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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0011
Fecha: 21-11-2015
FORMATO ÚNICO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Versión: 1 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA:

UNIDAD DE
FECHAS EXTREMAS
CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIES, DOCUMENTO
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA INICIAL FINAL No. FOLIOS MOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACIÓN
ORDEN SUBSERIES, O ASUNTOS IDENTIFICACIÓN
Carpeta Libro Otro
D M A D M A

V°B° DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA

Elaborado por:_____________________________________________
Cargo:______________________________Grado:_______________
Firma:___________________________________________________
Fecha:___________________________________________________
Aprobado por:______________________________________________
Nombres:________________________________________________________
Cargo:_________________________________Grado:_____________
Firma:____________________________________________________
Firma:____________________________________________________
Fecha.____________________________________________________
Fecha:____________________________________________________
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la Institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, NO deberá ser modificada.

UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según estructura orgánica. Se debe escribir el nombre de la unidad y/o dependencia completo, (evitar el uso de la sigla); Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS; SECRETARIA GENERAL.
2
Para el caso de unidades desconcentradas se escribirá la unidad a la cual pertenecen operativamente. Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS - SECCIONAL DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos.

4 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 NÚMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos; generalmente corresponde a la unidad de conservación (Carpeta, Libro u otro..).

6 CÓDIGO: Hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.

7 NOMBRE SERIE/SUBSERIE O ASUNTOS: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental.

8 TITULO CARPETA: Definido por cada productor documental con base en el asunto especifico de la carpeta.

9 DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN: Este espacio de acuerdo con la necesidad del usuario se diligenciará en el formato, debe insertar el número de identificación de la persona. Ejemplo: el inventario de Historias Laborales

10 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará SF (Sin Fecha)

11 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se marcará con una equis (X) la unidad de conservación en la que esta almacenada la información (Carpeta, libro u otro)

12 NUMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

13 MOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACIÓN: Se consignan los motivos por los cuales se va a realizar la eliminacion de los documentos, es de anotar que estos deben cumplir con los tiempos establecidos en las TRD de cada una de las dependencias.

14 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de la elaboración del inventario así como la fecha de elaboración del mismo

15 APROBADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entregar el inventario así como la fecha de entrega del mismo
16 Vo Bo DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona donde se genero el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0011
Fecha: 21-11-2015
FORMATO ÚNICO DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Versión: 1 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: SECRETARÍA GENERAL

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO DE PENSIONES

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 1.8.6.2

UNIDAD DE
FECHAS EXTREMAS
CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIES, DOCUMENTO
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA INICIAL FINAL No. FOLIOS MOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACIÓN
ORDEN SUBSERIES, O ASUNTOS IDENTIFICACIÓN
Carpeta Libro Otro
D M A D M A
INFORME DE EJECUCIÓN
1 29.6 PRESUPUESTAL ENERO __ 02 01 2010 30 01 2010 X 25 CUMPLIDO TIEMPO DE RENTENCIÓN ESTABLECIDOS EN LAS TRD
PRESUPUESTAL

V°B° DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA

Elaborado por:__CLAUDIA JIMENA GOLÚ______________________
Cargo:__JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL___Grado:_______IT_____
Firma:___CLAUDIA G.______________________________________
Fecha:____06012015_______________________________________
Aprobado por:____RAMIRO COBO SALDARRIAGA_________________
Nombres:_ISMAEL ORTIZ BARRERA_____________________________
Cargo:_PRESIDENTE COMITÉ GESTIÓN DOCUMENTAL_Grado:_CR_
Firma:_ISMAEL ORTIZ B.___________________________________
Firma:___RAMIRO COBO S.___________________________________
Fecha.____16042015_______________________________________
Fecha:____15042015________________________________________
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la Institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, NO deberá ser modificada.

UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según estructura orgánica. Se debe escribir el nombre de la unidad y/o dependencia completo, (evitar el uso de la sigla); Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS; SECRETARIA GENERAL.
2
Para el caso de unidades desconcentradas se escribirá la unidad a la cual pertenecen operativamente. Ejemplo: DEPARTAMENTO DE POLICÍA CALDAS - SECCIONAL DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos.

4 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 NÚMERO DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos; generalmente corresponde a la unidad de conservación (Carpeta, Libro u otro..).

6 CÓDIGO: Hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.

7 NOMBRE SERIE/SUBSERIE O ASUNTOS: Nombre de la serie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental.

8 TITULO CARPETA: Definido por cada productor documental con base en el asunto especifico de la carpeta.

9 DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN: Este espacio de acuerdo con la necesidad del usuario se diligenciará en el formato, debe insertar el número de identificación de la persona. Ejemplo: el inventario de Historias Laborales

10 FECHAS EXTREMAS: Hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará SF (Sin Fecha)

11 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se marcará con una equis (X) la unidad de conservación en la que esta almacenada la información (Carpeta, libro u otro)

12 NUMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

13 MOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACIÓN: Se consignan los motivos por los cuales se va a realizar la eliminacion de los documentos, es de anotar que estos deben cumplir con los tiempos establecidos en las TRD de cada una de las dependencias.

14 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de la elaboración del inventario así como la fecha de elaboración del mismo

15 ENTREGADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entregar el inventario así como la fecha de entrega del mismo
16 Vo Bo DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona donde se genero el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.