Aspectos normativos de la comunicación en el SG-SST

El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.14 estable obligaciones del

empleador con respecto a la comunicación interna y externa.
Artículo 2.2.4.6.14. Comunicación. El empleador debe establecer mecanismos
eficaces para:
1. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas
y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo;
2. Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas; y,
3. Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los
trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean
consideradas y atendidas por los responsables en la empresa”.
Contar con mecanismos de comunicación también es un requisito de
la Resolución 1111 de 2017, en su estándar E2.8.1.
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos de comunicación interna y externa en la empresa.
2. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN
Nuestra empresa cuenta con los siguientes mecanismos de comunicación.
Carteleras: Ubicadas en sitios accesibles de la empresa, buscan dar a conocer el
SG-SST a trabajadores, contratistas y visitantes. Entre otros, se pueden encontrar
documentos como: políticas de la empresa, objetivos de seguridad y salud en el
trabajo y reglamentos.
Correo electrónico: El correo electrónico será utilizado como comunicación oficial
externa con clientes y proveedores y como mecanismo de comunicación con los
empleados que tengan acceso a correo electrónico corporativo.
Entrega de documentación/información personal: Cuando el trabajador por sus
funciones no tenga acceso a correo electrónico corporativo, la entrega de
información o notificaciones referentes a seguridad y salud en el trabajo será
realizada de forma personal en papel.
Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones y charlas que se
realicen en la empresa, serán utilizadas para dar información que sea de interés
para todos los trabajadores. La gerencia o quien esta designe podrá convocar
reuniones con los trabajadores y contratistas cuando sea requerido.
Buzón de participación: Cada trabajador o contratista podrá realizar las
sugerencias sobre seguridad y salud en el trabajo y el auto reporte de condiciones
de trabajo y de salud que crea oportunas y depositarlas en los buzones físicos o
virtuales que sean establecidos para tal fin por el COPASST, vigía o administrador
de la seguridad y la salud en el trabajo.
3. COMUNICACIÓN
El procedimiento de comunicaciones cambia dependiendo de si es una
comunicación interna o externa.
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna es toda la información que debe ser suministrada a
quienes hacen parte de la estructura de la organización, busca garantizar que se
dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-
SST a los trabajadores y contratistas. La comunicación a empleados y contratistas
debe seguir los siguientes pasos:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

Se debe crear la
comunicación ya sea en
medio digital, físico o los
Creación de la Administrador del
1 que establezcan los Comunicación
comunicación SG-SST
procedimientos de la
empresa y la
normatividad vigente.

Solicite a la gerencia o
quien esta determine la
aprobación de la Administrador del
Aprobación de
comunicación. En el caso SG-SST, alta Comunicación
2 la
de documentos en papel, dirección o quien aprobada
comunicación
la aprobación implica la esta designe
firma autógrafa del
documento.

La publicación de la
Publicación de comunicación deberá
Administrador del
3 la realizarse usando los
SG-SST
comunicación mecanismos disponibles
en la empresa.
 Cuando la
normatividad lo F-SST-002
requiera, se debe Formato
Notificación Administrador
4 dejar evidencia de grupal de
de entrega del SG-SST
que el trabajador o entrega de
contratista recibió la documentos
comunicación.

COMUNICACIÓN EXTERNA
La organización considera comunicación externa a toda aquella información que
se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización, como
entidades de control, organismos gubernamentales, Administradora de Riesgos
Laborales entre otras partes interesadas.
Para atender solicitudes relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, se debe
seguir el siguiente procedimiento.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

El trabajador que reciba la

Recepción de solicitud de terceros, deberá
1 Todo el personal
la solicitud remitirla a la gerencia o
Administrador del SG-SST.

La alta dirección o quien esta

designe, realizará el análisis de
Alta dirección,
Análisis de la la solicitud recibida y realizará
2 Administrador Comunicación
solicitud las gestiones necesarias para
del SG-SST
recolectar la información
solicitada.

Se realizará la creación de la
respuesta a la solicitud Alta dirección,
Creación de la Aprobación de
3 realizada, esta debe ser Administrador
respuesta comunicación
revisada por la alta dirección o del SG-SST
quien esta designe
 Las respuestas a las solicitudes
serán enviadas a través del
mismo medio en que fueron Alta dirección,
Entrega de Evidencia de
4 recibidas o siguiendo las Administrador
comunicación envío
instrucciones referidas por el del SG-SST
remitente. Una evidencia de
envío debe ser guardada.