1 REGLAS BASICAS EN LA ELABORACION DE CARTAS COMERCIALES EN LAS PARTES DE LA CARTA 1.

La introduccin: -Persigue captar la atencin del oyente -Dejar una buena sensacin -Ha de tener una estructura lgica y un orden secuencial 2. El desarrollo: -Desarrollo de la sesin -Personalizar el mensaje -Despertar el inters -Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas 3. Conclusin: -Resumir el contenido -Proponer o resolver -Agradecimiento EN GENERAL LA CARTA COMERCIAL Al escribir sus cartas NUNCA OLVIDE los siguientes consejos: 1. DETERMINE CLARAMENTE EL OBJETIVO 2. EVITE IRRITAR AL LECTOR. 3. ESCOJA CUIDADOSAMENTE EL TONO DE LA CARTA. 4. RENA TODOS LOS DATOS POSIBLES SOBRE EL DESTINATARIO 5. EVITE FRASES como sta: "Si ya envi el taln, ignore este vido". 6. PROCURE QUE NO SE TRANSPARENTE DEMASIADO EL PROPSITO DE SU CARTA DE MODO QUE NO RESULTE HIRIENTE.
FALLOS DE CORRESPONDENCIA

Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en informacin u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real, pero hay manera de erradicarlas. El uso endmico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial". Las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo". Consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares. Evite expresiones de numero como "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija correctamente los nmeros cardinales, ordinales y partitivos. La numeracin romana se utiliza principalmente para sealar los siglos, el orden se sucesin de los reyes o captulos, departamentos, partes de una cosa, etc. Los nmeros romanos deben escribirse siempre en letras versales o maysculas. La escritura de los porcentajes. El error ms frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento". debe escribirse: ciento por ciento. En estas expresiones no debemos mezclar cifras y letras. Se debe dejar un espacio entre 100 y %, pues son dos elementos diferentes. Otro detalle es que el signo tanto por ciento en %, pero el de tanto por mil es con dos ceros en el divisor.

NO DEBEN APARECER EN SUS CARTAS LAS SIGUIENTES FRASES: -Agradecindole por anticipado -Les anticipamos las gracias -Prontas noticias -Aprovechamos la ocasin -Quedo de usted -Espero verme honrado -Quedamos a sus rdenes -Nos complace -Ponemos en su conocimiento -Con el agrado de siempre -Nos es grato -Nos reiteramos gustosos -Nos permitimos -A la espera -Habiendo tenido conocimiento -Cumplimentando... -Se hace del conocimiento de -Sin ms por el momento, -Quedo atento y seguro servidor -Su muy afecto amigo -A sus rdenes -Confirmndole -Le suplicamos -Se sirva notificarnos -A la mayor brevedad posible -De orden del seor -Damos respuesta -Rogndoles -Les informamos - Si ya envi el taln, ignore este aviso

2 LA INTRODUCCIN La introduccin, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introduccin es siempre corts, aunque el tema de la carta sea una reclamacin, pero tambin directo. En ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin del lector. Una vez leda, no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de la carta por ejemplo: - La presente tiene por objeto el comunicarle... - En respuesta a su carta del da 6 del presente mes... - Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre... - Les suplicamos srvanse ponerse en contacto... - De conformidad con su atento pedido de fecha... - Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a ... - Confirmndole nuestra carta del da 7 del corriente... - A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envo urgente del gnero solicitado con fecha. - Me es grato comunicarle que. Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia. EL DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinin. Frmulas de cierre y despedida El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo o despedida, que introducir la firma: -Le saluda atentamente -Sin otro particular, le saludo atentamente -Reciba un cordial saludo -Muy atentamente Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma ms de resumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran frmulas como las siguientes: -En espera de sus noticias... -Si desea recibir informacin ms detallada... -Con mi agradecimiento anticipado... -Disculpen las molestias ocasionadas... Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierda o a la derecha. La antefirma y la firma.- La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro espacios de la despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la carta. Casi siempre se acompaa de una aclaracin de firma, en la que se incluye el cargo y el nombre del firmante. Tambin puede escribirse a la izquierda o a la derecha. La antefirma se compone de : - Nombre completo de la persona que escribe - Su ttulo o cargo La firma se har siempre de puo y letra, inmediatamente despus de la despedida, sobre la antefirma, con tinta azul. Evite el uso de bolgrafos o tintas de otro color. Anexos.- Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de documentos que son. Posdatas: jams la incluya, pues indica poca atencin o un descuido. Hay una excepcin, se trata de las posdatas hechas con toda la intencin hechas en las cartas de ventas. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES OFERTA DE SERVICIOS DE UN PARTICULAR A UNA EMPRESA El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena impresin en el receptor. No olvide que la carta le est representando, usted tiene que cuidar el estilo y la forma adems del contenido, pues est creando un contacto con la empresa y ste ha de ser favorable.

3 El solicitante debe expresar con precisin, detalle y concisin los intereses que tiene en solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, las cartas suelen acompaarse del currculum vitae del solicitante, que aportar toda la informacin sobre sus conocimientos y experiencia. En las ofertas de servicios de un particular a una empresa es, generalmente, imprescindible la presentacin del currculum vitae. En el currculum vitae el interesado debe hacer una relacin de toda su experiencia profesional y acadmica, adems de aportar sus datos personales. La informacin se detalla esquemticamente, pero siempre se puede acompaar de documentos que certifiquen lo dicho -aunque en un primer momento es preferible entregar tan slo el currculum y si se le pide, presentar la documentacin acreditativa. No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entregue personalmente. Es norma que si se enva por correo se acompae de una carta breve de presentacin. Sobre todo sea claro y conciso en la presentacin de los datos y no mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente intil. Recuerde que el currculum debe brindar una buena imagen de usted. OFERTAS DE SERVICIO DE UNA EMPRESA Las empresas suelen enviar ofertas de sus servicios a particulares o a otras empresas. Y, normalmente, acostumbran a emplear este mtodo: colegios, bancos o entidades clnicas. En la mayora de los casos es un medio de promocin, adems no siempre las cartas van remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son ms impersonales, dirigindose a la poblacin en general, Sin seleccin. Son las, corrientemente, denominadas "propaganda". Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercial que caracteriza la correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen emplear prrafos largos, pues deben detallar los servicios que ofrecen. Suelen ser demasiado repetitivos. CIRCULARES. Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre cambios en una empresa (cambio de direccin, disolucin de una firma, fundacin de una nueva empresa. etc.). El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayora de las veces se dirige a un crculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviar el mismo texto de circular, sin variar el contenido. Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juez presente en los actos llevados. Es lgico, pues no debemos olvidar el carcter oficial de estos escritos. RECLAMACIONES Los escritos de reclamacin son aquellos que dirige un particular o empresa a otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancas en mal estado, facturas equivocadas, cambios en los pedidos de gnero...). Las reclamaciones se componen de dos escritos: el primero, que es la reclamacin propiamente dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha reclamacin. Debe cuidarse mucho la redaccin de estas cartas, pues aquello que se trata en el contenido son temas "delicados" -el remitente se est quejando por algn motivo- que pueden malinterpretarse. RDENES DE PEDIDO Las cartas u rdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado en tratos con otra le realice un encargo de compra. Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y precisin, pues de esta forma se evitarn errores y equvocos que obligaran a demorar la entrega. No se trata de un estilo de carta de prrafos largos, sino todo lo contrario. Comienza con una introduccin -del tipo "Les ruego me enven"- y a continuacin se detalla, al mximo, el gnero que se desea adquirir. Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas: - Datos del comprador y del vendedor - Mtodos de transporte - Fecha en la que debe hacerse la entrega - Forma de pago y los trminos (bonificaciones, descuentos) - Detallar al mximo el gnero (cantidad, modelo, referencia). - Posibilidad o prohibicin de fraccionar los envos Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de pedido. De esta forma el mecangrafo ahorra mucho tiempo, pues tan slo ha de rellenar los espacios vacos del formato del impreso con los datos necesarios.

4 En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar una accin de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causar molestias a la firma que deba enviar la mercanca. La mayora de las veces se cancela por telfono por ser mucho ms rpido. La empresa enviar una carta de contestacin se que el pedido ha sido anulado. Una vez que la empresa recibe la orden de pedido enva una carta en respuesta a la firma remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envo". AVISO DE ENVI Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envo: - Los de mercancas - Los de fondos Aviso de envo de mercancas Son cartas de respuesta a las rdenes de pedido. hay una serie de datos que deben figurar en estos escritos: - Datos del comprador y del vendedor - Descripcin del gnero pedido y, por lgica, enviado. Debe detallarse al mximo la mercanca, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc. - Transporte que utilizar para realizar el envo - Condiciones de pago Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algn error en el envo del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder reclamar. Aviso de envo de fondos En este tipo de escritos se envan cheques, talones o letras acompaadas de una carta de presentacin. Es aconsejable dejar muy claro el nmero de taln o cheque, evitando correcciones sobre el escrito. No se equivoque o provocar malentendidos. Acuse de recibo Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y ltimo paso de la operacin comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio, realiz una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envo ya corroborado, deber enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar su conformidad. Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si el pedido de gnero era correcto y si no sufri ningn deterioro durante el transporte. si tiene alguna reclamacin que hacer, hgala. Usted est pagando unos servicios y stos deben ser correctos. Actualmente los acuses de recibo siguen la frmula de impreso. Es decir, para ahorrar tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de recibo preimpresos que tan slo se han de rellenar. No lo olvide: la nueva correspondencia comercial est cada vez ms despersonalizada. Los impresos y formularios rompen con el esquema tpico de la carta. Es necesario ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la lnea de lo nuevo emplee impresos ejemplo facturas. LA FACTURA La factura es un tipo de documento que el vendedor enva al comprador en el que detalla el gnero comprendido en la venta. Cada empresa suele tener unas facturas impresas de antemano -en las que acostumbran a figurar el membrete de la firma-. Los datos que se incluyen, normalmente en una factura son los siguientes. - Datos del vendedor y comprador - Lista detallada de los artculos comprendidos de la venta - Precio por unidad e importe total - Impuestos y retenciones - Descuentos (si se llevan a cabo) - Plazo de pago Es conveniente que la empresa las haga acompaar de una pequea carta de presentacin. Sobre todo no enve una factura con tachaduras ni enmiendas, pues pueden suscitar errores. INFORMES El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso, negocio o persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial, pues normalmente una empresa necesita informacin sobre otra antes de llevar a cabo un negocio conjunto. Segn el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:

5 1. Informes personales: una empresa solicita a otra informacin sobre una persona en concreto a la que, normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigir a la remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona en cuestin. El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayor objetividad y veracidad. No debe reflejar para nada su opinin personal, sino que debe ceirse a los datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo como negativo debe realizarse con concisin - es preferible no comprometerse demasiado y enviar tan slo los datos precisos. Si es usted la empresa que solicita recuerde que la informacin que reciba es totalmente confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discrecin. 2. Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado anteriormente. En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc. No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas. La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse en ningn momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan slo a aquella informacin que se le pide. Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que enva la empresa interesada junto con una breve carta de presentacin. La casa que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa interesada. 3. Otros informes: Tan slo nos quedan por comentar los informes bancarios y aquellos que redactan representantes, viajantes de una empresa y profesionales Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones econmicas de un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no est obligada a facilitar esta informacin a no ser que el cliente en cuestin haya dado permiso. Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo. Estos escritos deben detallarse al mximo a fin de evitar cualquier tipo de duda. Puntos fundamentales para lograr una buena redaccin de informes: - El remitente est solicitando a una empresa informacin sobre un particular o firma determinada. - Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir, no se conocen de antemano. - De punto anterior se desprende que la empresa que enva el informe debe mostrarse en todo momento corts y breve, quiz pueda conseguir un nuevo cliente. - A ser posible no debera figurar en el informe el nombre de la empresa o particular de la que se solicitan informes. - Recuerda siempre el carcter confidencial de la informacin que reciba. Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes: - Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la empresa que solicita informes no le interesa para nada su opinin personal, por lo tanto, no la incluya. - El estilo de redaccin ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado la informacin, no debe comprometerse. - Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee informacin para explicar enve una carta de disculpa. Si sigue estos consejos conseguir evitar malentendidos y usted no se comprometer. La redaccin breve le facilitar la explicacin objetiva y precisa. No debe preocuparle enviar informes de carcter negativo, siempre que est seguro de la informacin que enva. Informes profesionales: son aquellos que redacta o prepara el profesional competente del tema en cuestin para la empresa que requiere por ejemplo informes financieros, informes tributarios, informes mdicos, informes estructural etc.