Universidad Marítima Constanza 's Anales año XI I, Vol.

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APLICACIÓN DEL PLANO EN UNA EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD

Cristina Dragomir , Felicia Surugiu

Universidad Marítima de Constanta

RESUMEN

Lean significa crear más valor para los clientes con menos recursos, al minimizar el desperdicio. Aunque
tradicionalmente este concepto se aplica en la fabricación, los principios de mejora de la gestión Lean también
pueden aplicarse en el caso de las instituciones educativas. Este documento presenta tres estudios de caso sobre
la implementación de Lean en universidades del Reino Unido y EE. UU. Que pueden ser ejemplos útiles para
implementar Lean en cualquier entorno universitario.

Palabras clave: Lean, Lean Management, Lean thinking.

Universidad Marítima Constanza 's Anales año XI I, Vol.1 8

1. INTRODUCCIÓN

Lean think es un nuevo paradigma que se ha convertido en la base para la mejora continua de los procesos
y la excelencia en las organizaciones de fabricación y servicio en todo el mundo. Lean se centra en crear valor
mediante la eliminación implacable de los residuos [1] .
Una organización esbelta entiende el valor del cliente y enfoca sus procesos clave para aumentarla
continuamente. El objetivo final es proporcionar un valor perfecto al cliente a través de un proceso de creación
de valor perfecto que tiene cero desperdicio.
Para lograr esto, el pensamiento ágil cambia el enfoque de la administración al optimizar tecnologías,
activos y departamentos verticales separados para optimizar el flujo de productos y servicios a través de flujos
de valor completos que fluyen horizontalmente a través de tecnologías, activos y departamentos hacia los
clientes.
La eliminación de residuos a lo largo de flujos de valor completos, en lugar de en puntos aislados, crea
procesos que requieren menos esfuerzo humano, menos espacio, menos capital y menos tiempo para hacer
productos y servicios a costos mucho menores y con muchos menos defectos, en comparación con los sistemas
comerciales tradicionales . Las empresas pueden responder a los cambios en los deseos de los clientes con una
gran variedad, alta calidad, bajo costo y tiempos de procesamiento muy rápidos. Además, la gestión de la
información se vuelve mucho más simple y más precisa .
Un concepto erróneo popular es que lean es adecuado solo para la fabricación. Lean se aplica en cada
negocio y cada proceso , y en este documento nos referiremos a lean aplicado en la academia . No es una táctica
ni un programa de reducción de costos, sino una forma de pensar y actuar para toda una organización. Los
negocios en todas las industrias y servicios, incluida la atención médica y los gobiernos, utilizan los principios
Lean como la forma en que piensan y hacen [2].
En cualquier negocio hay tres tipos de actividades:
1. actividades que agregan valor, son aquellas actividades que, desde el punto de vista del cliente, hacen
que un producto o servicio sea más valioso;
2. Actividades necesarias que no agregan valor. En términos del cliente, tales actividades no hacen que un
producto o servicio sea más valioso, pero desde el punto de vista del proveedor tales actividades no pueden
eliminarse;
3. Las actividades innecesarias que no agregan valor son aquellas actividades que pueden eliminarse.
El concepto Lean se refiere a la gestión efectiva de los procesos de producción de una organización al
eliminar el desperdicio, es decir, los procesos que no agregan valor y no son necesarios.
El enfoque de la gestión basada en Lean es el valor, el cliente, la eficiencia y la eficacia, así como el ahorro,
la sostenibilidad y el aumento del rendimiento.
H ay más medidas para aplicar magra en una organización que incluye la creación de valor mapas de flujo.
En primer lugar, se identifica un Mapa de flujo de valor actual. Eso significa diseñar un cuadro que incluya
todos los pasos necesarios para pasar de recibir un pedido de un cliente a la entrega del producto requerido.
Después de eso, se dibuja un futuro Mapa de flujo de valor, que incluye oportunidades de mejora identificadas
a través del análisis del mapa actual. Este paso de implementación de Lean, entre otros pasos, se menciona en
los siguientes estudios de caso.
La lista de referencias Lean consiste en obras de James P. Womack y Daniel T. Jones ( Lean Thinking ),
que es uno de los primeros libros que describen Filosofía Lean, Taiichi Ohno ( El sistema de producción de
Toyota: más allá de la producción a gran escala ), Jefrey Liker ( La forma de Toyota ) , Mike Rother y John
Shook (Aprendiendo a ver - Mapeo de la cadena de valor para agregar valor y eliminar a Muda) y otros como
Don Tapping, Tom Luyster y Tom Shuker, Kevin J. Duggan o Kenneth Daile y.
El pensamiento Lean es un concepto relativamente nuevo en la literatura de administración rumana, aunque
hay varios autores nacionales que ofrecen una perspectiva personal sobre Lean [3].

2. MODELOS DE IMPLEMENTACIÓN LEAN EN UN SUPERIOR Organización de la educación

El siguiente estudio de caso presenta cómo Lean, una técnica tradicionalmente utilizada solo en el negocio
de fabricación, se adapta a las particularidades de los procesos de educación superior y se implementa en una
universidad de EE . UU .
2.1 El modelo de cuatro pasos de la implementación Lean en University of Central Oklahoma

La Universidad de Oklahoma Central , ubicada en Edmond , Oklahoma , ha adoptado el concepto de

Lean Thinking y se transformó en un Lean Universidad debido a varias razones: reducción del presupuesto,
fondos insuficientes para cubrir los aumentos de costos obligatorios, proceso administrativo obsoleto,
insatisfacción laboral de los empleados y bajos niveles de productividad. Lean Thinking se enfocó inicialmente
en los procesos de administración, pero luego se expandió a otras divisiones. El enfoque principal de la
implementación Lean fue identificar y eliminar el desperdicio del producto o servicio provisto. La metodología
Lean Thinking se introdujo a través de un programa integral de capacitación para empleados.
Antes de implementar Lean, la universidad tenía un personal limitado con exceso de trabajo y una moral
en deterioro. El proceso administrativo no se centró en el servicio al cliente. Para analizar la situación, las
encuestas realizadas en grupos focales concluyeron que la mayoría de los problemas eran quejas basadas en
actividades sin valor agregado.
Se brindó capacitación a todo el personal administrativo para crear tanto un entendimiento común como
una cooperación para el esfuerzo Lean. Cada miembro del personal administrativo asistió a una clase magra de
introducción de un día.
El modelo utilizado para implementar Lean Universit y ™ en la University of Central Oklahoma es un
modelo de 4 pasos que ha demostrado ser efectivo en otros tipos de organizaciones.
Paso 1: identifique las oportunidades: complete una búsqueda de diagnóstico en toda la organización para
problemas, problemas y oportunidades.
Paso 2: Diseño de la solución : cree un borrador para el éxito que involucre a todos los empleados:
capacitación, mapeo y planificación.
Paso 3: Implementación: use eventos Kaizen, equipos centrales y métricas para implementar e ilustrar el
cambio.
Paso 4: Mejora continua: controle el rendimiento después de que se completen los proyectos.
Para los primeros procesos, la Universidad subcontrató el rol de facilitador a una empresa de consultoría
especializada Lean. Se agregó una oficina de Mejora de Procesos con un gerente que supervisa los procesos
Lean, que brindó una supervisión más cercana de los procesos Lean anteriores y la programación de futuras
iniciativas Lean.
La implementación de Lean comenzó en la celebración de reuniones informativas a las que asistió todo el
personal de apoyo administrativo para brindar una breve descripción de las ventajas de Lean y explicar los
pasos necesarios para lograr el cambio cultural.
En el primer paso, se estableció una lista de prioridades basada en las encuestas de todo el campus, que
reconocía los problemas, las oportunidades y las áreas en las que se necesitaban medidas inmediatas para
mejorar el servicio al cliente.
En el paso dos se ofreció una capacitación Lean y un taller de Mapeo de Valor de Valor a todo el personal
de apoyo administrativo. La capacitación se centró en cómo se puede utilizar Lean en los procesos de tipo
administrativo, de servicio y de soporte, y los participantes del taller crearon un mapa de estado actual y un
mapa de estado futuro con cambios de prioridad, para ilustrar visualmente el proceso.
En el paso tres, los departamentos implementaron cambios en su proceso basados en los mapas realizados
en el paso dos. A medida que se implementaron los cambios, a los empleados dentro del proceso se les
explicaron esos cambios y los cambios ' efectos
El cuarto paso aún se está ejecutando y consiste en buscar formas continuas de mejorar el proceso de
trabajo y eliminar el desperdicio.
El impacto general de la implementación de Lean en la Universidad de Oklahoma Central fue el concepto
cultural de que un cambio positivo puede ocurrir y ocurre. Los empleados se han dado cuenta de que han sido
capacitados para realizar mejoras que ayudan a la posición financiera de la universidad y que reducen su
frustración y aumentan su productividad. Además de este beneficio, aunque el esfuerzo se centró en mejorar el
servicio al cliente, ha habido múltiples casos de ahorro de costos a través del trabajo del proyecto (por ejemplo,
reducir los costos anuales en papel). La actividad del Departamento de Compras se simplificó cambiando el
flujo de procesamiento de pedidos de compra de una metodología de lotes y colas a un flujo síncrono. También
se mejoró la satisfacción de los estudiantes con respecto a los mejores servicios ofrecidos. [ 4 ] .

2.2 Análisis de la implementación Lean en escuelas de negocios y universidades del Reino Unido.
 El segundo estudio de caso presenta el análisis de la implementación Lean en las escuelas de negocios y
universidades del Reino Unido realizada por AtoZ Business Consultancy [ 5 ]. El estudio incluyó una
combinación de las organizaciones de investigación y enseñanza intensivas de Russell Group y no de Russell
Group. El Grupo Russell representa una asociación de 24 universidades importantes con gran actividad de
investigación del Reino Unido. En 2010-2011, las universidades del Grupo Russell representaron el 72% de las
becas de investigación y los ingresos por contratos de las universidades del Reino Unido y el 61% de los
doctorados otorgados en el Reino Unido [ 6 ].
El contexto de la implementación Lean en las organizaciones educativas estudiadas consistió en recortes
presupuestarios del gobierno y el aumento de las tarifas estudiantiles. Implementar Lean tuvo impactos
significativos como mejorar la cultura del cambio, revisar procesos y prácticas y mejorar el personal en relación
con su trabajo. Algunas de las principales conclusiones del estudio son las siguientes:
- La implementación Lean en la Educación Superior está en una etapa inicial y hay lugar para mejoras;
- No hay ejemplos " extraordinarios" de implementación Lean, pero hay casos de buenos ejemplos a seguir;
- Comprensión limitada de los principios clave Lean
- Enfocarse en actividades basadas en proyectos en torno a pocos procesos que se rediseñan y luego no se
vuelven a visitar o monitorear;
- Los procesos revisados fueron uno de los éxitos clave de los programas Lean, que se mantendrían incluso
si el programa Lean terminara;
- Existe la necesidad de comprender mejor a los clientes y los procesos, a fin de mantener las mejoras Lean
a largo plazo;
- Hay espacio para una mejor comprensión de los procesos de extremo a extremo para garantizar que Lean
no se haya visto solo en términos de cambio centrado en el proceso, sino más bien en términos de un cambio
cultural en los comportamientos y las actitudes;
- Todas las organizaciones deben considerar desarrollar capacidades internas para crear.
sustentabilidad
-Los gerentes deben aprender cómo desafiar positivamente para seguir apoyando una cultura de mejora
continua.

2.3. Implementando Lean en la Universidad de Minnesota

En la Universidad de Minnesota de los Estados Unidos se agregó una metodología de implementación

Lean de cinco pasos.
El primer paso consistió en encontrar adoptantes tempranos de departamentos no académicos que tienen
un interés inicial o necesitan mejorar sus procesos.
El segundo paso se refiere al establecimiento de materiales de capacitación que internalizan los principios
lean para permitir que la organización comprenda mejor a Lean sin la actitud defensiva. Los materiales de
capacitación incluyeron ejemplos de aplicaciones Lean en un entorno universitario.
En el paso tres se creó una oficina central de mejoras que apoya a los líderes departamentales en sus
esfuerzos por lanzar actividades de mejora continua. La oficina tiene un papel estratégico en el fomento de la
replicación en toda la universidad.
En el paso cuatro se establecieron tres eventos de demostración programados con seis semanas de
diferencia. Se utilizó un facilitador magro experimentado con experiencia en la mejora de procesos
transaccionales para los eventos de demostración iniciales. El jefe del departamento debe asignar un
coordinador de mejora continua (CI) para trabajar con el facilitador lean experimentado, a fin de garantizar que
la logística del evento se desarrolle sin problemas y que todas las actividades previas y posteriores al evento se
hayan completado.
El quinto paso consistió en extender el esfuerzo de implementación Lean a otras áreas de la universidad
después de que el primer evento se completó con éxito y luego se identificaron departamentos universitarios
adicionales que mostraron interés en iniciar una iniciativa Lean.
Una vez que se identificó y capacitó a los primeros adoptantes de Lean de la universidad de Minnesota, es
fundamental monitorear los planes de implementación actuales y alentar a la próxima ola a conocer los
beneficios de participar en este tipo de eventos.
El primer y más importante método es comunicar los resultados a muchos departamentos.
La Universidad de Minnesota tiene una oficina de servicio y mejora continua (OSCI), que funciona como
un grupo de consultoría interna para mejorar el servicio, el valor y la eficiencia en la universidad. OSCI ha
reunido un magro Grupo de usuarios que se reúne mensualmente en el campus. Esto ha proporcionado una
manera valiosa para que las personas se reúnan, aprendan y compartan sus experiencias. OSCI también publica
un boletín trimestral para destacar el buen trabajo que se está realizando y la publicación se difunde a Un gran
número de individuos en toda la universidad.
Además, la universidad organiza una feria anual de calidad útil para el intercambio de conocimientos y la
colaboración entre unidades que cuenta con más de 35 carteles y sesiones individuales y atrae a más de 1,000
asistentes de todo el sistema universitario. El personal y los estudiantes de las universidades, el sector público
y la empresa privada están invitados a asistir a este evento de creación de redes, sesiones de pósteres y
colaboración en un esfuerzo por descubrir formas de innovar y mejorar [7].

3. ANÁLISIS DE LOS CASOS-ESTUDIOS Y CONCLUSIONES PRESENTADOS

En este documento se presentaron tres estudios de caso de implementación de Lean en universidades de

educación superior del Reino Unido y Estados Unidos . Al analizar estos estudios de caso, se identifican varias
particularidades para la implementación Lean en el entorno educativo.
En primer lugar, el impulsor común para implementar Lean es el momento en que ocurre una crisis o un
evento que cambia el orden normal de las cosas. En dos de los estudios de caso presentados, el momento de
crisis comenzó una vez con la reducción del presupuesto. Desde este punto de vista, la implementación Lean
puede percibirse como una actitud de respuesta ante la crisis actual. Pero debe tenerse en cuenta que las personas
tienen una actitud natural de las personas de resistencia ante el cambio y esta situación debe tratarse con gran
cuidado. Los líderes de los departamentos deben comprender muy bien los beneficios de la implementación
Lean y los pasos del proceso de implementación para poder comunicarlos a sus subordinados.
Lean es una iniciativa de mejora a largo plazo orientada al cliente que debe ser encontrada continuamente.
Se necesita un facilitador para asegurar la implementación correcta de Lean. El facilitador puede ser una
empresa de consultoría Lean, como en el caso de Oklahoma. Universidad o un líder con experiencia en la
implementación de Lean en otras universidades u organizaciones similares.
Los procesos revisados son uno de los éxitos clave de la implementación de Lean y deben ser sostenidos
incluso si el programa Lean finaliza.
Se debe agregar una oficina de Mejora de Procesos (caso de Oklahoma) o una Oficina de Servicio y Mejora
Continua (caso de Minnesota ) , con un gerente que supervisa los procesos Lean y personas responsables que
analizan los procesos Lean completados y que verifican y observan las mejoras Lean en ejecución. . Dicha
oficina debe desempeñar el papel de catalizador para la implementación Lean y la mejora sostenible, y también
debe colaborar con otras universidades u otras unidades de organizaciones similares para identificar ejemplos
de mejoras sostenibles.
Los buenos ejemplos con los resultados de la implementación de Lean, junto con los beneficios de Lean,
deben comunicarse a todos los departamentos de la universidad.
En conclusión, hay muchas oportunidades de mejora que justifican la implementación Lean en las
universidades. Los problemas pueden aparecer al comprender la necesidad de Lean, ya que los humanos en
general se muestran reacios a cambiar, pero los buenos ejemplos de seguimiento como los que se brindaron
anteriormente ayudan a establecer una estrategia adecuada que pueda contribuir al éxito de la implementación
de Lean.

4. Referencias

[1] http://www.csom.umn.edu/executive-education/lean-toolkit-A3.html
[2] http://www.lean.org/whatslean/
[3] STANCA, C., Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad en rumano Educación y formación
marítimas, Tercera Asamblea General de la Asociación Internacional de r dades Marítima Unive, sep brasa
23-26, Rockport, Maine, Estados Unidos de América de 2002
[ 4 ] MOORE, M., NASH, M., HENDERSON , K., Convertirse en una Lean University , University of Central
Oklahoma, 2007, disponible en http://www.sacubo.org/docs/bestpractices/2007/UnivofCentralOkla-
LeanUniversity.pdf , consultado el 10.12.2012
[ 5 ] RADNOR, Z, BUCCI, G., Análisis de Implementación Lean en el Reino Unido Negocio Escuelas y
Universidades, AtoZ Business Consultancy, 2011
[ 6 ] http://www.russellgroup.ac.uk/home/
[ 7 ] SALEWSKI , A., KLEIN , V., Cómo lanzar Lean in a University, 2009 disponible en
http://asq.org/edu/2009/06/baldrige-national-quality-program/how-to- launch-lean-in-a-university.pdf
accedido a las 12.12.2012