Documentación de Procesos

Especificación de Manual de Usuario: Guía para la elaboración d

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15/07/2022
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Especificación de Manual de Usuario: Guía para la
elaboración de una presentación ejecutiva

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Angelo Edwin Santibañez
0.1 Inicio de manual de operaciones
Alvarez

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Especificación de Manual de Usuario: Guía para la
elaboración de una presentación ejecutiva

Tabla de Contenido
1. Introducción......................................................................................................................................... 4
1.1 Referencias..................................................................................................................................... 4

2. Guía para la elaboración de una presentación ejecutiva.....................................................................4

2.1 Breve descripción........................................................................................................................... 4

3. Actores................................................................................................................................................. 4

4. Guía para la elaboración de una presentación ejecutiva.....................................................................5

4.1 Cómo crear presentaciones ejecutivas.................................................................................................. 5

4.2 ¿Cuándo hacer una presentación ejecutiva?........................................................................................ 5

5. Consejos para lograr el éxito de tu presentación.................................................................................6

6. Condiciones Posteriores...................................................................................................................... 9

7. Requerimientos no funcionales............................................................................................................ 9

8. Formato para la presentación.............................................................................................................. 9

9. Formato compromisos generados (Minuta)......................................................................................... 9

10. Firmas de los representantes de cada área de BLANCA CAPITAL...................................................10

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elaboración de una presentación ejecutiva

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1. Introducción

En Blanca Capital, una presentación ejecutiva es una actualización o propuesta sucinta que puedes
hacer en algún momento de tu carrera profesional. Por lo general, las presentaciones para ejecutivos se
diferencian de las presentaciones estándar por su audiencia: estas presentaciones están dirigidas a los
ejecutivos de nivel directivo dentro de nuestra estructura organizacional.

Abreviaturas o
Descripción de las abreviaturas y/o acrónimos
acrónimos

1.1 Referencias

Resultados del equipo de trabajo del departamento a cargo.

2. Guía para la elaboración de una presentación ejecutiva

2.1 Breve descripción

Las presentaciones ejecutivas son una modalidad de las presentaciones profesionales que ocurren en
las empresas. Se trata de un tipo de presentación de carácter breve que busca exponer una idea de
trabajo de manera concisa. Suele darse tanto en el ámbito de la alta dirección como en otros estamentos
de la empresa. Las presentaciones ejecutivas pueden ser muy diversas debido al gran abanico de temas
que pueden abordar. Sirven para presentar ideas de trabajo, proyectos e incluso informes ejecutivos,
definiciones, acrónimos y abreviaturas

3. Actores

- Dirección General
- Administración y Finanzas
- Comercial
- Jurídico
- Factor Humano y TI
- Proyectos y Construcción

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4. Guía para la elaboración de una presentación ejecutiva

4.1 Cómo crear presentaciones ejecutivas

Estas presentaciones son una herramienta de trabajo para comunicar a compañeros y superiores
información relacionada con el negocio. La clave de la presentación es adecuar el mensaje que vamos a
transmitir a nuestra audiencia, si el público al que estamos exponiendo la idea no entiende lo que
decimos todo el esfuerzo no habrá valido para nada.

Hay algunas preguntas clave que los profesionales deben tratar de responder al hacer presentaciones
ejecutivas, independientemente del propósito de la presentación, entre ellas las siguientes:

¿Por qué estás ahí? Es importante tener claro el propósito de la presentación ante los ejecutivos. El
objetivo es ayudarles a entender por qué se presenta ante ellos en el primer o segundo minuto de la
presentación. De este modo, podrá atraer a los ejecutivos y mantenerlos interesados en lo que tiene que
decir.

¿Por qué es importante esta información? Para ayudar a un ejecutivo a tomar una decisión, debe
explicar explícitamente por qué la información que presenta es importante para él. Intente destacar la
importancia de lo que está diciendo: esto puede ayudarles a reconocer la importancia de su propuesta o
actualización, lo que les permitirá mantenerse centrados en la presentación en lugar de distraerse
tratando de entenderla.

¿Cuál es el trasfondo de este proyecto? Es posible que los ejecutivos tengan que asistir a docenas de
presentaciones cada día, dependiendo de su función exacta o del estado de su organización. Por lo
tanto, pueden confundir fácilmente los detalles sobre proyectos específicos. Para evitar confusiones al
hablar de su proyecto, proporciona algunos detalles breves y contextuales antes de entrar en el
contenido fundamental de la presentación.

¿Qué actualización o propuesta tiene? Su propuesta o actualización suele ser la parte más importante
de su presentación. Por ello, debe ser lo más claro posible al hablar de su actualización o propuesta.
Debe orientar a los ejecutivos para que comprendan el valor de su actualización o propuesta, de modo
que puedan entender cómo procesar dicha información.

¿Cómo avanzará este proyecto? Al concluir su presentación, debes estar preparado para discutir los
próximos pasos con su audiencia ejecutiva. Estos próximos pasos deben ser grandes elementos de
acción que existen en una línea de tiempo más amplia. Para atraer a los ejecutivos, intente utilizar
medidas cuantificables para hablar de sus progresos y de los objetivos futuros del proyecto.

¿Y si te enfrentas a la resistencia? Es importante prepararse para hacer frente a la resistencia en su

presentación ejecutiva. Es posible que los directivos intenten diseccionar tu propuesta o actualización,
plantear una discrepancia y oponerse a que tu proyecto siga adelante. Sin embargo, incluso con esto,
debes ser capaz de mantener el equilibrio y defender tu proyecto. Por lo tanto, intente presentar planes y
soluciones alternativas para demostrar su capacidad de recalibrar cuando sea necesario.

4.2 ¿Cuándo hacer una presentación ejecutiva?

Es posible que tenga que hacer una presentación ejecutiva en momentos de su carrera en los que tenga
que proporcionar a los líderes de la organización información actualizada sobre el progreso de un

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proyecto. Además, es posible que tengas que hacer una presentación ejecutiva si estás haciendo una
propuesta para una nueva iniciativa o proyecto empresarial.

Realizar una presentación ejecutiva con éxito puede significar que su proyecto reciba financiación y siga
adelante con el apoyo de los líderes de la organización, lo que significa que este tipo de esfuerzos
pueden ser algo de alta presión. En ambas situaciones, el objetivo de la presentación debe ser presentar
a los ejecutivos información nueva y relevante que les ayude a tomar decisiones importantes sobre el
futuro del proyecto.

5. Consejos para lograr el éxito de tu presentación

Aunque los pasos que dé para realizar una presentación ejecutiva con éxito pueden variar en función de
su función exacta, su proyecto, su organización y su relación con los profesionales ejecutivos, hay
algunos principios fundamentales que debe seguir al abordar esta tarea. He aquí cinco consejos que le
ayudarán a realizar una presentación ejecutiva con éxito:

- Como hacer una presentación ejecutiva exitosa #1

Sé lo más conciso y sucinto posible Al hacer una presentación para ejecutivos, es importante ser lo más
conciso posible. Esto se debe a que los ejecutivos de nivel C tienen agendas repletas de reuniones
similares, lo que significa que pueden tener poco tiempo para ofrecerte durante tu presentación.

Por lo tanto, intenta ser respetuoso con su tiempo y ve al grano de tu presentación de forma rápida y
eficaz. Para ello, debes ser consciente de la información innecesaria y eliminarla de tu presentación. Su
contenido debe servir para un propósito, ser sucinto y ayudar a los ejecutivos a entender fácilmente el
punto.

- Como hacer una presentación ejecutiva exitosa #2

Establezca las expectativas de la presentación con antelación Antes de comenzar su presentación,

deberá informar a los ejecutivos de lo que pueden esperar a medida que avanza. Deberá explicar a su
audiencia cuál será la progresión de la presentación, cuánto tiempo dedicará a cada sección y cuándo
abrirá la presentación a la discusión y las preguntas.

Esto no sólo mantendrá la presentación organizada y en el buen camino mientras hablas, sino que
probablemente te ayudará a evitar las interrupciones de los ejecutivos deseosos de hacer preguntas.

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- Como hacer una presentación ejecutiva exitosa #3

Comience su presentación con un resumen Al principio de su presentación, debe incluir una diapositiva
de resumen. Esta diapositiva debe ofrecer una visión general de los puntos clave que tratará a lo largo
de su presentación.

Un resumen puede ayudar a los ejecutivos a entender mejor el flujo de su presentación. Tenga cuidado
de proporcionar sólo los detalles necesarios en su resumen, ya que podrá ampliarlos más adelante en la
presentación.

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- Como hacer una presentación ejecutiva exitosa #4

Utiliza modelos, cuadros y gráficos inteligibles para explicar tus puntos Para ayudar a los ejecutivos a
entender fácilmente su presentación, debe intentar incluir componentes gráficos como modelos, tablas,
fotos y otros en su paquete de diapositivas.

Estos componentes gráficos pueden complementar fácilmente la discusión que usted presenta y hacer
que la información sea más clara para los ejecutivos que aprenden visualmente. Además, incluir
elementos gráficos profesionales y estéticamente agradables puede ayudarle a legitimarse y a cautivar a
los ejecutivos que, de otro modo, podrían pasar por alto los elementos de visualización de datos.

- Como hacer una presentación ejecutiva exitosa #5

Repasa, revisa y práctica, aunque siempre hay que repasar, revisar y practicar las presentaciones que
se hacen como profesional, es especialmente importante hacerlo cuando se prepara una presentación
para ejecutivos.

Este tipo de presentaciones pueden ser de alto riesgo y estar estrechamente ligadas a tu crecimiento
profesional, por lo que debes tratar de tomarte en serio estas oportunidades.

Mientras redactas tu presentación, intenta crear tu paquete de diapositivas y escribir los puntos de
discusión correspondientes sobre los que hablarás a medida que avances en la reunión.

A partir de aquí, revisa tu trabajo y examínalo detenidamente en busca de errores. Si identificas algún
error, asegúrate de corregirlo antes del día de tu presentación. Una vez que hayas revisado y corregido
tu presentación, deberías practicar cómo hacerla de principio a fin unas cuantas veces. Puede pedir a un
colega o amigo de confianza que haga de público ejecutivo de prueba para prepararse a fondo.

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6. Condiciones Posteriores

Generar compromisos con una fecha determinada y evidencia del cumplimiento a la siguiente junta
presentada.

7. Requerimientos no funcionales

N/A

8. Formato para la presentación

9. Formato compromisos generados (Minuta)

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10. Firmas de los representantes de cada área de BLANCA CAPITAL

Departamento Nombre del responsable Firma

Dirección General

Comercial y Marketing

Administración y Finanzas

Jurídico

Recursos Humanos

Obra y construcción

TI

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