Ejemplo de procedimiento de comunicación

En este ejemplo de procedimiento de comunicación no se tiene en

cuenta el procedimiento de participación y consulta con el cual debe
contar la organización, en algunas empresas, se genera un solo
procedimiento llamado: Procedimiento de comunicación, participación y
consulta.

P-SST-018 – VERSIÓN 1-20170705

DUMBOX INC
Procedimiento de comunicación

EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa en

Dumbox Inc.
2. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Dumbox Inc cuenta con los siguientes mecanismos de comunicación.

 Carteleras: Ubicadas en sitios accesibles de la empresa, buscan

dar a conocer el SG-SST a trabajadores, contratistas y visitantes.
Entre otros, se pueden encontrar documentos como: políticas de la
empresa, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y
reglamentos.
 Correo electrónico: El correo electrónico será utilizado como
comunicación oficial externa con clientes y proveedores y como
mecanismo de comunicación con los empleados que tengan
acceso a correo electrónico corporativo.
 Entrega de documentación/información personal: Cuando el
trabajador por sus funciones no tenga acceso a correo electrónico
corporativo, la entrega de información o notificaciones referentes a
seguridad y salud en el trabajo será realizada de forma personal en
papel.
 Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones
y charlas que se realicen en la empresa, serán utilizadas para dar
información que sea de interés para todos los trabajadores. La
 gerencia o quien esta designe podrá convocar reuniones con los
trabajadores y contratistas cuando sea requerido.
 Buzón de participación: Cada trabajador o contratista podrá
realizar las sugerencias sobre seguridad y salud en el trabajo y el
autoreporte de condiciones de trabajo y de salud que crea
oportunas y depositarlas en los buzones físicos o virtuales que
sean establecidos para tal fin por el COPASST, vigía o
administrador de la seguridad y la salud en el trabajo.

3. COMUNICACIÓN

El procedimiento de comunicaciones cambia dependiendo de si es una

comunicación interna o externa.
3.1 COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna es toda la información que debe ser

suministrada a quienes hacen parte de la estructura de la organización,
busca garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y
contratistas. La comunicación a empleados y contratistas debe seguir los
siguientes pasos:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

Se debe crear la
comunicación ya sea
Creación de en medio digital, físico
Administrador del
1 la o los que establezcan Comunicación
SG-SST
comunicación los procedimientos de
la empresa y la
normatividad vigente.

Solicite a la gerencia o
quien esta determine
la aprobación de la
Administrador del
Aprobación comunicación. En el
SG-SST, alta Comunicación
2 de la caso de documentos
dirección o quien aprobada
comunicación en papel, la
esta designe
aprobación implica la
firma autógrafa del
documento.
 La publicación de la
comunicación deberá
Publicación
realizarse usando los Administrador del
3 de la
mecanismos SG-SST
comunicación
disponibles en la
empresa.

Cuando la
normatividad lo
F-SST-002
requiera, se debe
Notificación Administrador del Formato grupal
4 dejar evidencia de que
de entrega SG-SST de entrega de
el trabajador o
documentos
contratista recibió la
comunicación.

3.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

La organización considera comunicación externa a toda aquella

información que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura
de la organización, como entidades de control, organismos
gubernamentales, Administradora de Riesgos Laborales entre otras
partes interesadas.

Para atender solicitudes relacionadas con seguridad y salud en el

trabajo, se debe seguir el siguiente procedimiento.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

El trabajador que reciba

la solicitud de terceros,
Recepción de
1 deberá remitirla a la Todo el personal
la solicitud
gerencia o Administrador
del SG-SST.

La alta dirección o quien

esta designe, realizará el
análisis de la solicitud Alta dirección,
Análisis de la
2 recibida y realizará las Administrador del Comunicación
solicitud
gestiones necesarias SG-SST
para recolectar la
información solicitada.
 Se realizará la creación
de la respuesta a la
Alta dirección,
Creación de solicitud realizada, esta Aprobación de
3 Administrador del
la respuesta debe ser revisada por la comunicación
SG-SST
alta dirección o quien
esta designe

Las respuestas a las

solicitudes serán
enviadas a través del
mismo medio en que
Alta dirección,
Entrega de fueron recibidas o Evidencia de
4 Administrador del
comunicación siguiendo las envío
SG-SST
instrucciones referidas
por el remitente. Una
evidencia de envío debe
ser guardada.

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*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA®. Este ejemplo
de procedimiento de comunicación se realiza con fines educativos en
seguridad y salud en el trabajo.