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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE: CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE:
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA N° DE CAJA N° DE CARPETA N° DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE: CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE:
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA N° DE CAJA N° DE CARPETA N° DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.

UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad y/o dependencia complejo,
2 evitar el uso de sigla. Ejemplo: departamento de policía caldas; secretaria general.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina y/o dependencia donde se producen los documentos.

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Corresponde al número asignado a la unidad y/o dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las
4 tablas de retención documental.

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las tablas de retención documental.
5 Ejemplo: 29.25

NOMBRE: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las tablas de retención documental.
6 Ejemplo. Informe de actividades.

7 TITULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.
8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
8 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie o subserie que se encuentran en la caja. Ejemplo si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría
9 1 de 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y así sucesivamente.

10 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental en la respectiva vigencia.

11 NÚMERO DE CAJA: corresponde a la caja del archivo de gestión donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la respectiva vigencia.

Datos de Transferencia Documental - Archivo Central (Espacio destinado para diligenciar por el Archivo Central)

12 N/T: Número de transferencia.

13 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo.

14 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central (deposito y/o bodega, estante, entrepaño etc…)
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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: Seccional de Proteccion y Servicios Especiales UNIDAD POLICIAL: Seccional de Proteccion y Servicios Especiales
DEPENDENCIA PRODUCTORA: GUPRO-MEBAR DEPENDENCIA PRODUCTORA: GUPRO-MEBAR

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: EXPEDIENTES CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: EXPEDIENTES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA N° DE CAJA N° DE CARPETA N° DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: Seccional de Proteccion y Servicios Especiales UNIDAD POLICIAL: Seccional de Proteccion y Servicios Especiales
DEPENDENCIA PRODUCTORA: GUPRO-MEBAR DEPENDENCIA PRODUCTORA: GUPRO-MEBAR

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: EXPEDIENTES CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: EXPEDIENTES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: TITULO CARPETA Y/O LIBRO:

FECHA INICIAL: DD MM AA FECHA INICIAL: DD MM AA

FECHA FINAL: DD MM AA FECHA FINAL: DD MM AA
N° DE FOLIOS VOLUMEN DE N° DE FOLIOS VOLUMEN DE
N° DE CARPETA N° DE CAJA N° DE CARPETA N° DE CAJA
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO