RÓTULO CAJA DE ARCHIVO

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE TRABAJO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA

SEDE CÓDIGO

UNIDAD CÓDIGO
ADMINISTRATIVA
OFICINA CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL
SUBSERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL
FECHAS INICIAL FINAL
EXTREMAS D/M/A_____________________ D/M/A ____________________

CARPETAS DE A
TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO

CAJA DEPOSIT ESTANTE

O

GD – F - 018
 RÓTULO CAJA DE ARCHIVO

INSTRUCCIONES

FAVOR OMITIR LA IMPRESIÓN DE ESTA PAGINA

*Imprimir de acuerdo con el tamaño de la caja

Se debe diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA todos los campos del rótulo.

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO – RÓTULO DE CAJA

- SEDE: Se registra el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora,

acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En
caso de ser una Centro de Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido
del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y
TURISMO
- CÓDIGO: escribir el código de la sede
- UNIDAD ADMINISTRATIVA: registrar allí el nombre de la dependencia de superior jerarquía
de la que depende la oficina productora.
- CÓDIGO: se registra el código de la Unidad Administrativa
- OFICINA PRODUCTORA: escribir el nombre de la dependencia de donde procede la
documentación a rotular.
- CÓDIGO: registrar el código de la oficina productora
- SERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la serie documental que aparece en la Tabla de
Retención Documental (TRD)
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD sobre la serie documental
- SUBSERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la subserie documental que aparece en
TRD si aplica.
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD de la subserie documental si aplica.
- FECHAS EXTERMAS: consignar en la respectiva casilla las fechas extremas (inicial y final) en
la línea correspondiente con los dígitos requeridos completos AAAA=1983, 2001, 1999,
etc.
- CARPETA: registrar en la casilla respectiva el número de las carpetas almacenadas,
siempre iniciando con el número 1 para cada caja.
Ej.: la caja 1 tiene 5 carpetas, se diligencia: DE 1 A 5
la caja 2 tiene 6 carpetas, se diligencia: DE 1 A 6
la caja 3 tiene 6 carpetas, se diligencia: DE 1 A 6
- TRANSFERENCIA: No se diligencia ninguna casilla (Espacio para diligenciar por parte del
responsable del Archivo Central en las respectivas Regionales y/o Centros de Formación)
- CAJA: consignar el número de caja en donde están almacenadas las carpetas.
- DEPÓSITO Y ESTANTE: no se diligencia ninguna casilla (Espacio para diligenciar por parte
del responsable del Archivo Central en las respectivas Regionales y/o Centros de
Formación)