Versión: 07

ALCALDIA MUNICIPAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha:11/05/2016
Procedimiento Documentos Normativos y Contractuales
Código: F001-P003-GD
FORMATO DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS AL EXPEDIENTE
IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE NOMBRE EXPEDIENTE
No. Radicado/identificación Fecha

CAPITULO Y/O ETAPA

IDENTIFICACIÓN
FECHA DE INGRESO TIPO DOCUMENTAL No. DE FOLIO (S) DE OBSERVACIONES
ENTREGA

RESPONSABLE DEL PROCESO: HOJA ___ DE ___

SECRETARIA GENERAL - Grupo de Administraciòn de Documentos

 Versión: 07
ALCALDIA MUNICIPAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 11/05/2016
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E HISTORICO
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: F001-P004-GD

OFICINA PRODUCTORA: REGISTRO DE No. DE

ENTRADA
Día MES AÑO TRANSFERENCIA
DEPENDENCIA QUE RECIBE:
OBJETO:

No. de FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACION No. de FRECUENCIA DE

Orden Codigo NOMBRE DE LAS SERIES SUBSERIES O ASUNTOS folios
SOPORTE
CONSULTA
NOTAS

Inicial Final CAJA TOMO OTRO

ELABORADO POR: ENTREGADO POR: RECIBIDDO POR: Vo. Bo. Jefe dependencia
NOMBRE:
CARGO:
FECHA:
FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA
SECRETARIA GENERAL -Grupo de Administracion deDocumentos Hoja De
 ACTA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

No. ______

En la ciudad de ________________________ a los _____ días del mes de ___________d

_________, se reunieron los siguientes funcionarios de las Dependencias _____________

con el fin de dar cumplimiento a lo autorizado por el Comité o Subcomité de Archivo, medi
No.________
Acta No. del _____________________.
del
RELACION DOCUMENTOS A ELIMINAR:

NUMERO
CODIGO NOMBRE , SERIE,SUBSERIE O
DE
DEPENDENCIA ASUNTOS
CARPETAS O EXPEDIENTES

Asistentes
Nombres y Apellidos

Nombres y Apellidos
 Nombres y Apellidos

Nombres y Apellidos

Responsable manejo Archivo de la dependencia

ELABORÓ: Ricardo Rincón REVISO: Nancy Yadira Cedano

CARGO: Coordinador Archivo y CARGO: Profesional Dirección Administrativa
Correspondencia.
FECHA: 24/07/2012 FECHA: 30/07/2012
 CODIGO: F-GAF-ARFD -006
UMENTOS FECHA: 11/05/2016

VERSION: 07

del mes de ___________del año

pendencias __________________

Subcomité de Archivo, mediante acta

ELIMINAR:

NUMERO
DE UNIDAD DE CONSERVACION
FOLIOS

Firma

Firma
 Firma

Firma

APROBÓ: Edna Patricia Rangel Barragán

CARGO: Directora Administrativa

FECHA: 06/08/2012
 Versión: 01
ALCALDIA MUNICIPAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INFORMACIÓN, CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Fecha: 10/08/2010

Código: F001-P005-GD
FORMATO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

FECHA: No. REGISTRO:

NOMBRE SOLICITANTE: IDENTIFICACIÓN

INTERNO EXTERNO

CARGO: CARGO:

DEPENDENCIA: NOMBRE DE LA EMPRESA:

IP: TELEFONO:

E-mail: E-mail:

DOCUMENTO (S) QUE CONSULTA:

MOTIVO DE LA CONSULTA:

MEDIO DE CONSULTA:

EN SALA : Via E-mail: Via Telefonica: Otro:

Por Escrito: No. Radicado:

DOCUMENTO SUMINISTRADO

CARACTERÍSTICAS
TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO
AUTÉNTICA SIMPLE No. FOLIOS:

ACUERDO: CONTRATO:

CIRCULAR: CONVENIO:

RESOLUCION: COMUNICACIÒN:

Otro:

TOTAL HOJAS SUMINISTRADAS:

CONCEPTO DEL SERVICIO SUMINISTRADO

Por favor registre de 1 a 5 el nivel de satisfacciòn por el servicio ofrecido:

1 2 4 3 5
Calidad del Personal que Atendió 1 2 3 4 5
Tiempo de Respuesta el Servicio 1

1 2 4 3 Claridad
5 de la Informaciòn 1 2 3 4 5
Calidad del Servicio
Suministrada

Recomendaciones para mejorar el servicio:

Observaciones:

SECRETARÌA GENERAL - Grupo Administraciòn de Documentos

 Versión: 017
ALCALDIA MUNICIPAL
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INFORMACIÓN, CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Fecha: 11/05/2016

Código: F002-P005-GD
FORMATO PRESTAMO DE DOCUMENTOS

FECHA: No. REGISTRO:

NOMBRE SOLICITANTE: IDENTIFICACIÓN

INTERNO EXTERNO

CARGO: CARGO:

DEPENDENCIA: NOMBRE DE LA EMPRESA:

IP: TELEFONO:

E-mail: E-mail:

DOCUMENTO (S) DE PRÉSTAMO:

MOTIVO DEL PRÉSTAMO:

DATOS SUMINISTRADOS

SERIE: EXPEDIENTE:

SUBSERIE: ANEXO FORMATO DE TRANSFERENCIA: SI NO

TOTAL EXPEDIENTES SUMINISTRADOS:

DATOS DEL FUNCIONARIO QUE ATENDIO LA CONSULTA DATOS DE LA PERSONA QUE RECIBIÓ LOS DOCUMENTOS

NOMBRE: NOMBRE DE QUIEN RECIBE:

CARGO: CARGO:

IP TELEFONO: E-MAIL

CONCEPTO DEL SERVICIO SUMINISTRADO

Por favor registre de 1 a 5 el nivel de satisfacciòn por el servicio ofrecido:

2 Calidad
3 del Personal que Atendió el 1 32 4 5
Tiempo de Respuesta 1
Servicio
4 5

1 Claridad de 4 la Informaciòn 1
Calidad del Servicio 2 3 5 32 4 5
Suministrada

FIRMA JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE LA DOCUMENTACIÓN

SECRETARÌA GENERAL - Grupo Administraciòn de Documentos

 CODIGO: F-GAF-ARFD -007
ACTA DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS FECHA: 11/05/2016

VERSION: 07
No. ______

En la ciudad de ________________________ a los _____ días del mes de ___________del año

_________, se reunieron los siguientes funcionarios de las Dependencias __________________

con el fin de dar cumplimiento a lo autorizado por el Comité o Subcomité de Archivo, mediante acta
No.________
Acta No. del _____________________.
del
RELACION DOCUMENTOS A ELIMINAR:

NUMERO NUMERO
CODIGO NOMBRE , SERIE,SUBSERIE O
DE DE UNIDAD DE CONSERVACION
DEPENDENCIA ASUNTOS
CARPETAS O EXPEDIENTES FOLIOS

Asistentes
Nombres y Apellidos Firma

Nombres y Apellidos Firma

Nombres y Apellidos Firma

Nombres y Apellidos Firma

Responsable manejo Archivo de la dependencia

ELABORÓ: REVISO: APROBÓ:

CARGO: CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA: FECHA: