PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

1. OBJETIVO

Definir la metodología a aplicar, a través de la cual se ejecuta y formaliza la

comunicación, generando participación en ella haciendo uso de los medios de
consulta en todos los contratistas del edificio ANTICA.

2. ALCANCE

Inicia con la comunicación, consulta y participación de los contratistas en las

actividades relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo, con la aplicación y
apropiación de las actividades relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. DEFINICIONES

3.1 COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a

través de diferentes canales.

3.2 CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

3.3 PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que

cada miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan
ideas a un tema propuesto.

3.4 MEDIO: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el

mensaje deseado al público objetivo.

3.5 PÚBLICO OBJETIVO: Equipo de personas que deben recibir el mensaje.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

___________________________ ____________________________
________________________
Katherine González Administrador Representante Legal
Asesora SG-SST
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

3.6 RESPONSABLE DE LA ESTRATEGIA: Persona encargada de trasmitir el

mensaje y que tiene la información y herramientas necesarias para hacerlo

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1 Los medios que se tienen en cuenta para la difusión de la información que
tiene que ver con el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se hará por
medio de reuniones, comunicados y/o carteles que serán entregados al personal
contratista.

4.2 A continuación se mencionan la información que se comunica al interior del

edificio ANTICA.

 Políticas y Objetivos del sistema de seguridad y salud en el trabajo

 Requisitos Legales
 Responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas en seguridad y salud
en el trabajo.
 Peligros identificados en las actividades que desarrolla cada cargo en el
edificio ANTICA.
 Resultados de las investigaciones de los accidentes e incidentes de
trabajo, así como de las enfermedades laborales; a través de herramientas
como por ejemplo las lecciones aprendidas.
 Plan de Emergencias y los procedimiento de respuesta ante emergencia
 Resultados de la revisión por la Dirección.
 Estado de las acciones correctivas y preventivas del sistema de seguridad
y salud en el trabajo.
 Cambios del sistema de seguridad y salud en el trabajo que puedan
afectar.

Con respecto a las comunicaciones emitidas por entes externos como son
visitantes, organismos fiscalizadores, etc. será recibida por el responsable la
administración del edificio ANTICA del proceso correspondiente para realizar el
trámite respectivo.

4.3 En caso que se generen cambios en el edificio ANTICA que puedan implicar
modificaciones al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, se darán a conocer
al personal, en lo relacionado con la adopción de las decisiones relativas a:
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

A. La planificación y la organización del trabajo en el edificio ANTICA y la

introducción de nuevas tecnologías.

B. La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y

prevención, incluida la asignación de contratistas o servicios de prevención
externos.

C. La asignación de personal encargado de las medidas de emergencia.

D. Los procedimientos de información y documentación.

E. Cualquier otra acción que pueda tener efectos importantes sobre la seguridad y
la salud en el Trabajo.

4.4 Los medios a través de los cuales los contratistas participan son: con el
diligenciamiento del formato de Identificación de Peligros, evaluación y
valoración de riesgos y en las actividades y capacitaciones programadas,
investigación de accidentes e incidentes, inspecciones.

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD
Tener en cuenta los medios para
la difusión de toda la información
Difundir información de Responsable del del sistema de seguridad y salud
Acta de reunión,
1 seguridad y salud en el SG-SST en el trabajo, esta se debe
folletos,
trabajo efectuar por medio de reuniones,
carteleras
comunicados y/o carteles que
serán entregados al personal del
edificio ANTICA.
Comunicar la Política, los
objetivos, los Responsable del Elaborar un cronograma para
procedimientos y SG-SST socializar los cambios o
cambios del Sistema de Asistencia de
2 programar durante la Inducción la
Gestión de Seguridad y capacitación
divulgación de esta información y
Salud en el Trabajo. efectuar la divulgación.
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD

Difundir la información, entre un

Recibir inquietudes, ideas
plazo máximo de 15 días, una vez
y aportes de los
Responsable del se ha difundido, si no ha habido
trabajadores en materia
3 SG-SST N/A retroalimentación alguna por
de seguridad y salud en
parte del personal, se asume que
el trabajo para que sean
estos fueron aprobados.
consideradas y atendidas
por los responsables del
SG-SST
4 Verificar comentarios y/o N/A Verificar si se recibieron
sugerencias recibidas comentarios sobre la información
dada y los documentos
Responsable del presentados, la pertinencia de los
SG-SST mismos para ser tenidos en
cuenta al momento de realizar
ajustes a los documentos y
modificar las determinaciones
tomadas con respecto al Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo relacionadas con:
a. La planificación y la
organización del trabajo en el
edificio antica y la introducción de
nuevas tecnologías.

b. La organización y desarrollo de
las actividades de protección de
la salud y prevención, incluida la
asignación de personal o
servicios de prevención externos.

c. La asignación de personal
encargado de las medidas de
emergencia.

d. Los procedimientos de
5información y documentación.

e. El proyecto y la organización
de la formación.

f. Cualquier otra acción que

pueda tener efectos importantes
sobre la seguridad y la salud en el
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD

trabajo.

Realizar la revisión y
actualización de las Políticas y
Objetivos del edificio ANTICA se
debe realizar a los contratistas
quienes se entrega los
documentos pertinentes, con el
fin de conocer sus aportes los
cuales se tienen en cuenta en la
revisión por la dirección, sirviendo
de base para la actualización de
los mismos.

Los aspectos en los que

participan los contratistas en caso
de revisiones y/o actualización de
la información son entre otros los
Responsable del siguiente:
SG-SST Identificación de - Investigaciones de accidentes,
Involucrar al personal en peligros, casi accidentes de trabajo y
5 el sistema de Seguridad y evaluación y enfermedades laborales.
Salud en el trabajo valoración de - Identificación de peligros,
riesgos evaluación y valoración de
riesgos en los lugares de
trabajo
- En los cambios de objetivos y
políticas del sistema de
gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo.
- Atendiendo las auditorías
programadas.
- En las sesiones de
capacitación aportando sus
conocimientos y o
experiencias relacionadas.
- En la realización de pausas
activas.
- En la realización de
procedimientos de SG-SST.
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD
Estar pendiente del personal a su
cargo, que cumpla con los
lineamientos establecidos en los
diferentes documentos en los
cuales se soporta el sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo e
informar, si se presenta alguna
irregularidad en la cual se debe
Hacer seguimiento a las trabajar.
actividades programadas
5 N/A De igual manera se debe tener en
por Seguridad y Salud en
el Trabajo cuenta la participación del
personal en las diferentes
actividades programadas con el
Responsable del
fin que todas las personas que
SG-SST
hacen parte del edificio ANTICA
tengan conocimiento y den un
buen manejo a las políticas
definidas dando cumplimiento a
los objetivos que se plantearon.

6. DOCUMENTO DE REFERENCIA

Código (cuando
Documento
aplique)
Matriz de comunicación NA

6.1 ANEXOS
MATRIZ DE COMUNICACION

Qué se debe Quién debe A quién Registro

Por qué medio Cuándo
comunicar comunicar comunicar asociado
Al ingreso
Inducción,
del personal
Reinducción, Asistencia
Políticas del Sistema Todo el del edificio
Responsable del Carteleras o Capacitación
de seguridad y salud personal ANTICA o
SG-SST folletos, Entrega de
en el trabajo contratista cuando las
comunicaciones Documentos
mismas se
con el personal
modifiquen.
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

Qué se debe Quién debe A quién Registro

Por qué medio Cuándo
comunicar comunicar comunicar asociado
Al ingreso
Inducción,
del personal
Reinducción, Asistencia
Objetivos del Sistema Todo el del edificio
Responsable del Carteleras o Capacitación
de seguridad y salud personal ANTICA o
SG-SST folletos, Entrega de
en el trabajo contratista cuando las
comunicaciones Documentos
mismas se
con el personal
modifiquen
Inducción, Al ingreso
Todo el Reinducción, del personal
Asistencia
Responsable del personal Carteleras o del edificio
Capacitación
Peligros y Riesgos SG-SST contratista folletos, ANTICA o
Entrega de
comunicaciones cuando las
Documentos
con el personal mismas se
modifiquen
Inducción, Al ingreso
Asistencia
Reinducción, del personal
Capacitación
Responsabilidades, Responsable del Todo el Carteleras o del edificio
Entrega de
autoridad y rendición SG-SST personal folletos, ANTICA o
Documentos
de cuentas contratista comunicaciones cuando las
y/o correos
con el personal mismas se
electrónicos
modifiquen
Al ingreso
Matriz de del personal
Requisitos del edificio Entrega de
Requerimientos Responsable del Administradora Legales en ANTICA o matriz de
legales aplicables SG-SST Representante Seguridad y cuando las requisitos
Legal Salud en el mismas se legales
trabajo modifiquen

Reporte de Actos,
Condiciones y Acciones de
Sugerencias del Responsable del Todo el Oportunidades de mejora, reporte
Cuando se
personal para SG-SST personal Mejora o Correos de actos y
generen.
mejoramiento en contratista electrónicos. condiciones
Seguridad y Salud en inseguras
el trabajo
Inducción, Al ingreso
Responsable del Todo el Reinducción, del personal
SG-SST personal Carteleras o del edificio Asistencia
Procedimientos contratista folletos, ANTICA o Capacitación,
seguros de trabajo comunicaciones cuando las Entrega del
con el personal mismas se procedimiento
modifiquen
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

Qué se debe Quién debe A quién Registro

Por qué medio Cuándo
comunicar comunicar comunicar asociado
Inducción, Al ingreso
Todo el Reinducción, del personal
Responsable del personal Carteleras o del edificio Asistencia
SG-SST contratista folletos, ANTICA o Capacitación,
Normas de seguridad
comunicaciones cuando las Entrega de
con el personal mismas se Documentos
modifiquen

Inducción, Al ingreso
Reinducción, del personal
Carteleras o del edificio
Servicios folletos, ANTICA o Asistencia
Uso de Hojas de Responsable del Generales comunicaciones cuando las Capacitación,
seguridad. SG-SST con el personal mismas se Entrega de
modifiquen Documentos

Inducción, Al ingreso
Reinducción, del personal
Responsable del Carteleras o del edificio
SG-SST Todo el folletos, ANTICA o Asistencia
personal comunicaciones cuando las Capacitación,
Plan de Emergencias
contratista con el personal mismas se Entrega de
modifiquen Documento

Todo el Inducción,
Reporte de No Responsable del personal Reinducción,
Conformidades del SG-SST contratista Carteleras o Cuando sea Acciones de
Sistema de seguridad folletos, aplicable Mejora
y salud en el trabajo comunicaciones
con el personal
Todo el Inducción,
Responsable del personal Reinducción, Estadísticas de
Estadísticas de
SG-SST contratista Carteleras o Cada tres Accidentalidad
accidentalidad y
folletos, meses. y enfermedad
enfermedad laboral
comunicaciones laboral
con el personal
Resultados del Responsable del Todo el
desempeño en SG-SST personal Evaluación de Evaluación de
Anualmente
Seguridad y Salud en contratista Desempeño Desempeño
el trabajo

Cada vez
Informe Resultados Responsable del Todo el Informe de que se Informe de
de Auditorias Internas SG-SST personal Auditoria realice una Auditoría.
contratista auditoría.
 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PRO-ST-001 Versión: 01
FECHA: 04/mar/2019

Qué se debe Quién debe A quién Registro

Por qué medio Cuándo
comunicar comunicar comunicar asociado
Todo el
Formato de Cada vez Formato de
Las Acciones Responsable del personal
Acciones que se Acciones
Correctivas y/o SG-SST contratista
Correctivas y/o presente un Correctivas y/o
Preventivas
Preventivas evento. Preventivas
Responsable del Todo el Formato de Cada vez Formato de
Seguimiento a los
SG-SST personal Acciones que se Acciones
Resultados de las
contratista Correctivas y/o presente un Correctivas y/o
Auditorías
Preventivas evento. Preventivas
Resultados de la Responsable del Todo el Informe de la Informe de la
revisión por la SG-SST personal Revisión por la Anualmente. Revisión por la
Dirección contratista Dirección Dirección
Modificaciones de los Responsable del Todo el Inducción Cada vez
procedimientos del SG-SST personal Reinducción, que se Asistencia a
sistema de seguridad contratista comunicaciones presente una capacitación
y salud en el trabajo con el personal modificación.
Modificaciones en Todo el
edificio ANTICA que Responsable del personal
Cada vez
puedan implicar SG-SST contratista Charlas,
que se Acciones de
cambios en el Capacitaciones o
presente un mejora
sistema de gestión Folletos.
evento.
de Seguridad y Salud
en el trabajo

7. CONTROL DE CAMBIOS

Número de Fecha de
Descripción del Cambio
Revisión Actualización