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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y
SERVICIOS ESPECIALES SERVICIOS ESPECIALES
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: INFORMES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTAS DE INSTRUCCIÓN TITULO CARPETA Y/O LIBRO: INFORMES

FECHA INICIAL: DD 07 MM JUNIO AA 2019 FECHA INICIAL: DD 28 MM JULIO AA 2019

FECHA FINAL: DD 26 MM DICIEMBRE AA 2019 FECHA FINAL: DD 28 MM DICIEMBRE AA 2019
N° DE FOLIOS 234 VOLUMEN 02 DE 02 N° DE FOLIOS 147 VOLUMEN 02 DE 02
N° DE CARPETA 02 N° DE CAJA 01 N° DE CARPETA 02 N° DE CAJA 01
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
Versión: 2 POLICÍA NACIONAL Versión: 2 POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD UNIDAD POLICIAL: DENAR GINAD

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y
SERVICIOS ESPECIALES SERVICIOAS ESPECIALES
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 38.10 NOMBRE: POLIGRAMAS CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 38.2 NOMBRE: ORDENES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: POLIGRAMAS TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ORDENES DE SERVICIO

FECHA INICIAL: DD 09 MM ENERO AA 2019 FECHA INICIAL: DD 15 MM ENERO AA 2019

FECHA FINAL: DD 26 MM DICIEMBRE AA 2019 FECHA FINAL: DD 14 MM DICIEMBRE AA 2019
N° DE FOLIOS 29 VOLUMEN 01 DE 01 N° DE FOLIOS 50 VOLUMEN 01 DE 01
N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01 N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.

UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad y/o dependencia complejo,
2 evitar el uso de sigla. Ejemplo: departamento de policía caldas; secretaria general.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina y/o dependencia donde se producen los documentos.

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Corresponde al número asignado a la unidad y/o dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las
4 tablas de retención documental.

CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las tablas de retención documental.
5 Ejemplo: 29.25

NOMBRE: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las tablas de retención documental.
6 Ejemplo. Informe de actividades.

7 TITULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.
8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral.
8 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie o subserie que se encuentran en la caja. Ejemplo si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría
9 1 de 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y así sucesivamente.

10 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental en la respectiva vigencia.

11 NÚMERO DE CAJA: corresponde a la caja del archivo de gestión donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la respectiva vigencia.

Datos de Transferencia Documental - Archivo Central (Espacio destinado para diligenciar por el Archivo Central)

12 N/T: Número de transferencia.

13 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo.

14 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central (deposito y/o bodega, estante, entrepaño etc…)
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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y
SERVICIOS ESPECIALES SERVICIOS ESPECIALES
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 2.25 NOMBRE: ACTAS CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 29.25 NOMBRE: INFORMES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ACTAS DE INSTRUCCIÓN TITULO CARPETA Y/O LIBRO: INFORMES

FECHA INICIAL: DD 12 MM ENERO AA 2019 FECHA INICIAL: DD 02 MM ENERO AA 2019

FECHA FINAL: DD 30 MM MAYO AA 2019 FECHA FINAL: DD 25 MM JULIO AA 2019
N° DE FOLIOS 240 VOLUMEN 01 DE 02 N° DE FOLIOS 250 VOLUMEN 01 DE 02
N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01 N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 21-11-2015 Fecha: 21-11-2015
Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 2 ROTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: DENAR-GINAD UNIDAD POLICIAL: DENAR GINAD

DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECCIONAL DE PROTECCION Y
SERVICIOS ESPECIALES SERVICIOAS ESPECIALES
CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 13.14.1.28.2
CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 38.10 NOMBRE: POLIGRAMAS CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: 38.2 NOMBRE: ORDENES
TITULO CARPETA Y/O LIBRO: POLIGRAMAS TITULO CARPETA Y/O LIBRO: ORDENES DE SERVICIO

FECHA INICIAL: DD 09 MM ENERO AA 2019 FECHA INICIAL: DD 15 MM ENERO AA 2019

FECHA FINAL: DD 26 MM DICIEMBRE AA 2019 FECHA FINAL: DD 14 MM DICIEMBRE AA 2019
N° DE FOLIOS 29 VOLUMEN 01 DE 01 N° DE FOLIOS 50 VOLUMEN 01 DE 01
N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01 N° DE CARPETA 01 N° DE CAJA 01
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO N/T No DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO