ACTIVIDAD 4

Informe parte 1 y 2

Planeación y organización

PRESENTADO POR:
Valentina Diaz Mórelo ID:884018

ASIGNATURA
Procesos administrativos
NRC 50-663

DOCENTE
Mauricio Villalba Charry

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Girardot-Cundinamarca
2023
Parte 1
• ¿Cuál es la importancia de identificar la planeación como parte del proceso administrativo?
La planeación es fundamental porque permite generar objetivos a corto y a largo plazo y qué
debemos hacer para alcanzarlos. Por ende, mejora nuestro nivel organizacional, funcional y
operacional al permitir coordinar actividades, estrategias, recursos que ayuden a disminuir los
riesgos e incertidumbre con el fin de garantizar el éxito.
• ¿Cómo crear valor desde la planeación estratégica?
Crear valor a una empresa consiste en mejorar cualquier elemento que conforme la planeación
estratégica, como por ejemplo las estrategias de comunicación y servicio al cliente, la innovación de
un producto o servicios y la preparación para afrontar situaciones únicas. El valor agregado es de
gran utilidad tanto para las empresas como para los clientes. Dar este servicio extra: una empresa,
puede aumentar sus ingresos y las ganancias al atraer a nuevos clientes y mantener a los actuales.
1. Caracterice la empresa que seleccionó, abordando su sector económico, su oferta

 comercial y sus dinámicas productivas.

 Empresa de farmacéuticos (Droguería).
 Sector económico: industria farmacéutica.
 Oferta comercial: medicamentos de venta libre en la modalidad de fórmula médica o libre
dispensación.
 Dinámicas productivas: atención al público por teléfono celular o vía WhatsApp, vallas
publicitarias, tarjetas de presentación, perifoneo y volantes con el fin de atraer clientes.

Droguería Mega Éxito

La empresa de Droguería Mega Éxito se creó en el año 2018 dándose a conocer en el municipio de
Acacias Meta, posicionándose en el sector terciario. Nuestra organización, está dedicada a ofrecer
medicamentos de venta en la modalidad de formula médica o libre dispensación como una
microempresa independiente.
Su historia empezó en Acacias cuando Fernando Garzón García decidió fundar una microempresa
encargada de la venta de medicamentos de alta demanda en el ámbito de salud autorizados por el
Invima y el Ministerio de Salud, además de otros implementos como ortopédicos de baja demanda y
cosméticos para el uso personal del cliente. Con el paso del tiempo, la organización fue creciendo
hasta llegar a ser una de las mejores microempresas del municipio.
Cabe decir que, nuestra empresa está ubicada en la Cra 18N°10-36 B del Barrio Las Ferias en
Acacias, está cuenta con toma de tensión arterial, el elemento de la báscula y el servicio de
inyectología bajo prescripción médica.
Además de ello, tiene a 2 empleados con la suficiente experiencia laboral en el sector económico y
posee una instalación adecuada con sus implementos de seguridad para laborar.
La oferta comercial que se maneja en la microempresa es la atención al público de manera
presencial en jornada continua o por teléfono celular y línea WhatsApp en determinados horarios.
Se debe mencionar que, a través de estos canales, se envían fotografías del producto qué está
solicitando para que el cliente tenga la certeza de lo que necesita. Por otro lado, manejamos vallas
publicitarias, tarjetas de presentación, perifoneo y volantes en el municipio con el fin de atraer
clientes.

2. Construya la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) de

la organización.

FORTALEZAS AMENAZAS
 Tarifas bajas y competitivas.  Competencia.

 El personal capacitado genera  Apertura de más droguerías en el

confianza en los clientes. pueblo.

 Atención telefónica y virtual que  Apertura de negocios como el D1 o

facilita la comunicación a distancia. ARA, los cuales están vendiendo cosas
que también ofrecemos en la
 Ser promotores del uso racional de droguería.
medicamentos.
 No se cuenta con una base de, datos de
 Se realizan promociones, para darle los clientes que más compran en la
rotación a los productos. droguería.
  Contribuir a la sostenibilidad del
sistema sanitario.

OPORTUNIDADES
 Jornadas de salud para contribuir a
mejorar la salud de la comunidad.
 Convenios con el Estado para la
distribución de medicamentos a los
policías y a los profesores.
DEBILIDADES
 No se cuenta con servicio 24horas.
 No hay programas de motivación y
evaluación del personal.
 Falta de servicio a domicilio.

 El proveedor mayoritario de la  No cuenta con una página web ni redes

droguería es una cooperativa y esta
maneja precios bajos.
 Desarrollar programas para mayor
capacitación a los empleados.
sociales donde los clientes puedan ver
si venden los productos que necesitan
adquirir.

3. Explique el proceso de planeación y el direccionamiento estratégico que adelanta la

compañía.
Planteamiento estratégico
Misión
Prestar y brindar soluciones para las necesidades de nuestros clientes. Satisfacer los requerimientos
de nuestros clientes y proveedores mediante la comercialización de productos farmacéuticos y
populares, garantizando la calidad, eficiencia y competitividad, asegurando el crecimiento personal,
profesional y económico de nuestra empresa, así como el bienestar de la comunidad.
Visión
Ser una empresa en continuo crecimiento profesional para la satisfacción de nuestros clientes,
orientándose a una atención personalizada, y en continua búsqueda de los productos que mejor se
adecuen a sus necesidades, ofreciendo la mejor calidad y bienestar.
Objetivos

 Alcanzar un posicionamiento en el mercado.

 Lograr reconocimiento de la marca.
 Expandir "Droguería Mega Éxito" en el mercado nacional.
 Lograr una atención de calidad y eficacia para nuestros clientes.
Principios:

 Integridad.
 Honestidad.
 Confianza.
  Responsabilidad.
 Trabajo en equipo.
 Excelencia.
Análisis del mercado
Análisis del entorno empresarial
Actualmente, existe una gran demanda por acudir a diferente clientela en la zona de Acacias-Meta
en particular, por ser un sector con bastantes droguerías, existen diferentes establecimientos que
prestan el mismo servicio a los habitantes que residen o acuden a este lugar. El nivel de
competencia es alto en este sector, al existir una gran cantidad de microempresas que se dedican a la
misma actividad económica, los clientes suelen elegir el que mejor beneficio les ofrece en cuestión
de atención, calidad de productos y servicios, existe un alto poder de negociación de los clientes con
respecto a este sector.
Estrategia de distribución
Venta directa: estamos ubicados en un área comercial. Teniendo en cuenta que, en el sector hay
varias microempresas con el mismo desarrollo económico buscamos estar en el promedio de ellos,
sin perder de vista nuestros objetivos y ofrecer siempre un valor agregado a nuestro producto.
Manejo de devoluciones y/o garantía: en dado caso que llegue a presentarse esta situación con
alguno de nuestros clientes, la empresa estará en la obligación de escuchar y resolver
adecuadamente los inconvenientes presentados.
4. Proponga un plan de acción, de acuerdo con lo identificado en la matriz DOFA, para
optimizar la planeación estratégica de la empresa.
De acuerdo con lo identificado en la matriz DOFA, para optimizar la planeación estratégica de la
empresa, realizaremos reuniones semanales con todos los miembros del equipo con la idea de
maximizar las ventas ya que tenemos muchas competencias en el mercado lo cual nos genera
puntos negativos, buscaremos proveedores que nos ofrecen más variedad de medicamentos
certificados con registro Invima para así tener mayor variedad de productos.
Además de ello, se consolidará un equipo de trabajo capacitado en el tema de salud en la actualidad,
promoviendo las ventas, elevando la comunicación efectiva y desarrollando una mejor atención al
cliente. Con el fin de formar un equipo de trabajo donde prevalezca el pensamiento creativo y la
participación caracterizado por el nivel de comunicación entre los miembros del equipo; para poder
ofrecer al usuario una atención óptima en donde el cliente perciba que se entiende su necesidad y
que como droguería de confianza le brindaremos toda la ayuda posible.

A mejorar Detalle Tiempo Observaciones

La competencia laboral
Implementación de Pagar por valla 16 de noviembre del Con esto se espera
publicidad e inicio de publicitaria, tarjetas 2023. tener unos costos
proyecto para lograr de presentación, inferiores a 400.000
reconocimientos. páginas en las redes para que no afecten
sociales y perifoneo nuestra planeación del
para aumentar la presupuesto.
publicidad de la
empresa.
 RIESGO DE AGOTAMIENTO DE MEDICAMENTOS
Buscar nuevos Se buscarán nuevos 16 de noviembre del Con esto se espera
proveedores estables. proveedores y 2023 tener medicamentos
acuerdos con los regulados a un buen
proveedores que ya costo reduciendo los
tenemos para gastos.
conseguir materiales
fijos y reducir al 80%
el riesgo de tener un
desabastecidos de
implementos.
Servicio 24 horas
Implementación de Ofrecer un turno de 16 de diciembre 2023 Con esto se espera
turnos de 12 horas 12 horas que aplicará tener un aumento de
entre los trabajadores desde las 6 pm hasta ingresos de un 30%.
para abarcar tanto el las 6 am en donde
día y la noche el mediante una rejilla
servicio de la pequeña se atenderá a
droguería. todos los usuarios que
necesiten el servicio
de venta de
medicamentos.
Domicilios gratis
Implementación de Ofrecer a nuestra 16 de enero de 2024 Lo que se busca es
servicio de domicilios clientela más estables motivar a nuestros
a nuestros clientes la oportunidad de clientes a seguir
fieles. contar con domicilios realizando compras en
gratis para darle ese nuestra droguería.
plus de exclusividad y
para nuestra demás
clientela cuando el
valor de la compra es
mayor a 100 mil
pesos el domicilio es
totalmente gratis.

5. Elabore un presupuesto para subsanar las debilidades y amenazas identificadas en la

matriz.

Ingresos mensuales Costos fijos Compra de materiales Gastos imprevistos

20.000.000 Pago de nómina: -Valla publicitaria: -Caja menor para
2.800.000 200.000 arreglos locativos:
50 0.000
-Servicios públicos: -Perifoneo:
1.000.000 100.000

-Compra de -Tarjetas de
mercancía: presentación de la
8.000.000 Droguería: 100.000
 -Domiciliario:
1.000.000

-Trabajador turno de
nocturno: 1.600.000
Este presupuesto se realizó con el fin de subsanar las debilidades y amenazas que se detectó en la
microempresa en los cuales se observa que se invertirá en publicidad y personal para cubrir las
necesidades y falencias que se está presentando en la Droguería, el cual haciendo el consolidado se
tendrá una ganancia mensual de $4.700.000.

Parte 2

1. Explique la estructura de mando de la organización que seleccionó.

La estructura de la Droguería Mega Éxito está conformada por 6 sectores con el fin de tener una
buena organización:

 Dirección general: el titular de la Droguería, se encargará de estructurar el plan estratégico

y coordinará mensualmente las acciones. Su función parte de marcar objetivos tras haber
realizado un DOFA. En relación con el equipo, debe coordinarse, proveer las herramientas
necesarias, y mediante la organización de reuniones semanales ser capaz de analizar y
resolver quejas.
 Administrador: encargado de gestionar la parte de contabilidad y administración de la
farmacia, lo que necesariamente requiere de mucha implicación con otros departamentos
para funcionar correctamente. Sus responsabilidades serían entre otras, controlar el arqueo
de caja y el cambio en cada cajón, la facturación, el control de los abonos y el
mantenimiento de fichas de proveedores.

 Almacén: la persona o personas encargadas de este departamento deben ser capaces de

controlar tanto los stocks del almacén como lo de la exposición, teniendo en cuenta no solo
el número de unidades, sino también su reposición y la correcta ubicación de los mismos.
El correcto funcionamiento del departamento, el control del stock con máximos y mínimos
y la actualización de base de datos, son tareas que requieren precisión.

 Área comercial: quienes formen parte de este departamento, controlarán las acciones de
venta por categorías y la coordinación del equipo de ventas, además, como objetivo de
partida deben realizar un plan de marketing y campañas, paso fundamental para poder
definir las acciones comerciales a desarrollar en la Farmacia y plantear el desarrollo de
promociones, con las que se va a acompañar dicho plan.

 Área de compras: en su lista de tareas figura la gestión de las compras, tanto las directas
como las diarias, teniendo como último objetivo, trabajar con presupuestos según una
 estrategia de compras del producto recomendado, producto promocional y producto
estratégico. Es necesario un carácter analítico que permita implantar un sistema de precios
máximos asegurando la rentabilidad, pero también habilidades sociales para el momento en
el que se tenga que tratar con los proveedores.

 Área de venta: este es el departamento más cercano al cliente, hablamos de los encargados
del consejo farmacéutico y de la profesionalización de la farmacia, consiguiendo mejorar la
imagen de marca a través de la calidad de los servicios que se ofrecen, teniendo como parte
de sus responsabilidades la documentación de las intervenciones y de suplir de información
al paciente, además de encargarse del correcto funcionamiento de la Droguería.

2. Analice la actual estructura organizacional de la empresa, abordando ventajas y

limitaciones

VENTAJAS

 Mayor durabilidad empresarial: al no crear una planeación estratégica muchas

empresas se han visto en la obligación de cerrar sus puertas.

 Se cuenta con personal calificado en su área de trabajo.

 Por ser poco personal es más fácil supervisar que todos trabajen correctamente.

 El énfasis en la innovación puede llevar ideas que mantengan a la organización por

competencia frente a las demás droguerías.

 El logro de los objetivos es compartido entre los dueños y empleados.

LIMITACIONES

 Requiere que existan buenas relaciones interpersonales en toda la organización.

 Requiere una descripción muy clara de los objetivos y un adecuado manejo de

las actividades diarias para lograr que la droguería sea la número 1 del sector.

 Falta de personal para cubrir a todos los clientes.

 Falta de recursos económicos para lograr las metas.

 3. Proponga una serie de cambios para optimizar la estructura organizacional de la
empresa.

 Mantenerse abierto a todas las posibilidades: es importante que una empresa que no
tenga una estructura organizacional, sea implementada de manera inmediata. Se debe
procurar que toda mejora sea continua, puesto que los empleados deben ser conscientes de
su labor dentro de la empresa para que así tengan mayor motivación.

 Definir una línea de autoridad: la cadena de mando es la más importante dentro de la

estructura de la empresa. Se busca que fluya desde la alta dirección hasta los puestos más
bajos, definiendo a quién hay que dirigirse según el tema tratado.

 Establecer un manejo de control: es un asunto fundamental en una estructura

organizacional, puesto que, está influido por el tamaño de la empresa y el nivel de
centralización. Mientras existan más empleados controlados por el mando directivo, se
tendrá un mayor margen de control.

 Toma en cuenta el grado de especialización que necesite tu empresa: las tareas deben
estar distribuidas en distintos niveles. Si los empleados tienen conocimiento de una tarea en
especial, estos serán expertos en dicha tarea asignada.


4. Justifique los aportes que brinda su propuesta, en relación con los procesos
productivos, comerciales y financieros de la empresa.

 Productivos
En relación con los procesos productivos de la empresa ayuda a mejorar y tener mejor control en las
ventas que genera nuestra droguería con la ayuda de la estructura organizacional escogida, ya que
permite lograr la misión, visión y los objetivos de por qué se creó la droguería.

 Comerciales
Los procesos comerciales facilitan la interacción entre la empresa y el cliente permitiéndonos cerrar
una venta y darle al comprador lo que buscaba, todo esto se puede realizar con una serie de pasos
que lleva el proceso comercial con el objeto de lograr un buen servicio y atención al cliente para así
mejorar la imagen de la microempresa.

 Financieros
Cuando nos referimos a los procesos financieros estamos haciendo énfasis en aquello que podemos
obtener en beneficio monetario y de bienes para nuestra droguería, los cuales son aquellos activos
que ingresan diariamente por la venta de mercancías que a su vez hace subir el capital de nuestra
compañía y esto lo podemos realizar por medio de la planificación financiera, la elaboración de
presupuestos y la gestión del flujo de caja.
Referencias
 Bernal, C. A., y Sierra, H. D. (2017). Proceso administrativo para las organizaciones del
siglo XXI (3ra. ed.). Pearson. http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/?il-
6926&pg=3

 Robbins, S. P. y Coulter, M. (2018). Administración (13.a ed.). Pearson.https://www-

ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/?il-6951&pg=2

 Proceso administrativo actividad-3 PDF// 22-agosto-2023.Guía%20Actividad

%203%20Proceso%20Administrativo.pd

 Robbins, S. P., Coulter, M.(2018). Administración. Pearson Educación. https://www-

ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/?il-6951

 Chiavenato, I. (2019), Introducción a la teoria general de la administración. McGraw-Hill.

http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/?il-9167