EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa en Dumbox Inc.

2. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Dumbox Inc cuenta con los siguientes mecanismos de comunicación.

 Carteleras: Ubicadas en sitios accesibles de la empresa, buscan dar a

conocer el SG-SST a trabajadores, contratistas y visitantes. Entre otros, se
pueden encontrar documentos como: políticas de la empresa, objetivos de
seguridad y salud en el trabajo y reglamentos.
 Correo electrónico: El correo electrónico será utilizado como
comunicación oficial externa con clientes y proveedores y como
mecanismo de comunicación con los empleados que tengan acceso a
correo electrónico corporativo.
 Entrega de documentación/información personal: Cuando el trabajador
por sus funciones no tenga acceso a correo electrónico corporativo, la
entrega de información o notificaciones referentes a seguridad y salud en
el trabajo será realizada de forma personal en papel.
 Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones y charlas
que se realicen en la empresa, serán utilizadas para dar información que
sea de interés para todos los trabajadores. La gerencia o quien esta designe
podrá convocar reuniones con los trabajadores y contratistas cuando sea
requerido.
 Buzón de participación: Cada trabajador o contratista podrá realizar las
sugerencias sobre seguridad y salud en el trabajo y el autoreporte de
condiciones de trabajo y de salud que crea oportunas y depositarlas en los
buzones físicos o virtuales que sean establecidos para tal fin por el
COPASST, vigía o administrador de la seguridad y la salud en el trabajo.

3. COMUNICACIÓN

El procedimiento de comunicaciones cambia dependiendo de si es una

comunicación interna o externa.
3.1 COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna es toda la información que debe ser suministrada a

quienes hacen parte de la estructura de la organización, busca garantizar que se
dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST a los trabajadores y contratistas. La comunicación a empleados y contratistas
debe seguir los siguientes pasos:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

Se debe crear la
comunicación ya sea
en medio digital, físico
Creación de la Administrador del
1 o los que establezcan Comunicación
comunicación SG-SST
los procedimientos de
la empresa y la
normatividad vigente.

Solicite a la gerencia o
quien esta determine la
aprobación de la
Administrador del
comunicación. En el
Aprobación de la SG-SST, alta Comunicación
2 caso de documentos en
comunicación dirección o quien aprobada
papel, la aprobación
esta designe
implica la firma
autógrafa del
documento.

La publicación de la
comunicación deberá
Publicación de la realizarse usando los Administrador del
3
comunicación mecanismos SG-SST
disponibles en la
empresa.

Cuando la
normatividad lo
F-SST-002
requiera, se debe dejar
Notificación de Administrador del Formato grupal de
4 evidencia de que el
entrega SG-SST entrega de
trabajador o contratista
documentos
recibió la
comunicación.

3.2 COMUNICACIÓN EXTERNA

La organización considera comunicación externa a toda aquella información que

se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización, como
entidades de control, organismos gubernamentales, Administradora de Riesgos
Laborales entre otras partes interesadas.

Para atender solicitudes relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, se debe

seguir el siguiente procedimiento.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

El trabajador que reciba

la solicitud de terceros,
Recepción de la deberá remitirla a la
1 Todo el personal
solicitud gerencia o
Administrador del SG-
SST.

La alta dirección o quien

esta designe, realizará el
análisis de la solicitud Alta dirección,
Análisis de la
2 recibida y realizará las Administrador del Comunicación
solicitud
gestiones necesarias SG-SST
para recolectar la
información solicitada.

Se realizará la creación
de la respuesta a la
Alta dirección,
Creación de la solicitud realizada, esta Aprobación de
3 Administrador del
respuesta debe ser revisada por la comunicación
SG-SST
alta dirección o quien
esta designe

Las respuestas a las

solicitudes serán
enviadas a través del
mismo medio en que
Alta dirección,
Entrega de fueron recibidas o
4 Administrador del Evidencia de envío
comunicación siguiendo las
SG-SST
instrucciones referidas
por el remitente. Una
evidencia de envío debe
ser guardada.
*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA®. Este ejemplo de
procedimiento de comunicación se realiza con fines educativos en seguridad y
salud en el trabajo.