RÓTULO CARPETA

REPÚBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE TRABAJO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA

SEDE CÓDIGO

UNIDAD CÓDIGO
ADMINISTRATIVA
OFICINA CÓDIGO
PRODUCTORA
SERIE CÓDIGO
DOCUMENTAL
SUBSERIE CÓDIGO 14 cm
DOCUMENTAL

NOMBRE DEL
EXPEDIENTE

FECHAS INICIAL FINAL

EXTREMAS AAAA ________ MM ______ DD AAAA ________ MM ______ DD
______ ______
FOLIOS DEL AL

CARPETA No. DE No. POSICIÓN

TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO

CAJA
16 cm

GD-F-017
 RÓTULO CARPETA

INSTRUCCIONES

FAVOR OMITIR LA IMPRESIÓN DE ESTA PAGINA

Se debe diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA todos los campos del rótulo.

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO – RÓTULO DE CARPETA

- SEDE: Se registra el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde

con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En caso de
ser una Centro de Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido del
nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y
TURISMO
- CÓDIGO: escribir el código de la sede
- UNIDAD ADMINISTRATIVA: registrar allí el nombre de la dependencia de superior jerarquía
de la que depende la oficina productora.
- CÓDIGO: se registra el código de la Unidad Administrativa
- OFICINA PRODUCTORA: escribir el nombre de la dependencia de donde procede la
documentación a rotular.
- CÓDIGO: registrar el código de la oficina productora
- SERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la serie documental que aparece en la Tabla de
Retención Documental (TRD)
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD sobre la serie documental
- SUBSERIE DOCUMENTAL: escribir el nombre de la subserie documental que aparece en TRD
si aplica.
- CÓDIGO: consignar el código que aparece en la TRD de la subserie documental si aplica.
- NOMBRE DEL EXPEDIENTE: registrar los datos que identifican al expediente. Ej: NIT:
805.017.849 - COLEGIO TECNICO MILITAR ALMIRANTE COLON DE CALI LIMITADA -
Fiscalización
- FECHAS EXTERMAS: consignar en la respectiva casilla las fechas extremas (inicial y final) en
la línea correspondiente con los dígitos requeridos completos AAAA=1983, 2001, 1999, etc.;
MM=01, 10, etc.; DD=01. 05. 15, 31, etc.
- FOLIOS: registrar en la casilla correspondiente el número de inicio y el número final de folios
que contiene la carpeta. Ej: DEL 1 AL 230; DEL 231 AL 400.
- CARPETA: registrar en la casilla respectiva el número de la carpeta respectiva. Ej.: No 2 DE
5. El último dato se conoce cuando se tienen todas las carpetas organizadas de un mismo
expediente.
- TRANSFERENCIA: No se diligencia ninguna casilla (Espacio para diligenciar por parte del
responsable del Archivo Central en las respectivas Regionales y/o Centros de Formación)
- CAJA: consignar el número de caja en donde estará almacenada la carpeta.