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MANUAL
INTEGRADO DE
CALIDAD y
OPERACIONES
Sistema de Gestión de Calidad NTCGP
1000:2009- Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005
22/04/2016
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MODELO ESTANDAR DE CONTROL
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................2
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................5
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN .......................................................................................6
1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES .................................................................................7
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL .................................................................................................7
1.2 ALCANCE .........................................................................................................................7
1.3 EXCLUSIONES .................................................................................................................7
1.4 ESTRUCTURA DEL MANUAL ..........................................................................................7
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................8
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO .......................................................8
2.2 MISIÓN .............................................................................................................................9
2.3 VISIÓN ..............................................................................................................................9
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ............................................................................................ 10
2.4.1 Estructura Formal ..................................................................................................... 10
2.4.2 Estructura Informal.................................................................................................... 11
2.4.3 Estructura Funcional ................................................................................................. 12
2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES.................................................................................... 12
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA ........................................................................................................ 12
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................................................. 14
3.1 POLÍTICA DE CALIDAD .................................................................................................. 14
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................................................................. 14
3.3 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................... 14
4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........ 16
4.1 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................ 16
4.2 CONTROL DE LOS REGISTROS ................................................................................... 17
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ........................................................................... 18
5.1 ENFOQUE AL USUARIO ................................................................................................ 18
5.2 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ............................................... 18
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INTRODUCCIÓN
Desde las dos últimas décadas, el país viene desarrollando esquemas administrativos que
enfocado a la atención efectiva y eficiente de los clientes o usuarios de los bienes y servicios
de las entidades públicas. Estos esquemas aportan y plantean escenarios en donde el
funcionario público realiza sus actividades partiendo del Autocontrol, por tal razón la Ley 87 de
1993 establece los criterios básicos para constituir en las entidades públicas del orden Nacional
un Sistema de Control Interno basado en este principio.
Estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional
de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda de la excelencia en las diferentes
entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) Enfoque basado en
procesos, 2) Enfoque de la entidad hacia la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Y
3) Un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es así, como la legislación colombiana
plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma técnica de Calidad para
las entidades públicas NTCGP 1000:2009.
Teniendo en cuenta los requerimientos de la modernización administrativa se proyecta el
presente manual de calidad en su cuarta versión donde se realiza ajustes a la caracterización
de los procesos y procedimientos del Instituto Caro y Cuervo, con la participación de los
funcionarios, usuarios, proveedores y contratistas del Instituto.
Este manual es una herramienta de gestión y control que permite a la entidad direccionar las
acciones hacia un sistema funcional de procesos, determinando roles y responsabilidades de
los funcionarios. Con esta herramienta se podrán detectar las desviaciones de los procesos y
así, realizar las acciones preventivas o correctivas que correspondan.
Corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el modelo estándar de
control interno MECI 1000:2005 de acuerdo al Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema de
Control De Gestión para el componente de Actividades de Control.
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COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Dirección General del Instituto Caro y Cuervo como responsable de la gestión y del
desarrollo de todos y cada uno de los procesos que definen la calidad de su servicio, pondrá a
disposición del personal que la conforma su compromiso, respaldo y los recursos necesarios
para el logro de los objetivos propuestos en este manual.
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1.2 ALCANCE
Las disposiciones de este manual se aplican a todas las áreas del Instituto Caro y Cuervo. El
alcance da cubrimiento a todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de
evaluación de la entidad.
1.3 EXCLUSIONES
Dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se
excluye el siguiente numeral de la norma NTCG 1000:2009.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición, contenido
en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar
dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos
utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los
mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones
exactas.
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
La Ley 30 de 1992 en su Artículo 137, reconoce el régimen especial del Instituto Caro y Cuervo
y le permite ofrecer programas de Educación Superior. El literal b) del artículo 6° del Acuerdo
002 del 08 de Julio de 2010, por el cual se adoptan los Estatutos del Instituto Caro y Cuervo,
establece como una de las funciones y facultades del Instituto Caro y Cuervo “crear desarrollar
y administrar programas de educación superior (nivel de postgrado) y programas de formación
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para el trabajo (no formal) a través del “Seminario Andrés Bello” dependencia del Instituto
dedicada a la docencia.
La constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y,
desde el año 2002 el nuevo Ministerio de Cultura integra a los ciudadanos en la construcción
de un proyecto plural y democrático de cultura. Desde 2003 el Instituto Caro y Cuervo es
adscrito a este ministerio y en su misión propone ejecuta políticas para salvaguardar y
enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la
investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de la
literatura y de la cultura hispanoamericana”; por otra parte, la visión del Instituto Caro y Cuervo
contempla que “en el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su
reconocimiento como centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la
apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes
significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para
la convivencia en la diversidad.
2.2 MISIÓN
El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el
patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la
docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en los
campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.
2.3 VISIÓN
En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento
como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación
social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al
reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia
en la diversidad.
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Oficina Asesora de
Planeación
Fuente: Decreto 2712 del 28 de julio de 2010, por el cual se aprueba la estructura del Instituto
Caro y Cuervo
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1
Entendida como la estructura que visualiza los grupos formales e informales que existen actualmente en la entidad.
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Equidad
Participación
Transparencia
Inclusión
Respeto
Responsabilidad
Compromiso
Servicio
Solidaridad
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Para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces, se han
definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos también son los
mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efectúa la
medición y análisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.
Anualmente la Alta Dirección, a través del líder del área de Planeación y Sistemas efectuará la
revisión del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los parámetros definidos en normas
NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
Por último, se ha establecido para el debido control de los documentos que éstos llevarán el
código asignado por el profesional de calidad del Grupo de Planeación, la versión vigente, la
fecha en la cual es emitido, al mismo tiempo, la frase en marca de agua de cada documento
que dice: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo
tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad”,
con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia y garantizar
así el debido manejo de los mismos.
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Igualmente se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas
que elaboran, revisan y aprueban los documentos. Esta característica solo aplica a los
siguientes documentos: Manual integrado de Calidad y Operaciones, caracterizaciones de
procesos, procedimientos, instructivos y otros manuales (Los formatos no tienen establecido
pie de página). El pie de página contiene los siguientes aspectos:
Realizo: Revisó: Aprobó:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:
Realizó: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que puede ser
diferente a quien lo digita ó elabora, el cargo y la fecha.
Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicación del
documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.
Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó en la
Institución, lo faculta para aprobar el contenido del documento.
Fecha de emisión: Fecha en la que el documento empieza a formar parte del sistema
de gestión de la calidad (fecha de vigencia).
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
6.3 INFRAESTRUCTURA
La entidad ofrece a sus servidores la infraestructura adecuada para su labor a través del
proceso de gestión administrativa coordinado por la Subdirección Administrativa y Financiera
de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigente.
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En este sentido, la entidad documenta los requisitos, los recursos, el desarrollo y la verificación,
de los proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la
Dirección. Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, son transversales a todos los
productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son:
Recursos: Disponer del talento humano e insumos necesarios que se requieren para la
realización del producto y/o servicio.
Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el
cliente.
Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos
preestablecidos.
De Ley:
Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones
vigentes.
Del Cliente:
Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.
Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de
manera sencilla y clara
El área de Control Interno tiene por objeto realizar el seguimiento, la verificación y la evaluación
de los programas, procesos y Sistema de Gestión de Calidad institucionales, por medio de la
ejecución de auditorías internas, con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión
de la entidad.
Por otra parte, es responsabilidad del área de Planeación consolidar la información realizada
por las áreas sobre el seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o
servicios de competencia del Instituto Caro y Cuervo por medio de la recopilación de los
productos y servicios no conformes.
El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al usuario
sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se
revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso.
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Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta más de tres (3) registros de
Producto No Conforme en una misma actividad, se generará una Acción Correctiva, la cual se
documentará en el formato establecido para tal fin.
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9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Procesos Estratégicos
Son el conjunto de procesos a través de los cuales el Instituto, gerencia el diseño y desarrollo
de los demás procesos, se logra el establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos Misionales
Entendidos como el conjunto de procesos y actividades estratégicas y relevantes de la entidad
pública que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto
social o de la razón de ser de la entidad, misión institucional y la obtención de los resultados,
productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que al actuar de manera
interdependiente, determinan la forma más económica, eficiente y eficaz para lograrlo.
Procesos de Apoyo
Son el conjunto de los procesos que no están directamente relacionados con la generación de
los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte
para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen.
Procesos de Evaluación
Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos de
apoyo y misionales.
La caracterización de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual. A
continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos.
Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y
eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política de
calidad, los requisitos de la organización y la debida comunicación de todos estos elementos al
interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta
el Código de Ética y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional.
01. PSIS-01: Formulación del Plan de acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.
02. PSIS-02: Formulación Plan Estratégico Institucional
03. PSIS-P11: Adquisición de hardware y Software
04. PSIS-P12: Soporte Técnico a usuarios finales
05. PSIS-P13: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo
06. PSIS-P14: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores
07. PSIS-P15: Administración de servidores
El Líder del proceso de Gestión del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal,
los procedimientos relacionados son:
Estado Colombiano MECI 2014, en el cual se establece al Talento Humano como uno de los componentes del Módulo de
Planeación y Gestión.
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Código: PR-ES-01
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 4.0
Fecha: Mayo de 2014
OBJETIVO Definir las políticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE Comprende la planificación, dirección, seguimiento y evaluación del ICC.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad de cada uno de los coordinadores de áreas, el/la director(a) y el área de
Planeación y Sistemas
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP 1000:200, MECI, Ley 873 de 2003 N.A
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Dirección
General
Área de
Planeación
Subdirección
Plan Nacional de
Académica
Desarrollo, Plan
Subdirección PSIS-P01:
estratégico
Administrativa y Formulación del Avances Plan Usuarios externos e internos de los
sectorial e
Financiera Plan de Acción y/o Estratégico servicios ICC Dependencias o áreas,
Institucional, PV
Todos los Plan Operativo Institucional Planes de Subdirección Académica, Organismos
Informes de
procesos Anual de Acción externos, Dirección.
gestión, planes de
Control Interno Inversiones.
mejora de los
Comunidad
procesos
académica e
investigativa
Organismos
externos y
usuarios
Dirección Planes PSIS-P02: PVA Plan Estratégico Usuarios externos e internos de los
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Subdirección estratégicos por Formulación Plan Institucional servicios ICC, Dependencias o áreas
Académica área Estratégico Subdirección Académica, Organismos
Subdirección Plan estratégico Institucional externos
Administrativa y anterior
Financiera Plan de acción
Líderes de
Proceso
SIG-P01: Control de
Documentos
SIG-P02: Control de
Dirección registros
Acciones de mejora
Todas las áreas SIG-P03: Producto Usuarios externos e internos de los
No conformidades Mapa de riesgos
Usuarios no conforme servicios ICC
Nuevos Política de
Líderes de SIG-P04: Acciones PHVA Dependencias o áreas
procedimientos o administración de
proceso Preventivas y Subdirecciones
acciones riesgo
Equipo MECI- Correctivas a los Organismos externos.
TRD
Calidad Sistemas
SIG-P05.
Administración del
riesgo
Área de
planeación Proyectos de
Subdirección investigación
DG-RI-P01: Gestión Usuarios externos de los servicios del
académica Actividades
de Convenio PHV Convenios marco, ICC
Líderes de académicas
Interinstitucionales Entidades públicas y privadas
proceso Proyectos
Coordinadores interinstitucionales
de investigación
Usuarios Noticias, DG-CM-P01: Información referente Toda la comunidad usuaria de
H
externos e comentarios, Comunicación al Instituto de Interés servicios y demás organismos
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Fecha: 22/04/2016
Infraestructura Maestro de Registros 4,2,3, 4,2,4, 6,1 7,1 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 1,2; 1,3 2,1
Hardware y Documentos 3,3
Software-Red
Papelería
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajustan nombres de procedimiento
01/12/2012 Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se ajusta la codificación de los Cristian Armando Velandia
26/05/2014 Paola Gaitán
procedimientos Mora
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Fecha: 22/04/2016
Código: PR-AP-02
PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Versión:4.1
Fecha: Mayo de 2015
OBJETIVO Gestionar las diferentes fases de la administración de Talento humano mediante políticas y acciones que
garanticen el cumplimiento de la misión y la visión del Instituto
ALCANCE Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcionarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad del Líder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las áreas
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 909 de 2004 Ley 909 de 2004
Decretos reglamentarios Ley 909 Decretos reglamentarios Ley 909
Ley 489 de 1998 Ley 489 de 1998
Código único disciplinario Código único disciplinario
Resoluciones internas por las cuales se adopta el
programa de capacitación, bienestar, estímulos e
incentivos para cada vigencia.
Resoluciones internas que establecen políticas en
torno a las situaciones administrativas en la entidad.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Actos
TH-01 Selección, administrativos de Dependencia o área
Hojas de vida de aspirantes vinculación y vinculación, de la vacante.
Todas las áreas PHVA
vacancias nombramiento contratos, ordenes Funcionarios
de servicios y vinculantes
nombramiento
Plan de capacitación Seguimiento plan Funcionarios y
Funcionarios y
necesidades de TH-02 Capacitación y anual de contratistas
contratistas vinculados a PHVA
capacitación. Resultados bienestar capacitación. vinculados a la
la entidad
evaluación del desempeño Evaluaciones de entidad
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
capacitación
Servidores Públicos,
Novedades registro Nominas por Ministerio de
Dependencias ICC Y presupuestal, actos TH-03 Liquidación de servicios Hacienda
HVA
Director (a) administrativos de nómina personales y pagos Presupuesto,
situaciones administrativas a terceros Tesorería y
Contabilidad.
Dirección,
Talento humano, Desvinculación, subdirección
Evaluación del desempeño,
subdirección TH-04 novedad, administrativa y
motivación para
administrativa y HVA liquidación de financiera,
insubsistencia, procesos
financiera, control Desvinculación personal, actos presupuesto,
disciplinarios, hallazgos
interno administrativos contabilidad,
tesorería
Concertación de objetivos Evaluaciones,
TH-05
indicadores,
Subdirecciones.
Todas las áreas Manual de funciones PHVA acciones
Evaluación del Entes externos
correctivas,
desempeño
Nombramientos capacitaciones
Concertación de objetivos Evaluaciones,
TH-05
indicadores, Subdirecciones
Todas las áreas Manual de funciones PHVA acciones
Evaluación del
correctivas, Entes externos
desempeño
Nombramientos capacitaciones
TH-06 Situaciones Nómina ajustes
Todas las áreas Solicitudes PHVA Funcionarios
administrativas prestaciones
Nómina ajustes
Todas las áreas Solicitudes TH-07 Vacaciones PHVA Funcionarios
prestaciones
Código: ICC-SIG-11
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ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia Paola Andrea
proceso. Mora Sánchez
29/05/2015 Se ajusta el soporte legal interno
Se incluye el procedimiento TH-10 Inducción y
Camilo Andrés Rodriguez Paola Andrea
reinducción en el proceso. Díaz Sánchez
Se incluye el procedimiento TH-11: Atención a
solicitudes en el proceso.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
PROCESO DE INVESTIGACIÓN
29. IN-01: Gestión de Investigaciones
PROCESO DE FORMACION
30. SAB-01: Programas de posgrado
31. SAB-02: Formación de extensión.
32. SAB-03: Trámites y servicios.
32. SAB-04: Contratación y evaluación docente.
34. SAB-05: Reporte de información a entidades de control
35. SAB-06: Atención al usuario
36. SAB-07: Asistencia a eventos académicos
37. SAB-08: Actividades FOCALAE
38. SAB-09: Fomento a la producción de materiales didácticos ELE
39. PD-SAB-10: Miércoles ELE
BIBLIOTECA
47. BBT-01: Adquisición de material bibliográfico
Código: ICC-SIG-11
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INTERNO
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Código: PR-MS-01
PROCESO DE GESTIÓN DE INVESTIGACIONES Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de
OBJETIVO
estudios
ALCANCE Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigación
RESPONSABLE Subdirección Académica / Coordinadores de proyectos de investigación
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Fecha: 22/04/2016
Maestrías
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Código: PR-MS-02
PROCESO DE FORMACIÓN Versión: 4.1
Fecha: Julio de 2015
Desarrollar procesos de formación académica en los campos de la lingüística, la filología, la literatura,
OBJETIVO las humanidades y la historia de la cultura colombiana. Dotar de los recursos necesarios para su
ejecución.
ALCANCE Desde la creación de los programas académicos hasta la titulación post-gradual de profesionales.
RESPONSABLE Subdirección Académica, decanatura SAB.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 30 de 1992
Ley 115 de 1994
Ley 1188 de 2008
Decreto 2566 de 2003
Decreto 1001 de 2006
Resolución MEN 1036 DE 2004
En el año 2012, el actual Presidente Juan Manuel Reglamento académico SAB
Santos, a través de la iniciativa número 61 de su Buen Gobierno para la
Prosperidad Democrática, le confió al Instituto Caro y Cuervo la siguiente
tarea: “uniremos la fuerza y la reputación del Instituto Caro y Cuervo con
las universidades y la empresa privada, para convertir a Colombia en el
mayor destino en América Latina para aprender español como segunda
lengua.” Con el fin de atender a esta petición, el ICC formuló el Programa
ELE Colombia y la estrategia Spanish in Colombia.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
información decanatura,
usuarios del SAB.
Convocatoria,
proceso de
selección,
Cronograma de corrección de
Entidades públicas, IES SAB-P08 Actividades Estudiantes y
actividades de ELE- PHVA pruebas,
colombianas. ELE-FOCALAE. docentes.
FOCALAE. asignación de
estudiantes a
universidades.
Programa Nacional de
Docentes de español Estímulos del Ministerio SAB-P09 Fomento a la
Estudiantes y
creadores de material de Cultura. Convenios y producción de Materiales
PHVA docentes-
didáctico, coordinadoras alianzas con IES materiales didácticos didácticos ELE.
investigadores.
general y académica. colombianas. ELE.
Lecturas y Estudiantes y
Equipo ELE Colombia Cronograma, plan de SAB-P10 Miércoles actividades en la docentes.
PHVA
(docentes-investigadores actividades ELE. red, y eventos Subdirección
y coordinadores). presenciales. académica.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 42 de 584
Fecha: 22/04/2016
Entidades
externas.
Recursos Documentos Registros Requisitos
MEDICIÓN
Consultar la matriz de indicadores donde se encuentran definidos los respectivos indicadores de gestión.
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo Javier Fandiño Lizarraga
01/12/2012
Se aclara el alcance del proceso Decano SAB
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016
Se ajustan y se agregan
procedimientos
10/04/2014 Se ajusta la codificación de los
Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán
procedimientos
Se agregan cuatro procedimientos. Viviana Mogollón / Camilo Rodríguez Alejandra Olarte
SAB-P07 Asistencia a eventos Fernández / Juan
académicos Manuel Espinosa
08/07/2015 SAB-P08 Actividades ELE-FOCALAE
SAB-P09 Fomento a la producción de
materiales didácticos ELE.
SAB-P10 Miércoles ELE.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 44 de 584
Fecha: 22/04/2016
Código: PR-MS-03
PROCESO DIVULGACIÓN EDITORIAL Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos académicos y científicos
OBJETIVO
exigidos por el instituto y por los entes de regulación externos.
Este proceso inicia desde la formulación y aprobación del plan editorial hasta la ejecución del
ALCANCE
mismo
RESPONSABLE Líder del proceso de gestión editorial
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Derechos de autor
Ley General de Educación- Ley 115 de 1994
N.A
Ley de Cultura-Ley 397 de 1997
Ley 182 de 1995- Reglamento de TV
Estándares Internacionales de Calidad Técnica
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
PD-GE-01: Coordinación
del Comité Editorial
Investigadores Temas de PD-GE-02: Traducción Resultados de
Escritores investigación, temas PD-GE-03: Edición de investigación, Estudiantes,
Estudiantes de interés novedades, novedades en obras literarias, usuarios
PHVA
necesidades de coedición y reimpresiones internos y
Docentes memorias
publicación y PD-GE-04: Revista externos.
Otros indexada Impresiones y
Interesado en publicar divulgación reimpresiones
PD-GE-05: Página Web
PD-GE-06: Impresión
Linotipo Imprenta
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
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Fecha: 22/04/2016
Patriótica, Impresión
Offset, Digital
PD-GE-07: Divulgación
Recursos Documentos Registros Requisitos
Humanos Administrativos, 7,1. Planeación de la realización de
financieros, infraestructura producto
física y tecnológica, 7,2. Procesos relacionados con el
bibliográficos y de medios cliente.
audiovisuales, equipo Plan de 7,2,1. Determinación de los
automotor. comunicación informe requisitos del producto
auditoría- 7,2,2. Revisión de los requisitos
Planes de relacionados con el producto
Ver listado maestro de documentos 7,2,3. Comunicación con el cliente
mejoramiento y
Documentos 7,5. Producción y prestación del
maestros- Políticas servicio
editoriales 7,6. Dispositivos de seguimiento y
medición
8,2. Seguimiento y medición
8,3. Control producto no conforme
8,4 Análisis de datos
8,5 Mejora
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores de Gestión
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 46 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Código: PR-MS-04
PROCESO DE BIBLIOTECA Versión: 4.0
Fecha: Abril de 2014
OBJETIVO Realizar la adquisición, procesamiento técnico, préstamo e inventario del material bibliográfico del Instituto
ALCANCE Este proceso inicia desde la solicitud hasta el préstamo del material bibliográfico
RESPONSABLE Subdirector Administrativo y financiero / Líder de proceso de biblioteca
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los
Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratégico, a través de unos procedimientos
establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al
área responsable de estos procesos. La entidad ha establecido cinco (5) Procesos de Apoyo,
los cuales se describen a continuación:
TESORERIA
51. GF-01: Operaciones de recaudo y colocación de recursos.
CONTABILIDAD
52. GF-02: Ejercicio Contable
PRESUPUESTO
53. GF-03: Ejecución presupuestal
RECURSOS FÍSICOS
El Proceso de Recursos Físicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los
bienes y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, mantiene y conserva la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de
acuerdo con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de
facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales
establecidas. Ver caracterización en AP-02.
SUBPROCESO ALMACÉN
Fecha: 22/04/2016
Establecer en el Instituto Caro y Cuervo las directrices que permitan aplicar eficiente eficaz
y efectivamente los procesos archivísticos de organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original; el ciclo vital y la normatividad archivística. Ver caracterización en AP-04.
GESTIÓN CONTRACTUAL
El proceso de gestión contractual tiene como objetivo, adquirir los bienes y servicios
requeridos para el desarrollo y cumplimiento de la misión y operación de la entidad, a
través de la celebración de contratos y/o convenios, acorde el procedimiento previsto en la
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y hacer el seguimiento a
la ejecución de los mismos. Ver caracterización en AP-05.
Fecha: 22/04/2016
GESTIÓN JURÍDICA
Asesorar y apoyar a la alta dirección del Instituto Caro y Cuervo, brindando soporte,
análisis y concepto jurídico, en todas las actuaciones asignadas, bien de naturaleza
administrativa o misional. Ver caracterización en AP-06.
Fecha: 22/04/2016
Código:PR-AP-01
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:4.1
Fecha: Julio de 2015
OBJETIVO Controlar los recursos financieros y administrativos. Producir la información adecuada para la toma de
decisiones de la alta dirección y apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o áreas.
Responder con la información solicitada por los entes de control.
ALCANCE Desde la programación presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentación de informes a los
entes de control internos y externos. Desde la planeación de las actividades hasta el desarrollo de las
mismas.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad del Grupo de gestión financiera
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Código civil. Código de comercio. Ley 80 de 1993 Estatuto de contratación de la
Nación, respectivas leyes y decretos reglamentarios. Decreto 111/96 Estatuto Manual de Contratación del ICC
general de presupuestos.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Registro
Gestión contractual
programación
mensual PAC Contabilidad
Presupuesto, contabilidad,
tesorería, planeación, Órdenes de pago. PAC Registros SIIF Control Interno
bancos, supervisores de aprobado. Soportes
Consignaciones Coordinación
contratos, Talento contables, contratos, TESORERÍA PHVA
Humano, Librería, Gestión consignaciones. Plan financiera
Programación
contractual, Seminario Adquisiciones, nómina.
Andrés Bello. pagos mensuales MHCP, Dirección,
Presupuesto
Transferencias
Órganos de control
Reporte de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 54 de 584
Fecha: 22/04/2016
Ingresos
TES
Constitución CxP
Obligaciones, Dirección (a),
Informes, libros Contaduría General
contables estados de la Nación, DIAN,
Tesorería, presupuesto, Nómina, órdenes de pago, financieros Secretaria Distrital
Todas las áreas de la plan de adquisiciones, CONTABILIDAD PHVA de Hacienda,
Entidad demás soportes contables Declaraciones Ministerio de
tributarias Hacienda,
presupuesto y
tesorería.
CDP, CRP,
informe de
ejecución
Presupuesto, supervisores Solicitud de certificado de
presupuestal, Compras, jurídica,
de contratos, contabilidad, disponibilidad presupuestal,
tesorería, planeación, Plan actos administrativos; PRESUPUESTO PHVA informes a órganos dirección,
de control. contabilidad,
de Adquisiciones, Gestión contratos, CRP, CDP,
órganos de control.
Contractual ejecución presupuestal.
Constitución de
Reserva
Presupuestal
Resolución de constitución Todas las Áreas del
Presupuesto, Contabilidad, Adquisición de
de la Caja Menor CDP, Manejo Caja Menor PHVA Instituto
Tesorería, bienes y servicios
CRP Giros, Reembolsos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 55 de 584
Fecha: 22/04/2016
Control Interno
Ministerio de
Hacienda
Recursos Documentos Registros Requisitos
Sistemas de información Reservas presupuestales Ver Listado Maestro de NTC-ISO 9001:2000 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
CDP-CRP Registros 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.53, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
Recurso humano 8.4, 8.5
Ejecuciones
Normatividad vigente presupuestales- PAC-
Órdenes de pago – Estados
financieros –– Pliegos ––
Contratos – Informes de
interventoría – Estudios
previos – Actas de inicio –
Actas de Liquidación – Paz
y Salvos – Ingresos a
Almacén – Facturas de
venta
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajustan el objetivo Auris Margarita Mendoza Ricardo Francisco
Se aclara el alcance del proceso Daza
Se ajustan nombres de procedimiento
Se modifican procedimientos involucrando
actividades que se realizan en el aplicativo SIIF
NACIÓN II.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 56 de 584
Fecha: 22/04/2016
26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos Cristian Armando Velandia Auris Margarita
Mora Mendoza
09/07/2015 Se actualiza el proceso Camilo Andrés Rodriguez Auris Margarita
Se incluye el procedimiento de Manejo Caja Menor Diaz Mendoza
Código:PR-AP-03
PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión:4.0
Fecha: Mayo de 2014
OBJETIVO Administrar el uso de los recursos físicos e informáticos del Instituto
ALCANCE Desde la adquisición, mantenimiento, reparación de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el
proceso de dar de baja de los elementos pertinentes. Desde la producción hasta la conservación o
eliminación de archivos.
RESPONSABLE Subdirección Administrativa y financiera, líderes de proceso de almacén-Sistemas archivo
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la
rama ejecutiva del poder público y en otras instituciones prestadoras de servicios
Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la
Norma técnica de calidad en la gestión pública
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Comprobante de
Todas las Necesidades Funcionarios y/o RF-AL-01: Ingresos
HVA ingresos Almacén
dependencias contratistas de Almacén
Inventarios
Supervisores de Comprobante de
Elementos y bienes adquiridos RF-AL-02: Egresos Todas las
contratos de H egresos de
por el instituto de Almacén dependencias
adquisición de bienes inventarios
Egreso del bien
RF-AL-03: Egresos
Inventario anterior, facturas, Traslado o baja del
(Baja) de almacén Almacén
Gestión editorial ingresos, egresos, bajas y HV bien.
de elementos Comité de bajas
traslados Reporte de
devolutivos
inventario
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 57 de 584
Fecha: 22/04/2016
Paz y salvo
Comprobante de
Gestión editorial RF-AL-04: Ingresos ingreso Gestión editorial
Publicaciones VA
Almacén de Publicaciones Registro de Almacén
publicaciones ICC
Egreso del bien.
Traslado o baja del Contabilidad
Todas las Inventario necesidades de RF-AL-05:Toma bien. Tesorería
VA
dependencias bienes física de Inventarios Reporte de Presupuesto
inventario Almacén
Paz y salvo
Inventarios RF-AL-06: Traslados Egreso del bien
Todas las áreas PHVA Almacén
Necesidades de bienes de elementos trasladado
RF-SG-P07: Servicios Todas las
Áreas del Instituto, Servicio de vigilancia
Supervisión de PHVA prestados dependencias
empresa contratada Servicio de aseo
servicios generales Informes Usuarios externos
Recursos Documentos Registros Requisitos
Infraestructura Soporte técnico e informático Ver Listado Maestro de NTCGP 1000:2004
Recursos físicos Plan de mantenimiento Registros 6.1 Provisión de los recursos
Personal preventivo y correctivo 6.3 Infraestructura
Manuales de seguridad 6.4 Ambiente de trabajo
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Ricardo Francisco
Se ajustan nombres de procedimientos Zoe Castro Bohórquez
Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 58 de 584
Fecha: 22/04/2016
26/05/2014 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia María del Rosario
proceso. Mora Barros
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 59 de 584
Fecha: 22/04/2016
Código:PR-AP-03
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión:4.1
Fecha: Abril de 2015
OBJETIVO Establecer en el Instituto Caro y Cuervo las directrices que permitan aplicar eficiente eficaz y efectivamente los
procesos archivísticos de organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original; el ciclo vital y la normatividad archivística.
ALCANCE Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan documentos relacionados
con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro de las metas y objetivos propuestos.
RESPONSABLE Grupo de Gestión Documental.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y
del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones
Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública
Ley 1437 de 2011. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Manual de Organización de Archivos
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Programa de Gestión Documental
Proceso y se dictan otras disposiciones
Decreto 2609 de 2012. Por la cual se reglamenta el Título V de la Ley
General de Archivos, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las entidades del estado.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 60 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Documental
Bancos
terminológicos
Fecha: 22/04/2016
Gestión Documental
Tablas de Retención GD-06: Conservación de Banco de
Todas las áreas PHVA
Documental documentos imágenes
Contratista
Fecha: 22/04/2016
proceso. Mora
27/04/2015 Se ajusta el objetivo
Se ajusta el soporte legal y el soporte externo
Se ajusta el soporte legal interno Camilo Andrés Rodríguez
Nora Garzón Morales
Se ajustan nombres de procedimientos Díaz
Se ajustan los proveedores, las entradas, salidas y
usuarios de los procedimientos
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 65 de 584
Fecha: 22/04/2016
Código:PR-AP-05
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL Versión:4.0
Fecha: Mayo de 2015
OBJETIVO Adquirir los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de la parte misional y funcionamiento de la
parte administrativa del Instituto, a través de la celebración de contratos y/o convenios, acorde con el
procedimiento previsto en el Estatuto General de la Contratación Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de
2007, Decreto 1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios sobre la materia); y hacer el seguimiento a
la ejecución de los mismos.
ALCANCE Inicia con las necesidad de bienes y servicios definidas en el plan de acción del Instituto, la prestación de
servicios generales, y la entrega del bien o la disposición para el uso del servicio requerido por las
unidades estructurales y o funcionales del instituto.
RESPONSABLE Grupo de gestión contractual, áreas que requieren la contratación, Grupo de gestión financiera.
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Constitución Nacional, Ley 1437 de 2011, Estatuto General de la Contratación
Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012, Decreto 1510 de Manual de Contratación del ICC
2013 y demás decretos reglamentarios sobre la materia)
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Plan de Procedimientos para el adelanto de
Invitación pública, Contratistas
contratación. procesos de selección, elaboración,
aviso de
perfeccionamiento y legalización de
convocatoria, pliegos Áreas que
Estudios previos y contratos o convenios del Instituto
Áreas que requieren la de condiciones requieren la
documentos Caro y Cuervo
contratación (según se requiera) contratación
anexos.
HVA
Grupo de gestión PD-GC-01 PROCEDIMIENTO Supervisión
Certificado de CONTRATACIÓN Actas
financiera DIRECTA
Disponibilidad PRESTACIÓN DE SERVICIOS Contrato Grupo de
presupuestal.
gestión
PD-GC-02 PROCEDIMIENTO Acta de inicio (según financiera
Registro CONTRATOS
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 66 de 584
Fecha: 22/04/2016
PD-GC-04 PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN ABREVIADA DE
MENOR CUANTÍA
PD-GC-05 PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN ABREVIADA POR
SUBASTA INVERSA
PD-GC-06 PROCEDIMIENTO
ACUERDO MARCO DE PRECIOS
PD-GC-07 PROCEDIMIENTO
LICITACIÓN PÚBLICA
PD-GC-08 PROCEDIMIENTO
CONCURSO DE MÉRITOS
Contrato Procedimientos para la supervisión Otrosí (Adición y/o
durante la ejecución del contrato y prórroga)
Informes del la liquidación del mismo Áreas que
Contratista
contratista requieren la
HVA Actas de cesión contratación
Supervisor (Cuando se PD-GC-09 PROCEDIMIENTO
requiera) RADICACIÓN INFORME DE Acta de liquidación
ACTIVIDADES PARA
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 67 de 584
Fecha: 22/04/2016
Conceptos
técnicos para
novedades de
adición, prórroga
(cuando se
presente la
novedad y se
apruebe)
Recursos Documentos Registros Requisitos
HUMANO: Actas Ver listado maestro de registros Constitución Nacional
Profesionales y
asistenciales del Grupo Formatos
de gestión contractual y
de las diferentes áreas Archivos virtuales Ley 1437 de 2011 Código de
con la necesidad de de la actividad Procedimiento Administrativo y de lo
adquirir bienes y contractual Contencioso Administrativo
servicios.
FÍSICOS:
Puestos de trabajo, Expedientes Estatuto General de la Contratación
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 68 de 584
Fecha: 22/04/2016
Manejo de programas de
contratación pública.
Impresoras
Internet
Teléfonos
Fotocopiadoras
Escáner
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
01/12/2012 Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso Ricardo
Se ajustan nombres de procedimientos Zoe Castro Bohórquez Francisco
Se ajustan numerales de la norma Daza
Se incluyeron nuevos procedimientos
06/05/2015 Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Camilo Andrés Rodriguez Fernando
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 69 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Código:PR-AP-06
PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA Versión: 4.1
Fecha: Junio de 2015
OBJETIVO Asesorar y apoyar a la alta dirección del Instituto Caro y Cuervo, brindando soporte, análisis y concepto jurídico,
en todas las actuaciones asignadas, bien de naturaleza administrativa o misional.
ALCANCE Desde la proyección y revisión de los actos administrativos de las diferentes áreas a ser suscritos por la
Dirección General, hasta la elaboración de conceptos jurídicos que garanticen la estabilidad legal del Instituto
Caro y Cuervo.
RESPONSABLE Asesor jurídico externo del Instituto
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(ley 1437 de 2011). Actos Administrativos suscritos por la Dirección
Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012) General vinculantes y vigentes.
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la
gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto 1227 de 2005; Decreto
4968 de 2007.
Ley general de educación (ley 30 de 1992)
Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 71 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Ricardo Francisco
01/12/2012 Se ajustan nombres de procedimientos Ricardo Francisco Daza
Daza
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia
26/05/2014
proceso. Mora
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso Oscar Javier
17/06/2015 Camilo Andrés Rodriguez Diaz
Se ajusta el soporte legal Fonseca Gómez
Se ajustan numerales de la norma
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y
MODELO ESTANDAR DE CONTROL Página 73 de 584
INTERNO
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Código: PR-CE-01
PROCESO DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN Versión: 3.0
Fecha: Abril de 2016
OBJETIVO Verificar y evaluar permanentemente el sistema de control interno de la entidad, presentando a la Dirección
General los resultados de la evaluación de la gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan al
mejoramiento y optimización del sistema.
ALCANCE Comprende la programación, ejecución de los planes de auditoría, el seguimiento a la autoevaluación institucional
y la formulación de recomendaciones o hallazgos encaminados a la optimización del sistema de control interno
hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones implementadas.
RESPONSABLE Profesional especializado grupo de control interno
SOPORTE LEGAL, SOPORTE EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ver Normograma institucional Sistema de Control Interno implementado en el ICC
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Congreso de la Programa anual de
Normatividad legal vigente P
República auditoría
P Plan de auditoría
Planes, programas, procesos Informe preliminar de
H-V Todos los procesos,
CI-CE-01: Auditoría auditoría
Informe definitivo de entes de control y
Todos los interna H
auditoria auditores externos
procesos Resultados de las auditorías
Planes de
de la calidad y de control
mejoramiento
interno recomendaciones V-A
Informes de
seguimiento
Recursos Documentos Registros Requisitos Políticas de
operación
Físicos Ver listado maestro de Actas de comité de 4.2.3 Control de
Humanos documentos procesos de coordinación del Sistema de documentos Manual Integrado de
Financieros monitoreo, control y Control Interno 5.6.2 Información de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO Versión: 4.1
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Página 75 de 584
Fecha: 22/04/2016
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Se ajusta el objetivo
Se aclara el alcance del proceso
Johanna Londoño / Bibiana
06/04/2011 Se ajustan nombres de procedimientos Bibiana Quesada Mora
Quesada Mora
Se ajustan numerales de la norma
Se incluyeron nuevos procedimientos
Se ajusta la codificación de los procedimientos y del Cristian Armando Velandia
26/05/2014 Paola Gaitán Martínez
proceso. Mora
Se elimina el procedimiento: PD-CI-CE-02 Atención José Daniel Quilaguy
21/04/2016 Camilo Andrés Rodriguez Díaz
requerimientos de organismos externos Bernal
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y
OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO
ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Página 76 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
responsables,
presupuesto,
actividades y
seguimiento.
En el sitio web
institucional se
publica el plan
PUBLICACIÓN de acción y el
DEL PLAN DE plan de Oficina Profesional de la Oficina Asesora
7 N.A
ACCIÓN Y adquisiciones Asesora de de Planeación y Sistemas Sitio web
GESTIÓN consolidado Planeación
antes del 31 de
enero de cada
vigencia.
En el aplicativo
destinado para
tal fin se
ACTUALIZACIÓN actualizan las Oficina Líder de proceso (Fichas)
SISTEMAS DE fichas y los Asesora de
8 Plataforma del DNP
INFORMACIÓN indicadores Planeación y Profesional del área de Sistemas
DNP correspondientes Sistemas (Indicadores)
a los proyectos
de inversión del
Instituto.
Cada tres meses Oficina Líder de proceso (Fichas) Ficha de seguimiento al plan
9 SEGUIMIENTO N.A
se realiza Asesora de de acción y reporte SPI
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 81 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Se realizó la actualización de actividades y sus descripción para la versión 4.0 del Marzo de 2014
4.0
Manual Operativo de Calidad y Operaciones
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 83 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Elaborar
Propuestas
PLANES propuestas de los Todos los
2 Cada Área de planes N.A
ESTRATÉGICOS planes estratégicos Funcionarios
estratégicos
de las Áreas
Para el seguimiento
del Plan Estratégico
Sectorial, recopilar,
y reportar
trimestralmente a la
SEGUIMIENTO A Oficina Asesora de Responsable
Oficina Asesora de
3 PLANES Planeación los de
planeación y Sistemas
ESTRATÉGICO avances de gestión Planeación
y resultados de las
metas de acuerdo
con los indicadores
Punto de
control
Se reciben
Miembros del
observaciones al
Comité de desarrollo Comité de
4 OBSERVACIONES documento N.A N.A
administrativo desarrollo
preliminar de Plan
administrativo
Estratégico
Incluir las Responsable
Oficina Asesora de
5 AJUSTES observaciones de N.A N.A
planeación y Sistemas
aprobadas Planeación
Consolidar Responsable
CONSOLIDACIÓN Oficina Asesora de
6 documento Final de de N.A N.A
DE DOCUMENTO planeación y Sistemas
Plan Estratégico Planeación
7 APROBACIÓN Aprobación por Comité de desarrollo Miembros del Plan N.A
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 85 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
INSTALACIÓN. sistemas.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Paola Gaitán Martínez-
Myriam Ruth Galvis
Nombre Fredy Rey Camacho-
Ricardo Francisco Daza Gamba
Jean Paul Granados Noviembre de 2012
Profesional contratista oficina de Planeación y Líder de proceso de Planeación
Cargo
Sistemas y Sistemas
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
remota sistemas.
El profesional o técnico del área de Área de Profesionales N.A N.A
EN EL PUESTO DE sistemas se desplaza al puesto de sistemas y técnicos de
3
TRABAJO trabajo verifica el requerimiento y sistemas.
procede a su solución
De acuerdo con la valoración dada, el Área de Profesionales N.A N.A
requerimiento se soluciona a través del sistemas y técnicos de
4 ASISTENCIA REMOTA
aplicativo remoto. sistemas.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes repetitivas el área de sistemas realiza
capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados. Las observaciones realizadas por los profesionales y técnicos de
sistemas deben ser implementadas por los usuarios para evitar repetición en los procesos y demoras en la atención de las demás
solicitudes.
Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas por todos los usuarios y deben
implementarse los procedimientos especificados para solucionar inconvenientes simples.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 92 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Abril de 2014
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 96 de 584
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
de la
empresa
contratista.
El mantenimiento correctivo se Área de Profesionales y Correo Correo
realiza cada vez que se requiere, sistemas, y técnicos del área electrónico, electrónico y
ya sea por una parada inesperada empresa de sistemas. reporte del aplicativo de
o por el desgaste de suministros. contratista. aplicativo de mesa de
mesa de ayuda
MANTENIMIENTO
2 ayuda, e
CORRECTIVO
informe de
actividades
de la
empresa
contratista.
Realizar los ajustes requeridos Área de Profesionales del Hoja de vida Consolas de
para mantener en línea los sistemas. área de sistemas. de administració
servicios ofrecidos por servidores, n de Firewall,
determinado servidor. manuales de equipos
configuración cliente
CONFIGURACIÓN , servidor.
3
DE SERVIDORES configuracion
es de
Firewall,
registro de
dominios
públicos
CONFIGURACIÓN Habilitar puntos de red en nuevos Área de Profesionales del Matriz de Consola de
DE PUNTOS DE puestos de trabajo. sistemas. área de sistemas. información. administració
4
ACCESO A LA n de los
RED INTRANET. accespoint.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 99 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el sitio web del Sistema Integrado de Gestión
del Instituto Caro y Cuervo. Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la responsabilidad
del uso de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público.
Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre-impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias del
formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se
trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el
Normograma.
En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en
la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG debe realizarse en el sitio web del Instituto, por lo tanto NO se debe realizar
la impresión de los mismos, salvo los formatos.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N°
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Todo servidor público
IDENTIFICAR puede manifestar a su jefe
NECESIDAD DE o responsable del
CREAR, proceso, los Todos los
Todos las áreas
1 MODIFICAR O requerimientos de servidores públicos Correo electrónico
RETIRAR elaboración, modificación
DOCUMENTO. o retiro de documentos del
Sistema Integrado de
Gestión.
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 106 de 584
Fecha: 22/04/2016
Analizar la viabilidad de
creación, modificación,
anulación o retiro de
documentos. Si el análisis
de la necesidad avala la
ICC-SIG-02
solicitud, esta se consigna
SOLICITUD DE
EVALUAR LAS en el formato (ICC-SIG-02
Responsable del CREACION,
NECESIDADES SOLICITUD DE
2 Todas las áreas proceso MODIFICACION
PRESENTADAS CREACION,
O ANULACION
MODIFICACION O
DE
ANULACION DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS),
justificando la solicitud; y
se envía al responsable
del proceso de
Administración del SIG
Recibe formato de
Solicitud para crear,
modificar o retirar
documento, evalúa la Profesional
ICC-SIG-02
AUTORIZAR LA pertinencia del Contratista de
SOLICITUD DE
ELABORACIÓN, requerimiento a la luz del Oficina Asesora de
Oficina Asesora de CREACION,
MODIFICACIÓN O cumplimiento de los Planeación y
3 Planeación y Sistemas MODIFICACION
RETIRO DE requisitos legales, de las Sistemas
O ANULACION
DOCUMENTOS normas soporte del SIG y coordinador del
DE
de su impacto con el SIG.
DOCUMENTOS
Sistema Integrado de
Gestión en general.
Si es avalado da
respuesta al responsable
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 107 de 584
Fecha: 22/04/2016
del proceso.
Continúa actividad 4.
Si no es avalado, incluye
la respectiva justificación.
Fin del procedimiento.
Si es una anulación o
retiro de obsoleto continúa
en la actividad 15.
En el caso de referirse a
documento externo
continua con la actividad
16.
El responsable de la
elaboración o modificación
del documento, lo elabora
o modifica según
corresponda. “Estructura y
Profesional
formatos de presentación
Contratista de
de los documentos del
ELABORAR O Oficina Asesora de Documento
Sistema Integrado de Oficina Asesora de
MODIFICAR LOS Planeación y Preliminar (medio
4 Gestión”. Planeación y Sistemas
DOCUMENTOS Sistemas electrónico)
El responsable de elaborar
coordinador del
o modificar el documento
SIG.
evalúa si hay otras
dependencias
involucradas con la
actividad ó si afecta otros
procesos, a fin de
garantizar la participación
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 108 de 584
Fecha: 22/04/2016
de sus responsables en la
elaboración y/o ajuste del
documento y hace un
levantamiento preliminar
de la información.
Si es una modificación se
registran en la sección
“control de cambios”, las
modificaciones
significativas.
Se identifican los
requisitos legales,
organizacionales o del
cliente específicos
aplicables a la elaboración
o modificación del
documento en estudio.
Una vez elaborado y/o
ajustado el documento, se
envía al responsable de su
revisión.
Revisar si el documento
Profesional
está acorde con las
Contratista de
directrices establecidas en Documento
Oficina Asesora de
REVISAR EL el Sistema Integrado de Preliminar
Oficina asesora de Planeación y
5 DOCUMENTO. Gestión, en la revisado (medio
planeación y sistemas Sistemas
normatividad vigente. electrónico)
coordinador del
Si no cumple se devuelve
SIG.
a la Actividad 4 a quien lo
elaboró para que realice
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 109 de 584
Fecha: 22/04/2016
Se revisa que el
documento cumpla con los
aspectos formales Profesional
establecidos en el Contratista de
presente documento. Se Oficina Asesora de
asigna el código, número
CODIFICAR EL de versión y fecha de Oficina asesora de Planeación y Documento
6 DOCUMENTO. acuerdo con las directrices planeación y sistemas Sistemas codificado
establecidas. coordinador del
Los códigos se asignan de SIG.
acuerdo con lo establecido
por el grupo de Gestión
documental. Utilización
codificación dependencias
del Instituto
¿El documento requiere Sitio web
acto administrativo para su
aprobación? Aprobación y
IDENTIFICAR SI
Revisión de documentos Oficina Asesora de
EL DOCUMENTO
7 del SIG vaya a la Planeación y Sistemas
REQUIERE ACTO
actividad 8.
ADMINISTRATIVO
Si no requiere acto
administrativo vaya a la
actividad 9
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 110 de 584
Fecha: 22/04/2016
Profesional
Contratista de
Se elabora acto
Oficina Asesora de
GESTIONAR administrativo para Oficina Asesora de Planeación y
ACTO aprobar el documento, se
planeación y Sistemas Acto
ADMINISTRATIVO solicita revisión jurídica.
8 sistemas/Jurídica/Dirección coordinador del administrativo
DE APROBACIÓN Se firma el acto
general SIG.
DE DOCUMENTO. administrativo. Va a la
/ Apoderada
actividad 9 para terminar
judicial Oficina
el trámite de aprobación.
Jurídica/
Profesional
El documento es aprobado Contratista de
y adoptado con las firmas Oficina Asesora de
correspondientes en la Planeación y
Oficina Asesora de
sección control de Sistemas
documentos. planeación y Documento
APROBAR EL coordinador del
9 Remitir documento al sistemas/Jurídica/Dirección firmado
DOCUMENTO SIG.
profesional de calidad general Responsable de la
para gestionar su Aprobación,
publicación. documentos del
SIG.
Profesional
Se actualiza el Listado Contratista de
ACTUALIZAR Listado Maestro
Maestro de Documentos Oficina Asesora de Oficina Asesora de
LISTADO de documentos
10 con el nuevo documento o planeación y sistemas Planeación y
MAESTRO DE actualizado
con la información del Sistemas
DOCUMENTOS.
documento modificado coordinador del
SIG.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 111 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Determinar si el
documento de origen
externo debe ser incluido
CONTROLAR o actualizado en el
Responsable de
DOCUMENTOS normograma. Todas las áreas Correo electrónico
16 cada proceso
EXTERNOS Si debe ser incluido se
envía la información para
actualización al
responsable del proceso
de gestión jurídica.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código alfanumérico de identificación dicha codificación de los
documentos se realizará así:
Codificación para procesos:
Se realiza así:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 114 de 584
Fecha: 22/04/2016
Primera posición: PR que corresponde al tipo de documento “Proceso” según la Tabla1. Abreviaturas para la identificación de tipos de
documentos del SIG.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Ejemplo:
Abreviatura del Guion Abreviatura del Numeración
Tipo de proceso
documento
DV - DE
Codificación para documentos que están relacionados directamente con un procedimiento en particular:
Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso o específicamente con un procedimiento específico. En esta categoría
se incluye también la codificación de los procedimientos.
Se realiza así:
Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 1. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento según Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de
procesos.
Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento.
Codificación para documentos que están relacionados directamente con los procesos (Formatos):
Se realiza así:
Primera posición: Abreviatura de la entidad ICC correspondiente a Instituto Caro y Cuervo
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 115 de 584
Fecha: 22/04/2016
Ejemplo de codificación de un formato que está relacionado con el procedimiento cuyo código es ICC-GF-01
ICC - GF - 01
En el espacio del encabezado que corresponde al Título del documento de los registros creados y/o modificados se establecerá el tipo de
registro que es: Manual, Proceso, Procedimiento, Tramite, Instructivo, Guía, Programas, Planes, Formatos e indicador.
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema Integrado de Gestión.
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organización de acuerdo con la resolución 0265 de
2013 por la cual se implementa y se adopta la codificación de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo:
PROCESO CODIFICACIÓN
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 116 de 584
Fecha: 22/04/2016
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ES
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES RI
COMUNICACIONES Y PRENSA CM
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG
ATENCIÓN AL CIUDADANO AC
GESTIÓN JURÍDICA GJ
PLANEACIÓN Y SISTEMAS PSIS
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN CI
INVESTIGACIÓN INV
UNIDAD DOCENTE SEMINARIO ANDRÉS BELLO SAB
DIVULGACIÓN EDITORIAL DE
BIBLIOTECA BBT
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CD
GESTIÓN FINANCIERA GF
TALENTO HUMANO TH
GESTIÓN DOCUMENTAL GD
GESTIÓN CONTRACTUAL GC
RECURSOS FÍSICOS RF
Elementos comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado, márgenes, fuente, tamaño de letra y sección de
control de cambios en concordancia con la Guía técnica Colombiana 185 para la Documentación organizacional. Y como se determina a
continuación:
Márgenes:
Se recomiendan las siguientes márgenes
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 117 de 584
Fecha: 22/04/2016
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
- Logotipo del Instituto Caro y Cuervo, al lado izquierdo de la página.
- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
- Código del documento al lado superior derecho de la página.
- Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
- Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
- Páginas del documento
Fecha: 22/04/2016
Contenido
El documento debe estar en tipo de letra Arial y tamaño 11
Control de Cambios
Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener el control de documento que indica nombre y cargo de
quién elaboró y aprobó la presente versión, como se indica en el siguiente ejemplo:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
3.CONTROL DE DOCUMENTO
Realizó Revisó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Castro Bohórquez
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación
Planeación y Sistemas y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Marzo de 2014
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación
Planeación y Sistemas y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento Octubre de 2012
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 119 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Tabla De Control De Registros: Índice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos del Sistema de Gestión de Calidad del
Instituto Caro y Cuervo|.
Tabla De Retención Documental: Es el instrumento que contiene la relación de: series, sub-series y tipos documentales de registros, con
sus correspondientes tiempos de retención, generados por el ICC.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 594 de 2000.
Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009, Numerales 4.1 – 4.2.1 - 4.2.4
Subsistema: Control de gestión
Componente: Información
Elemento: Información primaria, Información secundaria,
Sistemas de Información
Subsistema: Control de Gestión
Componente: Actividades de control
CONDICIONES GENERALES:
La producción documental está organizada según lo dispuesto en el proceso Gestión Documental hace y respeta la normatividad
archivística emanada del Archivo General de la Nación.
Si se requiere efectuar cambios de “forma” en los documentos del Sistema Integrado de Gestión como: correcciones de ortografía o de
redacción se podrán realizar sin que ello implique el cambio de versión del documento como tampoco el trámite de la solicitud de
modificación, ni la recolección de firmas.
Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el sitio web del Sistema Integrado de Gestión
del Instituto Caro y Cuervo.
Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la responsabilidad del uso de versiones
desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público.
Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos pre-impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias del
formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 122 de 584
Fecha: 22/04/2016
trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el
Normograma.
En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en
la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG debe realizarse en el sitio web del Instituto, por lo tanto NO se debe realizar
la impresión de los mismos, salvo los formatos.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000.
Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009, Numerales 4.1 – 4.2.1 - 4.2.4
Subsistema: Control de gestión
Componente: Información
Elemento: Información primaria, Información secundaria,
Sistemas de Información
Subsistema: Control de Gestión
Componente: Actividades de control
Componente: información
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N°
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
La identificación de los
Registros del SIG se
realiza con las iniciales
IDENTIFICACIÓN del Instituto (ICC) las
DE LOS letras que identifican el
1 Área que solicita Jefe de Proceso N.A N.A
REGISTROS proceso emisor del
registro de acuerdo con la
tabla de codificación de
dependencias y una
codificación de números
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 123 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
El personal de cada
dependencia tiene N.A
acceso a los registros de
sus procesos, si
necesitan ingresar a un
registro de otra área
tienen que recibir el visto
bueno del jefe del área o
del responsable del
Proceso de Gestión
Documental.
El tipo de expediente en
el cual se archivan los
CLASIFICACIÓN DE registros del Instituto
Planeación Profesional Área
4 LOS REGISTROS Caro y Cuervo se N.A
Planeación
determina de acuerdo a N.A
lo dispuesto en las Tablas
de Retención Documental
Los Registros del SIG se
almacenan de acuerdo a
los procedimientos de
ALMACENAMIENTO Responsable archivo de
5 elaboración y control de Área quien solicita N.A N.A
gestión
documentos, y control de
registros establecidos en
Manual Integrado de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 125 de 584
Fecha: 22/04/2016
Calidad de Operaciones.
En cada dependencia del
ICC, se cuenta con un
archivo de gestión o
áreas de almacenamiento
apropiadas para
garantizar la integridad
física y la fácil consulta
de los mismos. (ver
Tablas de Retención
Documental –TRD y ICC-
GD-10 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN DE
CONSERVACIÓN Y
ARCHIVOS)
PRESERVACIÓN Responsable archivo de
Área quien solicita
6 DE LOS gestión N.A N.A
El responsable de la
REGISTROS
recolección revisa
periódicamente el estado
en que se encuentran los
documentos. Si al revisar
el registro se encuentra
en mal estado el
responsable de su
recolección transcribe la
información que éste
contiene
Conservación de los
registros. El tiempo de
conservación de los
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 126 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
CLIENTE: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
ESPECIFICACIÓN: Documento que establece requisitos.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
PARTE INTERESADA: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 128 de 584
Fecha: 22/04/2016
Aplica a todas las dependencias responsables de procesos misionales del Instituto Caro y Cuervo.
Este procedimiento aplica a los procesos misionales que hacen parte integrante del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad que
están directamente relacionados con la satisfacción de los clientes.
Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados por el personal responsable del proceso, en el momento en que
se detecten servicios o productos que no cumplan con alguna de las características especificadas, para su uso, proceso o entrega.
MARCO LEGAL:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 129 de 584
Fecha: 22/04/2016
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Detectar durante el desarrollo de Todas Todos los funcionarios N.A.
sus actividades diarias el las del Instituto Caro y
Producto o servicio No Conforme áreas Cuervo
a partir del incumplimiento de los
DETECCIÓN DE NO
requisitos establecidos para el
CONFORMIDAD Y
1 proceso/Procedimientos del
SUSPENDER
Manual Integrado de Calidad y
ACTIVIDADES
Operaciones /Caracterizaciones
DESARROLLADAS
de los procesos y o
procedimientos; e informando al
responsable o líder del proceso,
tan pronto sea detectado.
REGISTRAR EL Registrar el Producto/Servicio no Profesional Contratista Formato “Control
PRODUCTO NO conforme en el formato “Control Planeac de Oficina Asesora de de
2 CONFORME EN EL
de Producto/Servicio No ión Planeación y Sistemas Producto/Servici
FORMATO
ESTABLECIDO Conforme” coordinador del SIG. o No Conforme”
TRATAMIENTO Tratar el Producto/Servicio no Todas Funcionario designado ICC-SIG-03
DEL conforme, el cual puede ser una las por el Líder del REGISTRO DE
3
PRODUCTO/SERVI corrección o un Reproceso. Para áreas Proceso. LAS NO
CIO NO la Ejecución de esta actividad se CONFORMIDAD
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principio a fin y los parámetros de configuración, permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas.
Método: Proceso o camino sistemático establecido para realizar una tarea o trabajo con el fin de alcanzar un objetivo predeterminado.
No Conformidad: incumplimiento de un requisito.
Producto No Conforme: producto / servicio que no cumple con uno o varios de los requisitos.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias
de un hecho.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el
logro de sus objetivos.
Queja3: Expresión de insatisfacción hecha a un Servidor Público con respecto a la prestación del servicio. Es la protesta, censura o
descontento, realizada contra la conducta irregular de uno o varios Servidores Públicos en desarrollo de sus funciones. (La queja se
atiende a través del proceso de “Control Interno Disciplinario)
Reclamo: Cualquier expresión verbal o escrita, mediante la cual el ciudadano o cliente presenta una declaración formal por el
incumplimiento de un derecho o perjudicado, por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio.
Sugerencias: juicio de valor emitido a quien tiene autoridad para tomar acciones de mejoramiento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo Estándar de Control Interno)
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos
del estado y se dictan otras disposiciones; Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios; Decreto 4110 de 2004.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
DEPENDENCIA CARGO
DEFINICIÓN DE LA Cada responsable de proceso y/o Cada Área y Líder de Proceso ICC-SIG-04
1 subproceso deberá determinar la N.A
NECESIDAD DE Control Interno y Auditores ACCIONES
necesidad de formular y/o
3
NTC- ISO 10002:2005, Numeral 3.2. del literal 3.
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planificadas.
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3.CONTROL DE CAMBIOS
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Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en términos de combinación de las consecuencias y sus probabilidades
Plan de Gestión del riesgo: Régimen en el marco de gestión del riesgo especificando el enfoque, la gestión componentes y
los recursos que se aplicarán a la gestión del riesgo
Política de Gestión del riesgo: Declaración de las intenciones y dirección generales de una organización relacionada con la
gestión del riesgo.
Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que se debe medir a través de la
relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pueden ocurrir.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
Riesgo Residual: de riesgo restante después del tratamiento del riesgo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la Administración del Riesgo DAFP 2011, ISO 31000:2009
CONDICIONES GENERALES:
La administración del riesgo del Instituto Caro y Cuervo se regirá por los lineamientos de la Guía para la Administración del Riesgo,
elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
La Oficina de Control Interno acompañará las etapas de identificación, análisis y valoración del riesgo de los Mapas de Riesgo de los
Procesos. La Oficina de Control Interno guiará la etapa de monitoreo independiente del riesgo, el cual se realiza a través de los
Procedimientos de Acciones de Mejora, Auditoría Interna y Revisión por la Dirección. El Mapa de Riesgos contiene la Matriz de
Identificación, Clasificación y Valoración de Riesgos y la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta.
Se deben identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas las dependencias. Para ello se
deben evaluar aspectos internos y externos que puedan representar amenazas significativas para la conservación o debilidades para
el logro de los objetivos institucionales.
Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevención, detección y/o corrección de eventos o siniestros que afecten las
actividades, objetivos, misión o visión o el personal del Instituto Caro y Cuervo
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia de 1991: Constitución Política de Colombia 1991 Artículos 209. “La función administrativa está
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al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La
administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de
sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer
excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones.
Aplica el artículo 2 Literal a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos
que los afectan. Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en
la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las Entidades del orden Nacional, se
expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
Artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la administración pública.
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
Entidades prestadoras de servicios
LEY 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Artículo 73. Determinó que cada entidad del orden nacional,
departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano.
Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas
para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Igualmente.
Determinó en el Parágrafo de este artículo que en aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de
administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de
Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
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Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos
que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
Que en el parágrafo del Artículo 4º señala los objetivos del sistema de control interno (…) define y aplica medidas para prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviaciones…y en su Artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las oficinas de control
interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoración de riesgos. Así mismo establece en su Artículo 4º la Administración de
riesgos, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas (…).Decreto 188 de 2004,
por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública.
Decreto 2913 de 2007: Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006.(Por el cual se modifica el Decreto 1599 de 2005 sobre el
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Decreto 734 de 2012: Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras
disposiciones.
Artículo 2.1.2., -Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se
entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y
ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se
regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de
que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en
condiciones normales.
En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto de
pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y
cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la
circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.
Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia
convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de
selección en los que la entidad lo considere necesario, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión
acontecida.
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La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo, así como la justificación de
su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las
ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en el
respectivo pliego.
Resolución 0090 de 2006 crea el comité y modificado por la Resolución 167 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Planeación y Coordinador (a) de
La dependencia de Comité de Planeación
ESTABLECIMIENT Acta de reunión.
planeación presenta ante coordinación de
O,
el Comité de coordinación control interno Profesional de
ACTUALIZACIÓN Y Cartilla
1 de control interno la (*) Control Planeación
APROBACIÓN DE Metodológica para N.A
propuesta de la interno podrá
LA METODOLOGÍA la gestión del
metodología de gestión apoyar la Integrantes del
DE GESTIÓN DEL Riesgo aprobada
del riesgo para su construcción de Comité de
RIESGO
aprobación. la propuesta Coordinación de
metodológica Control Interno
Realizar jornadas de
socialización de la política Listados de
2 SOCIALIZACIÓN Y Planeación Profesional de
y la metodología de Asistencias a N.A
DIVULGACIÓN Equipo MECI Planeación
gestión del riesgo capacitaciones
aprobada
Se realizan las Todas las Áreas,
respectivas mesas de con el apoyo de Líder de proceso y Formato
3 IDENTIFICACIÓN trabajo en donde se planeación. Profesionales de Identificación del N.A
identifican y priorizan los planeación. Riesgo
riesgos asociados a cada *Control interno
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Punto de control
FORMULACIÓN
Dirección Acto administrativo
Y/O Formular y adoptar Director (a)
General de adopción de la
9 ACTUALIZACIÓN formalmente la política de Integrantes Comité
Comité de Política de Gestión N.A
DE LA POLÍTICA Gestión del riesgo del de Coordinación de
Coordinación de del riesgo
DE GESTIÓN DEL instituto control Interno
Control interno Acta de reunión
RESIGO
Socialización del mapa de Profesional
10 Estrategia de N.A
DIVULGACIÓN riesgos definitivo y la Planeación planeación y
divulgación.
política de riesgos. comunicaciones
Asegurar que las acciones
se están llevando a cabo y
evaluar la eficiencia en su
implementación Jefe del Área de
adelantando revisiones Área de Control Control Interno y
11 MONITOREO Y N.A
sobre la marcha para Interno Profesional de la N.A
REVISIÓN.
evidenciar los factores Todas las áreas Área de Control
que pueden estar Interno
influyendo en la aplicación
de las acciones
preventivas.
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Punto de control
Realizar la revisión
Jefe del Área de
independiente a la Dependencia
Control Interno y Informe de
12 EVALUACIÓN Y operación de la de Control N.A
Profesional de la seguimiento
SEGUIMIENTO metodología de gestión Interno
Área de Control Papeles de trabajo
del riesgo y la gestión de
Interno
este
Con base en el informe
entregado de Control
interno, los líderes de Todas las
ELABORACIÓN
proceso con sus equipos dependencias
DEL PLAN DE
de trabajo, formularan un Dependencia de Plan de
13 MEJORAMIENTO
Plan de mejoramiento con Control interno Líderes de proceso mejoramiento de N.A
DE
el fin de subsanar los brindara Gestión del riesgo
ADMINISTRACIÓN
hallazgos y/o asesoría
DEL RIESGO
observaciones permanente
presentadas en el informe
La dependencia de control
interno realizara Dependencia Jefe del Área de
SEGUIMIENTO AL seguimiento a la ejecución Control Interno y Informe de
de Control
PLAN DE de las acciones de
14 Interno Profesional de la seguimiento N.A
MEJORAMIENTO
mejoramiento propuestas Área de Control Papeles de trabajo
DE GESTIÓN DEL
RIESGO por las dependencias en Interno
los planes de
mejoramiento para la
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Punto de control
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DEFINICIONES:
Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en
forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes
comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. Con el fin de cumplir la misión de cada institución.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional
CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Políticas de Operación ICC
MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
La dirección y las áreas de la Director (a)
NECESIDAD entidad establecen la Líderes de proceso.
Dirección
1 DE necesidad de realizar Coordinadores de N.A N.A
Todas las áreas.
CONVENIOS convenios equipos de
interinstitucionales. investigación.
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SE
PROYECTA
ACTO Se verifica el CDP que Subdirección Subdirección
ADMINISTRA soporta contrapartidas y Administrativa y Administrativa y Acto
10 N.A
TIVO DE elabora el acto Financiera y Financiera y Gestión Administrativo
FIRMA DE administrativo. Si lo requiere Gestión Financiera Financiera
CONVENIOS
ESPECÍFICOS
Se envía el capítulo para Subdirección
revisión del acto Administrativa y
PERFECCION
11 administrativo a la Financiera y Gestión Contractual N.A
AMIENTO
contraparte y firma de la Gestión
misma Contractual
SEGUIMIENT
O A LA Seguimiento a las
Área de Profesional de
EJECUCIÓN actividades del cronograma Informes de
Relaciones relaciones
DE LAS del convenio, y seguimiento a Seguimiento por
Interinstitucionales Interinstitucionales,
12 ACCIONES la parte académica por parte parte de las N.A
y Jefes de Proceso Líderes de proceso,
PACTADAS de las áreas misionales. áreas
Misional Coordinadores de
EN EL misionales
Involucrados equipo de investigación
CONVENIO Punto de control
ESPECÍFICO
ESTABLECE A partir de la revisión de los
Gestión
13 R informes y de común acuerdo Gestión contractual N.A N.A
Contractual
MODIFICACIO entre las partes y en vista de
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Si se realizan modificaciones
Resolución de
ELABORAR se elabora el respectivo Otro Gestión
14 Gestión contractual autorización de N.A
OTROSÍ sí al convenio específico del Contractual
Modificación
convenio
Dirección, Gestión
PERFECCION Revisión Jurídica de las Contractual,
Director (a), Gestión
15 AMIENTO DE partes y firma de los Representante Otrosí. N.A
Contractual
OTROSÍ representantes legales. Legal de la Entidad
Cooperante
Una vez terminadas las
PROYECCIÓN Gestión
acciones pactadas en el
DEL ACTA DE Contractual con
16 convenio específico se Gestión contractual N.A N.A
LIQUIDACIÓN Entidad
procede a proyectar el acta
CAPITULO Cooperante
de liquidación del mismo
PERFECCION Dirección con visto Acta de
AMIENTO bueno de Gestión Liquidación
Se suscribe el acta, por las Director (a), Gestión
17 DEL ACTA DE Contractual y Capítulo Anexo
partes Contractual.
LIQUIDACIÓN Entidad firmada por las
DEL Cooperante. partes
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CONVENIO
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Bohórquez
Cargo Profesional Contratista Grupo de Líder de proceso de Planeación y
Planeación y Sistemas Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Gaitán Martínez Marzo 2014
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El área de Comunicaciones y
Prensa elaborará informaciones
PLAN DE de prensa de acuerdo con un Comunicaciones Líder de Plan de N.A
1.
INFORMACIÓN plan establecido por las y Prensa proceso comunicaciones
directrices de la Dirección
General
El área interesada en divulgar
ENTREGA DE LA información institucional interna o Líder de N.A
2 Todas las áreas Correo electrónico
INFORMACIÓN externa debe enviar al área de proceso
Prensa la información respectiva.
Al analizar la información, el área
Informes de
de Comunicaciones y Prensa Profesional
actividades de
DEFINIR MEDIOS Y establecerá los medios a los que Comunicaciones de
3 contratistas y N.A.
FUENTES se dirigirá, las fuentes con las que y Prensa Comunicacio
correos
complementará la información y nes y prensa
electrónicos
los recursos de apoyo.
REDACCIÓN, Se analiza y revisa la información Profesional
CORRECCIÓN Y recibida y se verifica redacción, Comunicaciones de N.A
4 N.A
DISEÑO DE LA corrección y estilo. y Prensa Comunicacio
INFORMACIÓN. Punto de control nes y prensa
5 ENVÍO Hacer el envío o publicación de la Comunicaciones Área de N.A Web
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Los comunicados de prensa que se emitan serán colocados en los perfiles institucionales una vez sean aprobados.
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La elaboración y difusión de los programas a través de la emisora del Instituto Caro y Cuervo se realizará con la observancia de los siguientes
principios:
Fortalecer el derecho fundamental a la información y a la comunicación a través de la prestación eficiente del servicio de Radiodifusión
Sonora de Interés Público
Aportar a la construcción de lo público propiciando la comunicación entre el Estado y la ciudadanía
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
público, se desarrollan los alcances, objetivos, fines y principios de dicho servicio público; las condiciones para su prestación; los derechos y
obligaciones de los concesionarios.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Comité de
Programación
[Director(a) General,
[Director(a) General,
En función del producto a emitir, el Subdirector(a)
Subdirector(a)
comité de programación debe aceptar Académico(a),
DEFINICIÓN Y Académico(a),
las propuestas o proyectos de Coordinador de Plan de
APROBACIÓN DE Coordinador(a) de
contenidos propios o de difusión de Relaciones programación
1 CONTENIDOS Relaciones N.A
otras entidades para su emisión a Interinstitucionales y para la
PARA LA Interinstitucionales y
través de la emisora virtual CyC radio, Coordinador de la emisora CyC
PROGRAMACIÓN Coordinador(a) de la
estas deben ajustarse a los principios y Emisora CyC, y
Emisora CyC]
políticas de la emisora del Instituto Coordinador del
Grupo de
Comunicaciones y
Prensa]
Programación
al aire
Realizar la selección y producción de
(Actualmente
todos los contenidos propios del
reposan en los
Instituto para los programas de radio Grupo de Coordinador de la
PRODUCCIÓN DE discos duros
2 así como coordinar, supervisar y definir Comunicaciones y Emisora CyC y
CONTENIDOS de los
el enfoque de cada programa en prensa Productor de contenido.
computadores
cuanto información, redacción de
asignados por
contenidos y producción.
el Grupo de
Sistemas a la
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Fecha: 22/04/2016
emisora)
Programación
al aire
A través de las herramientas con que (Actualmente
cuenta la emisora Caro y Cuervo, como reposan en los
Grupo de Coordinador de la discos duros
EMISIÓN DE las consolas y computadores garantizar
3. Comunicaciones y Emisora CyC y de los N.A
CONTENIDOS la emisión constante de la prensa Productor de contenido. computadores
programación de la Emisora. asignados por
el Grupo de
Sistemas a la
emisora)
(En el marco de la implementación de
la emisora CyC la gestión con emisoras
externas así como entidades ha sido
fundamental para la estabilidad en la
programación y gestión de contenidos
externos y su salida al aire)
Carta de
GESTION PARA
Grupo de Coordinador de la aprobación y
LA EMISIÓN DE Enviar las solicitudes necesarias por
4 Comunicaciones y Emisora CyC y suscripción a N.A
CONTENIDOS diversos medios (correo electrónico,
prensa Productor de contenido. emisoras
EXTERNOS correo tradicional) manifestando el
extranjeras.
interés para la difusión de contenidos
externos a que den lugar a través de la
emisora del CyC.
Fecha: 22/04/2016
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Se presenta nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remoción) y nombramientos provisionales para
desempeñar empleos de carrera administrativa. Los procedimientos para estos funcionarios tienen algunas variaciones
considerando la naturaleza del cargo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2004
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
IDENTIFICACIÓN Se identifica la
Líderes de
1 DEL EMPLEO necesidad de suplir las Todas las áreas N.A
proceso
VACANTE vacancias.
Para proveer un cargo
de carrera
administrativa mediante
encargo el grupo de
Talento Humano realiza
un estudio de las hojas
PROVISIÓN CARGOS de vida de los
DE CARRERA funcionarios inscritos Talento Humano Formato de estudio de
2 N.A
en carrera que cumplan hoja de vida
con los requisitos del
cargo a proveer,
indicando experiencia,
cargo actual del
funcionario, si presenta
o no sanciones
disciplinarias y la última
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016
evaluación de
desempeño, para dicho
estudio se cuenta con 5
días hábiles.
¿Existen funcionarios
de carrera que puedan
ser encargados?
Fecha: 22/04/2016
Punto de control
Realización de las
pruebas respectivas
(pruebas de
competencia, Coordinador de
entrevistas). Cuando se talento humano ICC-SIG-08 LISTADO
PROCESO DE Talento Humano N.A
7 trata de un empleo de DE ASISTENCIA A
SELECCIÓN Área solicitante
libre nombramiento y Jefe de EVENTOS
remoción, se remiten dependencia.
las hojas de vida de los
aspirantes al
Departamento
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
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Fecha: 22/04/2016
Administrativo de la
Función Pública para
su evaluación.
Punto de control
Teniendo en cuenta los
resultados del proceso
de selección, se remite
una terna a la Dirección
del Instituto quien
realiza la selección y
Informe de selección y
elige al candidato
ELECCIÓN DEL Dirección documento remisorio y/o
8 definitivo. Director (a) N.A
CANDIDATO. general correo electrónico
institucional.
¿El empleo es de libre
nombramiento y
remoción?
Fecha: 22/04/2016
La persona
seleccionada debe
aceptar el
nombramiento y cuenta
con diez (10) días
Memorando
hábiles para tomar
posesión.
Aceptación del
nombramiento
Si el designado dentro
Auxiliar
de los términos legales
11 NOTIFICACIÓN Talento Humano Administrativo, Oficio solicitud prorroga N.A
no puede tomar
Persona del término para tomar
posesión, bien sea
seleccionada posesión del empleo.
porque no residiere en
el lugar del empleo, o
Resolución que concede
por causa justificada a
la prórroga
juicio de la autoridad
nominadora, podrá
prorrogarse el termino
para tomar posesión;
pero en todo caso la
prórroga no podrá
exceder de noventa
(90) días y deberá
constar por escrito.
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4.0 Ajustes a la descripción de las actividades 2,5,6 y 17 así como a los responsables de dichas 25 de Febrero de
actividades. 2014
4.1 Se realizan ajustes a las actividades, descripciones, responsables y registros del 29 de Mayo de
procedimiento de acuerdo con la normatividad vigente. 2015
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Capacitación y bienestar. CÓDIGO: PD-TH-02
PRODUCTOS: Plan de Capacitación, Plan de bienestar, Plan de estímulos e Incentivos
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitación y de Bienestar Social, que se requieren en las diferentes áreas del Instituto,
para mejorar la calidad en los procesos.
ALCANCE: Desde el diagnóstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los planes.
Inicia a partir de la normatividad vigente en materia de capacitación, bienestar, estímulos e incentivos, se desarrolla con la
formulación del Programa anual aprobado por el Comité responsable apoyo y la Comisión de personal, y finaliza con la ejecución y
evaluación del programa.
DEFINICIONES:
Plan de capacitación: herramienta de gestión que incluye las actividades de capacitación en el puesto de trabajo, educación formal
y formación para el trabajo.
Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la
informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial
mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la
comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación,
entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los
principios que rigen la función administrativa.
Programas de Inducción y re inducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de
inducción y de re inducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la
integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y
suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el
desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo
Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos
permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el
mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia,
efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labor
Código: ICC-SIG-11
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Incentivos: Recompensa o estímulos pecuniarios o no pecuniarios otorgado con base al desempeño en el nivel sobresaliente de los
funcionario o de un equipo de trabajo.
Incentivos Pecuniarios: Reconocimiento económico en efectivo otorgado al equipo de trabajo seleccionado en el primer lugar en el
concurso “Mejor Equipo de Trabajo”, conforme a lo planteado en el Decreto 1567 de 1998 articulo 31.
Incentivos no Pecuniarios: Reconocimiento no monetario como: becas para educación formal, participación en proyectos
especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, reconocimiento público a la labor meritoria,
financiación de investigaciones y programas de turismo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Plan Nacional de Capacitación
Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP
Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas y regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1567 de 1998, por el cual se reglamenta el Sistema nacional de Capacitación y al Sistema de Estímulos para los
empleados del Estado.
Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
Resolución emitida por la Entidad estableciendo el Programa Anual de Capacitación, bienestar institucional, estímulos e
incentivos.
CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitación de la entidad responden a estudios técnicos que identifican
necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.
Asimismo, de acuerdo con el parágrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento provisional (…) no podrán participar
de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y
entrenamiento en el puesto de trabajo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 DIAGNÓSTICO Se elabora un Talento Humano Coordinador de Encuesta de N.A.
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Certificación de
asistencia a
eventos de
Código: ICC-SIG-11
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capacitación
Archivo de los
programas
8 Se verifica mensualmente Talento Humano Profesional de Informe de N.A.
el cumplimiento de las Talento Humano Actividades
SEGUIMIENTO actividades. Desarrolladas
Punto de control
9 Se analiza si las acciones Talento Humano Coordinador de Informe de N.A.
ejecutadas cumplen con talento humano. evaluación de
EVALUACIÓN DEL
las metas propuestas. las actividades
PLAN
realizadas del
Punto de control Plan
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Talento 2015
Sistemas Humano
Versión Descripción del Cambio Fecha
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Liquidación y Nómina CÓDIGO: PD-TH-03
PRODUCTOS: Pago de la nómina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes al área de Gestión Financiera
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nómina de acuerdo a estas, presentando la información respectiva.
ALCANCE: Desde la recepción de la novedad hasta la radicación de los informes de nómina a Gestión Financiera
DEFINICIONES:
SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia de Talento Humano para elaborar
la nómina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial,
CONDICIONES GENERALES:
Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nómina del siguiente mes.
Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte técnico externo al proveedor del software.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Se reciben las novedades Grupo de N.A
que afectan la liquidación Talento ICC-TH-04 REPORTE
mensual de la nómina Humano Auxiliar PARA LIQUIDACIÓN
(Ingreso, Egreso, administrativo de DE HORAS EXTRAS
RECEPCIÓN Vacaciones, horas extra). Talento humano
NOVEDADES En los cinco (5) primeros ICC-TH-26
días hábiles de cada mes. REMISIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
RETEFUENTE
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ICC-TH-24
SOLICITUD DE
VACACIONES
2 Registro de la información Grupo de Profesional de Cargue de la SAFI
en el aplicativo SAFI. Talento Talento humano información.
CARGUE DE LA Humano
INFORMACIÓN Registro de la información
en una copia de respaldo en
Excel.
3 Se realiza una comparación Grupo de Coordinador de N.A N.A
de la información Talento talento humano
consignada en el SAFI y en Humano
el archivo manual para Auxiliar
realizar las correcciones Administrativo de
respectivas. talento humano.
COMPARACIÓN DE
Punto de control
INFORMACIÓN.
¿La comparación de la
información coincide?
SI: Pasa a actividad 5
NO: Pasa a actividad
4
4 Por medio de correo Grupo de Auxiliar Correo electrónico N.A
SOLICITUD DE electrónico, mesa de ayuda Talento Administrativo de
SOPORTE A del proveedor y llamadas Humano talento humano.
PROVEEDOR DEL telefónicas, se solicita el Proveedor de
SOFTWARE soporte y ajuste Software
dependiendo de la novedad,
5 INFORMACIÓN El Auxiliar Administrativo del Grupo de Auxiliar Registro de la nómina SAFI
PARA EL ÁREA Grupo de Talento Humano Talento Administrativo generados desde el
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respectivo.
12 Se entrega la pre nómina Grupo de Auxiliar Pre nómina. Correo N/A
con la proyección de los Talento administrativo de electrónico
PRE NÓMINA gastos de nómina del Humano talento humano
siguiente mes al Grupo de
Gestión Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el soporte técnico necesario. En
ocasiones estos trámites demoran el procedimiento.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Paola Gaitán Martínez Paola Sanchez Novoa
Octubre de 2012
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Paola Sanchez Novoa 25 de Febrero de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2014
Líder Talento Humano
Sistemas
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y 2015
Coordinador Talento Humano
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Fecha: 22/04/2016
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Desvinculación CÓDIGO: PD-TH-04
PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivación
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Aplicar la normatividad vigente en cuanto a la desvinculación de los funcionarios por las diferentes causales de retiro
señaladas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004
ALCANCE: Desde la causa de la desvinculación hasta la liquidación de los derechos al funcionario.
DEFINICIONES: Ver Artículo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES: La desvinculación de un funcionario debe estar estrictamente soportado en un la normatividad legal
para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo modo se debe tener en cuenta el carácter y tipo de vinculación de funcionario
como la motivación a que da lugar la desvinculación.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El grupo de Talento
Humano es informado
por parte de la
Los que se Los que se
Dirección General,
nombran en la nombran en la
IDENTIFICACIÓN subdirectores, jefes
descripción descripción Grupo
1 DE LA CAUSAL inmediatos, entes de Oficio. N.A.
Grupo
DE RETIRO control, fondos de
Talento
pensión, juntas
humano
médicas de invalidez o
por el mismo
funcionario, sobre la
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Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Evaluación del desempeño CÓDIGO: PD-TH-05
PRODUCTOS: Funcionarios evaluados.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Efectuar seguimiento y evaluación a la calidad de los servicios prestados por los empleados de libre nombramiento y
remoción y carrera administrativa, en período de prueba y funcionarios que hacen parte del nivel directivo del Instituto, de acuerdo
con su perfil, sus responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones en el cargo asignado; con base en juicios objetivos sobre la
conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la evaluación de los servidores públicos. Definiendo y concertando objetivos para la evaluación de desempeño
y acuerdos de gestión hasta la elaboración de informes de gestión sobre calificación de servicios y resultados.
DEFINICIONES:
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Documento: Información y su medio de soporte.
Evaluación del Desempeño: Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona y el
cumplimiento de los requisitos establecidos, en el ejercicio de las funciones y responsabilidades inherentes a un empleo,
como aporte al logro de las metas institucionales y del valor agregado que deben generar las instituciones.
Parte interesada: Organización, persona o equipo que tenga un interés en el desempeño de una entidad.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 909/2004
CONDICIONES GENERALES:
Evaluación Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no son Gerentes Públicos: De acuerdo a la Comisión
Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuará exclusivamente con el propósito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la
entidad, utilizando el instrumento propio de Evaluación del Desempeño.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Se realizan evaluaciones parciales eventuales cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del calificador. Así mismo,
se adelantan evaluaciones durante el período de prueba y extraordinarias según las necesidades del servicio o por indicaciones de
la Dirección General del Instituto.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios. Decreto 2539 de 2005, Acuerdo 137 de 2010
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Se oficia a cada dependencia
o gerente público informando
el inicio de la fase de
evaluación con la definición
de los objetivos y
concertación de
COMUNICACIÓN Formatos de
compromisos laborales y se
DEL INICIO DEL evaluación
1 remiten los formatos Líder de talento N.A.
PROCESO DE Talento humano establecidos por la
respectivos según el caso. humano.
EVALUACIÓN CNSC.
Punto de control
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
8 DESARROLLO DEL El evaluador se reúne Todas las áreas Líderes de N.A N.A
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
correspondiente al primer
periodo y que se ha
socializado esta calificación
con el funcionario ICC-TH-10
FORMATO DE
SEGUIMIENTO AL
PROCESO DE
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO. La
información relacionada con
la visita de seguimiento
reposará en el ICC-TH-10
FORMATO DE
SEGUIMIENTO AL
PROCESO DE
EVALUACIÓN DE
DESEMPEÑO. Seguimiento
a la Evaluación de
Desempeño.
Para el caso de los
empleados de carrera y de Formatos de
libre nombramiento y Evaluación de
remoción que no son del desempeño CNSC
EVALUACIÓN Y nivel directivo, la calificación (Sistema tipo)
Líderes de
11 CALIFICACIÓN debe producirse dentro de Todas las áreas Formato de N.A
procesos.
los 15 días siguientes al acuerdos de
vencimiento del periodo a gestión (DAFP) y
calificar. portafolio de
La calificación debe reflejar el evidencias.
cumplimiento de los objetivos
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
El funcionario puede
interponer recurso de
reposición mediante
comunicación escrita, ante
quien efectuó la calificación,
con el fin de aclarar,
modificar o revocar su
INTERPOSICIÓN decisión.
DELRECURSO DE
REPOSICIÓN El calificador debe dar
respuesta a este recurso
13 Todas las áreas Funcionarios Recurso. N.A
(APLICA PARA mediante oficio dentro de los
FUNCIONARIOS DE 5 días hábiles siguientes a la
CARRERA) fecha de recibido, con copia
a talento humano para su
respectivo seguimiento.
Fecha: 22/04/2016
CARRERA)
¿El funcionario se siente
satisfecho con el concepto
emitido?
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Se ajusta el objetivo
Se ajusta el alcance
4.1 Se ajustan documentos de referencia 29 de Mayo de
Se ajustan las condiciones generales 2015
Se ajustan las actividades
Se ajusta la descripción de las actividades
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Situaciones Administrativas CÓDIGO: PD-TH-06
PRODUCTOS: Resoluciones
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 207 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Decreto 1042 de 1978
Decreto 1045 de 1978
Decreto 2400 de 1968
Decreto 1950 de 1973
Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en Materia de Personal.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, que regula las situaciones
administrativas para los funcionarios públicos.
MARCO LEGAL:
Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto 1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978, Decreto 2197 de 1996, Decreto No.
1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de 1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de
2004, Decreto 1227 de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
El funcionario presenta una
Memorando Interno con
solicitud sobre alguna de las
visto bueno del Jefe
siguientes situaciones
inmediato, formato de
administrativas: licencia no
IDENTIFICACIÓN Funcionarios del solicitud de permiso
1 remunerada, comisión de Todas las áreas N.A
DE LA SOLICITUD Instituto remunerado, formato de
servicios o comisión de
solicitud de vacaciones,
estudios, al despacho de la
formato de solicitud de
Dirección o a quien sea
comisión y viáticos
designado para tal fin
Una vez autorizado, se Dirección o Memorando interno con
REMISIÓN DEL remite al Grupo de talento Subdirección Director o visto bueno del Director
2 N.A
OFICIO humano para realizar el Administrativa y Subdirector o Subdirector o formato
trámite correspondiente. Financiera de solicitud de permisos
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Vacaciones CÓDIGO: PD-TH-07
PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones que los funcionarios tienen
derecho una vez han cumplido un (1) año de servicios e incluir la información respectiva para la liquidación en la nómina
mensual
ALCANCE: Desde la recepción de la programación de vacaciones hasta el archivo del acto administrativo en la historia
laboral.
DEFINICIONES:
VACACIONES: Las vacaciones son una prestación social que consiste en el descanso remunerado al que tiene derecho todo
trabajador que hubiere prestado sus servicios a un empleador, durante un año calendario, consistente en 15 días hábiles
consecutivos.
INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando de las mismas y el jefe de la
entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute. Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes
causales:
a. Por necesidades del servicio;
b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico
expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad
empleadora en el caso de que no estuviere
afiliado a ninguna entidad de previsión;
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos del ordinal anterior;
d. Por el otorgamiento de una comisión;
e. Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario
tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale
para tal fin.
Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse mediante resolución motivada
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad.
APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada por éste, habiendo otorgado
las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se
debe decretar por resolución motivada y todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del
funcionario o trabajador.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programación anual de vacaciones.
CONDICIONES GENERALES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de
vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos
cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de
vacaciones.
Los funcionarios establecen en coordinación con su jefe inmediato la programación de las vacaciones del año y envían este
formato a la dependencia de Talento Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto.
Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) días como mínimo, el funcionario debe enviar un oficio
dirigido a la Dirección General o a quien se delegue dicha función, con el visto bueno de su jefe inmediato, indicando fecha
exacta de inicio. Este oficio aprobado por el despacho de la Dirección, será trasladado a Talento Humano para iniciar el
proceso de liquidación.
MARCO LEGAL:
Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se
regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.
Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones
sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector Nacional.
Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)
Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del
sector privado y a
los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.
Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.
Código: ICC-SIG-11
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Decreto anual que fija las escalas de asignación salarial de los empleos que sean desempeñados por empleados
públicos de la rama ejecutiva del orden nacional,
Resolución No. 0046 de 2014 por la cual se establecen las directrices para el disfrute de las vacaciones de los
servidores públicos del Instituto
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Durante el primer mes del año, ICC-TH-21
Auxiliar
PROGRAMACIÓN Talento Humano envía a cada PLANEACIÓN
administrativo y
DE VACACIONES dependencia el formato “planeación Talento DE
1 Coordinador de N.A
POR de vacaciones por dependencia” humano VACACIONES
talento humano
DEPENDENCIA para ser diligenciado. POR
Punto de control DEPENDENCIA
Cada dependencia envía el formato ICC-TH-21
diligenciado y se procede a PLANEACIÓN
Todas Jefes de Área
consolidar la información. DE
las
CONSOLIDACIÓN VACACIONES
depende Coordinador de
2 DE LA POR N.A
ncias y talento humano
INFORMACIÓN DEPENDENCIA
Talento
Humano
Plan anual de
vacaciones
El plan anual de vacaciones es Coordinador de
divulgado a todas las dependencias Talento talento humano Plan anual de
3 DIVULGACIÓN N.A
humano vacaciones
Fecha: 22/04/2016
Coordinadores de
grupo
La Dirección General o quien haga
ICC-TH-24
AUTORIZACIÓN sus veces autoriza la solicitud y Dirección Director(a)
5 SOLICITUD DE N.A
DEL DISFRUTE remite el formato con el visto bueno General General
VACACIONES
al Grupo de Talento Humano
Se realiza el acto administrativo para Profesional
REALIZACIÓN
la firma del Director o quien haga Talento especializado y
6 DEL ACTO Resolución N.A
sus veces. humano Coordinador
ADMINISTRATIVO
Talento Humano
Se incluye la novedad en la nómina
LIQUIDACIÓN DE del mes inmediatamente anterior al Talento Auxiliar Liquidación en el
7 N.A
VACACIONES disfrute. humano Administrativo SAFI
Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Permiso remunerado CÓDIGO: PD-TH-P08
PRODUCTOS: Autorización del permiso remunerado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad.
ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicación escrita que lo autoriza.
DEFINICIONES:
PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, respecto
del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por
tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el
autorizar o negar los permisos”.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas que establecen y aclaran el procedimiento para la solicitud de permisos
remunerados.
CONDICIONES GENERALES:
Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo solicitado.
MARCO LEGAL:
- Decreto 2400 de 1968,
- Decreto 1950 de 1973
- Resolución No. 0202 de 2014 por la cual se dictan disposiciones sobre la administración del talento humano
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Mediante el formato establecido para tal ICC-TH-08 N.A
fin, el funcionario solicita el permiso ante SOLICITUD DE
SOLICITUD DE Funcionario Funcionario
1 su jefe inmediato quien autorizará el PERMISO
PERMISO interesado interesado
mismo hasta por un (1) día. REMUNERADO
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Reporte de accidente de trabajo CÓDIGO: PD-TH-09
PRODUCTOS: Formato de investigación de accidentes diligenciado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin de prevenir situaciones que
afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
ALCANCE: Desde la identificación de factores que afecten la salud física y/o emocional de los empleados hasta la intervención de
casos específicos.
DEFINICIONES:
Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador
una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de
órdenes del empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los
lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el empleador. (Art. 9, capítulo II, decreto 1295/94). Los
factores que causan accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos.
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la afiliación, el recaudo de las
cotizaciones, el pago de las prestaciones económicas, la venta de los servicios adicionales de salud ocupacional y la prestación del
servicio médico efectivo a través de las entidades promotoras de salud. En relación con los accidentes de trabajo están obligadas a
vigilar y controlar la aplicación de las normas, garantizar la prestación de los servicios de salud y reconocer las prestaciones
económicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de riesgos profesionales está obligada a realizar actividades de
prevención de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas.
Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren el soporte logístico del plan de
emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y alarmas. Estas personas serán entrenadas en extinción de
incendios, rescates y salvamentos. Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos:
Creatividad, productividad, resolución de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios de acción de la brigada de
emergencias son: unidad, racionalización y oportunidad, comando, seguridad y equilibrio.
Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y control de los factores de riesgo del
ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los
ambientes laborales mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, así como el estudio de la
toxicología industrial.
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Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los procesos, equipos, máquinas u
objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño.
Estas inspecciones deben obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de inspección. Las inspecciones se
deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene establecidas (métodos correctos
para operar máquinas, uso de equipos de protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, así como
de identificar nuevos factores de riesgo.
Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comité paritario de salud ocupacional, ya que a través de ellas se cumplen la
mayoría de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y
recomendaciones); mantener contacto con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas;
participar y proponer la solución a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o trimestral, según sea el caso.
La inspección se realiza a las instalaciones locativas, máquinas, equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas,
procesos industriales y operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su función es esencialmente preventiva y
por lo tanto debe hacer especial hincapié en detectar las causas no solo de accidentes sino de los incidentes, para eliminar los
agentes de éstos.
Investigación de accidentes: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de los acontecimientos que llevaron a producir el
accidente. Lo importante de la investigación de accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera
inmediata arrojando un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP), contemplando aspectos
como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la observación de las condiciones ambientales y la versión del
jefe inmediato. A la Entidad, a través del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para
investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigación de los accidentes de trabajo, se deben contemplar
las lesiones, enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comité
Paritario de Salud Ocupacional, como a los supervisores de la Entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnóstico de riesgo psicosocial, Plan de Emergencia, Panorama de
riesgos, Informe de exámenes periódicos ocupacionales, Diagnóstico estratégico de riesgos, informes ARL.
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia, 1991: Artículos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366.
Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones.
Resolución 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de Seguridad Industrial en
Establecimientos de Trabajo, en él se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares.
Decreto 614 de 1984. Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el país.
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Resolución 2013 de 1986. Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad
industrial en los lugares de trabajo.
Resolución 1016 de 1989. Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que
deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.
Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del sistema general de riesgos profesionales.
Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994.
Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican unos artículos del decreto 1833 de
1994.
Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del artículo 13 del decreto ley 1295 de 1994
Resolución 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se
dictan otras disposiciones.
Resolución 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
Ley 1562 de 2012.
Decreto 1443 de 2014.
Decreto 472 de 2015
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin de prevenir situaciones que
afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
REPORTE A LA Telefónicamente se informa el accidente a la
ARL E INFORME ARL y se informa al Grupo de Talento
Todas las
1 AL GRUPO DE Humano. Servidores N.A N.A
áreas
TALENTO Punto de control Públicos
HUMANO
La línea efectiva dará el direccionamiento
Todas las Servidores
2 REMISIÓN adecuado indicando a qué IPS a donde se N.A
áreas Públicos
debe dirigir el accidentado para ser atendido.
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Inducción y reinducción CÓDIGO: PD-TH-10
PRODUCTOS: Evaluación del procedimiento
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Introducir a los nuevos servidores públicos que se vinculen a la entidad tanto por resolución de nombramiento y
posesión como por contratos de prestación de servicios profesionales y de gestión, a las políticas, dinámicas y estructura del
Instituto. Así mismo realizar actividades de actualización normativa, socialización de cambios institucionales y demás asuntos
de carácter general que deban ser comunicados a los funcionarios para el mejor desempeño de sus funciones.
ALCANCE: Desde la posesión y/o perfeccionamiento del contrato hasta la desvinculación y/o finalización del contrato.
DEFINICIONES:
Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional
Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos
en la entidad.
Servidor público: Los servidores públicos son las personas que prestan sus servicios al Estado a la administración pública. Según
el artículo 123 de la Constitución de 1991," los servidores públicos son los miembros de las corporaciones públicas, lo empleados y
trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios".
Funcionario público: La Corte Constitucional en la Sentencia C-681 de 2003, contempló la definición de funcionario público en los
siguientes términos:
"Las personas naturales que ejercen la función pública establecen una relación laboral con el Estado y son en consecuencia
funcionarios públicos. Desde el punto de vista general, la definición es simple. Sin embargo, existen diversas formas de relación y
por consiguiente diferentes categorías de funcionarios públicos. La clasificación tradicional comprende los empleados públicos y los
trabajadores oficiales. Esta clasificación se remonta a la ley 4a de 1913 la cual siguiendo el criterio finalista definió a los empleados
públicos como los que tienen funciones administrativas y los trabajadores oficiales aquéllos que realizan las obras públicas y
actividades industriales y comerciales del Estado. El decreto 3135 de 1968 siguió el criterio organicista para definir los empleados
públicos, quienes están vinculados a los Ministerios, departamentos administrativos y demás entidades que ejercen la función
pública".
Contratista: El artículo 6 de la Ley 80 de 1993, establece quienes tienen capacidad para contratar, entre ellos las personas
consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, los consorcios y uniones temporales, las personas jurídicas
nacionales y extranjeras previo cumplimiento de los requisitos allí previstos y en las normas contractuales.
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"Los contratistas, conforme a dicho estatuto, son las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, que asumen la ejecución de
una labor o actividad, o que deben asumir la realización de una determinada prestación, según las especificidades del objeto del
contrato, a cambio de una contraprestación"
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas y regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1567 de 1998, por el cual se reglamenta el Sistema nacional de Capacitación y al Sistema de Estímulos para los
empleados del Estado.
Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
CONDICIONES GENERALES: La inducción deberá impartirse dentro de los cuatro meses siguientes a su vinculación. El
aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de
dicho período. Por su parte, los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes,
en el momento en que se produzcan cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas
sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Consultar con el grupo de Talento Coordinador de Correo electrónico N.A.
SOLICITUD DE
gestión contractual las Humano Grupo de Talento
INFORMACIÓN AL
vinculaciones por orden de Humano
GRUPO DE GESTIÓN
prestación de servicios
CONTRACTUAL
realizadas semanalmente.
2 Teniendo en cuenta la Talento Coordinador de Cronograma de N.A.
PROGRAMACIÓN
información suministrada por Humano Grupo de Talento capaciones de
CRONOGRAMA DE
el grupo de gestión Humano. inducción, correos
INDUCCIÓN
contractual y las nuevas electrónicos
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vinculaciones a la planta de
personal se programan las
fechas para la realización de
la inducción.
3 Se expone a los asistentes la Talento Coordinador de N.A.
PRESENTACIÓN DE información general del Humano Grupo de Talento ICC-SIG-08
LAS Instituto como: antecedentes Humano. LISTADO DE
GENERALIDADES DE históricos, reconocimientos, ASISTENCIA A
LA ENTIDAD misión, visión, objetivos, EVENTOS
estructura formal e informal.
4 Solo se realiza con los Talento Coordinador de ICC-SIG-08 N.A.
PRESENTACIÓN DE funcionarios públicos, donde Humano Grupo de Talento LISTADO DE
MANUAL DE se hace lectura del Manual de Humano ASISTENCIA A
FUNCIONES Funciones y si les entrega en EVENTOS
medio fisco.
5 Se detalla el procedimiento a Talento Coordinador ICC-SIG-08 N.A.
seguir y los formatos que Humano Grupo de Talento LISTADO DE
tienen que ser diligenciados Humano ASISTENCIA A
para cada una de las EVENTOS
EXPLICACIÓN DE situaciones administrativas
SITUACIONES que se pueden presentar en el
ADMINISTRATIVAS Y Instituto.
DE NÓMINA
De igual manera se informa
acerca de los detalles del
procedimiento de nómina que
se maneja en el instituto.
6 PRESENTACIÓN DEL Se realiza la presentación y Talento Coordinador N.A. N.A.
SERVIDOR PÚBLICO recorrido al servidor público Humano Grupo de Talento
EN LAS SEDES DEL por las sedes del Instituto. Humano
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INSTITUTO
7 De acuerdo con el Decreto Talento Coordinador Invitación, N.A.
1567 de 1998 máximo cada Humano Grupo de Talento Presentaciones
dos años se deben hacer Humano expuestas,
procesos de reeindución a la Formato de
entidad convocando y evaluación de
REINDUCCIÓN actualizando a los servidores inducción y
públicos sobre aspectos reinducción
generales de la entidad y de
la normatividad estatal que
tengan relación al
funcionamiento del Instituto.
8 Se solicita que el servidor Coordinador de Formato de N.A.
EVALUACIÓN DE
público evalué el proceso de Talento Grupo de Talento evaluación de
INDUCCIÓN O DE
inducción Humano Humano inducción y
REINDUCCIÓN
reinducción
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Díaz Paola Andrea Sánchez Novoa 29 de Mayo de
Cargo Coordinador Grupo de Talento Humano 2015
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Fecha: 22/04/2016
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos Apoyo PROCESO: Gestión del Talento Humano
PROCEDIMIENTO: Atención y trámite de solicitudes CÓDIGO: PD-TH-11
PRODUCTOS: Informe de solicitudes atendidas
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Responder dentro de los términos de ley a los requerimientos realizados por los usuarios internos y externos, entes de
control y demás organizaciones que presenten solicitudes al Grupo de Talento Humano del Instituto
ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta la respuesta al requerimiento
DEFINICIONES:
Certificación laboral: Es un documento emitido por la entidad, a petición de un particular que necesita dicho escrito, con el objetivo
principal de demostrar una información en un momento dado.
Formulario de pensión: Son los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda en los cuales se reporta la información
necesaria para los tramites pensionales.
FORMATO No. 1: CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL, Su fin primordial, es el de certificar los periodos de vinculación
laboral con entidades públicas, válidos para pensión y/o para bono pensional. El formato No. 1 es el formato que se debe expedir por
defecto para todos los casos pues es el que enmarca el periodo durante el cual el trabajador o ex trabajador prestó sus servicios a la
entidad.
FORMATO No. 2: CERTIFICACIÓN DE SALARIO BASE, se usa exclusivamente para certificar el salario base con destino a la
liquidación de bonos pensionales de las personas que seleccionaron régimen después de la entrada en vigencia de la Ley 100 de
1993.
FORMATO No. 3(A): CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES, para la liquidación y emisión de Bonos Pensionales tipo A
Modalidad 1, se expide con destino a los Fondos Privados de Pensiones y para las personas cuya primer vinculación laboral inició
con posterioridad al 30 de junio de 1992 y antes del 1° de abril de 1994. Las Administradoras de Pensiones podrán requerir este
formato para casos de personas que tengan derecho a bono pensional Tipo A modalidad 2, en casos de siniestros, cuando sea
requerido para el cálculo del IBL. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los tiempos cotizados al Instituto de
Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones.
FORMATO No. 3 (B): CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES para la liquidación de pensiones del Régimen de Prima Media
con Prestación Definida. Los salarios a certificar son los correspondientes a las vinculaciones laborales con entidades públicas u
oficiales; se expide con destino a COLPENSIONES, CAJANAL o cualquier otra caja o entidad pública u oficial que otorgue
pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida. Las entidades no están obligadas a certificar en este formato los
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tiempos cotizados al Instituto de Seguros Sociales (hoy COLPENSIONES), o a las Administradoras Privadas de Pensiones
Bono pensional: Es un título valor que se emitirá a nombre de la persona que estando afiliada al actual sistema pensional decida
trasladarse al nuevo sistema de ahorro pensional. Su propósito es contribuir a financiar, conjuntamente con los futuros ahorros del
afiliado, el pago de su pensión. Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital
necesario para financiar las pensiones de los afiliados al nuevo régimen pensional de ahorro individual con solidaridad o fondos
privados
Bono Pensional Tipo A: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto-Ley 1299 de 1994 que se expiden a aquellas
personas que se trasladen al régimen de ahorro individual con solidaridad.
Bono Pensional Tipo B: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto-Ley 1314 de 1994 que se expiden a servidores
públicos que se trasladen a Colpensiones (antes ISS) en o después de la fecha de entrada en vigencia del sistema general de
pensiones.
Acto administrativo: El Acto Administrativo es el acto normativo que por regla general lo emiten los funcionarios administrativos del
Estado, a nivel nacional, departamental, distrital, municipal y corregimental; y por excepción, lo emiten los demás servidores del
Estado pertenecientes a las otras ramas del poder público (legislativo y judicial), los “organismos de control” fiscal (Contraloría) y
conductal o Disciplinario (Procuraduría y la Defensoría del Pueblo), los “organismos electorales” y las personas particulares cuando
unos y otras funciones públicas
Notificación: La notificación es un instrumento jurídico que formaliza una comunicación.
De conformidad con la modificación a la forma de realizar la notificación de los actos administrativos de carácter particular y
concreto, consagrada en el artículo 69 en la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo.” Que señala: “Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra
del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad
por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente del retiro
del aviso”.
Certificación de inexistencia de personal: Es el documento que solicita un área para tramitar la contratación de servicios
profesionales o de apoyo a la gestión, con el fin de validar que en la planta de personal, de acuerdo con el manual específico de
funciones, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando
el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo
personal en la planta, éste no sea suficiente.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Guía para el diligenciamiento de las certificaciones de información laboral – Minhacienda
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Fecha: 22/04/2016
registrada en el
formato
“solicitudes
recibidas”.
¿La solicitud es
presentada en el
formato
destinado para
tal fin?
SI: Pasa a
actividad 2
NO: Cuando se
trata de un
certificado
laboral, este
debe venir en el
formato “solicitud
de certificación
laboral” en donde
se detalla el
contenido que
requiere el
usuario.
En los casos en
que se requiere
de una
certificación de
no existencia de
personal, se
solicita el
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Fecha: 22/04/2016
diligenciamiento
del formato
“solicitud
certificado de no
existencia de
personal”.
Si el usuario no
remite el formato
necesario para el
trámite se le
indica esta
situación y se
solicita su
diligenciamiento.
Teniendo en Talento Auxiliar Administrativo de talento Correo N.A.
cuenta el tipo de Humano humano. electrónico
requerimiento, es Registro en el
trasladado al formato
responsable en el “solicitudes
área para su atendidas”
ENVÍO AL trámite oportuno.
RESPONSABLE ¿Es una solicitud
2
DE LA para la
ATENCIÓN expedición de un
certificado para el
trámite de
pensión?
SI: Continua en
actividad 3
NO: Pasa a la
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actividad 4
Para los casos Talento Auxiliar Administrativo Correo N.A.
en los cuales se Humano Coordinador de talento humano. electrónico
requiere Gestión Software de
información documental nómina
previa al 2002, se
solicita
formalmente la
información al
COMPILACIÓN archivo central
3 DE LA con el fin de
INFORMACIÓN consultar las
nóminas de los
años requeridos;
de lo contrario,
se consulta la
información
directamente en
el software de la
entidad.
Dependiendo del Talento Auxiliar Administrativo Certificados N.A.
tipo de solicitud Humano diligenciados
EXPEDICIÓN
y/o documento,
4 DEL
se diligencia con
DOCUMENTO
la información
requerida
5 La coordinadora Talento Coordinador de Talento Humano N.A. N.A.
REVISIÓN DEL del Grupo de Humano
DOCUMENTO Talento Humano
revisa el
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documento antes
de la firma
¿Está
correctamente
diligenciado?
SI: Se pasa a
actividad 6
NO. Se regresa
al paso 4.
6 La coordinadora Talento Coordinador de Talento Humano N.A. N.A.
del Grupo de Humano
FIRMA DEL
Talento Humano
DOCUMENTO
firma el
documento.
7 Según sea el Talento Auxiliar Administrativo Grupo de Oficio N.A.
medio de envío Humano Talento Humano Radicado,
de la respuesta al Gestión Correo
requerimiento, se Documental electrónico
remite: Formatos
De manera digital diligenciados y
por correo firmados
ENTREGA DEL electrónico o
DOCUMENTO En medio físico,
para lo cual se
entrega al área
de gestión
documental para
que proceda al
despacho del
mismo.
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Investigación: Conjunto de actividades de índole intelectual y experimental y de carácter sistemático cuyo objetivo es confrontar,
cuestionar e incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto; conjunto de estrategias para explorar, analizar y descubrir
relaciones o patrones ignorados, con el propósito de ampliar y profundizar la percepción del mundo que nos rodea.
Código: ICC-SIG-11
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Maestría de profundización: Programa de posgrado que busca el desarrollo avanzado de competencias que permitan la solución
de problemas o el análisis de situaciones particulares de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la
asimilación o apropiación de saberes, metodologías, y según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o artísticos (decreto 1295
de 2010).
Trabajo de investigación en la maestría de profundización: Está dirigido a la investigación aplicada, al estudio de caso, o la
creación o interpretación documentada de una obra artística, según la naturaleza del programa.
Maestría de Investigación: Programa de posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación
avanzada en investigación o creación que genera nuevos conocimientos, procesos tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas
de interés cultural, según el caso.
Trabajo de investigación en la maestría de Investigación: Debe evidenciar las competencias científicas, disciplinares o creativas
propias del investigador, del creador o del intérprete artístico.
Grupo de Investigación: Conjunto de académicos que se reúnen para proponer, planear y llevar a cabo procesos de investigación
científica en una disciplina o conjunto de disciplinas. Es responsabilidad del conjunto de académicos la identificación de problemas
relevantes para la investigación, y la propuesta de proyectos de investigación para abordar el problema definido, genreando
productos resultados de investigación verificables mediante el sistemas de medición de la producción de grupos de investigación
estipulados por Colciencias. Debe estar inscripto en el Sistema Nacional de investigación, el la plataforam ScienTi de Colciencais.
Se compone de líneas de investigación en las cuales se inscriben los proyectos de investigación. Consta de un director con
determinadas responsabilidades para con los miembros del grupo.
Línea de Investigación: Es un aglutinador que acota un objeto, problema y método de investigación. Orienta los límites, las
perspectivas teóricas, las disciplinas, la sistematización, el análisis o interpretación de los datos, y la metodología de la investigación.
La línea de investigación formula y ejecuta proyectos de investigación para lo cual se reúne periódicamente dejando actas de las
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reuniones; participa en redes de investigación con los productos resultado de la investigación de sus proyectos.
Comité de investigación: El comité de investigación es el organismo encargado de llevar a cabo los objetivos de la Institución en lo
relativo a la definición de las políticas de investigación. Su intervención en la selección, ejecución y evaluación de los proyectos de
investigación guia la adopción de programas de investigación, así como la articulación de la investigación con la docencia impartida
en el Seminario Andrés Bello. Garantiza la calidad, pertinencia, relevancia, productividad, visibilidad e impacto de la investigación del
Instituto, y su concordancia con los lineamientos dispuestos por el Sistema Nacional de Investigación.
El comité de investigación estará integrado por: el Director del Instituto Caro y Cuervo, el Subdirector académico, el Decano del
Seminario Andrés Bello, el Coordinador de investigación, el Jefe de la Oficina de Planeación, el Jefe de la Oficina de Relaciones
Interinstitucionales, los Directores de grupos de investigación ante Colciencias y los Directores de Maestrías del Seminario Andrés
Bello, o a quien estos designen en su representación.
Banco de proyectos: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigación formulados por los investigadores del
Instituto, en los momentos y con las condiciones que establezca el comité.
Proyecto de investigación: Es la planeación de una investigación donde se establecen aspectos constitutivos de la misma: Título,
resumen, palabras clave, planteamiento del problema, objetivo general, objetivos específicos, justificación, breve estado del arte,
breve marco teórico y delimitación conceptual, metodología, productos e impactos esperados, cronograma y referencias
bibliográficas. El proyecto es anual, con una extensión en el tiempo máxima de diez (10) meses, aunque puede ser parte de un
macro proyecto desarrollando una de sus fases. El proyecto se presenta al comité de investigación para su evaluación y aprobación.
En caso que el comité apruebe el proyecto el mismo se iniciará en enero al año siguiente a su aprobación.
Titulo: Debe ser representativo de la investigación; otorgar una idea de los aspectos fundamentales que delimitan y caracterizan el
proyecto.
Resumen: Es un párrafo inicial, de máximo 250 palabras, en el que el investigador articula el objetivo general del proyecto con la
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Palabras claves o marcadores temáticos: son palabras que delimitan el campo de la investigación en la cual se inscribe el
proyecto; deben hacer referencia a campos de conocimiento amplio que funcionen como clasificadores del proyecto en las diferentes
disciplinas, metodologías y saberes científicos que en él intervienen.
Problema de investigación: Es el planteamiento de la situación que se abordará a través del proceso de investigación. Incluye
delimitación y definición del objeto de estudio, el área de la investigación y las disciplinas que intervienen en el problema planteado.
Por último, se plantea la pregunta de investigación, a la cual estará contestando el desarrollo de la investigación en cada uno de
sus puntos de forma transversal.
Objetivo general: Se encuentra en íntima relación con la pregunta de la investigación expresada afirmativamente. Es el eje central
de la investigación, la meta a la que apuntan y de la que dan cuenta cada uno de los componentes del proyecto de forma articulada
y coherente.
Objetivos específicos: Es el fraccionamiento del objetivo general en metas más pequeñas alcanzables en períodos de tiempo más
cortos. Conforman las unidades de la investigación, las fases contempladas en un plan de acción que deberán ser descriptas
metodológicamente y estipuladas en el cronograma. Acciones concretas que serán llevadas a cabo en las diferentes fases del
proyecto a fin de alcanzar el objetivo general.
Marco conceptual: Nociones, conceptos y categorías de análisis que recortan el objeto de estudio, sostienen el abordaje del
problema de investigación, el planteo de los objetivos, la metodología del proyecto, las categorías de análisis y las variables
escogidas para el mismo.
Metodología: Explicitación de la forma en la que se llevarán a cabo las acciones concretas referidas en los objetivos específicos y
las opciones metodológicas escogidas para llevarlas a cabo.
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Cronograma: Organización de las unidades de la investigación, las fases o las acciones que se llevarán adelante para el
cumplimiento de los objetivos, en una línea temporal de máximo diez (10) meses de duración.
Resultados de investigación: Productos concretos esperados al finalizar el proyecto de investigación. Debe especificarse la
categoría del producto resultado de la investigación: a) generación de nuevo conocimiento, b) apropiación social del conocimiento, c)
formación del recurso humano, d) desarrollo tecnológico. Los productos resultados de la invstigación deben considerarse en el
cronograma del proyecto y encontrarse en relación con el presupuesto solicitado de acuerdo a la relación estabelcida entre
productos de investigación preguspuesto solicitado.
Presupuesto: Se determinan en el presupuesto el plan de gastos proyectados para llevar adelante el proyecto: personal, equipos,
software, materiales, salidas de campo, material bibliográfico, publicaciones y patentes, servicios técnicos, viajes, etc. El
presupuesto solicitado para el proyecto debe tener en consideración la relación presupuesto solicitado - productos resultados de
investigación, establecida por el comité de investigación.
Reformulación del Proyecto: La formulación del Proyecto de investigación puede cambiar durante su desarrollo. La vez que esto
ocurra debe escribirse un informe explicando y justificando el cambio al comité de investigación y entregarlo a la secretaría de
subdirección. Asimismo debe entregarse junto con el informe los formatos del proyecto de investigación con las modificaciones
pertinentes al cambio acontecido, debiendo modificar el presupuesto de ser necesario. El comité de investigación evalúa y aprueba
estos cambios.
Integrantes del proyecto: Personas que desempeñan alguna tarea relacionada con el desarrollo del proyecto. Se clasifican en
cuatro tipos: investigador principal o director, co-investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes.
Director del proyecto: Es la persona encargada de cada proyecto. Del desarrollo de sus fases, de la ejecución presupuestal y de la
entrega de los resultados de investigación estipulados en el tiempo determinado en el cronograma. Si consta de un equipo de
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investigación, es quien orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado funcionamiento y el cumplimento de los
objetivos del proyecto. Los miembros de su equipo de trabajo le reportan sus tareas periódicamente. A su vez, el director(a) presenta
periódicamente los avances del proyecto de investigación a su cargo en el informe trimestral de seguimiento a los avances de la
investigación. Es el encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales --con apoyo del área de
Relaciones interinstitucionales-- y solicitar fondos de financiación nacional e internacional. En tanto que académico(a) del Instituto,
realiza tareas de investigación, docencia, divulgación y asesoría relacionadas con su campo de investigación.
Informe trimestral de seguimiento a los avances de la investigación: El director de proyecto presenta los avances de la
investigación del proyecto a su cargo con una frecuencia trimestral, en un formato de seguimiento a la investigación. Este formato
será entregado al líder de la línea de investigación a la que pertenece el proyecto a fin de ser supervisado por el mismo. El líder de
línea de investigación aprueba o realiza objeciones sobre: los avances de acuerdo con el cronograma del proyecto, y el presupuesto
ejecutado de acuerdo al presupuesto solicitado. Firma y entrega el formato a la secretaría de subdirección académica que lo
archivará en sus registros, lo reenviará al coordinador de investigación y lo entregará a la oficina de planeación y presupuesto.
Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o entidades mediante los cuales las partes
establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada
actividades de interés y beneficio común del proceso investigativo. Los convenios podrán materializarse mediante convenios marco,
acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o capítulos anexos a los convenios existentes. Estos acuerdos se harán con
el apoyo del área de relaciones interinstitucionales y de la oficina jurídica.
Dentro de los programas académicos institucionales se establecen grupos de investigación, de los cuales se desprenden Líneas de
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Fecha: 22/04/2016
Los proyectos, dependiendo de la naturaleza de los mismos, pueden implicar la elaboración o ampliación de convenios
interinstitucionales, o la solicitud de becas nacionales e internacionales, así como de fondos nacionales e internacionales.
Los proyectos tienen un máximo de un año de duración –diez (10) meses de trabajo-- aunque pueden ser parte de un macroproyecto
de varios años de duración. En este caso, durante un año se desarrollará una fase de éste.
Los integrantes de un equipo informan sobre su trabajo al director del proyecto. El director del proyecto informa, mediante el formato
trimestral de seguimiento a la investigación, al líder de línea de investigación sobre los avances de su proyecto. El líder de línea
aprueba o realiza objeciones al formato de avance.
El proyecto, la línea, el grupo de investigación y los investigadores que lo llevan a cabo deben estar inscriptos en el Sistema
Nacional de Investigación, plataforma ScienTi de Colciencias.
MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Fecha: 22/04/2016
Director del
Suscribir o proyecto
Investigaciones Convenio marco o
actualizar
ESTABLECIMIENTO capítulo anexo,
convenios, aplicar Líder de la línea
DE CONVENIOS, formato de
3 a becas y fondos
APLICACIÓN A Profesional de aplicación a
de financiación Relaciones
BECAS Y FONDOS relaciones becas o fondos
nacionales y interinstitucionales
interinstituciona- de financiación
extranjeros
les
Director del
Investigaciones Formato de
SEGUIMIENTO DE Entregar trimestral proyecto
seguimiento de
4 AVANCES DE de los avances de
Líder de la línea avances de
INVESTIGACIÓN la investigación
investigación
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
CRÉDITOS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Adopción y capacitación en el manejo del software apropiado para todos los procedimientos académicos
3.CONTROL DE CAMBIOS
4.0 Ajustes a la descripción de las actividades 1 y 2 y a los registros arrojados en las actividades 1,3
06 de Abril de 2015
y7
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
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LA VIGENCIA
CORRESPONDIENTE
Aprobación del
presupuesto
para la Asesor de
Planeación y
contratación de Planeación y
2 APROBACIÓN DEL Subdirección Formato de Archivo SAB y archivo
docentes para Subdirector
PLAN DE COMPRAS Administrativa aprobación Planeación
los diferentes Administrativo y
y Financiera
programas Financiero
académicos del
ICC –SAB.
Redacción de
ELABORACIÓN Y
los estudios
APROBACIÓN DE
previos
LOS ESTUDIOS
necesarios para
3 PREVIOS PARA LA Seminario Profesional SAB Formato
la contratación Archivo SAB y archivo Jurídica
CONTRATACIÓN DE Andrés Bello y Decano SAB diligenciado
mediante los
DOCENTES Y
formatos dados
COMPRAVENTA Y
por planeación y
SUMINISTROS
la oficina jurídica
Diligenciamiento Profesional SAB
SOLICITUD DE LOS
de los formatos - Subdirector
REGISTROS DE SAB –
estipulados por Académico-
4 DISPONIBILIDAD Planeación y Formato Archivo Jurídica y archivo
planeación y Asesor de
PRESUPUESTAL Y Oficina diligenciado Financiera
recolección de planeación y
DE INICIO DE financiera
las firmas de Profesional Área
CONTRATACIÓN
aprobación Financiera
ELABORACIÓN Y Redacción y Oficina Director(a) documentos
5 FIRMA DE LOS firma de los Jurídica y Profesional de soporte y Archivo SAB y archivo Jurídica
CONTRATOS DE contratos de SAB Oficina Jurídica Contratos
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Profesional Universitario – Seminario Marzo 05 de 2012
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Andrés Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
Profesional contratista oficina de 12 de Febrero de 2014
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Cambio del formato 12 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Profesional Universitario – Seminario Andrés Marzo 05 de 2012
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello
Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
12 de Febrero de
Profesional contratista oficina de Planeación y
Cargo Decano - Seminario Andrés Bello 2014
Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
Cambio del formato 12 de Febrero de
4.0
2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
futuro
ENTREGA DE Se busca y hace
CERTIFICADOS, entrega de las
CONSTANCIAS, certificaciones
7 CARTAS Y solicitadas y se Secretaría Copia para
Seminario Andrés Bello Archivo SAB
DIPLOMAS solicita firmar en la Académica archivo
SOLICITADOS copia
CON Punto de
ANTICIPACIÓN control
Información acerca
ATENCIÓN
del estado de la
8 PERSONAL A Secretaría
monografía de los Seminario Andrés Bello N.A. Archivo SAB
ALUMNOS DE LA Académica
estudiantes de la
MAESTRÍA
Maestría
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
Publicación en web de la oferta de cursos y grabación en PBX. Registro y clasificación llamadas pidiendo información.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño
Decano - Seminario Marzo 05 de 2012
Cargo Profesional Universitario – Seminario Andrés Bello
Andrés Bello
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Javier Fandiño
Decano - Seminario 12 de Febrero de 2014
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Andrés Bello
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Cambio del formato 12 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
RECEPCIÓN DE LA Coordinador
Se recibe la invitación o la Archivo ELE
INVITACIÓN O DE LA Programa general. Invitación o
1 aceptación de dos formas: Colombia
ACEPTACIÓN DE LA ELE Coordinador aceptación física
correo electrónico y/o carta físico o
PONENCIA Colombia académico y asesor o virtual.
presencial virtual.
académico.
VALIDACIÓN DE LA Revisión por parte del Programa Coordinador general Invitación o Archivo ELE
INVITACIÓN Coordinador general quien ELE y coordinador aceptación física Colombia
determinará, basado en el Colombia académico. o virtual. físico o
objetivo e importancia de la virtual.
2 invitación y/o de la ponencia
aceptada, la persona que
asistirá en representación del
Programa ELE Colombia y a
su vez del ICC.
PREPARACIÓN DE LA Se preparará la presentación Programa Coordinador Formato Registro de
PRESENTACIÓN POR y material necesario para el ELE general, asistencia de actividades
PARTE DE LA(S) desarrollo de las actividades Colombia coordinador eventos ICC- Programa
3 PERSONA(S) QUE del evento. académico, SIG-08 y/o ELE
ASISTIRÁN AL Punto de control docentes- informe. Colombia.
EVENTO. investigadores y
asesor académico.
TRÁMITES PARA Se realizan los trámites Programa Profesional Correo Solicitudes
DESPLAZAMIENTO Y administrativos y financieros ELE administrativo y electrónico al y/o formatos
4 PERMANENCIA DE LA ante cada una de las áreas Colombia Coordinador asesor de la radicados en
PERSONA ASIGNADA pertinentes, con el fin de general. subdirección cada una de
cumplir con todos los académica sobre las áreas.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 274 de 584
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Documento Foro de Cooperación de América Latina y Asia del Este (FOCALAE)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Ministerio de
El Ministerio de
Relaciones
Relaciones Exteriores con
Exteriores,
apoyo de las entidades
Dirección de Convocatoria
PUBLICACIÓN DE LA que forman parte de esta
Asuntos virtual en la
CONVOCATORIA Y iniciativa, realiza la Ministerio de
1 Culturales y Dirección de página web de
PROCESO DE convocatoria en los Relaciones
Coordinación de Asuntos Culturales cada
SELECCIÓN. países seleccionados, a Exteriores.
Programas y Embajada.
través de las embajadas
Convenios de
colombianas, de acuerdo
Cultura,
a parámetros previamente
Educación y
establecidos.
Deporte
CORRECCIÓN DE El Programe ELE Programa ELE Coordinador Acta y/o Ministerio de
PRUEBAS DE Colombia corregirá las Colombia General y prueba Relaciones
CLASIFICACIÓN pruebas de clasificación Coordinador aplicada a Exteriores/
2 realizadas por los Académico cada aspirante. Oficina ELE
aspirantes que desean (Formato Colombia
tomarlas con el fin de Cancillería).
obtener su nivel de
español.
ASIGNACIÓN DE El comité técnico realizará Programa ELE Comité técnico. Carta física o Archivo
3 ESTUDIANTES A la asignación de los Colombia correo Oficina ELE
CADA UNIVERSIDAD estudiantes a cada electrónico Colombia.
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 278 de 584
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
Nombre Viviana Mogollón, Camilo Andrés Rodriguez Diaz Alejandra Olarte Fernández
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
con la producción de
material didáctico hecho
en Colombia.
PLANTEAMIENTO Si el proyecto es viable se Programa Coordinadores Formato acta de Redes de
DEL PROYECTO O firma el convenio y se da ELE Programa ELE y reunión código: divulgación.
DE LA paso a la realización del Colombia Asesor académico. ICC-SIG-01 y
CONVOCATORIA material didáctico. En caso divulgación a
2 de la Beca Estímulos de través de las
Mincultura e ICC, se diferentes redes
publican los requisitos en sociales.
una convocatoria y a
continuación se reciben las
propuestas.
ESCOGENCIA DE Se inicia la revisión del Programa Coordinadores Resultados de Archivo
LOS MATERIALES material realizado. Si se ELE Programa ELE y investigaciones y oficina ELE
DIDÁCTICOS ELE A trata de la Beca Estímulos, Colombia Asesor académico estudios de los Colombia.
3 DESARROLLAR los jurados expertos apoyados por el materiales
escogen un proyecto equipo de didácticos que
ganador o declaran investigación. existen a la fecha.
desierta la convocatoria.
DESARROLLO DE Se continúa con la revisión Programa Coordinadores Ejecución de Archivo
LOS MATERIALES de los materiales. Con ELE Programa ELE y materiales oficina ELE
4 DIDÁCTICOS A respecto a la beca Colombia Asesor académico didácticos Colombia.
DESARROLLAR estímulos, se hace el apoyados por el
seguimiento del proyecto equipo de
ganador. investigación.
EDICIÓN Si el producto final es Subdirección Coordinadores Libro o materiales Librerías en
5 satisfactorio, se lleva a académica Programa ELE y didácticos general
cabo el proceso de edición Colombia Asesor académico iniciando por
de los materiales apoyados por el el Instituto
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 282 de 584
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Punto de control
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
Determinar a través
de qué fondo de
DETERMINAR recursos (Sello
ORIGEN DE LOS editorial o Becas del Gestión
1 RECURSOS QUE Ministerio de Editor General N.A
Editorial
FINANCIAN EL Educación) se
PROYECTO realizará la
financiación del
proyecto.
De acuerdo con las
características del
ASIGNACIÓN DE texto, se realizan los Gestión
2 Editor General N.A
TRADUCTOR estudios pertinentes Editorial
para contratar la
labor de traducción.
Cuando la traducción
se financia a través
de una beca del Gestión
3 ASIGNACIÓN DE Subdirección
Ministerio de Editorial N.A
TUTOR ACADÉMICO Académica
Educación, se asigna
un tutor que
supervisa el proceso.
Adelantar los
trámites necesarios Gestión
4 PAGO DERECHOS
para la cesión de los Editorial Editor General N.A
DE AUTOR
derechos de las
obras traducidas.
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
10 Aparición de la Gestión
PUBLICACIÓN Editor general
edición en el formato Editorial
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 292 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
RECEPCIÓN DE LOS
TEXTOS Se recibe el texto por parte de los
1 Divulgación Líder del
SELECCIONADOS autores o compiladores (Impresa y Texto N.A
editorial proceso
POR EL COMITÉ en medio magnético)
EDITORIAL
Para reimpresiones se realiza
a adicionalmente un estudio Divulgación Líder del
REIMPRESIONES N.A
preliminar de la edición y se realiza editorial proceso
el establecimiento del prólogo.
Se hace la verificación del Originales con
cumplimiento de los criterios de correcciones
entrega, calidad mínima de
2 CORRECCIÓN DE Divulgación Corrector de Entrega de
escritura con la revisión por parte N.A
ESTILO editorial estilo trabajos para
de los correctores de estilo y así
unificar los criterios formales y las corrección de
normas de edición establecidas. Estilo
Los autores y traductores Formato de
REVISIÓN POR PARTE aprueban o no las observaciones o revisión por
Divulgación Autores
DE AUTORES Y correcciones propuestas por los parte de
3 correctores de estilo. editorial N.A
TRADUCTORES Traductores autores y
traductores
Punto de control
(plantilla correo)
Se realizan los ajustes pertinentes Autor
Divulgación
4 AJUSTES por parte del autor y el corrector de N.A N.A
editorial Corrector de
estilo.
estilo
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 295 de 584
Fecha: 22/04/2016
19 de Agosto de
1.0 Se crea el procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 296 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
corrección de estilo.
La publicación del texto
se realiza a través del
PUBLICACIÓN DEL OJS, cuando concluye Gestión
5 Editor General N.A
TEXTO. la corrección de estilo y editorial
las últimas revisiones
tienen lugar.
Juan Camilo
Nombre Cristian Armando Velandia Mora
González 05 de Febrero de 2014
Cargo Editor General –
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas
Sello editorial.
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 05 de Febrero de 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 299 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Punto de control
Fecha: 22/04/2016
05 de Febrero de
1.0 Se crea el procedimiento 2014
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 302 de 584
Fecha: 22/04/2016
Subproceso de Publicación
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: PROCESOS MISIONALES PROCESO: EDICIÓN E IMPRENTA
PROCEDIMIENTO: EDICIÓN LINOTIPO CÓDIGO: PD-GE-06
PRODUCTOS: ORIGINALES DE PRODUCCIÓN.
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos, científicos y de calidad exigidos por
el Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos de investigación del Instituto, hasta
la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que
la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística
(ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la
unificación de las normas de armada y edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
CONDICIONES GENERALES:
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido
del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Consejo
Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la
biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 303 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Punto de control
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
10.2.4 Biblioteca
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Misionales PROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Adquisición de material bibliográfico CÓDIGO: PD-BBT-01
PRODUCTOS: Material bibliográfico adquirido o suscripción a títulos de revistas o bases de datos realizado
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Adquirir el material bibliográfico (como libros, revistas, bases de datos, audiovisuales, entre otros), requerido por
profesores, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas
las colecciones de las dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos de
formación e investigación del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliográfico por parte de los Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario
Andrés Bello, como también del personal administrativo del Instituto, hasta la adquisición e ingreso al Sistema información
Bibliográfico Koha e incorporación a las colecciones.
DEFINICIONES:
Sistema de Información Bibliográfico (SIB): Sistema integrado de gestión de bibliotecas que le permite administrar
eficientemente los recursos bibliográficos y servicios de las bibliotecas.
KOHA: Nombre del sistema de información bibliográfica (SIB) empleado en las bibliotecas del Instituto Caro y Cuervo para la
Administración de los recursos y servicios. Este sistema se compone de los siguientes módulos:
Módulo Administración del Sistema / Parametrización: Mediante este módulo se administran todas las funciones del
sistema facilitando la flexibilidad en el cambio de políticas, configuración de las hojas de trabajo, definición de políticas de
préstamo, asignación de perfiles de usuarios y cuentas de usuarios Staff, definición de plantillas para el envío de mensajes
los usuarios de forma automática, entre otras.
Módulo de Adquisiciones: Se controla de forma automática las solicitudes y adquisición de los recursos bibliográficos y el
presupuesto de adquisición de material bibliográfico.
Módulo de Publicaciones Seriadas: Permite administrar y controlar la suscripción de las revistas, actualización de las
existencias de acuerdo con la periodicidad de la publicación y las entregas recibidas.
Módulo Catalogación: A través de este módulo se ingresa a la base de datos la descripción bibliográfica de cada uno de los
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títulos e ítems (volúmenes, ejemplares) que ingresan a la biblioteca, de acuerdo con las hojas de trabajo definidos para las
tipologías documentales en el formato MARC.
Módulo Control de Autoridades: Permite el control de autoridades (Autor, tema, títulos uniformes, congresos, series y
lugares geográficos) y referencias cruzadas, con el fin de normalizar los puntos de acceso a la información y facilitar la
recuperación por parte de los usuarios.
Módulo de Circulación y Préstamo: Permite controlar de forma automática el préstamo del material bibliográfico mediante
el registro de los ítems a los usuarios con el código de barras, facilitando la interacción de los usuarios a través del catálogo
en línea. El usuario puede ver el historial de préstamos, renovar los materiales desde la casa, enviar mensajes de solicitudes,
entre otros.
Módulo de Catálogo en línea (OPAC): Es un catálogo automatizado de acceso público que permite la difusión de las
colecciones bibliográficas existentes en las bibliotecas. Permite realizar búsquedas por campos específicos (Título, Autor,
Materia, ISBN, Series y Signatura Topográfica), creación de listas Bibliográficas privadas y públicas, opción de guardar
referencias bibliográficas en ‘carrito’ y enviarlas al correo.
Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
Inventario: Opción que facilita el levantamiento del inventario de forma automática mediante la lectura del código de barras.
El sistema permite confrontar los materiales existentes en la estantería con los registrados en la base de datos a través de un
archivo plano o un xls.
Parametrización: Políticas establecidas en el SIB que permiten el funcionamiento de cada uno de los módulos.
Compra: Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio.
Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propósito de intercambiar las publicaciones
producidas por ellas.
Donación: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliográfico.
Depósito institucional: Mecanismo mediante el cual se entregan las publicaciones editadas en la imprenta Patriótica, con el
fin de disponerlas en las Bibliotecas para el uso y consulta de la comunidad de usuarios internos y externos.
Reposición: Sustitución de los materiales bibliográficos que han sido reportados perdidos por los usuarios internos que
tienen derecho a préstamo externo.
Catálogo en línea: Módulo empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes entradas los recursos bibliográficos
existentes en las colecciones.
Código: ICC-SIG-11
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Identificación: Actividad que permite determinar si los materiales bibliográficos solicitados o recibidos en la biblioteca se
encuentran disponibles en las colecciones existentes.
Número de Registro: Número que permite la identificación cada uno de los títulos incorporados al SIB, anteriormente de
denominaba MFN.
Ítem: Termino mediante el cual se identifican cada uno de los ejemplares y volúmenes relacionados en las existencias de
cada registro bibliográfico.
Código de barras: número mediante el cual se identificará secuencialmente los ejemplares y volúmenes recibidos en la
biblioteca.
Proveedor: Persona natural o jurídica que provee un bien o servicio; en el caso de la Biblioteca corresponde a personas o
entidades que suministran material bibliográfico mediante los diferentes mecanismos de adquisición.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para el manejo de los módulos del Sistema de Información Bibliográfica (SIB) KOHA,
ayudas en línea, Formato MARC.
CONDICIONES GENERALES:
El Subdirector Académico, Decano del Seminario, Profesores y responsables de las dependencias o proyectos de
investigación serán los encargados de realizar solicitudes del material bibliográfico a adquirir y para los casos de
actualización de nuevas ediciones la Biblioteca será la responsable de las solicitudes.
La biblioteca recibirá las sugerencias de adquisición del material bibliográfico a través de los siguientes mecanismos: Formato
diseñado para la solicitud de adquisición de material bibliográfico, Correo electrónico y la opción que incluye el Catálogo en
línea para los usuarios internos del ICC.
Las solicitudes de adquisición de material bibliográfico deberán ser remitidas al jefe de la Bibliotecas, dependencia encargada
de las adquisiciones del material bibliográfico, con el fin de llevar el control de las solicitudes realizadas, como también de los
materiales adquiridos
Los tramites de adquisición de material bibliográfico con destino a la biblioteca se realizarán dos o tres veces en el año de
acuerdo el número de solicitudes y el presupuesto asignado anualmente; por lo cual el material bibliográfico requerido en el
primer semestre de cada año deberá ser solicitado en el trascurso el segundo semestre de cada año (entre los meses de julio
y noviembre), con el fin de realizar la solicitud entre enero y febrero del año siguiente.
Las formas de adquisición de material bibliográfico establecidas son: “Compra, Donación, Canje, Depósito institucional y
Reposición.
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Todo Material solicitado, deberá ser identificado en el SIB con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre
disponible en las bibliotecas del Instituto.
Se compran máximo dos ejemplares de un mismo título, cuando este corresponda a material de alta consulta, de lo contrario
sólo se adquirirá un ejemplar por título o volumen de una obra.
Se dará un plazo máximo de dos meses para que los proveedores entreguen la totalidad de los materiales bibliográficos
contratados, salvo excepciones debidamente justificadas.
MARCO LEGAL:
Ley 30 de 1992 (Artículo 108)
Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educación Nacional (Artículo 10).
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Subdirector
Académico /
Decano del Formato
Director, docentes,
Identificación de las Seminario / Solicitud de
estudiantes del
necesidades de material Profesores / material
SOLICITUD DE Seminario Andrés
1 bibliográfico a adquirir y se Responsables de bibliográfico. SIB
MATERIAL Bello
diligencia el formato con los las dependencias o ICC-BB-02, KOHA
BIBLIOGRÁFICO Jefe área y
datos de los documentos a proyectos de Correo
proyectos de
solicitar. investigación / electrónico,
investigación
Biblioteca / SIB KOHA
Estudiantes del
Seminario
Se recibe a través de Profesional Formato
2 RECEPCIÓN DE LAS correo electrónico los especializado, Solicitud de SIB
Biblioteca
SOLICITUDES formatos debidamente Profesional material KOHA
diligenciados con las Universitario o bibliográfico
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OFRECIDO
Se recibe el material
bibliográfico de cada uno
de los proveedores
contratados se revisa uno a Profesional
RECEPCIÓN DEL uno con el fin de garantizar especializado,
Formato acta de
12 MATERIAL que no tengan defectos de Auxiliar
Biblioteca finalización del NA
BIBLIOGRÁFICO impresión (paginas administrativo, o
contrato
ADQUIRIDO borrosas, mal paginado, Técnico
etc.) y se elabora el acta de
finalización del contrato.
punto de control
Se remite a Recursos
Físicos carta con la orden Carta y acta de
ENTREGA DE LA Auxiliar
de remisión entregada por recibo del
13 REMISIÓN DEL administrativo, o
los proveedores, para que Biblioteca material NA
PROVEEDOR A Técnico
sean realizados los bibliográfico
RECURSOS FÍSICOS
registros de adquirido.
correspondientes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Cargo Coordinadora del grupo de Biblioteca - Profesional Coordinador del Grupo de Planeación
Contratista de Grupo de Planeación y Sistemas y Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas
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4
. Diccionario enciclopédico de ciencias de la información. Madrid : Síntesis, 2004, p. 620
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Banda de seguridad: Dispositivo que se le asigna a cada uno de los ítems (volúmenes / ejemplares) para el control de la
perdida de los libros.
Consulta en sala: Corresponde al préstamo interno dentro de las instalaciones de la Biblioteca.
Colección estantería cerrada: Disposición de las colecciones bibliográficas en la cual el usuario no tiene acceso directo a
las mismas y se requiere de la intermediación de un funcionario de la biblioteca para la consulta de los materiales. La
Biblioteca de la sede Yerbabuena se dispone de acceso restringido.
Colección estantería abierta: Disposición de las colecciones bibliográficas para que el usuario tenga acceso directo a los
documentos. En la Biblioteca de la sede Centro se dispone de acceso abierto a las colecciones.
Guía a fuera: Mecanismo de señalización que se ubica en las colecciones, en el cual se indica que el libro no está
disponible.
Préstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material bibliográfico de las instalaciones de la
Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en reglamento de servicios.
Préstamo Interbibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y firma de un convenio,
obtiene de otra un material específico solicitado por sus usuarios internos y que no está disponible en su propio fondo.
Registro de Usuario: Corresponde al conjunto de datos que se ingresan en el SIB para identificar a cada una de las
personas o instituciones que tienen derecho a préstamo externo. A través del registro de usuarios se controla de forma
automática el préstamo del material bibliográfico.
Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad académica del Seminario Andrés Bello (profesores,
investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios externos interesados en consultar los fondos bibliográficos
especializados existentes en la Biblioteca.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Manuales para el manejo de los módulos del Sistema de Información Bibliográfica (SIB) KOHA, Reglamento de servicios.
CONDICIONES GENERALES:
Los usuarios externos solamente podrán consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el material bibliográfico y previa
presentación del documento de identidad.
Los usuarios habilitados para solicitar en préstamo externo el material bibliográfico son profesores, investigadores
estudiantes de los programas de maestría y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el Instituto.
Los usuarios internos (profesores, investigadores, estudiantes, personal administrativo) que requieran hacer uso del préstamo
externo, deberán estar registrados en el SIB de las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevará el control del material
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prestado.
El trámite para el establecimiento o renovación de los convenios de préstamo Interbibliotecario, se realizará de forma
centralizada por el profesional especializado responsable de la Biblioteca.
Las instituciones con las cuales se establece convenio de préstamo Interbibliotecario se registrarán en el SIB módulo de
usuarios, con el fin de controlar la vigencia del convenio y los préstamos realizados.
La oficina de Gestión contractual y el Seminario Andrés Bello, deberán enviar periódicamente al responsable de la biblioteca
el listado con los datos del (nombre y apellidos completos, número de identificación, tipo de contrato, dependencia y
plazo del contrato) personal que se ha vinculado con el Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores,
estudiantes, investigadores), con el fin de contar con la información para efectos de la apertura del registro de usuario en el
SIB, con el fin de controlar de los préstamos del material bibliográfico.
Todos los materiales deberán tener asignada la banda de seguridad para el control de pérdida de los libros.
Antes de registrar el préstamo del material bibliográfico a los usuarios autorizados, se deberá verificar en el SIB que el código
de barras corresponda con el ítem y desactivar el sistema de seguridad.
El material bibliográfico devuelto por los usuarios deberá ser descargado del SIB de forma inmediata y activada la banda de
seguridad.
Los libros consultados en la sala de lectura por los usuarios, antes de ser ubicados en los estantes deberán ser registrados
en el SIB para el control estadístico de uso en sala.
Los materiales bibliográficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado y material audiovisual
solamente podrán ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas.
Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrán ser consultados en el sede Yerbabuena
previa solicitud y autorización por parte de la Dirección del Instituto o el responsable de la Biblioteca; así mismo se exigirán
las medidas de seguridad para la consulta y manipulación de esta documentación (guantes y tapabocas).
El personal responsable del préstamo del material bibliográfico, hará la revisión del estado del mismo antes de realizar el
préstamo.
Cualquier daño o deterioro del material bibliográfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o aquel que este temporalmente
bajo su custodia (documentos del Préstamo Interbibliotecario), es responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya
sea dentro o fuera de las instalaciones de la Biblioteca.
Los usuarios que reporten el deterioro o pérdida de los materiales prestados, deberán asumir el costo de reparación cuando
el daño sea posible de corregir y en el caso de pérdida se deberá hacer la reposición por el mismo título, año y edición; en
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caso de no ser posible, se solicitará la última edición o un título similar previa consulta con los profesores del Seminario
Andrés Bello.
El trámite de los préstamos Interbibliotecario se realizará tanto en la Biblioteca de la sede Yerbabuena como del Centro, con
excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango, los cuales serán tramitados por el responsable del
servicio en la Biblioteca de la Sede del Centro.
Únicamente se atenderán las solicitudes de préstamo Interbibliotecario de aquellas instituciones que anualmente han
renovado el convenio.
Las solicitudes de préstamo Interbibliotecario tanto de los usuarios internos como de las bibliotecas con las cuales tenemos
convenio, se recibirán personalmente en las instalaciones de la Biblioteca, o a través de correo electrónico en la cuenta:
biblioteca@caroycuervo.gov.co y bibliotecasab@caroycuervo.gov.co
El material bibliográfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena que sean solicitadas en
préstamo Interbibliotecario, se enviará a la Biblioteca de la Sede del Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los
usuarios de las otras bibliotecas.
Los usuarios interesados serán los responsables de reclamar los materiales solicitados en préstamo Interbibliotecario, con
excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango que serán reclamados por la responsable del
servicio de la Biblioteca de la Sede del Centro.
Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede del Centro revisarán la lista
de los materiales en préstamo Interbibliotecario, para determinar posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las
Bibliotecas que prestaron los libros. En caso que el material bibliográfico este próximo a vencer se contactará a los usuarios y
se les exigirá la devolución del material de forma inmediata.
MARCO LEGAL:
N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
ÁREA CARGO REGISTROS SIA
CONSULTA EN SALA
CONSULTA EN Identifica si el material bibliográfico NA Usuarios Ficha para NA
1
EL CATÁLOGO requerido se encuentra en las colecciones préstamo del
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BIBLIOGRÁFICO.
Si el usuario requiere el material
bibliográfico en préstamo externo, remítase
a la actividad 9 de este procedimiento.
Recibe el material y verifica su estado, Biblioteca Responsables Formato para SIB
devuelve el carné o documento de del servicio - registro de las KOHA
identificación correspondiente a los Profesional, estadísticas.
usuarios, compila las papeletas de solicitud Auxiliar Estadística
de préstamo, lee el código de barras de ítem administrativo, o Mensual de
consultado en el SIB para registro de las Técnico actividades ICC-
estadísticas y reubica el material en las BB-07
REUBICACIÓN
colecciones.
6 DEL MATERIAL
Punto de control Estadística
BIBLIOGRÁFICO
mensual
consulta de
material
bibliográfico por
áreas y
colecciones.
ICC-BB-09
PRÉSTAMO EXTERNO
Verifica que el usuario solicitante tenga su Biblioteca Responsables Registro de SIB
respectivo registro en la Biblioteca. del servicio - Usuario KOHA
Profesional,
REGISTRO DE Si tiene el registro activo en la Biblioteca Auxiliar
7 pasa a la actividad 9. administrativo, o
USUARIO
Técnico
Si el usuario No cuenta con el registro en
biblioteca pasa a la actividad 8
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Verifica en la lista remitida por Gestión Biblioteca Responsables Listado del SIB
contractual y el Seminario Andrés Bello, si el del servicio - personal nuevo KOHA
nombre de la persona está incluido. Profesional, vinculado al
Si está incluida registra los datos del usuario Auxiliar Instituto
CONFIRMACIÓN en el SIB módulo usuarios. administrativo, o (Profesores,
8 DE LOS DATOS Técnico Investigadores,
DEL USUARIOS Si no está incluida, solicita al usuario los Estudiantes,
datos y confirma con la oficina de Gestión Personal
contractual y el Seminario Andrés Bello la Administrativo)
información y registra los datos del usuario
en el SIB módulo usuarios.
Verifica el estado del material a prestar e Biblioteca Responsables Registro de SIB
informa al usuario sobre el mismo, registra del servicio - Usuario KOHA
PRÉSTAMO DEL en el SIB – módulo de circulación el ítem de Profesional,
9 MATERIAL los títulos y entrega el material al usuario. Auxiliar
BIBLIOGRÁFICO. administrativo, o
Técnico
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un chip que contiene la información del producto, en nuestro caso los libros y otros medios, y éste envía la señal a un
receptor”5. Este sistema se compone de los siguientes equipos y dispositivos:
Asistente digital portátil - Lector (Hand Held): Equipo con el cual se leen los tags o etiquetas de radio frecuencia que
identifican los libros.
PAD Antena: Equipo que permite grabar los datos del número de inventario o código de barras asignado a cada ítem en las
etiquetas o tags RFID que se fijan en la pasta de cada libro.
TAGS o etiquetas RFID: Dispositivo que se adhiere al libro y contiene el chip donde se almacena los datos del número de
inventario de cada uno de los ítems; a partir de este dispositivo se genera una señal de radiofrecuencia la cual puede ser
captada por un lector RFID.
RFID: Sigla de Radio Frequency IDentification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de
almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID”6.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario, Manuales para el manejo de los módulos del Sistema
de Información Bibliográfica (SIB) KOHA.
CONDICIONES GENERALES:
Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el fin de facilitar el
levantamiento de la información y posterior revisión de los listados generados a través del SIB KOHA con la relación del
material no inventariado.
Antes de iniciar con el proceso de inventario todos los ítems de la colección a inventariar deberán tener asignado el tag
RFID.
Antes de asignar la etiqueta RFID se deberá validar que el código de barras asignado al ítem corresponda con el asignado
en el SIB y el fijado físicamente al ítem.
Cada uno de los ítems que conforman las colecciones de libros deberán tener asignado el tag RFID, y los datos
almacenados en este dispositivo deberá corresponder al código de barras asignado en la base de datos.
Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las colecciones de libros que tengan
alta rotación.
5
. Maturana, Cristina. RFID: El código de barras inteligente para bibliotecas. Santiago de Chile: Departamento de Gestión de Información. En: Serie Bibliotecología y gestión de
Información Oct. 2006, No. 18. pág.
6
. RFID. [En línea] http://es.wikipedia.org/wiki/RFID. [Consultado Abril de 2014]
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Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del mismo en el menor tiempo,
se procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a esta actividad.
Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes, Empleados e instituciones
que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario activo) las fechas de realización del inventario.
Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la devolución del material prestado
antes de la realización del inventario, salvo en aquellas situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda
esperar la finalización del proceso de inventario.
Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo.
Se marcará en el SIB cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los ítems inventariados y facilitar
el proceso de identificación de aquellos que no fueron inventariados.
Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como: Tapabocas, guantes, lápices, entre
otros.
MARCO LEGAL: N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Programación de las fechas Biblioteca Profesional Cronograma NA
de realización del inventario, Especializado, de inventario
1 DEFINICIÓN DEL colecciones a inventariar,
CRONOGRAMA actividades a realizar,
personal que participará en
el inventario.
Distribución, señalización del Biblioteca Profesional Cronograma NA
IDENTIFICACIÓN
número de estantes y especializado, de inventario
2 DE LAS
disposición de los espacios Profesional,
COLECCIONES A
de trabajo con mesas Técnico
INVENTARIAR
auxiliares.
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Punto de control
Lectura con el asistente Biblioteca Profesional, NA NA
4 digital portátil de RFID de Auxiliar
cada uno de los ítems administrativo,
ubicados en los estantes. Técnico
Descarga en el computador Biblioteca Profesional, NA NA
del archivo en texto plano, Auxiliar
con los códigos de barras administrativo,
5 leídos de los ítems ubicados Técnico
en los estantes a través del
LEVANTAMIENTO sistema RFID de las
DEL INVENTARIO colecciones inventariar.
Cargar en el SIB KOHA el Biblioteca Profesional SIB KOHA NA
archivo en texto plano que especializado
contiene los datos de los Profesional,
códigos de barras leídos, Auxiliar
6 definición de la fecha de administrativo,
inventario y ejecución de los Técnico
reportes correspondientes
para la marcación de los
ítems inventariados.
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Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Disponer de personal (profesional o técnico) capacitado que fortalezca el
proceso de revisión y ajuste de los registros bibliográficos en el SIB KOHA y colabore en la asignación de los TAGS RFID a cada
uno de los ítems existentes en la colección de libros de las dos bibliotecas.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Coordinadora del grupo de Coordinador del Grupo de Planeación y
Cargo Biblioteca - Profesional Contratista Sistemas
de Grupo de Planeación y
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Biblioteca Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
Código: ICC-SIG-11
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Módulo Control de Autoridades: Permite el control de autoridades (Autor, tema, títulos uniformes, congresos, series y
lugares geográficos) y referencias cruzadas, con el fin de normalizar los puntos de acceso a la información y facilitar la
recuperación por parte de los usuarios.
Módulo de Catálogo en línea (OPAC): Es un catálogo automatizado de acceso público que permite la difusión de las
colecciones bibliográficas existentes en las bibliotecas. Permite realizar búsquedas por campos específicos (Título, Autor,
Materia, ISBN, Series y Signatura Topográfica), creación de listas Bibliográficas privadas y públicas, opción de guardar
referencias bibliográficas en ‘carrito’ y enviarlas al correo.
Módulo de Reportes / Estadísticas: Permite la generación de informes estadísticos de las actividades desarrolladas en
cada uno de los módulos.
Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se definen los elementos informativos que permite establecer los puntos
de acceso y la identificación de un documento, para facilitar su recuperación.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos de acceso los recursos
bibliográficos existentes en las colecciones.
Clasificación decimal Dewey: Sistema de clasificación desarrollado por el bibliotecólogo Norteamericano Melvin Dewey, el
cual parte de la división de las ciencia en diez clase temáticas principales, las cuales se dividen jerárquicamente de diez en
diez. Emplea números arábigos del 0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al número básico de clasificación temática
se le agregan subdivisiones de forma, cronológicos, geográficos y de lengua.
Clasificación Local: Sistema alfanumérico desarrollado por la Biblioteca para la organización de la colección de trabajos
de grado y Henry Luque Muñoz.
Clave de autor (signatura librística): Código alfanumérico asignado mediante la tabla de Cutter, la cual representa el
autor de una obra.
Banda magnética: Dispositivo que se le asigna a cada uno de los ítems de libros que ingresan a las colecciones de la
Biblioteca, con el fin de controlar a través del sistema instalado en la biblioteca de la sede centro, la pérdida de los
materiales en la colección abierta.
Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las diferentes bibliotecas para la
Código: ICC-SIG-11
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catalogación en línea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica del material bibliográfico, cuya
finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica.
Ítem: Termino mediante el cual se identifican cada uno de los ejemplares y volúmenes relacionados en las existencias de
cada registro bibliográfico.
LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado empleado por las bibliotecas o
centros de información para la asignación de los temas o descriptores en el análisis de los documentos y recuperación de la
información.
Número de Clasificación: Código numérico o alfanumérico empleado para la organización del material bibliográfico en los
estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificación universales, o los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En
la Biblioteca del Instituto se emplea el Sistema de Clasificación Dewey y un sistema local.
Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por las cuales se rige la tarea
de la descripción de los recursos bibliográficos en una unidad de información.
Signatura Topográfica: Código alfanumérico compuesto por el número de clasificación y la clave librística, asignado a un
documento para indicar su ubicación en los estantes y permitir su localización.
Sistema de radio frecuencia (RFID): Tecnología que permite la identificación de cada ítem (volúmenes, ejemplares)
ingresados a las colecciones y facilita la obtención de datos remotamente por medio de ondas de radio. Funciona en base a
un chip que contiene la información del producto, en nuestro caso los libros y otros medios, y éste envía la señal a un
receptor”7. Este sistema se compone de los siguientes equipos y dispositivos:
Asistente digital portátil - Lector (Hand Held): Equipo con el cual se leen los tags o etiquetas de radio frecuencia que
identifican los libros.
PAD Antena: Equipo que permite grabar los datos del número de inventario o código de barras asignado a cada ítem en las
etiquetas o tags RFID que se fijan en la pasta de cada libro.
TAGS o etiquetas RFID: Dispositivo que se adhiere al libro y contiene el chip donde se almacena los datos del número de
7
. Maturana, Cristina. RFID: El código de barras inteligente para bibliotecas. Santiago de Chile: Departamento de Gestión de Información. En: Serie Bibliotecología y gestión de
Información Oct. 2006, No. 18. pág.
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inventario de cada uno de los ítems; a partir de este dispositivo se genera una señal de radiofrecuencia la cual puede ser
captada por un lector RFID.
RFID: Sigla de Radio Frequency Identification, en español identificación por radiofrecuencia) es un sistema de
almacenamiento y recuperación de datos remoto que usa dispositivos denominados etiquetas o tags RFID”8.
Tablas de Cutter: Lista de códigos universalmente empleada por las bibliotecas para la asignación de la clave librística
(clave de autor), la cual representa el autor de una obra.
Tesauros: Lista alfabética de los términos empleados en una disciplina en particular, incluye las relaciones y equivalencias
entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la recuperación de la información.
Autoridad: Corresponde un nombre, palabra o frase de forma estandarizada que adopta una agencia catalográfica para la
entrada de los asientos bibliográficos, de acuerdo con listas de encabezamientos de materia generales y tesauros
especializados. Los tipos de autoridad son: Autores personales, corporativos, títulos uniformes, congresos, series, nombres
geográficos y temas.
Catálogo de autoridades9: Es el conjunto organizado de registros de autoridad que contienen los datos relativos a los
puntos de acceso de un catálogo bibliográfico.
Descriptor10: Término de un vocabulario controlado que representa un concepto determinado. Puede ser una palabra
(descriptor simple o unitérmino) o de varias (descriptor compuesto o pluritérmino).
Encabezamiento11: Punto de acceso de un registro bibliográfico que se usa tanto para la clasificación como para la
búsqueda en un catálogo, índice o bibliografía
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Instructivo para el procesamiento técnico del material bibliográfico, Manuales del SIB KOHA, Reglas de Catalogación
Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC , normas para la descripción bibliográfica ISBD, Directrices para entradas de autoridad
y referencia – GARE disponible en: http://archive.ifla.org/VII/s13/garr/garr-es.pdf, Repertorios y catálogos de autoridades a nivel
8
. RFID. [En línea] http://es.wikipedia.org/wiki/RFID. [Consultado Abril de 2014]
9
. Jiménez Pelayo, Jesús. et. al. El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Gijòn (Asturias): Trea, 2002. p. 39.
10
. López Yepes, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la información. España: Síntesis, 2004. v. 1, p.425
11
. López Yepes, José. Ibíd. v. 1, p.504.
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Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
En la acentuación y uso de las mayúsculas se deberá observar las normas ortográficas del español y del idioma o lengua
empleada, siempre y cuando la lengua original de la obra descrita no se extraña al catálogo; así mismo se deberán aplicar
las normas establecidas en el apéndice A de las RCAA2.
En el registro de los asientos de autores personales se deberá utilizar el nombre más frecuentemente utilizado en las
ediciones de la lengua original de las obras (en la forma más completa posible, incluyendo fechas de nacimiento y muerte
entre otros identificadores), se adoptará una forma basada en traducciones solamente cuando la lengua original no se
utilice habitualmente en el catálogo (por ejemplo: Griego, árabe, hebreo, chino, japonés)12.
Los asientos de una entidad corporativa se realizarán bajo el nombre por el que dicha entidad corporativa se identifica con
más frecuencia en sus propias publicaciones13.
En la construcción de las autoridades, se deberán incluir las referencias cruzadas que sean necesarias (Véase, además y
los términos no Usados), con base en las fuentes de información y en la terminología del lenguaje natural empleado por los
usuarios.
Los encabezamientos se redactarán en español (cuando exista un término aceptado en nuestro idioma) y se harán las
relaciones correspondientes de los términos en otro idioma en la etiqueta 750.
Para la traducción de encabezamientos que no tengan un equivalente en español, se consultarán especialistas para adoptar la
forma más adecuada posible y se harán todas referencias a que haya lugar.
MARCO LEGAL:
N.A
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
12
. IFLA. Ibíd. p.124-125
13
. IFLA. Ibíd. p.126
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SELECCIÓN Y REGISTRO
1 Separa el material Biblioteca Profesional NA NA
recibido en canje y especializado
SELECCIÓN DEL
donación, de acuerdo Profesional, Auxiliar
MATERIAL
con las áreas de administrativo, Técnico
interés del Instituto.
2 Ingresa el registro Biblioteca Auxiliar administrativo, Formato SIB KOHA
breve Técnico Registro de
(precatalogación) en material
la base bibliográfica Bibliográfico. ICC-
en el SIB en la hoja de BB-01
REGISTRO DEL
entrada de datos
MATERIAL
correspondiente,
BIBLIOGRÁFICO
asigna el número de
inventario, diligencia el
sello de procedencia e
ingresa los datos en el
formato de registro.
CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN
3 Identifica el material Biblioteca Profesional, Auxiliar Módulo de SIB KOHA
en catálogos de otras administrativo, Técnico catalogación
bibliotecas a nivel
CATALOGACIÓN
nacional e
DEL MATERIAL
internacional, importa
el registro a través del
protocolo Z39.50, lo
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(MFN) que le
corresponde en el
SIB.
6 Define el tema o Biblioteca Profesional, Auxiliar SIB KOHA
temas del contenido administrativo, Técnico
del documento, el
número de
clasificación de
acuerdo con los
sistemas de
clasificación
empleados en la
Biblioteca, la signatura
librística y los valida
CLASIFICACIÓN
con la base de datos y
DEL MATERIAL
el fichero oficial para
evitar duplicidad de
las signaturas
topográficas.
7 Marca en la portada el Biblioteca Profesional, Auxiliar NA NA
libro con la signatura administrativo, Técnico
topográfica asignada
al documento y lo
ubica en el lugar
designado para la
preparación física.
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Punto de
control
8 Revisa por muestre la Biblioteca Profesional NA NA
calidad de la especializado o
CONTROL DE
catalogación y el Profesional
CALIDAD
análisis del material
bibliográfico.
CREACIÓN DE AUTORIDADES
Se define los términos Biblioteca Profesional, Técnico NA NA
y la tipología de las
DETERMINAR
autoridades bajo las
9 LOS PUNTOS DE
cuales se recuperará
ACCESO
el documento
analizado.
Se consulta en el Biblioteca Profesional, Técnico Módulo de SIB KOHA
catálogo de Autoridades.
autoridades del SIB.
Si las autoridades
se encuentran en
IDENTIFICACIÓN
el SIB, se verifica
10 DE LA
que estén
AUTORIDAD
correctamente
creadas.
Si están
correctamente
creadas, se
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asignan las
autoridades al
documento. Fin
del
procedimiento.
Si las autoridades no Biblioteca Profesional, Técnico Formato creación SIB KOHA
están correctamente o modificación de
creadas, autoridades. ICC-
Se validan en listas de BB-FXX
encabezamiento de
materias, tesauros,
catálogos de
autoridades, entre
otras fuentes, se
AJUSTE DE LA
11 diligencia el formato
AUTORIDAD
con la propuesta de
modificación, se
remite al profesional
especializado y se
asignan
temporalmente las
autoridades al
documento. Pasa a la
actividad 14
CREACIÓN DE Si las autoridades no Biblioteca Profesional, Técnico Formato creación SIB KOHA
12
AUTORIDADES están en el catálogo o modificación de
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propuestos, que
cumplan con los
parámetros, se
ingresan al SIB y se
informa vía correo
electrónico al
solicitante, para que
sea asignado al
registro bibliográfico
del documento.
19 Si las solicitudes para Biblioteca Profesional, Técnico Correo electrónico SIB KOHA
la creación o
modificación de los
registros de autoridad
no son aceptadas, se
informará al solicitante
vía correo electrónico,
y se enviará el
encabezamiento
alternativo que se
deberá asignar al
documento. Fin del
procedimiento.
PREPARACIÓN FÍSICA
20 ROTULACIÓN Y Elabora o generar a Biblioteca Auxiliar administrativo NA NA
SELLADO través del SIB los
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de barras asignado
corresponda al ítem,
fija el tag RFID en el
lugar especificado y
graba con el PAD
Antena el dato del
código de barras.
25 Elabora o genera a Biblioteca Auxiliar administrativo Listado de entrega SIB KOHA
través del SIB el del material a las
listado de los colecciones
materiales que ya se ICC-BB-05
ENTREGA DEL encuentran
MATERIAL A LAS disponibles para ser
COLECCIONES. incorporados las
colecciones y los
entrega a la
responsable del
servicio.
26 Recibe el material Biblioteca Profesional, NA NA
bibliográfico, archiva Auxiliar administrativo,
DISPOSICIÓN DEL el listado en la carpeta o Técnico
MATERIAL EN correspondiente y
LAS ubica los documentos
COLECCIONES los estantes de las
respectivas
colecciones.
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Fecha: 22/04/2016
Punto de
control
Compila anualmente Biblioteca Profesional, o Técnico Formato NA
las estadísticas de las Compilado anual
INFORME DE actividades estadística de
ACTIVIDADES desarrolladas por los actividades
funcionarios de la ICC-BB-08
biblioteca, así como la Estadística
28
estadística de Consulta de
consulta del material material
bibliográfico por áreas bibliográfico por
y las remite al áreas- Compilado
profesional anual.
especializado. ICC-BB-10
Elabora el informe de Biblioteca Profesional NA NA
gestión especializado
29
correspondiente y lo
envía a la dirección y
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Fecha: 22/04/2016
a la oficina de
Planeación.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de
Coordinadora del grupo de Biblioteca - Coordinador del Grupo de Planeación y 2011
Cargo Profesional Contratista de Grupo de Sistemas
Planeación y Sistemas
Nombre Luz Clemencia Mejía Cristian Armando Velandia
Coordinadora del grupo de Biblioteca Profesional Contratista de Grupo de Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Mayo de 2014
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Fecha: 22/04/2016
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar
pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional
para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.
PAGO: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato,
teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas
las deducciones de Ley y/o las contractuales (Tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en bancos, se
desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario, por consignación en la cuenta bancaria del
beneficiario a través de dispersión del Ministerio de Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligación.
RECIBO DE CAJA: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero.
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Fecha: 22/04/2016
TÍTULOS DE TESORERÍA –TES-: Los títulos de tesorería creados en la ley 51 de 1990 son títulos de deuda pública interna
emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de
sustituir la deuda contraída en las operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. Los segundos se emiten
para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional.
En la actualidad solamente se emiten los títulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del
mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorería, y fluctúa entre 1 y 7 años. El rendimiento de los títulos lo
determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de colocación de lo mismo.
TRANSFERENCIA BANCARIA. Una transferencia u orden de pago no es más que el conjunto de instrucciones que como titulares
de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se
los abone a una persona o conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente
el dinero.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
El dinero recibido durante la mañana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas de la tarde, o a más tardar a
primera hora del día siguiente hábil.
Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja fuerte.
Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios deberán entregarse en tesorería dentro
de los tres (3) días siguientes a su terminación.
Para realizar los pagos, es necesario la presentación de la certificación bancaria.
Cuando se vaya a hacer un pago, en la generación de la orden de pago se debe seleccionar como tipo de beneficiario:
“Beneficiario Final”
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Subdirección Profesional
Administrativa de Registro
REGISTRAR
Recibir efectivo, y consignaciones por
INGRESOS EN y Financiera - Tesorería – Recibo de
1 concepto de ingresos generados
EFECTIVO O Coordinador(a) Auxiliar de
CHEQUES Caja
Financiero(a) Tesorería
Subdirección Profesional
Recibir copia de la consignación o
REGISTRAR Administrativa de Verificar
transferencia bancaria, por ingresos Documentos
INGRESOS POR y Financiera - Tesorería – consignacion
2 generados en el seminario Andrés Bello Archivados
TRANSFERENCIAS Coordinador(a) Auxiliar de es
BANCARIAS por cursos, maestrías, etc.,
Financiero(a) Tesorería
Fecha: 22/04/2016
Subdirección
CARGAR Administrativa Profesional
Realizar el cargue de extracto al en el
EXTRACTOS de Registro
6 SIIF Nación II y Financiera -
BANCARIOS: Tesorería
Coordinador(a)
Financiero(a)
Subdirección
REGISTRAR Generar SIIF NACION II, la Administrativa Profesional
RECAUDO Y contabilización del extracto bancario y y Financiera - de Registro
7
CAUSACION DE registrar en el módulo de ingresos Coordinador(a) Tesorería
INGRESOS: Financiero(a)
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
respectiva.
Subdirección
Registrar y pagar las Órdenes bancarias
REGISTRAR Y Administrativa Profesional
de las Órdenes de Pago Presupuestales
PAGAR ORDENES y Financiera - de Registro
14 de SIIF, que se efectúan con recursos
BANCARIAS EN Coordinador(a) Tesorería
SIIF propios.
Financiero(a)
Órdenes de
pago
revisadas por Registro
la Profesional
Generar e imprimir las órdenes de pago, Subdirección Especializad Orden de
GENERAR E elaborar los cheques correspondientes a Administrativa Profesional
IMPRIMIR o Pago
las órdenes de pago o preparar en el y Financiera - de
15 ORDENES DE
portal empresarial del Banco los Pagos y Coordinador(a) Tesorería Código 2028 Cheque
PAGO
PRESUPUESTAL transacciones electrónicas respectivas. Financiero(a) Grado 15-
Transferenci
Coordinadora
a Electrónica
Financiera
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 360 de 584
Fecha: 22/04/2016
Órdenes de
pago
revisadas por
la Profesional
Generar y Aprobar en SIIF Nación las Subdirección Especializad
REGISTRO órdenes de pago de Deducciones a que Administrativa Profesional
ORDENES DE o
haya lugar y en los casos necesarios el y Financiera - de Registro
16 PAGO DE
DEDUCCIONES registro y pago de la respectiva Orden Coordinador(a) Tesorería Código 2028
Bancaria. Financiero(a) Grado 15-
Coordinadora
Financiera
Fecha: 22/04/2016
firman. Código
2028 Grado
15-
Coordinado
ra
Financiera
Formato
Subdirección reporte
Enviar a los beneficiarios de pago el Administrativa consignació
CONFIRMACIÓN Auxiliar de
aviso mediante correo electrónico, sobre y Financiera - n
18 DE PAGO Tesorería
la autorización y fecha de pago Coordinador(a)
Financiero(a) Correo
Electrónico
Revisión por
Subdirección
Imprimir los informes que conforman el Profesional
GENERAR Administrativa Profesional
boletín diario de tesorería y organizarlos Universitario
BOLETÍN DIARIO y Financiera - de Documentos
19 junto a los soportes documentales con
DE TESORERIA Coordinador(a) Tesorería
correspondientes funciones de
Financiero(a)
contador
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Firma Oficio
Fecha: 22/04/2016
Subdirección
Registrar en SIIF NACION II los archivos
Administrativa Profesional
de valoración y control de las
y Financiera - de Registro
25 inversiones, la compra o venta de las
Coordinador(a) Tesorería
inversiones en TES
Financiero(a)
Subdirección
ARCHIVO Administrativa Profesional Documentos
SOPORTES Archivar los soportes de las operaciones
y Financiera - de archivados y
26 OPERACIONES E realizadas sobre TES
INFORMES TES Coordinador(a) Tesorería foliados.
Financiero(a)
Revisión de
Subdirección conciliación
Elaborar la conciliación de las cuentas Administrativa Profesional bancarias por
CONCILIACIONES bancarias entregar a Contabilidad para y Financiera - de el profesional Conciliacion
27
BANCARIAS. su validación. Coordinador(a) Tesorería Universitario es bancarias
Financiero(a) de
Contabilidad
Fecha: 22/04/2016
Subdirección
REPORTES DE Cargue del Reporte de Aportes Mensual Administrativa Profesional
APORTES Cesantías en la página del Fondo y Financiera - de Oficio
30
CESANTÍAS Nacional del Ahorro. Coordinador(a) Tesorería
Financiero(a)
Subdirección
Administrativa Profesional
CERTIFICADOS DE Generación, Impresión, envió o entrega Revisión y
y Financiera - de Certificados
31 RETENCIÓN personal de Certificados de Retención. firma
Coordinador(a) Tesorería
Financiero(a)
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Ángela Vásquez Arias- Auris Margarita Mendoza. Paola Gaitán Martínez- Septiembre de 2012
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente deberá reportarse a contabilidad dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a su formalización.
Reportar al comité técnico de sostenibilidad contable cada trimestre y antes del cierre del último mes del trimestre, el valor de las
partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.
El cierre contable del sistema SIIF II se realizará cuando el Ministerio de Hacienda y/o la Contaduría General de la Nación lo
establezcan de acuerdo a sus cronogramas.
DEFINICIONES:
CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS: Elemento del manual de procedimientos del régimen de Contabilidad pública que
complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco
niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al
grupo, el tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.
CAUSACION: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y
ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016
DOCUMENTOS SOPORTE: Documento escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los registros contables de las
transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas y pueden ser de origen interno o externo
ESTADOS CONTABLES: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están
orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos, físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.
INFORMACION EXOGENA: Es la información solicitada por la DIAN de acuerdo al Art 631 del Estatuto Tributario para los
respectivos cruces de información tributaria
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los
mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales
relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Entidad.
PROCESO CONTABLE: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie de datos de tipo financiero, económico, social y
ambiental y que suministra información contable pública, útil para la toma de decisiones.
REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho
económico que afecte a la Entidad y atiende las normas generales de causación y prudencia.
RETENCION EN LA FUENTE: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en
restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos
en cuenta. De esta operación se derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención, presentar la
Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley, consignar oportunamente la retención y expedir
certificados.
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 369 de 584
Fecha: 22/04/2016
RETEICA: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención como para el agente retenedor, se
causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la
operación económica se cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá.
OBLIGACION: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega.
Pasivo de una entidad contable pública
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de
brindar información oportuna y confiable.
Fecha: 22/04/2016
ÁREA CARGO
Profesional de Cruces de
Subdirección Comprob
Contabilidad – información
INCLUIR HECHOS Incorporar la totalidad de los Administrativa y Coordinador(a)
antes
contabilidad
1 ECONÓMICOS AL hechos económicos que se Financiera -
Grupo de
manuales
contra reportes
SIIF II deban incluir manualmente en Grupo de Gestión Gestión
SIIF
sistema SIIF II Financiera NACIÓN
Financiera
Fecha: 22/04/2016
Auxiliar
Recibir y revisar los documentos
Administrativo
de los supervisores, terceros y/o
contratistas para realizar las Profesional de
RECEPCIÓN Y
REVISIÓN DE obligaciones. Efectuar en el Grupo de Gestión Contabilidad – SIIF
4 SIIF la cuentas por pagar y la Financiera NACIÓN
DOCUMENTOS Coordinador(a)
PARA REVISIONES correspondiente obligación Grupo de
Gestión Radicado del
Financiera reloj de recibido
Número de
Cuenta por
pagar y Número
de obligación
Recibir de Tesorería la Profesional de
VALORACIÓN Y información sobre los Subdirección
REGISTRO Contabilidad –
movimientos de TES para su Administrativa y Email de envió
TRANSACCIONES Coordinador(a)
5 valoración y registro de Financiera - de tesorería
NO INCLUIDAS Grupo de
AUTOMÁTICAMENT transacciones no incluidas Grupo de Gestión
Gestión
E EN SIIF II automáticamente en el SIIF II. Financiera
Financiera
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 372 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Profesional de Conciliaciones
Subdirección
Contabilidad – Bancarias
REVISIÓN Y FIRMA Revisión mensual y firma de las Administrativa y
Coordinador(a)
DE conciliaciones bancarias Financiera -
9 Grupo de
CONCILIACIONES Grupo de Gestión
BANCARIAS Gestión
Financiera
Financiera
Fecha: 22/04/2016
la información
Entregar al Profesional
Profesional de
Especializado Coordinador(a) Subdirección
Contabilidad –
del grupo de Gestión financiera, Administrativa y
ENTREGA DE Coordinador(a)
mensualmente el balance de Financiera - SIIF
13 BALANCE DE Grupo de
PRUEBA prueba dentro de los diez Grupo de Gestión
Gestión NACIÓN
primeros días de cada mes Financiera Balance de
Financiera
prueba
Fecha: 22/04/2016
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G Notas de
carácter general
y
CGN2005.003N
E Notas de
carácter
específico
Informar Semestralmente a la Consulta de
Contaduría General de la aceptado en la
Nación, con cortes de Profesional de página WEB de
información a mayo y a Subdirección la Contaduría CGN
Contabilidad –
noviembre de cada vigencia Administrativa y General de la
INFORMES Coordinador(a)
los formatos CGN2005.DME Financiera - Nación. los
17 SEMESTRALES A Grupo de
LA CONTADURÍA (Deudores morosos del Estado), Grupo de Gestión formatos
Gestión
a través del sistema CHIP Financiera CGN2005.DME
Financiera
(Deudores
morosos del
Estado)
Reportar trimestralmente al Profesional de Verificación de
DANE, a través de la página Subdirección la fecha de
Contabilidad –
WEB de la misma entidad, Administrativa y envió
REPORTES Coordinador(a)
información sobre la exportación Financiera - Formulario del DANE
18 TRIMESTRALES AL Grupo de
DANE e importación de bienes y Grupo de Gestión DANE
Gestión
servicios relacionados en el Financiera diligenciado
Financiera
formulario a diligenciar
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APROPIACIÓN: Es el monto máximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES ANUAL, para asumir compromisos
con un objeto determinado durante la vigencia fiscal respectiva.
AUTORIZACIONES PARA COMPROMETER VIGENCIAS FUTURAS: Son los cupos anuales autorizados por el CONFIS y/o por la
Dirección General del Presupuesto Público Nacional por delegación de éste, para la asunción de compromisos que afecten
presupuestos de vigencias futuras.
Obedecen a las necesidades de la Administración de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos contractuales que involucran
recursos de más de una vigencia fiscal y cuya ejecución debe iniciar en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en
cada una de las vigencias establecidas.
BALANZA DE PAGOS: Es un registro contable de todas las transacciones económicas de los residentes de un país con el resto del
mundo, que ocurren en un período dado de tiempo, generalmente un año. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero
y el total de ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios) como los flujos de
recursos financieros (movimientos de capitales).
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien
haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción
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de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el compromiso.
COMPROMISOS: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y
de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben
desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la expedición
de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora deberá contar con el respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal.
CUENTAS POR PAGAR: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfacción de bienes y servicios contratados antes del
cierre de la vigencia. Es la relación de obligaciones que al cierre de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los
bienes o servicios contratados y recibidos dentro de la vigencia que se cierra.
Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción al 31 de diciembre pero no se le ha
pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados.
DESAGREGACIÓN DE LAS APROPIACIONES: Operación que debe realizar el Representante Legal mediante resolución, el primer
día hábil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas
expedido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus rubros. Se inicia en el
momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las
obligaciones con terceros por los servicios prestados.
ESTATUTO ORGÁNICO DEL PRESUPUESTO: Es la norma principal que define el manejo financiero de todas las entidades
públicas y fija todos los parámetros a tener en cuenta en la programación y ejecución presupuestal.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender gastos de personal,
gastos generales y transferencias corrientes.
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GASTOS DE INVERSIÓN: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente
productivas, o que se materialicen en bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de
funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse con su empleo. Así mismo, se incluyen como gastos de
inversión aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. La característica fundamental de éste debe ser que su asignación
permita acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica y social..
GASTOS DE PERSONAL: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como contraprestación de los servicios que
recibe, bien sea por una relación laboral o a través de contratos.
GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla
con las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén
sometidos legalmente.
LEY ANUAL DEL PRESUPUESTO: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el presupuesto de rentas y recursos
de capital para un año determinado. Ésta se constituye en instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo
económico y social del Gobierno.
DECRETO DE LIQUIDACIÓN: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se clasifican y definen los gastos. Éste
es expedido por el Gobierno Nacional para regular la ejecución presupuestal
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor total de las apropiaciones
inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolución
suscrita por el Jefe del respectiva Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto
inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobación de la Dirección General del Presupuesto
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversión, se requerirá de previo concepto favorable emitido por el
Departamento Nacional de Planeación.
REGISTRO PRESUPUESTAL (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación,
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garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro perfecciona, por lo tanto, el compromiso.
RESERVAS PRESUPUESTALES: Es la relación de compromisos que a 31 de Diciembre de cada año o al cierre de cada vigencia
fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia
que se está cerrando.
Las reservas presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando
estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y desarrollen el objeto de la apropiación.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.
Estos compromisos deberán haber surtido su trámite normal de ejecución presupuestal y estar registrados en el Sistema de
Información Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31 de diciembre del año siguiente al de su constitución no se
hayan ejecutado, expirarán sin excepción.
REZAGO PRESUPUESTAL: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, constituidas a 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de
brindar información oportuna y confiable.
TRANSFERENCIAS CORRIENTES: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, - con
fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el
órgano asume directamente la atención de las mismas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirán el Ordenador del Gasto o su delegado, y tendrán el visto bueno
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del Subdirector Administrativo y Financiero y de los coordinadores de las dependencias Planeación y Sistemas y Financiera.
Para que sean comprometidos, solicitud
No se tramitarán solicitudes de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o
servicios que no estén incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones.
No se tramitarán Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo debidamente suscrito,
copia del Registro Único Tributario (RUT) y certificación de la cuenta bancaria del contratista.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Subdirector(a)
Administrativo y
Financiero, Circulares y
Oficina Subdirector(a) Formatos
Asesora de Académico, establecidos
Planeación y Coordinador(a) por el
Proyectar los Ingresos y los Gastos
PLANEAR Y Sistemas- del Grupo de Ministerio de
priorizando las necesidades para el
PROGRAMAR EL Subdirección Planeación y Hacienda y
1 normal funcionamiento y cumplimiento
PRESUPUESTO Administrativa Sistemas Crédito
de la misión
y Financiera- Coordinador(a) Público y
Subdirección del Grupo de Versión oficial
Académica Gestión en SIIF
Financiera NACIÓN
Profesional de
Presupuesto-
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Profesional de
Presupuesto,
Coordinador(a)
Elaborar la resolución de constitución del Grupo de
de la Caja Menor, de acuerdo a los Subdirección
Gestión Resolución de
lineamientos del Ministerio de Administrativa
Financiera constitución y
CONSTITUCIÓN DE Hacienda. y Financiera-
Subdirección
3 CAJA MENOR Grupo de
Administrativa y Registro en
Realizar los registros de la constitución Gestión
Financiera SIIF Nación
y apertura de la caja menor en SIIF Financiera
NACIÓN Responsable o
delegado para
el manejo de la
Caja Menor
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Profesional de
Generar los informes de ejecución Grupo de Presupuesto-
Coordinador(a) Informes de
INFORMES DE presupuestal de SIIF NACIÓN, Gestión
8 ejecución
EJECUCIÓN solicitados por los diferentes entes Financiera del Grupo de
Gestión
Financiera
Oficio de
Profesional de aprobación de
Presupuesto- cupo de las
Realizar el trámite requerido para la Grupo de Coordinador(a) vigencias
SOLICITUD DE aprobación de vigencias futuras ante el
9 Gestión del Grupo de futuras del
VIGENCIAS FUTURAS Ministerio de Hacienda, previo el aval Financiera Gestión Ministerio de
de la Oficina de Planeación del Financiera Hacienda y
Ministerio de Cultura. Crédito
Público.
Profesional de
Constituir las reservas presupuestales, Constitución
Presupuesto-
CONSTITUCIÓN DE con los compromisos, de acuerdo a los Grupo de de Reserva
Coordinador(a)
10 RESERVAS lineamientos establecidos por el Gestión Presupuestal
del Grupo de
PRESUPUESTALES Ministerio de Hacienda y Crédito Financiera en SIIF
Gestión
Público NACIÓN
Financiera
Elaborar y enviar trimestralmente por Profesional de Correo
correo electrónico informe de la Matriz Grupo de Presupuesto- electrónico de
INFORME BALANZA
de la Balanza de Pagos del Banco de Gestión Coordinador(a) envío
11 DE PAGOS A BANCO
DE LA REPÚBLICA la República, por medio del cual se Financiera del Grupo de trimestral de
reporta la información consolidada de Gestión informe de la
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Profesional de
Presupuesto- Formato
INFORME GASTOS Diligenciar el formato establecido por la Grupo de
Coordinador(a) diligenciado en
13 DE AUSTERIDAD Oficina de Control Interno con la Gestión
del Grupo de Carpeta
información presupuestal concerniente Financiera
Gestión compartida
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Carolina Párraga- Auris Margarita Mendoza. Paola Gaitán Martínez-Ricardo Septiembre de 2012
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Gastos Generales. Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes, y servicios necesarios para que el órgano cumpla con
las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley.
Adquisición de Bienes y Servicios. Corresponde a la compra de bienes muebles destinados a apoyar el desarrollo de las
funciones del órgano, a la contratación y el pago a personas jurídicas y naturales por la prestación de un servicio que complementa
el desarrollo de las funciones del órgano y permite mantener y proteger los bienes que son, de su propiedad o están a su cargo, así
como los pagos por concepto de tasas a que estén sujetos los órganos.
Materiales y Suministros. Adquisición de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se deban inventariar
por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolución.
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Impresos y Publicaciones. Por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos, publicaciones,
revistas y libros, trabajos tipográficos, sellos, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pago de avisos
institucionales y videos de televisión.
Comunicaciones y Transporte. Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como los de mensajería, correos, correo
electrónico, beeper, telégrafo, alquiler de líneas, embalaje y acarreo de los elementos. Igualmente incluye el transporte colectivo
de los funcionarios del órgano.
Impuestos y Multas. Comprende las tasas, impuestos, gastos de notariado y contribuciones a que estén sujetos los órganos.
Ley 1150 del 16 de julio de 2007- Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman
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El profesional de Subdirector(a)
Presupuesto elabora el
Grupo de Gestión Administrativo(a) y
ELABORAR proyecto de resolución de Financiera Financiero(a)
constitución y apertura de la Resolución
PROYECTO DE
caja menor, incluyendo el Director(a) Orden de pago
2 RESOLUCIÓN,
Subdirección Transacción N/A
ENTREGA AL monto para cada rubro General
Bancaria
RESPONSABLE Y presupuestal y el funcionario Administrativa
BBVA
PRIMER GIRO. responsable del manejo y y Financiera Auxiliar
envía a la Coordinadora y al Administrativo o
Asesor Jurídico para Funcionario
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Fecha: 22/04/2016
Avances y Gastos:
El responsable de la caja
menor de acuerdo con las Recibos
solicitudes y necesidades de Auxiliar firmados
las áreas para materiales y Administrativo o Facturas
3 suministros, gastos Todas las Áreas Funcionario Planillas de
notariales, tasas o del Instituto responsable transporte
EJECUCIÓN DE LA
firmada
CAJA MENOR contribuciones,
Certificaciones
mantenimiento, impresos y de Almacén
publicaciones y transporte,
cuando es el caso, entrega
los recursos en efectivo al
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Fecha: 22/04/2016
Para el suministro de
alimentos en reuniones, se
debe guardar observancia
con lo establecido en el
parágrafo 2º del artículo 5º
del Decreto No. 2768 del año
2012.
Comunicaciones y
Transporte: El funcionario
responsable de la caja menor
entrega al funcionario que
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Fecha: 22/04/2016
realiza labores de
mensajería, previa entrega
de la planilla que relaciona
los gastos del transporte
urbano y la cual debe
contener la firma del
funcionario autorizado, sin
enmendaduras ni tachones.
Cuando se recibe el servicio
o se adquiere un bien con un
tercero, se paga
directamente a éste, previa
presentación de la respectiva
factura y RUT.
El funcionario responsable
de la caja menor registra de
acuerdo con la guía para el Auxiliar
manejo de cajas menores, en Administrativo o
el SIIF NACIÓN el egreso- Área del Funcionario Registros de
REGISTRO EN
4 Responsable responsable egresos
SIIF-NACION pago y los valores de
SIIF
retenciones si los hay. NACIÓN
Fecha: 22/04/2016
El responsable de la caja
menor radica los soportes, el
reporte de SIIF NACIÓN, del
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 22/04/2016
Sistemas
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
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Fecha: 22/04/2016
ALCANCE: Inicia con la toma física de todos los elementos devolutivos, se presenta el estudio técnico al comité de bajas por
pérdida, deterioro u obsolescencia de los bienes, se procede a la realización del Acto Administrativo autorizando la baja.
DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artículo susceptible de ser inventariado o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventarios individuales y de las bodegas, estudio técnico para baja y resolución de baja.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los inventarios de la entidad se egresan y se
registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo y actualización de los inventarios.
MARCO LEGAL:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
TOMA FÍSICA
DE LOS Realiza la toma física sobre todos los Recursos Todos los funcionarios
N.A
1 usuarios de los bienes. físicos de Recursos físicos
INVENTARIOS
DEVOLUTIVOS
VERIFICACIÓN Verificación de faltantes, sobrantes,
2 Recursos Todos los funcionarios Soporte Acto
DE FALTANTES, elementos deteriorados u obsoletos
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
SOBRANTES Y de los bienes devolutivos del ICC. físicos de Recursos físicos Administrativo
ELEMENTOS
DETERIORADOS
Y OBSOLETOS
ELABORACION Subdirección
Se realiza la elaboración del Acto
DEL ACTO Administrativa
Administrativo autorizando el egreso Jurídica N.A
4 ADMINISTRATIV y financiera -
de los bienes del inventario
O Área Jurídica
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso
correspondiente al Almacén
3.CONTROL DE CAMBIOS
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
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organismo de la Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades administrativas y judiciales
y se constituyen en el mapa de la producción documental. Las Tablas de Retención Documental se conforman por Series y
Subseries.
Tipos Documentales: son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y constituyen unidades archivísticas o
expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental simple”, también denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad
mínima que reúne todas las características para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe, un auto, una
demanda, una contestación, una sentencia, etc.”.
Tiempo de retención: Período establecido para la conservación de los registros en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Vigente en la materia, Código Contencioso Administrativo, Plan Estratégico Institucional.
CONDICIONES GENERALES: Se debe contar con el Acto Administrativo que crea o modifica una dependencia para elaborar o
actualizar una TRD. Las TRD deben ser revisadas y actualizadas periódicamente y obligatoriamente cuando se registren cambios
estructurales y/o funcionales que las afecten. Las modificaciones que surjan serán evaluadas por el grupo de Gestión Documental y
aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo. Una vez se actualice este instrumento se procederá a reajustar las demás
herramientas archivísticas.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Decreto 2609 de 2012
Acuerdo 004 de 2013 – Archivo General de la Nación
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
b. El Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo hará el
estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la
propuesta de TRD y de Cuadros
de Clasificación Documental,
previo visto bueno de los
coordinadores de los grupos de
trabajo
Fecha: 22/04/2016
archivos de gestión y la
preparación de las transferencias
documentales
Punto de control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo
Nombre
Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
Coordinadora del Grupo de Coordinador del Grupo de
Cargo
Gestión Documental Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del
4.0 procedimiento 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
4.1 Se modifica el nombre del procedimiento
Se modifica el objetivo del procedimiento
27 de Abril de 2015
Se ajustan las definiciones del procedimiento
Se modifican las actividades, descripciones y registros del procedimiento
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su
disposición final.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y
subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o
destrucción del mismo.
Custodia de documentos. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica
responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo. Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de
archivo.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y
de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes,
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
conservación.
Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías
administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Índice. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, acompañados de referencias para su localización.
Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.
Normalización archivística. Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
Ordenación documental. Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.
Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos.
Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición
física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos,
series y unidades documentales.
Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos
producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo
central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense
también “depuración” y “expurgo”.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
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Fecha: 22/04/2016
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Tablas de Retención Documental
Guía de Foliación en archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá.
Guía de organización documental Archivo General de la Nación. Bogotá.
CONDICIONES GENERALES:
Para efectuar la clasificación se sigue el Principio de Procedencia.
Para efectuar la ordenación se sigue el Principio de Orden Original. En caso de identificar documentos con deterioro
microbiológico, estos deberán aislarse y tomar las medidas pertinentes establecidas por el Archivo General de la Nación. En
ningún caso se manipularán documentos contaminados sin la debida protección.
Los Archivos de Gestión o de Oficina se organizarán por parte de la oficina que los produce, el director, jefe o coordinador de
oficina, debe disponer del personal necesario para aplicar la Tabla de Retención Documental avalada por el Comité Institucional
de Desarrollo Administrativo.
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
INVENTARIO
DOCUMENTAL
4 SEGUIMIEN Verificar la aplicación de las TRD en Gestión Líder de proceso de ICC-SIG-01 N.A
TO Y los Archivos de gestión de cada una Documental. Gestión Documental ACTA DE
APLICACIÓ de las dependencias del Instituto y grupo de trabajo REUNIÓN
N DE TRD. Caro y Cuervo, cada 3 meses
durante la vigencia, dejando
evidencia de la visita
5 TRANSFER Preparar transferencias de acuerdo a Todas las áreas. Funcionario a quien ICC-GD-13 N.A
ENCIAS los tiempos de retención se le asigna la CRONOGRAMA
DOCUMEN establecidos en la TRD y hacer responsabilidad del TRANSFERENC
TALES entrega al Archivo Central manejo de archivo IA
en cada área. DOCUMENTAL
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales proyectado por el grupo de Gestión
Documental, hasta la aplicación de la disposición final de acuerdo con los tiempos y procedimientos establecidos en las Tablas de
Retención Documental.
DEFINICIONES:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender
como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y
consulta administrativa.
Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Estante: Estructura de madera o metal con anaqueles y la parte anterior- a veces también la posterior- abierta, destinada a la
conservación o almacenamiento de objetos (documentos, libros, etc.). Los estantes pueden ser fijos o móviles.
Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.
Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
institución.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención documental.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental (TRD). Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central (transferencia primaria), y de este al
histórico (transferencia secundaria), de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando
está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier
área del saber.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y
los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de
testimonio ante la ley.
Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
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Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin
de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Organización de Documentos de Archivo
CONDICIONES GENERALES:
Para realizar las transferencias documentales primarias, las dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha
programada en el calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdirección Administrativa y Financiera a través del
líder del proceso de Gestión Documental.
Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben
transferirse.
Para ordenar la documentación a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede ser cronológico, numérico, alfabético
de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer
documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
Para describir la información a transferir, se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, el cual se remitirá al
correo electrónico archivo@caroycuervo.gov.co y físicamente mediante memorando a la Subdirección Administrativa y
Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las personas responsables que indica el documento.
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el
Formato Único de Inventario Documental, una vez cotejado y revisado
MARCO LEGAL:
Ley 594 de 2000
Decreto 2609 de 2012
Acuerdo 004 de 2013 – Archivo General de la Nación
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
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Fecha: 22/04/2016
al alistamiento o
preparación física de la
documentación, la cual
consiste en eliminar el
material metálico,
depurar el expediente,
realizar la foliación,
rotular las unidades de
almacenamiento (cajas
carpetas o carpetas), y
diligenciando el Formato
Único de Inventario
Documental, siempre
siguiendo los parámetros
descritos en el
procedimiento de
PD-GD-02: Organización
de archivos de gestión
Fecha: 22/04/2016
basados en el inventario
documental diligenciado.
Si lo anterior se cumple
en su totalidad, se da el
visto bueno para
proceder con la
transferencia física; de lo
contrario se hacen las
observaciones del caso
para proceder a corregir.
Fecha: 22/04/2016
Punto de control
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo
Nombre
Francisco Daza Gamba
Octubre de 2012
Coordinadora del Grupo de Gestión Coordinador del Grupo de
Cargo
Documental Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de 12 de Febrero de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Gestión Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Coordinadora del Grupo de 27 de Abril de 2015
Cargo
Planeación y Sistemas Gestión Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
4.1 Se modifica el nombre del procedimiento
Se modifican los productos del procedimiento
Se ajustan las definiciones del procedimiento 27 de Abril de 2015
Se ajusta el marco legal del procedimiento
Se ajustan actividades, descripciones y registros del procedimiento
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
1 RECEPCIÓN Recibir los documentos externos y/o Gestión Auxiliar y Técnico ICC-GD-04 Sistema de
DE internos por los diferentes medios Documental Administrativo PLANILLA DE gestión de
DOCUMENTOS (mensajería y personal). COMUNICACI radicación de
ONES comunicaciones
Verificar que el documento sea RECIBIDAS
competencia del Instituto, cuando es
externo, si es interno verificar la ICC-GD-05
dependencia productora, revisando folios, PLANILLA DE
copias, anexos, firmas. COMUNICACI
ONES
Nota: Si no es competencia de la Entidad ENVIADAS
se le indica a la persona donde debe
dirigirse.
2 RADICACIÓN. Registrar y radicar los documentos de Gestión Funcionario del N.A
acuerdo con TRD para determinar su Documental punto de
direccionamiento (Radicación en base de recepción.
datos). Auxiliar y Técnico
Administrativo
Fecha: 22/04/2016
destinatario Administrativo
ICC-GD-05
PLANILLA DE
COMUNICACI
ONES
ENVIADAS
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Nombre
Francisco Daza Gamba
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Coordinador del Grupo de
Cargo
Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Acuerdo 060 de 2011 Archivo General de la Nación
Fecha: 22/04/2016
ICC-GD-05
PLANILLA DE
COMUNICACIO
NES ENVIADAS
2 RESPUESTA A Determinar asignación del funcionario Todas las áreas. Líder de cada Plantilla de oficio
COMUNICACIO competente para dar respuesta a la área y
NES. comunicación. funcionarios de
grupo de
Compilar información, analizar y trabajo
proyectar respuesta y entrega para su
revisión. Funcionarios
asignados.
Realizar los ajustes necesarios y
enviar para firma del Líder del
proceso
Fecha: 22/04/2016
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
Nombre
Francisco Daza Gamba
Cargo Coordinadora del Grupo de Gestión Documental Coordinador del Grupo de
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Fecha: 22/04/2016
Planeación y Sistemas
Nombre Cristian Armando Velandia Mora Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 12 de Febrero de 2014
Cargo
Sistemas Documental
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
Se ajustan los responsables de las diferentes actividades del procedimiento
4.0 12 de Febrero de 2014
Se modifica la codificación del procedimientos
Se modifican los documentos de referencia del procedimiento
4.1 27 de Abril de 2015
Se ajustan las actividades, descripciones y registros del procedimiento.
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Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes,
papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Documento electrónico. Es un método de expresión que requiere de un instrumento de creación, conservación, cancelación y
transmisión. Tal instrumento está constituido por un aparato electrónico.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento misional. Documento producido o recibido por una institución en razón de s u objeto social.
Indexar. Proceso que consiste en asociar un documento digitalizado, a una serie de datos almacenados en la base de datos, con el
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Fecha: 22/04/2016
Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su
contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental (TRD). Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental (TVD). Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Tablas de Retención Documental
CONDICIONES GENERALES:
Digitalizar documentos organizados archivísticamente (artículo 19, Ley 594 del 2000)
Digitalizar documentos con un alto nivel de consulta, teniendo en cuenta lo establecido en las Tablas de Retención
Documental.
Fecha: 22/04/2016
Los productores de los documentos deberán establecer los perfiles de acceso y consulta, con el objeto de garantizar la
seguridad y uso adecuado de la información contenida en los documentos electrónicos que circulan por la entidad o fuera de
ella.
MARCO LEGAL:
Ley General de Archivos
Decreto 2712 de 2012
Fecha: 22/04/2016
ENTREGAR LA
DOCUMENTACIÓN AL ICC-SIG-01
CONTRATISTA, A PARTIR ACTA DE
DE LOS DATOS REUNIÓN
CONSIGNADOS EN EL
“INVENTARIO
DOCUMENTAL; FIRMAR
EL ACTA DE ENTREGA DE
DOCUMENTOS, UNA VEZ
LOS MISMOS ESTÉN
PREVIAMENTE
ORDENADOS
Fecha: 22/04/2016
IMAGEN.
Punto de control
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
ALCANCE: El procedimiento inicia con la presentación del inventario, de las series o asuntos a eliminar, por depuración, o porque
éstas no tienen valores primarios y/o secundarios para la entidad, y finaliza con la eliminación física de las mismas, previa
aprobación del Comité de Desarrollo Administrativo.
DEFINICIONES:
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Depuración: Operación dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos documentos que no tienen
valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un fondo documental.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de
una institución.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 455 de 584
Fecha: 22/04/2016
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus
fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Valor secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario.
Los documentos que tienen valor secundario se deben conservar permanentemente.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Tablas de Retención Documental y/o Valoración Documental
Inventarios Documentales
CONDICIONES GENERALES:
Las series o asuntos a eliminar, deben ser previamente aprobados por el Comité de Desarrollo Administrativo, y tal decisión debe
quedar consignada en el acta respectiva.
MARCO LEGAL:
Ley General de Archivos
Decreto 2712 de 2012
Acuerdo 004 de 2013, AGN
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
° ÁREA CARGO
1 RECEPCIÓN DEL Revisar que las series o Gestión Coordinador ICC-GD-12 N.A
INVENTARIO QUE asuntos a eliminar, Documental Gestión FORMATO
CONTIENE LA correspondan con lo Documental ÚNICO DE
PROPUESTA DE SERIES O almacenado en las cajas INVENTARIO
ASUNTOS A ELIMINAR, señaladas. DOCUMENTAL
PRODUCTO DEL
PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
ARCHIVÍSTICA EN LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
ARCHIVO CENTRAL
2 REUNIÓN DEL COMITÉ DE El Coordinador de Gestión Gestión Coordinador Acta de
DESARROLLO Documental solicita la Documental Gestión eliminación de
ADMINISTRATIVO PARA convocatoria del Comité de Documental documentos con
PRESENTAR LA Desarrollo Administrativo sus respectivos
PROPUESTA DE LAS quienes aprobarán la soportes y
SERIES O ASUNTOS A propuesta de series o asuntos publicar en la
ELIMINAR a eliminar página web
durante treinta
Punto de control días para
conocimiento del
público en
general
Resolución
3 PREPARACIÓN LA Destruir los documentos, en Gestión Coordinador N.A.
DOCUMENTACIÓN A presencia de funcionario del Documental Gestión
ELIMINAR Grupo de Control Interno y Documental
elaborar acta en donde conste
este proceso
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Nora Garzón Morales
Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinadora del Grupo de Gestión 27 de Abril de 2015
Cargo
Sistemas Documental
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 Se crea el procedimiento 27 de Abril de 2015
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 457 de 584
Fecha: 22/04/2016
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATACIÓN DIRECTA: Modalidad de selección que procede para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,
ejecución de trabajos artísticos, inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado, arrendamiento o adquisición de inmuebles,
contratos interadministrativos relacionados con el objeto de la entidad, contratos para ciencia y tecnología y contratación de empréstitos.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
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Fecha: 22/04/2016
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
SIGEP: Es El sistema de la Función Pública para el registro de la información de la hoja de vida de los contratistas (persona natural).
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Memorando
de correo
electrónico de
envío
Fecha: 22/04/2016
Contrato
Profesional del Registro
Grupo de grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC-GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de garantías Profesional del Formato acta SECOP
5
CONTRATO (si aplica) Grupo de grupo de gestión
El contrato se deberá publicar en el de aprobación
gestión financiera
SECOP de pólizas(si
financiera
se requiere)
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 464 de 584
Fecha: 22/04/2016
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
Fecha: 22/04/2016
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la elaboración de la resolución de justificación del contrato y termina con la suscripción y
legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía si se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Memorando
de correo
electrónico de
ENVÍO DEL envío
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-03
Responsable Estudios N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos
CONTRACTUAL contratos y
convenios
interadministra
tivos
Fecha: 22/04/2016
Memorando
de correo
electrónico de
envío
Radicación al Grupo de gestión
contractual de los estudios previos con
los siguientes documentos anexos: ICC-GC-03
Acto jurídico de creación o Estudios
constitución de la entidad contratista previos
(para contratos y o convenios)
(firmados)
Estatutos de la entidad o empresa
contratista. (para contratos y o contratos y
convenios) convenios
Hoja de Vida del DAFP de la persona interadministra
RECEPCIÓN DE jurídica del DAFP. tivos
Grupo de Profesional del
DOCUMENTOS PARA Fotocopia de la cédula de ciudadanía
gestión grupo de gestión N/A
3 INICIAR PROCESO de quien suscribirá el contrato. ICC-GF-03
Fotocopia de la Libreta Militar de contractual contractual
CONTRACTUAL Solicitud de
quien suscribirá el contrato (si es Disponibilidad
hombre menor de 50 años)
Presupuestal,
Acta de posesión y resolución de
nombramiento de quien suscribirá el CDP y anexos
contrato por parte de la entidad
contratista(Solo se exigirá para Documentos
contratos interadministrativos) anexos del
Fotocopia del Registro Único contratista
Tributario – RUT de la DIAN de la
persona jurídica.
Propuesta técnica y económica
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 467 de 584
Fecha: 22/04/2016
Certificación de antecedentes
disciplinarios de la Procuraduría
General de la Nación de quien
suscribirá el contrato y de la persona
jurídica.
Certificación de antecedentes fiscales
de la Contraloría General de la
República de quien suscribirá el
contrato y de persona jurídica.
Certificación parafiscales
Certificación bancaria de cuenta de
ahorros o corriente de la persona
jurídica no mayor a tres (3) meses de
expedición.
Certificación de exclusividad y único
oferente en el mercado del bien o
servicio (Este requisito solo aplica
para los contratos en los cuales no
exista pluralidad de oferentes).
Elaboración del acto administrativo que
justifica la contratación directa
ELABORACIÓN DEL Grupo de Profesional del Acto
ACTO administrativo
NOTA: En el acto administrativo se gestión grupo de gestión SECOP
4 ADMINISTRATIVO
ordenará al Grupo de gestión financiera contractual contractual
QUE JUSTIFICA LA (Resolución)
del Instituto la expedición del
CONTRATACIÓN
Certificado de Disponibilidad
DIRECTA
Presupuestal
SUSCRIPCIÓN Y Elaboración del contrato para Grupo de Profesional del Contrato
SECOP
5 suscripción, expedición del Registro
LEGALIZACIÓN DEL gestión grupo de gestión Registro
Presupuestal y aprobación de garantías
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 468 de 584
Fecha: 22/04/2016
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio
Acto
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del administrativo
RESOLUCIÓN DE Publicación en el SECOP del acto
gestión grupo de gestión SECOP
6 JUSTIFICACIÓN Y administrativo que justifica la
CONTRATO EN EL contratación y el contrato. contractual contractual
SECOP Contrato
Fecha: 22/04/2016
ACEPTACIÓN DE LA OFERTA: Documento por el que el Instituto caro y Cuervo le comunica al oferente con la mejor propuesta la
aceptación de la misma. Este documento debe contener las condiciones mínimas de la contratación y las obligaciones del
contratista.
ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar
de manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y
económica, valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se
indica quienes asisten a dicho acto.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión
financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de
toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia
objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en
el cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 470 de 584
Fecha: 22/04/2016
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma
de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJOR PRECIO: Acción por medio de la cual el comité evaluador selecciona la propuesta
de menor precio.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.
INVITACIÓN PÚBLICA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas naturales
y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.
MÍNIMA CUANTÍA: Modalidad de selección de contratación que procede cuando el presupuesto para adquirir bienes y servicios
cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía para el Instituto caro y Cuervo.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del
control, seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser
destinados a ningún otro fin.
REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 471 de 584
Fecha: 22/04/2016
información adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y
las condiciones de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de
información adicional a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su
propuesta, sino que, por el contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General
de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
Ley 80 de 1993
Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación de la invitación, cierre de propuestas, verificación e informe
consolidado y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía si
se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 472 de 584
Fecha: 22/04/2016
Memorando de
correo
ENVÍO DEL electrónico de
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera envío
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-02
Responsable N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante Estudios
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos para
CONTRACTUAL selección de
mínima
cuantía
ICC-GC-02
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos para
contractual revisa el documento de selección de
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de mínima
Profesional del
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión cuantía N/A
2 grupo
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual
los envía al grupo solicitante con Memorando de
control de cambios. correo
electrónico de
envío
Fecha: 22/04/2016
ICC-GF-03
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal y
CDP
ICC-GC-12
Grupo de
Recibir propuestas hasta la fecha y Profesional del Formato acta SEC
RECEPCIÓN gestión
5 hora señalada en el cronograma grupo de cierre y OP
PROPUESTAS contractual
establecido en la invitación pública propuestas
Fecha: 22/04/2016
Grupo de Verificación de
gestión condiciones
financiera (En técnicas y
caso de aplicar) financieras (si
se requiere)
ICC-GC-21
Formato
ELABORACIÓN DE Grupo de informe
Profesional del SEC
INFORME DE Elaboración y publicación del informe gestión general
7 grupo OP
EVALUACIÓN de evaluación en el SECOP contractual consolidado
para mínima
cuantía
Profesional del
RECEPCIÓN Y grupo de
Grupo de gestión
CONTESTACIÓN A Recibir y dar respuesta dentro del ICC-GC-17
gestión contractual
LAS término señalado en la invitación a las Formato SEC
contractual y
8 OBSERVACIONES observaciones presentadas al informe respuesta a OP
Dependencia Dependencia
PRESENTADAS AL de evaluación en caso de que se observaciones
presenten. Se publica en SECOP. solicitante solicitante (En
INFORME caso de aplicar)
Grupo de
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 475 de 584
Fecha: 22/04/2016
gestión
financiera (En
caso de aplicar)
Profesional del
COMUNICACIÓN DE
Grupo de grupo de
LA ACEPTACIÓN DE
gestión Resolución de SEC
LA OFERTA O Adjudicación del contrato al proponente gestión
9 contractual adjudicación OP
DECLARATORIA DE titular de la mejor oferta presentada. contractual
DESIERTA (SI HAY
LUGAR)
Contrato
Profesional del
grupo de Registro
Grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para gestión
suscripción, expedición del Registro contractual
SUSCRIPCIÓN Y contractual ICC- GC-22
Presupuestal y aprobación de garantías Formato acta SEC
LEGALIZACIÓN DEL Profesional del
10 (si aplica) OP
CONTRATO Grupo de grupo de de aprobación
El contrato se deberá publicar en el gestión gestión de pólizas
SECOP financiera financiera
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.
ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.
ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .
AUDIENCIA DE CONSOLIDACIÓN DE OFERENTES: Es el acto mediante el cual el Instituto en audiencia pública puede consolidar el
listado a máximo diez (10) oferentes mediante sorteo, cuando se reciban más de diez (10) manifestaciones de interés de personas
naturales y/o jurídicas para participar en el proceso. Esta audiencia está regulada en el numeral 2 del artículo 59 del Decreto 1510 de
2013.
AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 478 de 584
Fecha: 22/04/2016
naturales y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 479 de 584
Fecha: 22/04/2016
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Es el documento que envían las personas interesadas en participar en el proceso mediante correo
electrónico o en oficio radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso. La manifestación debe ser clara e
inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara
y completa del participante.
MENOR CUANTÍA: Es el procedimiento o modalidad de selección el cual se determina por el valor de la cuantía o presupuesto oficial
estimado por la entidad para adelantar el proceso y que se encuentre dentro del rango de la menor cuantía de la entidad ejecutora.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 480 de 584
Fecha: 22/04/2016
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
Fecha: 22/04/2016
previos
Selección
abreviada de
menor cuantía
ICC-GC-09
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos
contractual revisa el documento de Selección
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del abreviada de
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión menor cuantía N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual
los envía al grupo solicitante con control Memorando
de cambios. de correo
electrónico de
envío
ICC-GC-09
Estudios
RECEPCIÓN DE Radicación y revisión de estudios previos
DOCUMENTOS previos con sus anexos (cotizaciones, Grupo de Profesional del (firmados)
PARA INICIAR estudio de mercado, fichas técnicas y gestión grupo de gestión Selección N/A
3
PROCESO demás documentos relacionados) y el contractual contractual abreviada de
CONTRACTUAL Certificado de Disponibilidad menor cuantía
Presupuestal.
ICC-GF-03
Solicitud de
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 482 de 584
Fecha: 22/04/2016
Disponibilidad
Presupuestal
y CDP
ICC-GC-09
Estudios
previos
(firmados)
Selección
ELABORACIÓN DE abreviada de
Con base en la información de los Grupo de Profesional del
PROYECTO DE menor cuantía
estudios previos se elabora el proyecto
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
4 de pliego de condiciones y el aviso de
CONDICIONES Y EL contractual contractual Proyecto de
convocatoria y se hace publicación de
AVISO DE pliego de
estos documentos en el SECOP.
CONVOCATORIA
condiciones
ICC-GC-19
Aviso de
convocatoria
Fecha: 22/04/2016
ELABORACIÓN DE
Grupo de Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Resolución de
gestión grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO apertura (Resolución) y publicarlo en el apertura
SECOP contractual contractual
DE APERTURA
ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del
Elaborar y publicar el pliego de Pliego de
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP. condiciones
CONDICIONES conctractual contractual
DEFINITIVO
Fecha: 22/04/2016
ICC-GC-12
Grupo de Profesional del
Recibir propuestas hasta la fecha y hora Formato acta
RECEPCIÓN gestión grupo de gestión SECOP
12 señalada en el cronograma fijado en el de cierre y
PROPUESTAS contractual contractual
proceso propuestas
Fecha: 22/04/2016
Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras
ICC-GC-20
Elaboración y publicación del informe de Formato
evaluación consolidado junto con los informe
ELABORACIÓN Y Grupo de Profesional del
formatos de verificación de requisitos general
PUBLICACIÓN DE gestión Grupo de gestión SECOP
14 habilitantes jurídicos, técnicos y consolidado
INFORME DE contractual contractual
financieros en el Portal Único de para
EVALUACIÓN
Contratación SECOP para darle LP,SAMC,
publicidad y traslado a los interesados
SASI y CM
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.
ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.
ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .
AUDIENCIA DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: Es el acto mediante el cual se selecciona al contratista mediante una puja
dinámica efectuada presencial o electrónicamente, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 489 de 584
Fecha: 22/04/2016
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.
INVITACIÓN PÚBLICA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas naturales y/o
jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.
MANIFESTACIÓN DE INTERÉS: Es el documento que envían las personas interesadas en participar en el proceso mediante correo
electrónico o en oficio radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso. La manifestación debe ser clara e
inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 490 de 584
Fecha: 22/04/2016
MENOR CUANTÍA: Es el procedimiento o modalidad de selección el cual se determina por el valor de la cuantía o presupuesto oficial
estimado por la entidad para adelantar el proceso y que se encuentre dentro del rango de la menor cuantía de la entidad ejecutora.
SUBASTA INVERSA: Es una de las modalidades de Selección Abreviada, en la que se utiliza el mecanismo de puja dinámica de la
oferta, efectuada presencial o electrónicamente, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de
común utilización, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas
en los respectivos pliegos de condiciones y en el artículo 41 del Decreto 1510 de 2013.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 491 de 584
Fecha: 22/04/2016
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador verifica y habilita las propuestas allegadas
conforme con los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La verificación de las propuestas conlleva aspectos jurídicos,
financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
Ley 80 de 1993
Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación y habilitación de propuestas, audiencia de subasta y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del
registro presupuestal y aprobación de garantía).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 492 de 584
Fecha: 22/04/2016
ÁREA CARGO
Memorando de
correo
ENVÍO DEL electrónico de
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera envío
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia ICC-GC-01
Responsable N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante Estudios
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. previos
CONTRACTUAL Selección
abreviada
subasta inversa
ICC-GC-01
Estudios
El profesional del Grupo de gestión previos
contractual revisa el documento de Selección
REVISIÓN DE estudios previos y realiza los ajustes y Grupo de Profesional del abreviada
DOCUMENTO DE observaciones correspondientes gestión grupo de gestión subasta inversa N/A
2
ESTUDIOS PREVIOS conforme con la normatividad vigente y contractual contractual
los envía al grupo solicitante con Memorando de
control de cambios. correo
electrónico de
envío
Fecha: 22/04/2016
ICC-GF-03
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal y
CDP
ICC-GC-01
Estudios
previos
(firmados)
Selección
ELABORACIÓN DE Con base en la información de los Grupo de Profesional del abreviada
PROYECTO DE estudios previos se elabora el proyecto
gestión grupo de gestión subasta inversa SECOP
4 PLIEGO DE de pliego de condiciones y el aviso de
CONDICIONES EL convocatoria y se publica en el contractual contractual
AVISO DE SECOP. Proyecto de
CONVOCATORIA pliego de
condiciones
ICC-GC-19
Aviso de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 494 de 584
Fecha: 22/04/2016
convocatoria
Grupo de
Memorando de
gestión Profesional del correos
contractual grupo de gestión recibidos
RECEPCIÓN Y Recibir las observaciones y contractual con el
RESPUESTA A aclaraciones que los interesados ICC-GC-17
dependencia apoyo del área
OBSERVACIONES realicen (vía e-mail o por escrito Formato SECOP
5 solicitante y
AL PROYECTO DE radicado) al proyecto de pliego de solicitante y
PLIEGO DE condiciones y publicación de respuesta Grupo de gestión respuesta a
Grupo de
CONDICIONES en el SECOP. financiera (si observaciones
gestión
aplica) al proyecto de
financiera (si
pliego
aplica)
ELABORACIÓN DE
Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Grupo de Resolución de
grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO apertura (Resolución) y publicarlo en el gestión apertura
SECOP contractual
DE APERTURA
ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE
Elaborar y publicar el pliego de Grupo de Profesional del Pliego de
PLIEGO DE SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP. gestión grupo condiciones
CONDICIONES
DEFINITIVO
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
técnicas y
financieras
Profesionales
RECEPCIÓN DE Si existe la necesidad de Comité
designados para Documentos
DOCUMENTOS DE requerimientos, se reciben y verifican asesor y N/A
12 el comité asesor
SUBSANACIÓN los documentos allegados por los evaluador radicados
proponentes. y evaluador
ICC-GC-20
INFORME DE Elaboración del informe de verificación Grupo de Profesional del Formato
VERIFICACIÓN DE de propuestas habilitadas y publicación informe general
gestión grupo de gestión SECOP
13 CONDICIONES en el Portal Único de Contratación
contractual contractual consolidado
HABILITANTES DE SECOP para darle publicidad y traslado
LAS PROPUESTAS a los interesados para LP,SAMC,
SASI y CM
Grupo de
Realizar la audiencia pública de gestión
subasta inversa con los proponentes contractual Profesional del
AUDIENCIA DE habilitados y adjudicar el contrato a la Acta de
con apoyo Grupo de gestión audiencia y SECOP
14 SUBASTA INVERSA oferta más baja
Y ADJUDICACIÓN Publicación del acta en el SECOP del comité contractual adjudicación
asesor y
evaluador
Fecha: 22/04/2016
Contrato
Fecha: 22/04/2016
ACUERDO MARCO DE PRECIOS: Es el contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la
provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones
establecidas
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión
financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de
toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
ENTIDADES COMPRADORAS: Son las entidades a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, los artículos 10, 14 y 24 de
la Ley 1150 de 2007, y las que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 que adquieren
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través del Acuerdo Marco de Precios y en consecuencia generan
Órdenes de Compra
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma
de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 499 de 584
Fecha: 22/04/2016
OPERACIÓN PRINCIPAL: Es el grupo de estudios, actividades y negociaciones adelantadas por Colombia Compra Eficiente para la
celebración de un Acuerdo Marco de Precios y el acuerdo entre Colombia Compra Eficiente y los Proveedores.
OPERACIÓN SECUNDARIA: Son las actividades que debe adelantar la Entidad Compradora para comprar, recibir y pagar los bines
o servicios amparadas en un Acuerdo Marco de Precios.
ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de una Entidad Compradora de vincularse al Acuerdo Marco de Precios,
obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PROVEEDOR: Persona natural o jurídica con quien se suscribe la orden de compra, previo cumplimiento de la operación secundaria
del Acuerdo Marco de Precios.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser
destinados a ningún otro fin.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos
contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General
de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a
disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores través del cual deben hacerse las transacciones del Acuerdo Marco
de Precios.
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Estudios
previos
definitivos
Catálogo de
El Grupo de gestión contractual en Grupo de
productos
coordinación con la dependencia gestión Profesional del
EJECUCIÓN DE
solicitante, realiza las acciones contractual Cotizaciones
OPERACIÓN grupo de gestión SECOP
4 establecidas en el Acuerdo Marco de
SECUNDARIA contractual
Precios para determinar el proveedor Dependencia CC-GF-03
con el cual se suscribirá la orden de solicitante Solicitud de
compra.
Disponibilida
d
Presupuestal
y CDP
Fecha: 22/04/2016
EJECUCIÓN DE Facturas
El área solicitante dará cumplimiento a lo Dependencia Supervisor de la
ORDEN DE N/A
6 señalado en cada Acuerdo Marco de solicitante orden de compra
COMPRA Soportes
Precios para tal fin.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Camilo Andrés Rodríguez Díaz Fernando A. Cortés Riaño
04 de Mayo de 2015
Cargo Profesional contratista oficina de Planeación y Coordinador Grupo de Gestión
Sistemas Contractual
Versión Descripción del Cambio Fecha
1.0 04 de Mayo de 2015
Se crea el procedimiento
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Fecha: 22/04/2016
ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.
ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.
ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .
AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto Caro y Cuervo le comunicará a las personas jurídicas y
naturales interesadas en participar en el proceso de contratación lo siguiente: objeto, modalidad de selección, cronograma, lugar,
convocatoria a veedurías y presupuesto oficial del proceso que se adelantará. Esta invitación se publica conjuntamente con los estudios
previos y el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
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CONTROL INTERNO Página 504 de 584
Fecha: 22/04/2016
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
INTERVENTOR: Es la persona natural o jurídica que representa Al Instituto Caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada de
realizar el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrato cuando este requiera conocimiento especializado en la materia.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
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CONTROL INTERNO Página 505 de 584
Fecha: 22/04/2016
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
Fecha: 22/04/2016
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 1510 de 2013
Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación e informe consolidado y termina con audiencia de adjudicación, suscripción y legalización del contrato (expedición del
registro presupuestal y aprobación de garantía)
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Profesional del
Elaboración y publicación en el ICC-GC-19
SEGUNDO Y Grupo de gestión grupo de
SECOP del segundo y tercer aviso Aviso de SECOP
5 TERCERO AVISO DE contractual gestión
de convocatoria. (Art. 224 Decreto convocatoria
CONVOCATORIA contractual
019 de 2012)
ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE
Elaborar y publicar el pliego de Grupo de gestión Profesional del Pliego de
PLIEGO DE SECOP
8 condiciones definitivo en el SECOP. contractual grupo condiciones
CONDICIONES
DEFINITIVO
Código: ICC-SIG-11
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CONTROL INTERNO Página 509 de 584
Fecha: 22/04/2016
Memorando de
correos
Profesional del recibidos
RECEPCIÓN DE Recibir las observaciones y grupo con el
OBSERVACIONES Y aclaraciones que los interesados ICC-GC-17
Grupo de gestión apoyo del área
ACLARACIONES AL realicen (vía e-mail o por escrito SECOP
contractual solicitante y Formato
9 PLIEGO DE radicado) al pliego de condiciones y
CONDICIONES publicación de respuesta en el financiera (si respuesta a
DEFINITIVO SECOP. aplica) observaciones
al proyecto de
pliego
Profesional del
ICC-GC-15
Elaboración y Publicación de Grupo de gestión grupo de
ADENDAS Formato de SECOP
11 adendas (Si se requiere) contractual gestión
adenda
contractual
Fecha: 22/04/2016
contractual propuestas
ICC.GC-18
Formato de
verificación de
VERIFICACIÓN DE Profesionales las condiciones
Verificación de los criterios
REQUISITOS Comité asesor y designados para jurídicas
habilitantes establecidos en el pliego
habilitantes SECOP
13 HABILITANTES DE de condiciones y si es necesario evaluador el comité asesor
LAS PROPUESTAS solicitar aclaraciones a los y evaluador
proponentes. Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras
ICC-GC-20
Elaboración del informe de Profesional del Formato
ELABORACIÓN Y
evaluación y publicación en el Portal Grupo de gestión grupo de informe general
PUBLICACIÓN DE SECOP
14 Único de Contratación SECOP para contractual gestión consolidado
INFORME DE
darle publicidad y traslado a los contractual para LP,SAMC,
EVALUACIÓN
interesados SASI y CM
Fecha: 22/04/2016
publicación en el SECOP
Realizar la audiencia pública de
adjudicación, contestar las Grupo de gestión
AUDIENCIA observaciones presentadas al contractual con Acta de
Profesional del audiencia
PÚBLICA DE informe de evaluación y elaborar el apoyo del comité SECOP
16 grupo
ADJUDICACIÓN acta correspondiente. asesor y Resolución de
evaluador adjudicación
Elaboración y lectura de la
resolución de adjudicación
Profesional del
Contrato
grupo de
Registro
gestión
Grupo de gestión presupuestal
Elaboración del contrato para contractual
SUSCRIPCIÓN Y suscripción, expedición del Registro contractual ICC- GC-22
LEGALIZACIÓN DEL Presupuestal y aprobación de Profesional del Formato acta SECOP
17
CONTRATO garantías (si aplica) Grupo de gestión grupo de de aprobación
El contrato se deberá publicar en el financiera gestión de pólizas
SECOP ICC-GC-10
financiera
Formato acta
de inicio
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
ACTA DE CIERRE: Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública y se procede a consignar de
manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica,
valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique). Igualmente se indica quienes
asisten a dicho acto.
ACTO DE APERTURA: Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal
del proceso de selección.
ADENDA: Es el documento en el cual, el Instituto cuando lo estime conveniente puede modificar, ampliar, o definir los términos
generales y específicos del pliego de condiciones hasta un (1) día hábil antes del cierre de propuestas para procesos de mínima cuantía
y selección abreviada de menor cuantía; y hasta tres (3) días hábiles para licitación pública .
AVISO DE CONVOCATORIA: Es el documento mediante el cual el Instituto caro y Cuervo convoca públicamente a las personas
naturales y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera,
que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda
afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 514 de 584
Fecha: 22/04/2016
CONCURSO DE MÉRITOS: Es la modalidad de contratación prevista para la selección de consultores a que se refiere el numeral 2 del
artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se
pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de
pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Acción por medio de la cual, el comité evaluador escoge la propuesta más favorable para el
Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las
propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150
de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
GARANTÍAS: Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de
cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
INFORME DE EVALUACIÓN: Documento en el cual el Instituto caro y Cuervo presenta y publica en el SECOP la evaluación
consolidada de la propuesta con el mejor ofrecimiento económico. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen
necesarias frente a este documento.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
Código: ICC-SIG-11
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 515 de 584
Fecha: 22/04/2016
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las
condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e
igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
a ningún otro fin.
REQUERIMIENTO: Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Cuervo le exige a un proponente información
adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones
de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional
a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el
contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva.
SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales
que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación,
como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
Fecha: 22/04/2016
Manual de contratación del Instituto Caro y Cuervo y demás normas que le sean aplicables.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: Se inicia a partir de la etapa precontractual con la
recepción de los estudios previos, pasando por la publicación del acto de apertura y los pliegos de condiciones, cierre de propuestas,
verificación e informe consolidado y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y
aprobación de garantía si se requiere).
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
ENVÍO DEL Memorando
DOCUMENTO DE El área solicitante envía de manera de correo
ESTUDIOS PREVIOS digital el documento de estudios Dependencia electrónico de
Responsable envío N/A
1 AL GRUPO DE previos con sus requisitos y anexos al solicitante
GESTIÓN Grupo de gestión contractual. Estudios
CONTRACTUAL previos
Fecha: 22/04/2016
Estudios
previos
Grupo de Memorando
Profesional del
gestión de correos
RECEPCIÓN Y Recibir las observaciones y grupo de gestión
contractual recibidos
RESPUESTA A aclaraciones que los interesados contractual con
OBSERVACIONES AL realicen (vía e-mail o por escrito dependencia el apoyo del ICC-GC-17 SECOP
5
PROYECTO DE radicado) al proyecto de pliego de solicitante y área solicitante y Formato
PLIEGO DE condiciones y publicación de respuesta financiera (si
Grupo de respuesta a
CONDICIONES en el SECOP.
gestión aplica) observaciones
financiera (si al proyecto de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 518 de 584
Fecha: 22/04/2016
aplica) pliego
ELABORACIÓN DE
Profesional del
ACTO Elaborar el acto administrativo de Grupo de Resolución de
grupo de gestión SECOP
6 ADMINISTRATIVO DE apertura (Resolución) y publicarlo en el gestión apertura
SECOP contractual
APERTURA
ELABORACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE Grupo de Profesional del
Elaborar y publicar el pliego de Pliego de
PLIEGO DE gestión grupo de gestión SECOP
7 condiciones definitivo en el SECOP condiciones
CONDICIONES contractual contractual
DEFINITIVO
Memorando
de correos
RECEPCIÓN DE
Recibir las observaciones y Grupo de Profesional del recibidos
OBSERVACIONES Y
aclaraciones que los interesados
ACLARACIONES AL gestión grupo de gestión ICC-GC-17 SECOP
8 realicen (vía e-mail o por escrito
PLIEGO DE contractual contractual
radicado) al pliego de condiciones y Formato
CONDICIONES
publicación de respuesta en el SECOP. respuesta a
DEFINITIVO
observaciones
ICC-GC-17
RESPUESTA A Grupo de Profesional del
Responder y publicar en el SECOP a Formato
OBSERVACIONES AL gestión grupo de gestión SECOP
9 las observaciones y aclaraciones respuesta a
PLIEGO DEFINITIVO presentadas por los oferentes. contractual contractual
observaciones
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 519 de 584
Fecha: 22/04/2016
ICC.GC-18
Formato de
verificación de
las
Profesionales condiciones
Verificación de los criterios habilitantes
EVALUACIÓN DE Comité asesor designados para jurídicas
establecidos en el pliego de SECOP
13 PROPUESTAS y evaluador el comité asesor habilitantes
condiciones y si es necesario solicitar
aclaraciones a los proponentes. y evaluador
Verificación de
condiciones
técnicas y
financieras
Fecha: 22/04/2016
ICC-GC-20
Elaboración del informe de verificación Formato
ELABORACIÓN Y informe
jurídico, financiero y técnico de cada Grupo de Profesional del
PUBLICACIÓN DE
una de las propuestas general
INFORME DE gestión grupo de gestión SECOP
15 Elaboración del informe de evaluación consolidado
VERIFICACIÓN E contractual contractual
y publicarlo en el Portal Único de para
INFORME DE
Contratación SECOP para darle LP,SAMC,
EVALUACIÓN
publicidad y traslado a los interesados
SASI y CM
Fecha: 22/04/2016
ICC-GC-10
Formato acta
de inicio
Fecha: 22/04/2016
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto caro y Cuervo y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el
cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los
productos a entregar, entre otros.
RADICACIÓN: Entrega formal de los informe institucionalizado de avance de las obligaciones estipuladas en el contrato.
SUPERVISOR: Es la persona natural que representa al el Instituto caro y Cuervo ante el contratista y que está encargada del control,
seguimiento y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
PRÓRROGA DEL CONTRATO: Contrato celebrado entre el Instituto Caro y Cuervo y el contratista para ampliar el plazo del contrato
principal.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 523 de 584
Fecha: 22/04/2016
INFORME DE CONTRATISTA: Es el documento en el cual el contratista debe registrar la relación de sus obligaciones, el avance, las
evidencias y las actividades ejecutadas durante un determinado periodo, para el pago de honorarios. Debe ser firmado tanto por el
contratista como por la supervisión.
CERTIFICADO DE SUPERVISIÓN: Es el documento mediante el cual los supervisores de contratos dan constancia del cumplimiento a
satisfacción del contratista, tanto de sus obligaciones contractuales, como de los requisitos establecidos en el contrato, para que el
grupo de gestión financiera proceda a realizar el pago correspondiente.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el procedimiento son: se inicia a partir de la etapa contractual con la
legalización del contrato, pasando la recepción de documentos e informes mensuales resultado de la oportuna ejecución del contrato y
termina con la finalización de relación contractual.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 524 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Reporte de
pago
mensual de
los aportes al
sistema
general de
seguridad
social en
Salud,
Pensión y
ARL (2
copias)
Fecha: 22/04/2016
gestión financiera.
Carpetas de
ARCHIVO LOS El auxiliar administrativo archiva los Grupo de
Auxiliar proceso
DOCUMENTOS documentos radicados en la carpeta gestión N/A
4 Administrativo contractual
RADICADOS del proceso contractual una vez contractual
foliados actualizadas
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política de Colombia
Código civil y de Procedimiento Civil
Código de comercio
Código penal y de Procedimiento Penal (ley 906 de 2004)
Código Sustantivo del Trabajo
Código único disciplinario (ley 734 de 2002)
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).
CONDICIONES GENERALES:
En sede administrativa, toda actuación busca que se desate de fondo una solicitud efectuada por el instituto Caro y Cuervo, bien a
través de un acto administrativo o de otra documental que manifieste inequívocamente el querer de la entidad pública o privada.
Las etapas procesales por la cuales transcurre un proceso en sede judicial, sin importar si es demandante o demandado son:
Admisión de la demanda.
Notificación de la demanda al demandado
Informe al Comité de Conciliación de la entidad sobre el tema objeto de la acción para que resuelvan la procedencia de
conciliar o continuar con la defensa
Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestación de la demanda, con ello el Operador Judicial pone
en conocimiento del demandante las excepciones, para que si lo considera pertinente presente los argumentos que
pretendan dejarlas sin fundamento.
Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la práctica de pruebas, ya sea documentales,
testimoniales, periciales, entre otros.
Auto que concede el término para presentar los alegatos de conclusión, que son los que contienen la defensa final de ambas
partes.
Sentencia, el operador judicial previo análisis de los argumentos, de las pruebas y de los alegatos de conclusión emite un
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pronunciamiento de fondo que concluye en negar o acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el
demandante o el demandado podrá proponer el recurso de apelación si fuere procedente dependiendo de la cuantía de la
demanda.
MARCO LEGAL: Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012)
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto
1227 de 2005; Decreto 4968 de 2007.
Ley general de educación (ley 30 de 1992)
Ley general de pensiones (ley 100 de 1993)
Decreto 624 de 1989 (Estatuto Tributario)
Decreto número 1075 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Educación”.
Decreto número 1080 de 26 de mayo de 2015, denominado “Único Reglamentario del Sector Cultura”.
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Punto de control
Dependiendo de la jurisdicción a la que se acceda Gestión Apodera Escritos
en defensa de los intereses del Instituto, se Jurídica do propios de
deberá asistir por parte del apoderado a todas las Judicial las
diligencias administrativas o judiciales propias del actuaciones
trámite administrativo o judicial, presentando los judiciales y
escritos, pruebas, recursos y en general todos los administrativ
documentales que garanticen la participación del as
DESARROLLO Instituto en el proceso.
4. PROCESAL DE LAS
ACCIONES Para el desarrollo de la etapa probatoria, tanto
cundo el Instituto sea demandante, demandado o
administrado, se deberán utilizar y aportar todos
los medios probatorios autorizados por la ley en
pro de los intereses del establecimiento público.
Una vez agotadas todas y cada una de las etapas Gestión Apodera Recursos
administrativas o judiciales y sea notificada la Jurídica do
decisión de fondo, a través de una Sentencia, en Judicial
sede judicial, o de un acto administrativo en sede
5. DECISIÓN JUDICIAL
administrativa, se deberá analizar la pertinencia o
O ADMINISTRATIVA
no de presentar los recursos establecidos en los
preceptos normativos, sin embargo, si la decisión
es en contra de los intereses del Instituto se
deberán presentar los referidos recursos.
6. CUMPLIMIENTO Una vez la sentencia o la decisión administrativa Gestión Apodera N.A. N.A.
DEL FALLO O quedan ejecutoriadas, Jurídica do
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Punto de control
El apoderado deberá revisar las acciones Gestión Apodera N.A. N.A.
judiciales y administrativas personalmente, sin Jurídica do
embargo, en caso de contarse con la herramienta Judicial
tecnológica se podrá consultar a través de
aquellas, como es el caso de la página de la rama
judicial
REVISIÓN DE LOS (http://procesos.ramajudicial.gov.co/consultaproce
ESTADOS y LAS sos), sin embargo, deberá acudirse a los estrados
7 ACTUACIONES judiciales y autoridades administrativas a revisar
ADMINISTRATIVAS los estados y actuaciones, con el fin de notificarse
de las actuaciones que se surtan en el curso del
proceso judicial o administrativo.
Nota: Se deben revisar dichos estados y
herramientas jurídicas de manera periódica
porque en
éstos el juez comunica todas las decisiones
referentes al proceso que se está en curso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3. CONTROL DE CAMBIOS: se cambió el objetivo, alcance, definiciones, información específica del procedimiento.
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Mayo de 2014
Cargo
Planeación y Sistemas Cuervo
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CONDICIONES GENERALES:
Aplica para toda situación que amerite ser aclarada, interpretada y/o definida, a través de concepto jurídico por parte del Instituto.
Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de retención documental del área.
MARCO LEGAL:
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Punto de control
De acuerdo con el tema hace proyecto Proyecto de
3 Gestión Apoderado
RESPUESTA de respuesta. Respuesta N.A.
Jurídica Judicial
Firma el oficio o memorando de
4 Gestión Apoderado Oficio con
FIRMA respuesta N.A
Jurídica Judicial respuesta
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Planilla de
5 Envía el concepto jurídico a las áreas Gestión Apoderado
ENVÍO correspond N.A
solicitante. Jurídica Judicial
encia
Archiva copia del concepto de acuerdo
Formato de
6 con la tabla de retención documental del Área Apoderado
ARCHIVO Concepto N.A
área. Jurídica Judicial
Jurídico
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Abril de 2014
Cargo
Cuervo
Nombre Camilo Andrés Rodriguez Diaz Oscar Fonseca Junio de
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Apoderado y Asesor Jurídico del Instituto 2015
Cargo
Caro y Cuervo
Versión Descripción del Cambio Fecha
4.0 Se actualiza el procedimiento Abril de 2014
Se actualizan las definiciones,
4.1 Se actualizan los documentos de referencia Junio de
Se actualiza el marco legal 2015
Se actualizan los registros
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CONDICIONES GENERALES: El área jurídica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos administrativos promulgados por el
ICC incluye así: Los de presupuesto, talento humano, Subdirección Administrativa y financiera, Subdirección Académica y Sistemas
Integrados de Gestión.
MARCO LEGAL: Ley General del Proceso (ley 1564 de 2012)
Ley 909 de 2004 (Regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública) – Decreto 1950 de 1973; Decreto
1227 de 2005; Decreto 4968 de 2007.
Código: ICC-SIG-11
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Punto de control
Revisar el contenido del proyecto de Gestión Apoderada Proyecto N.A
acto administrativo enviado por el área Jurídica Judicial Acto
responsable, enviando las Administrati
REVISIÓN Y
observaciones pertinentes o realizando vo
4 SUSTANCIACIÓN
los ajustes correspondientes.
DELPROYECTO DE
ACTO ADMINISTRATIVO
En caso de ser necesario y en materias
específicas sustanciar el proyecto de
acto administrativo
Una vez efectuados los ajustes Dirección y Director(a) y N.A N.A
solicitados en la revisión, por las áreas Subdirección Subdirector
5 pertinentes, y luego de contar con el Administrativa (a)
VERIFICACIÓN
visto bueno del Asesor jurídico, remitir y Financiera Administrativ
a la Subdirección Administrativa y o y
Financiera y Dirección para revisión. Financiero
6 Realiza los ajustes solicitados al Gestión Área Jurídica N.A N.A
AJUSTES
proyecto de acto administrativo Jurídica
Aprueba y firma el acto Dirección y/o Director(a) Acto N.A
administrativo ajustándose a los Subdirección y/o Administrati
parámetros exigidos en el Administrativa Subdirector vo Firmado
7 APROBACIÓN Y FIRMA manual de correspondencia y y Financiera (a)
archivo administrativ
o y
financiero
Numera el acto administrativo Subdirección Asistente Acto N.A
8 NUMERACIÓN Administrativa Subdirección Administrati
y Financiera Administrativ vo Firmado
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a y y Numerado
Financiera
Cita para notificación o Subdirección Asistente N.A N.A
comunica al interesado y se publica Administrativa Subdirección
9 NOTIFICACIÓN (Imprenta Nacional) y Financiera Administrativ
a y
Financiera
Carácter particular y concreto: Subdirección Asistente Notificación N.A
Notificación Personalmente o por aviso Administrativa Subdirección
(ley 1437 de 2011), o por y Financiera Administrativ
comunicación. a y
Financiera
10 COMUNICACIÓN
Carácter general: Mediante publicación
NOTIFICACIÓN
en el Diario Oficial o comunicación.
En caso de autorizarse en la petición la
notificación mediante correo
electrónico, se podrá realizar siguiendo
la ley 137 de 2011.
Archiva original y distribuye copias a Subdirección Asistente N.A N.A
los interesados. Administrativa Subdirección
11 ARCHIVO y Financiera Administrativ
a y
Financiera
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Nombre Cristian Armando Velandia Ilva Isabel García Bustos
Profesional contratista oficina de Planeación y Apoderada Jurídica del Instituto Caro y Abril de 2014
Cargo
Sistemas Cuervo
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CONDICIONES GENERALES:
MARCO LEGAL: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (ley 1437 de 2011).
.
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c) Si cumple, se procede a
revisar si hay solicitud de
pruebas o si es necesario
decretarlas.
d) Decretar pruebas de oficio
o las solicitadas por el
peticionario
mediante la elaboración de
acto administrativo, de
conformidad con el Art. 79
de la ley 1437 de 2011
e) En caso de que las pruebas
solicitadas por el
peticionario
no sean idóneas o sea
imposible realizarlas,
elaborar el acto
administrativo que niega la
práctica de las pruebas u
ordena las que se
consideren necesarias de
oficio. Nota: Contra este
acto procede el recurso de
apelación.
f) Enviar para firma de
Directora General quien
ordena o niega la práctica
de pruebas y a su vez
elaborar y remitir los oficios
que resulten de las
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Para la programación de las auditorías de gestión se tendrán en cuenta criterios tales como representatividad de procesos,
observaciones de auditorías anteriores, hallazgos formulados por los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias,
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En tanto que las auditorías de calidad se planificarán de tal manera que se revise el cumplimiento integro de la norma de calidad que
adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, al menos una vez cada dos años, para ello los auditores podrán
valerse de listas de chequeo u otros instrumentos de verificación para efectuar dicha revisión.
El programa de auditoría debe ser puesto a consideración del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, actividad que se
realizará en el primer trimestre de la vigencia. Se efectuará reprogramación, cuando por solicitud de la Dirección o por necesidades del
servicio se deban revisar asuntos que no estén incluidos en aquél, sin que se requiera la aprobación del Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno, no obstante, se informará a los integrantes de este las modificaciones efectuadas.
En el programa anual de auditoría se dejará registro de quienes actúan como auditores de calidad y como auditores de gestión, en todo
caso se definirá el auditor responsable de su ejecución
Selección De Auditores
Para realizar las auditorías de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control Interno podrá valerse del equipo que se le
designe para tal efecto, esto es auditores internos de la entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditorías deben
ser realizadas por personal independiente a los procesos que serán objeto de evaluación.
Criterios De Auditoría
En el evento en que se designen dos o más auditores para realizar una auditoría específica, el Profesional con funciones de Control
Interno debe establecer quien tendrá la función de auditor líder, quien a su vez será responsable de realizar el plan de auditoría, ejecutar
oportunamente la auditoría, realizar reuniones de apertura y cierre de auditoría, así como elaborar el respectivo informe de auditoría.
El líder de proceso deberá coordinar la ejecución de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora necesarias para eliminar las no
conformidades y observaciones, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento definido para el efecto.
Código: ICC-SIG-11
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equipo auditor
Punto de control (Auditor líder)
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procedimiento
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Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
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Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
PRACTICA Se decide sobre la procedencia de la Control Interno Profesional Acto
DE solicitud de pruebas si la hubiere Disciplinario, especializado administrativo,
PRUEBAS Subdirección con Expediente
POSTERIOR Administrativo funciones de
A LA y Financiero control
EVALUACIÓ interno y
N Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
ALEGATOS Se concede termino de diez días en Control Interno Profesional Acto
DE el procedimiento ordinaria o de tres a Disciplinario, especializado administrativo,
CONCLUSIÓ cinco días en el procedimiento verbal Subdirección con Expediente
N para que las partes presenten sus Administrativo funciones de
alegatos de conclusión y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
PROCEDIMI Se aplicará en flagrancia, cuando Control Interno Profesional Acto
ENTO medie confesión, faltas leves y las Disciplinario, especializado administrativo,
VERBAL gravísimas contempladas en el art. Subdirección con Expediente
48, numerales 2, 4, 17 al 23, 32 al Administrativo funciones de
36, 39, 46 al 48, 52, 54 al 59 y 62. y Financiero control
interno y
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Fecha: 22/04/2016
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
5 FALLO Emite fallo absolutorio o fallo Control Interno Profesional Fallo Absolutorio, N.A
condenatorio primera instancia Disciplinario, especializado Fallo
Subdirección con condenatorio en
Administrativo funciones de Primera Instancia
y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
5 APELACIÓN Si el fallo es apelado por el Control Interno Profesional Acto N.A
disciplinado o el quejoso se surte la Disciplinario, especializado Administrativo,
segunda instancia ante la Dirección Subdirección con Apelación
Administrativo funciones de
y Financiero control
interno y
Subdirector
Administrativ
oy
Financiero
6 FALLO Emite fallo de Segunda instancia, Dirección Asesor Fallo en Segunda N.A
confirmando o concediendo el General Jurídico Instancia
recurso.
7 INFORME Se comunica el resultado del proceso Control Interno Profesional Oficio Sistema de
PROCURAD a la Procuraduría General. Disciplinario especializado Información
URÍA con Procuraduría
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Fecha: 22/04/2016
funciones de General
control
interno
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Derecho de petición: Es un recurso que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos
particulares y obtener de ellos una pronta solución sobre lo solicitado. Está consagrado en la Constitución Política de Colombia como
fundamental, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse
mediante el ejercicio de la tutela.
Petición: Es una solicitud verbal o escrita que se presenta en forma respetuosa ante un servidor público o particulares con el fin de
requerir su intervención en un asunto concreto.
Queja: Es una manifestación de inconformidad que un ciudadano hace ante una entidad, en razón de una irregularidad
administrativa, una conducta incorrecta o un hecho arbitrario que aquel atribuye a algún funcionario de la entidad, con el propósito de
que se corrijan o adopten las medidas pertinentes.
Reclamo: Es una manifestación de inconformidad por una actuación de la entidad que perjudica al reclamante, ya sea porque la
considere injusta o porque estime que no está ajustada al Derecho, con el objeto de que se tomen los correctivos del caso y conlleva
un costo para la entidad.
Requerimiento: Condición o capacidad que un ciudadano necesita para poder resolver un problema o lograr un objetivo.
Sugerencia: Propuesta que formula un ciudadano o institución para el mejoramiento de los servicios de la entidad.
Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los ciudadanos para adquirir un derecho
o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a
través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste,
aceptando o denegando la solicitud.
Ciudadano: Persona o entidad a quien va dirigido el servicio. Interno: Funcionarios y/o contratistas del Instituto. Externo: Comunidad
en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Plan de Participación Ciudadana 2014 del Instituto Caro y Cuervo.
CONDICIONES GENERALES:
El procedimiento tiene aplicabilidad para todas las dependencias de la entidad
Por medio de la atención personal, telefónica, vía web, correo electrónico, fax y correspondencia se reciben todas las consultas,
denuncias, quejas, reclamos, peticiones, solicitudes, sugerencias, informaciones, mensajes y comunicaciones de protocolo de los
Código: ICC-SIG-11
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Fecha: 22/04/2016
NTCGP 1000:2009 – Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, numeral 3.51 Satisfacción del ciudadano y el literal c.
del numeral 7.2.3. Comunicación con el ciudadano
Documento CONPES 3649 de 2010; Establece la Política Nacional de Servicio al Ciudadano. Objetivo Central: Contribuir a la
generación de confianza y al mejoramiento de los niveles de satisfacción de la ciudadanía respecto de los servidores
prestados por la Administración Pública en su orden nacional.
Documento CONPES 3650 de 2010; La Estrategia Gobierno en Línea tiene por objeto contribuir mediante el
aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC), a la construcción de un Estado más
eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, lo cual
redunda en un sector productivo más competitivo, una administración pública moderna y una comunidad más informada y
con mejores instrumentos para la participación.
Ley 1341 de 2009; Busca darle a Colombia un marco normativo para el desarrollo del sector de las Tecnologías de la
Información y de las Comunicaciones (TIC). Promueve el acceso y uso de las TIC a través de la masificación, garantiza la
libre competencia, el uso eficiente de la infraestructura y el espectro. Fortalece la protección de los derechos de los usuarios
y el servicio al ciudadano.
Decreto 2623 de 2009; El Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano (SNSC) es un conjunto de políticas, orientaciones,
normas, actividades, recursos, programas, organismos, herramientas y entidades públicas, encaminadas a la generación de
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
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Fecha: 22/04/2016
estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a mejorar la relación cotidiana entre el ciudadano y la
Administración Pública. Una entidad pública puede medir su éxito si los usuarios de sus servicios quedan satisfechos. La
funcionalidad de la Web, la disposición física de los puntos de atención al público e incluso la manera de responder una
llamada, demuestran la eficiencia y eficacia del Estado con las personas.
Fecha: 22/04/2016
Youtube: CaroyCuervoTV,
Instagram y audiovisual
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Relación de
servicios
atendidos.
Observar a la cuenta de la Red
Social. Atención al Auxiliar
REDES SOCIALES:
Ciudadano- Administrativo a
7 FACEBOOK-VIDEO Ingresar al chat de la página
Comunity cargo Atención al
CHAT Web del Instituto caro y
Managuer ciudadano
Cuervo
Fecha: 22/04/2016
1. Mejoras sitio Web: Se deben efectuar las mejoras señaladas al Home del Instituto: Profundizar la información brindada en el
link de PQR.
Fecha: 22/04/2016
Queja: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónica de insatisfacción con la conducta o la acción de los
servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal y que requiere una respuesta. (Las quejas
deben ser resueltas, atendidas o contestadas dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su presentación.
Reclamo: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico, de insatisfacción referida a la prestación de un
servicio o la deficiente atención de una autoridad pública, es decir, es una declaración formal por el incumplimiento de un
derecho que ha sido perjudicado o amenazado, ocasionado por la deficiente prestación o suspensión injustificada del
servicio. (Los reclamos deben ser resueltos, atendidos o contestados dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha
de su presentación).
Sugerencia: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico de recomendación entregada por el ciudadano,
que tiene por objeto mejorar el servicio que se presta en cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo,
racionalizar el empleo de los recursos o hacer más participativa la gestión pública. (En un término de diez (10) días se
informará sobre la viabilidad de su aplicación).
En cumplimiento de lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1755 de 2015, el Instituto Caro y Cuervo cuenta con un
grupo de Atención al Ciudadano(a) encargado de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los
ciudadanos(as) formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de nuestra misión.
De igual forma se cuenta en la página web con un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los
ciudadanos(as) realicen sus comentarios y presenten quejas y denuncias de los presuntos actos de corrupción realizados
por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar
modificaciones a la manera como se presta el servicio público. Teniendo en cuenta lo anteriormente expresado, la
atención en el Instituto Caro y Cuervo comienza desde el momento mismo en que se ingresa a la sede, razón por la cual
es necesario que los actores involucrados, conozcan la importancia de la primera impresión que cada uno de ellos deja en
la o las personas que buscan información.
La primera persona que recibe a los ciudadanos(as) a su entrada y quien los despide, debe hacer sentir al ciudadano(a)
bien atendido mientras nos visita; para lograr este propósito nuestras servidoras, servidores públicos y contratistas
seguirán las siguientes rutinas:
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 572 de 584
Fecha: 22/04/2016
Restablecer los vínculos con la ciudadanía en redes sociales en las que el Instituto tiene presencia tales como facebook,
Twitter, youtube, hangout, video chat, directamente en el home sin atajos ni re direccionamientos.
3. Unificación de criterios para la recepción de llamadas: Aplicación del manual de atención al usuario en las modalidades
presencial, telefónica, virtual: para la aplicación de guiones de respuesta estructurados, tanto en la recepción como en las
diferentes dependencias del Instituto.
4. Unificación y aplicación de la Encuesta de Evaluación del Servicio: Se plantea el modelo unificado para la Encuesta de
Evaluación del Servicio.
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizó Aprobó Fecha
Cristian Armando Velandia, Marisol Montoya Paola Gaitán Martínez
Nombre
Sánchez
Profesional contratista oficina de Planeación Coordinadora de Control Interno (E) 10 de Febrero de 2014
Cargo y Sistemas, Auxiliar administrativo de
atención al ciudadano.
Marisol Montoya Sánchez, Camilo Andrés Paola Gaitán Martínez 31 de julio de 2015
Nombre
Rodriguez Diaz.
Auxiliar administrativo de atención al Coordinadora de Control Interno (E)
Cargo ciudadano, Profesional contratista oficina de
Planeación y Sistemas
Código: ICC-SIG-11
MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES Versión: 4.1
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO Página 573 de 584
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
RECLAMO. Es un derecho de petición de carácter general que contiene una manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha
por una persona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los procesos,
procedimientos o servicios ofrecidos por la Entidad.
RECLAMACIÓN LABORAL: Solicitud mediante la cual los ciudadanos ponen en conocimiento del Instituto Caro y Cuervo, acciones
u omisiones irregulares determinadas por el (los) empleador(es) hacia su trabajador(es), en desarrollo de la relación laboral.
SUGERENCIA. Es la preposición, idea o indicación que se ofrece o presta con el propósito de incidir en el procedimiento de un
proceso cuyo objeto se encuentre relacionado con la prestación del servicio público o el cumplimiento de una función institucional.
URNA DE CRISTAL: Es una plataforma del Gobierno Colombiano transparencia gubernamental para la participación ciudadana y la
transparencia gubernamental.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
NTC GP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008.
CONDICIONES GENERALES:
Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a su recepción.
DERECHO DE PETICION DE Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 y Quince (15) días hábiles contados a
INTERES PARTICULAR Y GENERAL Artículo 23 de la C.N partir del día siguiente a su recepción.
QUEJAS, SUGERENCIAS O Artículo 14 de la Ley 1755 de 2015 y Quince (15) días hábiles contados a
RECLAMOS Artículo 23 de la C.N partir del día siguiente a su recibo.
Fecha: 22/04/2016
Fecha: 22/04/2016
Acorde a lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1755 de 2015, las peticiones podrán presentarse verbalmente o por escrito, y a
través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la autoridad
deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o
documentos faltantes.
Si quien presenta una petición verbal y se pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.
El buzón de quejas y reclamos, se deberá abrir una vez a la semana, para revisar el contenido del mismo.
El artículo 16 de la Ley 1755 de 2015, establece taxativamente el contenido de toda petición presentada por escrito a la entidad,
razón por la cual el funcionario o contratista que la recepcione deberá ceñirse a lo allí señalado:
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El artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, dispone que en virtud del principio de eficacia, cuando el funcionario o contratista, constate
que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro
de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día
siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.
Cuando en el curso de una actuación administrativa el funcionario o contratista advierta que el peticionario debe realizar una gestión
de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término
de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su
solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta
por un término igual.
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Vencidos los términos establecidos en este artículo, el funcionario o contratista decretará el desistimiento y el archivo del expediente,
mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición,
sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.
De acuerdo al artículo 18 de la Ley 1755 de 2015, los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio
de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán
continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada.
El artículo 19 de la ley de la Ley 1755 de 2015, establece que Toda petición debe ser respetuosa. Sólo cuando no se comprenda su
finalidad u objeto, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no
corregirse o aclararse, se archivará la petición.
Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, el funcionario o contratista podrá remitirse a las respuestas anteriores.
En todo caso vale la pena resaltar que las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias que provengan de ANÓNIMOS no se les
darán trámite, para lo cual se deberá verificar la veracidad del número de identidad con la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Nota: Cuando la petición es anónima se le dará respuesta y se publicará en la cartelera principal por atención al ciudadano y se
desfijará a los 10 días. El responsable de atención al ciudadano registrará los datos y se encargara de realizar el archivo del
expediente.
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El artículo 20 de la ley de la Ley 1755 de 2015, determino que toda entidad pública dará atención prioritaria a las peticiones de
reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien
deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.
Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida
solicitada, el funcionario o contratista deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro,
sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
Acorde con lo señalado en el artículo 29 de la Ley 1755 de 2015, en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la
reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.
FALTA DISCIPLINARIA
El artículo 31 de la Ley 1755 de 2015, señala que la falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención
a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas constituirán falta gravísima para el servidor público y darán
lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria.
MARCO LEGAL: Ley 1755 de 2015,Constitución política de Colombia, Ley 80 de 1989, Ley 99 de 1993, Ley 190 de 1995, Ley 388
de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002, Ley 812 de 2003, Ley 962 de 2005, Ley 1098 de 2006, Código
Contencioso Administrativo, demás normas concordantes.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA CARGO REGISTROS SIA
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Presencial: el grupo
1. Gestión Coordinadora de Correo y base de datos
RECEPCIÓN EL de gestión
Documental. Gestión en Excel.
REQUERIMIENTO documental radica
Documental m
POR LOS con número
DIFERENTES consecutivo y
CANALES DE digitaliza la imagen y
COMUNICACIÓN. envía por correo
electrónico la
comunicación.
RECEPCIÓN, Sistema de PQRS, Atención al Auxiliar Correo Institucional,
CLASIFICACIÓN, página Web: Ciudadano Administrativo de Cuadro de registro y
ASIGNAR AL Atención al atención al control, archivo en
FUNCIONARIO ciudadano, imprime ciudadano. carpeta
COMPETENTE PARA y entrega para
PROYECTAR LA asignación de
RESPUESTA A LOS número consecutivo
DERECHOS DE a Gestión
PETICIÓN. documental para su
2 radicación y
digitalización y envío
por correo, atención
al ciudadano,
clasifica el tipo de
solicitud, registra en
el cuadro de control
y después de
analizada re
direcciona al área
correspondiente.
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documental.
SEGUIMIENTO Para determinar la Gestión Líder de gestión
eficacia de la respuesta Documental documental
dada al usuario, se
7 tiene en cuenta el sello
y/o firma de radicado
de recibido por parte
del peticionario.
CIERRE DEL Cuando el mensajero Atención al Auxiliar Archivo digital, correo
REQUERIMIENTO devuelva el documento Ciudadano Administrativo de electrónico y archivo
con el recibido como lo atención al del expediente.
describe el paso ciudadano.
anterior, hace entrega a
8 gestión documental
para la digitalización y
notificación de la
entrega, luego hacen
llegar con planilla el
original para el archivo
y cierre del proceso.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
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Sistemas