LICEO EVANGÉLICO EBEN EZER Asociación Natün

O Calle 0-22 zona 1, Panajachel Calle del Rastro 2-27, zona1,

Sololá Panajachel, Sololá

Informe final de Práctica Supervisada

Rosy Raquel Sahón Queché

6to Perito en Administración

Asesor: PEM. César Eduardo Mucún García

Directora: M.A. Mildred Rebeca Hernández Chávez

Panajachel, octubre 2023

 Introducción
Hoy en día la sociedad demanda jóvenes preparados, los cuales cuenten con
distintos aspectos, como la responsabilidad, el conocimiento, la experiencia, la
creatividad para crear soluciones a distintos problemas, entre otros. Por lo que, en la
actualidad, cada estudiante no importando su carrera o vocación, busca aprender día
con día para poder destacar en el ámbito en el que desea desenvolverse. Como
estudiante de la carrera de Perito en Administración de Empresas, es muy importante
adquirir los mayores conocimientos posibles, pero estos no solo de manera teórica,
sino también de manera práctica, ya que debemos saber cómo afrontarnos a la vida
real, compartiendo un poco de lo que sabemos, pero de igual manera aprendiendo
de aquellos y aquellas que ya conocen de manera más extensa el campo de la
administración y como este funciona más allá de los libros. Para obtener una correcta
formación profesional es necesario obtener nuevos conocimientos día con día, no
solo dentro del salón de clases, sino fuera de, ya que siempre se está en constante
avance, no solo en el ámbito académico, sino en el laboral y otros.
Por lo que, dentro del pensum de estudios de la carrera de Perito en Administración
de Empresas se encuentra el curso de PRÁCTICA SUPERVISADA, la cual busca a
través de las prácticas en oficina, ampliar nuestro aprendizaje y servir como base
para una correcta formación como profesionales. A través de esta etapa se aplican
todos los conocimientos y procesos aprendidos, en la empresa o institución donde
vayamos a realizar nuestras prácticas, sin embargo, el mayor enriquecimiento es en
el ámbito real, ya que este nos demuestra las distintas situaciones a las que nos
podemos afrontar y más allá de brindarnos teoría, nos proporciona herramientas,
como lo es el conocimiento de manera práctica, el descubrimiento de programas,
instrucciones y estrategias que se pueden aplicar para poder desenvolvernos y
realizar cualquier tipo de tarea de manera más eficaz.
 Justificación
Es de gran importancia que cada estudiante que se esté preparando para poder
desarrollarse de manera profesional, se afronte a la vida real y todo lo que esto
implica, que no solo se quede estancado en el conocimiento teórico que puede
adquirir, sino que busque la mejora continua, y esto se logra también a través de la
práctica. La practica supervisada que se lleva a cabo en oficinas es de vital
importancia para el estudiante, ya que esta es una gran estrategia de formación y
desarrollo que puede obtener, ya que esta implica no solo aplicar sus conocimientos
en la institución o empresa donde vaya a encontrarse, sino también la comprensión
de los mismos y su uso en el ámbito real, además permite desarrollar otras
habilidades como lo son las prácticas, estas refiriéndose a aquellas que van a
depender de la manera e actuar y la disciplina ante las situaciones que afronta,
siendo estas, la comunicación con el equipo o departamento donde se encuentre,
también la buena gestión del tiempo que disponga, y como lo aprovecha, al igual que
el trabajo en equipo y la creatividad para idear soluciones, siendo las prácticas base
para perfeccionar todos estos aspectos, a los cuales se enfrentara en el ámbito
laboral.
Se conoce también que la práctica supervisada que realiza todo estudiante lo ayuda
a obtener experiencia laboral, ya que si bien no están laborando de manera formal y
bajo un contrato, les permite experimentar la dinámica de una oficina, siendo esta
esencial para su carrera, ya que permite entender un poco lo relacionado a lo laboral
y de igual manera lo empresarial, permitiendo la familiarización con todo lo que
respecta a la manera de organización y trabajo de una empresa ya sea con o sin
fines de lucro, permitiéndole conocer los conceptos básicos no solo para laboral en
una, sino para administrar o inclusa crear su propia empresa en un futuro. Por último,
estas suelan ser un requisito académico ya que se busco que cada estudiante
independientemente de su carrera salga lo mejor preparado posible, para poder
explotar su potencial y conocimiento de manera profesional.
 Asociación Natün
“Natün, un compromiso por el desarrollo comunitario “
Natün es una Organización sin fines de lucro la cual fue creada con el fin de ayudar a
las distintas comunidades alrededor del Lago de Atitlán, esta trabaja en conjunto con
los lideres de la comunidad y es impulsada por el personal maya, los cuales trabajan
por lograr un cambio significativo a futuro en áreas como la educación, salud y
nutrición, y el desarrollo económico. Su enfoque suele ser equitativo en cuanto a los
distintos beneficiarios con los que cuentan, y también a las distintas comunidades no
importando género ni edad. A través de los programas integrales con los que
cuentan, colaboran para proveer recursos a las familias, y que estas puedan mejorar
su calidad de vida. Funcionan a base de donaciones las cuales usan para financiar
los distintos programas en los que trabajan, trabajando a través de un plan
estratégico para alcanzar las metas propuestas como equipo, aprovechando de la
mejor manera los recursos con los que cuentan.
Población objetivo: Mujeres, Hombres, Niñas, Niños, Población indígena, Personas
de edad avanzada, Juventud
Áreas de enfoque: Educación, Vocaciones técnicas, Justicia, Salud, Inmigración,
Emprendimiento / Negocio, Microfinanzas, Medio ambiente, Agua y sanitización,
Desarrollo / Infraestructura comunitaria, Agricultura, Liderazgo / Capacitación
Región/es de impacto: Sololá (Tierra Linda, Peña Blanca, San Antonio Palopó,
Santa María el Tablón, El Barranco el Tablón, Chuk Muk, y San Jorge la Laguna.)
Panajachel.

Misión
Promover la educación, la nutrición y la salud, así como el desarrollo económico,
mediante iniciativas dirigidas por la comunidad que aprovechen los recursos y
conocimientos existentes.
Visión
Asegurar que las comunidades mayas de la región del lago de Atitlán, en Guatemala,
son fuertes, vibrantes y autosuficientes.
Valores
 Cooperación: trabajan en colaboración con las comunidades.
 Integridad: actúan con honestidad y ética.
 Transparencia: tienen procesos abiertos, justificados y razonables.
 Respeto: tratando a las personas con dignidad, empatía y equidad.
 Humildad: reconocemos nuestro papel como facilitadores, valorando la
experiencia local.
 Responsabilidad: administrando los recursos de manera cuidadosa y
responsable.
 Reciprocidad: creyendo en las relaciones dignas y equitativas con la
comunidad a la que sirven.
Programas
 Educación: Dirigimos 4 centros de nutrición preescolar bilingües de gran
impacto en las comunidades en la que están establecida cada uno, ofrecemos
tutorías dirigidas por la comunidad a estudiantes con dificultades,
proporcionamos una de transferencia monetaria condicionada a más de 1.000
estudiantes.
 Nutrición y salud: Construimos conocimientos de la comunidad mediante
talleres participativos sobre nutrición huertos comunitarios y salud sexual y
reproductiva. Construimos la capacidad de prevención y respuesta sanitaria
mediante la instalación de filtros mejorados y formando a la comunidad en su
gestión, así como como proporcionando apoyo, recursos y coordinación con
los médicos mayas médicos mayas, creando espacios únicos entre los
médicos mayas tradicionales mayas y el sistema médico público y facilitando
un sistema de sistema de gobernanza de la salud en toda la comunidad.
 Respondemos a emergencias, proporcionando apoyo alimentario a corto
plazo.
 Desarrollo económico: Trabajamos directamente con mujeres artesanas
para ayudar la elaboración de productos ancestrales, garantizar salarios justos
y pagos puntuales y desarrollar sus de gestión y venta para lograr la
independencia productiva. También dirigimos una Escuela de Oficios que
ofrece programas de certificación en carpintería, costura y bordado. También
ofrecemos un programa de emprendimiento en profundidad y apoyo al
desarrollo empresarial de microempresas gestionadas por mayas, con acceso
a microcréditos a muy bajo interés.

Bitácora
Viernes 1 de septiembre de 2023
Se da inicio a las prácticas, las cuales forman parte de la etapa final del curso de
práctica supervisada. Se ingresa a las instalaciones de la Asociación a las 8:54 am,
se recibe una pequeña introducción por parte de una de las encargadas del
departamento de Recursos Humanos, quien da a conocer datos importantes sobre la
Asociación, siendo estos, su enfoque, el cual se basa en brindar el mayor apoyo
posible para que las comunidades del departamento de Sololá puedan ser
autosostenibles. Se dan a conocer los distintos programas que trabajan, siendo los
siguientes:
 Educación
 Salud y nutrición
 Desarrollo económico
Se mencionan los valores fundamentales que debe tener todo el equipo de trabajo
los cuales son: humildad, respeto, responsabilidad, entre otros. Luego de culminar se
recibe un tour, esto con el fin de conocer cada departamento, llegando a Finanzas y
contabilidad, en el cual se trabajará, se designa a la jefa inmediata, quien es la
contadora general. Se asigna la primera tarea, la cual es registrar documentos en
forma digital, este caso del año 2022 y 2023, siendo estos, facturas con su respectiva
boleta de depósito, registrando distintos datos como lo son: No. de DTE, NIT, serie,
nombre y cantidad de la factura. Al igual que los datos de la boleta de depósito
realizada, realizándolo en un cuadro de Excel, en el cual se adjuntan los documentos
tanto del año 2022 como del 2023. Este documento se le entrega a la jefa inmediata.
Se da fin con una actividad recreativa con todo el personal, culminando la jornada a
las 5:14 pm.
Lunes 4 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:59 am, registrándose en garita, se inicia registrando de manera
digital las donaciones recibidas únicamente durante el año 2022, las cuales son el
mayor ingreso con el que cuenta la Asociación para poder financiar los distintos
programas que funcionan en apoyo a las distintas comunidades. Este registro se
realiza en base a los recibos de donación, los cuales son un comprobante que se
entrega al donante para demostrar que ha realizado una contribución a una
organización sin fines de lucro, se realiza el registro en un cuadro de Excel,
ingresando datos como lo son: No. de Serie, No. de DTE, nombre receptor, fecha y
cantidad de la donación.
Luego de esto, se tiene una pequeña reunión con todo el personal, está se lleva a
cabo cada primer día del mes, ya sea de manera virtual o presencial, tocando
distintos temas, se inicia con una bienvenida a cargo de la coordinadora, se habla
acerca del nahüal del día, buscando inspirar a aplicar las características y el
aprendizaje que pueda brindar, también se tocan temas administrativos, como
estrategias y puntos a mejorar dentro de la Asociación durante el mes, escuchando
las distintas opiniones de cada uno, por último se presenta formalmente a cada uno
de los nuevos integrantes que estarán apoyando durante un periodo corto de tiempo
en los departamentos designados.
Empezamos con las donaciones recibidas durante los meses transcurridos del año
2023, dentro de la Asociación, este registro se realiza en base a los recibos de
donación, se realiza el registro en un cuadro de Excel, ingresando datos como lo son:
No. de Serie, No. de DTE, nombre receptor, fecha y cantidad de la donación,
culminando la jornada a las 5:14 pm.
Martes 5 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 9:00 am, se realiza el registro de entrada en garita, comenzando a
clasificar de manera digital, creando distintas carpetas en las cueles se encontrarán
los documentos escaneados según su código, siendo estos todos aquellos que
formen parte del archivo de cheques del mes de julio.
Al culminar se asigna revisar cada documento, ya que cada cheque que se emita
debe ser respaldado por otros documentos, ya sean informes, los describen distintos
detalles de una actividad realizada mayormente en las comunidades, esto en caso
de que el gasto haya sido realizado en apoyo a una actividad de los distintos
programas, o bien cotizaciones, las cuales se refieren a una valoración realizada con
la finalidad de informar el precio de un bien o servicio ofrecido por una organización,
con el objetivo de iniciar una negociación, esto si el gasto fue realizado para lo
compra de un activo fijo para uso de los distintos departamentos, por lo que se
verifica que cada cheque contenga los distintos documentos que avalen y respalden
el gasto.
También se verifica si les hace falta alguna firma a las requisiciones de pago, las
cueles son una hoja informativa que se maneja en la Asociación al momento de
extender un cheque, contienen cierta información como lo es:
 Nombre del la persona o institución
 Cantidad tanto en letras como en números,
 Concepto del pago
 Fecha de autorización y No. de cheque
Marcamos aquellos a los que les haga falta algo, ya sean firmas o algún otro
documento para que estén completamente autorizados, y se separan tomando nota
de que número de cheque son, requerimos y obtenemos las firmas de algunos por lo
que los volvemos a organizar, culminando a las 5:30 pm.
Miércoles 6 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:58 am, registrando la entrada en garita, se comienza la mañana
escaneando, lo cual es crear copias digitales de documentos impresos. Estos
documentos siendo solamente aquellos a los que les faltaba alguna firma requerida
el día anterior, archivándolos nuevamente para reordenar las carpetas ya creadas,
por lo que, se eliminan aquellos que estaban incompletos, y se vuelven a ingresar de
manera completa, logrando culminar la entrega de la clasificación de cheques del
mes de julio, completa y sin ninguna firma pendiente a la jefa inmediata, estos se
comparten a través de un USB.
Sacamos algunas copias que se nos fueron encargadas, por parte de nuestra jefa
inmediata, continuamos escaneando los documentos faltantes y reubicándolos,
sacamos algunas copias más y culminamos con la organización de algunos
documentos, culminando a las 5:24 pm.
Jueves 7 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:58 am, se registra la entrada en garita, se recibe un archivador
con distintos documentos los cuales se organizan según corresponda, se rotula y se
integran todos los documentos que forman parte de los cheques del mes de agosto
del 2023. Se ordena llenando las hojas de requisiciones de pago correspondientes a
cada cheque, usando como base la información que se encuentre en los voucher de
cheque, los cuales son documentos que se utilizan como evidencia de que un
cheque ha sido emitido y entregado a una persona o entidad específica como forma
de pago, y estos incluyen datos importantes como lo son: fecha, monto, descripción,
entre otros. También incluimos los informes que detallan la realización de cada
actividad, las cotizaciones, recibos salariales, y otros documentos que respalden
cada cheque emitido durante el mes de agosto.
Revisamos las firmas que hagan falta, sobre todo en los voucher, los cuales deben
tener la firma de emisión, revisión, autorización, recibido y fecha. A todos aquellos
que les falte alguna firma o algún documento se les coloca alguna nota de
identificación, resaltando lo que está pendiente, terminamos de ordenar según
número de cheque, sacamos algunas copias solicitadas, agregamos copias restantes
al archivo correspondiente al mes de agosto, culminando a las 5:17 pm.
Viernes 8 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 10:08 am, se registra la entrada en garita, con la autorización por
parte de la Asociación, ya que los días viernes se debe presentar el informe semanal
de la práctica realizada, por lo que al llegar a las oficinas se inicia registrando de
manera digital las donaciones recibidas únicamente durante el transcurso del año
2023, las cuales son el mayor ingreso con el que cuenta la Asociación para poder
financiar los distintos programas que funcionan en apoyo a las distintas
comunidades. Este registro se realiza en base a los recibos de donación, los cuales
son un comprobante que se entrega al donante para demostrar que ha realizado una
contribución a una organización sin fines de lucro, se realiza el registro en un cuadro
de Excel, ingresando datos como lo son: No. de Serie, No. de DTE, nombre receptor,
fecha y cantidad de la donación, desde enero hasta el transcurso de agosto.
También se registran de manera digital las facturas emitidas durante el transcurso del
año 2023, quedando algunos datos pendientes a corroborar, al igual que se registran
todas las facturas especiales, las cuales son documentos utilizados por los
contribuyentes como medio de respaldo al momento de adquirir bienes o servicios de
personas individuales que por la naturaleza de sus actividades o por cualquier otra
circunstancia, no extienden las facturas correspondientes, se registran únicamente las
que fueron emitidas en el presente año, quedando también pendientes algunos datos.
Lunes 11 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:59 am, se registra la entrada en garita, por lo que al llegar a las
oficinas se termina de llenar datos del registro de facturas especiales, siendo estos
tales como: fecha, nombre receptor, serie, No. de documento, y cantidad de la
factura, de igual manera se termina de llenar datos de las facturas normales siendo
estos: fecha, nombre receptor, serie, No. de documento, y cantidad de la factura
quedando pendientes de corroborar algunos detalles, como el número de cuenta, ya
que no se tenían los archivos en ese momento.
Se comienza con la rotulación de los leitz, el cual consiste en la colocación de
etiquetas que describan que tipo de documentos se encuentran en el leitz, en este
caso se rotulan todos aquellos que contengan cheques de este año, colocando a que
mes pertenece, número de cheque con que inicia y finaliza, y el año al que
corresponde. Por último, se va a realizar un depósito en efectivo, el cual se refiere al
dinero que se agrega a una cuenta corriente o de ahorros, en este caso se realiza en
una cooperativa la cual también brinda el servicio, de realizar depósitos a distintos
bancos, culminando la jornada a las 5:14 pm.
Martes 12 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:56 am, registrándose en garita, se termina de rotular los leitz
pendientes, siendo estos los que contengan los cheques que se le brindan a los
becarios que forman parte del programa becas de educación.
Se revisan los recibos de donación que habían quedado pendientes de algunos
datos, esto se hace para verificar cantidades aún no registradas en el cuadro de
Excel que se elaboró para llevar un registro digital de todos los ingresos en cuanto a
donaciones que recibió la Asociación. Se apoya al auxiliar contable, en la realización
de los recibos salariales de este año, el cual es un documento en el que se detalla
con claridad y precisión la retribución que recibe el empleado, incluyendo su
bonificación incentivo y al mismo tiempo algún descuento que se le realice, o alguna
retención según las ley, sin embargo se prefiere verificar antes que los datos de las
planillas a utilizar como base para la realización de los recibos, coincida con los
registros de transacciones, realizadas a cada uno de los trabajadores.
Miércoles 13 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:58 am, se registra la entrada en garita, e ingresando a las oficinas
se continua verificando planillas de sueldos, siendo estas documentos que
especifican todos los conceptos de los que se compone un sueldo, desde el salario
bruto y bonificaciones hasta descuentos y otros campos, se verifica sí coinciden con
los registros de transacciones, o bien con los cheques, que se le extendieron a cada
trabajador, ya que a veces suelen encontrarse ciertos errores, por lo que revisamos
desde el mes de enero hasta el mes de junio, culminando a las 5:30 pm.
Jueves 14 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:58, registrándose en garita, llegando se recibe la indicación de
realizar un cuadro en Excel, esto para registrar los datos de las planillas que no
hayan coincidido ya sea con las transacciones o los voucher de cheque, por lo que
se ingresan los datos respectivos como lo son: nombre, mes, cantidad en planilla, y
diferencia en comparación a otro documento.
Se registra de esa manera los meses de enero, febrero, marzo, se verifica si se está
haciendo de manera correcta, se da el visto bueno, por lo que se continua desde el
mes de abril hasta el mes de agosto, se culmina y se envía al encargado, el cual
realizará los ajustes correspondientes, y verificará los errores para poder darle una
solución correcta, culminando la jornada a las 5:02 pm
Viernes 15 de septiembre de 2023
Se presenta por la mañana al desfile en celebración de la independencia, por la tarde
no se regresa a las oficinas de la Asociación por motivo de asueto por parte de la
misma.
Lunes 18 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 9:00 am, se registra la entrada en garita, se verifica junto a la
contadora observaciones de los cheques de mayo y junio de este año, ya fuesen
firmas faltantes en las requisiciones de pago, o los voucher de cheque, informes
mensuales de las actividades realizadas en los distintos programas, cuadros
comparativos, cotizaciones, entre otros documentos, que estuviesen pendientes. Por
lo que, al terminar de revisar y anotar los distintos documentos a agregar, se reciben,
se reciben algunos documentos por parte de la contadora para el archivo de cheques
del mes de mayo y junio, se complementan y ordenan los cheques que ya estén con
toda la documentación completa, culminando a las 5:08 pm.
Martes 19 de septiembre de 2023
Se ingresa a las oficinas a las 8:58 am, se registra la entrada en garita, llenando el
registro en garita, se llega a las oficinas, y se comienza a escanear, lo cual se refiere
a convertir un documento físico en digital, ya sean facturas, informes, y otros, siendo
estos los cheques con los documentos faltantes los cuales se habían anotado en día
anterior.
Se apoya a la contadora con el ingreso de datos de los cheques del mes de agosto y
septiembre, siendo estos los siguientes:
 A favor de quien se extiende el cheque
 Cantidad
  No. de Cheque
 Concepto y otros
Se continua con la revisión y se elabora y agrega las requisiciones faltantes, se
arreglan aquellos documentos que estaban incorrectos, o adjuntados con un cheque
incorrecto, se ordenan nuevamente y se culmina a las 5:00 pm.
Miércoles 20 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:56 am , se registra la entrada en garita, se digitalizan los
documentos en físico que ya estén completos, con los que cuenta el archivo de
cheques del mes de agosto y septiembre, estos con el fin de respaldar dichos
cheques, dejando únicamente aquellos a los que les haga falta alguna firma ya sea
en las requisiciones de pago, las cuales llevan la mayor información del cheque, los
voucher de cheque, o algún informe realizado, por lo que se le hace del conocimiento
a la jefa inmediata.
Se reciben algunos vouchers de cheques, facturas, cotizaciones y otros documentos,
que tenía la contadora, para adjuntarlos a los cheques que les sea necesario, a los
cuales se les realiza la respectiva requisición de pago, llenando los campos como la
fecha, a favor de, cantidad en letras y números, concepto, No. de Cheque, y otros,
culminando a las 5:08 pm.
Jueves 21 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:55 am, registrando la entrada en garita, se realiza la respectiva
requisición de pago pendientes, llenando los campos como la fecha, a favor de,
cantidad en letras y números, concepto, No. de Cheque, y otros, identificamos y
agregamos documentación faltante como las requisiciones de pago, o los voucher de
cheque, informes mensuales de las actividades realizadas en los distintos
programas, cuadros comparativos, cotizaciones, entre otros documentos, para el
correcto respaldo, una vez culminado completamente se hace entrega del archivo
tanto en físico como en digital a la jefa inmediata, para poder ingresarlo al sistema.
Se nos da la indicación de empezar con la verificación de la clasificación de los
cheques del mes de julio que se habían realizado anteriormente, buscando que los
nombres establecidos a los distintos documentos PDF, en el que se escaneo la
documentación, coincida respecto a su número de cheque, se culmina asegurando
que no haga falta ninguna de las firmas correspondientes, culminando la jornada a
las 5:08 pm.
Viernes 22 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 9:23 am, se registra la entrada en garita, se cuenta con la debida
autorización por parte de la Asociación con respecto a la hora de entrada, ya que
este día se debe entregar el informe semanal de las prácticas realizadas en oficina.
Se comienza el día escaneando requisiciones de pago, las cueles son una hoja
informativa que se maneja en la Asociación al momento de extender un cheque, las
cuales llevan la mayor información del mismo, siendo estos, parte del leitz de
cheques del mes de agosto del presente año.
Se va a realizar el pago de papelería y útiles adquiridos en librería Thony, llevando el
cheque con su respectivo voucher, esto para confirmar la entrega del mismo, a través
de una firma de recibo en espacio correspondiente de dicho voucher, y garantizar
que el cheque para la liquidación del pago fue entregado de manera correcta. Se
obtienen algunas firmas faltantes de algunas requisiciones de pago, siendo estas las
de la coordinadora del programa, y la firma del visto bueno por parte de la dirección
de operaciones de la Asociación, se escanea la documentación completa, y se
culmina la jornada a las 5:15 pm.
Lunes 25 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:56 am, se registra lo hora de entrada en garita, y se comienza el
día recabando firmas faltantes de los distintos documentos adjuntados al archivo de
cheques del mes de agosto, esto para respaldar de la mejor manera los gastos que
se hayan realizado durante este mes, ya sea en las actividades de los distintos
programas, pago de salarios d los distintos departamentos, compra de mobiliario y
equipo, equipo de cómputo, y otros gastos que se hayan llevado a cabo, y para los
cuales sea necesario extender un cheuque que cubra los mismos.
También se apoya al auxiliar contable con la verificación de firmas de planilla de
algunos trabajadores faltantes, los cuales se presentaban a las oficinas a firmar
planilla la cual tuvieran pendiente, y por algún motivo no hayan podido pasar a firmar
dicho documento, por lo que se les indicaba donde debían firmar y al mismo tiempo
se corroboraba el recibo salarial correspondiente de cada uno, se culmina
digitalizando algunos documentos como facturas , requisiciones, informes y otros,
terminando la jornada a las 5:15 pm.
Martes 26 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:56 am, registrando el horario de entrada en garita, se escanean
documentos varios del mes de agosto, con los cuales se cuenta en el leitz para luego
clasificarlos en carpetas de manera digital, se verifica con la contadora detalles y
rotulaciones hechas con información necesaria para complementar cada cheque, y
facturas correspondientes al mes de agosto y septiembre. Por lo que, luego de la
verificación se reciben los documentos faltantes, siendo estos algunas facturas y
cotizaciones, de mobiliario y equipo, al igual que algunos equipos de computación,
para uso de la empresa.
Se escanean y clasifican complementando los meses de julio el cual ya estaba
completo, únicamente le hacía falta una requisición de pago, que no fue elaborada
anteriormente, llenando por completo el mes de agosto y septiembre, de manera
correcta, completando la clasificación e manera digital a través de la separación de
los distintos documentos escaneados, esto a través de carpetas, siendo identificados
por el mes en el que se realizó el gasto, haciéndole entrega de la carpetas en digital,
a través de un USB, a la jefa inmediata, culminando la jornada a las 5:15 pm.
Miércoles 27 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:56 am a instalaciones de la Asociación, registrando siempre la
entrada en garita, se inicia sacando una fotocopia de los voucher de cheque y las
facturas correspondientes a la compra de activos fijos durante el mes de agosto y
septiembre, siendo estos mayormente equipo de computación y, mobiliario y equipo,
adjuntando esta documentación al leitz correspondiente, el cual se rotula con el título
de “Activos fijos del mes de agosto y septiembre”, esto con el fin de que sea más fácil
su identificación a l momento de necesitar, estos archivos.
Se digitalizan los estados de cuenta, que se trata de un documento oficial y válido
emitido por un banco o institución financiera que muestra el saldo de una cuenta, de
igual manera se digitalizan los libros auxiliares de bancos, los cuales son un registro
contable que la Asociación utiliza para llevar un seguimiento detallado de todas las
transacciones relacionadas con sus cuentas bancarias, y por último se digitalizan
conciliaciones bancarias las cuales son un proceso importante que implica comparar
los saldos registrados en el libro auxiliar de bancos con los saldos proporcionados
por el banco en los estados de cuenta. Esto se hace para asegurarse de que no haya
errores en los registros contables y para identificar y corregir ciertos detalles, luego
de escanearlos se le envían a la jefa inmediata, se rotulan algunos leitz, los cuales
aún no tenían una identificación clara, y otros los cuales apenas se les iba a
comenzar a dar uso.
Por último, se verifican y separan las primeras de pólizas de los cheques de enero,
pero ante de esto se recibe una pequeña explicación de lo que es una póliza, la cual
suele ser un documento que registra las transacciones financieras o contables de la
Asociación, estas para poder llevar un control y orden de las operaciones y
movimientos que suele tener. Por lo que se utiliza como apoyo el leitz que contiene
los cheques del mes de enero, culminando nuestra jornada a las 5:18 pm.
Jueves 28 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 8:55 am, se registra el horario de entrada en garita, por lo que al
empezar el día, se termina con las reversiones de póliza del mes de enero, y
comenzamos con las de febrero, siendo estas los documentos que registran las
transacciones financieras o contables de la Asociación, estas para poder llevar un
control y orden de las operaciones y movimientos que suele tener, terminando de
clasificarlos en distintas hojas de Excel, estableciéndoles el número de cheque al que
pertenecía cada póliza, se imprimen las primeras del mes enero.
Se ayuda a la contadora en la corroboración de las conciliaciones bancarias, la cual
es el proceso contable que se realiza en la Asociación, para comparar los registros
bancarios que se tienen en la empresa, a través del libro auxiliar de bancos, con los
registros que se tienen en el banco, a través de los estados de cuenta, por lo que al
encontrar algunos datos que nos coincidían, se vuelven a realizar en el sistema para
verificar el cuadre correcto, esto se realiza revisando los cheques cobrados y los no
cobrados, por lo que se ingresa al sistema aquellos cheques que si fueron cobrados
de manera correcta, también se verifican los que aún estaban en circulación, y
aquellos que por algún motivo, ya sea un dato mal ingresado hayan sido anulados,
este proceso se realiza con las conciliaciones tanto del mes de enero como el mes
de febrero del presente año, culminando a las 5:09 pm.
Viernes 29 de septiembre de 2023
Se ingresa a las 9:55 am, se registra la entrada en garita, con la autorización por
parte de la Asociación, ya que los días viernes se debe presentar el informe semanal
de la práctica realizada, por lo que al llegar a las oficinas se continua ayudando a la
contadora con las conciliaciones bancarias, la cual es el proceso contable que se
realiza en la Asociación, para comparar los registros bancarios que se tienen en la
empresa, a través del libro auxiliar de bancos, con los registros que se tienen en el
banco, a través de los estados de cuenta, por lo que al encontrar algunos datos que
nos coincidían, se vuelven a realizar en el sistema para verificar el cuadre correcto,
esto se realiza revisando los cheques cobrados y los no cobrados, por lo que se
ingresa al sistema aquellos cheques que si fueron cobrados de manera correcta,
también se verifican los que aún estaban en circulación, y aquellos que por algún
motivo, ya sea un dato mal ingresado hayan sido anulados, estas conciliaciones
corresponden al mes de marzo y al mes de abril.
Al terminar de corroborar las conciliaciones, se continua con la impresión de pólizas
del mes de enero, las cuales ya se habían clasificado y se habían impreso las
primeras, por lo que, al completarlas, las ordenamos según el concepto y se
relacionan con la descripción de las requisiciones de pago. Se empieza con la
culminación de la clasificación de pólizas del mes de febrero, y al terminar se
comienza a imprimir cada una, culminando a las 5:05 pm.
Lunes 02 de octubre de 2023
Se ingresa 8:56 am, se registra el horario de entrada en garita, llegando a las oficinas
se termina de imprimir las pólizas del mes de febrero, por lo que al tener el paquete
completo se ordenan según el concepto y se relacionan con la descripción de las
requisiciones de pago, de forma ascendente según el número de cheque.
Se nos asigna cortar un paquete de cheques voucher, los cuales son un documento,
que la Asociación usa como comprobante o registro de una transacción relacionada
siempre al cheque que corresponde, este proporciona detalles importantes como lo
es el motivo del pago. Estos son utilizados por el auxiliar contable para su entrega a
los becarios, los cuales son estudiantes a los que cada cierto periodo de tiempo se le
extiende un cheque a nombre de algún encargado, esto para solventar gastos que se
relacionen estrictamente con su educación, esto se realiza gracias al programa de
educación. Culminando se va a realizar un depósito en efectivo, y por último se
realiza el encabezado de las pólizas del mes de marzo y abril.
Luego de esto, se tiene una pequeña reunión con todo el personal, está se lleva a
cabo cada primer día del mes, ya sea de manera virtual o presencial, tocando
distintos temas, se inicia con una bienvenida a cargo de la coordinadora, se habla
acerca del nahüal del día, buscando inspirar a aplicar las características y el
aprendizaje que pueda brindar, también se tocan temas administrativos, como
estrategias y puntos a mejorar dentro de la Asociación durante el mes, escuchando
las distintas opiniones de cada uno, se recibe una pequeña capacitación por parte
del personal designado, en este caso le corresponde al departamento de Recursos
Humanos, quienes nos hablan del tema “Conciencia sobre el cambio”, y como
podemos tomar los cambios que ocurran en los distintos ámbitos de nuestra vida
para bien. Por último, se presenta formalmente a cada uno de los nuevos integrantes
que estarán apoyando durante un periodo corto de tiempo en los departamentos
designados, culminando la jornada a las 5:10pm.
Martes 03 de octubre de 2023
Se ingresa a las 8:58 am, registrando siempre la entrada en garita, se inicia sacando
copias de los cheques voucher, y las facturas de activos fijos de algunos meses,
siendo estos mayormente equipo de computación y, mobiliario y equipo, adjuntando
esta documentación al leitz correspondiente.
Se digitalizan los estados de cuenta, que se trata de un documento oficial y válido
emitido por un banco o institución financiera que muestra el saldo de una cuenta, de
igual manera se digitalizan los libros auxiliares de bancos, los cuales son un registro
contable que la Asociación utiliza para llevar un seguimiento detallado de todas las
transacciones relacionadas con sus cuentas bancarias, y por último se digitalizan
conciliaciones bancarias las cuales son un proceso importante que implica comparar
los saldos registrados en el libro auxiliar de bancos con los saldos proporcionados
por el banco en los estados de cuenta. Esto se hace para asegurarse de que no haya
errores en los registros contables y para identificar y corregir ciertos detalles, luego
de escanearlos se le envían a la jefa inmediata, culminando la jornada a las 5:08 pm.
Miércoles 04 de octubre de 2023
Se ingresa a las 8:58 am, registrando el horario de la entrada en garita, se realizan
algunas requisiciones de pago pendientes, llenando los campos como la fecha, a
favor de, cantidad en letras y números, concepto, No. de Cheque, y otros,
identificamos y agregamos documentación faltante como las requisiciones de pago, o
los voucher de cheque, informes mensuales de las actividades realizadas en los
distintos programas, cuadros comparativos, cotizaciones, entre otros documentos,
para el correcto respaldo, una vez culminado se agrega al leitz que corresponde y se
deja en su respectivo lugar.
Se nos da la indicación de empezar con la verificación de la clasificación de algunos
cheques que ya se tenían y se habían escaneado anteriormente, buscando que los
nombres establecidos a los distintos documentos PDF, en el que se escaneo la
documentación, coincida respecto a su número de cheque, se culmina asegurando
que no haga falta ninguna de las firmas correspondientes, culminando la jornada a
las 5:08 pm.
Jueves 05 de octubre de 2023
Se ingresa a las instalaciones de la Asociación a las 8:55 am, se comienza a realizar
el encabezado de las pólizas del mes de mayo, luego de culminar con el mes de
mayo, se recibe el leitz de cheques del mes de marzo y abril, al igual que se recibe el
documento digital por parte de la jefa inmediata donde se encuentra el cuadre de
pólizas del mes de marzo, de abril, y de mayo.
Se reciben indicaciones de verificar y clasificar en un documento de Excel, las
pólizas del mes de marzo, separando cada póliza según el cheque al que
corresponda, por hojas para luego imprimirlas, por lo que se realiza según lo
indicado, se culmina el trabajo en casa, ya que por motivos de seguridad se nos
asigna continuar trabajando desde casa.
Viernes 06 de octubre de 2023
Debido a que la mayor parte del equipo que integra la Asociación Natün, residen
fuera de Panajachel, se recibe la indicación de trabajar desde casa, en el horario
laboral de oficina, esto por motivos de seguridad
Por lo que se continua con la verificación y clasificación en un documento de Excel,
las pólizas del mes de abril, separando cada póliza según el cheque al que
corresponda, usando como base para su identificación, tanto las requisiciones de
pago, como las facturas y otros documentos, separándolas por hojas para luego
imprimirlas, por lo que se realiza según lo indicado, se culmina el trabajo y se le
envía a la jefa inmediata para su visto bueno, reportando que culminamos de buena
manera el trabajo asignado, se termina así la jornada desde casa esto para
resguardar la integridad de cada uno.
Intercambio de conocimientos institucionales
¿Qué conocimientos se recibió de la institución?
 Se aprendió el uso de sistemas de contabilidad, y como a través de estos, se
facilita el registro de información contable y financiera, en este caso se
conoció SICOFI, el cual es un sistema de contabilidad, en el cual no solo
podemos registrar los movimientos financieros con los que cuenta la empresa,
sino también facilita la creación de planillas, balances, conciliaciones, entre
otros.
 Se aprendió el uso de los voucher de cheques, y lo importantes que son para
respaldar las transacciones a través de cheques que realiza la empresa o
institución, ya que en estos se encuentra información detallada del mismo.
 La importancia de anotar todo aquello que tengamos pendiente a realizar,
alguna indicación dada o instrucción, ya que esto nos permite tener un mejor
orden de las tareas, y realizarlas de manera eficaz, al mismo tiempo que nos
permite ser más productivos.
 Se aprendió que una nomenclatura contable es importante en cada empresa o
institución, ya que esta le permite tener un listado de cuentas de manera
ordenada, las cuales usa para los registros financieros, y facilita la
identificación de las mismas a través de códigos.
  Se conocieron las pólizas contables desde lo que son, hasta su estructura y su
importancia dentro de la institución, siendo estas el documento que detalla los
elementos de una operación contable, y los campos con los que debe contar
como los son: número y nombre de la cuenta y subcuenta, cantidades a
cargar y abonar, concepto, entre otros.
 Se conoció sobre el uso de las tarjetas de responsabilidad dentro de una
empresa o institución, y lo fundamentales que son, ya que se tratan de
documentos que sirven para establecer la responsabilidad de cuidar y rendir
cuentas sobre bienes fijos que posea el empleado, mayormente siendo
mobiliario y equipo, y equipo de cómputo.
¿Qué aportamos a la institución?
 La importancia del orden en el espacio de trabajo donde estemos, ya que esto
permitirá, rendir de mejor manera y tener una mejor disposición al momento
de realizar algo, ya que el desorden continuo suele provocar que estemos
tensos e incluso sin ánimos de realizar alguna tarea.
 Algunos métodos abreviados de teclado, ya que, si bien se aprendieron
muchas maneras de facilitar ciertos procesos en la computadora, se pudo
también brindar algunos métodos, para facilitar el trabajar con distintas
ventanas abiertas en la computadora, y poder visualizarlas al mismo tiempo
sin necesidad de abrir una y cerra la otra.
 El diálogo como manera de hacer más llevadero el tiempo dentro de la oficina,
y poder generar un ambiente más ameno con los compañeros de trabajo con
los que nos encontremos en una misma oficina.
Problemas afrontados durante la práctica
1. Muchas veces al terminar la tarea que se nos estableció, no encontrábamos a
la jefa inmediata en su oficina, esto para que se nos asignara una nueva tarea.
2. El poco conocimiento de configuración de algunos equipos de computación
como lo fue un scanner, para digitalizar documentos dúplex.
3. El desconocimiento de algunos conceptos contables, dentro del lenguaje
técnico utilizado dentro de las oficinas.
 4. Al comienzo de la práctica surgían algunas dudas con respecto a algunas
tareas recibidas, las cuales no resolvíamos por miedo a preguntar.
Soluciones
1. Se buscaba algo en la oficina lo cual se pudiera llevar acabó, ya sea la
rotulación de leitz, u otra tarea en la que pudiéramos colaborar no
necesariamente con la jefa inmediata, sino con los demás trabajadores del
departamento.
2. Se adquiría e investigaba información de aquello que desconocíamos, al igual
que tratábamos de prestar atención a la manera en la que utilizaban y
configuraban.
3. Se investigaba el significado de aquellas palabras que se desconocían, se
consultaban con el auxiliar contable, y se prestaba atención al momento de
que alguien usara esos términos.
4. Se trato de dialogar más con los compañeros que se encontraban dentro de
las oficinas, para que se pudiera llegar a un nivel de confianza en el cuál fuera
más sencillo consultar aquello que no nos quedaba claro.
Conclusiones
Para todo estudiante que se encuentre en la última fase de su carrera, es muy
importante complementar el conocimiento académico adquirido, con los que se
obtienen dentro de las oficinas, ya que, si se unen de manera correcta, servirá como
una gran herramienta para nuestro futuro como profesionales, en cualquier campo en
que vayamos a desenvolvernos. Se debe estar actualizado en cuanto al manejo de la
tecnología en cualquier empresa ya que esta forma base esencial para el
funcionamiento de la misma, ya que podemos observar que hoy en día existen
sistemas muy avanzados los cuales facilitan muchos procedimientos administrativos,
como lo son la elaboración de planillas, el registro de bienes, y otras funciones que
nos permiten realizar.
Se debe tener la disposición para estar en constante aprendizaje, ya que, para poder
avanzar no solo en el ámbito académico y laboral, sino en distintos ámbitos, es
necesario estar en situaciones reales de las cuales podamos aprender y también
aportar un poco del conocimiento que tenemos, adaptándonos siempre a las normas
de cualquier institución, y sobre todo estar dispuestos a siempre ayudar, mientras
nos sea posible. La experiencia que se adquiere dentro de las oficinas, es vital ya
que aporta demasiado, incluso en la manera de establecer relaciones con los demás,
hasta la manera de trabajar en equipo, y crear estrategias para poder administrar e
incluso levantar una empresa propia, la cual nos permita brindar conocimientos a las
futuras generaciones que buscarán prepararse para su vida profesional.
Cierre Final
Desde mi perspectiva como estudiante del último año de la carrera de Perito en
Administración de Empresas, la fase de prácticas supervisadas en oficina, fue base
fundamental para tener la certeza de que, fue de suma importancia el prepararme no
solo con conocimientos dentro del salón de clases, sino también desarrollarlos en el
ámbito real, pero sobre todo agradezco que a través del curso de Practica
Supervisada se me haya dado la oportunidad de experimentar lo que es el ámbito
laboral de una manera tan real, ya que gracias a esto pude aprender muchas cosas y
obtener muchas herramientas las cuales se que no solo me servirán para mi futuro
profesional, sino para abrirme campo en el ámbito laboral, pero sobre todo, se que
me inspiraran no solo a mí sino a muchas estudiantes a soñar con ser esa próxima
empresa, la cual le pueda abrir las puertas a futuras generaciones busquen no solo
poner en práctica lo aprendido, sino retener todos los conocimientos y herramientas
posibles que la empresa les pueda brindar para mejorar.
Algo que me parece que hubiera potencializado las practicas aún más, seria quizá un
ficha con un listado de procedimientos o tareas que el estudiante según su carrera
aprendiera y desarrollara, ya que si bien las empresas o instituciones buscan en la
mayoría de casos establecer al estudiante en un área en el cual pueda
desenvolverse y aprender, muchas veces desconocen realmente los temas que el
estudiante necesita reforzar para poder tener una mayor productividad y ser de
mayor apoyo para la empresa.
Felicito a cada docente por su aportación a nuestro desarrollo académico, en este
caso a Profesor César Mucún por la importancia que le brida a este proceso, el cual
nos es de gran ayuda para perder el miedo a desenvolvernos, pero sobre todo es un
impulso a crecer y mejorar día a día, y lo motivo a que siga apoyando a muchos
jóvenes y siempre este en constante mejora en todo lo que realiza en el ámbito
educativo.