Básico de Secretariado

ACTIVIDAD 1 Tema 6

Valor: 20 puntos

Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes
preguntas:

1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?

1. Gestión de agenda
Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la
cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones,
personales.
También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las
que debe relacionarse su empleador.
La agenda de una secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo para el
cual trabaja.
2. Atención al público
La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la
secretaria.
Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos
datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.
3. Gestión de documentos
Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una
secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones,
memorandos y correos electrónicos de su empleador.
A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan
preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.
4. Manejo de información sensible (interna y externa)
Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y
eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la
empresa o institución en la que trabaja.
5. Organización de la oficina
La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la
oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores,
entre otros.
Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de oficina. También
mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de que
la información esté fácilmente disponible para cuando se requiera.
La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que suele
ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al entrar en sus
instalaciones.
6. Elaboración de presentaciones
Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en forma de presentaciones que
resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele pedir ayuda a su
secretaria.
La persona que esté en la secretaría deberá velar porque la información que allí
aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea compartir.
También deberá estar atenta de que sea una presentación libre de errores ortográficos
y que vaya acorde con la identidad gráfica de la empresa.
7. Vigilancia administrativa
También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de que se cumplan las
políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la empresa o
institución en la que se desempeña.
De acuerdo con el nivel jerárquico de su jefe, la secretaria puede validar la exactitud
de los datos que reflejen el detalle de las operaciones presupuestales.
Una secretaria debe ocuparse del control de gestión y la correcta administración de
los recursos dentro de la oficina.

2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una secretaria

Tan importante como hablar de forma correcta, vestir de forma adecuada, etc. es saber
cómo presentar. Muchos de los encuentros, tanto en la calle, como en cualquier tipo de
evento, suele requerir de presentaciones previas. Hay que conocer los puntos básicos
que regulan este tipo de actuaciones. Quien presenta a quien, como, cuando, etc.
Aunque, habitualmente lo hacemos y se supone que bien, no nos sobra conocer algo más
sobre este tema.
Cuando hablamos de presentaciones, surge la duda del tratamiento correcto. Si nos
presentan a una persona, o charlamos con otras personas, surge la “duda” de cómo
tratar a la misma.
La mejor fórmula es utilizar siempre la fórmula de “usted” hasta que el propio
interesado nos indique lo contrario. Y si no lo hace, debemos seguir utilizando el usted
siempre que hablemos con ella.

3. Mencione las características de un buen comunicador

 Sabe escuchar: que no es lo mismo que oír. Escuchar implica comprender a la

otra persona.
 Cultiva el vocabulario: no se trata de ser grandilocuente en nuestras expresiones,
sino enriquecerse culturalmente completando nuestro léxico, de forma que
abarquemos distintos registros y podamos utilizarlos en función de con quién
estamos hablando.
 Tiene en cuenta las reglas de la comunicación oral: es decir, no emplea
muletillas, utiliza las expresiones correctas, modula el tono de voz, controla sus
gestos, etc.
 Cuida su aspecto: una imagen vale más que mil palabras a la hora de
presentarnos ante los demás, y es lógico que prestemos más atención a una
persona cuya apariencia física nos sea agradable que a una que no.
 No interrumpe ni presupone.
 Domina el lenguaje: el verbal y el no verbal
4. Describir el protocolo de llamada.
Generalidades en las Llamadas
A. Ante cualquier llamada entrante se debe de tomar en cuenta lo siguiente:
1. Contestar rápidamente, no se debe demorar las llamadas entrantes, ni hacer esperar a
la persona que nos llama.
2. Se debe de responder de manera adecuada y educadamente.
3. Nunca se debe de TUTEAR a la persona que nos llama, esto es sinónimo de
descortesía.
4. No se debe de hacer esperar a la persona que nos llama. Si la persona quien llama a
la empresa, necesita comunicarse con alguien del personal y este se encuentra ocupado,
sea con alguna llamada o realizando una gestión, debe de atenderle tomándoles los
datos (Nombre y Apellido, institución o empresa que represente, teléfono y correo
electrónico) y tomar el recado que la persona deja para el colaborador.
5. Si de ser necesario que deba de indicar que la persona con la cual desea comunicarse
no se encuentra presente (mentir) no debe de utilizar palabras tales como “¿De parte de
quién? ... no se encuentra en estos momentos”; responder de esta manera es un grave
error, ya que le estamos indicando a la persona “Ella se encuentra… pero no está
disponible para usted” B. Se debe de tomar en cuenta un buen tono de voz: 1. Se debe de
responder en un tono de adecuado y vocalizar bien, no es agradable no poder entender a
quién nos contesta. 2. No se debe de responder con timidez o en voz muy alta o bien muy
baja. 3. Siempre hable despacio y repita si es necesario, esto no quiere decir que
responda con voz lenta y baja

5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?

Modales, cortesía, postura, vestuario, maquillaje y peinado

6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.

Todos los colores que puedas imaginar se obtienen de la mezcla de tres colores puros o
primarios, rojo, azul y amarillo
De la mezcla de estos tres colores puros a partes iguales, se obtienen los colores
secundarios, morado, naranja y verde.
De la misma manera de la mezcla de un color primario y un color secundario se
obtienen los colores terciarios, turquesa, corales, verde lima...
Los dos principales "mandamientos" del mundo del maquillaje:
1ª- Cualquier color puesto al lado de su opuesto se potencia.
2ª- Cualquier color puesto encima o debajo de su opuesto se anula.

7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar

1- La cabeza debe de estar erecta pero sin poner estrés en la nuca, sin rigidez.
2- La mirada hacia el frente no hacia el piso
3- Los hombros hacia abajo, el cuello extendido
4- La espalda recta pero sin rigidez
5- El estómago ligeramente contraído (esto sucede naturalmente si estas recta)
6- Al caminar las caderas deben de dar el liderazgo no el estómago o la cabeza
Secretariado Auxiliar – Modulo 6
7- Camina con pasos largos y siéntete como flotas con gracia. No corras, camina a ritmo
moderado. Deja que te admiren.
8- Si no tienes nada en los brazos estos deben de estar a los lados de tu cuerpo y
moverse naturalmente. No los cruces frente a tu pecho o pongas las manos en los
bolsillos

8. Comente sobre el cuidado personal

El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con todo tipo de personas,
tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe representar a su jefe
en diversas situaciones, por ello y porque representa a la empresa donde trabaja debe la
secretaria tener sumo cuidado en su apariencia. Cuando hablamos de apariencia
personal no nos referimos al físico, sino también aspectos como los modales, cortesía,
posturas, entre otros.
9. Mencione las reglas de etiqueta, modelos y vestuario para una secretaria

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que
reciben a los clientes o proveedores o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o
impresión de lo que puede ser la empresa. La apariencia personal de una secretaria es
tan importante como los conocimientos que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de
conocimientos y no lo aparenta o los demuestra, no valen de nada.

Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están
conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento humano y
que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de conducirse, de
hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria se encuentre debe
educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir las cosas.

El Vestuario: La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus

compañeros, si lleva un traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con
faldas cortas y blusas descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido
discreto, la tratarán con respeto.

10. Como influye la imagen en el ambiente laboral

La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva un

traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas
descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con
respeto. Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el
ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla,
elegante y que proyecte profesionalismo.