SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

REGIONAL BOLÍVAR
CENTRO INTERNACIONAL NÁUTICO FLUVIAL Y PORTUARIO
INSTRUCTOR: JOSE LUIS JALAL NIETO
Autor

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

FICHA No. 2207987- PROGRAMA: ASISTENCIA ADMINISTRATITA

APRENDIZ: LUZ MILA MARTINEZ BELEÑO

INSTRUCTOR: ORLANDO MIGUEL VEGA

1. Reunirse en parejas

2. Mediante una búsqueda bibliográfica o consulta por internet investigue lo siguiente

 Que es un documento.
Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que
plasma las características de un hecho o circunstancia.
Es decir, un documento es una evidencia sobre un acontecimiento o situación.
Puede tratarse de un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el
cartón) o un archivo guardado en un soporte electrónico.
Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un
investigador realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la
economía mundial, eso se plasmará en un texto. Este sería un documento
académico. finaliza sus estudios universitarios.

Un documento es una información escrita, o voces, o ruidos grabados, o

imágenes, en soportes varios, como papel, discos magnéticos, vidrio, mármol,
etcétera, que pueden consistir en películas, títulos profesionales, grabaciones,
marcas y señales, etcétera.

 Para que sirve un documento.

Los documentos sirven para conocer fenómenos de la naturaleza o culturales, y se
utilizan para que los sucesos puedan conocerse a través del tiempo. Son medios
de acreditar, probar o desmentir, cosas que ocurrieron. Cuando decimos que
ciertos hechos se hallan documentados, significa que no nos referimos solo a que
hay testigos que vieron lo ocurrido, sino que tenemos pruebas materiales, que se
pueden ver y tocar que demuestran lo aseverado. Por ejemplo: “El asesinato está
documentado por las cámaras de seguridad” o la “Declaración de
la independencia está documentada en el Acta respectiva”.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por

ejemplo, si una persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la
entidad educativa un escrito con todas las materias cursadas y las notas
conseguidas.
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 Como se clasifican los documentos.

Los documentos se clasifican conforme a dos criterios el tiempo y los tipos de
documentos de que se trate.
El concepto de documento ha ido variando conforme al transcurso del tiempo y la
modalidad de los mismos, pero en sentido general se entiende por documento un
material impreso conforme al cual se atestigua algún hecho.
Con el avance tecnológico, los documentos también han pasado a ser material
digital que se encuentra y dispone por medio de los programas procesadores de
textos.

POR EL TIEMPO.
Los documentos se clasifican acorde a la fecha de su creación, siendo en
consecuencia este el criterio generalizado para su clasificación y organización en
los archivos empresariales.
En efecto, tanto los documentos físicos como digitales, son organizados acorde a
la fecha de su creación, desde el aspecto físico, se suele colocar la fecha a la vista
de modo tal que sea fácil su detección por la vista.
O bien se realizan separadores, en los cuales se establecen periodos de tiempo de
clasificación, como es por meses o bien por periodos financieros, siendo lo más
común la colocación de la fecha de mayor data de última, y la más reciente
siempre estará de primero.

POR EL TIPO DE DOCUMENTO QUE SE TRATE.

En efecto los documentos se pueden clasificar acorde al formato en el que se
presentan como también al contenido que los mismos disponen, veamos en
grandes rasgos de que trata.

ACORDE AL FORMATO.

FÍSICO.
Son todos aquellos documentos que se pueden percibir acorde al sentido del tacto.

DIGITAL.
Aquellos que solamente se pueden percibir por la vista, en los dispositivos móviles;
siendo posible que los mismos pasen al formato físico.

ACORDE AL CONTENIDO.
En este sentido, se refiere al texto y la finalidad misma de estos, son diversos los
documentos físicos que se crean, que versan de la más variada índole; el motivo
de los textos siempre va a ser de los más variados, pero su criterio de clasificación
suele ser el siguiente:

Libros, aquellos que disponen de un lomo, caratula y contraportada donde se

ubica una serie de información que siempre tiende a la expresión cultural y del
intelecto.

Tesis, aquellas que contemplan el material de creación de una investigación sobre

un fenómeno en específico.
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Bases de datos, se constituyen en documentos que contemplan especies de

índices donde se puede verificar una información.

 Que beneficios aporta documentar algo.

Estos son algunos de los beneficios que se obtienen al documentar los procesos
de su negocio.

1. Establece estabilidad y consistencia

Como cualquier organización, los procesos son dinámicos. Se reorganizan los
gerentes. La reasignación de empleados puede ocurrir. Los empleados se van de
vez en cuando para tener más oportunidades de crecimiento y mayor seguridad.

La única manera de mantener el estándar al hacer las cosas cada vez es registrar
cómo se realizan ciertas tareas.

2. Permite la continuidad
Hay muchas maneras de hacer ciertas tareas, pero documentarlas permite tener la
misma calidad de trabajo incluso cuando el personal asignado está de vacaciones.

3. Se tiene una visión sistemática de todas las actividades de la organización.

No hay manera de que las actividades se hagan de la misma manera. Con el
procesamiento de documentos, sin embargo, la calidad de la producción se
mantiene igual incluso cuando las variaciones abundan, creando ciertas
innovaciones que difícilmente se pueden imaginar.

4. El aumento de las cuotas de mercado y de los beneficios es el resultado de un

rendimiento fiable.
En un mundo donde la competencia prolifera, la única manera de sobrevivir es
documentar constantemente lo que la gente está haciendo. Esto permite
establecer una identidad diferenciadora, estableciendo su propio estilo,
diferenciando su producto o servicio de los de la competencia, lo que a su vez le
permite crecer en el mercado.

5. Reduce la ambigüedad operativa

Una confusión constante sobre cómo se hacen las cosas y las personas que se les
asignan debe ser abordada mediante procedimientos documentados. Esto
recordará cómo se trataron situaciones similares en el pasado. Dichos registros
son prueba de un conocimiento colectivo de la organización sobre los
procedimientos establecidos a los que pueden acceder las personas que participan
en el proceso.

6. Los documentos sirven como material de capacitación

Con la disponibilidad de una traducción tangible de cómo se supone que deben
hacerse las cosas en una organización, los nuevos empleados básicamente tienen
acceso a materiales que les ayudarían mientras se preparan para sus nuevos
trabajos.
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7. Los documentos son una oportunidad para analizar

La documentación de los procesos da la oportunidad de comprender el
conocimiento utilizado en el diseño o rediseño de las mejores prácticas dentro de
la empresa.

Esta es una gran herramienta que se puede utilizar para reflexionar sobre si ciertos
procesos y decisiones fueron eficaces o perjudiciales, hasta cierto punto, para el
negocio.

8. Posibilita la monitorización de los niveles de servicio

La retroalimentación de los clientes son herramientas poderosas para ver si la
compañía ha sido consistente o no con el tipo de servicio que prometieron a sus
clientes. Con suficientes datos, se pueden crear acciones correctivas rápidas para
ciertos problemas.

9. La documentación de los procesos permite realizar mejoras

Deconstruir los procesos en subprocesos y asignarlos a un nivel de actividad a
través de un escrutinio cuidadoso permitirá comprobar mejor los problemas. Al
examinar los procesos de puntuación a gran escala desde un punto de vista
estratégico, se podrán volver a diseñar y reestructurar los procesos para lograr una
mayor eficiencia.

10. La documentación dirige y redirige los objetivos.

La documentación permitirá predecir el crecimiento y saber hacia dónde se dirige
exactamente. Esto significa que habrá menos situaciones de “golpe y error” para
lograr los objetivos.

 Cuál es la importancia de los documentos a nivel empresarial.

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de
empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan
para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de
la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documento.

La importancia del documento es que es algo que en su momento ha sido tangible,

que recoge un hecho concreto que podemos conocer en la actualidad y, de la
misma manera, podemos guardar todo tipo de documentación hoy día para que en
nuestras futuras generaciones sepan y se informen de cómo era nuestra sociedad.