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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha: 22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.21 ACTA ENTREGA SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O ACTAS ENTREGA DE PROCESO LOGISTICA - TELEMATICA - TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: MOVILIDAD - ARMAMENTO - COMPAÑÍA - ELEMENTOS ASGINADOS LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 17 MM 01 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 21 MM 12 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 07 MM 02 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 48 VOLUMEN 1 DE 1 Nro. DE FOLIOS: 176 VOLUMEN 1 DE 17
Nro. DE CARPETA: 1 Nro. DE CAJA: 1 Nro. DE CARPETA: 2 Nro. DE CAJA: 1
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha: 22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 09 MM 02 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 03 MM 03 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 03 MM 03 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 17 MM 03 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 196 VOLUMEN 2 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 196 VOLUMEN 3 DE 17
Nro. DE CARPETA: 3 Nro. DE CAJA: 1 Nro. DE CARPETA: 4 Nro. DE CAJA: 1
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 18 MM 03 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 05 MM 05 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 05 MM 05 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 22 MM 05 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 200 VOLUMEN 4 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 198 VOLUMEN 5 DE 17
Nro. DE CARPETA: 5 Nro. DE CAJA: 1 Nro. DE CARPETA: 6 Nro. DE CAJA: 1
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 22 MM 05 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 08 MM 06 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 08 MM 06 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 30 MM 06 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 199 VOLUMEN 6 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 195 VOLUMEN 7 DE 17
Nro. DE CARPETA: 7 Nro. DE CAJA: 1 Nro. DE CARPETA: 8 Nro. DE CAJA: 1
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 01 MM 07 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 19 MM 07 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 19 MM 07 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 05 MM 08 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 198 VOLUMEN 8 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 199 VOLUMEN 9 DE 17
Nro. DE CARPETA: 1 Nro. DE CAJA: 2 Nro. DE CARPETA: 2 Nro. DE CAJA: 2
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 05 MM 08 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 01 MM 09 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 30 MM 08 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 17 MM 09 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 200 VOLUMEN 10 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 198 VOLUMEN 11 DE 17
Nro. DE CARPETA: 3 Nro. DE CAJA: 2 Nro. DE CARPETA: 4 Nro. DE CAJA: 2
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 18 MM 09 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 07 MM 10 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 05 MM 10 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 25 MM 10 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 169 VOLUMEN 12 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 199 VOLUMEN 13 DE 17
Nro. DE CARPETA: 5 Nro. DE CAJA: 2 Nro. DE CARPETA: 6 Nro. DE CAJA: 2
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 Versión: 3
UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 25 MM 10 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 12 MM 11 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 12 MM 11 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 27 MM 11 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 198 VOLUMEN 14 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 198 VOLUMEN 15 DE 17
Nro. DE CARPETA: 7 Nro. DE CAJA: 2 Nro. DE CARPETA: 8 Nro. DE CAJA: 2
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO SERIE/SUBSERIE: 2.25 ACTA DE REUNION DE TRABAJO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO ACTAS DE INSTRUCCIÓN Y REUNIONES DE TRABAJO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 01 MM 12 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 21 MM 12 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 20 MM 12 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 27 MM 12 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 197 VOLUMEN 16 DE 17 Nro. DE FOLIOS: 40 VOLUMEN 17 DE 17
Nro. DE CARPETA: 1 Nro. DE CAJA: 3 Nro. DE CARPETA: 2 Nro. DE CAJA: 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 2.40 ACTA DE REVISTA SERIE/SUBSERIE: 2.40 ACTA DE REVISTA
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
ACTAS DE REVISTA ACTAS DE REVISTA
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 05 MM 02 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 05 MM 10 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 05 MM 10 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 03 MM 12 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 197 VOLUMEN 1 DE 2 Nro. DE FOLIOS: 91 VOLUMEN 2 DE 2
Nro. DE CARPETA: 3 Nro. DE CAJA: 3 Nro. DE CARPETA: 4 Nro. DE CAJA: 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
CONTROL ARMAMENTO MINUTA DE VIGILANCIA
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 28 MM 12 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 18 MM 08 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 600 VOLUMEN 1 DE 1 Nro. DE FOLIOS: 248 VOLUMEN 1 DE 5
Nro. DE CARPETA: 5 Nro. DE CAJA: 3 Nro. DE CARPETA: 6 Nro. DE CAJA: 3
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
MINUTA DE VIGILANCIA MINUTA DE VIGILANCIA
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 19 MM 08 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 31 MM 08 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 248 VOLUMEN 2 DE 5 Nro. DE FOLIOS: 244 VOLUMEN 3 DE 5
Nro. DE CARPETA: 7 Nro. DE CAJA: 3 Nro. DE CARPETA: 1 Nro. DE CAJA: 4
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
MINUTA DE VIGILANCIA MINUTA DE VIGILANCIA
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 19 MM 08 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD 20 MM 08 AAAA 2021
FECHA FINAL: DD 17 MM 12 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD 18 MM 12 AAAA 2021
Nro. DE FOLIOS: 248 VOLUMEN 4 DE 5 Nro. DE FOLIOS: 248 VOLUMEN 5 DE 5
Nro. DE CARPETA: 2 Nro. DE CAJA: 4 Nro. DE CARPETA: 3 Nro. DE CAJA: 4
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

Página 1 de 1 Página 1 de 1
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0008 Código: 1GD-FR-0008
Fecha:22/11/2021 Fecha:22/11/2021
RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 3 POLICÍA NACIONAL Versión: 3 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA UNIDAD POLICIAL: DIRECCION DE SEGURIDAD CIUDADANA
DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: COMPAÑÍA DE INTERVENCION POLICIAL NO. 2
CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4 CÓDIGO: 3.9.4.1.1.4
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO
SERIE/SUBSERIE: 31.6 LIBRO SERIE/SUBSERIE:
SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
REGIMEN INTERNO
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 01 MM 01 AAAA 2021 FECHA INICIAL: DD
FECHA FINAL: DD 21 MM 11 AAAA 2021 FECHA FINAL: DD
Nro. DE FOLIOS: 599 VOLUMEN 1 DE 1 Nro. DE FOLIOS:
Nro. DE CARPETA: 4 Nro. DE CAJA: 4 Nro. DE CARPETA:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.
UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.
4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)