Redacción para administrativas

Capítulo: La comunicación escrita

Le sorprenderá, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicación oral. Aprender

a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada día en nuestra vida.
Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, será necesario que los
diálogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la información que se intercambia
con otras personas sea clara, segura, comprensible y cortés.

Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos centros de
trabajo los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila, y algunos proveedores, clientes
y personal en general, pueden también adoptar esta práctica. De este modo, poco a poco, se va
produciendo una relajación en el tipo de lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases
coloquiales, expresiones corrientes como las que se utilizan en los ambientes familiar o de amigos.

Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el tacto
suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos por tanto mantener un tono
agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplo de sus superiores y compañeros más
experimentados, que conocerán mucho mejor las costumbres de la empresa, hasta que haya
adquirido la confianza suficiente para desarrollar su estilo personal. Obviamente, no se trata de
ser impersonal, pero no hay que olvidar que no podemos arriesgarnos a causar ningún tipo de
incomodidad.

La recepción.- Cualquiera que sea la localización de tu empresa y el tipo de servicio que se

realice, tendrás que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. En las grandes
empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es un factor importante,
posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participas cuando recibes visitas
personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poner en marcha el procedimiento con
tacto para evitar inconvenientes o contratiempos con los visitantes.

Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llega demasiado
pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversaciones sobre cuestiones espinosas
tratando de no aparecer como una fuente de información confidencial o un chismoso/a. En algún
caso tu jefe puede pedirte que actúes como sustituto cuando él no esté disponible.

Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada. Tendrás que
utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendida cuando tu jefe no puede
atenderla. Dependiendo de las circunstancias y del conocimiento de la empresa, puedes hacer lo
siguiente:

-Invitarle a esperar

-Sugerirle una fecha para una cita futura

-Intentar atenderle uno mismo

-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle

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Obviamente, hay que evitar dar la impresión de que la visita no es bienvenida o resulta incómoda,
y, si aún así, el individuo se enfada e insiste en ver a alguien para emitir una queja, debes
asegurarte que en ningún momento es mal atendido.

Sin embargo, hay circunstancias en las cuales tendrás que desembarazarte de una visita. Debes
entonces, mostrarte firme, aunque sin abandonar los buenos modales. Te encontrarás también
con situaciones en las que tu jefe tiene que ser rescatado.

Capítulo: La comunicación escrita - Proporcionar información

Entre las diferentes tareas que tengas que realizar, tal vez una de ellas sea el tener que
proporcionar todo tipo de informaciones a los visitantes, a las personas que llaman por teléfono o
a los mismos compañeros. Puede ser que tengas que decir a una persona que no está
familiarizada con la estructura del edificio cómo encontrar un despacho particular, o explicarle
cómo puede llegar desde la estación, en coche etc. Puede que tengas que enseñar a otras
personas de la plantilla cómo hacer una cosa, por ejemplo cómo utilizar una fotocopiadora o
explicarle el funcionamiento de la caja.

El problema a la hora de suministrar este tipo de información está en que olvides un detalle
esencial. Es difícil ponerse en el lugar de alguien que no está familiarizado con lo que estás
describiendo; en este caso, también te ayudará el elaborar un plan con antelación.

-Asegúrate de que los detalles están claros

-Ten a mano cualquier documentación que necesites consultar

-Da los detalles con un orden lógico

-Si estás dando instrucciones para el uso de un equipo, cerciórate de que cualquier cosa
que necesites este disponible y en funcionamiento

Cuando des indicaciones o instrucciones:

1.Comprueba que has captado la atención de la persona a la que prestas ayuda.

2.Transmite la información en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente.

3.Desarrolla la información cuidadosamente para que el oyente tenga tiempo suficiente para
captar cada detalle.

4.Si estás demostrando el funcionamiento de un equipo, será mejor que separes la explicación de
la acción para evitar confusiones.

5.Invita al oyente a comprobar o repetir la información para asegurarte su comprensión.

Puede que, en algunos casos, tengas que entregar información escrita para acompañar o
confirmar tus indicaciones o instrucciones.

Capítulo: La comunicación escrita - Presentación de ideas

Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión.

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1.La apertura:

-Persigue captar la atención del oyente

-Dejar una buena sensación

-Ha de tener una estructura lógica y un orden secuencial

2.El Cuerpo:

-Desarrollo de la sesión

-Personalizar el mensaje

-Despertar el interés

-Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas

3.Conclusión:

-Resumir el contenido

-Proponer o resolver

-Agradecimiento

Consideraciones generales de la comunicación escrita.- La escritura, es uno de los medios

de comunicación más antigua de la humanidad.

Poco a poco, los escritos de todo tipo han ido evolucionando hacia la despersonalización. Es decir,
cada texto se redacta de una manera, tiene un estilo, forma, esquema propio. Vamos aprendiendo
métodos de creación automáticos, que nos ahorran tiempo, los avances tecnológicos, todavía
ayudan más al hombre.

Pero ya no creamos, ya no redactamos, tan sólo reproducimos unos esquemas aprendidos: cada
escrito tiene su estilo y cada estilo su escrito.

La correspondencia comercial, las cartas comerciales, han ido recogiendo toda esta cosecha de
despersonalización. Cada texto está totalmente clasificado, tiene un modelo propio.

Capítulo: Fallos de correspondencia

Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en información u adjetivos. Las muletillas carecen
de significado real, pero hay manera de erradicarlas.

El uso endémico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial".

Otro mal terrible son las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo". Consisten en
usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares.

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Por otra parte, la redacción es confusa y repetitiva.

No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases:

-Agradeciéndole por anticipado

-En respuesta a

-Les anticipamos las gracias

-Prontas noticias

-Aprovechamos la ocasión

-Quedamos a su disposición

-En espera de

-Quedo de usted

-Muy señores nuestros

-Muy señor mío

-De nuestra consideración

-Espero verme honrado

-Quedamos a sus órdenes

-Nos complace

-Ponemos en su conocimiento

-Con el agrado de siempre

-Nos es grato

-Q.e.s.m. ( que estrecha su mano)

-Quedamos a la espera

-Tener el gusto de

-Deseando

-Se hace del conocimiento de

-Sin más por el momento,

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-Quedo atento y seguro servidor

-Esperando su pronta respuesta

-Su muy afecto amigo

-Su affmo. s.s. ( su afectísimo y seguro servidor)

-A sus órdenes

-La presente tiene por objeto

-Confirmándole

-Le suplicamos

-Se sirva notificarnos

-A la mayor brevedad posible

-De orden del señor

-Damos respuesta

-Se reitera de Ud. su atto. y affmo. ( se reitera de usted su atento y afectísimo)

-Rogándoles

-Les anunciamos

-Les informamos

-Nos reiteramos gustosos

-Nos permitimos

-A la espera

-Habiendo tenido conocimiento

-Cumplimentando...

Capítulo: La carta comercial

Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas

anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas, ya que se suele
acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación, pero no por ello hemos de creer que
pierde importancia.

Las partes de una carta comercial son las siguientes:

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- El membrete

Encabeza la carta y debe aportar esta información básica:

- Logotipo (optativo).

- Nombre completo de la empresa o la persona.

- Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra, asesoría

jurídica, psicóloga, etc.).

- Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país).

- Apartado postal.

- Número de teléfono (telex, telefax, telegramas).

Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso. Es
una forma útil de introducir los datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que
incluye la siguiente información:

Muchas veces el membrete va acompañado de logotipo o anagrama de la empresa, que puede

estar impreso a varias tintas.

El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el ancho superior de
la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la
carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso en la parte anterior del sobre,
al pie del mismo y no en la solapa.

También puede informar sobre:

- La instancia o el departamento que envía la carta.

- Otras filiales, sucursales u oficinas.

- Miembros de la presidencia, el consejo de administración, la gerencia o la

administración.

- Lemas de la empresa.

- Las referencias del destinatario y del remitente.

Capítulo: La fecha

La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a tres líneas
después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribe exactamente debajo
del membrete, procurando que armonice con éste.

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Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no,
debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.

Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para
citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de"
(que no siempre se suele incluir).

El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que
en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento debe ser el mismo.

Aquí se puede incluir una breve alusión al asunto de que trata la carta. Generalmente esta alusión
está precedida por la palabra "Referencia".

Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la

correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificación y archivo de
las cartas.

Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primeras suelen
describirse después del membrete, mientras que el asunto - resumen del objeto de la carta -
aparecerá, normalmente, por debajo del destinatario.

El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es
el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una
serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas:

- Señor:

- Muy señor mío:

- Muy señor nuestro:

- Muy señor mío y amigo:

- Muy señor nuestro y amigo:

- Estimado cliente:

- Distinguido señor:

- De mi (nuestra) consideración (más distinguida):

Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección, y deben
usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan.

Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija a personalidades
o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar:

- Excelentísimo señor.

- Honorable señor.

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Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas y
rebuscadas, pues tan sólo se trata de un saludo.

Capítulo: La introducción

La introducción, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta.
El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación,
pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de la
carta:

- La presente tiene por objeto el comunicarle...

- En respuesta a su carta del día 6 del presente mes...

- Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre...

- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...

- De conformidad con su atento pedido de fecha...

- Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a ...

- Confirmándole nuestra carta del día 7 del corriente...

- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envío urgente del género solicitado con
fecha.

- Me es grato comunicarle que.

Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa,
están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.

Exposición o cuerpo de la carta.-

Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores, toda información
con que cuenta se utilizará así.

INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector.
Una vez leída, no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea
excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del
lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el
objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.

CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto,
para una cuenta o mudar de opinión.

INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN

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En esta estructura se irán montando las distintas piezas que formarán todo el cuerpo de la carta.

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es

muy importante destacar en este apartado que, además del estilo al que nos referiremos más
adelante, el contenido no debe tratar más de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo
concreto pero cortés, debe de quedar expuesto un único tema. Para ello se deben redactar
párrafos cortos, que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del tipo o estilo de la carta.

Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

Capítulo: Fórmulas de cierre y despedida

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo o despedida, que
introducirá la firma:

-Le saluda atentamente

-Sin otro particular, le saludo atentamente

-Reciba un cordial saludo

-Muy atentamente

Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se concluye pidiendo
respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma más de resumir todo el contenido de la
carta. Para ello se utilizaran fórmulas como las siguientes:

-En espera de sus noticias...

-Si desea recibir información más detallada...

-Con mi agradecimiento anticipado...

-Disculpen las molestias ocasionadas...

Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierda o a la
derecha.

La antefirma y la firma.- La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro espacios
de la despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la carta. Casi
siempre se acompaña de una aclaración de firma, en la que se incluye el cargo y el nombre del
firmante. También puede escribirse a la izquierda o a la derecha. La antefirma se compone de :

- Nombre completo de la persona que escribe

- Su título o cargo

La firma se hará siempre de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la

antefirma, con tinta azul. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.

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Anexos.- Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen
izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el tipo de documentos que
son.

Capítulo: Los estilos de mecanografiado

La forma tradicional de escribir cartas es en ESTILO SEMIBLOQUE , es decir párrafos sangrados,

pero cada vez más se impone la carta en ESTILO BLOQUE o, incluso, BLOQUE EXTREMO.

Al escribir sus cartas NUNCA OLVIDE los siguientes consejos:

1.DETERMINE CLARAMENTE EL OBJETIVO

2.EVITE IRRITAR AL LECTOR.

3.ESCOJA CUIDADOSAMENTE EL TONO DE LA CARTA.

4.REÚNA TODOS LOS DATOS POSIBLES SOBRE EL DESTINATARIO

5.EVITE FRASES como ésta: "Si ya envió el talón, ignore este ávido".

6.PROCURE QUE NO SE TRANSPARENTE DEMASIADO EL PROPÓSITO DE SU CARTA DE MODO QUE

NO RESULTE HIRIENTE.

Las abreviaturas: un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de

ellas. utilice sólo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como Sr., Sra., Srta., en las
direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni
dentro del texto.

-a D. g. (a Dios gracias)

-afmo. (afectísimo)

-atta. (atenta)

-attmte. (atentamente)

-q.b.s.m. (que besa su mano)

-s.s.s. (su seguro servidor)

-Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes)

Aunque debe evitarse el uso indiscriminado, sobre todo en el texto, las abreviaturas ocupan un
lugar importantísimo en la correspondencia comercial. Por esta razón, hemos reunido algunas de
las más usuales en el ámbito comercial:

a/c. a cuenta cje. corretaje

acept. aceptación col. columna

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admón. administración com. comisión

admor. Administrador ap. aparte

ch/ cheque apdo. apartado

art. artículo D., Da. don. doña

atn. atención D/A documentos contra aceptación

avda., av. avenida dcha. derecha

depto. Departamento B/L Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha días fecha

B.O. Boletín oficial D/L Decreto Ley

doc. docena, documento c/ cargo

D/P documentos contra pago C/A cuenta de ahorros

Dr. Doctor Cía., cía compañía

dto. Descuento cap. capital, capítulo

dupdo. Duplicado cénts., cts. céntimos, centavos

c/, cta. cte. cuenta corriente d/v días vista

Cf., cfr. compárese ed. edición

c.f.s. coste, flete y seguro Ef., ef. efectos

cgo. cargo efvo. efectivo

E.M. Estado Mayor O/ orden

Emª. Eminencia onz. onza

Emmo. Eminentísimo O/p orden de pago

entlo. entresuelo O/telegr. orden telegráfica

etc. Etcétera p.a. por autorización, por ausencia

Excª. Excelencia P/ pagaré

expete. expediente p., pág. página

pp., págs. Páginas pbro., presb. presvítero

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F.C., f.c. ferrocarril P.D. posdata

fº., fol. folio Fr. fray

P/d porte debido P.P. por poder, porte pagado

fra. factura pdo. pasado

G/ giro p. ej. por ejemplo

gral. general p.o., p/o por orden

gtos. gastos Pº paseo

Hnos. hermanos pral. principal

prof. Profesor ib., ibíd. ibídem

prov. Provincia íd. ídem

pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma. Ilustrísimo, Ilustrísima

Iltre. ilustre R/, r/ remesa

I.p.f. imposición a plazo fijo Rbí. recibí

ít. ítem Rev., Rdo. reverendo

izqda. izquierda Rev., Rda. reverenda

Rmo., Rma. reverendísimo/ma R.O. Real Orden

L/ letra de cambio Rte. remite

lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado)

Lic., Licdo licenciado S. san, santo

m.e. moneda extranjera s.a. sin año

m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Anónima

m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Anónima de

su cargo Capital variable

m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Anónima Española

su cuenta S.A.R. Su Alteza Real

12
Mons. Monseñor S.C.L. Sociedad Cooperativa Libre

Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crédito Mercantil

S.M. Su Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General

N.ª S.ª Nuestra Señora S.E. Su Excelencia

N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita

n. número s.e.u.o. salvo error u omisión

S/G sin gastos suc. sucursal

sig., sigs., siguiente, siguientes t. tomo

S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada tm tonelada métrica

Smo. santísimo V., v. véase

Sr. señor V.A. Vuestra Alteza

Sra. señora V.E. Vuestra Excelencia

Srta. señorita v.g., v. gr. verbigracia

S.R.L. Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad

Limitada V.B. visto bueno

S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volúmenes

SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra Señoría

SS.MM. Sus Majestades

Capítulo: Las mayúsculas y la puntuación (I)

Como es natural, un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.

-Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma, Por ejemplo:
Atentamente, ; Cordialmente,.

Saludos y tratamientos:

-Reyes y príncipes:

-Señor/Señora

-Serenísimo Señor/Serenísima señora

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(Observe que las reinas y princesas reciben el tratamiento de señora aunque estén solteras).

-Majestad/Vuestra Majestad, Alteza/Vuestra Alteza.

-Presidentes, ministros, miembros de tribunales supremos y de cuentas, gobernadores, rectores y

vicerrestores de universidades:

-Excelentísimo Señor. Honorable. Excelencia/Vuestra Excelencia (V.E.)

En muchos países de utiliza una fórmula más sencilla:

-Señor Presidente o Excelentísimo Señor Presidente.

-Embajadores:

-Honorable Señor Embajador. Señor.

-Cardenales:

-Eminencia Reverendísima o Eminentísimo y Reverendísimo Señor. Vuestra Eminencia

Reverendísima (V.E.R.)

-Canónigos:

-Muy ilustre Señoría. Usía o Vuestra Señoría.

Conviene aclarar que existe una notable diferencia entre España e Hispanoamérica en
cuanto al uso de los tratamientos. Puede decirse que en España hay todavía una actitud
más conservadora, en tanto que las naciones americanas prefieren expresiones más
sencillas.

Despedidas: es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea:

-No utilice abreviaturas en la despedida.:

Incorrecto: L.s.r. Con afto. Atte.

Correcto: Le saluda respetuosamente, con afecto, atentamente.

Capítulo: Las mayúsculas y la puntuación (II)

Continuamos hablando de las reglas establecidas para escribir con mayúscula

-Se escribe con mayúscula la primera letra de la palabra inicial.

Incorrecto: con Cordiales Saludos, Reciba Nuestros Atentos Saludos, Se Despide Muy
Atentamente

Correcto: reciba nuestros atentos saludos, se despide muy atentamente.

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La antefirma y la firma: a menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual
con la antefirma. Este grupo final se compone de: breve despedida, nombre de la compañía,
rúbrica, nombre del firmante y cargo, en este orden.

La segunda página:

-Las hojas deben ser de la misma calidad de la primera.

-Es conveniente incluir el nombre y la fecha en las demás páginas. Por si alguna queda separada.

-Se numeran las páginas siguientes a la primera. Normalmente en el margen inferior.

Posdatas: jamás la incluya, pues indica poca atención o un descuido. Hay una excepción, se trata
de las posdatas hechas con toda la intención hechas en las cartas de ventas.

Los números:

-Evite expresiones como "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija correctamente los
números cardinales, ordinales y partitivos.

-La numeración romana se utiliza principalmente para señalar los siglos, el orden se sucesión de
los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc. Los números romanos deben
escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.

Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las cantidades sean
muy abundantes debe recurrirse a las cifras. Pero si sólo se refiere a una cantidad dentro de un
texto, hay que preferir las letras.

-La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien
por ciento". debe escribirse: ciento por ciento.

En estas expresiones no debemos mezclar cifras y letras.

Se debe dejar un espacio entre 100 y %, pues son dos elementos diferentes. Otro detalle es que
el signo tanto por ciento en %, pero el de tanto por mil es con dos ceros en el divisor.

Conviene conocer los signos matemáticos más frecuentes. Cuando el ordinal acompaña
directamente al nombre, evite las cifras en favor de las letras. Recuerde que los ordinales primero
y tercero del masculino pierden la "o" final en estos casos.

Capítulo: Tipos de cartas comerciales – Ofertas

Veamos algunos tipos de cartas comerciales.

Las ofertas: es uno de los escritos comerciales más empleados, ya que cubre un amplio sector de
las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos de ofertas:

1.Oferta de servicios de un particular a una empresa: es lo mismo que decir que un

particular solicita empleo. La carta puede ser la contestación a un anuncio de oferta de empleo o
bien un intento del interesado por conseguir trabajo en una empresa.

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El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena impresión en
el receptor. No olvide que la carta le está representando, usted tiene que cuidar el estilo y la
forma además del contenido, pues está creando un contacto con la empresa y éste ha de ser
favorable.

El solicitante debe expresar con precisión, detalle y concisión los intereses que tiene en solicitar
dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, las cartas suelen acompañarse
del currículum vitae del solicitante, que aportará toda la información sobre sus conocimientos y
experiencia.

La empresa responderá a la oferta del particular. Si decide aceptar al solicitante, normalmente,

pedirá más información sobre él/ella y/o concertará una entrevista. Si, por el contrario, no le
interesa contratar los servicios del particular la respuesta ha de ser clara y precisa, explicitando
los motivos de la negativa.

Cuando un particular redacta una carta para ofrecer sus servicios, sus datos personales, en vez de
escribirse en el ángulo superior izquierdo del papel, figuran al final del texto después de la firma.
De esta forma el ángulo superior izquierdo es utilizado, normalmente, por aquellas entidades que
tienen el membrete impreso en el papel - cosa que no ocurre habitualmente si se trata de un
particular-.

Siguiendo este esquema el primer componente de la carta es la fecha, en la que deberá

especificarse la localidad desde donde se remite.

En las ofertas de servicios de un particular a una empresa es, generalmente, imprescindible la

presentación del currículum vitae. En el currículum vitae el interesado debe hacer una relación de
toda su experiencia profesional y académica, además de aportar sus datos personales. La
información se detalla esquemáticamente, pero siempre se puede acompañar de documentos que
certifiquen lo dicho -aunque en un primer momento es preferible entregar tan sólo el currículum
y , si se le pide, presentar la documentación acreditativa.

No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entregue personalmente. Es
norma que si se envía por correo se acompañe de una carta breve de presentación.

Sobre todo sea claro y conciso en la presentación de los datos y no mienta ni exagere
sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente inútil. Recuerde que el currículum
debe brindar una buena imagen de usted.

Capítulo: Tipos de cartas - Ofertas de empleo

La oferta de empleo está un poco al margen de la correspondencia comercial, pues no se trata de

una carta. Normalmente, cuando una empresa necesita personal, realiza la demanda por medio de
un anuncio en uno o varios periódicos.

Estos anuncios suelen redactarlos o bien la editorial del periódico, o bien la empresa en cuestión.
A tal fin creemos oportuno hacer mención de la composición y estilo de estas ofertas.

Los anuncios pueden dividirse en dos grupos, dependiendo del espacio que ocupan:

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- Anuncios breves: muy concisos, tan sólo se explicita el tipo de empleo que se ofrece y dónde
deben acudir los interesados.

- Anuncios largos: son más explicativos, solicitan unos requisitos y, la mayoría de las veces,
aportan información sobre remuneración y ventajas que ofrece la empresa.

Los anuncios suelen estar construidos por más de un cuerpo de letra. Con mayúsculas se indica el
empleo para el que se solicita personal. Casi siempre el texto va encabezado por una expresión
que sirve de llamada de atención al lector: Necesitamos; Atención; No pase de largo este anuncio.

No es obligatorio que la empresa dé su nombre, por ello en muchas ocasiones encontramos

anuncios con fórmulas del tipo: Empresa líder en el ramo de la construcción...; aunque hay
empresas que prefieren incluir su nombre e, incluso, el logotipo.

El particular interesado responderá a estos anuncios ofreciendo sus servicios, es decir, siguiendo
las fórmulas que hemos visto al inicio.

Ofertas de servicio de una empresa: las empresas suelen enviar ofertas de sus servicios a
particulares o a otras empresas. Y, normalmente, acostumbran a emplear este método: colegios,
bancos o entidades clínicas.

En la mayoría de los casos es un medio de promoción, además no siempre las cartas van
remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son más impersonales, dirigiéndose a la
población en general, Sin selección. Son las, corrientemente, denominadas "propaganda".

Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercial que caracteriza la
correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen emplear párrafos largos, pues deben
detallar los servicios que ofrecen. Suelen ser demasiado repetitivos.

Capítulo: Tipos de cartas - Ofertas comerciales (I)

Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que ofrecen son productos,
mercancías. Las grandes empresas envían este tipo de correspondencia a sus clientes para
informarles de las innovaciones que sacarán al mercado, es una forma de promocionar el nuevo
género. El planteamiento de la carta no es muy diferente de las ofertas de servicios de la
empresa, muchas veces se interrelacionan.

Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque el interés del
destinatario pero sin abrumarlo.

Circulares.- Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre
cambios en una empresa (cambio de dirección, disolución de una firma, fundación de una nueva
empresa. etc.).

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige a un
círculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas de una empresa). Dentro de
este grupo de personas se enviará el mismo texto de circular, sin variar el contenido.

Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juez presente en los
actos llevados. Es lógico, pues no debemos olvidar el carácter oficial de estos escritos.

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Los bancos también suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por ejemplo, las condiciones
con que dicha entidad abre cuentas de crédito o, también, avisando a los clientes del pago de
intereses de bonos.

Reclamaciones.- Los escritos de reclamación son aquellos que dirige un particular o empresa a
otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancías en mal estado, facturas
equivocadas, cambios en los pedidos de género...).

Las reclamaciones se componen de dos escritos: el primero, que es la reclamación propiamente

dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha reclamación.

Debe cuidarse mucho la redacción de estas cartas, pues aquello que se trata en el contenido son
temas "delicados" -el remitente se está quejando por algún motivo- que pueden malinterpretarse.

Capítulo: Tipos de cartas - Ofertas comerciales (II)

Continuamos hablando sobre cómo redactar las ofertas comerciales en el ámbito

administrativo.

Normas prácticas:

-Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que ha detectado
problemas con los envíos y el momento de enviar su reclamación. Es importante que estos
trámites se realicen sin demora. Además si, en su queja, existe la posibilidad de una retirada y/o
cambio de mercancías el tiempo que tarde en enviar la reclamación le perjudicará en cuenta
propia -perderá beneficios-.

-Detalle al máximo su reclamación (número de factura, clase de género, modelo,

número de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas. También debe
especificar los motivos por los que reclama.

-El tono de la carta debe ser cortés pero exigente -se está usted quejando, no saludando
a la empresa-.

-Aunque esté muy descontento de la empresa a la que enviará su reclamación no lo

demuestre en la carta. En principio usted no pretende enemistarse con ella -aunque estos
temas nunca se sabe cómo acaban-. Por lo tanto sea exigente y muy claro en sus quejas.

La empresa que recibe una reclamación tiene el deber de enviar una respuesta. Ésta se llevará con
la mayor rapidez posible, si no el reclamante volverá a insistir y, teniendo en cuenta que se trata
de un cliente y una situación comprometida, hay que evitar al máximo la pérdida de tiempo.

Si la empresa acepta su culpa la carta que remitirá será de disculpa, intentando solucionar el/los
problema/as con la mayor rapidez. También es aconsejable que se explique la causa del equívoco.

Si, por el contrario, la respuesta es negativa deberá enviar al algún representante para que
solucione el problema.

La empresa que no está muy convencida de una queja ha de asegurarse de ella. La mejor solución
es enviar al representante se la zona.

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Sobre todo discúlpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionar al remitente
se la reclamación. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o cortés sino correrá el peligro de
perder un cliente.

Capítulo: Tipos de cartas - Órdenes de pedido

Las cartas u órdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado en tratos con otra le
realice un encargo de compra.

Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y precisión, pues de
esta forma se evitarán errores y equívocos que obligarían a demorar la entrega.

No se trata de un estilo de carta de párrafos largos, sino todo lo contrario. Comienza con una
introducción -del tipo "Les ruego me envíen"- y a continuación se detalla, al máximo, el género
que se desea adquirir.

Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:

- Datos del comprador y del vendedor

- Métodos de transporte

- Fecha en la que debe hacerse la entrega

- Forma de pago y los términos (bonificaciones, descuentos)

- Detallar al máximo el género (cantidad, modelo, referencia).

- Posibilidad o prohibición de fraccionar los envíos

Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de pedido. De
esta forma el mecanógrafo ahorra mucho tiempo, pues tan sólo ha de rellenar los espacios vacíos
del formato del impreso con los datos necesarios.

En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar una acción de
este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causará molestias a la firma que debía
enviar la mercancía.

La mayoría de las veces se cancela por teléfono por ser mucho más rápido. La empresa enviará
una carta de contestación se que el pedido ha sido anulado.

Una vez que la empresa recibe la orden de pedido envía una carta en respuesta a la firma
remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envío".

Capítulo: Tipos de cartas - Aviso de envio

Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envío:

- Los de mercancías

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- Los de fondos

Aviso de envío de mercancías.- Son cartas de respuesta a las órdenes de pedido. hay una serie
de datos que deben figurar en estos escritos:

- Datos del comprador y del vendedor

- Descripción del género pedido y, por lógica, enviado. Debe detallarse al máximo la mercancía,
incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc.

- Transporte que utilizará para realizar el envío

- Condiciones de pago

Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algún error en el envío del
pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder reclamar.

Aviso de envío de fondos.- En este tipo de escritos se envían cheques, talones o letras
acompañada de una carta de presentación.

Es aconsejable dejar muy claro el numero de talón o cheque, evitando correcciones sobre el
escrito. No se equivoque o provocará malentendidos.

También se suelen redactar cartas de envío de factura. se aconseja incluir como anexo una copia
de la misma.

Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y último paso de la
operación comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio, realizó una orden de
pedido y con el correspondiente acuse de envío ya corroborado, deberá enviar, a su vez, un acuse
de recibo para manifestar su conformidad.

Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si el pedido de género
era correcto y si no sufrió ningún deterioro durante el transporte. si tiene alguna reclamación que
hacer, hágala. Usted está pagando unos servicios y éstos deben ser correctos.

Actualmente los acuses de recibo siguen la fórmula de impreso. Es decir, para ahorrar tiempo en
este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de recibo preimpresos que
tan sólo se han de rellenar.

No lo olvide: la nueva correspondencia comercial está cada vez más despersonalizada. Los
impresos y formularios rompen con el esquema típico de la carta. Es necesario ahorrar tiempo, por
lo que si usted quiere estar en la línea de lo nuevo emplee impresos.

Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa una cantidad de
dinero de otra.

Capítulo: Tipos de cartas - La factura

La factura es un tipo de documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla el

género comprendido en la venta.

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Cada empresa suele tener unas facturas impresas de antemano -en las que acostumbran a figurar
el membrete de la firma-.

Los datos que se incluyen, normalmente en una factura son los siguientes.

- Datos del vendedor y comprador

- Lista detallada de los artículos comprendidos de la venta

- Precio por unidad e importe total

- Impuestos y retenciones

- Descuentos (si se llevan a cabo)

- Plazo de pago

Es conveniente que la empresa las haga acompañar de una pequeña carta de presentación. Sobre
todo no envíe una factura con tachaduras ni enmiendas, pues pueden suscitar errores.

Los albaranes.- Los albaranes los entrega la empresa vendedora a la compradora en el momento
de hacer la entrega. Especifican de forma detallada el género o mercancía objeto del envío.

Se consignarán los siguientes datos:

- Datos del vendedor y del comprador.

- Número de código u orden.

- Descripción de la mercancía (calidad, cantidad, modelo, precio por unidad y total).

Al igual que las facturas, los albaranes suelen estar impresos, con lo que tan sólo se debe
mecanografiar la descripción y detalle de la mercancía, al igual que en cualquier papel de carta, el
membrete ya figura impreso.

Cuando una empresa redacta un albarán suele hacerlo por triplicado -tres copias- de esa forma
puede enviar dos y retener uno en sus archivos.

Capítulo: Tipos de cartas - Boletines de garantía (I)

Indican el envío de la garantía de una máquina, por ejemplo. Son escritos breves que
suelen acompañarse del certificado de garantía.

También hay empresas que envían cartas avisando a su cliente de que el plazo de
garantía del objeto en cuestión ha finalizado.

Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre una
empresa y un particular.

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Informes.- El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso, negocio o
persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial, pues
normalmente una empresa necesita información sobre otra antes de llevar a cabo un
negocio conjunto.

Según el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:

1.Informes personales: una empresa solicita a otra información sobre una persona en
concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigirá a la
remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona en cuestión.

El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayor objetividad

y veracidad. No debe reflejar para nada su opinión personal, sino que debe ceñirse a los
datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo como negativo debe realizarse
con concisión - es preferible no comprometerse demasiado y enviar tan sólo los datos
precisos.

Si es usted la empresa que solicita recuerde que la información que reciba es

totalmente confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discreción.

2.Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra,
suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado
anteriormente.

En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los
negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc.

No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues

pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas.

La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse

en ningún momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan sólo a aquella
información que se le pide.

Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que
envía la empresa interesada junto con una breve carta de presentación. La casa que
recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa
interesada.

Capítulo: Tipos de cartas - Boletines de garantía (II)

Continuamos hablando de los diferentes tipos de boletines.

3.Otros informes: Tan sólo nos quedan por comentar los informes bancarios y
aquellos que redactan representantes y viajantes de una empresa.

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Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones económicas de
un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no está obligada a
facilitar esta información a no ser que el cliente en cuestión haya dado permiso.

Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma
que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo.
Estos escritos deben detallarse al máximo a fin de evitar cualquier tipo de duda.

Puntos fundamentales para lograr una buena redacción de informes:

- El remitente está solicitando a una empresa información sobre un particular o firma

determinada.

- Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir,
no se conocen de antemano.

- De punto anterior se desprende que la empresa que envía el informe debe mostrarse
en todo momento cortés y breve, quizá pueda conseguir un nuevo cliente.

- A ser posible no debería figurar en el informe el nombre de la empresa o particular de

la que se solicitan informes.

- Recuerda siempre el carácter confidencial de la información que reciba.

Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes:

- Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la
empresa que solicita informes no le interesa para nada su opinión personal, por lo
tanto, no la incluya.

- El estilo de redacción ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado la información,

no debe comprometerse.

- Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee
información para explicar envíe una carta de disculpa.

Si sigue estos consejos conseguirá evitar malentendidos y usted no se comprometerá.

La redacción breve le facilitará la explicación objetiva y precisa. No debe preocuparle
enviar informes de carácter negativo, siempre que esté seguro de la información que
envía.

Capítulo: Tipos de cartas - Correspondencia bancaria

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Los bancos se han convertido en una de las entidades más solicitadas por el comercio y
la industria. Su función primordial como "templo del ahorro", lugar donde se
almacenaba el dinero con el fin de recibir unos intereses, ha pasado a la historia.

Actualmente los bancos son una de las entidades que más facilitan la actividad
comercial de las empresas -y también de los particulares -, pues a través de ellos se
pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban internos a la
empresa.

Facturas, pagarés, moneda extranjera, comercio exterior, crédito, etc., son algunas de
las prestaciones de la banca que ayudan en la economía y agilizan los trabajos.

La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta que las

cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales y formularios
(son notificaciones, información sobre intereses, extractos, recibos, operaciones
realizadas en una cuenta...). Ejemplo de impreso:

Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al corriente del

estado de su(s) cuenta(s).

Algunas cartas, también previamente impresas, acompañan a algunos de los impresos.

En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos remitidos por

particulares o empresas en solicitud de algún servicio de los que ofrece el banco.
Podemos citar algunos de estos ejemplos:

- Petición de créditos

- Anulación de cuenta corriente

- Domiciliación de pagos

- Extractos

- Anticipos de letras

- Solicitud de transferencias

- Petición de talonario, etc.

El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien mediante
algún tipo de formulario que el remitente deberá rellenar con sus datos.

Recuerde: sea concreto, conciso y breve en sus peticiones. Sobre todo incluya las
referencias de nº de cuenta corriente o libreta de ahorro, de esta forma evitará posibles
equívocos y los trámites se realizarán más rápidamente. Si el banco del que Ud. es

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cliente le envía un escrito citándole, debe acudir siempre a la cita - nunca se sabe lo
que pueden comunicar -.

Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes el banco suele dispones de unos
formularios impresos a tal efecto que tan sólo deben cumplimentarse con los datos del
solicitante.

El empleo de formularios reduce mucho el tiempo dedicado a estas labores.

Capítulo: Tipos de cartas - Correspondencia bursátil

Normalmente las empresas - y también particulares- invierten su dinero en Bolsa,

comprando y vendiendo, a ritmo frenético, valores con los que pretenden sacar un
provecho en la subida o bajada de los mismos. Los valores son títulos, documentos que
representan el dinero invertido en una empresa o un préstamo al estado que se cotizan
en la Bolsa.

La correspondencia bursátil no es muy amplia, y más actualmente que se está

automatizando rápidamente y que los formularios - al igual que contábamos en la
correspondencia bancaria- están acaparando todas las necesidades en lo que respetan a
esta correspondencia.

Generalmente todas las operaciones que realiza una empresa en la Bolsa las lleva a
cabo a través de un Agente de Cambio y Bolsa, un corredor de comercio o un Banco o
Caja de Ahorros. Por lo tanto, los escritos bursátiles se realizan entre estas personas.
Cuando una empresa desea comprar o vender acciones transmite la orden a uno de
estos intermediarios.

Hemos de destacar varios tipos de valores con los que se puede "jugar" en la Bolsa:

- Por una parte encontramos los fondos públicos -cada vez que hay una partida de ellos
se nos comunica a partir de los medios de comunicación- un ejemplo son los fondos de
Deuda del Estado

- Los fondos privados: de los que se pueden adquirir acciones (participación en el

capital de una empresa, los beneficios son variables) u obligaciones (título de
participación de una empresa que produce un interés fijo.

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