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Informe parte I -II planeación y organización

Jeison Alejandro López Ayala ID 857621, Diego Fernando Sanabria Herrera ID 866872,

Karol Daniela Uribe ID 864860

Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo, Facultad de Ciencias Administrativas,

Económicas y Contables, Corporación Universitaria Minuto de Dios

NRC: 65-2192: Proceso administrativo

Prof. Paola Jazmín Gómez Suarez

Septiembre 04, 2023

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• ¿Cuál es la importancia de identificar la planeación como parte del proceso

administrativo?

La planeación es fundamental porque permite generar objetivos a corto y a largo

plazo y qué debemos hacer para alcanzarlos. Por ende, mejora nuestro nivel organizacional,
funcional y operacional al permitir coordinar actividades, estrategias, recursos que ayuden a
disminuir los riesgos e incertidumbre con el fin de garantizar el éxito.

• ¿Cómo crear valor desde la planeación estratégica?

Crear valor a una empresa consiste en mejorar cualquier elemento que conforme la
planeación estratégica, como por ejemplo las estrategias de comunicación y servicio al
cliente, la innovación de un producto o servicios y la preparación para afrontar situaciones
únicas. El valor agregado es de gran utilidad tanto para las empresas como para los clientes.
Dar este servicio extra a una empresa, puede aumentar sus ingresos y las ganancias al atraer a
nuevos clientes y mantener a los actuales.

1. Caracterice la empresa que seleccionó, abordando su sector económico, su oferta

comercial y sus dinámicas productivas.

Empresa de farmacéuticos (Droguería).

Sector económico: industria farmacéutica.

Oferta comercial: medicamentos de venta libre en la modalidad de fórmula médica o

libre dispensación.

Dinámicas productivas: atención al público por teléfono celular o vía whatsApp,

vallas publicitarias, tarjetas de presentación, perifoneo y volantes con el fin de atraer clientes.

Droguería Mega Éxito

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La empresa de Droguería Mega Éxito se creó en el año 2018 dándose a conocer en el

municipio de Acacias Meta, posicionándose en el sector terciario. Nuestra organización, está
dedicada a ofrecer medicamentos de venta en la modalidad de fórmula médica o libre
dispensación como una microempresa independiente.

Su historia empezó en Acacias cuando Fernando Garzón García decidió fundar una
microempresa encargada de la venta de medicamentos de alta demanda en el ámbito de salud
autorizados por el Invima y el Ministerio de Salud, además de otros implementos como
ortopédicos de baja demanda y cosméticos para el uso personal del cliente. Con el paso del
tiempo, la organización fue
creciendo hasta llegar a ser una de las mejores microempresas del municipio.

Cabe decir que, nuestra empresa está ubicada en la Cra 18 N° 10-36 B del Barrio Las
Ferias en Acacias, está cuenta con toma de tensión arterial, el elemento de la báscula y el
servicio de inyectología bajo prescripción médica.

Además de ello, tiene a 2 empleados con la suficiente experiencia laboral en el sector

económico y posee una instalación adecuada con sus implementos de seguridad para laborar.

La oferta comercial que se maneja en la microempresa es la atención al público de

manera presencial en jornada continua o por teléfono celular y línea WhatsApp en
determinados horarios. Se debe mencionar que, a través de estos canales, se envían
fotografías del producto qué está solicitando para que el cliente tenga la certeza de lo que
necesita. Por otro lado, manejamos vallas publicitarias, tarjetas de presentación, perifoneo y
volantes en el municipio con el fin de atraer clientes.
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2. Construya la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)

de la organización.

FORTALEZAS
· Tarifas bajas y competitivas.
· El personal capacitado genera
confianza en los clientes.
· Atención telefónica y virtual
que facilita la comunicación a
distancia.
· Ser promotores del uso
racional de medicamentos.
· Se realizan promociones, para
darle rotación a los productos.
· Contribuir a la sostenibilidad
del sistema sanitario.
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AMENAZAS
· Competencia.
· Apertura de más droguerías en
el pueblo.
· Apertura de negocios como el
D1 o ARA, los cuales están vendiendo
cosas que también ofrecemos en la
droguería.
· No se cuenta con una base de
datos de los clientes que más
compran en la droguería.
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OPORTUNIDADES DEBILIDADES

· Jornadas de salud para ● No se cuenta con servicio 24

contribuir a mejorar la salud de la
comunidad.
· Convenios con el Estado para
la distribución de medicamentos a los
policías y a los profesores.
horas.
● No hay programas de motivación
y evaluación del personal.
● Falta de servicio a domicilio.
● No cuenta con una página web ni
redes sociales donde los clientes

· El proveedor mayoritario de la puedan ver si venden los

droguería es una cooperativa y esta productos que necesitan adquirir.

maneja precios bajos.

· Desarrollar programas para

mayor capacitación a los empleados.

3. Explique el proceso de planeación y el direccionamiento estratégico que adelanta la

compañía.

Planteamiento estratégico

Misión

Prestar y brindar soluciones para las necesidades de nuestros clientes. Satisfacer los
requerimientos de nuestros clientes y proveedores mediante la comercialización de productos
farmacéuticos y populares, garantizando la calidad, eficiencia y competitividad, asegurando
el crecimiento personal, profesional y económico de nuestra empresa, así como el bienestar
de la comunidad.
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Visión

Ser una empresa en continuo crecimiento profesional para la satisfacción de nuestros

clientes, orientándose a una atención personalizada, y en continua búsqueda de los productos
que mejor se adecuen a sus necesidades, ofreciendo la mejor calidad y bienestar.

Objetivos

● Alcanzar un posicionamiento en el mercado.

● Lograr reconocimiento de la marca.

● Expandir “Droguería Mega Éxito” en el mercado nacional.

● Lograr una atención de calidad y eficacia para nuestros clientes.

Principios:

● Integridad.
● Honestidad.
● Confianza.
● Responsabilidad.
● Trabajo en equipo.
● Excelencia.

Análisis del mercado

Análisis del entorno empresarial

Actualmente, existe una gran demanda por acudir a diferente clientela en la zona de
Acacias-Meta en particular, por ser un sector con bastantes droguerías, existen
diferentes establecimientos que prestan el mismo servicio a los habitantes que residen o
acuden a este lugar. El nivel de competencia es alto en este sector, al existir una gran cantidad
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de microempresas que se dedican a la misma actividad económica, los clientes suelen elegir
el que mejor beneficio les ofrece en cuestión de atención, calidad de productos y servicios.
Existe un alto poder de negociación de los clientes con respecto a este sector.

Estrategia de distribución

Venta directa: estamos ubicados en un área comercial. Teniendo en cuenta que, en el

sector hay varias microempresas con el mismo desarrollo económico buscamos estar en el
promedio de ellos, sin perder de vista nuestros objetivos y ofrecer siempre un valor agregado
a nuestro producto.

Manejo de devoluciones y/o garantía: en dado caso que llegue a presentarse esta
situación con alguno de nuestros clientes, la empresa estará en la obligación de
escuchar y resolver adecuadamente los inconvenientes presentados.

4. Proponga un plan de acción, de acuerdo con lo identificado en la matriz DOFA,

para optimizar la planeación estratégica de la empresa.

De acuerdo con lo identificado en la matriz DOFA, para optimizar la planeación

estratégica de la empresa, realizaremos reuniones semanales con todos los miembros del
equipo con la idea de maximizar las ventas ya que tenemos muchas competencias en el
mercado lo cual nos genera puntos negativos, buscaremos proveedores que nos ofrecen más
variedad de medicamentos certificados con registro Invima para así tener mayor variedad de
productos.

Además de ello, se consolidará un equipo de trabajo capacitado en el tema de salud

en la actualidad, promoviendo las ventas, elevando la comunicación efectiva y desarrollando
una mejor atención al cliente. Con el fin de formar un equipo de trabajo donde prevalezca el
pensamiento creativo y la participación caracterizado por el nivel de comunicación entre los
miembros del equipo; para poder ofrecer al usuario una atención óptima en donde el cliente
perciba que se entiende su necesidad y que como droguería de confianza le brindaremos toda
la ayuda posible.
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A MEJORAR DETALLE TIEMPO OBSERVACI

ONES

LA COMPETENCIA LABORAL

Implementación de Pagar por valla publicitaria, 1 de Con esto se

publicidad e inicio de tarjetas de presentación, noviembre espera tener
proyecto para lograr páginas en las redes del 2023. unos costos
reconocimientos. sociales y perifoneo para inferiores a
aumentar la publicidad de 400.000 para
la empresa. que no afecten
nuestra
planeación del
presupuesto.

RIESGO DE AGOTAMIENTO DE MEDICAMENTOS

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Buscar nuevos proveedores Se buscarán nuevos 1 de Con esto se

estables. proveedores y acuerdos noviembre espera tener
con los proveedores que ya del 2023 medicamentos
tenemos para conseguir regulados a un
materiales fijos y reducir buen costo
al 80% el riesgo de tener reduciendo los
un desabastecidos de gastos.
implementos.

SERVICIO 24 HORAS

Implementación de turnos Ofrecer un turno de 12 horas 1 de Con esto se

de 12 horas entre los que aplicará desde las 6 pm diciembre espera tener un
trabajadores para abarcar hasta las 6 am en donde 2023 aumento de
tanto el día y la noche el mediante una rejilla pequeña ingresos de un
servicio de la droguería. se atenderá a todos los 30 %
usuarios que necesiten el
servicio de venta de
medicamentos.
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DOMICILIOS GRATIS

Implementación de servicio Ofrecer a nuestra clientela 1 de enero Lo que se busca

de domicilios a nuestros
clientes fieles.
más estables la oportunidad de 2024 es motivar a
de contar con domicilios nuestros
gratis para darle ese plus de clientes a seguir
exclusividad y para nuestra realizando
demás clientela cuando el compras en
valor de la compra es mayor nuestra
a 100 mil pesos el domicilio droguería.
es totalmente gratis.

5. Elabore un presupuesto para subsanar las debilidades y amenazas identificadas en

la matriz.

Ingresos Gastos fijos Compra de Gastos imprevistos

mensuales materiales

20.000.000 -Pago de nómina: -Valla publicitaria: -Caja menor para

2.800.000 200.000 arreglos locativos:
50 0.000
-Servicios públicos: -Perifoneo: 100.000
1.000.000
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-Tarjetas de
-Compra de mercancía: presentación de la
8.000.000 Droguería: 100.000

-Domiciliario:
1.000.000

-Trabajador turno de
nocturno: 1.600.000

Este presupuesto se realizó con el fin de subsanar las debilidades y amenazas que se
detectó en la microempresa en los cuales se observa que se invertirá en publicidad y personal
para cubrir las necesidades y falencias que se está presentando en la Droguería, el cual
haciendo el consolidado se tendrá una ganancia mensual de $4.700.000.

6. Explique la estructura de mando de la organización que seleccionó.

La estructura de la Droguería Mega Éxito está conformada por 6 sectores con el fin de
tener una buena organización:

● Dirección general: el titular de la Droguería, se encargará de estructurar el

plan estratégico y coordinará mensualmente las acciones. Su función parte de marcar
objetivos tras haber realizado un DOFA. En relación con el equipo, debe coordinarse, proveer
las herramientas necesarias, y mediante la organización de reuniones semanales ser capaz de
analizar y resolver quejas.

● Administrador: encargado de gestionar la parte de contabilidad y

administración de la farmacia, lo que necesariamente requiere de mucha implicación con
otros departamentos para funcionar correctamente. Sus responsabilidades serían entre otras,
controlar el arqueo de caja y el cambio en cada cajón, la facturación, el control de los abonos
y el mantenimiento de fichas de proveedores.
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● Almacén: la persona o personas encargadas de este departamento deben ser

capaces de controlar tanto los stocks del almacén como lo de la exposición, teniendo en
cuenta no solo el número de unidades, sino también su reposición y la correcta ubicación de
los mismos. El correcto funcionamiento del departamento, el control del stock con máximos
y mínimos y la actualización de base de datos, son tareas que requieren precisión.

● Área comercial: quienes formen parte de este departamento, controlarán las

acciones de venta por categorías y la coordinación del equipo de ventas, además, como
objetivo de partida deben realizar un plan de marketing y campañas, paso fundamental para
poder definir las acciones comerciales a desarrollar en la Farmacia y plantear el desarrollo de
promociones, con las que se va a acompañar dicho plan.

● Área de compras: en su lista de tareas figura la gestión de las compras, tanto

las directas como las diarias, teniendo como último objetivo, trabajar con presupuestos según
una estrategia de compras del producto recomendado, producto promocional y producto
estratégico. Es necesario un carácter analítico que permita implantar un sistema de precios
máximos asegurando la rentabilidad, pero también habilidades sociales para el momento en el
que se tenga que tratar con los proveedores.

● Área de venta: este es el departamento más cercano al cliente, hablamos de

los encargados del consejo farmacéutico y de la profesionalización de la farmacia,
consiguiendo mejorar la imagen de marca a través de la calidad de los servicios que se
ofrecen, teniendo como parte de sus responsabilidades la documentación de las
intervenciones y de suplir de información al paciente, además de encargarse del correcto
funcionamiento de la Droguería.

7. Analice la actual estructura organizacional de la empresa, abordando ventajas y

limitaciones
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VENTAJAS
● Se cuenta con personal calificado en su área de trabajo.

● Mayor durabilidad empresarial: al no crear una planeación estratégica muchas

empresas se han visto en la obligación de cerrar sus puertas.

● Por ser poco personal es más fácil supervisar que todos trabajen
correctamente.

● El logro de los objetivos es compartido entre los dueños y empleados.

● El énfasis en la innovación puede llevar ideas que mantengan a la

organización por competencia frente a las demás droguerías.

LIMITACIONES

● Requiere que existan buenas relaciones interpersonales en toda la

organización.

● Requiere una descripción muy clara de los objetivos y un adecuado manejo de

las actividades diarias para lograr que la droguería sea la número 1 del sector.

● Falta de personal para cubrir a todos los clientes.

● Falta de recursos económicos para lograr las metas.

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8. Proponga una serie de cambios para optimizar la estructura organizacional de la

empresa.
● Mantenerse abierto a todas las posibilidades: es importante que una
empresa que no tenga una estructura organizacional, sea implementada de manera inmediata.
Se debe procurar que toda mejora sea continua, puesto que los empleados deben ser
conscientes de su labor dentro de la empresa para que así tengan mayor motivación.

● Definir una línea de autoridad: la cadena de mando es la más importante

dentro de la estructura de la empresa. Se busca que fluya desde la alta dirección hasta los
puestos más bajos, definiendo a quién hay que dirigirse según el tema tratado.

● Establecer un manejo de control: es un asunto fundamental en una

estructura organizacional, puesto que, está influido por el tamaño de la empresa y el nivel de
centralización. Mientras existan más empleados controlados por el mando directivo, se tendrá
un mayor margen de control.

● Toma en cuenta el grado de especialización que necesite tu empresa: las

tareas deben estar distribuidas en distintos niveles. Si los empleados tienen conocimiento de
una tarea en especial, estos serán expertos en dicha tarea asignada.

9. Justifique los aportes que brinda su propuesta, en relación con los procesos
productivos, comerciales y financieros de la empresa.

● Productivos

En relación con los procesos productivos de la empresa ayuda a mejorar y tener mejor
control en las ventas que genera nuestra droguería con la ayuda de la estructura
organizacional escogida, ya que permite lograr la misión, visión y los objetivos de por qué se
creó la droguería.
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● Comerciales
Los procesos comerciales facilitan la interacción entre la empresa y el cliente
permitiéndonos cerrar una venta y darle al comprador lo que buscaba, todo esto se
puede realizar con una serie de pasos que lleva el proceso comercial con el objeto de lograr
un buen servicio y atención al cliente para así mejorar la imagen de la microempresa.

● Financieros
Cuando nos referimos a los procesos financieros estamos haciendo énfasis en aquello
que podemos obtener en beneficio monetario y de bienes para nuestra droguería, los cuales
son aquellos activos que ingresan diariamente por la venta de mercancías que a su vez hace
subir el capital de nuestra compañía y esto lo podemos realizar por medio de la planificación
financiera, la elaboración de presupuestos y la gestión del flujo de caja.

Referencias

Bernal, C. A., y Sierra, H. D. (2017). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo
XXI (3ra. ed.). Pearson. http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/?
il=6926&pg=3

Robbins, S. P. y Coulter, M. (2018). Administración (13.a ed.). Pearson.

https://www-ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/?il=6951&pg=2

Proceso administrativo actividad – 3 PDF.// 22-agosto-2023.

Guía%20Actividad%203%20Proceso%20Administrativo.pd

Robbins, S. P., Coulter, M.(2018). Administración. Pearson Educación. https://www-

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Chiavenato, I. (2019). Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill.

http://www.ebooks7-24.com.ezproxy.uniminuto.edu/?il=9167