Manual de Procesos y Procedimientos Presupuesto

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTO
REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Versión
NILSON HURTADO
BLANDON VALENTINA AGUDELO FERNANDO IVAN ABASOLO 1
PRESUPUESTO OSORIO GERENTE
AUDITORIA DE LA
CALIDAD
CARACTERIZACION DE PROCESOS PRIORITARIOS
PRESUPUESTO
PROCESO
PAD – CAR
NOMBRE MACROPROCESO CODIGO
Enero de 2015
PROCESOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
QUÉ QUIÉN CUÁNDO CÓMO DÓNDE PARA QUÉ

De acuerdo al
Para suplir las
Presupuesto inicial Profesional En el mes de procedimiento
Gerencia necesidades de la
Especializado Octubre. P-01-01
E.S.E.
Para mantener
actualizado el
De acuerdo al
presupuesto anual
En el momento en procedimiento
Adiciones, reducciones, Profesional de acuerdo con las
que surja la P-01-02 Área financiera
traslados Especializado necesidades y
necesidad
requerimientos
según análisis
periódico

NILSON HURTADO VALENTINA AGUDELO OSORIO IVAN FERNANDO ABASOLO
BLANDON AUDITORIA DE LA CALIDAD 1
GERENTE
PRESUPUESTO
En el momento en De acuerdo al Para realizar el
que el área de procedimiento registro de los
Elaboración documento de Profesional
cartera entregue P-01-03 Área financiera servicios facturados
reconocimiento Especializado
informe de y vendidos a
facturación terceros
Para realizar el
registro de los
En el momento en recaudos realizados
De acuerdo al
que el área de a través de la caja y
Elaboración documento de Profesional procedimiento
tesorería entregue Área financiera bancos de los
recaudo Especializado P-01-04
informe de recibos ingresos
de caja reconocidos
debidamente
registrados
Para conocer de
manera oportuna el
De acuerdo al comportamiento de
procedimiento la empresa en
Ejecución Presupuestal de Profesional
mensual P-01-05 Administración cuanto a los
ingresos Especializado
ingresos de acuerdo
a los ingresos
reconocidos y
recaudados

GERENTE
PRESUPUESTO
De acuerdo al Para dar
Elaboración Certificado de En el momento en procedimiento conocimiento de
Profesional
Disponibilidad que surja la P-01-06 Área financiera existencia de
Especializado
Presupuestal necesidad recursos que avalen
el gasto a realizar
En el momento en De acuerdo al
Para dar legalidad a
que surja la procedimiento
Elaboración Certificado de Profesional la obligación o
obligación de P-01-07 Área financiera
Registro Presupuestal Especializado contrato suscrito
acuerdo a relación
frente a terceros
contractual
De acuerdo al Para dar
De acuerdo a la
procedimiento cumplimiento a las
Registro de pagos Profesional programación de
P-01-08 Área financiera obligaciones de
presupuestales Especializado pagos realizado
acuerdo a relación
por tesorería
contractual
Para conocer de
De acuerdo al manera oportuna el
procedimiento comportamiento de
Ejecución Presupuestal de Profesional
mensual P-01-09 Administración la empresa en
gastos Especializado
cuando a los gastos
ejecutados en el
periodo

GERENTE
PRESUPUESTO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DATOS DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
CÓDIGO:
P-01-01
PRESUPUESTO INICIAL
NOMBRE:
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO : Elaborar el presupuesto inicial de ingresos y gastos de la institución para planear el comportamiento
financiero dentro de los parámetros de calidad y oportunidad
RESPONSABLE: PROFESIONAL ESPECIALIZADO
CONDICIONES: MATERIALES NECESARIOS:
- Información presupuestal de ingresos y gastos - Ejecución de ingresos
de periodos anteriores que permitan realizar la - Ejecución de gastos
proyección respectiva

GERENTE
PRESUPUESTO
EJECUCIÓN: (ACTIVIDADES ESENCIALES):
1- Analiza el comportamiento de los ingresos en el rubro de venta de servicios para realizar una proyección de acuerdo con
el comportamiento de los dos últimos años, el número de usuarios potenciales a contratar y el valor de la Upc del régimen
contributivo y subsidiado.
2- Recopila información de: Dirección Territorial de salud sobre asignación de S-G.P. Dirección local de salud sobre
asignación del Plan Municipal de salud pública. Contabilidad sobre cuentas por cobrar.
3- Calcula la proyección y el IPC de régimen especial, particulares y otras ventas en servicios de salud de acuerdo con el
comportamiento de los dos últimos años.
4- Calcula el valor estimado de la disponibilidad inicial y recursos de balance.
5- Elabora el presupuesto de Ingresos.
6- Recibe información de la oficina de Recurso humano sobre sueldos, aportes patronales y parafiscales.
7- Consolida la información en formatos a fin de establecer el gasto de personal mensual y anual.
8- Establece el valor mínimo de gastos personales indirectos de acuerdo con el comportamiento del año anterior los cuales
se ajustan de acuerdo al comportamiento de ingresos.
9- Analiza el comportamiento histórico de los gastos generales, insumos, suministros, transferencias e inversión acorde con
los planes de compras e inversión.
10- Calcula los saldos adeudados de vigencias anteriores discriminados en grupos de gastos de acuerdo al techo
presupuestal.
11- Con toda la información elabora el presupuesto de gastos
Si no es adecuada: Si el presupuesto de gastos supera el presupuesto de ingresos debe realizarse el ajuste en gastos
generales, insumos y suministros.
Si es adecuada: continúa con el procedimiento.
12- Presenta al CONFIS para aprobación, solamente los techos presupuestales.
13- Presenta a la Junta Directiva con acta de aprobación del CONFIS.
14- Presenta a la Junta Directiva el presupuesto desagregado para su aprobación.

GERENTE
PRESUPUESTO
ADVERTENCIAS: Para la elaboración del presupuesto se debe tener en cuenta el comportamiento de los ingresos por
venta de servicios para realizar la proyección de acuerdo con el comportamiento de los dos últimos años, el número de
usuarios potenciales a contratar, y el valor per cápita del régimen contributivo y subsidiado y las proyecciones de gastos a
octubre.
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Presupuesto de ingresos y gastos elaborado para la siguiente
vigencia

GERENTE
PRESUPUESTO

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE PRESUPUESTO
CÓDIGO: P-01-02
NOMBRE: ADICIONES, REDUCCIONES, TRASLADOS

Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO : MODIFICAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS AJUSTANDOLO A LA REALIDAD

▪ Certificación de contador con saldos reales • Equipo de computo
en Bancos y cuentas por cobrar a 31 de • Impresora
diciembre. • Internet
▪ Contratos ínter administrativos Municipio. • Útiles y papelería
▪ Proyecciones presupuestales • Software de Presupuesto

GERENTE
PRESUPUESTO
1- En el mes de Febrero solicite al área de contabilidad el saldo real en bancos y cuentas por cobrar a 31 de diciembre del
año anterior, para realización de la primera modificación.
2- Del primer trimestre en adelante, se analizan los techos iniciales comparados con los contratos por regímenes y el
reconocimiento a la fecha proyectado.
3- En el caso que el techo presupuestal esté por debajo, se realiza una reducción del valor inicial y si está por encima se
realiza la adición de acuerdo con el análisis permanente.
4- En los casos de ingresos no presupuestados inicialmente, como programas especiales, proyectos de inversión y otros
se incorporan al presupuesto de ingresos.
5- En el gasto en caso de reducción de ingresos, se analizan los rubros que proyectados tengan menor ejecución reportada
o menor impacto en la prestación del servicio a fin de realizar la reducción de dicho rubro. En caso contrario o sea
aumento de ingresos analizamos los rubros de gastos proyectados tengan estimación por encima a fin de realizar las
adiciones respectivas.
6- En caso de ser un ingreso con destinación específica se asigna la partida al rubro de gasto correspondiente o se crea
según sea el caso.
7- En caso de requerirse traslados presupuestales por agotamiento de un rubro de gastos vital para el funcionamiento de
la institución, se analizan los demás rubros que proyectados tengan menor ejecución reportada o menor impacto en la
prestación del servicio para realizar la reducción al rubro y el excedente trasladarlo al rubro que queremos aumentar.
8- Cuando los traslados se realizan dentro del mismo grupo de gastos sin afectar el techo presupuestal no requiere
aprobación del CONFIS y se hace mediante resolución de gerencia
9- El proyecto de acuerdo modificado es sustentado y entregado al gerente para revisión, aprobación y firma.
10- El CONFIS revisa y aprueba.
11- Después de aprobado se presenta ala Junta Directiva para revisión y aprobación.
12- Después de aprobación por junta se realiza la modificación al presupuesto en el software respectivo.
ADVERTENCIAS No se puede ingresar modificaciones al presupuesto sin la aprobación del CONFIS y Junta Directiva.

GERENTE
PRESUPUESTO
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS : Proyectos de acuerdo con modificaciones presupuestales
Resoluciones con traslados que no afecten el techo pr esupuestal

PROCEDIMIENTO PRESUPUESTO P-01-03
CÓDIGO:
NOMBRE: ELABORACIÓN DOCUMENTO DE RECONOCIMIENTO
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO : REGISTRAR EN EL SOFTWARE DE PRESUPUESTO DOCUMENTO DE RECONOCIMIENTO

• Que el área de Cartera entregue • Relación de facturación
oportunamente relación y facturación de • Estado de cartera
venta de servicios
1- El área de cartera realiza relación de ingresos de acuerdo a las facturas radicadas y no radicadas
2- Se realiza registro mediante documento de reconocimiento en el software de presupuesto
3- Se realiza verificación con contabilidad, cartera y facturación

GERENTE
PRESUPUESTO
ADVERTENCIAS: la relación de facturas entregada por cartera es responsabilidad de esta área
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: consolidación de ingresos reconocidos en el software de

presupuesto

CÓDIGO:
NOMBRE: ELABORACIÓN DOCUMENTO DE RECAUDO
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO : REGISTRAR EN EL SOFTWARE DE PRESUPUESTO DOCUMENTO DE RECAUDO DE

INGRESOS

• Que el área de tesorería entregue • Recibos de caja
oportunamente relación y comprobantes de • Relación de ingresos
ingresos

GERENTE
PRESUPUESTO
1. El área de tesorería realiza relación de ingresos de acuerdo a los recibos de caja generados
2. Se realiza registro mediante documento recaudo en el software de presupuesto
3. Se realiza verificación con contabilidad, cartera y fact uración
ADVERTENCIAS: la relación de ingresos recaudado entregado por cartera es responsabilidad de esta área
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: consolidación de ingresos recaudados en el software de

presupuesto

CÓDIGO:
NOMBRE: ELABORACIÓN EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO: Realizar el control en el cumplimiento del presupues to inicialmente aprobado para realizar los
ajustes, traslados, y adiciones según el comportamiento de los ingresos su correspondiente ejecución.

GERENTE
PRESUPUESTO
• Recibos de caja • Recibos de caja
• Facturas de venta • Relación de ingresos
• Consignaciones
1. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS: Se realiza teniendo como soporte las facturas de venta que se expiden a la
EPS.
2. Recibos de caja ventas diarias discriminados por rubros
3. RECAUDO DE INGRESOS: Se realizan con las consignaciones efectuadas por caja.
4. Consignaciones recibidas en las cuentas bancarias por pagos en venta de servicios mediante la Terminal
empresarial y/o extractos bancarios
5. Conciliación entre las áreas de cartera, y contabilidad
ADVERTENCIAS: Se requiere de los documentos previos descritos en las condiciones
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Ejecución presupuestal de ingresos

GERENTE
PRESUPUESTO

CÓDIGO:
ELABORACIÓN CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
NOMBRE:
PRESUPUESTAL
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO: Garantizar la existencia de apropiación presupuestal para ga rantizar los compromisos contractuales
.
CONDICIONES: Contar con MATERIALES NECESARIOS:

• Análisis de conveniencia de la necesidad • Equipo de cómputo con internet
• Presupuesto aprobado • Software de presupuesto
• Solicitud de requerimiento de • Papelería
disponibilidad presupuestal
• Autorización por parte del ordenador del
gasto para la solicitud del certificado de
disponibilidad presupuestal

GERENTE
PRESUPUESTO
1- El área respectiva genera la necesidad corresp ondiente

2- Solicita al área de presupuesto certificado de disponibilidad presupuestal
3- Se realiza la verificación de disponibilidad en el aplicativo de presupuesto
4- Se emite realiza registro de afectación de presupuesto para expedir certificado de disponibilid ad presupuestal
5- Se entrega al área solicitada el certificado de disponibilidad presupuestal para proceder con el proceso
contractual.
6- Se archivan en orden cronológico los certificados de disponibilidad presupuestal
ADVERTENCIAS: Se hace indispensable tener rubros sin afectación presupuestal para expedir el certificado
de disponibilidad presupuestal.
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de disponibilidad presupuestal

GERENTE
PRESUPUESTO

CÓDIGO:
ELABORACIÓN CERTIFICADO DE REGISTRO
NOMBRE:
PRESUPUESTAL
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO: Garantizar que el objeto de los recursos asignados mediante disponibilida d presupuestal no sean
desviados del compromiso adquirido

• Certificado de disponibilidad presupuestal • Equipo de cómputo con internet
• Contrato u orden de trabajo firmado por el • Software de presupuesto
gerente y el contratista • Papelería
• Identificación del rubro a afectar con su
debido soporte (nominas, facturas,
sentencias judiciales, contratos, tiquetes,
resoluciones, entre otros)

GERENTE
PRESUPUESTO
1. El profesional especializado recibe los soportes que dan lugar a la afectación presupuestal para registro
presupuestal
2. Verifica requisitos como documentación previa para proceso de registro
3. Verifica nro de certificado de disponibilidad presupuestal
4. Realiza registro presupuestal en el software
5. Imprime certificado de registro presupuestal
6. Archiva en orden cronológico certificado de registro presupuestal
ADVERTENCIAS: Se hace indispensable tener certificado de disponibilidad presupuestal y documentos que
generen la legalidad del compromiso
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de registro presupuestal

GERENTE
PRESUPUESTO

CÓDIGO:
NOMBRE: REGISTRO DE PAGOS PRESUPUESTALES
Enero de 2015.
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO: Garantizar el pago y registro de las obligaciones contractuales


• Certificado de disponibilidad presupuestal • Equipo de cómputo con internet
• Contrato u orden de trabajo firmado por el • Software de presupuesto
gerente y el contratista • Papelería
• Identificación del rubro a afectar con su
debido soporte (nominas, facturas,
sentencias judiciales, contratos, tiquetes,
resoluciones, entre otros)
• Documento de supervisión o autorización
para pago
• Soportes de pago

GERENTE
PRESUPUESTO
1. El profesional especializado recibe los soportes que dan lugar al pago correspondiente
2. Verifica requisitos como documentación previa para proceso de pago
3. Verifica nro de certificado de disponibilidad presupuestal
4. Verifica nro de registro presupuestal
5. Realiza giro presupuestal en el software
6. Imprime certificado de giro presupuestal
7. Archiva en orden cronológico certificado de giro presupuestal
ADVERTENCIAS: Se hace indispensable tener certificado de disponibilidad presupuestal, certificado de
registro presupuestal y documentos exigidos para pago
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de giro presupuestal

GERENTE
PRESUPUESTO

CÓDIGO:
NOMBRE: ELABORACIÓN EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS
Enero de 2015
ACTUALIZACIÓN:
GERENTE
APROBADO POR:
OBJETO: Realizar el control en el cumplimiento del presupuesto inicialmente aprobado para realizar los
ajustes, traslados, y adiciones según el comportamiento de los gastos y su correspondiente ejecución.

• Facturas de compra • Relación de pagos
• Contratos • Comprobantes de egresos
• Ordenes de trabajo • Informe de disponibilidades presupuestales
• Resoluciones • Informe de registros presupuestales
• nominas • Informe de giros
• Comprobantes de egreso

GERENTE
PRESUPUESTO
1. CAUSACION DE GASTOS: Se asigna el Certificado de Disponibilidad Presupuestal a cada hecho económico que
genere salida de recurso de la Institución previo al compromiso.
2. Seguidamente se asigna el Registro Presupuestal o formalización del compromiso.
3. Se consolida la obligación cuando se cumple con la compra o la labor encomendada.
4. Se realiza el giro de gastos cuando la obligación esta cancelada.
5. Después de realizados estos pasos a fin de mes se tiene como resultado la ejecución presupuestal de gastos previa
conciliación con las áreas de contabilidad y tesorería
ADVERTENCIAS: Se requiere de los documentos previos descritos en las condiciones
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Ejecución presupuestal de gastos

GERENTE
PRESUPUESTO
GERENTE
PRESUPUESTO

Manual de Procesos y Procedimientos Presupuesto

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QUÉ QUIÉN CUÁNDO CÓMO DÓNDE PARA QUÉ

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE: ADICIONES, REDUCCIONES, TRASLADOS

OBJETO : MODIFICAR EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS AJUSTANDOLO A LA REALIDAD

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

OBJETO : REGISTRAR EN EL SOFTWARE DE PRESUPUESTO DOCUMENTO DE RECONOCIMIENTO

RESPONSABLE: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

CONDICIONES: MATERIALES NECESARIOS:

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PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: consolidación de ingresos reconocidos en el software de

DATOS DEL PROCEDIMIENTO

OBJETO : REGISTRAR EN EL SOFTWARE DE PRESUPUESTO DOCUMENTO DE RECAUDO DE

CONDICIONES: MATERIALES NECESARIOS:

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PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: consolidación de ingresos recaudados en el software de

DATOS DEL PROCEDIMIENTO

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PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Ejecución presupuestal de ingresos

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

CONDICIONES: Contar con MATERIALES NECESARIOS:

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1- El área respectiva genera la necesidad corresp ondiente

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de disponibilidad presupuestal

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

CONDICIONES: Contar con MATERIALES NECESARIOS:

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PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de registro presupuestal

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

OBJETO: Garantizar el pago y registro de las obligaciones contractuales

CONDICIONES: Contar con MATERIALES NECESARIOS:

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PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Certificado de giro presupuestal

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DATOS DEL PROCEDIMIENTO

CONDICIONES: MATERIALES NECESARIOS:

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ADVERTENCIAS: Se requiere de los documentos previos descritos en las condiciones

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Ejecución presupuestal de gastos

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