Básico de Secretariado
ACTIVIDAD 1 Módulo 6
Valor: 30 puntos
Después de leer y analizar la guía de estudio y observar el video teoría de color para el
maquillaje, se requiere que conteste las siguientes preguntas:
1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?
1. Gestión de agenda Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la
persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en
ocasiones, personales.
2. Atención al público La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe
realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como
todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del
asunto.
3. Gestión de documentos Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia
de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas,
notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.
4. Manejo de información sensible (interna y externa) Entre las funciones que distinguen a
una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información
sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja.
5. Organización de la oficina La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y
el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles,
archivadores, entre otros. Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de
oficina.
6. Elaboración de presentaciones Normalmente un ejecutivo debe presentar sus reportes en
forma de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta tarea suele
pedir ayuda a su secretaria. La persona que esté en la secretaría deberá velar porque la
información que allí aparezca refleje correctamente los datos que su jefe desea compartir.
7. Vigilancia administrativa También es responsabilidad de una secretaria estar pendiente de
que se cumplan las políticas y los procedimientos necesarios para cuidar los bienes de la
empresa o institución en la que se desempeña.
2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una secretaria
Tan importante como hablar de forma correcta, vestir de forma adecuada, etc. es saber cómo
presentar. Muchos de los encuentros, tanto en la calle, como en cualquier tipo de evento, suele
requerir de presentaciones previas. Hay que conocer los puntos básicos que regulan este tipo de
actuaciones. Quien presenta a quien, como, cuando, etc. Aunque, habitualmente lo hacemos y
se supone que bien, no nos sobra conocer algo más sobre este tema. Cuando hablamos de
presentaciones, surge la duda del tratamiento correcto. Si nos presentan a una persona, o
charlamos con otras personas, surge la “duda” de cómo tratar a la misma. Por regla general,
diremos que siempre, y por defecto, el tratamiento debe ser de usted (salvo excepciones como,
por ejemplo, el caso de S.M. Rey al que se se trata de Majestad o Señor).
3. Mencione las características de un buen comunicador
Sabe escuchar: que no es lo mismo que oír. Escuchar implica comprender a la otra persona.
Cultiva el vocabulario: no se trata de ser grandilocuente en nuestras expresiones, sino
enriquecerse culturalmente completando nuestro léxico, de forma que abarquemos distintos
registros y podamos utilizarlos en función de con quién estamos hablando.
Tiene en cuenta las reglas de la comunicación oral: es decir, no emplea muletillas, utiliza las
expresiones correctas, modula el tono de voz, controla sus gestos, etc.
Cuida su aspecto: una imagen vale más que mil palabras a la hora de presentarnos ante los
demás, y es lógico que prestemos más atención a una persona cuya apariencia física nos sea
agradable que a una que no.
No interrumpe ni presupone.
Domina el lenguaje: el verbal y el no verbal
4. Describir el protocolo de llamada.
A. Ante cualquier llamada entrante se debe de tomar en cuenta lo siguiente:
1. Contestar rápidamente, no se debe demorar las llamadas entrantes, ni hacer esperar a la
persona que nos llama.
2. Se debe de responder de manera adecuada y educadamente. Por ejemplo:
En otras palabras, se debe de responder de manera amable, sencilla y directamente sin darle
largas al saludo.
3. Nunca se debe de TUTEAR a la persona que nos llama, esto es sinónimo de descortesía.
4. No se debe de hacer esperar a la persona que nos llama. Si la persona quien llama a la
empresa necesita comunicarse con alguien del personal y este se encuentra ocupado, sea con
alguna llamada o realizando una gestión, debe de atenderle tomándoles los datos (Nombre y
Apellido, institución o empresa que represente, teléfono y correo electrónico) y tomar el recado
que la persona deja para el colaborador.
5. Si de ser necesario que deba de indicar que la persona con la cual desea comunicarse no se
encuentra presente (mentir) no debe de utilizar palabras tales como “¿De parte de quién? ... no
se encuentra en estos momentos” ; responder de esta manera es un grave error, ya que le
estamos indicando a la persona “Ella se encuentra… pero no está disponible para usted”
B. Se debe de tomar en cuenta un buen tono de voz:
1. Se debe de responder en un tono de adecuado y vocalizar bien, no es agradable no poder
entender a quién nos contesta.
2. No se debe de responder con timidez o en voz muy alta o bien muy baja. 3. Siempre hable
despacio y repita si es necesario, esto no quiere decir que responda con voz lenta y baja.
5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?
• La apariencia física: la forma de vestir, de peinarnos, los complementos, etc. Es obvio que
siempre hemos de procurar ir aseados, pulcros, y cuidar nuestro aspecto externo. Pensemos si
no, en una camisa mal planchada, o con una mancha, una carrera en las medias o un descosido
en el bajo de los pantalones.
• Los aspectos de la comunicación no verbal: el tono o la inflexión de la voz, los gestos, el
lenguaje corporal y la postura, son elementos que refuerzan lo que decimos o por lo contrario, lo
contradicen, pudiendo dar más información sobre nosotros a nuestro interlocutor, que nuestras
propias palabras.
• La indumentaria: nuestra forma de vestir también dice mucho acerca de nosotros, por lo que
debemos cuidarla al máximo. Cómo vas vestida es importante si eres secretaria de dirección y la
secretaria debe cuidar todos los detalles. lo fundamental para acertar es elegir una forma de
vestir adecuada a nuestra personalidad, a nuestro trabajo y a nuestra empresa.
6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.
Todos los colores que puedas imaginar se obtienen de la mezcla de tres colores puros o
primarios, rojo, azul y amarillo
De la mezcla de estos tres colores puros a partes iguales, se obtienen los colores secundarios,
morado, naranja y verde. De la misma manera de la mezcla de un color primario y un color
secundario se obtienen los colores terciarios, turquesa, corales, verde lima.
Los dos principales "mandamientos" del mundo del maquillaje:
1ª- Cualquier color puesto al lado de su opuesto se potencia.
2ª- Cualquier color puesto encima o debajo de su opuesto se anula.
Cuando los dientes tienden a ser un poco amarillentos se debe de prescindir de labiales lilas o
morados, ya que estaríamos potenciando ese color amarillo. Por el contrario, para anular el
tono amarillento de las pieles asiáticas o el tono cetrino de las pieles morenas en invierno, se
usa una prebase de maquillaje malva.
Para potenciar el color de ojos verde utilizamos sombras de colores rojizos, Pero para anular
manchas de la piel de color rojo como venitas, granitos, etc, se utiliza corrector verdoso.
Si queremos potenciar los ojos azules lo mejor es maquillar con sombras de colores cobres,
naranjas, corales... Sin embargo, para tapar manchas en la piel azuladas como algunas venas,
hematomas, etc, usamos correctores
7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar
1- La cabeza debe de estar erecta, pero sin poner estrés en la nuca, sin rigidez.
2- La mirada hacia el frente no hacia el piso
3- Los hombros hacia abajo, el cuello extendido
4- La espalda recta, pero sin rigidez
5- El estómago ligeramente contraído (esto sucede naturalmente si estas recta)
6- Al caminar las caderas deben de dar el liderazgo no el estómago o la cabeza
7- Camina con pasos largos y siéntete como flotas con gracia. No corras, camina a ritmo
moderado. Deja que te admiren.
8- Si no tienes nada en los brazos estos deben de estar a los lados de tu cuerpo y moverse
naturalmente. No los cruces frente a tu pecho o pongas las manos en los bolsillos
8. Comente sobre el cuidado personal
La apariencia en la persona es lo mas importante ya que esto deja mucho que hablar de la
persona porque como usted viste así lo tratan y no solo cuando hablamos de cuidado no
referimos a la higiene sino también a la vestimenta que debe de tener concordancia lo que usted
lleve de acorde a la ocasión, cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico,
sino también aspectos como los modales, cortesía, posturas, entre otros.
9. Mencione las reglas de etiqueta, modelos y vestuario para una secretaria
Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o
proveedores o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la
empresa. La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos que ésta
debe poseer.
Los Modales: son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están conformadas por las
actitudes corporales que determinan el comportamiento humano y que son aplicables a la apariencia
personal a través de la forma de conducirse, de hablar y de vestir.
La Postura del Cuerpo: Toda secretaria debe cuidar su postura corporal, debe caminar con el rostro
erguido, pasos firmes y seguros y el vientre un tanto encogido. Aunque parezca gracioso, la secretaria
debe caminar como si estuviese en una pasarela. También debe cuidar su forma de sentarse y de ponerse
en pie, su forma de hablar debe utilizar tonos correctos para la oficina. La secretaria no debe ni puede
utilizar tonos chillones ni palabras obscenas.
El Vestuario: La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva un traje
clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas descotadas, la tratarán con
frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con respeto.
Maquillaje y Peinado: Toda secretaria debe maquillarse con naturalidad y discreción, no es necesario
parecer una máscara, sino aplicarse los productos que nos favorezcan y nos resalten nuestros atributos. El
peinado de la secretaria debe ser también sencillo, nada de pajones ni pelo envuelto locamente.
10. Como influye la imagen en el ambiente laboral
Es importante saber parecer profesional a través del conjunto que decidamos utilizar, siempre reflejando nuestra
personalidad y seguridad a través del buen vestir.
Parte de tu desempeño como profesional debe verse en la imagen que reflejas en el entorno en el que te desempeñas.
Tanto tu aspecto físico, como tu comportamiento corporal, y tu expresión oral y escrita tienen la capacidad de
definirte y son los encargados de dotar de gran valor a tu imagen profesional.
El saber complementar estas tres características de tu imagen profesional te permitirán proyectar una imagen de
profesionalismo más allá de cómo te puedas desempeñar específicamente en tu profesión. La imagen personal
permite que muestres credibilidad, seguridad y elegancia que pueden funcionar muy a tu favor en entrevistas de
trabajo o en tu entorno laboral.
Estos tres componentes deben reflejar tu personalidad: un ejecutivo debe exponer a través de cómo se viste, cómo
habla y cómo se desenvuelve en un contexto, su forma de ser y personalidad, aspectos básicos que demuestren su
seguridad y capacidad de liderazgo.
