SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Regional Valle Centro De Biotecnologia

SEDE Industrial
UNIDAD REGISTRO
ADMINISTRATIV Coordinación Academica DE DIA 21 MES 11 AÑO 18
A
OFICINA ENTRADA
Coordinación academica
PRODUCTORA
OBJETO
: UNIDAD DE
No. NOMBRE DE LAS SERIES, FECHAS EXTREMAS CAJ CARP TO OTR FOLIOS
CÓDIGO INICIAL FINAL CONSERVACIÓN DEL AL
ITEM SUBSERIES O ASUNTOS
1 12.02 Electricista Instalador-89187 1998-09-04 1998-12-18 A ETA
37 1 MO O 1 134
2 12.02 Electricista Instalador-89082 1998-09-04 1998-12-18 37 1 1 117
3 12.02 Electricista Instalador-25003 2000-07-10 2001-07-09 37 1 1 218
4 12.02 Electricista Instalador-43031 2003-04-11 2004-10-05 37 1 1 95

ELABORADO POR ENTREGADO POR

NOMBRE Valentina Romero
CARGO Tecnologo
FIRMA
FECHA
Secretaria General - Grupo Administración de Documentos

Hoja 1 de
 NÚMERO DE
TRANSFERENCI
A

FRECUEN
SOPO CIA DE
NOTAS
RTE CONSULT
Papel MEDIA
A SIN NOTA
Papel MEDIA SIN NOTA
Papel MEDIA SIN NOTA
Papel MEDIA SIN NOTA

RECIBIDO POR

GD-F-004-V2

Hoja 1 de
 Los campos se deben diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA, sin excep

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO D

SEDE : Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓ
Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO D

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Registre el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que depende la oficina productora. Ej. DIREC
DE CENTRO

OFICINA PRODUCTORA: Registre el nombre de la dependencia de donde procede la documentación. Ej: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICU
FUNCIONALES, GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

REGISTRO DE ENTRADA: NO DILIGENCIE campos, pues éstos los realizar el Grupo de Administración de Documentos o del área encargada d
de Formación para llevar el respectivo control.

NÚMERO DE TRANSFERENCIA: NO DILIGENCIE. Control de parte del Grupo de Administración de Documentos o del área encargada del pro
Formación.

OBJETO: Registre el motivo por el cual realiza el inventario. Ej. Inventario para el archivo de gestión, inventario para el archivo central, inve
No ÍTEM: Digite el Número Consecutivo y en orden de cada uno de los expedientes que se registran en el inventario.
CÓDIGO: Registre el código de la serie y/o subserie documental indicado en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente de la Oficina

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Registre el nombre de la serie y/o subserie documental junto con los datos necesarios p
SERVICIOS - ÁNGEL ALBERTO AMAYA ABRIL - CC 5742814
FECHAS EXTREMAS: Digite en la respectiva casilla las Fechas Extremas (inicial y final) en la casilla correspondiente con los dígitos requerid
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Marque con una equis (X), el tipo de unidad de conservación en el que se encuentra la documentación: Cuan
marcará en la columna “OTRO” y describa el tipo de soporte en el área de notas.
FOLIOS: Registre allí en números arábigos el rango de folios que contiene cada unidad de conservación. Ej. 1 al 25; 200 al 301
SOPORTE:Registre la presencia de soportes diferentes al papel. Videos (V), casetes (C), CD, DVD, etc
FRECUENCIA DE CONSULTA: Seleccione de la lista desplegable si la consulta de la documentación en ALTA, MEDIA o BAJA.
NOTAS: Registre los datos que sean relevantes y cuya informacion no es posible incluir en las columnas anteriores. Para la documentación
entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en difere

ELABORADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha en que la persona elaboró el inventario. Una vez impres

ENTREGADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que entrega el inventario. Una vez impres

RECIBIDO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que recibirá el inventario. Una vez impreso,
ALTA
MEDIA
BAJA
YÚSCULA SOSTENIDA, sin excepción.

MATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

grama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En caso de ser una Centro de
j: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

nde la oficina productora. Ej. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN, DIRECCIÓN REGIONAL, SUBDIRECCIÓN

GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICULAR, GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y SUS ÁREAS

Documentos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros

entos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros de

entario para el archivo central, inventario de eliminación, etc.

el inventario.
mental (TRD) vigente de la Oficina Productora. Ej: 40-2

al junto con los datos necesarios para identificar el expediente. Ej: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE

pondiente con los dígitos requeridos completos en el orden AAAA/MM/DD. Ej:1983/01/01

encuentra la documentación: Cuando se encuentre un soporte diferente a los relacionados, se

Ej. 1 al 25; 200 al 301

TA, MEDIA o BAJA.

anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, circulares,
del número consecutivo en diferentes documentos.

aboró el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva

trega el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva

rá el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva