debe tener presente:
* Colocar las siglas que identifican las colecciones o fondos especiales (por ejemplo: Referencia - R, Fondo Martínez Briceño
- FMB)
* Fijar el rotulo sin afectar el contenido de los materiales.
* A los documentos de los fondos antiguos, no se les deberá fijar rotulo, ni otros material que pueda deteriorarlos. Se
elaborará una guía especial con el fin de fijar el rótulo y los demás elementos para identificarlos.
 Al importar registros de autoridad de otras bibliotecas, el catalogador deberá validar la autoridad con las fuentes respectivas
(tesauros especializados, listas de encabezamientos, enciclopedias, diccionarios, entre otros), verificar la estructura de la
autoridad y la ortografía, así mismo deberá adicionar las referencias a que haya lugar, las etiquetas, subcampos y
puntuación correspondiente de acuerdo con los campos MARC de autoridades.
 Para la elección de la fuente de donde se tomarán los temas (asientos de autoridad), se tendrá en cuenta el área del
documento que se describe. Para todas las áreas, en primera instancia, se asignarán los temas con base en las LEMB, y en
caso que el tema no esté incorporado en esta fuente se tendrá en cuenta los tesauros especializados, así como fuentes y
repertorios nacionales e internacionales consultados por el personal que analiza e ingresa los recursos bibliográficos al SIB
de la Biblioteca.
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 En la acentuación y uso de las mayúsculas se deberá observar las normas ortográficas del español y del idioma o lengua
empleada, siempre y cuando la lengua original de la obra descrita no se extraña al catálogo; así mismo se deberán aplicar
las normas establecidas en el apéndice A de las RCAA2.
 En el registro de los asientos de autores personales se deberá utilizar el nombre más frecuentemente utilizado en las
ediciones de la lengua original de las obras (en la forma más completa posible, incluyendo fechas de nacimiento y muerte
entre otros identificadores), se adoptará una forma basada en traducciones solamente cuando la lengua original no se
utilice habitualmente en el catálogo (por ejemplo: Griego, árabe, hebreo, chino, japonés)12.
 Los asientos de una entidad corporativa se realizarán bajo el nombre por el que dicha entidad corporativa se identifica con
más frecuencia en sus propias publicaciones13.
 En la construcción de las autoridades, se deberán incluir las referencias cruzadas que sean necesarias (Véase, además y
los términos no Usados), con base en las fuentes de información y en la terminología del lenguaje natural empleado por los
usuarios.
 Los encabezamientos se redactarán en español (cuando exista un término aceptado en nuestro idioma) y se harán las
relaciones correspondientes de los términos en otro idioma en la etiqueta 750.
Para la traducción de encabezamientos que no tengan un equivalente en español, se consultarán especialistas para adoptar la
forma más adecuada posible y se harán todas referencias a que haya lugar.
MARCO LEGAL:
N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA


ÁREA CARGO

12
. IFLA. Ibíd. p.124-125
13
. IFLA. Ibíd. p.126
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SELECCIÓN Y REGISTRO
1 Separa el material Biblioteca Profesional NA NA
recibido en canje y especializado
SELECCIÓN DEL
donación, de acuerdo Profesional, Auxiliar
MATERIAL
con las áreas de administrativo, Técnico
interés del Instituto.
2 Ingresa el registro Biblioteca Auxiliar administrativo, Formato SIB KOHA
breve Técnico Registro de
(precatalogación) en material
la base bibliográfica Bibliográfico. ICC-
en el SIB en la hoja de BB-01
REGISTRO DEL
entrada de datos
MATERIAL
correspondiente,
BIBLIOGRÁFICO
asigna el número de
inventario, diligencia el
sello de procedencia e
ingresa los datos en el
formato de registro.
CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN
3 Identifica el material Biblioteca Profesional, Auxiliar Módulo de SIB KOHA
en catálogos de otras administrativo, Técnico catalogación
bibliotecas a nivel
CATALOGACIÓN
nacional e
DEL MATERIAL
internacional, importa
el registro a través del
protocolo Z39.50, lo
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ajusta de acuerdo con


los estándares
internacionales y los
parámetros
particulares definidos
en la Biblioteca del
Instituto.
4 Determina, e ingresa Biblioteca Profesional, Auxiliar SIB KOHA
de forma administrativo, Técnico
estandarizada la
descripción
bibliográfica de cada
uno de los
documentos de
acuerdo con el tipo de
documento y formato,
en las hojas de
entrada definidas en el
SIB.
5 Graba el registro Biblioteca Profesional, Auxiliar SIB KOHA
bibliográfico y anota administrativo, Técnico
con lápiz en el reverso
de la portada, en
donde se encuentra el
sello de procedencia
el número del registro
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(MFN) que le
corresponde en el
SIB.
6 Define el tema o Biblioteca Profesional, Auxiliar SIB KOHA
temas del contenido administrativo, Técnico
del documento, el
número de
clasificación de
acuerdo con los
sistemas de
clasificación
empleados en la
Biblioteca, la signatura
librística y los valida
CLASIFICACIÓN
con la base de datos y
DEL MATERIAL
el fichero oficial para
evitar duplicidad de
las signaturas
topográficas.
7 Marca en la portada el Biblioteca Profesional, Auxiliar NA NA
libro con la signatura administrativo, Técnico
topográfica asignada
al documento y lo
ubica en el lugar
designado para la
preparación física.
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 Punto de
control
8 Revisa por muestre la Biblioteca Profesional NA NA
calidad de la especializado o
CONTROL DE
catalogación y el Profesional
CALIDAD
análisis del material
bibliográfico.
CREACIÓN DE AUTORIDADES
Se define los términos Biblioteca Profesional, Técnico NA NA
y la tipología de las
DETERMINAR
autoridades bajo las
9 LOS PUNTOS DE
cuales se recuperará
ACCESO
el documento
analizado.
Se consulta en el Biblioteca Profesional, Técnico Módulo de SIB KOHA
catálogo de Autoridades.
autoridades del SIB.
 Si las autoridades
se encuentran en
IDENTIFICACIÓN
el SIB, se verifica
10 DE LA
que estén
AUTORIDAD
correctamente
creadas.
 Si están
correctamente
creadas, se
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asignan las
autoridades al
documento. Fin
del
procedimiento.
Si las autoridades no Biblioteca Profesional, Técnico Formato creación SIB KOHA
están correctamente o modificación de
creadas, autoridades. ICC-
Se validan en listas de BB-FXX
encabezamiento de
materias, tesauros,
catálogos de
autoridades, entre
otras fuentes, se
AJUSTE DE LA
11 diligencia el formato
AUTORIDAD
con la propuesta de
modificación, se
remite al profesional
especializado y se
asignan
temporalmente las
autoridades al
documento. Pasa a la
actividad 14
CREACIÓN DE Si las autoridades no Biblioteca Profesional, Técnico Formato creación SIB KOHA
12
AUTORIDADES están en el catálogo o modificación de
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de autoridades del autoridades. ICC-


SIB, se consultan BB-14
listas de
encabezamiento de
materias, tesauros
entre otras fuentes, se
diligencia el formato
con la propuesta de la
autoridad a crear y se
remite al Profesional
especializado. Pasa a
la actividad 14
Si los registros de Biblioteca Profesional, Técnico Formato creación SIB KOHA
autoridad están en o modificación de
otros catálogos, se autoridades. ICC-
importa el registro a BB-14
través del protocolo
Z39.50, se guarda
como una autoridad
13
provisional, se ajusta
o traduce la autoridad
de acuerdo con los
parámetros definidos
en la Biblioteca JMRS
y las normas
idiomáticas del
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español, así como


también se verificará
que las relaciones y
equivalencias de los
términos no presenten
conflicto con
autoridades existentes
en el SIB KOHA, se
asignan al documento
de forma temporal las
autoridades, se
diligencia el formato
de creación de
autoridades y se
remite al jefe del área.
Pasa a la actividad
14
Se recibe la solicitud Biblioteca Profesional, Técnico NA SIB KOHA
de ajuste o creación
14
de la autoridad y se
analiza su viabilidad.
APROBACIÓN DE
Si la modificación Biblioteca Profesional, Técnico NA SIB KOHA
AUTORIDADES
(ajuste) que se
15 propone realizar a la
autoridad cumple con
los requerimientos, se
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realizan los cambios


correspondientes en el
catálogo de
autoridades.
Para los casos de los Biblioteca Profesional, Técnico NA SIB KOHA
registros de autoridad
importados de otros
catálogos, que
16 cumplan con los
requerimientos, se
modifica el campo
autoridad provisional
por autorizado.
17 Se generan los Biblioteca Profesional, Técnico NA SIB KOHA
reportes de
mantenimiento
correspondientes en el
SIB para que se
actualicen
automáticamente los
registros bibliográficos
a los cuales se les
asignó la autoridad de
forma temporal.
18 Los registros de Biblioteca Profesional, Técnico Correo electrónico SIB KOHA
autoridad nuevos
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propuestos, que
cumplan con los
parámetros, se
ingresan al SIB y se
informa vía correo
electrónico al
solicitante, para que
sea asignado al
registro bibliográfico
del documento.
19 Si las solicitudes para Biblioteca Profesional, Técnico Correo electrónico SIB KOHA
la creación o
modificación de los
registros de autoridad
no son aceptadas, se
informará al solicitante
vía correo electrónico,
y se enviará el
encabezamiento
alternativo que se
deberá asignar al
documento. Fin del
procedimiento.
PREPARACIÓN FÍSICA
20 ROTULACIÓN Y Elabora o generar a Biblioteca Auxiliar administrativo NA NA
SELLADO través del SIB los
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rótulos los fija en los


lugares definidos de
acuerdo con el tipo de
documento.
21 Marca los documentos Biblioteca Auxiliar administrativo NA NA
con el sello de
propiedad de la
biblioteca en los
lugares especificados.
22 Genera e imprime a Biblioteca Auxiliar administrativo Control de códigos NA
través de la maquina de barras
ZEBRA los códigos de generados
barras de cada uno de ICC-BB-11
los ítems y se los fija
en el sitio destinado.
23 ASIGNACIÓN DE Asigna la banda Biblioteca Auxiliar administrativo NA NA
LOS magnética a cada uno
DISPOSITIVOS DE de los ítems que se
CONTROL E dispondrán al servicio
IDENTIFICACIÓN en las colecciones y
marca el ejemplar con
la letra T en el lugar
especificado.
24 Consulta la base de Biblioteca Profesional, NA SIB KOHA
datos bibliográfica y Auxiliar administrativo,
verifica que el código o Técnico
Código: ICC-SIG-11
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de barras asignado
corresponda al ítem,
fija el tag RFID en el
lugar especificado y
graba con el PAD
Antena el dato del
código de barras.
25 Elabora o genera a Biblioteca Auxiliar administrativo Listado de entrega SIB KOHA
través del SIB el del material a las
listado de los colecciones
materiales que ya se ICC-BB-05
ENTREGA DEL encuentran
MATERIAL A LAS disponibles para ser
COLECCIONES. incorporados las
colecciones y los
entrega a la
responsable del
servicio.
26 Recibe el material Biblioteca Profesional, NA NA
bibliográfico, archiva Auxiliar administrativo,
DISPOSICIÓN DEL el listado en la carpeta o Técnico
MATERIAL EN correspondiente y
LAS ubica los documentos
COLECCIONES los estantes de las
respectivas
colecciones.
Código: ICC-SIG-11
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MANTENIMIENTO DE LAS COLECCIONES


27 Registra en el Biblioteca Profesional, Auxiliar Formato de NA
“formato estadística administrativo, Técnico estadísticas
mensual de Mensual de
actividades” de actividades
acuerdo con las ICC-BB-07
labores realizadas.

 Punto de
control
Compila anualmente Biblioteca Profesional, o Técnico Formato NA
las estadísticas de las Compilado anual
INFORME DE actividades estadística de
ACTIVIDADES desarrolladas por los actividades
funcionarios de la ICC-BB-08
biblioteca, así como la Estadística
28
estadística de Consulta de
consulta del material material
bibliográfico por áreas bibliográfico por
y las remite al áreas- Compilado
profesional anual.
especializado. ICC-BB-10
Elabora el informe de Biblioteca Profesional NA NA
gestión especializado
29
correspondiente y lo
envía a la dirección y
Código: ICC-SIG-11
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a la oficina de
Planeación.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de
Coordinadora del grupo de Biblioteca - Coordinador del Grupo de Planeación y 2011
Cargo Profesional Contratista de Grupo de Sistemas
Planeación y Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
Código: ICC-SIG-11
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10.3 PROCESOS DE APOYO

10.3.1 Procedimientos de Gestión Financiera


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Gestión Financiera
PROCEDIMIENTO: Operaciones de recaudo y colocación de recursos CÓDIGO: PD-GF-01
PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Desarrollar con efectividad las operaciones de recaudo y colocación de recursos financieros para el cabal cumplimiento
de los objetivos institucionales.
ALCANCE: Inicia aprobación de la ley de presupuesto de ingresos hasta el recaudo final de la vigencia
DEFINICIONES:
INGRESO: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptible de incrementar el patrimonio público
durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que
refleja el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar
pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional
para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.

PAGO: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato,
teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas
las deducciones de Ley y/o las contractuales (Tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en bancos, se
desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario, por consignación en la cuenta bancaria del
beneficiario a través de dispersión del Ministerio de Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligación.

RECIBO DE CAJA: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero.
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TÍTULOS DE TESORERÍA –TES-: Los títulos de tesorería creados en la ley 51 de 1990 son títulos de deuda pública interna
emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de
sustituir la deuda contraída en las operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. Los segundos se emiten
para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional.
En la actualidad solamente se emiten los títulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del
mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorería, y fluctúa entre 1 y 7 años. El rendimiento de los títulos lo
determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de colocación de lo mismo.

TRANSFERENCIA BANCARIA. Una transferencia u orden de pago no es más que el conjunto de instrucciones que como titulares
de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se
los abone a una persona o conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente
el dinero.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
 El dinero recibido durante la mañana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas de la tarde, o a más tardar a
primera hora del día siguiente hábil.
 Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja fuerte.
 Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios deberán entregarse en tesorería dentro
de los tres (3) días siguientes a su terminación.
 Para realizar los pagos, es necesario la presentación de la certificación bancaria.
 Cuando se vaya a hacer un pago, en la generación de la orden de pago se debe seleccionar como tipo de beneficiario:
“Beneficiario Final”

MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
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Subdirección Profesional
Administrativa de Registro
REGISTRAR
Recibir efectivo, y consignaciones por
INGRESOS EN y Financiera - Tesorería – Recibo de
1 concepto de ingresos generados
EFECTIVO O Coordinador(a) Auxiliar de
CHEQUES Caja
Financiero(a) Tesorería

Subdirección Profesional
Recibir copia de la consignación o
REGISTRAR Administrativa de Verificar
transferencia bancaria, por ingresos Documentos
INGRESOS POR y Financiera - Tesorería – consignacion
2 generados en el seminario Andrés Bello Archivados
TRANSFERENCIAS Coordinador(a) Auxiliar de es
BANCARIAS por cursos, maestrías, etc.,
Financiero(a) Tesorería

Consignar a finales de la tarde o a más


Subdirección Profesional
tardar el día siguiente hábil en que se
Administrativa de
CONSIGNAR recibió el ingreso por concepto de Consignació
y Financiera - Tesorería –
3 RECAUDOS fotocopias, o en su defecto a primera n.
Coordinador(a) Auxiliar de
hora del día siguiente hábil en la cuenta
Financiero(a) Tesorería
de Recursos Propios.

Archivar: El Original del Recibo de Caja Subdirección Profesional


ARCHIVAR se entrega al funcionario encargado de Administrativa de Documentos
RECIBOS DE CAJA las fotocopias, la copia de la y Financiera - Tesorería – Archivados y
4
Y SOPORTES POR consignación bancaria se archiva como Coordinador(a) Auxiliar de Foliados.
RECAUDO soporte del boletín de Tesorería. Financiero(a) Tesorería

CONSULTAR Verificar de acuerdo con la programación Subdirección Profesional Verificación


5
MOVIMIENTOS: de los pagos y solicitud de recursos, en Administrativa de de
Código: ICC-SIG-11
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la Terminal Empresarial del Banco los y Financiera - Tesorería – movimientos


movimientos que experimentaron las Coordinador(a) Auxiliar de de cuentas
cuentas: situado de fondos, cobro de Financiero(a) Tesorería bancarias en
cheques, etc. Terminal
bancaria

Subdirección
CARGAR Administrativa Profesional
Realizar el cargue de extracto al en el
EXTRACTOS de Registro
6 SIIF Nación II y Financiera -
BANCARIOS: Tesorería
Coordinador(a)
Financiero(a)
Subdirección
REGISTRAR Generar SIIF NACION II, la Administrativa Profesional
RECAUDO Y contabilización del extracto bancario y y Financiera - de Registro
7
CAUSACION DE registrar en el módulo de ingresos Coordinador(a) Tesorería
INGRESOS: Financiero(a)

Verificar por Carpeta


Elaborar la Programación de Giros del Subdirección
Profesional compartida
mes para cada cuenta, y entregarlo a la Administrativa Profesional
Especializad de
PROGRAMAR Coordinadora Financiera, para su y Financiera - de
8 o Código programació
GIROS: revisión y visto bueno del Subdirector Coordinador(a) Tesorería
2028 Grado n de pagos
Administrativo y Financiero Financiero(a)
15 mensual

GENERAR Generar a final de mes, los reportes de Secretaría


Profesional Reportes
9 REPORTES DE PAC originados por SIIF Nación II, así General –
de
PAC: como los del primer día hábil del mes Administrativa
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siguiente y archivarlos en la carpeta y Financiera Tesorería


correspondiente.

Elaborar en las fechas ordenadas por el


Ministerio de Hacienda, previa revisión
de la Coordinadora Financiera y
aprobación del Subdirector Subdirección
Administrativo y Financiero, las Administrativa Profesional
REPORTAR
modificaciones al PAC según las y Financiera - de Registro
10 MODIFICACIONES
AL PAC necesidades institucionales y Coordinador(a) Tesorería
cumpliendo con los parámetros Financiero(a)
establecidos por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público en el
aplicativo SIIF NACIÓN

Generar e imprimir los reportes de Subdirección


GENERAR Solicitud de modificaciones al PAC Administrativa Profesional
REPORTES DE
originado por SIIF Nación II por cada y Financiera - de Reporte
11 SOLICITUD DE
MODIFICACIONES vigencia modificada y archivarlos en la Coordinador(a) Tesorería
AL PAC: carpeta respectiva. Financiero(a)

Generar e imprimir los reportes de Subdirección Informe de


GENERAR Saldos de PAC Detallados originados Administrativa Profesional PAC con
REPORTES DE por SIIF Nación II cuando las y Financiera - de modificacion Reporte
12
PAC Coordinador(a) Tesorería es
ACTUALIZADOS: modificaciones solicitadas hayan surtido
efecto y archivarlos en la carpeta Financiero(a) autorizadas
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respectiva.

Generar y aprobar en SIIF Nación II las Subdirección


GENERAR Órdenes de Pago presupuestales y no Administrativa Profesional
ORDENES DE
presupuestales, previa autorización de la y Financiera - de Registro
13 PAGO
PRESUPUESTAL: ordenadora del Gasto o Subdirector Coordinador(a) Tesorería
Administrativo y Financiero Financiero(a)

Subdirección
Registrar y pagar las Órdenes bancarias
REGISTRAR Y Administrativa Profesional
de las Órdenes de Pago Presupuestales
PAGAR ORDENES y Financiera - de Registro
14 de SIIF, que se efectúan con recursos
BANCARIAS EN Coordinador(a) Tesorería
SIIF propios.
Financiero(a)

Órdenes de
pago
revisadas por Registro
la Profesional
Generar e imprimir las órdenes de pago, Subdirección Especializad Orden de
GENERAR E elaborar los cheques correspondientes a Administrativa Profesional
IMPRIMIR o Pago
las órdenes de pago o preparar en el y Financiera - de
15 ORDENES DE
portal empresarial del Banco los Pagos y Coordinador(a) Tesorería Código 2028 Cheque
PAGO
PRESUPUESTAL transacciones electrónicas respectivas. Financiero(a) Grado 15-
Transferenci
Coordinadora
a Electrónica
Financiera
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Órdenes de
pago
revisadas por
la Profesional
Generar y Aprobar en SIIF Nación las Subdirección Especializad
REGISTRO órdenes de pago de Deducciones a que Administrativa Profesional
ORDENES DE o
haya lugar y en los casos necesarios el y Financiera - de Registro
16 PAGO DE
DEDUCCIONES registro y pago de la respectiva Orden Coordinador(a) Tesorería Código 2028
Bancaria. Financiero(a) Grado 15-
Coordinadora
Financiera

Generar en el aplicativo SIIF Nación las Subdirección


órdenes de pago no presupuestales, las Administrativa Profesional
17 ordenes bancarias y su respectivo pago y Financiera - de Registros
para dar por finalizada la cadena de Coordinador(a) Tesorería
gasto presupuestal en SIIF Nación Financiero(a)

Entregar las órdenes de pago con sus Profesional Firma


Subdirección
soportes y cheques al Profesional de Órdenes de
Administrativa
AUTORIZAR Especializado del Área Administrativa y Tesorería y Ordenadora pago
y Financiera -
18 PAGOS Profesional del Gasto firmada y
Financiera para su revisión y posterior Coordinador(a)
presentación a la Secretaría General Especializa cheques
Financiero(a)
dependencia donde se aprueban y do
Código: ICC-SIG-11
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firman. Código
2028 Grado
15-
Coordinado
ra
Financiera

Formato
Subdirección reporte
Enviar a los beneficiarios de pago el Administrativa consignació
CONFIRMACIÓN Auxiliar de
aviso mediante correo electrónico, sobre y Financiera - n
18 DE PAGO Tesorería
la autorización y fecha de pago Coordinador(a)
Financiero(a) Correo
Electrónico

Revisión por
Subdirección
Imprimir los informes que conforman el Profesional
GENERAR Administrativa Profesional
boletín diario de tesorería y organizarlos Universitario
BOLETÍN DIARIO y Financiera - de Documentos
19 junto a los soportes documentales con
DE TESORERIA Coordinador(a) Tesorería
correspondientes funciones de
Financiero(a)
contador

Una vez cumplida la solicitud y Visto Bueno


Subdirección Profesional
PAGAR aprobación de PAC para el reembolso de
Administrativa de Profesional Registro
20 REEMBOLSOS DE caja menor se procederá a su
y Financiera - Tesorería Especializad
CAJA MENOR. reembolso, para lo cual se debe
Coordinador(a) o Código
presentar por el responsable de manejo
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CONTROL INTERNO Página 362 de 584

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del fondo, El CDP debidamente Financiero(a) 2028 Grado


aprobado, Resolución de reembolso con 15-
el Registro Presupuestal respectivo y Coordinador(
carpeta(s) con los soportes de gastos a)
aprobados En el último reembolso del Financiero(a)
año deberá realizarse el reintegro del
dinero sobrante en caso de que no se
haya gastado todo el monto autorizado.

ARCHIVAR Los originales de la Orden(es) de Pago Subdirección


CARPETA Y de los aplicativos SIIF, la obligación y la Administrativa Documentos
Auxiliar de
DOCUMENTOS DE Resolución de Reconocimiento, serán y Financiera - Archivados y
21 Tesorería
PAGO archivados en el consecutivo de Órdenes Coordinador(a) Foliados
REEMBOLSOS DE de Pago. Financiero(a)
CAJA MENOR:
Determinar de acuerdo con el artículo 2º Oficios Aplicativo de
del Decreto 1525 de 2008 el promedio Negociación valoración
diario mensual de Recursos del Instituto. aprobados de TES
Subdirección por
Administrativa Profesional Profesional
INVERSIÓN y Financiera - de
22 Especializad
FORZOSA EN TES. Sobre esta base, y dentro de los cinco Coordinador(a) Tesorería Formato
o Código
(5) primeros días hábiles de cada mes, Financiero(a) 2028 Grado promedio
se deberá tramitar la suscripción de TES 15- mensual de
correspondiente. (Ver instructivo para Coordinador( depósitos e
comprar y vender TES y para reportar a) inversiones
Código: ICC-SIG-11
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los informes de ley) Financiero(a) y saldos

Elaborar y remitir al Grupo de Mercado


de Capitales Interno Subdirección
Financiamiento Interno de la Nación, el
informe mensual del promedio de Firma
depósitos e inversiones y saldos y el Subdirección Informes y
informe trimestral de saldos de Administrativa Profesional Oficios
INFORMES TES inversiones en los formatos y y Financiera - de Remisorios
23
condiciones preestablecidas (Ver Coordinador(a) Tesorería
Financiero(a) Directora Oficio
instructivo para comprar y vender TES. y
para reportar los informes de ley). General

Redactar los oficios remisorios para el


envió de dichos formatos.

Firma Oficio

Confirmar la redención de los cupones y Profesional


Subdirección Especializad
los valores constituidos en TES con la Administrativa Profesional
REDENCIÓN DE entidad Financiera. o Código
y Financiera - de 2028 Grado Oficio
24 INVERSIONES TES:
Enviar oficio de instrucciones para la Coordinador(a) Tesorería 15
consignación de las inversiones TES. Financiero(a) Coordinador(
a)
Financiero(a)
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Fecha: 22/04/2016

Subdirección
Registrar en SIIF NACION II los archivos
Administrativa Profesional
de valoración y control de las
y Financiera - de Registro
25 inversiones, la compra o venta de las
Coordinador(a) Tesorería
inversiones en TES
Financiero(a)

Subdirección
ARCHIVO Administrativa Profesional Documentos
SOPORTES Archivar los soportes de las operaciones
y Financiera - de archivados y
26 OPERACIONES E realizadas sobre TES
INFORMES TES Coordinador(a) Tesorería foliados.
Financiero(a)

Revisión de
Subdirección conciliación
Elaborar la conciliación de las cuentas Administrativa Profesional bancarias por
CONCILIACIONES bancarias entregar a Contabilidad para y Financiera - de el profesional Conciliacion
27
BANCARIAS. su validación. Coordinador(a) Tesorería Universitario es bancarias
Financiero(a) de
Contabilidad

Previa conciliación de información de Subdirección


Tesorería con Presupuesto y Administrativa Profesional
Informes
CIERRE MENSUAL Contabilidad, para realizar el cierre del y Financiera - de
28 archivados
mes. Imprimir informes mensuales de Coordinador(a) Tesorería
cierre. Financiero(a)
Código: ICC-SIG-11
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Elaborar el informe de constitución de las Subdirección Cruce de Registro


CONSTITUIR cuentas por pagar con corte a 31 de Administrativa Profesional información
CUENTAS POR diciembre de la respectiva vigencia fiscal y Financiera - de con reportes Informe
29
PAGAR para presentar al Ministerio de Hacienda Coordinador(a) Tesorería de
dentro de los tiempos estipulados. Financiero(a) Presupuesto Oficio

Subdirección
REPORTES DE Cargue del Reporte de Aportes Mensual Administrativa Profesional
APORTES Cesantías en la página del Fondo y Financiera - de Oficio
30
CESANTÍAS Nacional del Ahorro. Coordinador(a) Tesorería
Financiero(a)

Subdirección
Administrativa Profesional
CERTIFICADOS DE Generación, Impresión, envió o entrega Revisión y
y Financiera - de Certificados
31 RETENCIÓN personal de Certificados de Retención. firma
Coordinador(a) Tesorería
Financiero(a)

Subdirección Profesional Cajas de


Organización, agrupación y transferencia Administrativa de Archivo
TRANSFERENCIA
del archivo de Tesorería de acuerdo a y Financiera - Tesorería y debidamente
32 DE ARCHIVO:
las Tablas de Retención Documental. Coordinador(a) Auxiliar de inventariada
Financiero(a) Tesorería s.

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Ángela Vásquez Arias- Auris Margarita Mendoza. Paola Gaitán Martínez- Septiembre de 2012
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Zoe Castro Bohórquez- Ricardo


Francisco Daza Gamba
Profesional contratista oficina de
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera Planeación y Sistemas
Jefe de Planeación
Nombre Auris Margarita Mendoza. Cristian Armando Velandia Mora
Profesional contratista oficina de 20 de Mayo 2014
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera
Planeación y Sistemas
Versión Fecha
Descripción del Cambio
Se crea el
1.0 No aplica por ser versión inicial procedimiento

Se modifica procedimiento involucrando actividades que se realizan en el aplicativo SIIF II, se


identifican por tipo dando mayor claridad en su aplicación.
2.0 Septiembre de 2012
Mejora del proceso en general, se incluyen nuevas definiciones, se organizan las
actividades, se incluyen actividades del proceso que se realizan actualmente por el
aplicativo SIIF II
4.0 Se realizan ajustes al procedimiento actualizando las actividades que se realizan en el 20 de Mayo 2014
aplicativo SIIF
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Gestión Financiera


PROCEDIMIENTO: Gestión contable CÓDIGO: PD-GF-02
PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable, razonable, oportuna y útil para la toma de decisiones
ALCANCE:
Las operaciones recíprocas que se formulan a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente conciliadas.

Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente deberá reportarse a contabilidad dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a su formalización.
Reportar al comité técnico de sostenibilidad contable cada trimestre y antes del cierre del último mes del trimestre, el valor de las
partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.
El cierre contable del sistema SIIF II se realizará cuando el Ministerio de Hacienda y/o la Contaduría General de la Nación lo
establezcan de acuerdo a sus cronogramas.
DEFINICIONES:

CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS: Elemento del manual de procedimientos del régimen de Contabilidad pública que
complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco
niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al
grupo, el tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.

CAUSACION: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

correspondiente, ejemplos: comprobante de diario, comprobante de egreso, de ingreso, general.

DOCUMENTOS SOPORTE: Documento escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los registros contables de las
transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas y pueden ser de origen interno o externo

ESTADOS CONTABLES: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están
orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos, físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.

INFORMACION EXOGENA: Es la información solicitada por la DIAN de acuerdo al Art 631 del Estatuto Tributario para los
respectivos cruces de información tributaria

NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los
mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales
relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Entidad.

PROCESO CONTABLE: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie de datos de tipo financiero, económico, social y
ambiental y que suministra información contable pública, útil para la toma de decisiones.

REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho
económico que afecte a la Entidad y atiende las normas generales de causación y prudencia.

RETENCION EN LA FUENTE: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en
restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos
en cuenta. De esta operación se derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención, presentar la
Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley, consignar oportunamente la retención y expedir
certificados.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 369 de 584

Fecha: 22/04/2016

RETEICA: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención como para el agente retenedor, se
causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la
operación económica se cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá.

OBLIGACION: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega.
Pasivo de una entidad contable pública

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de
brindar información oportuna y confiable.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad


CONDICIONES GENERALES:
Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría
General de la Nación. La apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita por el
Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente
conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema
Administrativo y Financiero deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su formalización.
Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las
partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.
MARCO LEGAL:
Artículo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución
orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver Normograma institucional.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
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Fecha: 22/04/2016

ÁREA CARGO
Profesional de Cruces de
Subdirección Comprob
Contabilidad – información
INCLUIR HECHOS Incorporar la totalidad de los Administrativa y Coordinador(a)
antes
contabilidad
1 ECONÓMICOS AL hechos económicos que se Financiera -
Grupo de
manuales
contra reportes
SIIF II deban incluir manualmente en Grupo de Gestión Gestión
SIIF
sistema SIIF II Financiera NACIÓN
Financiera

Revisión diaria de los registros Profesional de


en donde se materialice la Subdirección
Contabilidad – Libro
inclusión de la operación o Administrativa y
REVISION DE Coordinador(a) diario de
2 hecho económico a la Financiera -
REGISTROS Grupo de movimien
contabilidad. Grupo de Gestión
Gestión tos SIIF
Financiera
Financiera NACIÓN
Recepcionar para reembolso los Constanci
gastos de caja menor para a de
legalizarlos en el SIIF NACIÓN. Profesional de recibido
Subdirección en
Contabilidad –
Administrativa y Firma de planillas
Coordinador(a)
LEGALIZACIÓN DE Financiera - recibido con de
3 Grupo de
GASTOS EN SIIF II Grupo de Gestión fecha y hora
Gestión correspon
Financiera dencia o
Financiera
en copia
del
document
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Auxiliar
Recibir y revisar los documentos
Administrativo
de los supervisores, terceros y/o
contratistas para realizar las Profesional de
RECEPCIÓN Y
REVISIÓN DE obligaciones. Efectuar en el Grupo de Gestión Contabilidad – SIIF
4 SIIF la cuentas por pagar y la Financiera NACIÓN
DOCUMENTOS Coordinador(a)
PARA REVISIONES correspondiente obligación Grupo de
Gestión Radicado del
Financiera reloj de recibido

Número de
Cuenta por
pagar y Número
de obligación
Recibir de Tesorería la Profesional de
VALORACIÓN Y información sobre los Subdirección
REGISTRO Contabilidad –
movimientos de TES para su Administrativa y Email de envió
TRANSACCIONES Coordinador(a)
5 valoración y registro de Financiera - de tesorería
NO INCLUIDAS Grupo de
AUTOMÁTICAMENT transacciones no incluidas Grupo de Gestión
Gestión
E EN SIIF II automáticamente en el SIIF II. Financiera
Financiera
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Fecha: 22/04/2016

Elaborar comprobantes Profesional de


Subdirección
ELABORACIÓN mensuales para el registro de Contabilidad – Comprob
Administrativa y
COMPROBANTES las amortizaciones de los gastos Coordinador(a) antes
6 Financiera -
MENSUALES DE pagados por anticipado e Grupo de manuales
AMORTIZACIONES Grupo de Gestión
incluirlos en el SIIF II. Gestión
Financiera
Financiera
Elaborar los comprobantes
manuales según lo establecido
Cruce de
en el Régimen de Contabilidad Comprob
Profesional de información
ELABORACION DE Pública de Ingresos al almacén, Subdirección antes
Contabilidad – saldos
COMPROBANTES traslados de recursos físicos, Administrativa y Manuales
Coordinador(a) contables contra
DE DE INGRESOS, dentro de la entidad, Egresos de Financiera -
7 Grupo de saldo de los
TRASLADOS Y almacén y bajas de elementos o Grupo de Gestión
EGRESOS DE Gestión informes de
bienes, provisión de Financiera
RECURSOS FÍSICOS Financiera existencias de
prestaciones sociales,
recursos Físicos
depreciación y amortizaciones e
incluirlos en el SIIF NACIÓN

Elaborar los comprobantes


manuales mensuales y Profesional de
Subdirección
trimestrales de reclasificación Contabilidad –
ELABORACION DE Administrativa y
de acreedores en la deducción Coordinador(a) Comprobantes SIIF
COMPROBANTES Financiera -
8 Grupo de manuales NACION
MENSUALES DE de la nómina para ubicarlo en el Grupo de Gestión
RECLASIFICACIÓN tercero correspondiente, de los Gestión
Financiera
terceros a quienes se les Financiera
deduce ICA y retefuente e
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Fecha: 22/04/2016

incluirlos en el SIIF NACIÓN

Profesional de Conciliaciones
Subdirección
Contabilidad – Bancarias
REVISIÓN Y FIRMA Revisión mensual y firma de las Administrativa y
Coordinador(a)
DE conciliaciones bancarias Financiera -
9 Grupo de
CONCILIACIONES Grupo de Gestión
BANCARIAS Gestión
Financiera
Financiera

Determinación y registro en el Cruces de


SIIF NACIÓN, de los ajustes y información
Profesional de
reclasificaciones necesarios de Subdirección contabilidad vrs
Contabilidad –
acuerdo al análisis de la Administrativa y reportes
REGISTRO DE Coordinador(a)
información producida en las Financiera - .
10 AJUSTES EN SIIF Grupo de Comprobantes
NACIÓN actividades precedentes, así Grupo de Gestión
Gestión manuales de
como de los meses anteriores, Financiera
Financiera ajustes y
elaborar los comprobantes
manuales. reclasificaciones

Preparación de la información, Cruces de


Profesional de
previa al cierre contable del SIIF Subdirección información
Contabilidad –
PREPARACIÓN DE NACIÓN, de tal manera que se Administrativa y contabilidad
Coordinador(a)
INFORMACIÓN verifique que la totalidad de los Financiera - contra reportes
11 Grupo de
PARA EL CIERRE hechos u operaciones Grupo de Gestión
CONTABLE Gestión Informes de los
realizadas se encuentren Financiera
Financiera proveedores de
debidamente registradas.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

la información

Generar a través del SIIF .


NACIÓN, los Estados
Financieros Básicos Balance .
General, Estado de Actividad Profesional de
Subdirección
Financiera, Económica, Social y Contabilidad –
GENERACION DE Administrativa y
Ambiental, Estado de Cambios Coordinador(a)
ESTADOS Financiera -
12 en el Patrimonio, e imprimirlos y Grupo de
FINANCIEROS EN Grupo de Gestión
EL SIIF hacerlos firmar por los Gestión
Financiera
responsables y elaborar las Financiera
Estados SIIF
Notas a los estados contables
Financieros NACIÓN
(a 31 de diciembre de cada
vigencia)

Entregar al Profesional
Profesional de
Especializado Coordinador(a) Subdirección
Contabilidad –
del grupo de Gestión financiera, Administrativa y
ENTREGA DE Coordinador(a)
mensualmente el balance de Financiera - SIIF
13 BALANCE DE Grupo de
PRUEBA prueba dentro de los diez Grupo de Gestión
Gestión NACIÓN
primeros días de cada mes Financiera Balance de
Financiera
prueba

ENVÍO DE Enviar con 5 días previos al Subdirección Profesional de


14
INFORMES vencimiento del plazo de Administrativa y Contabilidad –
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 375 de 584

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presentación de los informes Financiera - Coordinador(a)


trimestrales(CGN) al Grupo de Gestión Grupo de
Coordinador(a) del Grupo de Financiera Gestión Carpeta
Gestión Financiera para su Financiera compartida
información y revisión

Reportar trimestralmente a la Consulta de


Contaduría General de la aceptado en la
Nación los formatos página WEB de
CGN2005.001 Saldos y Profesional de la Contaduría
Subdirección SCHIP de
REPORTES Movimientos y CGN2005.002 Contabilidad – General de la la CGN
Administrativa y
TRIMESTRALES A Operaciones Reciprocas Coordinador(a) Nación formatos
Financiera -
15 LA CONTADURÍA generados del SIIF II, Grupo de CGN2005.001
GENERAL DE LA Grupo de Gestión
adecuarlos a cifras miles de Gestión Saldos y
NACIÓN Financiera
pesos y a requerimientos de la Financiera Movimientos y
contaduría General de la Nación CGN2005.002
y enviarlos a través del sistema Operaciones
CHIP. Reciprocas

Reportar anualmente con corte . Consulta de


Profesional de
a diciembre 31 de cada vigencia Subdirección aceptado en la
Contabilidad –
los formatos CGN2005.003NG Administrativa y página WEB de
Coordinador(a)
REPORTES Notas de carácter general y Financiera - la Contaduría
16 Grupo de SCHIP de
ANUALES CGN2005.003NE Notas de Grupo de Gestión General de la la CGN
Gestión
carácter específico a través del Financiera Nación formatos
Financiera
sistema CHIP. CGN2005.003N
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G Notas de
carácter general
y
CGN2005.003N
E Notas de
carácter
específico
Informar Semestralmente a la Consulta de
Contaduría General de la aceptado en la
Nación, con cortes de Profesional de página WEB de
información a mayo y a Subdirección la Contaduría CGN
Contabilidad –
noviembre de cada vigencia Administrativa y General de la
INFORMES Coordinador(a)
los formatos CGN2005.DME Financiera - Nación. los
17 SEMESTRALES A Grupo de
LA CONTADURÍA (Deudores morosos del Estado), Grupo de Gestión formatos
Gestión
a través del sistema CHIP Financiera CGN2005.DME
Financiera
(Deudores
morosos del
Estado)
Reportar trimestralmente al Profesional de Verificación de
DANE, a través de la página Subdirección la fecha de
Contabilidad –
WEB de la misma entidad, Administrativa y envió
REPORTES Coordinador(a)
información sobre la exportación Financiera - Formulario del DANE
18 TRIMESTRALES AL Grupo de
DANE e importación de bienes y Grupo de Gestión DANE
Gestión
servicios relacionados en el Financiera diligenciado
Financiera
formulario a diligenciar
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Elaborar los informes de Carpeta


retención en la fuente (DIAN), compartida
retención de Industria y
Comercio – ICA (Secretaría de Profesional de Declaraciones
Subdirección
Hacienda Distrital), declaración Contabilidad – Tributarias
Administrativa y
ELABORACIÓN DE de ingresos y patrimonio (DIAN) Coordinador(a)
Financiera - Carpeta SIIF
19 INFORMES DIAN, Grupo de
originados del SIIF NACIÓN Grupo de Gestión compartida NACIÓN
SHD. Gestión
diligenciar las Declaraciones Financiera
tributarias en forma mensual, Financiera
bimensual y anual según el
caso, en los formularios
establecidos.
Presentar electrónicamente las Declaraciones
declaraciones de retefuente, de retenciones y
reteica y declaración de renta de renta DIAN
en la periodicidad establecida, Profesional de nacionales y
generar sus respectivos recibos Subdirección
PRESENTACIÓN Contabilidad – distritales
de pago si es del caso a través Administrativa y
ELECTRÓNICA Coordinador(a)
de la página WEB de la DIAN y Financiera -
20 DECLARACIONES Grupo de
RETEFUENTE, de la Secretaría de Hacienda, Grupo de Gestión
Gestión
RETEICA previa elaboración del informe Financiera
Financiera
con el reporte del SIIF NACIÓN
para la revisión del
Coordinador(a) del Grupo de
Gestión Financiera
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Generar a través del SIIF Formatos


NACIÓN, los archivos para Profesional de
Subdirección establecidos por
reportar la información exógena Contabilidad –
GENERACION DE Administrativa y la DIAN y el
a la DIAN y al Distrito de Bogotá Coordinador(a)
21 REPORTES EN SIIF Financiera - Distrito de DIAN
y transmitirla por la respectiva Grupo de
PARA REPORTES Grupo de Gestión Bogotá
página WEB. Gestión
Financiera debidamente
Financiera
diligenciados
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Ángela Vásquez Arias- Auris Margarita Mendoza. Paola Gaitán Martínez- Septiembre de 2012
Nombre Zoe Castro Bohórquez- Ricardo
Francisco Daza Gamba
Profesional contratista oficina de
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera Planeación y Sistemas
Jefe de Planeación
Nombre Auris Margarita Mendoza. Cristian Armando Velandia Mora
Profesional contratista oficina de 21 de Mayo 2014
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera
Planeación y Sistemas
Versión Fecha
Descripción del Cambio
4.0 21 de Mayo 2014
Se actualiza el procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Gestión Financiera


PROCEDIMIENTO: Ejecución presupuestal CÓDIGO: PD-GF-03
PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Controlar la ejecución presupuestal, acorde con las disposiciones vigentes, con los proyectos de inversión y las
necesidades de funcionamiento del Instituto, previstas en el plan de adquisiciones
ALCANCE: Inicia desde el momento en que se requiere adquirir un bien, servicio o contratar una obra con la expedición del CDP y
finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros.
DEFINICIONES:

APROPIACIÓN: Es el monto máximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES ANUAL, para asumir compromisos
con un objeto determinado durante la vigencia fiscal respectiva.

AUTORIZACIONES PARA COMPROMETER VIGENCIAS FUTURAS: Son los cupos anuales autorizados por el CONFIS y/o por la
Dirección General del Presupuesto Público Nacional por delegación de éste, para la asunción de compromisos que afecten
presupuestos de vigencias futuras.

Obedecen a las necesidades de la Administración de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos contractuales que involucran
recursos de más de una vigencia fiscal y cuya ejecución debe iniciar en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en
cada una de las vigencias establecidas.

BALANZA DE PAGOS: Es un registro contable de todas las transacciones económicas de los residentes de un país con el resto del
mundo, que ocurren en un período dado de tiempo, generalmente un año. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero
y el total de ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios) como los flujos de
recursos financieros (movimientos de capitales).

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien
haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción
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de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el compromiso.

COMPROMISOS: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y
de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben
desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la expedición
de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora deberá contar con el respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal.

CUENTAS POR PAGAR: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfacción de bienes y servicios contratados antes del
cierre de la vigencia. Es la relación de obligaciones que al cierre de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los
bienes o servicios contratados y recibidos dentro de la vigencia que se cierra.

Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción al 31 de diciembre pero no se le ha
pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados.

DESAGREGACIÓN DE LAS APROPIACIONES: Operación que debe realizar el Representante Legal mediante resolución, el primer
día hábil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas
expedido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus rubros. Se inicia en el
momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las
obligaciones con terceros por los servicios prestados.

ESTATUTO ORGÁNICO DEL PRESUPUESTO: Es la norma principal que define el manejo financiero de todas las entidades
públicas y fija todos los parámetros a tener en cuenta en la programación y ejecución presupuestal.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender gastos de personal,
gastos generales y transferencias corrientes.
Código: ICC-SIG-11
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GASTOS DE INVERSIÓN: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente
productivas, o que se materialicen en bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de
funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse con su empleo. Así mismo, se incluyen como gastos de
inversión aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. La característica fundamental de éste debe ser que su asignación
permita acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica y social..

GASTOS DE PERSONAL: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como contraprestación de los servicios que
recibe, bien sea por una relación laboral o a través de contratos.

GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla
con las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén
sometidos legalmente.

LEY ANUAL DEL PRESUPUESTO: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el presupuesto de rentas y recursos
de capital para un año determinado. Ésta se constituye en instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo
económico y social del Gobierno.

DECRETO DE LIQUIDACIÓN: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se clasifican y definen los gastos. Éste
es expedido por el Gobierno Nacional para regular la ejecución presupuestal

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor total de las apropiaciones
inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolución
suscrita por el Jefe del respectiva Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto
inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobación de la Dirección General del Presupuesto
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversión, se requerirá de previo concepto favorable emitido por el
Departamento Nacional de Planeación.

REGISTRO PRESUPUESTAL (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación,
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Fecha: 22/04/2016

garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro perfecciona, por lo tanto, el compromiso.

RESERVAS PRESUPUESTALES: Es la relación de compromisos que a 31 de Diciembre de cada año o al cierre de cada vigencia
fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia
que se está cerrando.

Las reservas presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando
estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y desarrollen el objeto de la apropiación.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

Estos compromisos deberán haber surtido su trámite normal de ejecución presupuestal y estar registrados en el Sistema de
Información Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31 de diciembre del año siguiente al de su constitución no se
hayan ejecutado, expirarán sin excepción.

REZAGO PRESUPUESTAL: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, constituidas a 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de
brindar información oportuna y confiable.

TRANSFERENCIAS CORRIENTES: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, - con
fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el
órgano asume directamente la atención de las mismas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
 Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirán el Ordenador del Gasto o su delegado, y tendrán el visto bueno
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

del Subdirector Administrativo y Financiero y de los coordinadores de las dependencias Planeación y Sistemas y Financiera.
 Para que sean comprometidos, solicitud
 No se tramitarán solicitudes de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o
servicios que no estén incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones.
 No se tramitarán Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo debidamente suscrito,
copia del Registro Único Tributario (RUT) y certificación de la cuenta bancaria del contratista.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Subdirector(a)
Administrativo y
Financiero, Circulares y
Oficina Subdirector(a) Formatos
Asesora de Académico, establecidos
Planeación y Coordinador(a) por el
Proyectar los Ingresos y los Gastos
PLANEAR Y Sistemas- del Grupo de Ministerio de
priorizando las necesidades para el
PROGRAMAR EL Subdirección Planeación y Hacienda y
1 normal funcionamiento y cumplimiento
PRESUPUESTO Administrativa Sistemas Crédito
de la misión
y Financiera- Coordinador(a) Público y
Subdirección del Grupo de Versión oficial
Académica Gestión en SIIF
Financiera NACIÓN
Profesional de
Presupuesto-
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Fecha: 22/04/2016

Elaborar la resolución por la cual se


desagrega el Anexo del Decreto de Profesional de
Liquidación del Presupuesto General Presupuesto,
Subdirección
DESAGREGACIÓN de la Nación, para la respectiva Coordinador(a)
Administrativa
DEL PRESUPUESTO vigencia fiscal, correspondiente a las del Grupo de
y Financiera- Resolución y
DE GASTOS DE cuentas de Gastos de Personal y Gestión
2 Grupo de
PERSONAL Y Gastos Generales del ICC. Financiera registro en
GASTOS Gestión SIIF NACIÓN
Subdirección
GENERALES Registrar la desagregación en el Financiera
Administrativa y
Sistema Integrado de Información Financiera
Financiera SIIF.

Profesional de
Presupuesto,
Coordinador(a)
Elaborar la resolución de constitución del Grupo de
de la Caja Menor, de acuerdo a los Subdirección
Gestión Resolución de
lineamientos del Ministerio de Administrativa
Financiera constitución y
CONSTITUCIÓN DE Hacienda. y Financiera-
Subdirección
3 CAJA MENOR Grupo de
Administrativa y Registro en
Realizar los registros de la constitución Gestión
Financiera SIIF Nación
y apertura de la caja menor en SIIF Financiera
NACIÓN Responsable o
delegado para
el manejo de la
Caja Menor
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Registrar en el SIIF Nación, los CDPs y Profesional de


Compromisos, correspondientes a las Presupuesto-
Grupo de
REGISTRO DE vigencias futuras, aprobados en la Coordinador(a)
Gestión CDPs y
4 VIGENCIAS FUTURAS vigencia anterior, una vez se
Financiera del Grupo de
desagregue el presupuesto de Gastos Compromisos
Gestión
en SIIF Nación II. Financiera
Profesional de
CERTIFICADO DE Presupuesto-
DISPONIBILIDAD Realizar la transacción de Solicitud de Grupo de Certificado de
Coordinador(a)
5 PRESUPUESTAL CDP en SIIF Nación y luego expedir el Gestión Disponibilidad
del Grupo de
(CDP) CDP en SIIF NACION Financiera Presupuestal
Gestión
Financiera
Profesional de
Expedir RP en SIIF Nación El RP se
Presupuesto-
expide previa revisión de la existencia Grupo de
COMPROMISO Coordinador(a)
6 del tercero o su respectiva creación, Gestión Registro
PRESUPUESTAL (RP) del Grupo de
cuando sea necesario y creación de la Financiera Presupuestal
Gestión
cuenta bancaria, en el SIIF NACIÓN
Financiera
Profesional de Acuerdos y/o
Elaborar la(s) resolución(es), Presupuesto- Resoluciones
ACTOS Grupo de
acuerdo(s) de modificaciones al Coordinador(a)
ADMINISTRATIVOS Gestión
7 presupuesto de Gastos y legalizaciones del Grupo de
PARA EJECUCIÓN Financiera
PRESUPUESTAL de la caja menor Gestión
Financiera
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Profesional de
Generar los informes de ejecución Grupo de Presupuesto-
Coordinador(a) Informes de
INFORMES DE presupuestal de SIIF NACIÓN, Gestión
8 ejecución
EJECUCIÓN solicitados por los diferentes entes Financiera del Grupo de
Gestión
Financiera
Oficio de
Profesional de aprobación de
Presupuesto- cupo de las
Realizar el trámite requerido para la Grupo de Coordinador(a) vigencias
SOLICITUD DE aprobación de vigencias futuras ante el
9 Gestión del Grupo de futuras del
VIGENCIAS FUTURAS Ministerio de Hacienda, previo el aval Financiera Gestión Ministerio de
de la Oficina de Planeación del Financiera Hacienda y
Ministerio de Cultura. Crédito
Público.
Profesional de
Constituir las reservas presupuestales, Constitución
Presupuesto-
CONSTITUCIÓN DE con los compromisos, de acuerdo a los Grupo de de Reserva
Coordinador(a)
10 RESERVAS lineamientos establecidos por el Gestión Presupuestal
del Grupo de
PRESUPUESTALES Ministerio de Hacienda y Crédito Financiera en SIIF
Gestión
Público NACIÓN
Financiera
Elaborar y enviar trimestralmente por Profesional de Correo
correo electrónico informe de la Matriz Grupo de Presupuesto- electrónico de
INFORME BALANZA
de la Balanza de Pagos del Banco de Gestión Coordinador(a) envío
11 DE PAGOS A BANCO
DE LA REPÚBLICA la República, por medio del cual se Financiera del Grupo de trimestral de
reporta la información consolidada de Gestión informe de la
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Fecha: 22/04/2016

los pagos con divisas a entidades con Financiera Balanza de


sede en el exterior. Pagos del
Banco de la
República (Si
no hubo pagos
en divisas, se
registra con
valor $0)
Profesional de
Explicar las razones de la ejecución Presupuesto- Correo
INFORME NOTAS presupuestal del mes inmediatamente Grupo de Coordinador(a) electrónico con
EXPLICATIVAS DE LA anterior al Ministerio de Hacienda en Gestión del Grupo de el envío del
12
EJECUCION Gestión
MENSUAL formato establecido por el órgano Financiera formato
rector. Financiera diligenciado

Profesional de
Presupuesto- Formato
INFORME GASTOS Diligenciar el formato establecido por la Grupo de
Coordinador(a) diligenciado en
13 DE AUSTERIDAD Oficina de Control Interno con la Gestión
del Grupo de Carpeta
información presupuestal concerniente Financiera
Gestión compartida
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Carolina Párraga- Auris Margarita Mendoza. Paola Gaitán Martínez-Ricardo Septiembre de 2012
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Francisco Daza Gamba


Profesional contratista oficina de
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera Planeación y Sistemas
Jefe de Planeación
Nombre Auris Margarita Mendoza. Cristian Armando Velandia Mora
Profesional contratista oficina de 06 Marzo de 2014
Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Adopción del
1.0 No aplica por ser versión inicial
procedimiento
Se modifica procedimiento involucrando actividades que se realizan en el aplicativo SIIF II,
se identifican por tipo dando mayor claridad en su aplicación.
2.0 14 de Julio 2011
Mejora del proceso en general, se incluyen nuevas definiciones, se organizan las
actividades, se incluyen actividades del proceso que se realizan actualmente por el
aplicativo SIIF II
Se modifica la Política de Operación con relación a la solicitud del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal CDP; se elimina la vigencia de los CDP; se elimina las
definiciones de los CUBs, Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos y
Obligaciones y del CHIP Categoría Presupuestal debido a que en la actualidad no están
4.0 06 de Marzo 2014
vigentes. Se modifican las actividades 1-2-6-7-8-11; se eliminan las actividades 9 y 14 y
se crean otras nuevas con la misma numeración.

Se modifican y/o eliminan algunas Políticas de Operación, definiciones y actividades.


Igualmente se adicionan otras actividades que se están desarrollando en la actualidad
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Gestión Financiera


PROCEDIMIENTO: Manejo Caja Menor CÓDIGO: PD-GF-04
PRODUCTOS: Adquisición de bienes y servicios hasta el monto establecido en la resolución de constitución de la Caja Menor
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Constituir el fondo mediante acto administrativo, para el manejo y administración de la caja menor con recursos del
presupuesto del Instituto, destinados para atender gastos de carácter urgente, identificados y definidos en el Presupuesto General
de la Nación, indicando cuantía, garantía o fianza, rubros y responsable.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la expedición del acto administrativo de constitución de la caja menor, hasta el cierre de la
caja al finalizar cada vigencia.
DEFINICIONES:
Caja Menor. Está destinada para el pago de gastos de carácter urgente, imprescindible, necesarios e inaplazables, para la
buena marcha y funcionamiento del Instituto, gastos de transporte y de alimentación, que sean indispensables con ocasión de
reuniones de trabajo que realice la dirección general.

Gastos Generales. Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes, y servicios necesarios para que el órgano cumpla con
las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley.

Adquisición de Bienes y Servicios. Corresponde a la compra de bienes muebles destinados a apoyar el desarrollo de las
funciones del órgano, a la contratación y el pago a personas jurídicas y naturales por la prestación de un servicio que complementa
el desarrollo de las funciones del órgano y permite mantener y proteger los bienes que son, de su propiedad o están a su cargo, así
como los pagos por concepto de tasas a que estén sujetos los órganos.

Mantenimiento. Los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles.

Materiales y Suministros. Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deban inventariar
por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Impresos y Publicaciones. Por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos, publicaciones,
revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pago de avisos
institucionales y videos de televisión.

Comunicaciones y Transporte. Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como los de mensajería, correos, correo
electrónico, beeper, telégrafo, alquiler de líneas, embalaje y acarreo de los elementos. Igualmente incluye el transporte colectivo
de los funcionarios del órgano.

Impuestos y Multas. Comprende las tasas, impuestos, gastos de notariado y contribuciones a que estén sujetos los órganos.

Rubro Presupuestal. Son los clasificadores de las operaciones presupuestales.

Reembolso. Reintegro de los recursos que fueron ejecutados y legalizados


DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución de Constitución de la caja menor que se expide en cada vigencia.
CONDICIONES GENERALES: Que el funcionario responsable del manejo y administración de la caja menor cuente con
conocimientos de Excel y buen manejo del SIIF NACIÓN.
MARCO LEGAL:

Ley de Presupuesto General de la Nación

Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.

Ley 1150 del 16 de julio de 2007- Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.

Ley 1474 de julio 12 de 2011, Estatuto Anticorrupción

Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Decreto 2768 del 28 de diciembre 2012

Resolución anual de constitución de la Caja Menor.


2. INFORMACIÓN ESPECÏFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Profesional
Universitario
El profesional de Presupuesto Grupo de Gestión
1 Profesional SIIF
EXPEDICIÓN DE expide en SIIF NACIÓN el Financiera CDP
Especializado NACIÓN
CDP respectivo CDP de apertura
Coordinadora Grupo
de la Caja Menor
Gestión Financiera

El profesional de Subdirector(a)
Presupuesto elabora el
Grupo de Gestión Administrativo(a) y
ELABORAR proyecto de resolución de Financiera Financiero(a)
constitución y apertura de la Resolución
PROYECTO DE
caja menor, incluyendo el Director(a) Orden de pago
2 RESOLUCIÓN,
Subdirección Transacción N/A
ENTREGA AL monto para cada rubro General
Bancaria
RESPONSABLE Y presupuestal y el funcionario Administrativa
BBVA
PRIMER GIRO. responsable del manejo y y Financiera Auxiliar
envía a la Coordinadora y al Administrativo o
Asesor Jurídico para Funcionario
Código: ICC-SIG-11
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revisión. Luego se entrega responsable


para numeración en la
Subdirección Administrativa y
Financiera, se tramita la
firma del Ordenador del
Gasto, se entrega al
responsable de la misma
para que efectúe los
registros de apertura en el
SIIF NACIÓN y envía al
Grupo de Gestión Financiera
para el giro.

Avances y Gastos:

El responsable de la caja
menor de acuerdo con las Recibos
solicitudes y necesidades de Auxiliar firmados
las áreas para materiales y Administrativo o Facturas
3 suministros, gastos Todas las Áreas Funcionario Planillas de
notariales, tasas o del Instituto responsable transporte
EJECUCIÓN DE LA
firmada
CAJA MENOR contribuciones,
Certificaciones
mantenimiento, impresos y de Almacén
publicaciones y transporte,
cuando es el caso, entrega
los recursos en efectivo al
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funcionario, quien firma el


respectivo recibo provisional,
el cual debe ser legalizado
máximo a los tres (3) días
siguientes.

Para el caso de materiales y


suministros debe solicitar la
certificación del Grupo de
Recursos físicos (Almacén)
sobre la no existencia en
bodega de los elementos
solicitados.

Para el suministro de
alimentos en reuniones, se
debe guardar observancia
con lo establecido en el
parágrafo 2º del artículo 5º
del Decreto No. 2768 del año
2012.

Comunicaciones y
Transporte: El funcionario
responsable de la caja menor
entrega al funcionario que
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realiza labores de
mensajería, previa entrega
de la planilla que relaciona
los gastos del transporte
urbano y la cual debe
contener la firma del
funcionario autorizado, sin
enmendaduras ni tachones.
Cuando se recibe el servicio
o se adquiere un bien con un
tercero, se paga
directamente a éste, previa
presentación de la respectiva
factura y RUT.

El funcionario responsable
de la caja menor registra de
acuerdo con la guía para el Auxiliar
manejo de cajas menores, en Administrativo o
el SIIF NACIÓN el egreso- Área del Funcionario Registros de
REGISTRO EN
4 Responsable responsable egresos
SIIF-NACION pago y los valores de
SIIF
retenciones si los hay. NACIÓN

El responsable de la caja Área del Auxiliar Reporte de


SIIF
5 Responsable reembolso
menor registra los reembolsos Administrativo o NACIÓN
REEMBOLSOS Cuadro libro de
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en el SIIF NACIÓN, de Grupo de Gestión Funcionario gastos Excel


acuerdo con la guía. Los Financiera responsable Resolución de
reembolsos se harán en la reembolso
Dirección General Profesional Orden de pago
cuantía de los gastos
Universitario Transferencia
realizados, sin exceder el Bancaria
Presupuesto
monto previsto en el BBVA
respectivo rubro presupuestal, Profesional
en forma mensual o cuando Especializado
se haya consumido más de Contabilidad
un setenta por ciento (70%),
lo que ocurra primero, de Profesional
Especializado
algunos o todos los valores
Tesorería
de los rubros presupuestales
afectados. Profesional
Especializado
En el reembolso se deberán Coordinadora Grupo
reportar los gastos realizados Gestión Financiera
en todos los rubros
presupuestales a fin de
efectuar un corte de
numeración y de fechas.

El responsable de la caja
menor radica los soportes, el
reporte de SIIF NACIÓN, del
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Fecha: 22/04/2016

reembolso y el cuadro control


de Excel, en el grupo de
gestión financiera para el giro
del reembolso. El grupo de
gestión financiera previa
revisión, realiza la cadena
presupuestal y proyecta la
resolución que autoriza el
reembolso; y una vez
tramitada y firmada realiza el
giro de los recursos a
reembolsar.
Legalización Final: Auxiliar
Administrativo o
El responsable de la caja
Funcionario
menor registra todas las Reporte de
responsable
operaciones de legalización reembolso
REGISTRO DE Área del
de caja menor, de acuerdo Profesional Cuadro libro de
Responsable
OPERACIONES con las disposiciones del Universitario gastos Excel
6 DE Resolución de SIIF
Ministerio de Hacienda, para Grupo de Gestión Presupuesto
LEGALIZACIÓN reembolso NACIÓN
el cierre de la vigencia. Si Financiera
Profesional Recibo
resultan excedentes entrega consignación
Especializado
los dineros sobrantes al Contabilidad DTN
Grupo de Gestión Financiera,
quien realiza la consignación Profesional
a la DTN, en la cuenta Especializado
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CONTROL INTERNO Página 397 de 584

Fecha: 22/04/2016

corriente respectiva. Estos Tesorería


documentos, la relación del
reembolso y los soportes de Profesional
Especializado
los gastos se remiten al
Coordinadora Grupo
Grupo Financiera y Contable Gestión Financiera
para el trámite de legalización
definitiva.

El Grupo de gestión financiera


REGISTRO DEL registra el valor del reintegro
VALOR DE de los dineros sobrantes una Grupo de Gestión Profesional
Especializado Reporte
7 REINTEGRO, vez que la DTN haya cargado Financiera
Tesorería en SIIF
LEGALIZACIÓN Y la consignación, para que la NACIÓN
CIERRE FINAL. caja menor quede legalizada
y cerrada en SIIF-NACIÓN II.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Auris Margarita Mendoza - Camilo Andrés Rodriguez
Nombre Auris Margarita Mendoza Ureche
Díaz 06 de Julio de
Coordinadora del grupo de gestión 2015
Cargo Coordinadora del grupo de gestión Financiera -
Profesional contratista oficina de Planeación y financiera
Código: ICC-SIG-11
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Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 06 de Julio de


2015
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10.3.3 Proceso de Recursos Físicos


Subproceso de Almacén

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Ingresos de Almacén CÓDIGO: PD-RF-AL-P01
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Registrar en el aplicativo el ingreso de elementos a la entidad para que hagan parte del inventario del ICC y ponerlos en
servicio.
ALCANCE: Inicia con la verificación de elementos adquiridos por el Instituto para su registro, termina en la designación del área que
lo requiere.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Compras, facturas, RP, contratos, actas de recibo de elementos expedidas por
supervisión
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que son adquiridos por el ICC deben consignarse y verificarse en almacén.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Recepción de documentación requerida Supervisores
(RP, Factura, Contrato y/o recibo a
satisfacción del supervisor, certificación-si Gestión Soporte
RECEPCIÓN DE Líder de Proceso
1 es el caso-) contractual según sea el SAFI
DOCUMENTACIÓN. Recursos Físicos
caso.
Recursos
físicos
2 VERIFICACIÓN Confirmar si lo físico concuerda con la Recursos Auxiliar N.A N.A
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 400 de 584

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FÍSICA DEL documentación físicos Administrativo


ELEMENTO
 Punto de control
Verificación de Línea y Clase del elemento Técnico Almacén
INGRESO DE
Recursos o Profesional de
3 ELEMENTOS AL N.A SAFI
físicos Recursos Físicos
SISTEMA
ELABORACIÓN Creación del comprobante de ingreso con el Técnico Almacén
Recursos Comprobante
4 DEL soporte de adquisición y Profesional de SAFI
físicos de Ingreso
COMPROBANTE Recursos Físicos
Se realiza la revisión y firma del documento Recursos Comprobante
5 REVISIÓN Líder del proceso
 Punto de control físicos de ingreso
Envío copia del comprobante a contabilidad
ENVÍO DE Técnico Almacén
para el pago respectivo de la adquisición Recursos
6 COMPROBANTE A y Profesional de N.A N.A
realizada. físicos
CONTABILIDAD Recursos Físicos
 Punto de control
ARCHIVO DEL Archivo de los documentos según normas
COMPROBANTE de archivo Recursos Técnico de
7 N.A.
DE INGRESO CON físicos Almacén
SUS SOPORTES
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Jesús Bejarano- Liliana Junco-
Nombre Paola Gaitán Martínez
Rosario Ocampo Marzo de 2013
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Profesional de Recursos Físicos
Sistemas
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 401 de 584

Fecha: 22/04/2016

María del Rosario Barros


Rosario Ocampo
Nombre Cristian Armando Velandia Mora 11 de Febrero de
Hernando Romero Sáenz
2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del grupo de
Sistemas Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha

Se actualiza la información correspondiente a los responsables de las actividades del 11 de Febrero de


4.0 procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 402 de 584

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Egresos de Almacén CÓDIGO: PD-RF-AL-02
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar los egresos de elementos a las diferentes áreas de la entidad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita de los elementos, se verifica la existencia o el estado de los bienes, se procede a la
elaboración del comprobante de egreso en el aplicativo SAFI y termina con la firma a satisfacción del funcionario asignado.
DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artículo susceptible de ser inventariado o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud de bienes, actos administrativos autorizando la baja de los inventarios.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los inventarios de la entidad se egresan y se
registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo y actualización de los inventarios.
MARCO LEGAL: N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
SOLICITUD DE Realizar la solicitud de los elementos Funcionario Formato de
Todas las
1 BIENES O necesarios para el adecuado desarrollo de responsable del solicitud de N.A
áreas
ELEMENTOS. las funciones. trámite. bienes.
Verificación de la existencia de los
VERIFICACIÓN DE Recursos
2 elementos de consumo o del estado de los Líder de proceso Reporte SAFI SAFI
EXISTENCIAS. físicos
bienes devolutivos del ICC.
ELABORACIÓN Se realiza el comprobante de egreso en el
Recursos Técnico Almacén Comprobante
3 DEL aplicativo SAFI, indicando el funcionario a N.A
físicos y Profesional De egreso
COMPROBANTE quien se le carga el bien.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

DE EGRESO  Punto de control


Se realiza la revisión y firma del documento Recursos Comprobante Revis
4 REVISIÓN Líder del proceso
 Punto de control físicos de egreso ión
Entrega de los elementos al usuario Técnico y
ENTREGA DE Recursos
5 respectivo Profesional N.A N.A
ELEMENTOS físicos
Almacén
Recoger la firma del usuario en el Técnico y
FIRMA DEL Recursos Comprobante
6 comprobante de egreso Profesional N.A
COMPROBANTE físicos de egreso.
 Punto de control Almacén
ARCHIVO DEL Archivo de los documentos según normas
Técnico de
COMPROBANTE de archivo Recursos
7 Almacén y N.A. N.A.
DE EGRESO CON físicos
Profesional
SUS SOPORTES
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Jesús Bejarano- Liliana Junco-
Nombre Paola Gaitán Martínez
Rosario Ocampo Marzo de 2013
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Profesional de Recursos Físicos
Sistemas
María del Rosario Barros
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Rosario Ocampo 12 de Febrero de
Hernando Romero Sáenz 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del grupo de
Sistemas Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 404 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se realiza la actualización de los responsables del proceso 12 de Febrero de


4.0
2014
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 405 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Egresos (Baja) de almacén de elementos devolutivos CÓDIGO: PD-RF-AL-03
PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar los egresos de los inventarios del ICC

ALCANCE: Inicia con la toma física de todos los elementos devolutivos, se presenta el estudio técnico al comité de bajas por
pérdida, deterioro u obsolescencia de los bienes, se procede a la realización del Acto Administrativo autorizando la baja.
DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artículo susceptible de ser inventariado o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventarios individuales y de las bodegas, estudio técnico para baja y resolución de baja.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los inventarios de la entidad se egresan y se
registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo y actualización de los inventarios.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
TOMA FÍSICA
DE LOS Realiza la toma física sobre todos los Recursos Todos los funcionarios
N.A
1 usuarios de los bienes. físicos de Recursos físicos
INVENTARIOS
DEVOLUTIVOS
VERIFICACIÓN Verificación de faltantes, sobrantes,
2 Recursos Todos los funcionarios Soporte Acto
DE FALTANTES, elementos deteriorados u obsoletos
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 406 de 584

Fecha: 22/04/2016

SOBRANTES Y de los bienes devolutivos del ICC. físicos de Recursos físicos Administrativo
ELEMENTOS
DETERIORADOS
Y OBSOLETOS

ELABORACIÓN Líder del área en


Elaboración del estudio técnico donde Área de
DEL ESTUDIO acompañamiento de Comprobante
se incluyen todos los elementos a dar recursos N.A
3 TÉCNICO técnico y profesional de De egreso
de baja físicos
Recursos físicos

ELABORACION Subdirección
Se realiza la elaboración del Acto
DEL ACTO Administrativa
Administrativo autorizando el egreso Jurídica N.A
4 ADMINISTRATIV y financiera -
de los bienes del inventario
O Área Jurídica

FIRMA DEL Firma del comprobante de egreso Área de


Líder del Proceso de Comprobante N.A
6 COMPROBANTE recursos
 Punto de control Recursos físicos de egreso
físicos
ARCHIVO DEL
COMPROBANTE
Archivo de los documentos según Área de Técnico de Almacén y N.A
DE EGRESO N.A.
7 normas de archivo Profesional .
CON SUS recursos
SOPORTES físicos

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 407 de 584

Fecha: 22/04/2016

Realizó Aprobó Fecha


María del Rosario Barros
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Rosario Ocampo
12 de Febrero de
Hernando Romero Sáenz
2014
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del grupo de
Cargo
Sistemas Recursos Físicos

Versión Descripción del Cambio Fecha

Se crea el procedimiento 12 de Febrero de


4.0
2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 408 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Ingresos de publicaciones CÓDIGO: PD-RF-AL-04
PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar los ingresos de los trabajos realizados en la imprenta patriótica.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la remesa respectiva elaborada en la imprenta patriótica, termina con la elaboración del
comprobante de ingreso de publicaciones
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Carta de envío de costos de producción, Remesas.
CONDICIONES GENERALES: Finalizada toda producción de publicaciones en la imprenta patriótica, se remiten al Almacén general
para su custodia, control y distribución.
MARCO LEGAL: N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
RECEPCIÓN DE Recepción de la remesa respectiva
Recursos Profesional y Técnico
1 REMESA DE para la entrega de las publicaciones Remesa N.A.
Físicos de Recursos físicos
PUBLICACIONES terminadas en la Imprenta Patriótica
VERIFICACIÓN Conteo de las publicaciones
Auxiliar administrativo
2 DE LAS entregadas frente a las indicadas en Almacén N.A N.A
de Recursos físicos
PUBLICACIONES la remesa
FIRMA DE Firma a satisfacción de la remesa Recursos Líder de proceso de
3 por parte del Área. N.A N.A
REMESA Físicos Recursos físicos
Recepción del oficio por parte de Técnico Almacén o
RECEPCIÓN DE Recursos
4 contabilidad con la información Profesional de N.A N.A
LOS COSTOS Físicos
solicitada para el ingreso al sistema Recursos físicos
5 CREACIÓN DE LA En el aplicativo SAFI, según la clase Recursos Técnico Almacén o SAFI
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 409 de 584

Fecha: 22/04/2016

PUBLICACIÓN EN de publicación, se crea con el título Físicos Profesional de


EL APLICATIVO exacto de acuerdo a la serie Almacén Recursos físicos
INGRESO DE LA Se ingresa la cantidad de Técnico Almacén o
Recursos
6 OBRA AL ejemplares con la información Profesional de SAFI
Físicos
APLICATIVO recibida de contabilidad Recursos físicos
ELABORACIÓN Creación del comprobante de Técnico Almacén o
Recursos Comprobante
7 DEL ingreso de publicaciones Profesional de SAFI
Físicos de Ingreso
COMPROBANTE Recursos físicos
ARCHIVO DEL Archivo de los documentos según
COMPROBANTE normas de archivo Técnico de Almacén o
Recursos
8 DE INGRESO Profesional de N.A. N.A.
Físicos
CON SUS Recursos físicos
SOPORTES
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Los costos elaborados por parte de Contabilidad deben enviarse al Almacén
en un periodo máximo de 2 días para evitar el envío de publicaciones antes de su ingreso al sistema.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Jesús Bejarano- Liliana Junco-
Nombre Paola Gaitán Martínez - Zoe Castro Bohórquez
Rosario Ocampo Marzo de 2013
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
María del Rosario Barros
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Rosario Ocampo
Hernando Romero Sáenz 12 de Febrero de 2014
Cargo Coordinadora del grupo de
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se modifica la actividad 4
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifican los responsables de las actividades
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 410 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se actualiza la codificación del procedimiento


Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 411 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Toma física de Inventarios CÓDIGO: PD-RF-AL-05
PRODUCTOS: Inventario general de elementos propiedad del Instituto e inventario individual con los elementos que cada
funcionario o contratista tiene a su cargo.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar los saldos de elementos que existen en el sistema frente a las cantidades en bodega y servicio
ALCANCE: Inicia con la toma física de inventarios en servicio y bodega, termina con la verificación de saldos y ajustes pertinentes e
impresión de los inventarios individuales respectivos
DEFINICIONES:
Inventario: son todos los bienes tangibles de propiedad de una institución para ser utilizados o consumidos.
Inventario físico: Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros,
insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Insumos: bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario individual que arroja el SAFI por responsables
CONDICIONES GENERALES: Los inventarios deben coincidir, no deben existir faltantes ni sobrantes de ningún tipo.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
ELABORACIÓN DEL
Planificar los días en los cuales se va a
CRONOGRAMA DE
realizar la toma de los inventarios Recursos Soporte
1 ACTIVIDADES PARA Líder de proceso
según los espacios y cantidad de Físicos cronograma
LAS DOS SEDES DEL
elementos
INSTITUTO
IMPRESIÓN DE LOS Técnico de
Impresión de todos y cada uno de los Recursos Inventario
2 INVENTARIOS almacén o SAFI
inventarios del SAFI por responsables Físicos Individual
INDIVIDUALES Profesional de
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 412 de 584

Fecha: 22/04/2016

VIGENTES EN EL Recursos Físicos


SISTEMA
Comparar el inventario individual contra
TOMA FÍSICA DE LOS las plaquetas de los bienes a cargo de Recursos Funcionarios del Inventario
3
INVENTARIOS cada responsable Físicos área Individual
 Punto de control
AJUSTE DE Técnico de
Registro de los ajustes previo recibo de
FALTANTES O Recursos almacén o Comprobante
4 los traslados respectivos elaborados SAFI
SOBRANTES Físicos Profesional de de traslado
por los usuarios de los bienes
ENCONTRADOS Recursos Físicos
Técnico de
IMPRESIÓN DEL Inventario
Impresión del inventario individual Recursos almacén o
5 INVENTARIO individual SAFI
ajustado Físicos Profesional de
INDIVIDUAL ajustado
Recursos Físicos
FIRMA DEL NUEVO Funcionarios del
Firma del funcionario como Recursos Inventario
6 INVENTARIO área de Recursos
responsable de los bienes registrados Físicos Individual
INDIVIDUAL Físicos
Técnico de
Archivo de los documentos según Recursos Almacén o
7 ARCHIVO N.A. N.A.
normas de archivo Físicos Profesional de
Recursos Físicos
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Jesús Bejarano- Liliana Junco-
Nombre Paola Gaitán Martínez - Zoe Castro Bohórquez
Rosario Ocampo Marzo de 2013
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Profesional de Recursos Físicos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 413 de 584

Fecha: 22/04/2016

María del Rosario Barros


Nombre Cristian Armando Velandia Mora Rosario Ocampo 12 de Febrero de
Hernando Romero Sáenz 2014
Cargo Coordinadora del grupo de
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha

4.0 Cambio en la codificación del procedimiento 11 de febrero de 2014


Cambio en los responsables de las actividades
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 414 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Traslados de elementos CÓDIGO: PD-RF-AL-06
PRODUCTOS: Comprobantes de traslado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Realizar traslados de elementos devolutivos a los diferentes usuarios de los bienes.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita del elemento al Almacén, termina con la asignación y entrega al usuario asignado.
DEFINICIONES:
Plaqueta: Código de verificación del bien registrado en el inventario.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud escrita de bienes, comprobante de traslado.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén se registran y controlan para su correcto manejo y
actualización de los inventarios
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
SOLICITUD DEL Se recibe la solicitud escrita del Recursos Líder de proceso de Solicitud
1 N.A
ELEMENTO O BIEN usuario Físicos Recursos físicos escrita
VERIFICACIÓN DE LA Se verifica en el SAFI y Líder de proceso,
EXISTENCIA DEL BIEN físicamente en las bodegas Recursos asistente administrativo,
2 N.A SAFI
SOLICITADO respectivas Físicos técnicos y profesional de
 Punto de control Recursos físicos
ASIGNACIÓN DE Se asigna a la secuencia del Técnico de almacén y
Recursos
3 PLAQUETA EN EL elemento el número de plaqueta profesional de Recursos N.A SAFI
Físicos
SISTEMA y el número de serial en el SAFI físicos.
ASIGNACIÓN DEL Técnico de almacén y /o
Se asigna al usuario el Recursos
4 ELEMENTO AL profesional de Recursos N.A SAFI
elemento en aplicativo SAFI Físicos
INVENTARIO INDIVIDUAL físicos.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 415 de 584

Fecha: 22/04/2016

ELABORACIÓN DEL Técnico de almacén y /o


Realización del comprobante de Recursos Comprobante
5 COMPROBANTE DE profesional de Recursos SAFI
traslado Físicos de traslado
TRASLADO físicos.
ENTREGA DE Entrega de los elementos al Recursos Auxiliar administrativo de
6 N.A N.A
ELEMENTOS usuario respectivo Físicos Recursos físicos.
FIRMA DEL Recibo a satisfacción por parte Técnico de almacén y/o
Recursos
7 COMPROBANTE del usuario profesional de Recursos N.A N.A
Físicos
 Punto de control físicos.
ARCHIVO DEL Técnico de Almacén y/o
Archivo de los documentos Recursos
8 COMPROBANTE CON profesional de Recursos N.A. N.A.
según normas de archivo Físicos
SUS SOPORTES físicos.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Jesús Bejarano- Liliana Junco-
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Bohórquez
Rosario Ocampo Marzo 2013
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y
Profesional de Recursos Físicos
Sistemas
María del Rosario Barros
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Rosario Ocampo
Hernando Romero Sáenz 12 de Febrero de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del grupo de
Sistemas Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se actualiza la información correspondiente a los responsables de las actividades del
4.0 procedimiento 11 de Febrero de 2014
Se ajusta la codificación de los procedimientos
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Recursos Físicos


PROCEDIMIENTO: Supervisión de servicios generales CÓDIGO: PD-RF-SG-07
PRODUCTOS: Aseo y mantenimiento , seguridad y cafetería
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento, preventivo la seguridad, y atención de cafetería y aseo de inmuebles.
ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta el seguimiento y reporte de novedades en materia de servicios
generales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Contratos vigentes
CONDICIONESGENERALES: Las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de aseo y seguridad con el fin de
contar con un ambiente libre de riesgos de salud y seguridad, tanto para los funcionarios de planta como los contratistas del instituto
y para los visitantes.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE REGISTRO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN SIA
ÁREA CARGO S
Subdirector
Se identifica las necesidades de Subdirección administrativo
IDENTIFICACIÓN
servicios de: vigilancia cafetería y aseo Administrativa y y financiero, Plan de
1 DE N.A
para las sedes de Casa de Cuervo y Financiera, Líder de Compras
NECESIDADES
Yerbabuena Recursos Físicos Recursos
Físicos
Subdirector
SE INCORPORA Identificadas las necesidades en materia Subdirección administrativo Plan de
EN EL PLAN DE de servicios generales se incluyen en el Administrativa y y financiero,
2 Contratació N.A
COMPRAS DE Plan de Compras de la Vigencia Financiera Líder de n
LA VIGENCIA siguiente
Recursos
Código: ICC-SIG-11
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Recursos Físicos Físicos

SE REALIZA Área de Gestión


Se surte el trámite de estudio de Área Gestión
3 PROCESO contractual, Contrato SECOP
mercado, etapa precontractual contractual
CONTRACTUAL Recursos Físicos
Información
Perfeccionados los contratos y
requerida a
establecido el inicio de los mismos, se
SUPERVISIÓN los
4 formaliza la supervisión para la ejecución Recursos Físicos Supervisor N.A
DE CONTRATOS contratistas
y seguimiento a las actividades.
según sea
 Punto de control
el caso.
Al personal vinculado a los contratos de
Compromis
servicios generales, se le imparte la
SE REALIZA os
correspondiente inducción en cuanto a
5 INDUCCIÓN AL Recursos Físicos Supervisor contractuale N.A
las funciones a realizar, como el alcance
PERSONAL s de las
del mismo y condiciones de desempeño
partes.
de sus actividades.
Subdirector
Coordinación entre el administrador y el
CRONOGRAMA administrativo
Supervisor, sobre el cronograma y
DE y financiero, Cronogram
6 secuencia de actividades a desarrollar Recursos Físicos N.A
ACTIVIDADES Líder de a
en materia de servicios generales de
SEMANAL Recursos
forma semanal.
Físicos
Comunicaci
Se verifica el cumplimiento de Líder de
SEGUIMIENTO ón
actividades de acuerdo al cronograma Recursos
7 AL Recursos Físicos permanente N.A
planteado. Físicos -
CRONOGRAMA con
 Punto de control Supervisor
Contratistas
OBSERVACIONE Se reportan observaciones a los Recursos Físicos Reporte de
8 Supervisor N.A
S AL contratistas con copia a la Subdirección Novedades
Código: ICC-SIG-11
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CUMPLIMIENTO Administrativa y Financiera


DEL CONTRATO
Líder de
PAGO Se recibe facturas con soportes Pagos
Recursos Físicos Recursos
9 PERIÓDICO DE necesarios para el pago y se tramita según lo N.A
Físicos -
CUENTAS cuenta ante el área financiera contratado
Supervisor
Informació
Se reciben informes de actividades, y se Líder de n
LIQUIDACIÓN hacen aclaraciones al cumplimiento del Recursos Acta de financiera
10 Recursos Físicos
DEL CONTRATO Contrato y se proyecta Acta de Físicos - liquidación soporte
Liquidación. Supervisor para
liquidación
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Paola Gaitán Martínez- Ricardo
Nombre Daniel Alam Diab
Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
Coordinadora del Grupo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Planeación y Sistemas

María del Rosario Barros


Nombre Cristian Armando Velandia Mora
12 de Febrero de 2014
Cargo Coordinadora del grupo de
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Recursos Físicos
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
Código: ICC-SIG-11
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10.3.4 Proceso Gestión Documental


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental
PROCEDIMIENTO: Actualización de instrumentos archivísticos CÓDIGO: PD-GD-01
PRODUCTOS:
- Tablas de Retención Documental
- Cuadros de Clasificación Documental
- Bancos terminológicos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Desarrollar las actividades de actualización de los instrumentos archivísticos de la entidad
ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan documentos relacionados con el
desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro de las metas y objetivos propuestos
DEFINICIONES:
Bancos terminológicos: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a
través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas
Cuadros de clasificación documental: Instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y subseries
documentales con su correspondiente codificación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística en la
conformación de las agrupaciones documentales.
Disposición final: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido para un registro en la tabla de retención
documental en las fases de Archivo de Gestión y Archivo Central.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Una Tabla de Retención Documental puede tener una
o más series documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la complejidad que
representa el asunto que resuelve, puede estar organizada en subseries (subdivisiones que agrupan los tipos de documentos que
forman una unidad documental o expediente).
Sub serie Documental: Las Subseries se definen como el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie” y se
identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que
corresponden.
Tabla de Retención Documental (T.R.D.): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgánica de cada
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organismo de la Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades administrativas y judiciales
y se constituyen en el mapa de la producción documental. Las Tablas de Retención Documental se conforman por Series y
Subseries.
Tipos Documentales: son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y constituyen unidades archivísticas o
expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental simple”, también denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad
mínima que reúne todas las características para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe, un auto, una
demanda, una contestación, una sentencia, etc.”.
Tiempo de retención: Período establecido para la conservación de los registros en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Vigente en la materia, Código Contencioso Administrativo, Plan Estratégico Institucional.
CONDICIONES GENERALES: Se debe contar con el Acto Administrativo que crea o modifica una dependencia para elaborar o
actualizar una TRD. Las TRD deben ser revisadas y actualizadas periódicamente y obligatoriamente cuando se registren cambios
estructurales y/o funcionales que las afecten. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por el grupo de Gestión Documental y
aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo. Una vez se actualice este instrumento se procederá a reajustar las demás
herramientas archivísticas.

MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 Decreto 2609 de 2012
 Acuerdo 004 de 2013 – Archivo General de la Nación

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO

1 INVESTIGA a. Compilar la información Gestión Profesional líder ICC-GD-01


CIÓN institucional contenida en Documental de proceso. ENCUESTA DE
PRELIMIN disposiciones legales relativas a ESTUDIO UNIDAD
Código: ICC-SIG-11
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AR la creación y cambios de la Equipo de DOCUMENTAL


estructura organizacional, trabajo
organigrama vigente, ICC-GD-02 FORMATO
resoluciones y/o actos DE ACTUALIZACIÓN
administrativos de creación de DE TABLAS DE
grupos de trabajo, funciones y RETENCIÓN
manuales de procedimientos. DOCUMENTAL
b. Aplicar la encuesta a los
productores de los documentos
con el fin de identificar las
unidades documentales que
producen y/o tramitan.
2 ANÁLISIS a. Analizar la producción y trámite Gestión Líder proceso ICC-SIG-01 ACTA DE
E documental teniendo en cuenta Documental de Gestión REUNIÓN
INTERPRE las funciones asignadas a las Documental
TACIÓN dependencias y los manuales de apoyado de
DE LA procedimientos. grupo de trabajo ICC-GD-03 TABLAS
INFORMAC DE RETENCIÓN
IÓN b. Identificar los valores primarios Dependencias DOCUMENTAL
RECOLEC de la documentación o sea los
TADA. administrativos, legales, jurídicos,
contables y/o fiscales.

c. Conformar las series y


subseries con sus respectivos
tipos documentales.

d. Establecer los tiempos de


retención o permanencia de las
series y subseries documentales
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

en cada fase de archivo: gestión,


central e histórico con el fin de
racionalizar la producción y
garantizar la protección del
patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en
que se produce el documento
hasta su disposición final.
e. Adelantar la valoración
documental, teniendo en cuenta
el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y
externas que regulan su
producción.
f. Determinar el destino final de la
documentación ya sea para su
conservación total, selección o
eliminación. La selección puede
aplicarse a documentación no
vigente administrativamente, a
series documentales cuyo
contenido se repite o se
encuentra registrado en otras
series; a series documentales
cuyo valor informativo no exige su
conservación total
3 ELABORA a. El líder del proceso de Gestión Gestión Líder proceso ICC-SIG-01 ACTA DE
CIÓN Y Documental preparará la Documental de Gestión REUNIÓN
PRESENTA propuesta de Tablas de Documental
CIÓN DE Retención Documental de la apoyado de ICC-GD-03 TABLAS
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 423 de 584

Fecha: 22/04/2016

LA TRD Entidad con las series y subseries grupo de trabajo DE RETENCIÓN


PARA SU documentales que tramita y DOCUMENTAL
APROBACI administra cada dependencia y
ÓN las presentará a los líderes de Cuadros de
proceso para la respectiva Clasificación
aprobación Documental – CCD

b. El Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo hará el
estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la
propuesta de TRD y de Cuadros
de Clasificación Documental,
previo visto bueno de los
coordinadores de los grupos de
trabajo

c. El representante legal expedirá


el acto administrativo
correspondiente, que ordene su
difusión ante los servidores
públicos de la Entidad, para
garantizar su aplicación.
4 SENSIBILI El líder de proceso realizará Gestión Líder de ICC-GD-10 MANUAL
ZACIÓN sensibilizaciones a todos los Documental proceso y quipo DE ORGANIZACIÓN
servidores públicos de la Entidad, de trabajo. DE ARCHIVOS
para la aplicación de las TRD, así
mismo, elaborará los instructivos Banco terminológicos
que refuercen y normalicen la
organización de los documentos y
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 424 de 584

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archivos de gestión y la
preparación de las transferencias
documentales

 Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo
Nombre
Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
Coordinadora del Grupo de Coordinador del Grupo de
Cargo
Gestión Documental Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del
4.0 procedimiento 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
4.1 Se modifica el nombre del procedimiento
Se modifica el objetivo del procedimiento
27 de Abril de 2015
Se ajustan las definiciones del procedimiento
Se modifican las actividades, descripciones y registros del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 425 de 584

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Organización de archivos de gestión CÓDIGO: PD-GD-02
PRODUCTOS: Inventarios documentales
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Implementación de operaciones técnicas de clasificación, ordenación y descripción de los acervos documentales del
Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia desde la recepción, producción, identificación de documentos y aplicación de las TRD en los archivos de gestión
hasta su transferencia al Archivo Central
DEFINICIONES:
Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en
los términos consagrados por la ley.
Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos
físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades
de conservación apropiadas.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y
consulta administrativa.
Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia
y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 426 de 584

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Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y
subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o
destrucción del mismo.
Custodia de documentos. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo. Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de
archivo.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y
de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes,
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Código: ICC-SIG-11
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Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.


Documento de apoyo o facilitativo. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades
o funciones.
Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores primarios.
Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental
para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas
de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Foliar. Acción de numerar hojas.
Folio. Hoja.
Folio recto. Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto. Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 428 de 584

Fecha: 22/04/2016

conservación.
Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías
administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Índice. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, acompañados de referencias para su localización.
Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.
Normalización archivística. Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
Ordenación documental. Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos.
Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición
física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
series y unidades documentales.
Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo
central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense
también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 429 de 584

Fecha: 22/04/2016

contenido y sus características específicas.


Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta,
conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con
las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e
identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Tablas de Retención Documental
 Guía de Foliación en archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá.
 Guía de organización documental Archivo General de la Nación. Bogotá.

CONDICIONES GENERALES:
 Para efectuar la clasificación se sigue el Principio de Procedencia.
 Para efectuar la ordenación se sigue el Principio de Orden Original. En caso de identificar documentos con deterioro
microbiológico, estos deberán aislarse y tomar las medidas pertinentes establecidas por el Archivo General de la Nación. En
ningún caso se manipularán documentos contaminados sin la debida protección.
 Los Archivos de Gestión o de Oficina se organizarán por parte de la oficina que los produce, el director, jefe o coordinador de
oficina, debe disponer del personal necesario para aplicar la Tabla de Retención Documental avalada por el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
Código: ICC-SIG-11
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 Ley 734 de 2002


 Acuerdo 05 de 2013
 NTC-GP1000/2009
 NTC ISO 9001:2008

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO
1 ROTULACI De acuerdo con las series Todas las áreas Funcionario a quien N.A N/A
ÓN DE documentales se le asigna la
CARPETAS responsabilidad del
manejo de archivo
en cada área.
2 ORDENACI Conformar y ubicar físicamente los Todas las áreas. Funcionario a quien ICC-GD-10 N.A
ÓN expedientes. Foliar los documentos, se le asigna la MANUAL DE
DOCUMEN identificando las unidades de responsabilidad del ORGANIZACIÓ
TAL conservación (Carpetas) con código manejo de archivo N DE
de serie y nombre de la serie. en cada área. ARCHIVOS
Los archivadores deben ser
debidamente identificados con la
dependencia, el código de la serie y
nombre de la serie, entre otros
3 DESCRIPCI Realizar las respectivas Todas las áreas. Funcionario a quien ICC-GD-11 N.A
ÓN descripciones documentales se le asigna el HOJA DE
DOCUMEN utilizando las Hojas de Control y el archivo en cada CONTROL
TAL FUID área.
ICC-GD-12
 Punto de control FORMATO
ÚNICO DE
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 431 de 584

Fecha: 22/04/2016

INVENTARIO
DOCUMENTAL
4 SEGUIMIEN Verificar la aplicación de las TRD en Gestión Líder de proceso de ICC-SIG-01 N.A
TO Y los Archivos de gestión de cada una Documental. Gestión Documental ACTA DE
APLICACIÓ de las dependencias del Instituto y grupo de trabajo REUNIÓN
N DE TRD. Caro y Cuervo, cada 3 meses
durante la vigencia, dejando
evidencia de la visita

Realizar visita de verificación de


cumplimiento de compromisos en las
fechas establecidas en el Acta, en
caso contrario la dependencia puede
solicitar una prórroga del mismo o
emitir un memorando de
incumplimiento al Subdirector
Administrativo y Financiero con copia
a Control Interno.
 Punto de control

5 TRANSFER Preparar transferencias de acuerdo a Todas las áreas. Funcionario a quien ICC-GD-13 N.A
ENCIAS los tiempos de retención se le asigna la CRONOGRAMA
DOCUMEN establecidos en la TRD y hacer responsabilidad del TRANSFERENC
TALES entrega al Archivo Central manejo de archivo IA
en cada área. DOCUMENTAL
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 432 de 584

Fecha: 22/04/2016

Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012


Nombre
Francisco Daza Gamba
Coordinadora del Grupo de Gestión Coordinador del Grupo de Planeación
Cargo
Documental y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
4.1 Se modifica el objetivo del procedimiento
Se modifica el alcance del procedimiento
Se ajustan las definiciones del procedimiento 27 de Abril de 2015
Se modifican documentos de referencia del procedimiento
Se modifican las condiciones generales del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Transferencias Documentales CÓDIGO: PD-GD-03
PRODUCTOS:
- Cronograma de transferencias
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Revisar, recibir y ubicar los documentos de los Archivos de Gestión de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, en
el Archivo Central garantizando su conservación y disponibilidad para consulta.

ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales proyectado por el grupo de Gestión
Documental, hasta la aplicación de la disposición final de acuerdo con los tiempos y procedimientos establecidos en las Tablas de
Retención Documental.

DEFINICIONES:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender
como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y
consulta administrativa.
Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Estante: Estructura de madera o metal con anaqueles y la parte anterior- a veces también la posterior- abierta, destinada a la
conservación o almacenamiento de objetos (documentos, libros, etc.). Los estantes pueden ser fijos o móviles.

Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.

Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
Código: ICC-SIG-11
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institución.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental (TRD). Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central (transferencia primaria), y de este al
histórico (transferencia secundaria), de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando
está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier
área del saber.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y
los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de
testimonio ante la ley.
Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
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Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin
de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Organización de Documentos de Archivo

CONDICIONES GENERALES:
Para realizar las transferencias documentales primarias, las dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha
programada en el calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdirección Administrativa y Financiera a través del
líder del proceso de Gestión Documental.
 Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben
transferirse.
 Para ordenar la documentación a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede ser cronológico, numérico, alfabético
de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
 Para describir la información a transferir, se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, el cual se remitirá al
correo electrónico archivo@caroycuervo.gov.co y físicamente mediante memorando a la Subdirección Administrativa y
Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las personas responsables que indica el documento.

Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el
Formato Único de Inventario Documental, una vez cotejado y revisado
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 Decreto 2609 de 2012
 Acuerdo 004 de 2013 – Archivo General de la Nación
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
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1 DEFINIR Y Al finalizar cada año el Grupo de Líder proceso ICC-GD-13 N.A


REMITIR EL grupo de Gestión Gestión de Gestión CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE Documental remite a las Documental Documental y TRANSFERENCIA
TRANSFERENCIA dependencias el Dependencias DOCUMENTAL
DOCUMENTAL A cronograma de
TODAS LAS transferencias
DEPENDENCIAS documentales, donde se
especifica la fecha
correspondiente para
realizar esta tarea.

2 SENSIBILIZAR A Se programan Grupo de Líder proceso ICC-SIG-01 ACTA DE


GRUPOS DE sensibilizaciones a Gestión de Gestión REUNIÓN
TRABAJO grupos de trabajo a fin Documental Documental y
de dar pautas para la Dependencias
preparación de la
documentación a ser
transferida
3 PREPARAR Los funcionarios Todos los Todos los N.A.
FÍSICAMENTE LOS encargados del manejo funcionarios funcionarios
DOCUMENTOS A de los archivos de
TRANSFERIR. gestión de cada
dependencia, identifican
qué series y/o subseries
han cumplido su tiempo
de retención, con base
en la Tabla de Retención
Documental, y proceden
Código: ICC-SIG-11
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al alistamiento o
preparación física de la
documentación, la cual
consiste en eliminar el
material metálico,
depurar el expediente,
realizar la foliación,
rotular las unidades de
almacenamiento (cajas
carpetas o carpetas), y
diligenciando el Formato
Único de Inventario
Documental, siempre
siguiendo los parámetros
descritos en el
procedimiento de
PD-GD-02: Organización
de archivos de gestión

4 COTEJAR Y El funcionario asignado Gestión Responsable ICC-GD-12 FORMATO N.A


REVISAR por parte del profesional Documental Gestión ÚNICO DE
PREVIAMENTE LA líder del proceso de y Documental y INVENTARIO
DOCUMENTACIÓN Gestión Documental, dependenci dependencias DOCUMENTAL
PARA LA procede a realizar el as
REALIZACIÓN DE cotejo y la revisión de la
LA documentación a
TRANSFERENCIA transferir, puntual o por
DOCUMENTAL. muestreo, según el
volumen y la serie y/o
sub serie documental,
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basados en el inventario
documental diligenciado.
Si lo anterior se cumple
en su totalidad, se da el
visto bueno para
proceder con la
transferencia física; de lo
contrario se hacen las
observaciones del caso
para proceder a corregir.

5 REALIZAR Realizado lo anterior, las Gestión Funcionarios Correo electrónico N.A


TRANSFERENCIA dependencias remiten al Documental responsables
FÍSICA E INGRESO grupo de Gestión ICC-GD-12 FORMATO
AL ARCHIVO Documental el inventario Cada ÚNICO DE
CENTRAL documental diligenciado dependenci INVENTARIO
(tanto físico como a DOCUMENTAL
electrónico) como el acta
de transferencia. ICC-SIG-01 ACTA DE
REUNIÓN
6 RECIBIR Y UBICAR Una vez llega la Grupo de Técnicos ICC-GD-12 FORMATO
LA documentación al Gestión administrativos ÚNICO DE
DOCUMENTACIÓN archivo central, el Documental grupo de INVENTARIO
TRANSFERIDA EN funcionario responsable gestión DOCUMENTAL
EL MOBILIARIO procederá a ubicarla en documental
ESTABLECIDO el mobiliario respectivo y
PARA TAL FIN. actualizará el inventario
documental
correspondiente
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CONTROL INTERNO Página 439 de 584

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 Punto de control
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo
Nombre
Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
Coordinadora del Grupo de Gestión Coordinador del Grupo de
Cargo
Documental Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de 12 de Febrero de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Gestión Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de 27 de Abril de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Gestión Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
4.1 Se modifica el nombre del procedimiento
Se modifican los productos del procedimiento
Se ajustan las definiciones del procedimiento 27 de Abril de 2015
Se ajusta el marco legal del procedimiento
Se ajustan actividades, descripciones y registros del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos. CÓDIGO:PD-GD-04
PRODUCTOS: Planillas de control de entrega de comunicaciones
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Verificar y controlar la recepción de documentos internos y externos en el Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos externos y/o internos por los diferentes medios ( mensajería y personal) y va
hasta la entrega en la respectiva dependencia el documento recibido
DEFINICIONES:
Normalización de la producción documental: Actividad para la que se unifican criterios de la definición de tipologías documentales,
conforme a formatos y formularios regulados en los Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en el Listado Maestro de
Documentos y tipos documentales registrados en la TRD.
Producción documental: Generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Documento: Información y su medio de soporte
Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso (responsable principal)
Registro: Documento que suministra los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeñadas (Formato
diligenciado).
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo e función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias
de un hecho.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
PGD: Programa de Gestión Documental
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: El trámite interno de la documentación se realizara teniendo en cuenta las actividades plasmadas en el
procedimiento de Distribución de documentos en diferentes medios.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 Acuerdo 060 de 2001
 NTC-GP1000/2009
 NTC ISO 9001:2008
Código: ICC-SIG-11
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO

1 RECEPCIÓN Recibir los documentos externos y/o Gestión Auxiliar y Técnico ICC-GD-04 Sistema de
DE internos por los diferentes medios Documental Administrativo PLANILLA DE gestión de
DOCUMENTOS (mensajería y personal). COMUNICACI radicación de
ONES comunicaciones
Verificar que el documento sea RECIBIDAS
competencia del Instituto, cuando es
externo, si es interno verificar la ICC-GD-05
dependencia productora, revisando folios, PLANILLA DE
copias, anexos, firmas. COMUNICACI
ONES
Nota: Si no es competencia de la Entidad ENVIADAS
se le indica a la persona donde debe
dirigirse.
2 RADICACIÓN. Registrar y radicar los documentos de Gestión Funcionario del N.A
acuerdo con TRD para determinar su Documental punto de
direccionamiento (Radicación en base de recepción.
datos). Auxiliar y Técnico
Administrativo

3 DIGITALIZACIÓ Se digitaliza los documentos y se guarda Gestión Funcionario del Correo


N imagen en carpeta de imágenes Documental punto de electrónico
documentos recibidos/enviados y se . recepción.
procede a remitir igualmente esta imagen al Auxiliar y Técnico
Código: ICC-SIG-11
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destinatario Administrativo

4 ENTREGA. Entregar en la respectiva dependencia el Gestión Auxiliar y Técnico ICC-GD-04 N.A


documento recibido (igualmente debe Documental Administrativo. PLANILLA DE
digitalizar el documento y guardar en . COMUNICACI
ONES
archivo digital).
RECIBIDAS

ICC-GD-05
PLANILLA DE
COMUNICACI
ONES
ENVIADAS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Nombre
Francisco Daza Gamba
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Coordinador del Grupo de
Cargo
Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 443 de 584

Fecha: 22/04/2016

Se modifican los productos del procedimiento. Se ajustan las actividades,


4.1 27 de Abril de 2015
descripciones y registros del procedimiento.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Trámite de documentos. CÓDIGO:PD-GD-05
PRODUCTOS: Documentos tramitados
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Facilitar la gestión del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
ALCANCE: Inicia con la entrega a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado por el funcionario que
atiende el punto de recepción y va hasta el seguimiento y se envía el recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail,
según el caso.
DEFINICIONES:
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Acuerdo 060 de 2011 Archivo General de la Nación

CONDICIONES GENERALES: N/A.


MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 Acuerdo 060 de 2001
 Guía para la implementación de un PGD
 NTC-GP1000/2009
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO

1 ENTREGA DE Entregar a las dependencias de Dependencia Auxiliar ICC-GD-04


COMINICACIO acuerdo a la competencia del que recibe. administrativo PLANILLA DE
NES. documento entregado por el punto de COMUNICACIO
recepción NES RECIBIDAS
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

ICC-GD-05
PLANILLA DE
COMUNICACIO
NES ENVIADAS
2 RESPUESTA A Determinar asignación del funcionario Todas las áreas. Líder de cada Plantilla de oficio
COMUNICACIO competente para dar respuesta a la área y
NES. comunicación. funcionarios de
grupo de
Compilar información, analizar y trabajo
proyectar respuesta y entrega para su
revisión. Funcionarios
asignados.
Realizar los ajustes necesarios y
enviar para firma del Líder del
proceso

 Punto de control Firma del


líder del proceso.

3 ENTREGA DE Entregar la comunicación de Todas las áreas. Funcionario de ICC-GD-04 N.A


COMUNICACIÓ respuesta para su envío al punto de la dependencia PLANILLA DE
N PUNTO DE recepción. Funcionario del COMUNICACIO
RECEPCIÓN. NES RECIBIDAS
punto de
 Punto de control Copia con recepción.
radicado respectivo y ICC-GD-05
PLANILLA DE
certificado de envío.
COMUNICACIO
NES ENVIADAS
4 REVISIÓN Verificar semanalmente el trámite Gestión Líder de Correo
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 446 de 584

Fecha: 22/04/2016

correspondiente para cada una de las documental y proceso de electrónico


comunicaciones entregadas a las diferentes áreas gestión
diferentes áreas. documental y
responsables
Enviar a la dependencia competente de cada área.
el recordatorio de comunicaciones sin
contestar por e – mail, según el caso.

 Punto de control Recordatorio


de correspondencia sin
contestar.

5 SEGUIMIENTO Realizar el seguimiento de Gestión Líder de Correo


comunicaciones sin contestar a través documental proceso del electrónico
del recordatorio de correspondencia área de gestión
sin contestar por e – mail, si para el documental
reporte del segundo mes es
reiterativo la dependencia
competente, según el caso.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Nombre
Francisco Daza Gamba
Cargo Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Coordinador del Grupo de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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CONTROL INTERNO Página 447 de 584

Fecha: 22/04/2016

Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
Se modifican los documentos de referencia del procedimiento
4.1 27 de Abril de 2015
Se ajustan las actividades, descripciones y registros del procedimiento.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 448 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Conservación de documentos CÓDIGO:PD-GD-06
PRODUCTOS: Imágenes digitalizadas documentos a conservar de manera permanente
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Este procedimiento tiene como objeto, definir los lineamientos básicos para realizar el proceso de digitalización de
documentos de la entidad, con el fin de facilitar su consulta y recuperación, por parte de los usuarios de la entidad.
ALCANCE: El procedimiento inicia con la identificación de las series y/o asuntos a digitalizar y finaliza con la capacitación de los
usuarios autorizados por el productor de los documentos, para accesar a estos a partir de su computador.
DEFINICIONES:
Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.

Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes,
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento electrónico. Es un método de expresión que requiere de un instrumento de creación, conservación, cancelación y
transmisión. Tal instrumento está constituido por un aparato electrónico.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento misional. Documento producido o recibido por una institución en razón de s u objeto social.
Indexar. Proceso que consiste en asociar un documento digitalizado, a una serie de datos almacenados en la base de datos, con el
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

objeto de facilitar la consulta y recuperación de la imagen digitalizada.


Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de
una institución.

Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental (TRD). Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental (TVD). Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Tablas de Retención Documental
CONDICIONES GENERALES:
 Digitalizar documentos organizados archivísticamente (artículo 19, Ley 594 del 2000)

 Digitalizar documentos con un alto nivel de consulta, teniendo en cuenta lo establecido en las Tablas de Retención
Documental.

 Se debe contar con personal competente para realizar el proceso.


Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Los productores de los documentos deberán establecer los perfiles de acceso y consulta, con el objeto de garantizar la
seguridad y uso adecuado de la información contenida en los documentos electrónicos que circulan por la entidad o fuera de
ella.
MARCO LEGAL:
 Ley General de Archivos
 Decreto 2712 de 2012

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO

1 IDENTIFICAR EN LAS En el proceso de aplicación de Gestión Coordinador N.A


TABLAS DE RETENCIÓN Y las TRD y/o TVD, se Documental Gestión
VALORACIÓN identifican las series Documental
DOCUMENTAL LAS documentales a conservar de
SERIES Y/ O ASUNTOS DE manera permanente.
QUE DEBEN SER
DIGITALIZADAS.
2 REALIZAR LOS TRÁMITES Iniciar el proceso de identificar Gestión Coordinador Estudios Previos
PERTINENTES, PARA una empresa que realice las Documental Gestión Minuta de
CONTRATAR EL SERVICIO actividades de digitalización Documental Contrato
DE DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS.
3 ELABORAR EL Una vez contratada la Gestión Coordinador ICC-GD-12
INVENTARIO GENERAL DE empresa, se hace una entrega Documental Gestión FORMATO
LA DOCUMENTACIÓN A formal de la documentación a Documental ÚNICO DE
DIGITALIZAR Y digitalizar INVENTARIO
DOCUMENTAL
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 451 de 584

Fecha: 22/04/2016

ENTREGAR LA
DOCUMENTACIÓN AL ICC-SIG-01
CONTRATISTA, A PARTIR ACTA DE
DE LOS DATOS REUNIÓN
CONSIGNADOS EN EL
“INVENTARIO
DOCUMENTAL; FIRMAR
EL ACTA DE ENTREGA DE
DOCUMENTOS, UNA VEZ
LOS MISMOS ESTÉN
PREVIAMENTE
ORDENADOS

4 ESCANEAR LOS El contratista procede a Empresa Coordinador Generar un


DOCUMENTOS digitalizar los documentos contratada Gestión reporte de
ENTREGADOS EN EL Documental archivos
ORDEN QUE HAN SIDO digitalizados
PREPARADOS
FÍSICAMENTE. LOS
ARCHIVOS
DIGITALIZADOS DEBERÁN
ESTAR EN FORMATO
PDF.A UN TAMAÑO
MÁXIMO DE 50 KB., POR
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

IMAGEN.

5 VERIFICAR LA CALIDAD El Coordinador de Gestión Coordinador Coordinador Generar un


DE LAS IMÁGENES QUE Documental junto con el Gestión Gestión reporte de
CONSISTE EN REVISAR contratista, verificará el estado Documental Documental archivos
de digitalización de los digitalizados
COMO MÍNIMO LOS
documentos, teniendo en
SIGUIENTES ASPECTOS: cuenta: Empresa Empresa
contratada contratada
a. Imagen Incompleta
b. Ajuste de brillo y contraste
c. Número de imágenes por
documento.
d. Imagen sin bordes.
e. Justificación del tamaño de
la imagen vs. el tamaño del
papel
f. Verificación de imágenes
de documentos dúplex
g. Verificación de la
encuadernación
(Alineamiento y orientación
de la imagen)
h. Limpieza de la imagen por
defectos en la
digitalización
i. Contenido

 Punto de control
Código: ICC-SIG-11
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6 ASOCIAR EL DOCUMENTO Crear las bases de datos de Empresa Empresa


DIGITALIZADO (INDEXAR), acceso de la información contratada Contratada
MEDIANTE EL SISTEMA
DE INFORMACIÓN DEL
INSTITUTO CARO Y
CUERVO EL CUAL SERÁ
INSTALADO EN LOS
EQUIPOS DEL
CONTRATISTA.
7 ESTABLECER PERFILES Capacitar a los funcionarios Empresa Empresa
DE USUARIOS PARA respectivos, en el uso de la contratada Contratada
CONSULTA DE LOS herramienta de consulta de
DOCUMENTOS documentos digitalizados.
DIGITALIZADOS.
INSTALAR APLICATIVO DE
CONSULTA, EN LOS
COMPUTADORES DE LOS
FUNCIONARIOS
AUTORIZADOS.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 27 de Abril de 2015
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS DE APOYO PROCESO: Gestión Documental


PROCEDIMIENTO: Eliminación de documentos CÓDIGO:PD-GD-07
PRODUCTOS: Actas de eliminación de documentos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Este procedimiento tiene como objeto realizar la eliminación física de los documentos, producto del proceso de
organización archivística de los fondos documentales que hacen parte de la entidad

ALCANCE: El procedimiento inicia con la presentación del inventario, de las series o asuntos a eliminar, por depuración, o porque
éstas no tienen valores primarios y/o secundarios para la entidad, y finaliza con la eliminación física de las mismas, previa
aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo.

DEFINICIONES:
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Depuración: Operación dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos documentos que no tienen
valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de
una institución.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Código: ICC-SIG-11
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Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus
fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario.
Los documentos que tienen valor secundario se deben conservar permanentemente.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Tablas de Retención Documental y/o Valoración Documental
 Inventarios Documentales
CONDICIONES GENERALES:
Las series o asuntos a eliminar, deben ser previamente aprobados por el Comité de Desarrollo Administrativo, y tal decisión debe
quedar consignada en el acta respectiva.
MARCO LEGAL:
 Ley General de Archivos
 Decreto 2712 de 2012
Acuerdo 004 de 2013, AGN
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO
1 RECEPCIÓN DEL Revisar que las series o Gestión Coordinador ICC-GD-12 N.A
INVENTARIO QUE asuntos a eliminar, Documental Gestión FORMATO
CONTIENE LA correspondan con lo Documental ÚNICO DE
PROPUESTA DE SERIES O almacenado en las cajas INVENTARIO
ASUNTOS A ELIMINAR, señaladas. DOCUMENTAL
PRODUCTO DEL
PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
ARCHIVÍSTICA EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 456 de 584

Fecha: 22/04/2016

ARCHIVO CENTRAL
2 REUNIÓN DEL COMITÉ DE El Coordinador de Gestión Gestión Coordinador Acta de
DESARROLLO Documental solicita la Documental Gestión eliminación de
ADMINISTRATIVO PARA convocatoria del Comité de Documental documentos con
PRESENTAR LA Desarrollo Administrativo sus respectivos
PROPUESTA DE LAS quienes aprobarán la soportes y
SERIES O ASUNTOS A propuesta de series o asuntos publicar en la
ELIMINAR a eliminar página web
durante treinta
 Punto de control días para
conocimiento del
público en
general

Resolución
3 PREPARACIÓN LA Destruir los documentos, en Gestión Coordinador N.A.
DOCUMENTACIÓN A presencia de funcionario del Documental Gestión
ELIMINAR Grupo de Control Interno y Documental
elaborar acta en donde conste
este proceso
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 27 de Abril de 2015
Código: ICC-SIG-11
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10.3.5 Proceso Gestión Contractual


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual
PROCEDIMIENTO: contratación directa (Prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión) CÓDIGO: PD-GC-01
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
selección abreviada de menor cuantía, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATACIÓN DIRECTA: Modalidad de selección que procede para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,
ejecución de trabajos artísticos, inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado, arrendamiento o adquisición de inmuebles,
contratos interadministrativos relacionados con el objeto de la entidad, contratos para ciencia y tecnología y contratación de empréstitos.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
Código: ICC-SIG-11
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pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

SIGEP: Es El sistema de la Función Pública para el registro de la información de la hoja de vida de los contratistas (persona natural).

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991


 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Memorando
de correo
electrónico de
envío
ENVÍO DEL
ICC-GC-08
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera
Estudios
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia
Responsable previos para N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante
prestación de
GESTIÓN Grupo de gestión contractual.
servicios
CONTRACTUAL
profesionales
y apoyo a la
gestión

El profesional del Grupo de gestión ICC-GC-08


REVISIÓN DE contractual revisa el documento de Grupo de Profesional del Estudios
DOCUMENTO DE estudios previos y realiza los ajustes y gestión grupo de gestión previos para N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS observaciones correspondientes contractual contractual prestación de
conforme con la normatividad vigente y servicios
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

los envía al grupo solicitante con profesionales


control de cambios. y apoyo a la
gestión

Memorando
de correo
electrónico de
envío

El profesional del Grupo de gestión


contractual crea el perfil en la
aplicación virtual SIGEP del contratista, Grupo de
gestión Documentos y
CREACIÓN Y quien debe subir los soportes Profesional del
contractual soportes
VALIDACIÓN EN académicos y de experiencia. grupo académicos y SIGEP
3 APLICACIÓN SIGEP
Una vez verificada la información que Contratista de
AL CONTRATISTA
el contratista ha subido a la plataforma experiencia.
virtual SIGEP, el profesional del grupo
de contratos realiza la validación

RECEPCIÓN DE Radicación de estudios previos con sus ICC-GC-08


anexos: Grupo de Profesional del Estudios
DOCUMENTOS
Certificado Disponibilidad Presupuestal gestión grupo y área previos N/A
4 PARA REALIZAR - Fotocopia cédula contratista contractual solicitante
CONTRATO - Certificación antecedentes firmados para
disciplinarios y fiscales prestación de
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

- Certificado afiliación seguridad servicios


social profesionales
- Fotocopia libreta militar (si es y apoyo a la
hombre mayor de 50 años)
gestión
- RUT - Dian
- Certificación bancaria ICC-GF-03
- Certificado médico
Solicitud de
preocupacional
Disponibilidad
Presupuestal,
CDP y anexos

Contrato
Profesional del Registro
Grupo de grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC-GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de garantías Profesional del Formato acta SECOP
5
CONTRATO (si aplica) Grupo de grupo de gestión
El contrato se deberá publicar en el de aprobación
gestión financiera
SECOP de pólizas(si
financiera
se requiere)

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Fernando A. Cortés Riaño Cristian Armando Velandia Mora 12 de junio de 2014
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

Cargo Profesional contratista oficina de


Profesional especializado Grupo de gestión contractual
Planeación y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Cargo
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 12 de junio de 2014
Se crea el procedimiento
2.0 Se actualiza el procedimiento 04 de Mayo de 2015
Se modifica el código y la denominación del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 463 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Contratación directa (interadministrativos, convenios de asociación y cuando no
CÓDIGO: PD-GC-02
existe pluralidad de oferentes)
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
contratación directa para contratos interadministrativos y/o convenios de asociación, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e
iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRTACIÓN DIRECTA: Es la manifestación de la voluntad de la


administración en los casos de contratación directa en donde se señala la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar,
el presupuesto y la identificación del contratista.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 464 de 584

Fecha: 22/04/2016

pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:


 Constitución Política de 1991
 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 465 de 584

Fecha: 22/04/2016

CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la elaboración de la resolución de justificación del contrato y termina con la suscripción y
legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía si se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Memorando
de correo
electrónico de
ENVÍO DEL envío
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-03
Responsable Estudios N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos
CONTRACTUAL contratos y
convenios
interadministra
tivos

El profesional del Grupo de gestión ICC-GC-03


contractual revisa el documento de Estudios
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del previos
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión contratos y N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual convenios
los envía al grupo solicitante con interadministra
control de cambios. tivos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 466 de 584

Fecha: 22/04/2016

Memorando
de correo
electrónico de
envío
Radicación al Grupo de gestión
contractual de los estudios previos con
los siguientes documentos anexos: ICC-GC-03
 Acto jurídico de creación o Estudios
constitución de la entidad contratista previos
(para contratos y o convenios)
(firmados)
 Estatutos de la entidad o empresa
contratista. (para contratos y o contratos y
convenios) convenios
 Hoja de Vida del DAFP de la persona interadministra
RECEPCIÓN DE jurídica del DAFP. tivos
Grupo de Profesional del
DOCUMENTOS PARA  Fotocopia de la cédula de ciudadanía
gestión grupo de gestión N/A
3 INICIAR PROCESO de quien suscribirá el contrato. ICC-GF-03
 Fotocopia de la Libreta Militar de contractual contractual
CONTRACTUAL Solicitud de
quien suscribirá el contrato (si es Disponibilidad
hombre menor de 50 años)
Presupuestal,
 Acta de posesión y resolución de
nombramiento de quien suscribirá el CDP y anexos
contrato por parte de la entidad
contratista(Solo se exigirá para Documentos
contratos interadministrativos) anexos del
 Fotocopia del Registro Único contratista
Tributario – RUT de la DIAN de la
persona jurídica.
 Propuesta técnica y económica
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 467 de 584

Fecha: 22/04/2016

 Certificación de antecedentes
disciplinarios de la Procuraduría
General de la Nación de quien
suscribirá el contrato y de la persona
jurídica.
 Certificación de antecedentes fiscales
de la Contraloría General de la
República de quien suscribirá el
contrato y de persona jurídica.
 Certificación parafiscales
 Certificación bancaria de cuenta de
ahorros o corriente de la persona
jurídica no mayor a tres (3) meses de
expedición.
 Certificación de exclusividad y único
oferente en el mercado del bien o
servicio (Este requisito solo aplica
para los contratos en los cuales no
exista pluralidad de oferentes).
Elaboración del acto administrativo que
justifica la contratación directa
ELABORACIÓN DEL Grupo de Profesional del Acto
ACTO administrativo
NOTA: En el acto administrativo se gestión grupo de gestión SECOP
4 ADMINISTRATIVO
ordenará al Grupo de gestión financiera contractual contractual
QUE JUSTIFICA LA (Resolución)
del Instituto la expedición del
CONTRATACIÓN
Certificado de Disponibilidad
DIRECTA
Presupuestal
SUSCRIPCIÓN Y Elaboración del contrato para Grupo de Profesional del Contrato
SECOP
5 suscripción, expedición del Registro
LEGALIZACIÓN DEL gestión grupo de gestión Registro
Presupuestal y aprobación de garantías
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016

CONTRATO (si aplica) contractual contractual presupuestal

Grupo de Profesional del ICC- GC-22


gestión grupo de gestión Formato acta
financiera financiera de aprobación
de pólizas

ICC-GC-10
Formato acta
de inicio

Acto
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del administrativo
RESOLUCIÓN DE Publicación en el SECOP del acto
gestión grupo de gestión SECOP
6 JUSTIFICACIÓN Y administrativo que justifica la
CONTRATO EN EL contratación y el contrato. contractual contractual
SECOP Contrato

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 04 de Mayo de 2015
Se crea el procedimiento
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 469 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Selección de mínima cuantía CÓDIGO: PD-GC-03
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
selección de mínima cuantía, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro
presupuestal y aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACEPTACIÓN DE LA OFERTA: Documento por el que el Instituto caro y Cuervo le comunica al oferente con la mejor propuesta la
aceptación de la misma. Este documento debe contener las condiciones mínimas de la contratación y las obligaciones del
contratista.

ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar
de manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y
económica, valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se
indica quienes asisten a dicho acto.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión
financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de
toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia
objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en
el cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 470 de 584

Fecha: 22/04/2016

y los productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma
de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJOR PRECIO: Acción por medio de la cual el comité evaluador selecciona la propuesta
de menor precio.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.

INVITACIÓN PÚBLICA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas naturales
y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.

MÍNIMA CUANTÍA: Modalidad de selección de contratación que procede cuando el presupuesto para adquirir bienes y servicios
cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía para el Instituto caro y Cuervo.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del
control, seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser
destinados a ningún otro fin.

REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 471 de 584

Fecha: 22/04/2016

información adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y
las condiciones de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de
información adicional a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su
propuesta, sino que, por el contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General
de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991

 Ley 80 de 1993

 Ley 1150 de 2007

 Decreto 1510 de 2013

 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación de la invitación, cierre de propuestas, verificación e informe
consolidado y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía si
se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 472 de 584

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Memorando de
correo
ENVÍO DEL electrónico de
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera envío
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-02
Responsable N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante Estudios
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos para
CONTRACTUAL selección de
mínima
cuantía

ICC-GC-02
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos para
contractual revisa el documento de selección de
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de mínima
Profesional del
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión cuantía N/A
2 grupo
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual
los envía al grupo solicitante con Memorando de
control de cambios. correo
electrónico de
envío

RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios Profesional del ICC-GC-02


Grupo de N/A
3 DOCUMENTOS PARA previos con sus anexos (cotizaciones, grupo Estudios
gestión
INICIAR PROCESO estudio de mercado, fichas técnicas y previos
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CONTROL INTERNO Página 473 de 584

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CONTRACTUAL demás documentos relacionados) y el contractual (firmados)


Certificado de Disponibilidad para selección
Presupuestal. de mínima
cuantía

ICC-GF-03
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal y
CDP

ELABORACIÓN DE Elaboración y publicación de la Grupo de


Profesional del Invitación SEC
LA INVITACIÓN invitación pública en SECOP junto con gestión
4 grupo pública OP
PÚBLICA los documentos relacionados (Estudios contractual
previos y anexos)

ICC-GC-12
Grupo de
Recibir propuestas hasta la fecha y Profesional del Formato acta SEC
RECEPCIÓN gestión
5 hora señalada en el cronograma grupo de cierre y OP
PROPUESTAS contractual
establecido en la invitación pública propuestas

Grupo de Profesional del ICC.GC-18


EVALUACIÓN DE LA Verificación de los criterios gestión grupo de Formato de
PROPUESTA CON establecidos en la invitación y contractual y gestión verificación de N/A
6
MEJOR PRECIO evaluación de la propuesta de menor Dependencia contractual
precio las
solicitante condiciones
Dependencia
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CONTROL INTERNO Página 474 de 584

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solicitante (En jurídicas


caso de aplicar) habilitantes

Grupo de Verificación de
gestión condiciones
financiera (En técnicas y
caso de aplicar) financieras (si
se requiere)

ICC-GC-21
Formato
ELABORACIÓN DE Grupo de informe
Profesional del SEC
INFORME DE Elaboración y publicación del informe gestión general
7 grupo OP
EVALUACIÓN de evaluación en el SECOP contractual consolidado
para mínima
cuantía

Profesional del
RECEPCIÓN Y grupo de
Grupo de gestión
CONTESTACIÓN A Recibir y dar respuesta dentro del ICC-GC-17
gestión contractual
LAS término señalado en la invitación a las Formato SEC
contractual y
8 OBSERVACIONES observaciones presentadas al informe respuesta a OP
Dependencia Dependencia
PRESENTADAS AL de evaluación en caso de que se observaciones
presenten. Se publica en SECOP. solicitante solicitante (En
INFORME caso de aplicar)

Grupo de
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 475 de 584

Fecha: 22/04/2016

gestión
financiera (En
caso de aplicar)

Profesional del
COMUNICACIÓN DE
Grupo de grupo de
LA ACEPTACIÓN DE
gestión Resolución de SEC
LA OFERTA O Adjudicación del contrato al proponente gestión
9 contractual adjudicación OP
DECLARATORIA DE titular de la mejor oferta presentada. contractual
DESIERTA (SI HAY
LUGAR)
Contrato
Profesional del
grupo de Registro
Grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión
suscripción, expedición del Registro contractual
SUSCRIPCIÓN Y contractual ICC- GC-22
Presupuestal y aprobación de garantías Formato acta SEC
LEGALIZACIÓN DEL Profesional del
10 (si aplica) OP
CONTRATO Grupo de grupo de de aprobación
El contrato se deberá publicar en el gestión gestión de pólizas
SECOP financiera financiera
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
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Nombre Cristian Armando Velandia Mora Fernando A. Cortés Riaño 12 de Febrero de


Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Profesional especializado Grupo 2014
Sistemas de gestión contractual
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
12 de Febrero de
1.0 Se crea el procedimiento 2014

2.0 Se actualiza el procedimiento 04 de Mayo de 2015


Se modifica el código y la denominación del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Selección abreviada de menor cuantía CÓDIGO: PD-GC-04
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
selección abreviada de menor cuantía, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.

ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.

ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .

AUDIENCIA DE CONSOLIDACIÓN DE OFERENTES: Es el acto mediante el cual el Instituto en audiencia pública puede consolidar el
listado a máximo diez (10) oferentes mediante sorteo, cuando se reciban más de diez (10) manifestaciones de interés de personas
naturales y/o jurídicas para participar en el proceso. Esta audiencia está regulada en el numeral 2 del artículo 59 del Decreto 1510 de
2013.

AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 478 de 584

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naturales y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

necesarias frente a este documento.

MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Es el documento que envían las personas interesadas en participar en el proceso mediante correo
electrónico o en oficio radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso. La manifestación debe ser clara e
inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara
y completa del participante.

MENOR CUANTÍA: Es el procedimiento o modalidad de selección el cual se determina por el valor de la cuantía o presupuesto oficial
estimado por la entidad para adelantar el proceso y que se encuentre dentro del rango de la menor cuantía de la entidad ejecutora.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
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contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:


 Constitución Política de 1991
 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación e informe consolidado y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
ENVÍO DEL Memorando
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera de correo
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios previos Dependencia electrónico de
Responsable N/A
1 AL GRUPO DE con sus requisitos y anexos al Grupo de solicitante envío
GESTIÓN gestión contractual.
CONTRACTUAL ICC-GC-09
Estudios
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previos
Selección
abreviada de
menor cuantía

ICC-GC-09
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos
contractual revisa el documento de Selección
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del abreviada de
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión menor cuantía N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual
los envía al grupo solicitante con control Memorando
de cambios. de correo
electrónico de
envío

ICC-GC-09
Estudios
RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios previos
DOCUMENTOS previos con sus anexos (cotizaciones, Grupo de Profesional del (firmados)
PARA INICIAR estudio de mercado, fichas técnicas y gestión grupo de gestión Selección N/A
3
PROCESO demás documentos relacionados) y el contractual contractual abreviada de
CONTRACTUAL Certificado de Disponibilidad menor cuantía
Presupuestal.
ICC-GF-03
Solicitud de
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Disponibilidad
Presupuestal
y CDP

ICC-GC-09
Estudios
previos
(firmados)
Selección
ELABORACIÓN DE abreviada de
Con base en la información de los Grupo de Profesional del
PROYECTO DE menor cuantía
estudios previos se elabora el proyecto
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
4 de pliego de condiciones y el aviso de
CONDICIONES Y EL contractual contractual Proyecto de
convocatoria y se hace publicación de
AVISO DE pliego de
estos documentos en el SECOP.
CONVOCATORIA
condiciones

ICC-GC-19
Aviso de
convocatoria

Grupo de Profesional del Memorando


RECEPCIÓN Y gestión grupo de gestión de correos
Recibir las observaciones y aclaraciones
RESPUESTA A contractual con el
que los interesados realicen (vía e-mail contractual recibidos
OBSERVACIONES SECOP
5 o por escrito radicado) al proyecto de apoyo del área
AL PROYECTO DE ICC-GC-17
pliego de condiciones y publicación de solicitante y
PLIEGO DE
respuesta en el SECOP. dependencia Grupo de gestión Formato
CONDICIONES
solicitante y financiera (si respuesta a
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Grupo de aplica) observaciones


gestión al proyecto de
financiera (si pliego
aplica)

ELABORACIÓN DE
Grupo de Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Resolución de
gestión grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO apertura (Resolución) y publicarlo en el apertura
SECOP contractual contractual
DE APERTURA

ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del
Elaborar y publicar el pliego de Pliego de
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP. condiciones
CONDICIONES conctractual contractual
DEFINITIVO

Los interesados en participar deben


enviar vía e-mail o por escrito radicado
RECEPCIÓN DE su intención de participar en el proceso. Grupo de Profesional del
La manifestación debe ser clara e Documento de
MANIFESTACIONES gestión Grupo de gestión SECOP
8 inequívoca y debe estar debidamente manifestación
DE INTERÉS suscrita por el representante legal de la contractual contractual
empresa o de la persona natural con la
identificación clara y completa del
participante.
RECEPCIÓN DE Recibir las observaciones y aclaraciones Grupo de
Profesional del Memorando SECOP
9 OBSERVACIONES Y que los interesados realicen (vía e-mail gestión
grupo de gestión de correos
ACLARACIONES AL o por escrito radicado) al pliego de contractual
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

PLIEGO DE condiciones y publicación de respuesta en contractual recibidos


CONDICIONES en el SECOP. coordinación
con el área ICC-GC-17
solicitante y Formato
Grupo de respuesta a
gestión observaciones
financiera (si al proyecto de
aplica) pliego

REALIZACIÓN DEL Grupo de Profesional del


En la ocurrencia de que los se superen
SORTEO DE
10 manifestaciones de interés, el gestión grupo de gestión Acta de sorteo SECOP
10 CONSOLIDACIÓN DE
Instituto podrá realizar audiencia para el contractual contractual
OFERENTES
sorteo de consolidación de oferentes.
(SI APLICA)
ICC-GC-17
RESPUESTA A Formato
Grupo de Profesional del
OBSERVACIONES Responder y publicar en el SECOP a las respuesta a
gestión grupo de gestión SECOP
11 AL PLIEGO observaciones y aclaraciones observaciones
presentadas por los oferentes. contractual contractual
DEFINITIVO al proyecto de
pliego

ICC-GC-12
Grupo de Profesional del
Recibir propuestas hasta la fecha y hora Formato acta
RECEPCIÓN gestión grupo de gestión SECOP
12 señalada en el cronograma fijado en el de cierre y
PROPUESTAS contractual contractual
proceso propuestas

EVALUACIÓN DE Comité Profesionales ICC.GC-18 SECOP


13 Verificación de los criterios habilitantes y
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

PROPUESTAS de calificación establecidos en el pliego asesor y designados para Formato de


de condiciones y si es necesario solicitar evaluador el comité asesor verificación de
aclaraciones a los proponentes. y evaluador las
condiciones
jurídicas
habilitantes

Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras

ICC-GC-20
Elaboración y publicación del informe de Formato
evaluación consolidado junto con los informe
ELABORACIÓN Y Grupo de Profesional del
formatos de verificación de requisitos general
PUBLICACIÓN DE gestión Grupo de gestión SECOP
14 habilitantes jurídicos, técnicos y consolidado
INFORME DE contractual contractual
financieros en el Portal Único de para
EVALUACIÓN
Contratación SECOP para darle LP,SAMC,
publicidad y traslado a los interesados
SASI y CM

Recibir las observaciones (vía e-mail o


RECEPCIÓN Y por escrito radicado) de los interesados Grupo de ICC-GC-17
gestión Profesional del
RESPUESTA DE al informe de evaluación. Formato
contractual Grupo de gestión SECOP
15 OBSERVACIONES respuesta a
AL INFORME DE Dar respuesta dentro del término con apoyo del contractual
observaciones
EVALUACIÓN establecido en el proceso a las comité asesor
observaciones presentadas y realizar su
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Fecha: 22/04/2016

publicación en el SECOP y evaluador

ELABORACIÓN Grupo de Profesional del


RESOLUCIÓN DE Elaborar resolución de adjudicación y gestión Grupo de gestión Resolución SECOP
16
ADJUDICACIÓN Y publicarla en el SECOP contractual contractual
PUBLICARLA
Contrato

Profesional del Registro


Grupo de grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC- GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de garantías Profesional del Formato acta SECOP
17
CONTRATO Grupo de grupo de gestión de aprobación
El contrato se deberá publicar en el gestión financiera de pólizas
SECOP financiera
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Fernando A. Cortés Riaño Cristian Armando Velandia Mora
Profesional contratista oficina de 12 de Mayo de 2014
Cargo Profesional especializado Grupo de gestión contractual
Planeación y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño 04 de Mayo de 2015
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 487 de 584

Fecha: 22/04/2016

Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión


Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 12 de Mayo de 2014
Se crea el procedimiento
2.0 Se actualiza el procedimiento 04 de Mayo de 2015
Se modifica el código y la denominación del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 488 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Selección Abreviada por Subasta Inversa CÓDIGO: PD-GC-05
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
selección abreviada por subasta inversa, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.

ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.

ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .

AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: Es el acto mediante el cual se selecciona al contratista mediante una puja
dinámica efectuada presencial o electrónicamente, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 489 de 584

Fecha: 22/04/2016

afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.

INVITACIÓN PÚBLICA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas naturales y/o
jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.

MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Es el documento que envían las personas interesadas en participar en el proceso mediante correo
electrónico o en oficio radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso. La manifestación debe ser clara e
inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 490 de 584

Fecha: 22/04/2016

y completa del participante.

MENOR CUANTÍA: Es el procedimiento o modalidad de selección el cual se determina por el valor de la cuantía o presupuesto oficial
estimado por la entidad para adelantar el proceso y que se encuentre dentro del rango de la menor cuantía de la entidad ejecutora.

SUBASTA INVERSA: Es una de las modalidades de Selección Abreviada, en la que se utiliza el mecanismo de puja dinámica de la
oferta, efectuada presencial o electrónicamente, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas
en los respectivos pliegos de condiciones y en el artículo 41 del Decreto 1510 de 2013.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 491 de 584

Fecha: 22/04/2016

contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador verifica y habilita las propuestas allegadas
conforme con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La verificación de las propuestas conlleva aspectos jurídicos,
financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991

 Ley 80 de 1993

 Ley 1150 de 2007

 Decreto 1510 de 2013

 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación y habilitación de propuestas, audiencia de subasta y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del
registro presupuestal y aprobación de garantía).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 492 de 584

Fecha: 22/04/2016

ÁREA CARGO
Memorando de
correo
ENVÍO DEL electrónico de
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera envío
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-01
Responsable N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante Estudios
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos
CONTRACTUAL Selección
abreviada
subasta inversa

ICC-GC-01
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos
contractual revisa el documento de Selección
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del abreviada
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión subasta inversa N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual
los envía al grupo solicitante con Memorando de
control de cambios. correo
electrónico de
envío

RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios Grupo de Profesional del ICC-GC-01 N/A


3
previos con sus anexos (cotizaciones,
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 493 de 584

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DOCUMENTOS estudio de mercado, fichas técnicas y gestión grupo de gestión Estudios


PARA INICIAR demás documentos relacionados) y el contractual contractual previos
PROCESO Certificado de Disponibilidad (firmados)
CONTRACTUAL Presupuestal.
Selección
abreviada
subasta inversa

ICC-GF-03
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal y
CDP

ICC-GC-01
Estudios
previos
(firmados)
Selección
ELABORACIÓN DE Con base en la información de los Grupo de Profesional del abreviada
PROYECTO DE estudios previos se elabora el proyecto
gestión grupo de gestión subasta inversa SECOP
4 PLIEGO DE de pliego de condiciones y el aviso de
CONDICIONES EL convocatoria y se publica en el contractual contractual
AVISO DE SECOP. Proyecto de
CONVOCATORIA pliego de
condiciones

ICC-GC-19
Aviso de
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 494 de 584

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convocatoria

Grupo de
Memorando de
gestión Profesional del correos
contractual grupo de gestión recibidos
RECEPCIÓN Y Recibir las observaciones y contractual con el
RESPUESTA A aclaraciones que los interesados ICC-GC-17
dependencia apoyo del área
OBSERVACIONES realicen (vía e-mail o por escrito Formato SECOP
5 solicitante y
AL PROYECTO DE radicado) al proyecto de pliego de solicitante y
PLIEGO DE condiciones y publicación de respuesta Grupo de gestión respuesta a
Grupo de
CONDICIONES en el SECOP. financiera (si observaciones
gestión
aplica) al proyecto de
financiera (si
pliego
aplica)

ELABORACIÓN DE
Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Grupo de Resolución de
grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO apertura (Resolución) y publicarlo en el gestión apertura
SECOP contractual
DE APERTURA

ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE
Elaborar y publicar el pliego de Grupo de Profesional del Pliego de
PLIEGO DE SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP. gestión grupo condiciones
CONDICIONES
DEFINITIVO

RECEPCIÓN DE Recibir las observaciones y Grupo de Profesional del Memorando de SECOP


8 OBSERVACIONES Y aclaraciones que los interesados
gestión grupo de gestión correos
ACLARACIONES AL realicen (vía e-mail o por escrito
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 495 de 584

Fecha: 22/04/2016

PLIEGO DE radicado) al pliego de condiciones y contractual contractual en recibidos


publicación de respuesta en el SECOP. coordinación con
el área solicitante ICC-GC-17
y Grupo de Formato
gestión financiera respuesta a
(si aplica) observaciones
al pliego de
condiciones
definitivo
RESPUESTA A ICC-GC-17
Grupo de Profesional del
OBSERVACIONES Responder y publicar en el SECOP a Formato
gestión grupo de gestión SECOP
9 AL PLIEGO las observaciones y aclaraciones
contractual contractual respuesta a
DEFINITIVO presentadas por los oferentes.
observaciones

Grupo de Profesional del ICC-GC-12


Recibir propuestas hasta la fecha y Formato acta
RECEPCIÓN gestión grupo de gestión SECOP
10 hora señalada en el cronograma fijado
PROPUESTAS contractual contractual de cierre y
en el proceso
propuestas
ICC.GC-18
Formato de
Verificación de los criterios habilitantes Profesionales verificación de
Comité
VERIFICACIÓN DE establecidos en el pliego de designados para las condiciones
asesor y SECOP
11 PROPUESTAS condiciones y si es necesario solicitar el comité asesor jurídicas
aclaraciones y/o requerimientos a los evaluador
y evaluador habilitantes
proponentes.
Verificación de
condiciones
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 496 de 584

Fecha: 22/04/2016

técnicas y
financieras

Profesionales
RECEPCIÓN DE Si existe la necesidad de Comité
designados para Documentos
DOCUMENTOS DE requerimientos, se reciben y verifican asesor y N/A
12 el comité asesor
SUBSANACIÓN los documentos allegados por los evaluador radicados
proponentes. y evaluador

ICC-GC-20
INFORME DE Elaboración del informe de verificación Grupo de Profesional del Formato
VERIFICACIÓN DE de propuestas habilitadas y publicación informe general
gestión grupo de gestión SECOP
13 CONDICIONES en el Portal Único de Contratación
contractual contractual consolidado
HABILITANTES DE SECOP para darle publicidad y traslado
LAS PROPUESTAS a los interesados para LP,SAMC,
SASI y CM
Grupo de
Realizar la audiencia pública de gestión
subasta inversa con los proponentes contractual Profesional del
AUDIENCIA DE habilitados y adjudicar el contrato a la Acta de
con apoyo Grupo de gestión audiencia y SECOP
14 SUBASTA INVERSA oferta más baja
Y ADJUDICACIÓN Publicación del acta en el SECOP del comité contractual adjudicación
asesor y
evaluador

Grupo de Profesional del


ELABORACIÓN DE
Elaborar resolución de adjudicación y gestión Grupo de gestión Resolución SECOP
15 RESOLUCIÓN DE
publicarla en el SECOP contractual contractual
ADJUDICACIÓN
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 497 de 584

Fecha: 22/04/2016

Contrato

Profesional del Registro


Grupo de grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC- GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de garantías Profesional del Formato acta SECOP
16
CONTRATO (si aplica) Grupo de grupo de gestión de aprobación
El contrato se deberá publicar en el gestión financiera de pólizas
SECOP financiera
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Fernando A. Cortés Riaño Cristian Armando Velandia
Profesional especializado Grupo de gestión Profesional Contratista Grupo de 11 de junio de 2014
Cargo
contractual Planeación
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 11 de junio de 2014
Se crea el procedimiento
2.0 Se actualiza el procedimiento 04 e Mayo de 2015
Se modifica el código y la denominación del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 498 de 584

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Acuerdo Marco de Precio CÓDIGO: PD-GC-06
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
selección de mínima cuantía, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la suscripción de la orden de compra y expedición del registro
presupuestal para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes que requiera la entidad.
DEFINICIONES:

ACUERDO MARCO DE PRECIOS: Es el contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la
provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones
establecidas

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión
financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de
toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

ENTIDADES COMPRADORAS: Son las entidades a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, los artículos 10, 14 y 24 de
la Ley 1150 de 2007, y las que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 que adquieren
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través del Acuerdo Marco de Precios y en consecuencia generan
Órdenes de Compra

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma
de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 499 de 584

Fecha: 22/04/2016

control, seguimiento y cumplimiento del contrato.

OPERACIÓN PRINCIPAL: Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por Colombia Compra Eficiente para la
celebración de un Acuerdo Marco de Precios y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores.

OPERACIÓN SECUNDARIA: Son las actividades que debe adelantar la Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar los bines
o servicios amparadas en un Acuerdo Marco de Precios.

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al Acuerdo Marco de Precios,
obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PROVEEDOR: Persona natural o jurídica con quien se suscribe la orden de compra, previo cumplimiento de la operación secundaria
del Acuerdo Marco de Precios.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser
destinados a ningún otro fin.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General
de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a
disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco
de Precios.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 500 de 584

Fecha: 22/04/2016

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991


 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por el cumplimiento de todas las actividades y etapas de la operación secundaria y
termina con la vinculación al acuerdo marco mediante una orden de compra.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El área solicitante debe exponer la
MANIFESTACIÓN
necesidad para la adquisición de bienes Dependencia Plan de
DE LA Responsable N/A
1 y servicios de características técnicas solicitante adquisiciones
NECESIDAD
uniformes.

El Grupo de gestión contractual revisa en


VERIFICACIÓN
la tienda virtual del Estado Colombiano
LA EXISTENCIA Grupo de Profesional del Acuerdo
los acuerdos marco vigentes para
DEL ACUERDO gestión grupo de gestión Marco de SECOP
2 establecer si la necesidad se puede
MARCO DE contractual contractual Precios
satisfacer mediante esta modalidad de
PRECIOS
contratos.
Código: ICC-SIG-11
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ENVÍO DEL Memorando


DOCUMENTO DE de correo
ESTUDIOS El área solicitante envía de manera electrónico
Dependencia
PREVIOS AL digital el documento de estudios previos Responsable de envío N/A
3 solicitante
GRUPO DE con sus requisitos y anexos al Grupo de
GESTIÓN gestión contractual. Estudios
CONTRACTUAL previos

Estudios
previos
definitivos

Catálogo de
El Grupo de gestión contractual en Grupo de
productos
coordinación con la dependencia gestión Profesional del
EJECUCIÓN DE
solicitante, realiza las acciones contractual Cotizaciones
OPERACIÓN grupo de gestión SECOP
4 establecidas en el Acuerdo Marco de
SECUNDARIA contractual
Precios para determinar el proveedor Dependencia CC-GF-03
con el cual se suscribirá la orden de solicitante Solicitud de
compra.
Disponibilida
d
Presupuestal
y CDP

El Grupo de gestión contractual en Grupo de Profesional del


SUSCRIPCIÓN DE Orden de
coordinación con la dependencia gestión grupo de gestión SECOP
5 ORDEN DE compra
solicitante, efectuará la suscripción la contractual contractual
COMPRA
orden de compra cumpliendo los
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 502 de 584

Fecha: 22/04/2016

requisitos establecidos en el Acuerdo Dependencia


Marco de Precios solicitante

EJECUCIÓN DE Facturas
El área solicitante dará cumplimiento a lo Dependencia Supervisor de la
ORDEN DE N/A
6 señalado en cada Acuerdo Marco de solicitante orden de compra
COMPRA Soportes
Precios para tal fin.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 04 de Mayo de 2015
Se crea el procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 503 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Licitación pública CÓDIGO: PR-GC-07
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
licitación pública, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.

ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.

ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .

AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto Caro y Cuervo le comunicará a las personas jurídicas y
naturales interesadas en participar en el proceso de contratación lo siguiente: objeto, modalidad de selección, cronograma, lugar,
convocatoria a veedurías y presupuesto oficial del proceso que se adelantará. Esta invitación se publica conjuntamente con los estudios
previos y el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

INTERVENTOR: Es la persona natural o jurídica que representa Al Instituto Caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada de
realizar el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrato cuando este requiera conocimiento especializado en la materia.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

necesarias frente a este documento.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991


Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016

 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación e informe consolidado y termina con audiencia de adjudicación, suscripción y legalización del contrato (expedición del
registro presupuestal y aprobación de garantía)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO

ENVÍO DEL Memorando de


DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera correo
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia electrónico de
Responsable envío N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos solicitante
GESTIÓN al Grupo de gestión contractual. Estudios
CONTRACTUAL previos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 507 de 584

Fecha: 22/04/2016

El profesional del Grupo de gestión


contractual revisa el documento de Profesional del Estudios
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes previos
Grupo de gestión grupo de
DOCUMENTO DE y observaciones correspondientes N/A
2 contractual gestión
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad Memorando de
contractual
vigente y los envía al grupo correo
solicitante con control de cambios. electrónico de
envío
Estudios
previos
RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios Profesional del firmados
DOCUMENTOS previos con sus anexos
Grupo de gestión grupo de
PARA INICIAR (cotizaciones, estudio de mercado, ICC-GF-03 N/A
3 contractual gestión
PROCESO fichas técnicas y demás documentos Solicitud de
relacionados) y el Certificado de contractual
CONTRACTUAL Disponibilidad
Disponibilidad Presupuestal.
Presupuestal y
CDP
Estudios
ELABORACIÓN Y Con base en la información de los
PUBLICACIÓN DE estudios previos se elabora el Profesional del previos
PROYECTO DE proyecto de pliego de condiciones, Grupo de gestión grupo de Proyecto de
pliego de SECOP
4 PLIEGO DE primer aviso de convocatoria se contractual gestión
CONDICIONES, publican en el SECOP contractual condiciones
PRIMER AVISO DE correspondientemente junto con los Primer aviso de
CONVOCATORIA Y estudios previos. convocatoria
ESTUDIOS PREVIOS
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 508 de 584

Fecha: 22/04/2016

Profesional del
Elaboración y publicación en el ICC-GC-19
SEGUNDO Y Grupo de gestión grupo de
SECOP del segundo y tercer aviso Aviso de SECOP
5 TERCERO AVISO DE contractual gestión
de convocatoria. (Art. 224 Decreto convocatoria
CONVOCATORIA contractual
019 de 2012)

Profesional del Memorando de


Grupo de gestión
grupo de correos
contractual
RECEPCIÓN Y Recibir las observaciones y gestión recibidos
RESPUESTA A aclaraciones que los interesados dependencia contractual con Documento de
OBSERVACIONES realicen (vía e-mail o por escrito solicitante y SECOP
6 el apoyo del
AL PROYECTO DE radicado) al proyecto de pliego de respuesta a
PLIEGO DE condiciones y publicación de Grupo de gestión área solicitante observaciones
CONDICIONES respuesta en el SECOP. financiera (si y financiera (si al proyecto de
aplica) aplica) pliego

ELABORACIÓN DE Profesional del


ACTO Elaborar el acto administrativo de Grupo de gestión grupo de Resolución de
SECOP
7 ADMINISTRATIVO apertura (Resolución) y publicarlo en contractual gestión apertura
DE APERTURA el SECOP contractual

ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE
Elaborar y publicar el pliego de Grupo de gestión Profesional del Pliego de
PLIEGO DE SECOP
8 condiciones definitivo en el SECOP. contractual grupo condiciones
CONDICIONES
DEFINITIVO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 509 de 584

Fecha: 22/04/2016

Memorando de
correos
Profesional del recibidos
RECEPCIÓN DE Recibir las observaciones y grupo con el
OBSERVACIONES Y aclaraciones que los interesados ICC-GC-17
Grupo de gestión apoyo del área
ACLARACIONES AL realicen (vía e-mail o por escrito SECOP
contractual solicitante y Formato
9 PLIEGO DE radicado) al pliego de condiciones y
CONDICIONES publicación de respuesta en el financiera (si respuesta a
DEFINITIVO SECOP. aplica) observaciones
al proyecto de
pliego

AUDIENCIA Realizar la audiencia de


PÚBLICA DE aclaraciones al pliego de Profesional del
ACLARACIÓN AL condiciones y distribución de riesgos Grupo de gestión grupo en Acta de
SECOP
10 PLIEGO Y previsibles, elaborar el acta contractual coordinación del audiencia
DISTRIBUCIÓN DE correspondiente y publicación en área solicitante
RIESGOS SECOP.

Profesional del
ICC-GC-15
Elaboración y Publicación de Grupo de gestión grupo de
ADENDAS Formato de SECOP
11 adendas (Si se requiere) contractual gestión
adenda
contractual

Recibir propuestas hasta la fecha y Grupo de gestión Profesional del ICC-GC-12


RECEPCIÓN SECOP
12 hora señalada en el aviso de contractual grupo de Formato acta
PROPUESTAS
convocatoria gestión de cierre y
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 510 de 584

Fecha: 22/04/2016

contractual propuestas

ICC.GC-18
Formato de
verificación de
VERIFICACIÓN DE Profesionales las condiciones
Verificación de los criterios
REQUISITOS Comité asesor y designados para jurídicas
habilitantes establecidos en el pliego
habilitantes SECOP
13 HABILITANTES DE de condiciones y si es necesario evaluador el comité asesor
LAS PROPUESTAS solicitar aclaraciones a los y evaluador
proponentes. Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras

ICC-GC-20
Elaboración del informe de Profesional del Formato
ELABORACIÓN Y
evaluación y publicación en el Portal Grupo de gestión grupo de informe general
PUBLICACIÓN DE SECOP
14 Único de Contratación SECOP para contractual gestión consolidado
INFORME DE
darle publicidad y traslado a los contractual para LP,SAMC,
EVALUACIÓN
interesados SASI y CM

Recibir las observaciones (vía e-mail Grupo de gestión


RECEPCIÓN Y o por escrito radicado) de los Profesionales ICC-GC-17
contractual con
RESPUESTA DE interesados al informe de designados para Formato
apoyo del comité SECOP
15 OBSERVACIONES evaluación. el comité asesor respuesta a
AL INFORME DE asesor y
y evaluador observaciones
EVALUACIÓN Dar respuesta a las observaciones evaluador
presentadas y realizar su
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publicación en el SECOP
Realizar la audiencia pública de
adjudicación, contestar las Grupo de gestión
AUDIENCIA observaciones presentadas al contractual con Acta de
Profesional del audiencia
PÚBLICA DE informe de evaluación y elaborar el apoyo del comité SECOP
16 grupo
ADJUDICACIÓN acta correspondiente. asesor y Resolución de
evaluador adjudicación
Elaboración y lectura de la
resolución de adjudicación
Profesional del
Contrato
grupo de
Registro
gestión
Grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC- GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de Profesional del Formato acta SECOP
17
CONTRATO garantías (si aplica) Grupo de gestión grupo de de aprobación
El contrato se deberá publicar en el financiera gestión de pólizas
SECOP ICC-GC-10
financiera
Formato acta
de inicio

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
Coordinador Grupo de Gestión 04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Contractual

Versión Descripción del Cambio Fecha


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1.0 Se crea el procedimiento 04 de Mayo de 2015


Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Concurso de méritos CÓDIGO: PD-GC-08
PRODUCTOS: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de
concurso de méritos, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere)
DEFINICIONES:

ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.

ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.

ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .

AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas
naturales y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
Código: ICC-SIG-11
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CONCURSO DE MÉRITOS: Es la modalidad de contratación prevista para la selección de consultores a que se refiere el numeral 2 del
artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.

INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
Código: ICC-SIG-11
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seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.

REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.

SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:


 Constitución Política de 1991
 Ley 80 de 1993
 Ley 1150 de 2007
 Decreto 1510 de 2013
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 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación e informe consolidado y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
ENVÍO DEL Memorando
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera de correo
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia electrónico de
Responsable envío N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. Estudios
CONTRACTUAL previos

El profesional del Grupo de gestión


contractual revisa el documento de Estudios
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del previos
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión Memorando N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual de correo
los envía al grupo solicitante con electrónico de
control de cambios. envío

RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios Grupo de Profesional del Estudios N/A


3 previos con sus anexos (cotizaciones,
DOCUMENTOS PARA gestión grupo de gestión previos
estudio de mercado, fichas técnicas y
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INICIAR PROCESO demás documentos relacionados) y el contractual contractual firmados


CONTRACTUAL Certificado de Disponibilidad
Presupuestal. ICC-GF-03
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal
y CDP

Estudios
previos

ELABORACIÓN DE Con base en la información de los Proyecto de


Grupo de Profesional del
PROYECTO DE estudios previos se elabora el proyecto pliego de
gestión grupo de gestión SECOP
4 PLIEGO DE de pliego de condiciones y el aviso de condiciones
CONDICIONES Y EL convocatoria y se hace publicación de contractual contractual
AVISO DE estos documentos en el SECOP. ICC-GC-19
CONVOCATORIA Aviso de
convocatoria

Grupo de Memorando
Profesional del
gestión de correos
RECEPCIÓN Y Recibir las observaciones y grupo de gestión
contractual recibidos
RESPUESTA A aclaraciones que los interesados contractual con
OBSERVACIONES AL realicen (vía e-mail o por escrito dependencia el apoyo del ICC-GC-17 SECOP
5
PROYECTO DE radicado) al proyecto de pliego de solicitante y área solicitante y Formato
PLIEGO DE condiciones y publicación de respuesta financiera (si
Grupo de respuesta a
CONDICIONES en el SECOP.
gestión aplica) observaciones
financiera (si al proyecto de
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Fecha: 22/04/2016

aplica) pliego

ELABORACIÓN DE
Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Grupo de Resolución de
grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO DE apertura (Resolución) y publicarlo en el gestión apertura
SECOP contractual
APERTURA

ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del
Elaborar y publicar el pliego de Pliego de
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP condiciones
CONDICIONES contractual contractual
DEFINITIVO

Memorando
de correos
RECEPCIÓN DE
Recibir las observaciones y Grupo de Profesional del recibidos
OBSERVACIONES Y
aclaraciones que los interesados
ACLARACIONES AL gestión grupo de gestión ICC-GC-17 SECOP
8 realicen (vía e-mail o por escrito
PLIEGO DE contractual contractual
radicado) al pliego de condiciones y Formato
CONDICIONES
publicación de respuesta en el SECOP. respuesta a
DEFINITIVO
observaciones

ICC-GC-17
RESPUESTA A Grupo de Profesional del
Responder y publicar en el SECOP a Formato
OBSERVACIONES AL gestión grupo de gestión SECOP
9 las observaciones y aclaraciones respuesta a
PLIEGO DEFINITIVO presentadas por los oferentes. contractual contractual
observaciones
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

ELABORACIÓN Y Grupo de Profesional del ICC-GC-15


Realizar adendas modificatorias al
PUBLICACIÓN DE gestión grupo de gestión Formato de SECOP
10 pliego de condiciones definitivo (Si se
ADENDAS EN EL contractual contractual adenda
requiere)
SECOP
ICC-GC-12
Grupo de Profesional del
Recibir propuestas hasta la fecha y Formato acta
RECEPCIÓN gestión grupo de gestión SECOP
11 hora señalada en el cronograma fijado de cierre y
PROPUESTAS contractual contractual
en el proceso propuestas

ICC.GC-18
Formato de
verificación de
las
Profesionales condiciones
Verificación de los criterios habilitantes
EVALUACIÓN DE Comité asesor designados para jurídicas
establecidos en el pliego de SECOP
13 PROPUESTAS y evaluador el comité asesor habilitantes
condiciones y si es necesario solicitar
aclaraciones a los proponentes. y evaluador
Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras

RECEPCIÓN DE LOS Recepción de los documentos Profesionales Documentos


Grupo de
DOCUMENTOS requeridos a los proponentes, y envío designados para allegados de
gestión
14 REQUERIDOS A LOS de éstos a los profesionales integrantes el comité asesor los
del Comité asesor y evaluador para contractual
OFERENTES y evaluador proponentes
continuar la verificación
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 520 de 584

Fecha: 22/04/2016

ICC-GC-20
Elaboración del informe de verificación Formato
ELABORACIÓN Y informe
jurídico, financiero y técnico de cada Grupo de Profesional del
PUBLICACIÓN DE
una de las propuestas general
INFORME DE gestión grupo de gestión SECOP
15 Elaboración del informe de evaluación consolidado
VERIFICACIÓN E contractual contractual
y publicarlo en el Portal Único de para
INFORME DE
Contratación SECOP para darle LP,SAMC,
EVALUACIÓN
publicidad y traslado a los interesados
SASI y CM

Recibir las observaciones (vía e-mail o Grupo de


RECEPCIÓN Y por escrito radicado) de los interesados gestión Profesional del ICC-GC-17
RESPUESTA DE al informe de evaluación. contractual Grupo de Formato
SECOP
15 OBSERVACIONES AL con apoyo del gestión respuesta a
INFORME DE Dar respuesta a las observaciones comité asesor contractual observaciones
EVALUACIÓN presentadas y realizar su publicación y evaluador
en el SECOP
Profesional del
ELABORAR Grupo de
Grupo de
RESOLUCIÓN DE Elaborar resolución de adjudicación y gestión Resolución SECOP
16 gestión
ADJUDICACIÓN Y publicarla en el SECOP contractual
PUBLICARLA contractual

Elaboración del contrato para Grupo de Profesional del Contrato


SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro gestión grupo de gestión
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de garantías contractual contractual Registro SECOP
17
CONTRATO (si aplica) presupuestal
El contrato se deberá publicar en el Grupo de Profesional del
SECOP gestión grupo de gestión ICC- GC-22
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 521 de 584

Fecha: 22/04/2016

financiera financiera Formato acta


de aprobación
de pólizas

ICC-GC-10
Formato acta
de inicio

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 04 de Mayo de 2015
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 522 de 584

Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Contractual


PROCEDIMIENTO: Radicación de Informe de Actividades para Contratos de Prestación de Servicios
CÓDIGO: PD-GC-09
Profesionales y de Apoyo a la Gestión.
PRODUCTOS: Organización y control de los documentos contractuales de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de
Apoyo a la Gestión.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
ALCANCE: Se inicia a partir de la legalización del contrato y la finalización de la relación laboral
DEFINICIONES:

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.

CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.

RADICACIÓN: Entrega formal de los informe institucionalizado de avance de las obligaciones estipuladas en el contrato.

SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.

PRÓRROGA DEL CONTRATO: Contrato celebrado entre el Instituto Caro y Cuervo y el contratista para ampliar el plazo del contrato
principal.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 523 de 584

Fecha: 22/04/2016

a ningún otro fin.

INFORME DE CONTRATISTA: Es el documento en el cual el contratista debe registrar la relación de sus obligaciones, el avance, las
evidencias y las actividades ejecutadas durante un determinado periodo, para el pago de honorarios. Debe ser firmado tanto por el
contratista como por la supervisión.

CERTIFICADO DE SUPERVISIÓN: Es el documento mediante el cual los supervisores de contratos dan constancia del cumplimiento a
satisfacción del contratista, tanto de sus obligaciones contractuales, como de los requisitos establecidos en el contrato, para que el
grupo de gestión financiera proceda a realizar el pago correspondiente.

NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Constitución Política de 1991


 Ley 80 de 1993
 Ley 734 de 2002
 Ley 1150 de 2007
 Ley 1474 de 2011
 Decreto 1510 de 2013
 Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.

CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el procedimiento son: se inicia a partir de la etapa contractual con la
legalización del contrato, pasando la recepción de documentos e informes mensuales resultado de la oportuna ejecución del contrato y
termina con la finalización de relación contractual.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 524 de 584

Fecha: 22/04/2016

El Auxiliar Administrativo debe Informar


al supervisor y contratista por medio de
correo electrónico y de archivos en Registro de
formato en PDF el inicio de la relación correo
ENVÍO DEL Grupo de
contractual que incluye el contrato, los Auxiliar electrónico
CONTRATO Y gestión N/A
1 formatos establecidos y la descripción Administrativo de envío
FORMATOS contractual
del procedimiento de Radicación de
Informe de Actividades para Contratos
de Prestación de Servicios
Profesionales y de Apoyo a la Gestión.

El auxiliar administrativo debe recibir y ICC-GC-07


revisar los documentos entregados por Formato
el supervisor del Informe de informe de
Actividades para Contratos de actividades
Prestación de Servicios Profesionales y de contrato
RECEPCIÓN DE LOS con sus
de Apoyo a la Gestión que son los
RESPECTIVOS Grupo de anexos si
siguientes: formato de INFORME DE Auxiliar
INFORMES Y gestión hubiesen, N/A
2 ACTIVIDADES DE CONTRATO con Administrativo
CERTIFICADOS contractual
sus anexos si hubiesen, FORMATO DE ICC-GF-01
ESTIPULADOS
SUPERVISIÓN Y CERTIFICACIÓN DE Formato de
CUMPLIMIENTO (2 copias) y reporte supervisión y
de pago mensual de los aportes al certificación
Sistema General de Seguridad Social de
en Salud, Pensión y ARL (2 copias) cumplimiento
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Reporte de
pago
mensual de
los aportes al
sistema
general de
seguridad
social en
Salud,
Pensión y
ARL (2
copias)

El auxiliar administrativo realizará la


radicación de los documentos
entregados por el supervisor del
RADICACIÓN DE LOS Informe de Actividades para Contratos Documentos
RESPECTIVOS de Prestación de Servicios Grupo de con el sello
Profesionales y de Apoyo imprimiendo Auxiliar
INFORMES Y gestión de la oficina N/A
3 Administrativo
CERTIFICADOS en cada folio de los documentos el contractual de gestión
ESTIPULADOS sello del grupo de gestión contractual el contractual.
cual detalla el día y la hora de la
radicación de la entrega de los
documentos, el cual es un requisito
previo para la radicación en el grupo de
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

gestión financiera.

Carpetas de
ARCHIVO LOS El auxiliar administrativo archiva los Grupo de
Auxiliar proceso
DOCUMENTOS documentos radicados en la carpeta gestión N/A
4 Administrativo contractual
RADICADOS del proceso contractual una vez contractual
foliados actualizadas

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Fernando A. Cortés Riaño Camilo Andrés Rodríguez Díaz
Profesional contratista oficina de 23 de Enero de 2015
Cargo Profesional especializado Grupo de gestión contractual
Planeación y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 23 de Enero de 2015
Se crea el procedimiento
2.0 Se actualiza el procedimiento 04 de Mayo de 2015
Se modifica el código y la denominación del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

10.3.5 Proceso de Gestión Jurídica


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Jurídica
PROCEDIMIENTO: Representación Judicial y Extrajudicial CÓDIGO: PD -GJ-01
PRODUCTOS: Representación judicial y extrajudicial de la entidad ante entidades administrativas o judiciales
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Minimizar el riesgo de daño antijurídico del Instituto Caro y Cuervo por condenas judiciales, haciéndose parte procesal
en los litigios o actuaciones, bien en sede administrativa o judicial, como administrado, demandante o demandado, según sea el
caso, realizando un análisis jurídico a la situación fáctica, presentando una estrategia de actuación y adelantando las gestiones
propias de apoderado defendiendo los intereses del Instituto y actuando en pro del mismo.
ALCANCE: Este procedimiento inicia desde el momento en el que se confiere un poder por parte del Director General, para actuar
en sede administrativa o judicial, bien como administrado, demandante o demandado, pasando por el comité de conciliación y
defensa jurídica de la entidad y culmina cuando la actuación administrativa o judicial finaliza, bien con acto administrativo de fondo o
con la sentencia debidamente ejecutoriada.
DEFINICIONES:
Sede administrativa: Son todas aquellas actuaciones que se llevan a cabo ante las autoridades administrativas de derecho público
o privado, diferentes de la entidad.
Sede judicial: Son todas aquellas actuaciones que se llevan a cabo ante autoridades judiciales v.g Juzgados, Tribunales, Cortes.
Administrado: Es cuando el Instituto Caro y Cuervo adelanta alguna actuación ante la administración o empresa privada.
Demandante: Es el legitimado en la causa por activa en el proceso judicial.
Demandado: Es el legitimado en la causa por pasiva en el proceso judicial
Derecho de postulación. Las personas que hayan de comparecer al proceso deberán hacerlo por conducto de abogado legalmente
autorizado, excepto en los casos en que la ley permita su intervención directa.
Poder: Documental a través del cual se confiere un mandato al abogado. Los poderes generales para toda clase de procesos solo
podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los
poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados. El poder especial puede conferirse
verbalmente en audiencia o diligencia o por memorial dirigido al juez del conocimiento. El poder especial para efectos judiciales
deberá ser presentado personalmente por el poderdante ante juez, oficina judicial de apoyo o notario. Las sustituciones de poder se
presumen auténticas.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Apoderado: Abogado que acepta el poder del Director General.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).

CONDICIONES GENERALES:
En sede administrativa, toda actuación busca que se desate de fondo una solicitud efectuada por el instituto Caro y Cuervo, bien a
través de un acto administrativo o de otra documental que manifieste inequívocamente el querer de la entidad pública o privada.

Las etapas procesales por la cuales transcurre un proceso en sede judicial, sin importar si es demandante o demandado son:
 Admisión de la demanda.
 Notificación de la demanda al demandado
 Informe al Comité de Conciliación de la entidad sobre el tema objeto de la acción para que resuelvan la procedencia de
conciliar o continuar con la defensa
 Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestación de la demanda, con ello el Operador Judicial pone
en conocimiento del demandante las excepciones, para que si lo considera pertinente presente los argumentos que
pretendan dejarlas sin fundamento.
 Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la práctica de pruebas, ya sea documentales,
testimoniales, periciales, entre otros.
 Auto que concede el término para presentar los alegatos de conclusión, que son los que contienen la defensa final de ambas
partes.
 Sentencia, el operador judicial previo análisis de los argumentos, de las pruebas y de los alegatos de conclusión emite un
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 529 de 584

Fecha: 22/04/2016

pronunciamiento de fondo que concluye en negar o acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el
demandante o el demandado podrá proponer el recurso de apelación si fuere procedente dependiendo de la cuantía de la
demanda.
MARCO LEGAL: Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012)
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto
1227 de 2005; Decreto 4968 de 2007.
Ley general de educación (ley 30 de 1992)
Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Educación”.
Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Cultura”.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA


ÁREA CARGO
En todos los casos que sea necesaria la
representación judicial, tanto en los que el Instituto Apodera
ELABORACIÓN Gestión
1 funja como administrado, como demandante o do Poder
PODER Jurídica
como demandado, se elaborará poder para Judicial
representar al instituto.
El apoderado del Instituto debe realizar el Gestión Apodera Oficios, NA
respectivo análisis del caso y presentar su Jurídica do Concepto,
concepto en el comité de conciliación y defesa Judicial Acta del
2 REALIZACIÓN DEL
jurídica del Instituto, indicando las pretensiones o comité
ANÁLISIS JURÌDICO
los mecanismos de defensa.

Para tal concepto, se oficia al área implicada para


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que envíe el informe sobre los hechos que dieron


origen a la acción judicial y aporte los documentos
que sustenten dicha información.

En caso de ser una actuación administrativa, no


se presentará el caso al comité.
Una vez otorgado el poder y efectuado el Gestión Apodera Escrito de NA
correspondiente análisis, el apoderado debe Jurídica do demanda o
hacerse parte procesal, bien en la actuación Judicial contestación
administrativa, o como demandante o como de demanda
demandado.

Si el instituto es demandante el apoderado deberá


presentar el escrito de demanda, presentando las
pretensiones de la entidad, junto con el poder,
HACERSE PARTE
medios probatorios y anexos pertinentes, con las
PROCESAL Y
formalidades de la jurisdicción a la que se acceda
LEGITIMARSE EN
3. y deberá ser soportado en las fuentes del derecho.
LA CAUSA POR
ACTIVA, PASIVA O
Si el Instituto es demandado para la contestación
COMO
de la demanda, una vez haya conferido poder, se
ADMINISTRADO
realizará un
análisis jurídico con el fin de establecer los
argumentos de la defensa. Dichos argumentos, se
soportan las fuentes del derecho.

En caso de ser una actuación administrativa, se


presentará el poder y el escrito pertinente ante la
autoridad.
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 Punto de control
Dependiendo de la jurisdicción a la que se acceda Gestión Apodera Escritos
en defensa de los intereses del Instituto, se Jurídica do propios de
deberá asistir por parte del apoderado a todas las Judicial las
diligencias administrativas o judiciales propias del actuaciones
trámite administrativo o judicial, presentando los judiciales y
escritos, pruebas, recursos y en general todos los administrativ
documentales que garanticen la participación del as
DESARROLLO Instituto en el proceso.
4. PROCESAL DE LAS
ACCIONES Para el desarrollo de la etapa probatoria, tanto
cundo el Instituto sea demandante, demandado o
administrado, se deberán utilizar y aportar todos
los medios probatorios autorizados por la ley en
pro de los intereses del establecimiento público.

Una vez agotadas todas y cada una de las etapas Gestión Apodera Recursos
administrativas o judiciales y sea notificada la Jurídica do
decisión de fondo, a través de una Sentencia, en Judicial
sede judicial, o de un acto administrativo en sede
5. DECISIÓN JUDICIAL
administrativa, se deberá analizar la pertinencia o
O ADMINISTRATIVA
no de presentar los recursos establecidos en los
preceptos normativos, sin embargo, si la decisión
es en contra de los intereses del Instituto se
deberán presentar los referidos recursos.
6. CUMPLIMIENTO Una vez la sentencia o la decisión administrativa Gestión Apodera N.A. N.A.
DEL FALLO O quedan ejecutoriadas, Jurídica do
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DECISION ya sea porque contra la misma no se interpusieron Judicial


ADMINISTRATIVA los recursos o una vez resueltos aquellos por el
Superior, el
Instituto debe cumplir el fallo judicial.

 Punto de control
El apoderado deberá revisar las acciones Gestión Apodera N.A. N.A.
judiciales y administrativas personalmente, sin Jurídica do
embargo, en caso de contarse con la herramienta Judicial
tecnológica se podrá consultar a través de
aquellas, como es el caso de la página de la rama
judicial
REVISIÓN DE LOS (http://procesos.ramajudicial.gov.co/consultaproce
ESTADOS y LAS sos), sin embargo, deberá acudirse a los estrados
7 ACTUACIONES judiciales y autoridades administrativas a revisar
ADMINISTRATIVAS los estados y actuaciones, con el fin de notificarse
de las actuaciones que se surtan en el curso del
proceso judicial o administrativo.
Nota: Se deben revisar dichos estados y
herramientas jurídicas de manera periódica
porque en
éstos el juez comunica todas las decisiones
referentes al proceso que se está en curso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3. CONTROL DE CAMBIOS: se cambió el objetivo, alcance, definiciones, información específica del procedimiento.
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Cuervo
Código: ICC-SIG-11
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Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Oscar Fonseca


Profesional contratista oficina de Apoderado y Asesor Jurídico del Instituto junio de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Caro y Cuervo
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Mayo de 2014
Se actualiza el procedimiento
4.1 Junio de 2015
Se actualiza el procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Jurídica


PROCEDIMIENTO: Emisión de conceptos CÓDIGO: PD-GJ-P02
PRODUCTOS: Concepto Jurídico
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Prestar asesoría jurídica a las diferentes áreas del Instituto de acuerdo a sus funciones.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción de las solicitudes de conceptos jurídicos de las diferentes áreas y la
identificación del asunto que se someterá a concepto por parte de la Oficina Asesora Jurídica y finaliza con el archivo de éste en la
oficina Jurídica.
DEFINICIONES:
Asesoría jurídica: Es la labor desarrollada por el asesor jurídico de la entidad, quien debe ser abogado y orienta a la entidad en
temas jurídicos.
Concepto jurídico: Es el análisis detallado y específico de una situación particular, a la luz de los preceptos constitucionales y
legales que ofrecen una orientación a las áreas del Instituto sin que sean de obligatorio cumplimiento, toda vez que se hacen a título
de consulta.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).

CONDICIONES GENERALES:
Aplica para toda situación que amerite ser aclarada, interpretada y/o definida, a través de concepto jurídico por parte del Instituto.
Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de retención documental del área.
MARCO LEGAL:
Código: ICC-SIG-11
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Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012)


Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto
1227 de 2005; Decreto 4968 de 2007.
Ley general de educación (ley 30 de 1992)
Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Educación”.
Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Cultura”.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
REGISTRO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN SIA
ÁREA CARGO S
RECEPCIÓN DE Gestión
Oficio,
1 SOLICITUD DE CONCEPTO Recibe de las áreas del ICC la solicitud Jurídica Apoderado
Correo N.A
JURÍDICO de concepto jurídico. Judicial
electrónico
Estudia y analiza la solicitud, teniendo
en cuenta las normas que rigen para la
2 materia y la jurisprudencia que exista al Gestión Apoderado
ESTUDIO Y RESPUESTA N.A N.A
respecto. Jurídica Judicial

 Punto de control
De acuerdo con el tema hace proyecto Proyecto de
3 Gestión Apoderado
RESPUESTA de respuesta. Respuesta N.A.
Jurídica Judicial
Firma el oficio o memorando de
4 Gestión Apoderado Oficio con
FIRMA respuesta N.A
Jurídica Judicial respuesta
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Fecha: 22/04/2016

Planilla de
5 Envía el concepto jurídico a las áreas Gestión Apoderado
ENVÍO correspond N.A
solicitante. Jurídica Judicial
encia
Archiva copia del concepto de acuerdo
Formato de
6 con la tabla de retención documental del Área Apoderado
ARCHIVO Concepto N.A
área. Jurídica Judicial
Jurídico
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Abril de 2014
Cargo
Cuervo
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Oscar Fonseca Junio de
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Apoderado y Asesor Jurídico del Instituto 2015
Cargo
Caro y Cuervo
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Abril de 2014
Se actualizan las definiciones,
4.1 Se actualizan los documentos de referencia Junio de
Se actualiza el marco legal 2015
Se actualizan los registros
Código: ICC-SIG-11
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Jurídica


PROCEDIMIENTO: Revisión, proyección y firma de actos administrativos CÓDIGO: PD-GJ-03
PRODUCTOS: Actos revisados, proyectados, aprobados y suscritos por la Dirección General del Instituto.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Soportar las decisiones del Instituto Caro y Cuervo en el marco de la ley.
ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud de revisión o proyección de un acto administrativo hasta archivo y notificación del
mismo.
DEFINICIONES:
ACTO ADMINISTRATIVO: Es un hecho jurídico que por su procedencia emana de una autoridad administrativa en forma ejecutoria;
por su naturaleza se concreta en una declaración especial unilateral y ejecutiva en virtud de la cual la administración tiende a crear,
reconocer, modificar o extinguir una situación jurídica subjetiva, como parte del poder público y por su alcance, afecta positiva o
negativamente, a los derechos de las personas individuales o colectivas que se relacionan con la Administración Pública.
RESOLUCIÓN: Documento jurídico-administrativo emitido por una entidad pública, destinado a resolver asuntos de competencia de
la misma entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).

CONDICIONES GENERALES: El área jurídica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos administrativos promulgados por el
ICC incluye así: Los de presupuesto, talento humano, Subdirección Administrativa y financiera, Subdirección Académica y Sistemas
Integrados de Gestión.
MARCO LEGAL: Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012)
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto
1227 de 2005; Decreto 4968 de 2007.
Código: ICC-SIG-11
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Ley general de educación (ley 30 de 1992)


Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Educación”.
Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Cultura”.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
REGISTRO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN SIA
ÁREA CARGO S
Recepción de la solicitud en el Área Gestión Apoderado Planillas N.A
1 Jurídica Jurídica Judicial / correspond
RECEPCIÓN SOLICITUD
Asesor encia
jurídico
El documento o la solicitud es Gestión Apoderada N.A Base de
recibido y sus datos se ingresan Jurídica Judicial Datos
en la aplicación de Corresp
2 SEGUIMIENTO
correspondencia, sin embargo, también ondenci
CORRESPONDENCIA
puede ser solicitada su revisión a a
través del correo electrónico. Recibid
a
Analiza la solicitud de acto Gestión Apoderada N.A N.A
administrativo a elaborar o revisar y Jurídica Judicial
decide sobre las herramientas y
3 la literatura jurídicas a utilizar,
ANÁLISIS Y SOLICITUD
revisando la normativa pertinente y las
fuentes del derecho, solicitando lo
pertinente al área solicitante del
Instituto.
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 Punto de control
Revisar el contenido del proyecto de Gestión Apoderada Proyecto N.A
acto administrativo enviado por el área Jurídica Judicial Acto
responsable, enviando las Administrati
REVISIÓN Y
observaciones pertinentes o realizando vo
4 SUSTANCIACIÓN
los ajustes correspondientes.
DELPROYECTO DE
ACTO ADMINISTRATIVO
En caso de ser necesario y en materias
específicas sustanciar el proyecto de
acto administrativo
Una vez efectuados los ajustes Dirección y Director(a) y N.A N.A
solicitados en la revisión, por las áreas Subdirección Subdirector
5 pertinentes, y luego de contar con el Administrativa (a)
VERIFICACIÓN
visto bueno del Asesor jurídico, remitir y Financiera Administrativ
a la Subdirección Administrativa y o y
Financiera y Dirección para revisión. Financiero
6 Realiza los ajustes solicitados al Gestión Área Jurídica N.A N.A
AJUSTES
proyecto de acto administrativo Jurídica
Aprueba y firma el acto Dirección y/o Director(a) Acto N.A
administrativo ajustándose a los Subdirección y/o Administrati
parámetros exigidos en el Administrativa Subdirector vo Firmado
7 APROBACIÓN Y FIRMA manual de correspondencia y y Financiera (a)
archivo administrativ
o y
financiero
Numera el acto administrativo Subdirección Asistente Acto N.A
8 NUMERACIÓN Administrativa Subdirección Administrati
y Financiera Administrativ vo Firmado
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a y y Numerado
Financiera
Cita para notificación o Subdirección Asistente N.A N.A
comunica al interesado y se publica Administrativa Subdirección
9 NOTIFICACIÓN (Imprenta Nacional) y Financiera Administrativ
a y
Financiera
Carácter particular y concreto: Subdirección Asistente Notificación N.A
Notificación Personalmente o por aviso Administrativa Subdirección
(ley 1437 de 2011), o por y Financiera Administrativ
comunicación. a y
Financiera
10 COMUNICACIÓN
Carácter general: Mediante publicación
NOTIFICACIÓN
en el Diario Oficial o comunicación.
En caso de autorizarse en la petición la
notificación mediante correo
electrónico, se podrá realizar siguiendo
la ley 137 de 2011.
Archiva original y distribuye copias a Subdirección Asistente N.A N.A
los interesados. Administrativa Subdirección
11 ARCHIVO y Financiera Administrativ
a y
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Planeación y Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Abril de 2014
Cargo
Sistemas Cuervo
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Oscar Fonseca Junio de 2015


Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Apoderado y Asesor Jurídico del Instituto
Sistemas Caro y Cuervo
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Abril de 2014
4.1 Se actualiza el procedimiento Junio de 2015
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Apoyo PROCESO: Gestión Jurídica


PROCEDIMIENTO: Resolución de Recursos CÓDIGO: PD-GJ-04
PRODUCTOS: Acto administrativo que desata de fondo un recurso en sede administrativa o resuelve solicitud de revocatoria directa.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Velar por la ejecutoria de los actos administrativos, para poner fin a las actuaciones administrativas del Instituto.
ALCANCE: Todos los Actos administrativos
DEFINICIONES:
Recurso: Es el medio que concede la ley procesal administrativa a los particulares, para la impugnación de las decisiones de la
administración, o actos administrativos definitivos, a efectos de subsanar o corregir los errores de fondo o los vicios de forma en que
se haya incurrido al dictarlas.
Recurso de reposición: Ante quien expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque (Numeral 1 artículo 74 ley
1437 de 2011).
Recursos de apelación: Ante el inmediato superior administrativo o funcional con el mismo propósito. (Numeral 2 artículo 74 ley
1437 de 2011).
Recurso de Queja: cuando se rechace el de apelación. El recurso de queja es facultativo y podrá interponerse directamente ante el
superior del funcionario que dictó la decisión, mediante escrito al que deberá acompañarse copia de la providencia que haya negado
el recurso. (Numeral 3 artículo 74 ley 1437 de 2011).
Revocatoria Directa: Los actos administrativos deberán ser revocados por las mismas autoridades que los hayan expedido o por
sus inmediatos superiores jerárquicos o funcionales, de oficio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos (artículo
93 de la ley 1437 de 2011):
1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley.
2. Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él.
3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).

CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).
.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA


ÁREA CARGO
Aplicativ
Recibir el memorial del recurso o
RECEPCIÓN DEL Recepción/ Planilla de o de
1 solicitud de revocatoria directa. Asistente de
RECURSO Corresponde Corresponde Corresp
Correspondencia
ncia ncia ondenci
 Punto de control
a
Recepción/ Planilla de
Asistente de
REMISIÓN Remitir a Oficina Jurídica Corresponde Corresponde N.A
Correspondencia
ncia ncia
a) Verificar si el Recurso de
reposición cumple los
requisitos
contemplados en el Art. 77,
C.C.A. y en caso de ser
una solicitud de revocatoria
2 directa analizar las causal Resolución
esbozada (artículo 93 del Pruebas de
Gestión
ANÁLISIS C.C.A). Asesor Jurídico Oficio N.A
Jurídica
b) Si no cumple con los solicitud de
requisitos procede a Pruebas
elaborar Acto
administrativo de
Rechazo del Recurso (art
74 del C.C.A.) o si la
solicitud de revocatoria es
improcedente.
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Fecha: 22/04/2016

c) Si cumple, se procede a
revisar si hay solicitud de
pruebas o si es necesario
decretarlas.
d) Decretar pruebas de oficio
o las solicitadas por el
peticionario
mediante la elaboración de
acto administrativo, de
conformidad con el Art. 79
de la ley 1437 de 2011
e) En caso de que las pruebas
solicitadas por el
peticionario
no sean idóneas o sea
imposible realizarlas,
elaborar el acto
administrativo que niega la
práctica de las pruebas u
ordena las que se
consideren necesarias de
oficio. Nota: Contra este
acto procede el recurso de
apelación.
f) Enviar para firma de
Directora General quien
ordena o niega la práctica
de pruebas y a su vez
elaborar y remitir los oficios
que resulten de las
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Fecha: 22/04/2016

pruebas decretadas. Nota:


El Área Jurídica deberá
estar al tanto de los
tiempos perentorios que
establece el Código
Contencioso Administrativo
para resolver el recurso y
la práctica de pruebas, y
tener presente el silencio
administrativo tanto
negativo como positivo.
Dirección Y
Director(a) y
Subdirección
g) Se remite a Dirección para Subdirector (a)
Administrativ N.A
la firma respectiva Administrativo y
ay
Financiero
Financiera
Subdirector
h) Notificación y/o
(a)
comunicación del Auto que Oficio de
Administrativ Asesor Jurídico N.A
niega o aprueba las Notificación
oy
pruebas respectivamente
Financiero
i) Una vez notificado del auto
que niega o aprueba las
pruebas, remitir el
Subdirección
expediente o el proceso a Subdirector (a)
Administrativ
la oficina jurídica para Administrativo y N.A
ay
efectos de que: Financiero
Financiera
a. Practique las pruebas
del término legal
b. Verificación y
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

seguimiento a las pruebas


que se hayan comisionado
a otra instancia dentro de
los términos legales. (Para
lo cual deberá hacer los
requerimientos del caso
sean escritos o verbales.
j) Recepcionadas las pruebas
Subdirección
en caso de que se hubiera Subdirector (a)
Administrativ
ordenado Administrativo y N.A
ay
Proceder a sustanciar el Financiero
Financiera
recurso.
k) Elaborar acto
administrativo, desatando
de fondo tanto los recursos
como la solicitud de
Área Jurídica Asesor Jurídico N.A
revocatoria directa, para
firma del Subdirector (a)
Administrativo y Financiero
y/o Director.
l) Remitir a Jefe jurídica para
su aprobación con su Vo Área Jurídica Asesor Jurídico N.A
Bo
3 Subdirector
Notificar al Usuario sobre la
(a)
decisión de conformidad al C.C.A y Oficio de
NOTIFICACIÓN Administrativ Asesor Jurídico N.A
elaborar la correspondiente Notificación
oy
constancia de ejecutoria.
Financiero
4 ARCHIVO Se archiva la documentación de Área Jurídica Asesor Jurídico N.A
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Fecha: 22/04/2016

acuerdo con las políticas de


archivo.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
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Profesional contratista oficina de Planeación y Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Abril de 2014
Cargo
Sistemas Cuervo
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Oscar Fonseca Junio de
Profesional contratista oficina de Planeación y Apoderado y Asesor Jurídico del Instituto 2015
Cargo
Sistemas Caro y Cuervo
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Abril de 2014
4.1 Junio de
Se actualiza el procedimiento
2015
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10.4 PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN

10.4.1 Procedimientos de Control Interno


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Monitoreo, Control y Evaluación PROCESO: Monitoreo, Control y Evaluación
PROCEDIMIENTO: Auditoría Interna CÓDIGO: PD-CI-CE-01
PRODUCTOS: Programa de auditoría, plan de auditoría, informe de auditoría, planes de mejoramiento e informes de seguimiento.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Identificar elementos de mejora con fundamento en la evidencia suficiente y competente, hallada en las diferentes etapas
de la auditoría, con el fin de que los informes definitivos sirvan de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, y
contribuyan al fortalecimiento del Sistema de Control Interno y de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo. (Acuerdo a la guía de
función pública)
ALCANCE:
Inicia con la elaboración del Programa Anual de Auditorías para la vigencia, termina con la presentación del informe definitivo de
auditoría y el seguimiento a la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora o planes de mejoramiento propuestas a
partir de los hallazgos de auditoría formulados
DEFINICIONES:
Auditoría interna:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar
la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría.
Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente como responsable de ejecutar la auditoría
sobre la cual mantienen una posición objetividad, imparcial e independiente
Auditado: representada por uno o varios personas designados en la etapa de planificación de la auditoría, para atender y responder a
esta
Conformidad (C): Corresponde a aquel hallazgo en el que los requisitos verificados cumplen a satisfacción con los referentes (normas,
procedimientos, protocolos, etc.)
Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que son relevantes para los criterios de auditoría, que
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son verificables y conllevan a un hallazgo.


Observación: Situación susceptible de mejora que no significa el incumplimiento de un requisito.
No conformidad menor (ncm): Corresponde a un incumplimiento esporádico o parcial de un requisito o que no genera un impacto en el
usuario.
No conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento repetitivo o total de un requisito o que afecta al usuario.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas
en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación,
evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 489 de 1998
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2005 y Decretos reglamentarios
Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios
Decreto 943 de 2014
Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos, procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditorías y
recomendaciones
CONDICIONES GENERALES:
Programa de auditoría :
Existen dos tipos de auditoría interna, las de gestión y las de calidad. Las primeras están referidas al cumplimiento de la normatividad
que regula la entidad, en virtud de las disposiciones previstas en la Ley 87 de 1993. Las auditorías de calidad, por su parte, están
orientadas a evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma técnica de calidad a la que se acoja la entidad. Los resultados de las
auditorías internas son un insumo para las revisiones de la Dirección

Para la programación de las auditorías de gestión se tendrán en cuenta criterios tales como representatividad de procesos,
observaciones de auditorías anteriores, hallazgos formulados por los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias,
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decisiones de la alta Dirección.

En tanto que las auditorías de calidad se planificarán de tal manera que se revise el cumplimiento integro de la norma de calidad que
adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, al menos una vez cada dos años, para ello los auditores podrán
valerse de listas de chequeo u otros instrumentos de verificación para efectuar dicha revisión.

El programa de auditoría debe ser puesto a consideración del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, actividad que se
realizará en el primer trimestre de la vigencia. Se efectuará reprogramación, cuando por solicitud de la Dirección o por necesidades del
servicio se deban revisar asuntos que no estén incluidos en aquél, sin que se requiera la aprobación del Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno, no obstante, se informará a los integrantes de este las modificaciones efectuadas.

En el programa anual de auditoría se dejará registro de quienes actúan como auditores de calidad y como auditores de gestión, en todo
caso se definirá el auditor responsable de su ejecución

Selección De Auditores
Para realizar las auditorías de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control Interno podrá valerse del equipo que se le
designe para tal efecto, esto es auditores internos de la entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditorías deben
ser realizadas por personal independiente a los procesos que serán objeto de evaluación.

Criterios De Auditoría
En el evento en que se designen dos o más auditores para realizar una auditoría específica, el Profesional con funciones de Control
Interno debe establecer quien tendrá la función de auditor líder, quien a su vez será responsable de realizar el plan de auditoría, ejecutar
oportunamente la auditoría, realizar reuniones de apertura y cierre de auditoría, así como elaborar el respectivo informe de auditoría.

El líder de proceso deberá coordinar la ejecución de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora necesarias para eliminar las no
conformidades y observaciones, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento definido para el efecto.
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Diferencias Entre Auditoría De Calidad y Auditoría De Gestión


Auditorías Al Sistema De Gestión De Calidad
1. Apuntan a la verificación de los factores mínimos de calidad que deben cumplir las entidades de conformidad con la norma
técnica.
2. Se centra en los procesos y procedimientos definidos en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
3. El auditor interno de calidad no identifica riesgos ni puntos de control.
4. El término para la realización de la auditoría es más corto con relación a las auditorías de gestión.
Auditorías De Gestión
1. Apuntan a la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad, en los términos establecidos en la Ley 87 de
1993.
2. Constituyen prueba para iniciar procesos disciplinarios, fiscales y penales.
3. Velan por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organización.
4. A partir de los hallazgos formulados, se pueden identificar riesgos y proponer puntos de control.
Evaluación de auditores:
El auditor será evaluado por el Profesional Especializado con funciones de control interno, una vez verifique la formulación de las
acciones correctivas, preventivas o de mejora. Para ello se podrá valer de la opinión de otros auditores o de los auditados y tendrá en
cuenta las siguientes variables:
1. Entrega de informes de auditoría dentro de los plazos establecidos
2. Claridad y objetividad en la formulación de hallazgos identificados en la auditoría
3. Organización de los papeles de trabajo que soportan los hallazgos formulados.
MARCO LEGAL:
Ley 489 de 1998
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2005 y Decretos reglamentarios
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Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios


Decreto 943 de 2014
Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos, procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditorías y
recomendaciones
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD REGISTROS SIA
DEPENDENCIA CARGO
Proyectar y presentar al Programa anual
Comité de Coordinación de de auditorías
Control Interno, ICC-CI-01
ELABORACIÓN DEL para su aprobación el
Jefe de Control
1 PROGRAMA ANUAL DE programa anual de auditorías a Control Interno Acta de comité N.A.
Interno
AUDITORÍAS desarrollar durante la vigencia de Coordinación
del Sistema de
 Punto de control Control Interno
ICC-SIG-01
SELECCIÓN DEL Informar a los auditores el tema Jefe de Control
2 Control Interno N.A.
GRUPO AUDITOR o proceso a auditar Interno
Proyectar el plan de auditoría de Profesional
acuerdo con el tema o proceso a Especializado
auditar, a partir de la con funciones de
ELABORACIÓN DEL Plan de auditoría
3 normatividad legal vigente y los Control Interno Control Interno N.A.
PLAN DE AUDITORIA ICC-CI-02
procedimientos referidos al
proceso a auditar. Profesionales de
Control Interno o
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equipo auditor
 Punto de control (Auditor líder)

Informar al auditado el plan de


Mensaje por
auditoría
PREPARACIÓN DE LA correo
4 Control Interno Equipo auditor
AUDITORÍA electrónico o
memorando

Realizar la reunión de apertura.


Se presentará a los auditados el
plan de auditoría, el cual
contiene los siguientes criterios: Jefe de Control Formato de
1) El objetivo y alcance de la Interno asistencia
Control Interno o
ENTREVISTA DE auditoría. 2) Cronograma 3) ICC-SIG-08
5 equipo auditor – N.A.
APERTURA Metodología a emplear de Profesionales de
Auditor líder
acuerdo con las técnicas de Control Interno o Acta de reunión
auditoría. (Entrevistas, Equipo auditor ICC-SIG-01
Inspección física, documental –
Revisión de documentos y
registros)
La situación detectada se Jefe de Control
clasificará como conformidad, Interno
Control Interno o
EJECUCIÓN DE LA observación y/o no conformidad
6 equipo auditor N.A.
AUDITORÍA mayor o menor, atendiendo la Profesionales de
(Auditor líder)
definición prevista en las Control Interno o
condiciones generales de este Equipo auditor
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procedimiento

Este informe contendrá el


objetivo, alcance, procedimiento Jefe de Control
ELABORAR EL y resultado de la auditoría al cual Interno
Control Interno o Informe de
INFORME se anexará la relación de
7 equipo auditor auditoría N.A.
PRELIMINAR DE hallazgos de auditoría, soportada Profesionales de
(Auditor líder) ICC-CE-F03
AUDITORÍA con los papeles de trabajo. Control Interno o
 Punto de control Equipo auditor

En este espacio se presentarán


las conclusiones generales de la
auditoría.
Jefe de Control
En su lugar el auditor podrá
Interno
remitir Informe de auditoría
Control Interno o Informe de
REALIZAR REUNIÓN (Preliminar) al auditado para que
8 equipo auditor Profesionales de auditoría N.A.
DE CIERRE éste se pronuncie sobre los
(Auditor líder) Control Interno o ICC-CI-04
hallazgos y emita las
observaciones que considere
Equipo auditor
necesarias
 Punto de control

9 RECIBIR Los auditados pueden formular Mensaje por


OBSERVACIONES DE las observaciones al informe correo
Control Interno Auditados N.A.
LOS AUDITADOS, LAS preliminar por escrito, dentro de electrónico o
CUALES SE los cinco (5) días hábiles memorando
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REMITIRÁN A LOS siguientes, contados a partir de


AUDITORES la fecha del envío o a través de
una mesa de trabajo concertada
entre el equipo auditor y los
auditados
Si existen observaciones al
informe preliminar, el auditor
Control Interno o Profesionales de
ANÁLISIS DE verifica contra los documentos
10 equipo auditor Control Interno o N.A. N.A.
OBSERVACIONES soportes.
(Auditor líder) Equipo auditor
Si hay lugar a ello ajusta el
contenido del informe.
Remitir informe de auditoría
definitivo con destino a la
Dirección y con copia a los
REMITIR EL INFORME Informe de
auditados Profesionales de
11 DEFINITIVO DE Control Interno auditoría N.A.
Control Interno
AUDITORÍA ICC-CI-04
 Punto de control

La dependencia o líder de Líder de proceso


proceso auditado, presenta a auditado, podrá
Plan de
FORMULACIÓN PLAN Control Interno el plan de realizar Líder de proceso
12 mejoramiento N.A.
DE MEJORAMIENTO mejoramiento que implementará acompañamiento la auditado
ICC-CI-06
para subsanar los hallazgos dependencia de
identificados en la auditoría Control Interno
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Los auditores serán evaluados Profesional


Evaluación de
EVALUACIÓN DE una vez verifiquen la formulación Especializado
13 Control Interno auditores
AUDITORES de los planes de mejoramiento con funciones de
ICC-CI-07
respectivos. CI
Realizar seguimiento periódico
los planes de mejoramiento
Jefe de Control
propuestos, hasta que se Seguimiento
SEGUIMIENTO AL Interno
subsanen los hallazgos Control Interno o plan de
14 PLAN DE
identificados equipo auditor mejoramiento
MEJORAMIENTO Profesionales de
ICC-CI-08
Control Interno
 Punto de control

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Paola Gaitán Martínez
Profesional contratista oficina de Planeación y Jefe de planeación con funciones Marzo de 2014
Cargo
Sistemas de Control Interno
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Paola Gaitán Martínez
Profesional contratista oficina de Planeación y Jefe de Control Interno (E) Marzo de 2015
Cargo
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2014
4.1 Se actualiza el procedimiento Marzo de 2015
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10.4.2 Procedimientos de Control Interno Disciplinario


CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Monitoreo, Control y Evaluación PROCESO: Control y Evaluación
PROCEDIMIENTO: Gestión De Asuntos Disciplinarios CÓDIGO: PD-CD-01
PRODUCTOS: Providencias que dan por terminada la actuación disciplinaria
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Adelantar las indagaciones preliminares e investigaciones disciplinarias para verificar la ocurrencia de posibles hechos
constitutivos de falta disciplinaria, y sus responsables, observando lo prescrito en la ley 734 de 2002.
ALCANCE: Recibe queja verbal, escrita o informe de presunta irregularidad cometida por servidor público, o la oficina inicia de oficio el
procedimiento ordinario y se decide si se profiere auto inhibitorio, fallo archivo o fallo sancionatorio.
DEFINICIONES:
Auto: Decisión tomada por el despacho con el propósito de dirigir y ordenar el proceso.
Alegatos de conclusión: Manifestación de los sujetos procesales en la cual se analizan las piezas procesales antes del fallo de
primera instancia.
Archivo definitivo: Decisión que da por terminado el proceso disciplinario cuando se presentan las circunstancias contempladas en el
artículo 73 de la Ley 734 de 2002.
Fallo de primera Instancia: Es la decisión que define el proceso bien sea sancionando o absolviendo de responsabilidad.
Fallo de segunda instancia: Es el pronunciamiento que decide de manera definitiva el proceso ante la interposición del recurso de
apelación.
Formulación de cargos: Es la manifestación del despacho que se le hace al disciplinado de lo que resulta contra él con ocasión de las
pruebas recaudadas para que lo explique o presente las razones de defensa.
Indagación preliminar: Es la etapa del proceso que se surte para establecer si existió falta disciplinaria o su posible autor.
Investigación disciplinaria: etapa del proceso que se surte cuando existe claridad sobre el presunto autor y presunta falta.
Notificación: Es el acto de publicar alguna decisión proferida por el despacho.
Pruebas: Es la averiguación que se hace en el proceso de un asunto que genera duda, o el medio con que se muestra y hace evidente
la verdad o falsedad de alguna cosa.
Sanción: Es la pena que se impone o establece la ley por la inobservancia o violación de sus preceptos y prohibiciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código Único Disciplinario, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, Código Civil, Código de Procedimiento Penal, Constitución Política, Estatuto Anticorrupción y otros.
CONDICIONES GENERALES:
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MARCO LEGAL: Ley 734 de 2002


2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE SISTEMAS DE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TAREA DEPENDENCI CARGO REGISTROS INFORMACIÓN
A DE APOYO
1 RECEPCIÓN Recibe queja verbal, escrita o Control Interno Profesional Queja o Informe N.A
QUEJA informe de presunta irregularidad Disciplinario especializado de irregularidad
cometida por servidor público, o la con
oficina inicia de oficio el funciones de
procedimiento aplicable. control
interno
2 ESTUDIO DE Estudia contenido de la queja para Control Interno Profesional Proyecto de acto N.A
LA QUEJA proyectar la decisión a que hubiere Disciplinario especializado administrativo,
RECIBIDA lugar. con Expediente
funciones de
control
interno
3 PROYECCIÓ Se realiza el 1. indagación Control Interno Profesional Proyecto de acto N.A
N DE estudio de preliminar. No Disciplinario especializado administrativo,
ACTUACIÓN la queja para existe certeza de con Expediente
verificar si existe autor de la falta o funciones de
una presunta si la misma control
falta disciplinaria constituye falta interno
y si están disciplinaria; se
determinados los recaudan
presuntos pruebas y se
autores si no se determina la
declara inhibido procedencia de
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para iniciar archivo definitivo


actuación. o investigación
disciplinaria.
Se encuentra 2. investigación Control Interno Profesional Proyecto de acto N.A
mérito se disciplinaria. Se Disciplinario especializado administrativo,
procede a abrir: recaudan con Expediente
pruebas y se funciones de
determina la control
procedencia de interno
archivo definitivo,
pliego de cargos
o citación a
audiencia
procedimiento
verbal.
CIERRE Se decreta el 1. Control Interno Profesional Acto
ETAPA cierre de la Proferir pliego de Disciplinario especializado administrativo,
INVESTIGAC investigación cargos. con Expediente
IÓN para entrar a 2. funciones de
evaluar las Aplicar control
pruebas procedimiento interno
recaudadas y se verbal.
procede a: 3.
Archivo definitivo.
4 REVISIÓN Revisa el acto administrativo Control Interno Profesional Acto N.A
DEL ACTO procedente con el fin de efectuar Disciplinario, especializado administrativo,
ADMINISTR ajustes o firmarlo. Subdirección con Expediente
ATIVO Administrativo funciones de
y Financiero control
interno y
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Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
PRACTICA Se decide sobre la procedencia de la Control Interno Profesional Acto
DE solicitud de pruebas si la hubiere Disciplinario, especializado administrativo,
PRUEBAS Subdirección con Expediente
POSTERIOR Administrativo funciones de
A LA y Financiero control
EVALUACIÓ interno y
N Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
ALEGATOS Se concede termino de diez días en Control Interno Profesional Acto
DE el procedimiento ordinaria o de tres a Disciplinario, especializado administrativo,
CONCLUSIÓ cinco días en el procedimiento verbal Subdirección con Expediente
N para que las partes presenten sus Administrativo funciones de
alegatos de conclusión y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
PROCEDIMI Se aplicará en flagrancia, cuando Control Interno Profesional Acto
ENTO medie confesión, faltas leves y las Disciplinario, especializado administrativo,
VERBAL gravísimas contempladas en el art. Subdirección con Expediente
48, numerales 2, 4, 17 al 23, 32 al Administrativo funciones de
36, 39, 46 al 48, 52, 54 al 59 y 62. y Financiero control
interno y
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Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
5 FALLO Emite fallo absolutorio o fallo Control Interno Profesional Fallo Absolutorio, N.A
condenatorio primera instancia Disciplinario, especializado Fallo
Subdirección con condenatorio en
Administrativo funciones de Primera Instancia
y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
5 APELACIÓN Si el fallo es apelado por el Control Interno Profesional Acto N.A
disciplinado o el quejoso se surte la Disciplinario, especializado Administrativo,
segunda instancia ante la Dirección Subdirección con Apelación
Administrativo funciones de
y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
6 FALLO Emite fallo de Segunda instancia, Dirección Asesor Fallo en Segunda N.A
confirmando o concediendo el General Jurídico Instancia
recurso.
7 INFORME Se comunica el resultado del proceso Control Interno Profesional Oficio Sistema de
PROCURAD a la Procuraduría General. Disciplinario especializado Información
URÍA con Procuraduría
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funciones de General
control
interno

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:


3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Paola Gaitán Martínez
Profesional contratista oficina de Coordinadora de Control Interno (E) Marzo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz y Ricardo Paola Gaitán Martínez
Salcedo Abril de 2015
Profesional contratista oficina de Coordinadora de Control Interno (E)
Planeación y Sistemas y Profesional
Cargo
especializado de Control Interno
Disciplinario
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Marzo de 2014
Se actualizan las actividades
2.0 Se actualizan las descripciones y tareas
Abril de 2015
Se establecen responsables
Se actualizan los registros
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10.4.3 Procedimientos de Atención al Ciudadano


CARACTERIZACION DEL PROCESO: Monitoreo, Control y Evaluación PROCESO: Atención al Ciudadano
PROCEDIMIENTO: Atención al Ciudadano CÓDIGO: AC-01
PRODUCTOS: Atención integral a los ciudadanos usuarios de los servicios del ICC
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Recibir, tramitar y remitir por competencias las peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, sugerencias y demás
actividades relacionadas con la atención al ciudadano, dando satisfacción a las expectativas de quienes acuden a nuestras sedes
presencialmente o se comuniquen a los diferentes canales de atención electrónicos, virtuales con el fin de obtener una respuesta en
relación con algún asunto de competencia del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la queja, petición o reclamo por cualquiera de los canales determinados por la entidad, hasta
la entrega de la respuesta al ciudadano y su registro en el Sistema de gestión documental.
DEFINICIONES:
Aplicativo web: Es un sistema de información a través del cual los ciudadanos podrá presentar las solicitudes.
Atención al ciudadano: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente
obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Es la gestión que realiza cada
persona que trabaja en una entidad y que tiene la oportunidad d/8e estar en contacto con los ciudadanos y generar en ellos algún
nivel de satisfacción.
Canales de Atención: Servicio al cliente es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene la
oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algún nivel de satisfacción.
Consulta: Es la formulación por parte del ciudadano de una incertidumbre, desconocimiento o duda respecto a alguna actividad o
practica de la entidad, es decir, es una solicitud de información sobre un servicio o procedimiento que la entidad brinda a los
ciudadanos.
Comunicación: Transmisión y recepción, dinámicas de mensajes, contenidos de ideas. Medio principal para llevar a cabo la
interacción entre dos individuos, ya sea través del lenguaje o por otros medios. Es un comportamiento mediante el cual el emisor
busca despertar una reacción a través de un mensaje dirigido a un receptor.
Denuncia: Es el mecanismo mediante el cual cualquier ciudadano da aviso o notifica, en forma verbal o escrita, hechos o conductas
con las que se puede estar configurando un posible manejo irregular o un eventual detrimento de los bienes o fondos del estado.
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Derecho de petición: Es un recurso que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos
particulares y obtener de ellos una pronta solución sobre lo solicitado. Está consagrado en la Constitución Política de Colombia como
fundamental, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse
mediante el ejercicio de la tutela.
Petición: Es una solicitud verbal o escrita que se presenta en forma respetuosa ante un servidor público o particulares con el fin de
requerir su intervención en un asunto concreto.
Queja: Es una manifestación de inconformidad que un ciudadano hace ante una entidad, en razón de una irregularidad
administrativa, una conducta incorrecta o un hecho arbitrario que aquel atribuye a algún funcionario de la entidad, con el propósito de
que se corrijan o adopten las medidas pertinentes.
Reclamo: Es una manifestación de inconformidad por una actuación de la entidad que perjudica al reclamante, ya sea porque la
considere injusta o porque estime que no está ajustada al Derecho, con el objeto de que se tomen los correctivos del caso y conlleva
un costo para la entidad.
Requerimiento: Condición o capacidad que un ciudadano necesita para poder resolver un problema o lograr un objetivo.
Sugerencia: Propuesta que formula un ciudadano o institución para el mejoramiento de los servicios de la entidad.
Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los ciudadanos para adquirir un derecho
o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a
través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste,
aceptando o denegando la solicitud.
Ciudadano: Persona o entidad a quien va dirigido el servicio. Interno: Funcionarios y/o contratistas del Instituto. Externo: Comunidad
en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Plan de Participación Ciudadana 2014 del Instituto Caro y Cuervo.
CONDICIONES GENERALES:
El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad

Por medio de la atención personal, telefónica, vía web, correo electrónico, fax y correspondencia se reciben todas las consultas,
denuncias, quejas, reclamos, peticiones, solicitudes, sugerencias, informaciones, mensajes y comunicaciones de protocolo de los
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ciudadanos, donde inician el trámite correspondiente según sea el caso.


MARCO LEGAL:
 Constitución Política de Colombia; Artículo 2 (servicio a la comunidad), 23 (derecho petición), 209 (función administrativa al
servicio del interés general).
 Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018
 Ley 1755 de 2015 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
 Código contencioso administrativo, Titulo II, Capitulo I, Capitulo II y Capitulo II, Artículos del 13 al 33 Derechos de petición de
interés general y particular. (con vigencia hasta el 31 de diciembre del 2014).
 Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de
los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
(modificado por el decreto 019 del 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública').

 NTCGP 1000:2009 – Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, numeral 3.51 Satisfacción del ciudadano y el literal c.
del numeral 7.2.3. Comunicación con el ciudadano
 Documento CONPES 3649 de 2010; Establece la Política Nacional de Servicio al Ciudadano. Objetivo Central: Contribuir a la
generación de confianza y al mejoramiento de los niveles de satisfacción de la ciudadanía respecto de los servidores
prestados por la Administración Pública en su orden nacional.
 Documento CONPES 3650 de 2010; La Estrategia Gobierno en Línea tiene por objeto contribuir mediante el
aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC), a la construcción de un Estado más
eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, lo cual
redunda en un sector productivo más competitivo, una administración pública moderna y una comunidad más informada y
con mejores instrumentos para la participación.
 Ley 1341 de 2009; Busca darle a Colombia un marco normativo para el desarrollo del sector de las Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones (TIC). Promueve el acceso y uso de las TIC a través de la masificación, garantiza la
libre competencia, el uso eficiente de la infraestructura y el espectro. Fortalece la protección de los derechos de los usuarios
y el servicio al ciudadano.
 Decreto 2623 de 2009; El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano (SNSC) es un conjunto de políticas, orientaciones,
normas, actividades, recursos, programas, organismos, herramientas y entidades públicas, encaminadas a la generación de
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estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a mejorar la relación cotidiana entre el ciudadano y la
Administración Pública. Una entidad pública puede medir su éxito si los usuarios de sus servicios quedan satisfechos. La
funcionalidad de la Web, la disposición física de los puntos de atención al público e incluso la manera de responder una
llamada, demuestran la eficiencia y eficacia del Estado con las personas.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
DEPENDENCIA CARGO
El servicio de atención personal, Registro en el N.A
virtual o telefónica será atendido formato ICC-
en el módulo de atención al AC-05 de
ciudadano. ciudadanos
atendidos
Los canales de atención que
están dispuestos a la ciudadanía
son:

Canal presencial en la sede Auxiliar


RECEPCIÓN DEL centro, calle 10 N° 4 – 69 de 8:00 Atención al Administrativo a
1 SERVICIO a.m. A 5:00 p.m. El servicio de Ciudadano cargo Atención al
correo postal, 1287, apartado ciudadano
aéreo 51502, correo
contactenos@caroycuervo.gov.c
o, aplicativo web además de esto
atención al ciudadano a través
del módulo de la página web
www.caroycuervo.gov.co de
PQRSF, Redes Sociales:
Twitter:@caroycuervo, facebook:
Instituto Caro y Cuervo Colombia,
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Youtube: CaroyCuervoTV,
Instagram y audiovisual

Se analiza el asunto y se Registro en el


determina su trámite. Su Registro en el
respuestas son en 8 minutos formato ICC-
máximo. Estas solicitudes serán AC-05 de
registradas en el cuadro de ciudadanos
registro de ciudadanos atendidos. atendidos
.
Personal o telefónico: Atención
ANÁLISIS Y verbal inmediata pasando por los Auxiliar
REGISTRO DEL niveles de trámite de acuerdo al Atención al Administrativo a
2
SERVICIO caso. Estas solicitudes serán ciudadano cargo atención al
registradas en el Registro en el ciudadano
formato ICC-AC-05 de
ciudadanos atendidos.

Web, correo electrónico, redes


sociales: Atención, registro,
trámite y control mediante de
registro de ciudadanos atendidos
- Pasar a la actividad 7
Atención personal y telefónica: Registro en el
Se atiende según sea el caso por Atención al Auxiliar formato ICC-
ATENCIÓN DE LA el nivel 1 o 2. ciudadano y Administrativo a AC-05 de
3 SOLICITUD líderes de los cargo de ciudadanos
Nivel 1: Atendido por el personal procesos atención al atendidos
de atención al ciudadano ciudadano
informando características
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básicas de la entidad, sus


funcionarios y aquella
información que esté al alcance
de su competencia. En caso que
la solicitud por sus características
deba ser atendida por un
funcionario de alguna de las
dependencias, se direcciona al
nivel 2.

Nivel 2: En caso que la petición


exija un mayor nivel de detalle, el
nivel 1 recurrirá al personal
competente en el tema.

El Servidor Público del nivel 2 Los Registro en el


encargado de recibir la solicitud Auxiliar formato ICC-
responsables
TRÁMITE DEL le dará el tratamiento pertinente Administrativo a AC-05 de
de las
4 SERVICIO NIVEL 2 de forma inmediata o sugiriendo cargo de ciudadanos
respuestas,
las alternativas de solución atención al atendidos
todas las
necesarias. ciudadano
dependencias.
Con el fin de evitar vencimiento Registro en el
de los plazos establecidos por la Auxiliar formato ICC-
SEGUIMIENTO Y ley, de las solicitudes, se lleva un Administrativo a AC-05 de
Atención al
5 CONTROL cuadro de registro y control, cargo de ciudadanos
ciudadano
además se hace una llamada atención al atendidos
telefónica o correo para saber en ciudadano
qué estado está el trámite y se
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recuerda la fecha de vencimiento.

Cubriendo a satisfacción la Registro en el


necesidad expuesta se procede a sistema de
realizar la finalización de la gestión
llamada, visita personal, o documental
solicitud por otros canales de para lograr la
comunicación realizada por el Auxiliar trazabilidad y
CIERRE DE LA ciudadano. Administrativo a posteriores
Atención al
6 SOLICITUD cargo de reportes de
Se deja registro en el formato ciudadano
atención al solicitudes
ICC-AC-05 de ciudadanos ciudadano atendidas a
atendidos. satisfacción

Relación de
servicios
atendidos.
 Observar a la cuenta de la Red
Social. Atención al Auxiliar
REDES SOCIALES:
Ciudadano- Administrativo a
7 FACEBOOK-VIDEO  Ingresar al chat de la página
Comunity cargo Atención al
CHAT Web del Instituto caro y
Managuer ciudadano
Cuervo

Se revisan los mensajes Auxiliar


REVISAR LOS correspondientes a PQRDS, que Atención al Administrativo a
8
MENSAJES ingresan por facebook o chat ciudadano cargo Atención al
ciudadano
Generar y enviar la orientación al Atención al Auxiliar
9 CIERRE
ciudadano Administrativo a
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ciudadano y/o entidad cargo Atención al


ciudadano
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
A continuación se presentan las recomendaciones que se deben tener en cuenta para mejorar la atención por todos los canales de
atención en conformidad con la optimización de la atención:

1. Mejoras sitio Web: Se deben efectuar las mejoras señaladas al Home del Instituto: Profundizar la información brindada en el
link de PQR.

Sugerencia: (PQRSF) por Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Felicitaciones


Apreciado Usuario:
Para nosotros es muy importante contar con usted. En procura de mejorar nuestros servicios y trámites que ofrecemos a
nuestros grupos de interés, hemos rediseñado nuestra página Web, a través de la cual usted podrá registrar sus
solicitudes, quejas, reclamos sugerencias y felicitaciones sobre temas de nuestra competencia y de igual forma, consultar
información relacionada con nuestra misión y servicios institucionales.
Con el fin de brindarle una mejor atención, ponemos a su disposición de los siguientes Canales de Comunicación:
Página Web: www.caroycuervo.gov.co
1287, apartado aéreo 51502, correo contactenos@caroycuervo.gov.co, canal presencial,: atención al ciudadano a través
del módulo de la página web www.caroycuervo.gov.co de PQRSF, Redes Sociales: Twitter:@caroycuervo, facebook:
Instituto Caro y Cuervo Colombia, Youtube: CaroyCuervoTV, Instagram y Canal Audiovisual.
Atención telefónica: PBX 342 2121 Ext. 254 de atención al ciudadano
Atención personalizada: Punto de Atención al Ciudadano ubicado en nuestras instalaciones de la Calle 10 n.º 4-69,
Bogotá, Colombia. Horario de atención al ciudadano: Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Asimismo, y en aras de garantizar brindarle un mejor servicio y teniendo en cuenta el derecho al que todas las personas
tienen de presentar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, etc, de manera respetuosa a las autoridades por motivos
de interés general o particular y a obtener pronta respuesta, consideramos pertinente definir algunos conceptos de interés,
que los ayudaran a orientarlas de acuerdo a lo que requiere presentar ante nuestra entidad:
Todas las personas tienen derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o
particular y a obtener pronta resolución.
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Queja: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónica de insatisfacción con la conducta o la acción de los
servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal y que requiere una respuesta. (Las quejas
deben ser resueltas, atendidas o contestadas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su presentación.

Reclamo: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico, de insatisfacción referida a la prestación de un
servicio o la deficiente atención de una autoridad pública, es decir, es una declaración formal por el incumplimiento de un
derecho que ha sido perjudicado o amenazado, ocasionado por la deficiente prestación o suspensión injustificada del
servicio. (Los reclamos deben ser resueltos, atendidos o contestados dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha
de su presentación).

Sugerencia: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico de recomendación entregada por el ciudadano,
que tiene por objeto mejorar el servicio que se presta en cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo,
racionalizar el empleo de los recursos o hacer más participativa la gestión pública. (En un término de diez (10) días se
informará sobre la viabilidad de su aplicación).

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1755 de 2015, el Instituto Caro y Cuervo cuenta con un
grupo de Atención al Ciudadano(a) encargado de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los
ciudadanos(as) formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de nuestra misión.

De igual forma se cuenta en la página web con un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los
ciudadanos(as) realicen sus comentarios y presenten quejas y denuncias de los presuntos actos de corrupción realizados
por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar
modificaciones a la manera como se presta el servicio público. Teniendo en cuenta lo anteriormente expresado, la
atención en el Instituto Caro y Cuervo comienza desde el momento mismo en que se ingresa a la sede, razón por la cual
es necesario que los actores involucrados, conozcan la importancia de la primera impresión que cada uno de ellos deja en
la o las personas que buscan información.

La primera persona que recibe a los ciudadanos(as) a su entrada y quien los despide, debe hacer sentir al ciudadano(a)
bien atendido mientras nos visita; para lograr este propósito nuestras servidoras, servidores públicos y contratistas
seguirán las siguientes rutinas:
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Restablecer los vínculos con la ciudadanía en redes sociales en las que el Instituto tiene presencia tales como facebook,
Twitter, youtube, hangout, video chat, directamente en el home sin atajos ni re direccionamientos.

2. Unificación de buzones para la recepción de correos electrónicos:


Establecer la unificación del registro de los correos recibidos en la bandeja de entrada de los correos
quejasyreclamos@caroycuervo.gov.co. Por el link de contacto ubicado en el sitio web del instituto.
Establecer un cronograma atención virtual a dudas e inquietudes, sobre la gestión del Instituto Caro y Cuervo por medio
del Chat habilitado en el home.

3. Unificación de criterios para la recepción de llamadas: Aplicación del manual de atención al usuario en las modalidades
presencial, telefónica, virtual: para la aplicación de guiones de respuesta estructurados, tanto en la recepción como en las
diferentes dependencias del Instituto.

4. Unificación y aplicación de la Encuesta de Evaluación del Servicio: Se plantea el modelo unificado para la Encuesta de
Evaluación del Servicio.

3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Cristian Armando Velandia, Marisol Montoya Paola Gaitán Martínez
Nombre
Sánchez
Profesional contratista oficina de Planeación Coordinadora de Control Interno (E) 10 de Febrero de 2014
Cargo y Sistemas, Auxiliar administrativo de
atención al ciudadano.
Marisol Montoya Sánchez, Camilo Andrés Paola Gaitán Martínez 31 de julio de 2015
Nombre
Rodriguez Diaz.
Auxiliar administrativo de atención al Coordinadora de Control Interno (E)
Cargo ciudadano, Profesional contratista oficina de
Planeación y Sistemas
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Versión Descripción del Cambio Fecha


1.0 Se crea el procedimiento 10 de Febrero de 2014
2.0 Se actualiza el procedimiento 31 de julio de 2015
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CARACTERIZACION DEL PROCESO: Monitoreo, Control y Evaluación PROCESO: Atención al Ciudadano


PROCEDIMIENTO: Atención derechos de petición CÓDIGO: PD-AC-02
PRODUCTOS: Correos electrónicos, planillas de entrega, archivo de expediente.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Tramitar y responder dentro del término legal, los derechos de petición, quejas y reclamos que son presentados al
Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Inicia con la recepción a través de correo electrónico, telefónicamente, pagina web o en físico, las quejas y reclamos que
se llegan a la entidad, los derechos de petición se reciben por todos los medios a excepción del buzón de sugerencias y vía
telefónica y va hasta Informar las PQR, que a la fecha se han presentado y el estado de estas, cuando así lo requieran a la
subdirección administrativa y financiera o entes de control.
DEFINICIONES:
DERECHO DE PETICION. Es el mecanismo que toda persona tiene para presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades con
el fin de obtener una pronta solución sobre lo solicitado. Está consagrado en la Constitución Política de Colombia como fundamental,
es decir que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse mediante el
ejercicio de la tutela.
DERECHO DE PETICION DE CARÁCTER GENERAL O PARTICULAR. Solicitud o requerimiento de una acción de forma verbal o
escrita, presentada de manera respetuosa sobre las actividades de carácter público que sean de competencia de la Entidad, ya sean
de interés general o particular.
DERECHO DE PETICION DE CONSULTA. El derecho de petición per se, incluye el de formular consultas escritas o verbales.
Tendrá el carácter de consulta toda petición que solicite el parecer, dictamen, opinión o concepto de la Entidad acerca de asuntos
propios de las actividades públicas delegadas por el Representante Legal.
DERECHO DE PETICION DE INFORMACION. Es la solicitud elevada con el propósito que el funcionario dé a conocer como ha
actuado en un caso determinado o permita el examen de los documentos públicos que tiene en su poder o expida copia de los
documentos que reposan en el archivo a su cargo.
QUEJA. Es un derecho de petición de carácter general que contiene una manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por
una persona natural o jurídica con respecto a la conducta o actuar de un funcionario o contratista de la Entidad.
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RECLAMO. Es un derecho de petición de carácter general que contiene una manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha
por una persona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los procesos,
procedimientos o servicios ofrecidos por la Entidad.
RECLAMACIÓN LABORAL: Solicitud mediante la cual los ciudadanos ponen en conocimiento del Instituto Caro y Cuervo, acciones
u omisiones irregulares determinadas por el (los) empleador(es) hacia su trabajador(es), en desarrollo de la relación laboral.
SUGERENCIA. Es la preposición, idea o indicación que se ofrece o presta con el propósito de incidir en el procedimiento de un
proceso cuyo objeto se encuentre relacionado con la prestación del servicio público o el cumplimiento de una función institucional.
URNA DE CRISTAL: Es una plataforma del Gobierno Colombiano transparencia gubernamental para la participación ciudadana y la
transparencia gubernamental.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008.
CONDICIONES GENERALES:
Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a su recepción.

MODALIDAD DE PETICIÓN NORMATIVIDAD APLICABLE PARA CONTESTACIÓN


TERMINO

DERECHO DE PETICION DE Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 y Quince (15) días hábiles contados a
INTERES PARTICULAR Y GENERAL Artículo 23 de la C.N partir del día siguiente a su recepción.

QUEJAS, SUGERENCIAS O Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 y Quince (15) días hábiles contados a
RECLAMOS Artículo 23 de la C.N partir del día siguiente a su recibo.

(Son clasificados como derechos de


petición en interés general o particular)
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Diez (10) días hábiles siguientes a su


recepción. Si en ese lapso de tiempo
no se ha dado respuesta al
Numeral 1º del Artículo 14 de la Ley peticionario, se entenderá para todos
1755 de 2015 los efectos legales, que la respectiva
DERECHO DE PETICION solicitud ha sido aceptada y por
consiguiente la administración ya no
DE INFORMACION podrá negar la entrega de dichos
documentos al peticionario y como
consecuencia las copias se entregaran
dentro de los tres (03) días siguientes.

Numeral 2º del Artículo 14 de la Ley Treinta (30) días hábiles contados a


1755 de 2015 partir del día siguiente a su recibo.
DERECHO DE PETICION Cuando excepcionalmente no fuere
posible resolver la petición en este
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Fecha: 22/04/2016

DE CONSULTA plazo, se deberá informar al


peticionario de inmediato y antes del
vencimiento del término señalado en la
ley, expresando los motivos de la
demora y señalado el plazo razonable
en que se dará respuesta, el cual no
podrá exceder del doble del
inicialmente previsto.

DERECHO DE PETICION ENTRE AUTORIDADES Artículo 30 de la Ley Deberá resolverse en un término no


AUTORIDADES 1755 de 2015 mayor de diez (10) días hábiles
contados a partir del día siguiente de
su recibo.

Acorde a lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1755 de 2015, las peticiones podrán presentarse verbalmente o por escrito, y a
través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad
deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o
documentos faltantes.

Si quien presenta una petición verbal y se pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

El buzón de quejas y reclamos, se deberá abrir una vez a la semana, para revisar el contenido del mismo.

El artículo 16 de la Ley 1755 de 2015, establece taxativamente el contenido de toda petición presentada por escrito a la entidad,
razón por la cual el funcionario o contratista que la recepcione deberá ceñirse a lo allí señalado:
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Fecha: 22/04/2016

1. La designación de la autoridad a la que se dirige.


2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su
documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la
dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará
obligada a indicar su dirección electrónica.
3. El objeto de la petición.
4. Las razones en las que fundamenta su petición.
5. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.
6. La firma del peticionario cuando fuere el caso. Vale la pena resaltar que el funcionario o contratista designado por la entidad
para la recepción de estas solicitudes tiene la OBLIGACIÓN de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la
estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no
sean necesarios para resolverla.

PETICIONES INCOMPLETAS Y DESISTIMIENTO TÁCITO

El artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, dispone que en virtud del principio de eficacia, cuando el funcionario o contratista, constate
que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro
de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día
siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.

Cuando en el curso de una actuación administrativa el funcionario o contratista advierta que el peticionario debe realizar una gestión
de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término
de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su
solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta
por un término igual.
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Fecha: 22/04/2016

Vencidos los términos establecidos en este artículo, el funcionario o contratista decretará el desistimiento y el archivo del expediente,
mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición,
sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.

DESISTIMIENTO EXPRESO DE LA PETICIÓN

De acuerdo al artículo 18 de la Ley 1755 de 2015, los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio
de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán
continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.

PETICIONES IRRESPETUOSAS, OSCURAS O REITERATIVAS.

El artículo 19 de la ley de la Ley 1755 de 2015, establece que Toda petición debe ser respetuosa. Sólo cuando no se comprenda su
finalidad u objeto, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no
corregirse o aclararse, se archivará la petición.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, el funcionario o contratista podrá remitirse a las respuestas anteriores.

En todo caso vale la pena resaltar que las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias que provengan de ANÓNIMOS no se les
darán trámite, para lo cual se deberá verificar la veracidad del número de identidad con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Nota: Cuando la petición es anónima se le dará respuesta y se publicará en la cartelera principal por atención al ciudadano y se
desfijará a los 10 días. El responsable de atención al ciudadano registrará los datos y se encargara de realizar el archivo del
expediente.

ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES.


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Fecha: 22/04/2016

El artículo 20 de la ley de la Ley 1755 de 2015, determino que toda entidad pública dará atención prioritaria a las peticiones de
reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien
deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.

Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida
solicitada, el funcionario o contratista deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro,
sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Acorde con lo señalado en el artículo 29 de la Ley 1755 de 2015, en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la
reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

FALTA DISCIPLINARIA

El artículo 31 de la Ley 1755 de 2015, señala que la falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención
a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas constituirán falta gravísima para el servidor público y darán
lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria.
MARCO LEGAL: Ley 1755 de 2015,Constitución política de Colombia, Ley 80 de 1989, Ley 99 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 388
de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002, Ley 812 de 2003, Ley 962 de 2005, Ley 1098 de 2006, Código
Contencioso Administrativo, demás normas concordantes.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
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Fecha: 22/04/2016

 Presencial: el grupo
1. Gestión Coordinadora de Correo y base de datos
RECEPCIÓN EL de gestión
Documental. Gestión en Excel.
REQUERIMIENTO documental radica
Documental m
POR LOS con número
DIFERENTES consecutivo y
CANALES DE digitaliza la imagen y
COMUNICACIÓN. envía por correo
electrónico la
comunicación.
RECEPCIÓN,  Sistema de PQRS, Atención al Auxiliar Correo Institucional,
CLASIFICACIÓN, página Web: Ciudadano Administrativo de Cuadro de registro y
ASIGNAR AL Atención al atención al control, archivo en
FUNCIONARIO ciudadano, imprime ciudadano. carpeta
COMPETENTE PARA y entrega para
PROYECTAR LA asignación de
RESPUESTA A LOS número consecutivo
DERECHOS DE a Gestión
PETICIÓN. documental para su
2 radicación y
digitalización y envío
por correo, atención
al ciudadano,
clasifica el tipo de
solicitud, registra en
el cuadro de control
y después de
analizada re
direcciona al área
correspondiente.
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Fecha: 22/04/2016

Días antes del Atención al Funcionario Correo Institucional


vencimiento por medio Ciudadano Auxiliar
de correo electrónico, Administrativo de
SEGUIMIENTO Y apoyándose vía atención al
CONTROL telefónica y/o verbal, ciudadano.
3 con relación a la
respuesta verificando
que los tiempos de
respuesta
correspondan a los
términos legales.
TRAMITE Y Se válida la respuesta Área competente Área que proyecta Firma y/o visto bueno
RESPUESTA con el responsable, si para responder el la respuesta del líder del proceso.
amerita por razón de requerimiento.
4 término se envía por
correo electrónico, en
caso contrario pasa a la
siguiente actividad.
ENTREGA DE Se entrega la respuesta Área competente Área que proyecta Respuesta con
5 RESPUESTA a atención al ciudadano para responder el la respuesta soportes
con los soportes requerimiento.
respectivos, si aplica
ENVIÓ RESPUESTA Se recibe la respuesta Gestión Líder de gestión Control del registro en
DE LOS DERECHOS para trámite, se remite Documental documental Excel de la
DE PETICIÓN. la respuesta a través correspondencia
6 del correo electrónico y
se envía la
comunicación al
usuario por medio del
área de gestión
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016

documental.
SEGUIMIENTO Para determinar la Gestión Líder de gestión
eficacia de la respuesta Documental documental
dada al usuario, se
7 tiene en cuenta el sello
y/o firma de radicado
de recibido por parte
del peticionario.
CIERRE DEL Cuando el mensajero Atención al Auxiliar Archivo digital, correo
REQUERIMIENTO devuelva el documento Ciudadano Administrativo de electrónico y archivo
con el recibido como lo atención al del expediente.
describe el paso ciudadano.
anterior, hace entrega a
8 gestión documental
para la digitalización y
notificación de la
entrega, luego hacen
llegar con planilla el
original para el archivo
y cierre del proceso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS

Realizó Aprobó Fecha


Marisol Montoya Sánchez, Camilo Paola Gaitán Martínez
Nombre Andrés Rodriguez Díaz
31 de julio de 2015
Cargo Auxiliar Administrativo, Profesional Coordinadora de Control
contratista oficina de Planeación y Interno (E)
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016

Sistemas

Versión Descripción del Cambio Fecha

1.0 Se crea el procedimiento 31 de julio de 2015

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